Introduktion till Exder

Transkript

1 Introduktion till Exder

2 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 2 av 61 Innehållsförteckning 1 ALLMÄNT OM EXDER MERA OM VÅRA PRODUKTER INLOGGNING SÅ HÄR GÖR NI FÖR ATT LOGGA IN I EXDER! VIKTIG INFORMATION ANGÅENDE WEBBLÄSARE SÄKER ANVÄNDNING AV FLER ÄN ETT FÖNSTER I INTERNET EXPLORER Inställning så att IE8 alltid startas med en ny session INTERNET EXPLORER KÖRA EXDER I ANDRA WEBBLÄSARE, NYA MENYER FÄLT OCH TEXTER OBLIGATORISKA FÄLT INFORMATIONSTEXT KLICKBAR TEXT KALENDER SNABBSÖKFÄLT SNABBKOPIERA VÄRDEN IKONER VILKA IKONER BETYDER VAD SNABBMENY LISTOR CONTROL MEDDELANDEN I LISTOR URVAL I LISTOR SORTERA I LISTA STATUSLISTAN UPPDATERA FÖRETAGSINSTÄLLNINGAR FLIKEN ADRESSER FLIKEN BETALNING FLIKEN EDI FLIKEN DIVERSE FLIKEN BOKFÖRINGSÅR FLIKEN ENHETER FLIKEN FIRMANAMN FLIKEN WEBB FLIKEN MOMSREGISTRERINGSNUMMER PARTNERS UPPDATERA PARTNERS Fliken Adresser Fliken Kontakter Fliken Betalning Fliken EDI Fliken Webb Fliken Övrigt Fliken Dokumentversion Fliken Partneregenskaper Fliken Kommentar LISTA PARTNERS PARTNEREGENSKAPER GUIDE: PARTNER ADRESSER UPPDATERA ADRESSER... 36

3 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 3 av LISTA ADRESSER KONTAKTER UPPDATERA KONTAKTER KONTAKTEGENSKAPER LISTA KONTAKTER ARTIKLAR UPPDATERA ARTIKLAR Fliken Allmänt Fliken Pris Fliken Mått Fliken Webb Fliken Artikelstruktur Fliken Textinformation Fliken Varucertifikat Fliken Förpackningsstruktur Fliken Standardartiklar Fliken Bilder LISTA ARTIKLAR HANTERA ARTIKLAR I PAPPERSKORGEN PARTNERS ARTIKLAR UPPDATERA PARTNERS ARTIKLAR LISTA PARTNERS ARTIKLAR STANDARDARTIKLAR UPPDATERA STANDARDARTIKLAR LISTA STANDARDARTIKLAR ANVÄNDARINSTÄLLNINGAR RINGA FRÅN EXDER ANVÄNDARE OCH BEHÖRIGHETER HJÄLP ANVÄNDARHANDLEDNING NYHETSBREV EXPERT SYSTEMS PÅ WEBBEN BEGÄR HJÄLP FRÅN KUNDTJÄNST VANLIGA FRÅGOR... 61

4 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 4 av 61 1 Allmänt om Exder Expert Systems har sedan 1992 levererat Exder för att underlätta administrationen för stora såväl som små. Med fokus på elektronisk handel har vi under åren fått både säljare och köpare att handla mer effektivt. 1.1 Mera om våra produkter Mer information om respektive produkt hittar ni på vår hemsida Inloggning Ni loggar enkelt in i Exder via vår hemsida. Adressen är Användarnamn och lösenord får ni i välkomstbrevet som skickas efter att ni har beställt Exder. 1.3 Så här gör ni för att logga in i Exder! Via vår hemsida loggar ni in i Exder genom att ange ert användarnamn och lösenord. Välj sedan krypterad eller okrypterad anslutning.? För att skydda ert lösenord och data rekommenderar vi att ni använder er av en krypterad anslutning

5 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 5 av 61 När ni loggat in i Exder visas denna sida: Detta är Exders startsida och ni kan se de olika tillgängliga menyerna upptill på sidan. Vilka menyer som är aktiva beror på vilka Exdermoduler ni använder. På den nedre delen av sidan ges en liten sammanfattning för att ni ska få en översikt över läget direkt när ni loggat in. 2 Viktig information angående webbläsare I det här avsnittet följer en del information som relaterar till användningen av specifika webbläsare. 2.1 Säker användning av fler än ett fönster i Internet Explorer 8 I Internet Explorer 8 startas inte en ny session när man öppnar ett nytt fönster vilket sker i de tidigare versionerna. Detta kan ge problem framförallt om man kör Exder mot två olika bolag, då det ser ut som man uppdaterar information i olika bolag men i verkligheten endast uppdaterar information i det senast startade bolaget. För att säkert öppna flera fönster med Exder i Internet Explorer 8 skall ni starta nytt fönster genom att från meny Arkiv klicka på menyvalet Ny session.

6 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 6 av 61 I exemplet ovan ser vi hur Internet Explorer 8:s Verktygsfält för Menyval visas. Genom att klicka på menyn Arkiv menyval Ny session startas ett nytt fönster där ni kan logga in i Exder på et säkert sätt. Kan ni inte se menyvalen Arkiv, Redigera, Visa, Favoriter, Verktyg och Hjälp, tar ni fram dessa genom att klicka på Verktyg, Verktygsfält och klicka på Menyval, se nedan.

7 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 7 av Inställning så att IE8 alltid startas med en ny session En mer avancerat sätt att göra så Internet Explorer 8 alltid startas som en ny session är att lägga till parametern - nomerge till den genväg som ni normalt använder för starta er webbläsare. Gör enligt nedan: 1. När ni installerat Internet Explorer 8 läggs normalt en genväg till denna längst ner bredvid Start-knappen.

8 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 8 av Högerklicka på och välj Egenskaper. 3. I fliken Genväg, i fältet Mål:, lägger ni till nomerge efter filnamnet för programmet "C:\Program\Internet Explorer\iexplore.exe" så att det ser ut som i sidan nedanför. 4. Spara inställningen genom att klicka på OK-knappen. 5. När ni nu klickar på ikonen så startas Internet Explorer 8 automatisk med en ny session. Om ni känner er osäkra på hur detta skall göras kontakta kundtjänst så hjälper vi er. 2.2 Internet Explorer 9 Exder bör fungera normalt I version 9 av Internet Explorer. Skulle ni vid något tillfälle stöta på oväntat beteende så kan ni i första hand prova att aktivera kompabilitetsläget i Internet Explorer. För att aktivera kompabilitetsläge klickar ni på den lilla ikonen med ett brutet papper i själva adressfältet. Ikonen kommer då att byta färg till blå för att indikera att kompatibilitetsläget är aktiverat.

9 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 9 av 61 Ovan ser vi hur det ser ut med kompatibilitetsläget aktiverat. 2.3 Köra Exder i andra webbläsare, nya menyer. Exder har länge varit begränsad till att köras i Microsofts webbläsare Internet Explorer. En anledning har varit att våra menyer ibland haft lite underligt beteende i andra webbläsare. För att kunna garantera att menyerna alltid fungerar har vi därför ansett oss tvungna att ha denna begränsning. Vi har nu sedan en tid infört nya menyer som bör fungera i alla webbläsare och som är enklare att arbeta med då undermenyer visas längre tid och därför är lättare att öppna med mindre exakt musföring. Ni som nu gillar andra webbläsare såsom Firefox, Opera mfl kan nu tryggt köra Exder i dessa. Vi hoppas också att ni skall trivas bättre med känslan i de nya menyerna. 3 Fält och texter Innan vi går in närmare in på hur man använder Exder så tänkte vi förklara en del hur de olika fälten och texterna fungerar. 3.1 Obligatoriska fält

10 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 10 av 61 När ett fält är markerat med ett blått streck innebär det att fältet är obligatoriskt. Om ni glömmer att fylla i ett obligatoriskt fält kommer Exder göra er uppmärksam genom att färga fältet orange samt visa en varningsruta. 3.2 Informationstext Genom att ställa musmarkören på en rubrik med en streckad understrykning kan ni få fram en informationstext om just detta fält. 3.3 Klickbar text Om en text är skriven med blått innebär det att denna är klickbar. I exemplet ovan kan vi alltså klicka på texten Skriv ut och skriva ut sidan. 3.4 Kalender I Exders olika datumfält finns ikonen. Om ni klickar på denna så får ni upp en kalender där ni kan välja ett datum till fältet. I kalendern visas veckonummer till vänster, helgdagar med grå bakgrund och utfyllnadsdatum i grå text.

11 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 11 av 61 I kalendern kan ni enkelt klicka på det datum ni vill att fältet ska innehålla. Ni kan stega månader med knapparna << och >> vid sidan av knappen Idag som ger dagens datum oavsett vilket datum som är blåmarkerat. På samma sätt kan ni byta år med de likartade knapparna vis sidan av årtalet. Om ni fördrar att använda tangentbordet kan ni nyttja kalenderfunktionen utan klickande. Med markören i datumfältet tryck pil ned för att öppna kalendern. Ni kan markera datum genom att flytta markeringen med piltangenterna, notera att de datum som är skrivna i grå text inte är valbara i nuvarande månadsvy. För att byta månad använder ni tangenterna Page Up och Page Down, för att byta år Shift+Page Up och Shift+Page Down. Ni bekräftar det markerade datumet med Enter-tangenten. Som en funktion av detta kan man snabbt lägga till dagens datum genom att trycka pil ned och Enter. 3.5 Snabbsökfält För att underlätta det dagliga arbetet finns på flera ställen i Exder en inkrementell sökfunktion i de fält som är sökbara. De fält som har denna funktion är markerade med en ljusblå bakgrund. I dessa fält kan ni nu enkelt söka igenom alla tillgängliga val genom att skriva i fältet. Som exempel kan vi säga att vi vill finna artikel 1008 som är en mellannivåförpackning av chokladkakor, men vi kan inte artikelnumret i huvudet, en ganska vanlig situation för de flesta. Vi börjar därför skriva choklad i fältet.

12 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 12 av 61 Vi ser att redan på C börjar sökningen plocka fram möjliga resultat. Som ni kan se matchas söktermen mot artikelnummer eller artikelbeskrivning och visas i fet stil i listan. Resultatmängden är fortfarande rätt stor så vi fortsätter skriva. Efter tre bokstäver har vi nu ett mycket mindre urval och kan se den önskade artikeln i listan. För att välja den klickar vi antingen på den med musen, eller stegar ned i listan med piltangenterna och väljer artikeln genom att trycka på Enter-tangenten. Notera att när ni stegar ned i listan ändras artikelnumret i själva sökfältet kontinuerligt till det som är markerat i listan.

13 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 13 av Snabbkopiera värden I Exder finns många ställen där man skall ange ett intervall, även om man endast önskar söka fram ett specifikt värde. För att underlätta detta så finns ett kortkommando för att kopiera värdet i ett fält till motsvarande fält. Detta kommando är Alt+Q. Säg att vi exempelvis vill lista order med ett specifikt orderdatum. I detta läge kan vi altså fylla i ett datum i Fr.o.m.-fältet och sedan trycka Alt+Q. Värdet kopieras då till T.o.m-fältet. I exemplet ovan står vi med markören i Fr.o.m.-fältet när vi använder kortkommandot, men det fungerar givetvis även åt andra hållet. Om det redan finns ett värde i det andra fältet så kommer värdet i fältet där markören står att ersätta det värdet. Nedanstående tabell visar vad som sker när vi trycker Alt+Q i de olika fallen: Fr.o.m. T.o.m. Markör står i Resultat Fr.o.m. Resultat T.o.m. Värde 1 Fr.o.m. Värde 1 Värde 1 Värde 1 T.o.m. Värde 1 Värde 1 Värde 1 Fr.o.m. Värde 1 Värde 1 Värde 1 T.o.m. Värde 1 Värde 1 Värde 1 Värde 2 Fr.o.m. Värde 1 Värde 1 Värde 1 Värde 2 T.o.m. Värde 2 Värde 2 Detta kommando fungerar på alla fält som är av den här typen av intervall. 4 Ikoner Exder har en hel del ikoner som man behöver känna till. Nedan förklarar vi vad de olika ikonerna betyder. 4.1 Vilka ikoner betyder vad = Sökfunktion = Ny rad = Kalender = Sparar en sida = Raderar en sida = Slutför en sida = Makulerar en sida Radera en rad

14 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 14 av 61 För att radera en rad kryssar ni i rutan som är markerad med Radera och klickar sedan 4.2 Snabbmeny Snabbmenyn finner ni i kanten till vänster. Den består av snabbknappar som tar er till många vanliga platser i Exder. Det går givetvis lika bra att använda menyvalen, detta är bara ett snabbare sätt. Alla knappar är inte alltid tillgängliga då det beror på vilka Exdermoduler ni har. 5 Listor = Hem, tar dig till Exders startsida. = Statuslista, tar dig till Exders statuslista så du kan göra urval. = Uppdatera order, tar dig till sidan där du kan behandla inkomna eller skapa nya order. = Plocklista, tar dig direkt till urvalssidan för att skapa en plocklista. = Uppdatera utleverans, tar dig till sidan för att skapa eller behandla utleveranser. = Uppdatera faktura, tar dig direkt till sidan för att skapa eller hantera fakturor. = Hjälp, tar dig till Expert Systems hjälpweb, där ni finner våra handledningar och annan information. = Logga ut, loggar ut dig från Exder. Exder har många möjligheter för att skapa listor med information. Dessa är väldigt användbara och kan ofta ge mycket information redan i list stadiet. 5.1 Control meddelanden i listor I vissa listor färgkodas listelementen efter vilken status dessa har. Ovan syns ett exempel med fakturor För fakturor gäller följande färgkodning: För närmare information om vad de olika färgkodningarna betyder i de olika listorna där de används, se den handledning som beskriver det avsnittet.

15 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 15 av Urval i listor I Exders olika listor kan ni antingen lista samtliga artiklar, order eller vad ni vad valt att lista eller så har ni möjlighet att lista efter de urval ni har att välja mellan. Som ni kan se i exemplet ovan har ni följande urval att välja mellan när ni väljer att lista artiklar: Listtyp: Här väljer ni vilken typ att lista ni vill visa, en enkel lista som endast visar en kort information, en detaljerad som visar mer information om själva artikeln etc. Listtypen kan variera beroende på vilken typ av information ni vill lista. Artikel: Här kan ni välja att göra ett urval att lista endast artiklar med artikelnummer 2125 t.o.m. artikelnummer Beskrivning: Här kan ni välja att göra en lista med urvalet beskrivning. T.ex. om ni vill lista allt med beskrivningen filé. Lagerplats: Här kan ni specificera om ni endast vill söka efter artikeln på en specifik lagerplats. Statistikgrupp: Har ni valt att lägga in era artiklar i en statistik grupp kan vi välja att lista de artiklar som tillhör en viss grupp. För att göra det enklare för er om ni vill ha samma värde i både Fr.o.m. och T.o.m. fältet kan ni när ni skrivit in det önskade värdet i ett av fälten trycka Alt+Q på tangentbordet, så kopieras det värdet över till det andra fältet. 5.3 Sortera i lista

16 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 16 av 61 Genom att klicka på en blåmarkerad rubrik i en lista kan ni sortera i listan. I exemplet är det sorterat efter artiklar som är standard men genom att klicka på Beskrivning kan vi istället välja att sortera efter beskrivningen. 6 Statuslistan Genom att klicka på ikonen uppe till vänster i fönstret kan ni enkelt komma till er statuslista, ni kan även använda er av menyvalet Försäljning Statuslista. Väl framme kan ni sedan enkelt göra ett urval och lista ordrar efter det urvalet. Här ses ett exempel på en statuslista. Vi kan enkelt se exakt vilken status de olika ordrarna har och vi kan också använda länkarna för att direkt klicka oss in den del vi är intresserade av. Vi får också påminnelse om att exempelvis skapa faktura när en utleverans är slutförd. Då denna lista kan bli väldigt omfattande så finns en möjlighet att ställa in hur mycket man vill visa per sida. Detta görs under användarinställningarna. Gå till menyvalet Diverse Användarinställningar Användarinställningar.

17 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 17 av 61 Här kan ni sedan välja hur många rader som ska visas per sida. 7 Uppdatera företagsinställningar Under menyvalet Företagsinställningar kan ni lägga in och ändra informationen och grundinställningarna för ert företag. För att uppdatera era företagsinställningar går ni till menyn Diverse Företagsinställningar. Fyll i den information ni önskar på de flikar som beskrivs nedan. För att spara informationen klickar ni sedan på knappen. Då sparas alla flikar, ni behöver alltså inte klicka på för varje flik. 7.1 Fliken Adresser

18 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 18 av 61 Under den första fliken som heter Adresser ser ni ert företags adress, det är denna ni angivit på avtalet. Här kan ni göra ändringar om ni t.ex. bytt adress eller liknande. C/O-adress: Här anger ni er C/O-adress om ni använder er av en sådan. Gatuadress: Företagets adress. Postnummer: Företagets postnummer. Postort: Företagets postort. Stat, region: Här kan ni om ni vill ange vilken region ert företag ligger i. Landskod: Ange vilken landskod ni har, om ni inte vet kan ni söka fram detta genom att klicka på. Land: Det land ert företag ligger i. Region: Här kan ni om ni vill fylla i vilket landskap ni tillhör. Telefon: Företagets telefonnummer. Mobiltelefon: Om ni vill ange något mobiltelefonnummer gör ni det här. Faxnummer: Företagets faxnummer. E-postadress: Företaget e-postadress, det går även bra att ange en personlig e-postadress om ni önskar. URL hemsida: Här kan ni ange ert företags hemsida. Organisationsnummer: Detta fält går inte att ändra, organisationsnumret är taget från det avtal ni tecknat för Exder. Om ni behöver ändra det, kontakta kundtjänst så hjälper dem er med det. Styrelsens säte: Här kan ni ange var er styrelse har sitt säte.

19 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 19 av Fliken Betalning Vi byter nu flik till Betalning. Bank: Här anger ni den bank ni använder er av. SWIFT/BIC: Här anger ni ert SWIFT/BIC nummer om ni använder er att sådant Bankgiro: Här anger ni ert bankgironummer om ni använder er av sådant. Clearingnr: Här anger ni er banks clearingnummer. Bankkonto: Här anger ni ert kontonummer om ni använder er av sådant. IBAN: Om ni använder er av ett IBAN fyller ni i det här. Plusgiro: Här anger ni ert PlusGironummer om ni använder er av sådant. Kundnummer hos PlusGirot: Har ni ett kundnummer hos Plusgirot anger ni det här. Kontonummer hos PlusGirot: Här anger ni ert kontonummer som ni har hos PlusGirot om ni använder er av sådant. Innehar F-skattebevis: Denna ruta ska vara ikryssad om ni har F-skattebevis. Lev.fakturabelopp anges inkl. moms: Denna ruta ska vara ikryssad om ni vill att fakturabeloppen automatiskt ska vara inklusive moms. Partners förvalda påminnelse-/ränteavgifter

20 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 20 av 61 Skicka ej påminnelser: Denna ruta ska vara ikryssad om ni inte vill att påminnelser på fakturor ska skickas till kunden. Skicka ej räntefakturor: Denna ruta ska vara ikryssad om ni inte vill att räntefakturor ska skickas till kunden. Debitera räntefakturaavgift: Denna ruta ska vara ikryssad om ni vill debitera en avgift för skickad räntefaktura. Skapa ränte-utleveranser: Denna ruta kryssar ni i om ni vill skapa ränte-utleveranser istället för ränte-fakturor. Användbart om man vill samlingsfakturera dröjsmålsavgifter med andra fakturor. Minsta totalbelopp för att räntefakturera: Här anger ni det belopp som är minimum för att skicka en räntefaktura. Avgiftsartikel räntefakturering: Här anger ni den artikel som ni angett för räntefakturering. Avgiftsartikel för dröjsmålsränta: Här anger ni den artikel som ni angett för dröjsmålsränta. Påminnelsenivå: Via påminnelsenivån kan ni ange hur många påminnelser ni vill ska gå ut till kund. Debitera avgift: Om ni vill att en avgift ska debiteras vid aktuell påminnelsenivå kryssar ni i rutan. Avgiftsartikel: Här anger ni den artikel ni valt att kalla avgiften för. Artikeln måste vara av artikeltypen fakturaavgift. 7.3 Fliken EDI Kan handla elektroniskt: Denna ruta ska vara ikryssad om ni vill kunna handla elektroniskt. Påminnelse om obehandlade ordrar: Denna ruta kryssas i om ni vill ha en notifikation om ordrar som är äldre än 24 timmar och fortfarande har status Skapad och därmed är obehandlade. Kontaktperson för notifiering 1-5: Här anger ni de användare som ska få notifieringsmail.

21 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 21 av 61 Kontaktperson för varning 1-5: Här anger ni de användare som ska få varningsmail. 7.4 Fliken Diverse Vi byter nu flik till Diverse.

22 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 22 av 61 Vår referens: Här anger ni namnet på er kontaktperson. D.v.s. ert företags kontaktperson.

23 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 23 av 61 Systemspråk: Här anger ni på vilken språk ledtexter, meddelanden, och koder ska presenteras. För närvarande endast på svenska och engelska. Språk: Här anger ni på vilket språk ni önskar presentera språkberoende beskrivningar på. För närvarande kan språkberoenden beskrivningar endast registreras på artiklar och pricatgrupper. Primärvaluta: Här anger ni den basvaluta ni vill använda. Avrundningsprincip: Här väljer ni efter vilken princip exder skall avrunda gränsvärdet,5 till. Halva till jämt, eller Halva uppåt. Antal leveransdagar: Om ni har ett bestämt antal leveransdagar på era artiklar anger ni det här. Antal förfallodagar: Det antal dagar era kunder ha på sig att betala er faktura på. Förvald ordertyp: Ordertyp beskriver vilken typ av order och den kan levereras. Ni kan välja mellan: En-leverans: Ordern kan ej dellevereras utan kommer att slutleveransmarkeras efter första utleveransen. Fler-leverans: Ordern kan levereras flera gånger genom s.k. delleveranser tills alla orderrader markerats som slutlevererade. Stående: Order ni kan fakturera hur många gånger som helst. Används när om ni använder er av en standardorder. Förvalt affärsflöde: Här kan ni ställa in ett affärsflöde som sedan används som standard vid era transaktioner, så ni slipper välja det individuellt varje gång. Kreditgräns: Om era kunder får handla på kredit anger ni maxsumman här. Specifikation: Specificerar vad kreditgränsen gäller för. Förvald faktureringströskel: Anger det minsta fakturabelopp som krävs för att fakturor skall skapas för order/utleveranser med affärsflöde = "Samlingsfaktura". Övriga order/utleveranser faktureras oavsett belopp. Dokumenttyp och Blankett: Här kan ni välja hur olika dokument ska se ut när ni visar eller skriver ut dem som PDF. Notera att varje partner också har denna inställning så ni kan ställa in detta separat per partner. Inställningen här påverkar dokument till partners där inget annat val gjorts. Notera att om ni avser använda utskriftstjänsten måste de fakturor som skall gå till den vara av en av de två blankettyper som är anpassade för just den tjänsten. Förvald partner: Om ni endast handlar med en köpare och vill att Exder automatiskt ska föreslå samma partner vid t.ex. order och fakturering anger ni den partnern i detta fält. Etikettskrivare: Om ni använder er av en etikett skrivare kan ni här välja om ni vill skriva ut till en s.k. Termoskrivare eller till PDF så att ni kan skriva ut på en vanlig skrivare. Notera att det finns två val för termoskrivare, den som bara heter Termoskrivare fungerar dock endast i Windowsversioner till och med Windows XP. Den som heter Termoskrivare via Applet är till för nyare versioner av Windows. Se separat handledning för hjälp med användandet av dessa skrivare. Etikettskrivarens startposition: Här anger ni etikettskrivarens startposition. Positionen anges med antal punkter i x-led respektive y-led. Exempel 2,1. Etikettskrivarens hastighet: Här anger du etikettskrivarens hastighet i tum per sekund. Finns separat zebraskrivare för små kollietiketter: Denna ruta bockas i om ni använder er av den lilla typen av kollietiketter. Sorteringsordning vid PDF-utskrift av Artikelinformation: Här väljer ni hur ni vill att utskriften skall sortera era artiklar när ni skriver ut Artikelinformation. Skicka godkända AI till informationstjänst för konsument: Om denna ruta bockas i så sänds automatiskt en kopia på de AI som tas emot av den slutliga mottagaren för användning till uppbyggnad av en informationstjänst för

24 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 24 av 61 konsumenter. Denna tjänst är fortfarande i konstruktionsstadiet och har ännu inte något övrig funktionalitet ännu. Har ni frågor kring tjänsten hör gärna av er på aikonsument@eventellus.com. Palletikettstyp: Om ni använder er av palletiketter kan ni välja att ha de anpassade för antingen dagligvaror eller för McDonalds. Välj i listan bredvid fältet. Sätt förvald sortering på kollietikett till Lev.adress/Lass/Order/Artikel: Denna ruta ska vara ikryssad om ni vill att kolli ska packas i samma ordning som kollietiketterna är utskrivna. SIE: Här har ni några fält där ni kan ange förvalda värden för export av bokföringsinformation. Branschkod: Enligt SNI kan anges. Vilken kod ni har se branschkodlistan SNI2002: Taxeringsår: Kan anges så att det skickas med i filen. Kontoplanstyp: Här väljer ni kontoplanstyp. SRU-kodernas uppställningsform: Här anger ni vilken uppställningsform ni vill ha förvalt för SRU-koderna. Dagens datum som förvalt order-/fakturadatum: Denna ruta ska vara ikryssad om ni vill att dagens datum automatiskt ska anges som order-/fakturadatum. Varna om bekräftad kvantitet överskrider beräknat disponibelt lagersaldo: Om ni vill att Exder ska varna ifall bekräftad orderkvantitet överskrider beräknat disponibelt lagersaldo ska denna ruta vara ikryssad. Varna om bekräftad kvantitet överskrider beräknat lagersaldo: Om ni vill att Exder ska varna ifall bekräftad orderkvantitet överskrider beräknat lagersaldo ska denna ruta vara ikryssad. Acceptera order trots varningar: Om ni bockar i denna ruta kommer Exder ändå att acceptera order även om den innehåller varningar såsom att beställd kvantitet inte är jämn. Sortera statuslistan på orderdatum i fallande ordning: Kryssa i denna ruta om ni vill att statuslistan som standard skall sortera ordrar efter datum istället för efter ordernummer. Förhandsgranska fakturor före slutför: Denna ruta styr om automatiskt skapade fakturor ska sändas direkt eller om de skall läggas upp för granskning först. Använd utskriftstjänst för fakturor: Denna ruta bockar ni i när ni vill använda Exders utskriftstjänst för fakturor. Då kommer de fakturor som inte kan sändas via EDI eller e-post att automatiskt sändas som pappersfakturor via vår utskriftstjänst. Det gör att ni själva inte behöver hålla koll på vilka fakturor som ni måste hantera manuellt och vilka som går elektroniskt. En förutsättning för att detta ska fungera är att ni använder er av en av de blankettyper som är anpassade för tjänsten på de aktuella fakturorna. För aktuella priser, kontakta Expert Systems. När utskriftstjänsten är aktiv kommer olika saker ske beroende på de förutsättningar som den aktuella fakturan skapades efter. För fakturor skapade i Exder gäller att de som kan gå iväg med EDI eller mail gör det, de fakturor som annars inte skulle sändas alls kontrolleras. Det som kontrolleras är: Att köparadressen är komplett den måste vara en faktisk adress, inte bara ett GLN eller liknande. Att fakturan inte har någon bilaga, endast fakturor utan bilaga kan skickas i dagsläget. Att fakturan har rätt blankettyp. Om allt ovanstående går igenom får man valet att skicka fakturan via utskriftstjänsten när man slutför fakturan. Om man inte skickar fakturan då, kan den inte sändas på det viset senare. Visa/Skicka ej fakturarader med ápris = 0: Om denna ruta är bockad, så kommer 0-rader på fakturor inte att synas vid utskrift och de kommer heller ej at sändas med i den elektroniska fakturan.

25 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 25 av Fliken Bokföringsår Vi byter nu flik till Bokföringsår. Vid varje årsskifte behöver ni lägga upp ett nytt bokföringsår. Det göra ni genom att klicka på inringad i exemplet ovan. för ny rad som är Bokföringsår: Här ser ni bokföringsåret. Startdatum: Här anger ni det datum ert bokföringsår börjar. Slutdatum: Här anger ni det datum ert bokföringsår slutar. Fakturanr fr.o.m.: Här anger ni startvärde för aktuellt bokföringsårs fakturanummerserie..om ni skriver 1 som i exemplet ovan väljer Exder nästa lediga nummer osv. Fakturanr t.o.m.: Här anger ni slutvärdet för aktuellt bokföringsårs fakturanummerserie. Status: Här kan ni ange vilken status respektive bokföringår har: Välj mellan Skapad, Uppstart, Aktivt, Bokslut, Slutfört eller Inaktivt. Radera: För att radera ett bokföringsår bockar ni i denna ruta och klickar på samtliga bokföringsår, minst ett måste finnas kvar.. Det är inte möjligt att radera Endast en verifikationsnummerserie: Om ni endast har en verifikationsnummerserie ska denna ruta vara ikryssad. Om ni vill lägga till en verfikationsnummerserie klickar ni på Lägg till verifikationsrad som är inramat ovan. Ni kan då välja vad verifikationsserien ska gälla för: A Redovisning B Kundfakturor C Inbetalningar D Lev.fakturor E Utbetalningar F bokslut Startvärde ver.nr intervall: Startvärde på verifikationsnummerintervall för aktuellt bokföringsår.

26 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 26 av 61 Slutvärde ver.nr intervall: Slutvärde på verifikationsnummerintervall för aktuellt bokföringsår. 7.6 Fliken Enheter Vi byter nu flik till Enheter. Här kan ni lägga upp de enheter ni vill ska finnas tillgängliga i Exder. Genom att klicka på på kan ni söka fram de enheter ni kan välja mellan. Om ni vill lägga in fler enheter klickar ni för ny rad och lägger till de enheter ni önskar. Sorteringsordning: Anger i vilken ordning posterna ska visas. Börja med 1 och stigande uppåt. Extern enhet: Externa enheter används för att översätta enheter i inkommande filer till enhetskoder i Exder. T.ex. om ni vill översätta ltr till enheten liter. Vill ni radera enhet bockar ni i den rutan och klickar på. 7.7 Fliken Firmanamn Vi byter nu flik till Firmanamn.

27 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 27 av 61 Här ser ni vilket firmanamn som är registrerat. Det finns även möjlighet att lägga in er logotyp. Genom att klicka på Bläddra och väljer den plats ni förvarar er fil med logotypen. Logotypen används när ni skriver ut eller skickar fakturor som PDF. För att radera en logotyp bockar ni i rutan Radera logotyp och klickar på. För att radera ett firmanamn bockar ni i rutan Radera klickar på. Vill ni lägga till ett firmanamn klickar ni på för ny rad och fyller sedan i firmanamnet. 7.8 Fliken Webb Denna flik är endast av intresse om ni även använder er av Exders Webshopsmodul. Gör ni inte det kan ni helt ignorera den. 7.9 Fliken Momsregistreringsnummer På denna flik kan ni ange ert momsregistreringsnummer och momsavräkningskonto för olika länder. Funktionen är samma som den ni återfinner under menyvalet Diverse Momsinställningar Momsregistreringsnummer. 8 Partners Med partners menas de som ni handlar med, d.v.s. era kunder, leverantörer och övrigt. 8.1 Uppdatera partners Ni går till menyn Partners Uppdatera partner för att arbeta med era partners.

28 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 28 av 61 Notera att ni på samma sätt som ni kan kopiera en artikel, även kan kopiera en partner om ni skulle vilja Fliken Adresser Exempel på hur en partner kan vara upplagd. Följande fält finns under fliken Adresser i partnerregistret:

29 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 29 av 61 Partner: Här anger ni ett namn eller nummer på er partner. Vi har här valt att använda siffran namnet ANNAT, men det går givetvis like bra med exempelvis en siffra. Partnertyp: Här anger ni om partnern är en kund, leverantör eller övrigt. Partnernamn: Namnet på er partner. Fältet är obligatoriskt. Organisationsnummer: Partnerns organisationsnummer. URL hemsida: Om er partner har en hemsida, t.ex. Geografisk area: Här anger ni eventuell geografisk area. Lokaliseringskod: Här anger ni er partners UNB kod. Oftast är den 13 siffror och av GLN kod. Standardadresser: Här söker ni fram den adress ni vill koppla till denna partner. Har ni redan en adress ni vill koppla till denna partner kan ni skriva in dennes lokaliseringskod, alternativt söka efter butiken via sökfunktionen. Om det är en helt ny adress ni vill koppla till partnern går det bra att skriva in adressen direkt under Standardadresser Fliken Kontakter På fliken Kontakter fyller ni i vilken eller vilka kontaktpersoner er partner har. Kontakt-ID: Här anger ni vilket ID kontaktpersonen ska ha. Vi har valt att kalla vår för Adress: Fyll i adress id. Använd bredvid för att söka efter id. Befattning: Här kan ni välja vilken typ av befattning er kontaktperson har. Förnamn: Fyll i kontaktens förnamn.

30 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 30 av 61 Efternamn: Fyll i kontaktens efternamn. Kunds referens: Om ni vill ange kunds referens gör ni det här. Telefon: Fyll i kontaktens telefonnummer. Mobiltelefon: Fyll i kontaktens mobiltelefonnummer. Faxnummer: Ev faxnummer hos kontakten. E-postadress: Fyll i kontaktens e-postadress. Titel: Fyll i kontaktens titel. Användarnamn webbhandelsplats: Kontaktens login på er webbhandelsplats. Lösenord webbhandelsplats: Kontaktens lösenord på er webhandelsplats. Begränsa ordervärde: Om denna ruta är ikryssad får ordervärdet inte överstiga ordervärdesgränsen. Ordervärdesgräns: Ordervärdet får inte överstiga detta belopp. Under Kontakter ser ni vilka kontakter ni har på denna partner. Det kan vara en eller flera Fliken Betalning Under fliken Betalning kan ni fylla i följande fält:

31 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 31 av 61 Neka handel: Om denna ruta är ikryssad får denna partner inte handla elektroniskt. Systemspråk: Systemspråk anger på vilket språk som systemberoende ledtexter, meddelanden och koder ska presenteras på. För närvarande kan ni välja mellan svenska eller engelska. Språk: Informationsspråk avser på vilket språk ni önskar presentera språkberoende beskrivningar på. Språkberoende beskrivningar kan för närvarande registreras på artiklar och pricatgrupper. Prisprofil: Om ni har lagt upp olika prisprofiler kan ni välja att koppla denna partner till någon av dessa. Valuta: Här fyller ni i vilken valuta som ska användas på partnern. Momstyp: Välj mellan inhemsk moms (6%, 12% och 25%) och extern moms. Momsregistreringsnummer: Er partners momsregistreringsnummer, SE följt av 12 siffror om det är en svensk partner. Momsreg.land: Ange det land där partners är registrerad. I följande fält: PlusGirot, Bankgiro, Clearingnr och Bankkonto fyller ni i vad partnern använder för betalningssätt/kontonummer. Om ni bockar i rutan för Avisering ska avisering skickas via post då betalning görs till konto t.ex. Bankgiro. Vårt kundnummer: Här fyller ni i ert företags kundnummer hos partnern. Rabbatprocent: Om kunden har rabatt anger ni det här. Ger en allmän rabatt per radnivå. Faktureringsersättning: Om faktureringsersättning utgår genom att priset rabatteras. Fyller ni i rabattsatsen i procent här. Antal förfallodagar: Här anger ni hur många förfallodagar en partner ska ha. Skicka utskick: Om ni vill att er partner ska finnas med i en utskickslista bockar ni för denna ruta. Skicka ej påminnelser: Kryssa i denna ruta om ni ej vill skicka påminnelser till denna partner. Skicka ej räntefakturor: Kryssa i denna ruta om ni ej vill skicka räntefakturor till denna partner Debitera räntefakturaavgift: Kryssa i denna ruta om ni önskar debitera räntefaktureringsavgift för denna partner Fliken EDI

32 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 32 av 61 Varna om kunds ordernummer finns; nyare än: Ni kommer att få en varning om er kunds ordernummer redan finns i Exder och är nyare än det antal dagar som sätts här. Beräkna pris vid utleverans: Pris beräknas vid utleveransdatum istället för vid orderdatum. Undantag är om pris skickas i elektronisk order och fältet "Hämta artikelpris från EDI-order" kryssats i, då hämtas alltid priset från den elektroniskt inkomna ordern. Elektronisk faktura måste baseras på elektronisk order: Kryssa i detta fält om er partner kräver att elektroniska fakturor (endast) måste baseras på information från elektroniska orders. Skicka EDI-meddelande PRICAT i pricatgruppsordning: Kryssa i detta fält om er partner önskar få EDImeddelande för PRICAT (Price/Sales Catalog) i pricatgruppsordning. Om fältet inte kryssas i skrivs informationen ut i artikelordning. Hämta artikelpris från EDI-order: Kryssa i detta fält om ni vill använda eventuella prisuppgifter från en order. Om denna ruta inte kryssas i eller om prisuppgifter saknas i order tas priset från artikelregistret. Om artiklar i EDI-order saknas i artikelregistret skapa automatisk nya: Om ni kryssar i denna ruta kommer Exder automatiskt att skapa nya artiklar om de artiklar som skickas i ordern inte finns med i ert artikelregister Fliken Webb För er som har en webbhandelsplats är fliken Webb intressant. Genom att kryssa i rutan Webbhandel tillåten, ger ni denna partner tillåtelse att handla via er webbhandelsplats.

33 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 33 av Fliken Övrigt Under fliken Övrigt kan ni fylla i följande information: Kunds kostnadsställe: Om denna partner har ett specifikt kostnadsställe som fakturan ska gå till skriver ni det i detta fält. Förvald ordertyp: Ordertypen som anges här kommer att sättas som förvalt värde på alla order från aktuell partner. Ordertyp beskriver vilken typ av order och på vilket sätt ordern kan levereras. Typen En-leverans innebär att ordern ej kan dellevereras utan kommer att slutleveransmarkeras efter första utleveransen Typen Fler-leverans innebär att ordern kan levereras flera gånger genom s.k. delleverans tills alla orderrader markerats som slutlevererade. Förvalt affärsflöde: Här anger ni vilken typ av affärsflöde ni använder er av till denna kund. Kreditgräns: Om ni vill tillåta er partner att handla på kredit fyller ni i en kreditgräns här. Om ni skriver 0.00 kommer det inte att finnas någon gräns. Specifikation: Denna inställning låter er att på ett enkelt sätt välja hur detaljerade ni vill att era fakturor ska vara. Automatisk fakturering av utleveranser: Om ni kryssar in denna ruta gör ni det möjligt att skapa fakturor för fler utleveranser inom ett intervall. Automatisk acceptering av order: Om ni vill ha möjlighet att slutföra inkomna EDI- och webborder automatiskt om de uppfyller vissa villkor kryssar ni i denna ruta. Lägg till pantartiklar på utleverans: Kryssa i detta fält om ni använder pantartiklar när ni gör utleveranser. Skicka ej utlev.nr. i faktura: Full i detta fält om utlevernsnummer inte ska skickas i fakturan till den här partnern.

34 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 34 av Fliken Dokumentversion Under fliken Dokumentversion fyller ni i om ni vill ha en speciellt utformade blankett för följesedel, faktura eller orderbekräftelse. När ni har fyllt i de fält ni önskar klickar ni på för att spara er partner. Ni kan även klicka på för att ta bort en partner. Finns det en referens till en partner i Exder så kan dock partnern inte tas bort ur registret. Exempel på referens är att ni har använt partnern på en order eller faktura Fliken Partneregenskaper Egenskapstext: Här kan ni ange specifika egenskaper för partnern. Se nedan hur ni lägger upp egenskapstexter Fliken Kommentar

35 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 35 av 61 Just som det låter, detta är ett fält för att i fritext skriva kommentarer som hör till partnern. 8.2 Lista partners Välj Partners Lista partner för att skriva ut era partners. Ni kan välja listtyp samt göra urval på Partner, Partnernamn och Partnertyp i listan. Urval kan även göras på E-adr fkt som är e-postadresser som angetts som mottagare för fakturor i PDF-format via e-post. Sökning kan även göras på endast de partners som är flyttade till papperskorgen. Om ni använder er av partneregenskaper, so kan ni även göra urval efter dessa, de visas då som kryssrutor för varje egenskap. Listtypen kan antingen vara den normala enkla listan, alternativt kan ni få ut en detaljerad lista i ett Exceldokument. 8.3 Partneregenskaper För att skapa partneregenskaper väljer ni Partners Partneregenskaper.

36 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 36 av 61 Här kan ni sedan lägga in specifika egenskaper som ni vill kunna koppla till era partners. I exemplet här lägger vi till en egenskap vi kallar vinterstängt. För att lägga till en ny egenskap klickar ni på rad kryssar ni i Radera och klickar sedan på. för ny rad. Vill ni radera en För att koppla en skapad egenskap till en partner använder ni fliken Partneregenskaper under Uppdatera partner. Dessa egenskaper kommer sedan upp som kryssrutor för urval när ni använder er av Lista partners. 8.4 Guide: Partner Välj Partners Guide: Partner för att lägga upp nya partners på ett kanske mer överskådligt sätt. 9 Adresser Menyn Partners innehåller även valen för att lägga upp och administrera era adresser. Exempel på adresser kan vara köparadresser eller leveransadresser. 9.1 Uppdatera adresser I rutinen Uppdatera adresser lägger ni upp era adresser. Välj Partners Uppdatera adresser. Exempel på hur det kan se ut när ni har fyllt i en adress. Följande adressfält finns: Lokaliseringskod: Här fyller ni i vilken lokaliseringskod er partner har. Välj först vilken typ lokaliseringskoden ska vara eller tecknet, om ni väljer typen GLN kan ni tänka på att det numret oftast består av 13 siffror. Väljer ni som lokaliseringskodstyp kan ni använda vilken kombination av tecken som ni önskar. Partner: Här anger ni id för er partner. I exemplet ovan är det beteckningen ANNAT. Ni kan söka fram rätt id genom att klicka på till höger om fältet. Ni kan lämna fältet blankt om det är en generell adress och ni inte vill ha den kopplad till en partner. Namn: Här fyller ni i adressnamnet. T.ex. kan det vara butikens namn. Fältet är obligatoriskt.

37 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 37 av 61 C/O-adress: Här anger ni C/O adressen Gatuadress: Här anger ni gatuadressen Postnummer: Här anger ni postnummer för adressen. Postort: Här anger ni postort. Stat, region: Här kan ni ange stat eller region för adressen. Landskod: Ange partnerns landskod. Land: Vilket land är det. Region: Här kan ni välja vilket län adressen tillhör. Telefon: Ange telefonnummer i det här fältet. Faxnummer: Ange faxnummer i det här fältet. Antal leveransdagar: Ange antalet leveransdagar er partner ska ha. Slutkund (butik): Kod för slutkund, t.ex. ett internt butiksnummer hos era köpare. När ni söker efter adresser kan ni söka på det här fältet. Extern referens: Ange en referens till ett externt system. Klicka sedan på.för att spara adressen. 9.2 Lista adresser Välj Partners -> Uppdatera adresser för att lista och skriva ut era adresser. I exemplet ovan ser vi de olika urvalsfälten. Ni kan göra urval på: Kodlisteutgivare Lokaliseringskod Partner Namn I fältet listtyp kan ni välja mellan två olika listor, en enkel och en detaljerad lista. Den detaljerade är en mera omfattande lista och tar större plats att skriva ut.

38 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 38 av Kontakter Era kontakter hanteras via menyn Partners. Kontakter kan vara länkade till partners men behöver inte vara det. Denna rutin hjälper er att hålla reda på ert företags alla kontakter. Ni kan även använda rutinen vid vissa utskick av t.ex. nyhetsbrev eller julkort Uppdatera Kontakter För att skapa eller modifiera en kontakt gå till Partners Uppdatera kontakter.

39 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 39 av 61 För att lägga till en ny kontaktperson fyller ni i de fält ni anser är aktuella för just denna kontakt. Kontakt-ID: Här anger ni kontaktens ID. Ni kan själva välja ID för personen. I exemplet har vi valt siffran Partner: Detta fält är inte obligatoriskt men om ni önskar kan ni ange till vilken partner denna kontakt hör. I exemplet ovan har vi kopplat kontakten till partner ANNAT som är företaget Annas Annat AB. Ni kan välja partner genom att klicka på för att göra en sökning. Att länka kontakten till en partner är inte obligatoriskt då man ju kan ha kontakter som inte har något samröre med de partners man har. Adress: Partners adress i form av en lokaliseringskod, detta hämtar och visar de adressuppgifter som är länkade till lokaliseringskoden automatiskt. Om kontakten inte har en lokaliseringskod kan adressen anges på vanligt vis i fälten för adress. Intern kontakt: Om kontakten är en intern kontakt t.ex. en säljare kryssar ni i denna ruta. Befattning: Här kan ni ange vilken befattning kontaktpersonen har. Förnamn: Personens förnamn, i exemplet heter personen Anna. Efternamn: Personens efternamn, i exemplet heter personen Andersson. Kunds referens: Här anger ni om ni så önskar kunds referens. Telefon: Kontaktens telefonnummer. Mobilnummer: Kontaktens mobiltelefonnummer.

40 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 40 av 61 Faxnummer: Kontaktens faxnummer E-postadress: Kontaktens e-postadress. Titel: Här kan ni ange om personen har en titel t.ex. VD Användarnamn webbhandelsplatsen: Om ni har en webbhandelsplats kan ni ange personens lösenord här Lösenord webbhandelsplatsen: Om ni har en webbhandelsplats kan ni ange personens lösenord här. Begränsa ordervärde: Om ni vill begränsa värdet på order som denna person beställer kryssar ni i denna ruta. Begränsa ordervärde: Kryssas i om kontakten har ett maximalt ordervärde. Ordervärdesgräns: Ordervärdet får inte överstiga det belopp ni anger här. Egenskapstext: Här kan ni ange om ni vill att kontakten ska får t.ex. Nyhetsbrev eller julkort. Se nedan hur ni lägger upp egenskapstexter Kontaktegenskaper Under menyvalet Kontaktegenskaper kan ni lägga upp olika aktiviteter som sedan kommer visas under Egenskapstexten som vi beskrivit ovan. Denna rutin kan ni använda när ni t.ex. vill göra ett utskick eller göra en lista på alla era kontakter. Gå till Partners Kontaktegenskaper. I exemplet ovan har vi valt att lägga upp aktiviteterna Julkort och Nyhetsbrev. Dessa kommer sedan att visas som Egenskapstext under Uppdatera kontakter. Ni kan själva avgöra vilka typer av aktiviteter ni vill ska finnas här. För att lägga till en ny aktivitet klickar ni på sedan på. för ny rad. Vill ni radera en rad kryssar ni i Radera och klickar

41 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 41 av Lista kontakter Om ni vill lista era kontakter eller alternativt ta fram de kontakter som t.ex. ska få Julkort gör ni det under Partners Lista Kontakter. I exemplet ovan har vi valt att lista alla kontakter som vi tänker sända julkort till. Listan visar att Anna Andersson ska ha ett julkort. Observera att ni även kan lista kontakter efter partneregenskaper. Om ni använder er av urvalet för kontakter som flyttats till papperskorgen sker sökning enbart på de kontakter som ligger i papperskorgen. 11 Artiklar I denna handledning kommer vi att referera till den äldre termen Varucertifikat. Detta är samma sak som enligt GS1 numera heter Artikelinformation. Men för att inte blanda ihop termerna för mycket och göra handledningen oklar använder vi därför det äldre namnet när det handlar om den enligt GS1 specificerade Artikelinformationen Uppdatera artiklar Här administrerar ni ert artikelregister.

42 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 42 av 61 Välj menyn Artiklar Uppdatera artiklar för att börja lägga upp artiklar Fliken Allmänt

43 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 43 av 61 På bilden visas den sida ni lägger upp era artiklar på. Som ni kan se är finns det olika flikar ni kan lägga in informationen på. Vi börjar visa fliken Allmänt och de fält som finns där: Artikel: Här skriver ni in artikelnumret, i exemplet ovan heter denna artikel 0001-B. Beskrivning: Artikelns namn, i detta fall är det en Testartikel. Artikelnivå: Här anger ni vilken nivå artikeln har. Basnivå är den enskilda artikeln, oftast själva konsumentförpackningen. Mellannivå är normalt detaljistförpackningen och Topnivå är transportförpackningen exempelvis helpall. Bilden till höger om fältet ändras också för att visa vilken nivå artikeln har. För en mer ingående information om förpackningstypen, se Användarhandledning för Exder EPC för Artikelinformation 1.9. Kopiera artikel: Om ni har flera artiklar som liknar varandra men med olika artikelnummer kan ni kopiera den information som visas i aktuell artikel och sedan endast fylla i ett nytt artikelnummer. Observera att standardartikelnumret inte kopieras då det är unikt för varje artikel. Artikeltyp: Med artikeltyp kan ni ange om artikeln har en speciell innebörd. T.ex. fraktavgift, fakturaavgift eller expeditionsavgift. Lagerförd: Denna kryssruta anger om artikeln är en lagerförd artikel eller inte. Med lagerförd menas att Exder räknar ner antalet i lagret vid utleverans. Lagerplats: Här anger ni på vilken plats artikeln finns på. Beställningspunkt: Ange vid vilken beställningspunkt ni behöver beställa in nya artiklar till lagret. T.ex. 30 (st). Ange endast antal inte enhet. Beställningspunkten används som basinformation i olika lagerlistor för att tala om vilka artiklar som behövs beställas in till lager. Lagersaldo: Artikelns beräknade lagersaldo. Lagersaldot räknas ner vid utleverans. Under förutsättning att artikeln är "Lagerförd". Enhet: I vilken enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet: I den enhet kunden kan beställa artikeln i. Inköpsenhet: Den enhet ni köper in artikeln i. Orderenhetsmultipel: Multipel för att omvandla en orderenhet till en basenhet. (Orderenhet x Orderenhetsmultipel = Basenhet). OBS! För att orderenhetsmultipeln ska kunna användas måste order- och basenhet vara olika enheter. Inköpsenhetsmultipel: Multipel för att omvandla inköpsenhet till basenhet. (Inköpsenhet x Inköpsenhetsmultipel = Basenhet). OBS! För att inköpsenhetsmultipeln skall användas måste inköps- och basenhet vara olika enheter. Ordermultipel: Ordermultipel används för att validera att enbart jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Ange 0 för att inte utföra denna kontroll och därigenom tillåta decimala kvantiteter. Minsta orderkvantitet: Den kvantitet artikeln minst måste beställas i. Minsta inköpskvantitet: Den kvantitet artikeln minst kan köpas in i. Krediteringsnivå: Används för närvarande enbart i rutin "Utleverera debiterbara avrop" för att förvalt sätta rabatt till 100% om levererat antal understiger angivet värde. Alternativ artikel: Ange det artikelnummer den artikel har som kan vara ett alternativ till denna. Ledtid i dagar: Här anger du artikelns ledtid i dagar. Total hållbarhet: Antal dagar förpackningen kan förvaras i angiven förvaringsmiljö, d.v.s. den totala tidsperioden från tillverkning/ packning till bäst-före-datum. Anges i hela dagar. Anges för produkter med begränsad hållbarhet.

44 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 44 av 61 Förvald prioritet: Används vid operationsartiklar för att sätta förvalt värde på produktionsorders prioritet där aktuell artikel produceras Sökfält 1: I det här fältet kan ni lägga till tilläggsord om er artikel som ni vill kunna söka på. Om ni i det här fältet exempelvis skriver in ordet "blomma" så kommer Exder i alla artikelsökningar jämföra emot det sökordet. Sökfält 2: I det här fältet kan ni lägga till tilläggsord om er artikel som ni vill kunna söka på. Om ni i det här fältet exempelvis skriver in ordet "bil" så kommer Exder i alla artikelsökningar jämföra emot det sökordet. Sökfält 3: I det här fältet kan ni lägga till tilläggsord om er artikel som ni vill kunna söka på. Om ni i det här fältet exempelvis skriver in ordet "verktyg" så kommer Exder i alla artikelsökningar jämföra emot det sökordet. Tillgänglig fr.o.m.: Datum när en ny vara blir tillgänglig för leverans. Tillgänglig fr.o.m.: Sista datum en utgående artikel är tillgänglig för leverans. Slutdatum för utgående artikel: Datum då en utgående artikel kommer att sluta vara tillgänglig för alla beställare. Artikelns GTIN kan återanvändas 48 månader efter detta datum. För vissa typer av artiklar, exempelvis modekläder och färskvaror, finns kortare period. Termen är obligatorisk för utgående artiklar. Utgår: Denna ruta indikerar att vara kommer att utgå ur leverantörens sortiment. Observera att detta inte gäller säsongsvaror. Detta val gör fältet Slutdatum för utgående artikel obligatoriskt. Beställningsbar: Kryssa i denna ruta om artikeln är beställningsbar på denna artikelnivå. Konsumentförpackning: Indikerar om artikeln är avsedd att säljas till slutkonsument på denna artikelnivå. Logistisk enhet: Indikerar om artikeln är en logistisk enhet eller ej. Det vill säga den vara som fysiskt levereras från leverantör till kund.

45 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 45 av Fliken Pris Vi byter nu flik till Pris. Här lägger ni information om pris för artikeln. Moms: Här anger ni vilken momskod artikeln hör till, 0, eller 25. Observera att en momskod motsvarar en viss procentsats. 6 = 6 %. Försäljningspris: Kostnaden för denna artikel. Priset anges alltid exkl. moms. Enhetsprisfaktor: Här anger ni enhetsprisfaktorn för artikeln. Faktureringsartikel: Den artikel som skall användas för att fakturera summerad tid på avrop. Rek. konsumentpris: Vilket rekommenderat konsumentpris artikeln ska ha. Inköpspris: Till vilket pris köper ni in artikeln. Kalkylpris: Kalkylpris används för att beräkna täckningsbidrag genom att det till skillnad mot Inköpspris innehåller omkostnader utöver direkta materialkostnader såsom frakt-, emballage-, lagerhållnings- eller andra tillverkningskostnader. Anges per inköpsenhet. Förpackningsavgift: Anges endast då förpackningsavgift erläggs (t.ex REPA-avgift). Om flera basnivåartiklar ingår i en förpackningshierarki ska samtliga eller ingen ha förpackningsavgift, dvs en förpackningshierarki kan ej innehålla både basnivåartiklar med och utan förpackningsavgift. Pricatgrupp: En PRICAT-grupp (Price/Salses Catalog) är ett sätt att dela in artiklar i grupper. Används speciellt för elektronisk handel via EDI. Gör det möjligt för er partner att i sitt inköpssystem kunna dela in och sortera artiklarna i den prislista du skickat över. Varugrupp: Varugrupp används för att gruppera artiklar som ska konteras på samma sätt. Varugrupp som markerats som förvald används i de fall artikeln saknar angiven varugrupp. Statistikgrupp: Används internt i Exder för framtagande av olika listor,

46 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 46 av 61 Ápris från struktur: Kryssa i rutan om ni vill att ápriset ska hämtas från din artikelstruktur. Prisprofil: Här talar ni om vilka prisprofiler artikeln ingår i Fliken Mått Vi byter nu flik till Mått. Höjd: Höjd på artikeln. Längd: Artikelns längd. Bredd: Artikelns bredd Nettovikt: Artikelns nettovikt. Bruttovikt: Bruttovikt inklusive emballage och ev. lastbärare (exempel pallvikten för artiklar på topnivå). Nettovolym: Artikelns nettovolym. Viktvara: Om artikeln är en viktvara d.v.s. kan variera i vikt, så ska denna ruta vara ikryssad. Då anges värdena som medelvärden.

47 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 47 av Fliken Webb Vi byter nu flik till Webb. Denna används främst av er som har en webbhandelsplats som är kopplad med Exder. Exportera uppgifter till webbhandelsplats: Markera kryssrutan ifall att ni vill kunna exportera artikeluppgifter till webbhandelsplatsen. Har ni inte kryssat i den här rutan så kommer artikeln inte att exporteras iväg. Färg: Färgen på artikeln. Storlek: Storleken på artikeln. Publiceringsdatum: Publiceringsdatum styr när artikelinformationen kommer att visas på webbhandelsplatsen. Kampanj: Kryssa i fältet för att markera att artikeln är under kampanj. Informationen förs över till ev. webbhandelsplats där artikeln markeras med egen kampanjtext. Ny artikel: Kryssa i fältet för att artikeln ska viss på webbhandelsplatsen på så sätt att det klart framgår att detta är en "Ny artikel" Artikelattribut: Här fyller ni i artikelns artikelattribut. Webbgrupp: Här talar ni om hur artikeln ska presenteras på webbhandelsplatsen. En artikel kan ingå i flera olika webbgrupper.

48 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 48 av Fliken Artikelstruktur Vi byter nu flik till Artikelstruktur. Sekvens: I vilken sekvens som artikeln produceras. Ingående artikel: Vilka artiklar som ingår i den här artikeln. Ingående kvantitet: Hur mycket av de ingående artiklarna som ingår i artikeln Fliken Textinformation Under fliken Textinformation kan ni lägga till text till er artikel. Klicka på ikonen för att lägga till information. Det finns flera texttyper att välja mellan. Artikelkommentar: Om ni vill komplettera artikeln med artikelkommentarer. Innehållsförteckning: Om ni vill ange artikelns innehållsförteckning kan ni göra det här. Webbtext: Texten används på er webbhandelsplats för en mera detaljerad beskrivning om artikeln.

49 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 49 av 61 Kampanj: Texten används på er webbhandelsplats när ni vill skriva en speciell kampanjtext om artikeln. T.ex. att det är en ny artikel till ett speciellt pris. Fritext: Här anger ni fritext på artikeln. SKC-nummer: Här kan ni ange artikelns SKC-nummer om den har ett sådant registrerat. GVM materialklass: Artikelns materialklass enligt GVM-registret skriver ni in här om ni så önskar Fliken Varucertifikat Under fliken Varucertifikat lägger ni till information som tillhör era varucertifikat. För närmare beskrivning om hur ni skapar varucertifikat och för en beskrivning av de olika fälten på denna flik hänvisar vi till Användarhandledning för Exder EPC för Artikelinformation 1.9. Om artikeln inte ska ingå i ett varucertifikat kan ni helt bortse från denna flik.

50 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 50 av Fliken Förpackningsstruktur Under fliken Förpackningsstruktur lägger ni till information om artikelns förpackningsstruktur. D.v.s. ni talar om vilka artiklar som ingår i den här artikeln. Denna flik används främst för artiklar som inte är på Basnivå, där man här anger exempelvis hur många flaskor som ingår i en kartong, eller hur många kartonger det går på en pall osv Fliken Standardartiklar Under fliken Standardartiklar lägger ni in information om vilket standardartikelnummer, exempelvis GTIN artikeln har.

51 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 51 av Fliken Bilder Under fliken Bilder kan ni om ni så önskar lägga till bilder på artikeln. Ni kan dels lägga till en artikelikon men även visningsbilder på själva artikeln. När ni är klar och vill spara er artikel klickar ni på Lista artiklar I denna meny kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval och skapa enkla eller mer detaljerade listor För att skriva ut en lista går ni till menyn Artiklar Lista artiklar.

52 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 52 av 61 Ni gör ert urval i de tillgängliga fälten och klickar på för att skapa listan. Lämnar ni fälten tomma listar ni alla artiklar. Vi rekommenderar dock att ni gör ett urval eftersom en lista med alla era artiklar ofta är väldigt lång och svår att överskåda Hantera artiklar i papperskorgen Knappen Radera på artikelsidorna betyder lite olika beroende på om artikeln någon gång har använts eller ej. Om artikeln inte använts (på en order, faktura eller liknande) så tas artikeln bort helt om man klickar på Radera. Har dock artikeln använts, så kommer Exder istället att placera artikeln i papperskorgen. Artiklar i papperskorgen finns kvar men visas inte i listor och liknande. För att på ett enkelt sätt flytta artiklar till och från papperskorgen går ni till Artiklar Flytta artiklar till/från papperskorg. Börja sedan med att lista en eller flera artiklar efter ett urval till exempel som nedan där vi listat artiklar som finns på lagerplatsen Kaklagret.

53 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 53 av 61 Här ser vi att två av dessa artiklar ligger i papperskorgen (dessa artiklar har en bock i kolumnen I papperskorgen ). Vi ser också vem som flyttade dem dit och när det gjordes. För att flytta artiklar till papperskorgen bockar ni helt enkelt för dem i listan och för att flytta artiklar från papperskorgen tar ni bara bort bocken. Själva flytten görs först när ni klickar på Spara nedtill på sidan. Notera att det finns länkar för enklare markering precis ovanför listan till höger. Som exempel vill vi flytta artikeln TEST till papperskorgen och plcka ut de två artiklar som nu ligger där. Vi bockar därför i och ur i listan enligt nedan. När vi nu klickar på Spara genomförs flytten och sidan laddas om. Vi ser nu att de två översta artiklarna har plockats ur papperskorgen och den nedersta har flyttats till papperskorgen. 12 Partners artiklar Ibland behöver ni lägga upp vilket artikelnummer din partners artikel har i förhållande till er artikel. D.v.s. ni behöver tala om att artikel X motsvarar artikel Y hos er partner. Detta gör ni under menyvalet Uppdatera partners artiklar.

54 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 54 av Uppdatera Partners Artiklar Gå till Artiklar Uppdatera partners artiklar. Partner: Här anger ni vilken partner det gäller. Partners artikel: Här anger ni artikelnumret på er partners artikel. Artikel: Här anger ni ert artikelnummer som ska kopplas till er partners artikel. Klicka sedan på för att spara artikeln Lista partners artiklar Från detta menyval kan ni skapa och om ni önskar skriva ut olika listor över era partners artiklar.

55 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 55 av 61 Ni kan lista alla artiklar eller bara ett urval. Ni kan skapa enkla listor eller mer detaljerade. För att skapa en lista över er partners artiklar går ni till menyn Artiklar Lista partners artiklar. Exemplet ovan visar hur en lista kan se ut. För att lista alla era partners artiklar klickar ni på om ni har mycket artiklar i ert register. och lämnar fälten tomma. Den listan kan dock bli rätt lång 13 Standardartiklar Med standardartiklar menas artiklar som är baserade på någon form av standard. Exempel på standardartiklar kan vara GTIN eller DUN. I Exder fungerar det så att ni kopplar ert artikelnummer till standardartikelnumret Uppdatera standardartiklar För att koppla er artiklar till standardartiklar går ni till menyn Artiklar Uppdatera standardartiklar. Sedan gör vi ihopkopplingen mellan standardartikeln och ert artikelnummer. Observera att en standardartikel kan kopplas endast till ett artikelnummer.

56 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 56 av 61 I exemplet ovan har vi artikeln Kakor Hallon som vi har kopplat till GTIN-nummret Lista standardartiklar I denna meny kan ni lista alla standardartiklar. Ni kan välja att visa alla eller via olika urval. Lista standardartiklar hittar ni under menyn Artiklar. I detta exempel har vi valt att lista samtliga standardartiklar genom att lämna samtliga fält tomma och endast klicka på.

57 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 57 av Användarinställningar Användarinställningarna finner ni under menyn Diverse. Här kan ni göra inställningar för just er användare. Ni kan exempelvis ställa in hur många sökträffar eller rader som skall visas per sida i de listor som är paginerade. Om ni har en användare med begränsade behörigheter, kan ni ställa in att inte visa de menyval ni ej kan använda. Det gör ni genom att bocka ur rutan Visa alla menyer. Ni kan även ställa in ett automatiskt förvalt datum eller kostnadsställe som kommer att användas i Exder. Om ni med er användare använder en egen etikettskrivare, kan ni ställa in det här. Ni har också möjlighet att byta lösenord på er

58 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 58 av 61 användare via länken Byt lösenord nedtill på sidan. Notera att er e-postadress endast är ett visningsfält som inte kan ändras här då den är registrerad mot er användare hos Expert Systems. Skulle ni behöva ändra er e- postadress, ber vi er kontakta Expert Systems kundtjänst Ringa från Exder Under Användarinställningar kan man ange hur man vill hantera telefonnummer i Exder Man kan välja att få dem som Skype-länkar (callto:), vilket är default. Man kan också välja att få dem som länkar som ringer upp numret via 3Switch, genom att ange sitt 3Switch-användarnamn och lösenord. Som noteras på sidan lagras lösenordet i klartext, så detta bör av säkerhetsskäl vara ett lösenord som bara används till 3Switch och ingenting annat. 3Switch-användarnamnet skall vara på formen När man matat in inloggningsuppgifterna kan man trycka på Testa-länken, för att kontrollera att man matat in rätt uppgifter. Om Exder ej lyckas logga in i 3Switch får man ett felmeddelande. Om det fungerar får man en popup med sitt fullständiga namn, såsom lagrat i 3Switch. Om man valt Skype-länkar och/eller matat in sina 3Switch-uppgifter, så syns en telefon bredvid telefonnummer i olika listor sidor. När man för muspekaren över telefonen (eller länken, i listor) dyker det upp en popup med länkar för att ringa med de alternativ man valt. Möjligheten att ringa finns på de flesta ställen i systemet där telefonnummer finns, både i listor och på editeringssidor. Nedan följer två exempel När man klickar på 3Switch-uppringning, så sker uppringningen genom att användaren loggas in på 3Switch genom Exder-servern. Det innebär att om man är inloggad i 3Switch på något annat sätt, t.ex. genom en skrivbordsapplikation, så blir man antagligen utloggad där. Direkt när man klickar på länken visas en popup-ruta, som informerar om att Exder håller på att ringa.

59 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 59 av 61 När förfrågan om att ringa har gått iväg till 3Switch-servern, så läggs det till tre punkter i popupen. Popupen försvinner automatiskt efter 2 sekunder. Om något går fel visas ett felmeddelande i popuprutan, t.ex. (Popupen visar felet i 4 sekunder) 14.2 Användare och behörigheter Genom detta menyval kan ni lista bolagets användare och enkelt se vilka behörigheter de olika användarna har. Här ser ni ett exempel på en sådan lista där ni dels ser användare med begränsad behörighet, samt användare med full behörighet. Ni kan här klicka på länken ovanför listan för att få ett PDF-dokument med en blankett där ni kan fylla i de behörigheter en användare skall ha. Blanketten skickas sedan till Expert Systems. 15 Hjälp I Exder finns även en meny som heter Hjälp och där finns en del funktioner för att få ytterligare hjälp.

60 Senast uppdaterat: Introduktion till Exder Sida 60 av Användarhandledning Under detta menyval döljer sig en sida med länkar till de användarhandledningar som är tillgängliga för Exder. Användarhandledningarna är i PDF-format och finns för ett flertal områden inom Exder Nyhetsbrev Valet Nyhetsbrev sänder er till en sida med de senaste förändringarna i Exder så att ni enkelt kan se vad som blivit uppdaterat och om det har inverkan på just er användning av Exder Expert Systems på webben Det här är helt enkelt en länk till Expert Systems hemsida för snabbare åtkomst inifrån Exder Begär hjälp från kundtjänst Det här är ett menyval som ni använder om ni stöter på mer något problem eller fel som ni inte lyckas lösa på egen hand. Det är viktigt att ni står på den sida där ni upplever problemet när ni använder menyvalet då er position sparas och sänds med i den rapport som går till kundtjänst. Så här ser den ruta ut som ni får upp när ni klickar på Hjälp Begär hjälp från kundtjänst. Överst står ert klient-id och företagsnamn, sedan ert namn och e-postadress. Informationen i de fälten hämtas från Exder och ni kan editera namn och adress om det inte stämmer. Ni kan även fylla i telefonnummer och välja hur ni helst vill bli kontaktad, ni kan välja mellan telefon, mobiltelefon eller e-post. Fältet Avser rutin är helt enkelt i vilket område i exder ni befann er när ni skapade er hjälpbegäran. Det är därför viktigt att ni är på den sida där ni upplever problemet. I textfältet fyller ni sedan i en beskrivning av ert problem, försök vara så utförlig som möjligt då det underlättar för våra supportmedarbetare. Om ni lämnar rutan om kopia på ärendet ifylld så sänds automatiskt en kopia på er hjälpbegäran med tillhörande ärendenummer till er e-postadress. När ni sedan är färdig klickar ni på OK för att skicka er hjälpbegäran.