Manual Hamlet 1.6 Sidan 1 av 79. Version Giltig fr o m Huvudsakliga förändringar Författare

Transkript

1 Manual Hamlet 1.6 Sidan 1 av 79 Huvudsakliga förändringar Författare Ny Referensgruppen Uppdaterad med ny funktionalitet Referensgruppen 1.6 Uppdaterad med ny funktionalitet. snr på manual följer versionsnummer i Hamlet vilket medför att denna manual nu blev version 1.6. Referensgruppen Manual Hamlet Förord Hamlet är lagerhanteringssystemet för läkemedel som används inom de flesta sjukhusförvaltningar i Västra Götalandsregionen. Denna manual är tänkt att presentera de funktioner i Hamlet som används av vårdpersonal. Upplägg Manualen är uppdelad i ett antal kapitel utifrån behörighetsnivå i Hamlet. Det första kapitlet rör basfunktioner som alla Hamletanvändare bör känna till. Kapitel två täcker de funktioner alla sjuksköterskor, biomedicinska analytiker och röntgensjuksköterskor har tillgång till. Det tredje kapitlet beskriver de funktioner som tillkommer om man har behörighetsnivå 3 (läkemedelshantering), och det fjärde kapitlet beskriver de ytterligare funktioner som tillkommer med behörighetsnivå 4 (läkemedelsansvarig med sortimentsansvar). Kapitel fem saknas då dessa funktioner endast berör Sjukhusapoteket VGRs personal. Kapitel sex beskriver behörighetshantering samt ger en fördjupad beskrivning av de funktioner som kan användas för att utföra kontroll av vad som beställts till enhet och vad som hämtats från VNL. Enbart behörighetsnivå 6b inkluderas i kapitlet då behörighet 6a endast berör Sjukhusapoteket VGRs personal. Manualen är gemensam för hela VGR, och beskriver därmed inte lokala rutiner som styr hur arbetet skall utföras. Det är viktigt att även ta del av dessa. Förkortningar och Definitioner VNL: PNL: ML: BP: SL: VårdNära Lager PatientNära Lager Maxlager Beställningspunkt Säkerhetslager

2 Manual Hamlet 1.6 Sidan 2 av 79 Innehållsförteckning Förord... 1 Upplägg... 1 Förkortningar och Definitioner Behörighet Inloggning i Hamlet Byt enhet i Hamlet Logga ut ur Hamlet Aktuella stopptider Söka läkemedel i Hamlet Information om restnoteringar Behörighet Boka Läkemedel i VNL Bokning av narkotikaklassade läkemedel Inleverera Akutbeställning Beställa hämtning av vätskevagn Orderstatus Lagerstatus Inlagrat Behörighet Uppdatera saldo Manuell saldouppdatering Saldouppdatera PNL via scanner Manuell beställning Förbrukningsrapport PNL Behörighet Hantera sortiment Etiketter Behörighet 6b Behörighetsnivåer Behörigheter som administreras av behörighet 6b... 72

3 Manual Hamlet 1.6 Sidan 3 av Administration av användares behörighet Inlagrat Förbrukningsrapport PNL Lagervärde PNL rapport... 79

4 Manual Hamlet 1.6 Sidan 4 av 79 Kapitel 1 1. Behörighet 1 Förutsättningen för att kunna använda Hamlet är att du har ett SITHS-kort (TjänsteID+) med 6-siffrig säkerhetskod (legitimeringskod). Behörighet 1 fås utifrån legitimerad yrkestitel (farmaceut, läkare, tandläkare) som finns registrerad i KiV (Katalog i Väst) Inloggning i Hamlet Sätt ditt TjänsteID i kortläsaren innan du går in på intranätet. För att logga in i Hamlet används följande länk På förvaltningarna förekommer det dock olika lokala ingångar till Hamlet. En del når Hamlet ifrån intranätet, andra når det via Startmenyn på datorn. Klicka på knapp Med TjänsteId+.

5 Manual Hamlet 1.6 Sidan 5 av 79 Ange din 6-siffriga säkerhetskod (legitimeringskod). Klicka på Välj enhet. Har du tidigare varit inloggad på den enhet som du vill in på, visas den i rullistan, se bild nedan. Om enheten inte finns i din rullista, sök fram rätt enhet på följande sätt. Välj Annan under Välj avdelning.

6 Manual Hamlet 1.6 Sidan 6 av 79 Välj därefter förvaltning. Antingen söker du enheten i fritextfältet som kommer upp eller i trädhierarkin, se nedan.

7 Manual Hamlet 1.6 Sidan 7 av 79 Vid sökning i fritextfältet, kommer sökträffar när du börjar skriva. Ju fler bokstäver du skriver in, desto färre sökträffar får du. Markera den enhet du söker bland sökträffarna och tryck Enter alt. vänsterklicka på sökträffen. Trädhierarkin speglar förvaltningens organisation. För sökning välj t.ex. Område, Verksamhet och Enhet. Så länge en triangel är svart finns ytterligare nivåer. När du har loggat in på en enhet, så kommer du in på Hamlets startsida. Uppe till höger finns information som talar om vilken användare som är inloggad, samt på vilken enhet.

8 Manual Hamlet 1.6 Sidan 8 av Byt enhet i Hamlet Möjlighet att byta enhet som du är inloggad på har du om du klickar på Byt enhet. Du kommer då tillbaka till sidan där du kan välja avdelning utan att behöva logga ut och sedan logga in igen med ditt SITH:s-kort Logga ut ur Hamlet För att logga ut ur Hamlet, klickar du på Logga ut.

9 Manual Hamlet 1.6 Sidan 9 av 79 En sida med text som bekräftar att du är utloggad kommer upp. Stäng ned alla webbläsarfönster och dra ur ditt kort ur kortläsaren. På detta sätt är du helt utloggad ur Hamlet Aktuella stopptider Klicka på Aktuella stopptider. En ruta kommer upp som visar aktuella stopptider för enheten. Har enheten flera PNL så visas de på separata rader. Datum och tid som visas är när stopptiden för närmaste normal, snabb eller tilläggsbeställning äger rum, dvs när ordern skickas till RGL.

10 Manual Hamlet 1.6 Sidan 10 av Söka läkemedel i Hamlet När du blivit inloggad i Hamlet når du direkt funktionen Sök läkemedel mitt på startsidan eller uppe i menyraden under Sök läkemedel. I fältet Sök läkemedel skriver du de första bokstäverna i namnet på läkemedlet du söker. Efter tre skrivna tecken börjar sökträffar komma. Ju fler bokstäver du skriver in, desto färre sökträffar får du. Markera det läkemedel du söker bland sökträffarna och tryck Enter alt. vänsterklicka på sökträffen.

11 Manual Hamlet 1.6 Sidan 11 av 79 En träfflista visas på det läkemedel du sökt. Läkemedelsträffarna är sökträffar inom samma ATC-kod som sökt läkemedel. Även om de läkemedel som visas ingår i samma ATC-grupp är det inte alltid de är utbytbara. Observera att det kan vara olika styrkor och beredningsformer som visas och ibland innehålla olika aktiva substanser. För samtliga läkemedel gäller det att kontrollera utbytbarhet eller kontakta förskrivare före eventuellt utbyte. Om du har läkemedlet i aktuellt PNL (patientnära lager) visas det överst i listan. Om läkemedlet finns i VNL (vårdnära lager) visas det närmsta VNL:et överst i listan. Läkemedelsträffar med röd text är narkotikaklassade läkemedel. För att visa utbytesinformation om det aktuella läkemedlet, klicka på den gröna symbolen Utbytesinformationen är kopplad till Läkemedelsverkets utbytbarhetslista och ger information om vilka läkemedel som är utbytbara mot varandra. Under denna knapp framgår även eventuell utbytbarhet enligt regional terapigrupp.

12 Manual Hamlet 1.6 Sidan 12 av 79 Exempel på hur utbytesinformationen ser ut. Överst visas eventuell utbytbarhet bedömd av Läkemedelsverket. Nedanför visas eventuella läkemedel, inom samma ATC-kod, där Läkemedelsverket ej bedömt utbytbarhet. Läkemedlet innehåller samma substans och bedöms vara kliniskt likvärdiga av aktuell regional terapigrupp. A och B ingår i definierat sortiment, övriga läkemedel markeras som C. Listan är sorterad efter definierat sortiment i Hamlet.

13 Manual Hamlet 1.6 Sidan 13 av 79 I vyn sök läkemedel finns möjlighet att klicka på Visa alla läkemedel efter att du sökt på ett preparat. Alla läkemedel i aktuell(a) ATC-grupp(er) visas sorterade enligt definierat sortiment (A/B/C). För att visa utbytesinformation om det aktuella läkemedlet, klicka på den gröna symbolen Utbytesinformationen är kopplad till Läkemedelsverkets utbytbarhetslista och ger information om vilka läkemedel som är utbytbara mot varandra. Under denna knapp framgår även eventuell utbytbarhet enligt regional terapigrupp.

14 Manual Hamlet 1.6 Sidan 14 av 79 Om du inte får någon sökträff i PNL och VNL finns även möjlighet att söka i andra enheters PNL. Klicka på Sök i andra enheters PNL Denna ruta kommer upp där träffar i samma ATC-kod visas. Dock säger den inte något om vilken beredningsform, styrka eller vilket saldo som finns i respektive PNL av det aktuella läkemedlet.

15 Manual Hamlet 1.6 Sidan 15 av Information om restnoteringar På startsidan finns en länk till Information om restnoteringar. Klickar man på länken Information om restnoteringar visas en lista med aktuella restnoteringar, eventuella ersättningsvaror och kommentar om eventuellt andra alternativa varor. Listan är sorterad i bokstavsordning på läkemedelsnamnet. För att söka i listan tryck på tangenterna Ctrl och F.

16 Manual Hamlet 1.6 Sidan 16 av 79 Kapitel 2 2. Behörighet 2 I detta kapitel beskrivs de moment som sjuksköterska nivå 2 kan utföra i Hamlet. De olika momenten är boka läkemedel i VNL, inleverera order, akutbeställa, kontrollera lagerstatus och orderstatus. Inlagrat finns som funktion men berör inte alla användare på nivå Boka Läkemedel i VNL Efter att du sökt upp aktuellt läkemedel, klicka på Boka. Läkemedlet hamnar nu i din bokningslista Obekräftade bokningar.

17 Manual Hamlet 1.6 Sidan 17 av 79 Välj antal doser t ex hur många ampuller du vill hämta av läkemedlet. Avsluta med att klicka på Bekräfta och avsluta. För några läkemedel kan minsta mängd att boka avvika från 1. T ex för Pulmicort Turbuhaler kan minsta bokningsbara mängd vara 200. Innebär att minsta mängd att hämta ut är en inhalator med 200 doser. Samma sak kan vara aktuellt för ögonpreparat i endos där minsta bokningsbara mängd är ett kuvert á x antal pipetter. En bokning ligger kvar i 4 timmar. Om du inte hämtar läkemedlet inom 4 timmar försvinner bokningen och du får göra en ny bokning eller göra ett direktuttag i VNL. Observera att en bokning inte är en reservation, flera kan alltså boka samma läkemedel samtidigt. Om du vill vara helt säker på att få ditt läkemedel bör du därför hämta det omgående om saldot bedöms lågt. Det går även att lägga till en kommentar (max 28 tecken) till ditt läkemedel. Klicka på Lägg till kommentar och skriv in den text du önskar, t ex patientens namn eller patientens rum. Kontrollera att det finns en bock i rutan Skriv ut kommentar på etikett. Klicka Ok. Etiketten skrivs ut i VNL när du hämtar läkemedlet.

18 Manual Hamlet 1.6 Sidan 18 av 79 Vill du boka mer än ett läkemedel, klicka på Lägg till fler. Rensa sökrutan från föregående läkemedelsnamn och sök nytt läkemedel. På det här viset hamnar alla läkemedel på samma bokningsnummer. Om du är klar med din bokning och vill avsluta. Klicka på Bekräfta och avsluta. Annars registreras inte din bokning, utan ligger kvar som Obekräftade bokningar Bokning av narkotikaklassade läkemedel För narkotikaklassade läkemedel måste personnummer på aktuell patient du hämtar ut läkemedel för anges. Observera att bindestrecket (-) måste vara med. Om patient är född på 2000-talet så måste prefix (SU prefix) väljas i rullistan innan du fyller i resterande personnummer. SU prefix har inget med Sahlgrenska att göra utan gäller hela regionen. Om samma narkotikaklassade läkemedel skall bokas till flera patienter vid samma tillfälle måste du klicka på Bekräfta och avsluta mellan varje patient. På startsidan under fliken Bokningar i VNL kan du se enhetens alla aktiva bokningar. Dessa är inte uthämtade och det framgår hur länge bokningen är aktiv.

19 Manual Hamlet 1.6 Sidan 19 av 79 Narkotikaklassade läkemedel står med röd skrift Inleverera Inleveransen är viktig för att order inte ska ligga kvar i systemet och stoppa ny beställning av vara. Den är även viktig för korrekt fakturering. Om enheten har inleveranser som ska göras syns det längst upp startsidan. Funktionen för inleverans hittas under Administration. Klicka på fliken Inleverera.

20 Manual Hamlet 1.6 Sidan 20 av 79 Leta upp aktuell order i listan, klicka på Visa order. Kontrollera alla rader med artiklar. Om allt stämmer klicka på Inleverera. Om aviseringen på något sätt avviker mot leveransen, så behöver Inleverans Status och Levererat Antal ändras innan du klickar på Inleverera. Utöver OK finns det ytterligare fyra olika statusar att välja. OK Levererade enheter och antal överensstämmer med avisering. Underleverans Levererat antal understiger avisering Överleverans Levererat antal överstiger avisering Delvis felaktig En eller flera levererade enheter av aktuell vara är felaktig, t ex en av två skickade flaskor är trasiga. Helt felaktig Samtliga levererade enheter av aktuell vara är felaktiga. Denna status används även när fel vara levererats.

21 Manual Hamlet 1.6 Sidan 21 av 79 Du får upp en meddelanderuta med Tack för din inleverans. Tryck OK. Om man tryckt Visa order men behöver gå tillbaka utan att inleverera är möjligt att backa genom att trycka Dölj order.

22 Manual Hamlet 1.6 Sidan 22 av Akutbeställning Sök aktuellt läkemedel. Klicka på AKUTBESTÄLLNING. En beställningsvy med läkemedel som ingår i A- och/eller B-sortimentet inom samma ATC-kod visas om det finns sådana. I annat fall visas C-sortiment direkt. Om önskat läkemedel inte återfinns på beställningslistan bocka i Visa alla läkemedel, då visas även C-sortiment. A-sortiment är artiklar upphandlade av VGR, B-sortiment är ej upphandlade artiklar som också ingår i VGRs definierade sortiment. C-sortiment är övriga artiklar.

23 Manual Hamlet 1.6 Sidan 23 av 79 Om en rad är lilamarkerad finns uppgifter om restnotering, ersättningsvara eller annan information om läkemedlet. Informationen syns i den lila delen av den gula informationsrutan. Om fältet RGL byter till är ifyllt, kan man beställa önskat antal förpackningar på lilamarkerad rad och få ersättningsvara. Om ersättningsvara saknas, se kommentarsfältet. Observera att antal som anges avser hela förpackningar. Fyll i önskat antal förpackningar och klicka på Beställ.

24 Manual Hamlet 1.6 Sidan 24 av 79 För att visa utbytesinformation om det aktuella läkemedlet, klicka på den gröna symbolen Utbytesinformationen är kopplad till Läkemedelsverkets utbytbarhetslista och ger information om vilka läkemedel som är utbytbara mot varandra. Under denna knapp framgår även eventuell bedömning om klinisk likvärdighet (utbytbarhet) enligt Regional Terapigrupp, se mer information under kap 1.5. Exempel på hur utbytesinformationen ser ut. A och B ingår i definierat sortiment, övriga läkemedel markeras som C. Listan är sorterad efter definierat sortiment i Hamlet.

25 Manual Hamlet 1.6 Sidan 25 av 79 De läkemedel som inte ska beställas via Hamlet, t.ex. antibiotikamixturer är lilamarkerade med hänvisning hur de ska beställas. Klicka på Info för att få information om aktuellt beställningssätt och eventuell annan information.

26 Manual Hamlet 1.6 Sidan 26 av 79 En ruta kommer upp med info om kostnad (Observera att priser kan justeras över tid). Klicka Ja för att fortsätta beställningen Klicka Nej om du ångrar beställningen En ny ruta kommer upp där du ombeds att bekräfta akutbeställningen med ett samtal. Ring anvisat telefonnummer för att bekräfta ordern och för att komma överens om hur varan ska transporteras till enheten. Transportkostnaden kommer att debiteras enheten. Klicka på Bekräfta samtal.

27 Manual Hamlet 1.6 Sidan 27 av Beställa hämtning av vätskevagn Klicka på fliken Vätskevagn. En lista med enhetens vätskevagnar som för tillfället finns på enheten visas. Meddelande till lokalt Sjukhusapotek kan skrivas i rutan Meddelande. Lokala rutiner och/eller överenskommelser för meddelanden kan finnas. Klicka på Beställ påfyllning.

28 Manual Hamlet 1.6 Sidan 28 av Orderstatus Under fliken Orderstatus kan man se vilka aktuella order/beställningar enheten har, samt få information om status.

29 Manual Hamlet 1.6 Sidan 29 av 79 A B C D Orderstatus Datum - datum för inventering eller manuell beställning Ordertyp - kommande normal, inventering, extrabeställning, akut A Lagernamn - det PNL beställningen tillhör Produkt - läkemedel/artikel, om flera artiklar så står det Flera artiklar Stopptid - det datum då beställning skickas till RGL Anv - visar vgr-id för den som lagt beställningen, för inventeringsbeställningar anges Hamlet

30 Manual Hamlet 1.6 Sidan 30 av 79 B Klicka på + för att se detaljerna för en order: Beställningsnummer - ordernummer i Hamlet C RGLs aviseringsnummer - det nummer RGL ger en inleverans RGLs ordernummer - OR nummer som även framgår på följesedel för leverans och för inleveranser i Hamlet ArtNr - varans artikelnummer Ber.frm - läkemedelsform Styrka - läkemedlets styrka D Förpackning - förpackningsstorlek Antal st.- antal beställda enheter t.ex. ampuller, tabletter etc. (OBS! ej förpackningar) Lev.typ - normal, tillägg, snabb, akut Leveransdatum det datum som RGL anger att varan skall levereras till beställare Status - beställningens status t.ex. väntar, skickad, ordererkänd RGL, plockad, aviserad, annullerad Byte/ändring utfört av RGL framgår med överstruken rad (ursprungsbeställning)och vad ursprungsbeställningen ersätts med framgår av underliggande grön rad.

31 Manual Hamlet 1.6 Sidan 31 av 79 Om en rad är lilamarkerad finns uppgifter om restnotering, ersättningsvara eller annan information om läkemedlet. Informationen syns i den lila delen av den gula informationsrutan Lagerstatus Visar lagerstatus för enhetens alla artiklar. Klicka på Administration och sedan Lagerstatus.

32 Manual Hamlet 1.6 Sidan 32 av 79 Välj aktuellt PNL i rullistan. Hela sortimentet för aktuellt PNL visas. Bocka i Visa bara sortiment med saldo lägre eller lika med BP om du bara vill se sortimentet där saldo är lika med eller lägre än BP (beställningspunkt). Visas även med grön bakgrund. Bocka i Visa dagens inventerade artiklar om du bara vill se vad som är inventerat aktuell dag. Vid sidan av saldo för artiklarna visas även lagerparametrar och om det finns tidigare beställningar alternativt inleveranser på artiklar. Under kolumnen Summa att beställa visas hur många enheter t.ex. ampuller, tabletter etc. som kommer att beställas av artiklarna vid nästa ordinarie beställningstillfälle. Längst ut till höger i ovanstående bild kan följande meddelandeikoner synas: Inleverans måste göras innan ny beställning kan skickas. Byte till en likvärdig, beställningsbar artikel behöver göras.

33 Manual Hamlet 1.6 Sidan 33 av 79 Det finns redan en beställning. Kontrollera orderstatus. Om en rad är lilamarkerad finns uppgifter om restnotering, ersättningsvara eller annan information om läkemedlet. Informationen syns i den lila delen av den gula informationsrutan.

34 Manual Hamlet 1.6 Sidan 34 av Inlagrat Under fliken Inlagrat kan man se vad som hämtats från VNL samt inlevererade extrabeställningar från RGL.

35 Manual Hamlet 1.6 Sidan 35 av 79 Klicka på önskad tidsperiod på raden Filter Om du bara vill se inlagrade narkotikaklassade läkemedel, bocka i rutan Visa endast Narkotikaklassade läkemedel, dessa är rödfärgade. Om du i din roll behöver ytterligare information, se kap 6 b.

36 Manual Hamlet 1.6 Sidan 36 av 79 Kapitel 3 3. Behörighet 3 I detta kapitel beskrivs de moment som läkemedelsansvarig sjuksköterska nivå 3 (utan behörighet för sortimentsadministration) kan utföra i Hamlet. De olika momenten är uppdatera saldo i PNL -manuellt eller med scanner, manuell beställning samt uttag av förbrukningsrapport i PNL Uppdatera saldo När PNL saldouppdateras kontrollerar Hamlet om någon artikel har passerat sin beställningspunkt. Om så är fallet skapas en automatisk order för påfyllnad. Denna order skickas till RGL automatiskt vid enhetens stopptid. Innan du påbörjar en saldouppdatering starta med att först kontrollera om eventuella meddelandeikoner behöver åtgärdas under Lagerstatus. (Se Kapitel 2) I menyn bredvid Start hittar du Saldouppdatera PNL. Saldouppdatering i PNL kan göras på två sätt i Hamlet: manuellt eller via scanner.

37 Manual Hamlet 1.6 Sidan 37 av Manuell saldouppdatering Välj Saldouppdatera PNL och sedan Saldouppdatera PNL manuellt.

38 Manual Hamlet 1.6 Sidan 38 av 79 Välj vilket PNL som ska inventeras. Ange aktuellt saldo i rullistan.

39 Manual Hamlet 1.6 Sidan 39 av 79 Om en rad är lilamarkerad finns uppgifter om restnotering, ersättningsvara eller annan information om läkemedlet. Informationen syns i den lila delen av den gula informationsrutan. Välj Skicka inventering när du är klar. Då det finns en tidsbegränsning och saldouppdateringen kan utföras i omgångar är det lämpligt att skicka inventering om du blir avbruten. Du kan sedan återuppta saldouppdateringen där du slutade.

40 Manual Hamlet 1.6 Sidan 40 av 79 Godkänn inventering genom att klicka OK på någon av knapparna. Detta krävs för att slutföra inventeringsmomentet. Du får upp ett meddelande att din inventering är klar.

41 Manual Hamlet 1.6 Sidan 41 av Saldouppdatera PNL via scanner Det är möjligt att saldouppdatera ett eller flera PNL via scanner innan data överförs till Hamlet. Gå in på Saldouppdatera PNL och välj Saldouppdatera PNL via scanner. Anslut din scanner och skicka din inventering genom att trycka F1 på scannerns pekskärm eller på scannerns F1-knapp. Överföringsprocessen visas på scannerns skärm.

42 Manual Hamlet 1.6 Sidan 42 av 79 Då överföringen till datorn är klar visas en lista på datorskärmen med de läkemedel som scannats. En/flera symboler på raden för ett läkemedel indikerar att något behöver åtgärdas för att beställning ska skapas för detta preparat. Här kan man också ta bort rader genom att trycka på papperskorgssymbolen på raden. Möjlighet finns att exportera scannad data till Excel. Välj Godkänn för att slutföra inventeringen. När inventeringen godkänts visas hur många artiklar och avdelningar som inventerats.

43 Manual Hamlet 1.6 Sidan 43 av 79 Om en eller flera etiketter inte matchar enhetens sortiment visas detta som felaktiga etiketter. Ingen order genereras för de felaktiga etiketterna. Välj Visa dagens inventeringar för att se lagerstatus för scannade artiklar. Välj lagerställe i rullistan. Dagens inventerade artiklar är förvalt. För att visa hela lagerställets sortiment bocka ur Visa dagens inventerade artiklar. Det går också att välja Visa bara sortiment med saldo lägre eller lika med BP.

44 Manual Hamlet 1.6 Sidan 44 av 79 En/flera symboler på raden för ett läkemedel indikerar att något behöver åtgärdas för att beställning ska skapas för detta preparat. Vid sidan av saldo för artiklarna visas även lagerparametrar och om det finns tidigare beställningar alternativt inleveranser på artiklar. Under kolumnen Summa att beställa visas hur många enheter t.ex. ampuller, tabletter etc. som kommer att beställas av artiklarna vid nästa ordinarie beställningstillfälle. Längst ut till höger i ovanstående bild kan följande meddelandeikoner synas: Inleverans måste göras innan ny beställning kan skickas. Byte till en likvärdig, beställningsbar artikel behöver göras. Det finns redan en beställning. Kontrollera orderstatus.

45 Manual Hamlet 1.6 Sidan 45 av Manuell beställning Manuell beställning kan användas vid ett extra behov av läkemedel utöver ordinarie beställning. Sök aktuellt läkemedel. Klicka på Beställ.

46 Manual Hamlet 1.6 Sidan 46 av 79 Om enheten har flera PNL välj aktuellt PNL i rullista vid Beställ till. En beställningsvy med läkemedel som ingår i A- och B-sortimentet inom samma ATC-kod visas om det finns sådana. I annat fall visas C-sortiment direkt. Om önskat läkemedel inte återfinns på beställningslistan bocka i Visa alla läkemedel då visas även C-sortiment. A-sortiment är artiklar upphandlade av VGR, B-sortiment är ej upphandlade artiklar som också ingår i VGRs definierade sortiment. C-sortiment är övriga artiklar.

47 Manual Hamlet 1.6 Sidan 47 av 79 För att visa utbytesinformation om det aktuella läkemedlet, klicka på den gröna symbolen Utbytesinformationen är kopplad till Läkemedelsverkets utbytbarhetslista och ger information om vilka läkemedel som är utbytbara mot varandra. Under denna knapp framgår även eventuell utbytbarhet enligt regional terapigrupp.

48 Manual Hamlet 1.6 Sidan 48 av 79 Överst visas eventuell utbytbarhet bedömd av Läkemedelsverket. Nedanför visas eventuella läkemedel, inom samma ATC-kod, där Läkemedelsverket ej bedömt utbytbarhet. Läkemedlet innehåller samma substans och bedöms vara kliniskt likvärdiga av aktuell regional terapigrupp. A och B ingår i definierat sortiment, övriga läkemedel markeras som C. Listan är sorterad efter definierat sortiment i Hamlet.

49 Manual Hamlet 1.6 Sidan 49 av 79 Om en rad är lilamarkerad finns uppgifter om restnotering, ersättningsvara eller annan information om läkemedlet. Informationen syns i den lila delen av den gula informationsrutan. Exempel på restnotering där ersättningsvara saknas och det finns en kommentar om alternativt läkemedel.

50 Manual Hamlet 1.6 Sidan 50 av 79 De läkemedel som inte ska beställas via Hamlet, t.ex. antibiotikamixturer är lilamarkerade med hänvisning hur de ska beställas. Klicka på Info för att få information om aktuellt beställningssätt och eventuell annan information. Dra muspekaren över artikelnamn för mer information.

51 Manual Hamlet 1.6 Sidan 51 av 79 Fyll i önskat antal förpackningar. (Observera att antalet gäller hela förpackningar.) Under rubriken Datum order skickas välj önskat beställningsdatum och leveranssätt. Normal innebär att order skickas vid enhetens ordinarie beställningstillfälle. Tillägg innebär att order skickas kl 14 på enhetens ordinarie beställningsdag. Snabb innebär att order skickas kl 16 på vardagar. Vissa alternativ är endast tillgängliga vid vissa tidpunkter. Detta är beroende av enhetens beställningsdag. Klicka på Beställ.

52 Manual Hamlet 1.6 Sidan 52 av 79 En ruta kommer upp med info om kostnad (Obs! Priser kan justeras över tid). Kontrollera order och klicka på Ja för att bekräfta beställning. För att ångra och komma tillbaka till beställningsvyn, klicka Nej. Klicka på OK

53 Manual Hamlet 1.6 Sidan 53 av 79 Efter att en beställning har lagts, eller en inventeringsbeställning har skickats, går det att skriva ut beställningen genom att klicka på skrivarikonen. Om man klickar på en order ser man vyn ovan. Där framgår vilken enhet det gäller, när beställningen kommer att skickas, vilken beställningstyp det är, samt vilka användare som varit inblandade. Vidare framgår i en lista vilka artiklar som beställts och hur mycket som beställts, så väl i enheter som i antal förpackningar. Beställningen kan sedan skrivas ut genom att klicka på Skriv ut ovan. Orderstatus visas då beställning är slutförd.

54 Manual Hamlet 1.6 Sidan 54 av 79 Det är möjligt att makulera hela ordern fram tills beställning skickas till RGL genom att klicka på den röda ikonen med en soptunna. För att makulera enstaka orderrad klicka på +. Klicka sedan på den röda ikonen med en soptunna för aktuell rad. Bekräfta borttag genom att klicka på ok.

55 Manual Hamlet 1.6 Sidan 55 av Förbrukningsrapport PNL I Förbrukningsrapport PNL visas historik för PNL. I en Excel-fil redovisas vilka läkemedel som har inlevererats i Hamlet samt hämtats från VNL eller kommit med vätskevagn. Rapporten kan t.ex. användas för att följa upp vilka narkotikaklassade läkemedel som har inlevererats, vilka läkemedel som hämtats i VNL eller hur stor andel tilläggs-, snabb- eller akutordrar som gjorts. Välj Administration sedan Start- och Slut Datum samt Ladda ner rapport.

56 Manual Hamlet 1.6 Sidan 56 av 79 Förvaltning det sjukhus beställande PNL hör till PNL Namn det PNL vars förbrukning redovisas Användare VGRid för den som utfört inleverans eller hämtat artikel från VNL Datum datum för inleverans eller hämtning av artikel Artikel läkemedlets artikelnummer/varunummer Artikel beskrivning läkemedlets namn Beredning läkemedlets beredningsform Styrka läkemedlets styrka Storlek- volym per enhet, t.ex. per ampull, flaska eller påse Frp Storlek antal enheter i förpackningen, t.ex. tabletter, ampuller Antal st antal beställda enheter, t.ex. tabletter, ampuller Kostnad det totala priset för beställd artikel Tjänst anger det beställningssätt som använts, normal, tillägg, snabb eller akut, eller VNL om varan hämtats från VNL Tjänst kostnad total tjänstekostnad för de beställningar som gjorts för artikeln (exkl. eventuell frakt vid akutbeställning) Om flera PNL är knutna till enheten visas dessa i separata flikar i Excel-filen.

57 Manual Hamlet 1.6 Sidan 57 av 79 Kapitel 4 4. Behörighet 4 Med behörighetsnivå fyra ges tillgång till olika funktioner för sortimentsadministration, samt rapporter om lagervärde. Detta kapitel beskriver funktionerna för sortimentsarbete i Hamlet Hantera sortiment Under Hantera sortiment kan sortiment och lagerparametrar läggas in eller ändras.

58 Manual Hamlet 1.6 Sidan 58 av 79 Välj lagerställe (PNL) i rullistan. I samma bild visas två länkar Vätskevagnsetiketter och Information om restnoteringar. Grundinställningen är att det visas 15 rader per sida på denna lista, men det går att välja att visa fler rader per sida. Listan är sorterad på namn, men det går att sortera den på valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubrikerna. Med ett klick sorteras listan stigande och med ytterligare ett klick sorteras listan fallande. Längst ner på sidan kan man bläddra mellan olika delar av listan. Om listan är sorterad alfabetiskt så ser man de tre första bokstäverna i namnen på de artiklar sidan omfattar, annars är sidorna numrerade.

59 Manual Hamlet 1.6 Sidan 59 av 79 Listan över enhetens sortiment har ett antal kolumner: ArtNr - Artikelnummer Namn - Artikelns namn Beredning - Artikelns beredningsform, till exempel tablett eller injektionsvätska Styrka - Artikelns styrka Atc - Artikelns ATC-kod Tillverkare - Artikelns tillverkare Förpackning - Artikelns förpackning Frp. Storlek - Artikelns förpackningsstorlek PM - Plockmultipel. Denna är alltid 1 för varor i PNL. ML - Maxlager; hur många enheter av en artikel (tabletter, flaskor, doser osv) som maximalt får finnas i enhetens lager. BP - Beställningspunkt; När saldo har nått BP eller är lägre än BP skapas en beställning på artikeln till enhetens nästa ordinarie stopptid (beställningsdag). Detta förutsatt att saldouppdatering (inventering) skett. Antalet som beställs styrs av ML. SL - Säkerhetslager; om antalet enheter av artikeln är lägre än säkerhetslagret skapas en beställning på artikeln till närmast kommande stopptid, oftast en snabbeställning. Detta förutsatt att saldouppdatering (inventering) skett. Antalet som beställs styrs av ML. Sort. - Sortiment; A-sortiment är artiklar upphandlade av VGR, B-sortiment är ej upphandlade artiklar som också ingår i VGRs definierade sortiment. C-sortiment är övriga artiklar.

60 Manual Hamlet 1.6 Sidan 60 av 79 Det finns en sökruta för att söka artiklar, dessa kan sökas på varunummer, ATC-kod eller artikelnamn. Efter tre tecken kommer det upp en lista med sökalternativ. Ju fler tecken som anges desto färre sökalternativ. Blåmarkera önskad rad och klicka på den för att söka.

61 Manual Hamlet 1.6 Sidan 61 av 79 En eller flera sökträffar visas. Fyll i ML (maxlager) och BP (beställningspunkt) för den artikel som skall läggas till i sortimentet. Det går även att fylla i SL (säkerhetslager). Skillnaden mellan ML och BP skall alltid vara minst en hel förpackning, dvs om BP är 10 och förpackningen innehåller 100 tabletter, så måste ML vara minst 110. Klicka på Lägg till. Då försvinner listan på sökträffar och ett meddelande om att artikeln lagts till i sortimentet visas. Sökträffarna sorteras med A- och B-sortiment överst, dvs. upphandlade artiklar överst, därefter andra artiklar som ingår i VGRs definierade sortiment. Längst ner hamnar C-sortiment. Knappen Lägg till många kan användas för att lägga till flera artikelnummer vid samma tillfälle t.ex. artikelnummer från en Excelfil.

62 Manual Hamlet 1.6 Sidan 62 av 79 Under sökrutan finns en filtreringsfunktion med fyra rutor med olika färg som går att bocka i eller ur. Alla fyra rutor är förbockade från start. Vit, Normal/Ok - Om denna är förbockad visas artiklar som går att beställa och där lagerparametrarna är korrekt satta. Rosa, Ej beställningsbar artikel - Om denna är förbockad visas artiklar som inte är beställningsbara, men ändå finns i ditt sortiment. Orange, Felaktig beställningspunkt - Artiklar som har en beställningspunkt under noll, och som därför inte kommer att beställas. Gul, Maxlager för litet - Skillnaden mellan beställningspunkt och maxlager är mindre än en hel förpackning. Ej beställningsbar artikel (rosa rad) kan läggas till sortimentet men går inte att beställa förrän artikeln blir tillgänglig igen.

63 Manual Hamlet 1.6 Sidan 63 av 79 För muspekaren över den första kolumnen, ArtNr, för att se artikelns pris. Längst till höger på varje rad kan det finnas upp till fyra symboler, ett kugghjul, ett rött kryss, en grön cirkel och en lila cirkel. Genom att trycka på kugghjulet går det att ändra beställningspunkt, maxlager och säkerhetslager för aktuell artikel. Det går att skriva in information om plats. Det framgår även om en artikel är narkotikaklassad, ljuskänslig eller kylvara.

64 Manual Hamlet 1.6 Sidan 64 av 79 Det finns även en knapp Metadata. Under metadata visas detaljinformation om en artikel. Om en rad har en lila symbol information om läkemedlet. finns uppgifter om restnotering, ersättningsvara eller annan

65 Manual Hamlet 1.6 Sidan 65 av 79 Exempel på information som visas om man klickar på den lila symbolen. Genom att trycka på det röda krysset kan artikeln tas bort från sortimentet. En kontrollfråga visas. Klicka på OK för att bekräfta borttag av artikel. På sidan Sortimentsadministration finns även en länk till Information om restnoteringar.

66 Manual Hamlet 1.6 Sidan 66 av 79 Klickar man på länken Information om restnoteringar visas en lista med aktuella restnoteringar, eventuella ersättningsvaror och kommentar om eventuella andra alternativa varor. Listan är sorterad i bokstavsordning på läkemedelsnamnet. För att söka i listan tryck på tangenterna Ctrl och F. För att visa utbytesinformation om det aktuella läkemedlet, klicka på den gröna symbolen Utbytesinformationen är kopplad till Läkemedelsverkets utbytbarhetslista och ger information om vilka läkemedel som är utbytbara mot varandra. Under denna knapp framgår även eventuell utbytbarhet enligt regional terapigrupp.

67 Manual Hamlet 1.6 Sidan 67 av 79 Exempel på hur utbytesinformationen ser ut. Överst visas eventuell utbytbarhet bedömd av Läkemedelsverket. Nedanför visas eventuella läkemedel inom samma ATC-kod där Läkemedelsverket ej bedömt utbytbarhet. Läkemedlet innehåller samma substans och bedöms vara kliniskt likvärdiga av aktuell regional terapigrupp. A och B ingår i definierat sortiment, övriga läkemedel markeras som C. Listan är sorterad efter definierat sortiment i Hamlet.

68 Manual Hamlet 1.6 Sidan 68 av 79 Den gröna symbolen syns även i vyn när man söker efter artikel som ska läggas till i sortimentet. De läkemedel som inte ska beställas via Hamlet, t.ex. antibiotikamixturer kan inte läggas till i sortimentet. Klicka på Info för att få information om aktuellt beställningssätt och eventuell annan information.

69 Manual Hamlet 1.6 Sidan 69 av Etiketter Under Administration och sedan Etiketter går det att skriva ut etiketter. Om en enhet har flera PNL måste lagerställe väljas under Välj lagerställe, annars är lagerställe redan förvalt.

70 Manual Hamlet 1.6 Sidan 70 av 79 Det finns två flikar under etiketthanteringen Samtliga etiketter och Nya och ändrade artiklar. Under fliken Nya och ändrade artiklar visas endast de artiklar som har ändrats efter senaste utskriften. Det går att sortera artikellistan på samtliga kolumner, klicka på rubriken för att sortera på kolumn. Typ I Typ II Typ III Typ IV

71 Manual Hamlet 1.6 Sidan 71 av 79 Det finns fem typer av etiketter att välja på (plus en kolumn för en sjätte, framtida etikettyp.) Etikettyp I-IV används i PNL, typ V är avsedd för vätskevagnar. Vilken eller vilka typ(er) som väljs beror på hur mycket information som önskas på etiketterna. För utskrift av etikett måste en bock sättas på artikelns rad i kolumnen under skrivarikonen, samt markera med en prick vilken etikettyp som önskas. Olika etikettyper kan väljas för olika artiklar. Vid utskrift av samma etikettyp för samtliga artiklar på listan är det möjligt att klicka på Markera alla under önskad etikettyp. Likaså är det möjligt att klicka på Markera alla under skrivarikonen vid utskrift av etiketter för samtliga listade artiklar. Sortering av etikettutskrift är möjlig på Namn, ATC eller Lagerplats. För att skapa etiketter klicka på Generera etiketter. En PDF-fil per etikettyp skapas. För att skriva ut etiketterna öppna respektive fil.

72 Manual Hamlet 1.6 Sidan 72 av 79 Kapitel 6b 6. Behörighet 6b Den här behörigheten har den som är enhetschef eller motsvarande. Behörigheten möjliggör att administrera behörigheter för personal på enhet Behörighetsnivåer Behörighet 2 Alla sjuksköterskor har automatiskt behörighet 2 via Katalog i Väst (KiV). Därmed skall behörighet 6b ej administrera den här behörigheten Behörigheter som administreras av behörighet 6b Behörighet 3 Behörighet 3 skall ges till läkemedelsansvarig sjuksköterska utan behörighet för sortimentsadministration. Person med behörighet 3 kan bl.a. inventera läkemedel och göra extrabeställning till enheten. Behörighet 4 Behörighet 4 skall ges till läkemedelsansvarig sjuksköterska med behörighet för sortimentsadministration. Person med behörighet 4 kan bl.a inventera läkemedel och göra extrabeställning till enheten samt administrera sortimentet på enheten.

73 Manual Hamlet 1.6 Sidan 73 av Administration av användares behörighet Klicka på Administration och sedan Administration av användare.

74 Manual Hamlet 1.6 Sidan 74 av 79 Användare sorteras enligt bokstavsordning. Leta upp namnet på den person vars behörighet skall ändras. Vid behov klicka på sidbyte längst ner på listan. Om användare saknas på listan ange användarens VGR-id, blåmarkera sökträffen och klicka sedan Koppla användare. Leta sedan upp namnet på listan. När du hittat aktuell användare, klicka på Rättigheter. Knappen Ta bort kan användas för att ta bort användare som t.ex. slutat på enheten.

75 Manual Hamlet 1.6 Sidan 75 av 79 VNL-Roll skall alltid vara Sjuksköterska. Markera vilken behörighet användaren ska ha under Ej medlem. Klicka sedan på >>. För ta bort behörighet: markera vilken behörighet som ska tas bort under Medlem klicka sedan på <<. För att administrera behörighet på ytterligare person, klicka på Användare (markerat i bilden) och upprepa samma procedur.

76 Manual Hamlet 1.6 Sidan 76 av Inlagrat Fliken Inlagrat i Hamlet innehåller information om uttag från VNL, samt extrabeställningar från RGL. Inlagrat återfinns bland flikarna lite längre ner på Hamlets startsida. Inlagrat kan filtreras på olika tidsperioder genom att klicka på de olika perioderna. Informationen kan exporteras till Excel genom att klicka på den gröna Excel-symbolen.

77 Manual Hamlet 1.6 Sidan 77 av 79 Narkotikaklassade läkemedel är rödmarkerade. Genom att bocka i rutan Visa endast narkotikaklassade läkemedel visas endast narkotiska läkemedel. Klicka på + tecknet till vänster i listan för att få detaljerad information om uttag eller extrabeställningar. Uppgifter om mängd, datum, samt användare som gjort uttag, eller utfört inleverans för extrabeställning framgår Förbrukningsrapport PNL I Förbrukningsrapport PNL visas historik för PNL. I en Excel-fil redovisas vilka läkemedel som har inlevererats i Hamlet, artiklar som hämtats från VNL samt kommit med vätskevagn. Rapporten kan t.ex. användas för att följa upp vilka narkotika som har inlevererats, vilka läkemedel som hämtats i VNL eller hur stor andel tillägg, snabb- eller akutordrar som gjorts. Välj Start- och Slutdatum och klicka på Ladda ner rapport.

78 Manual Hamlet 1.6 Sidan 78 av 79 Förvaltning det sjukhus beställande PNL hör till PNL Namn det PNL vars förbrukning redovisas Användare VGRid för den som utfört inleverans eller hämtat artikel från VNL Datum datum för inleverans eller hämtning av artikel Artikel läkemedlets artikelnummer/varunummer Artikel beskrivning läkemedlets namn Beredning läkemedlets beredningsform Styrka läkemedlets styrka Storlek- volym per enhet, t.ex. per ampull, flaska eller påse Frp Storlek antal enheter i förpackningen, t.ex. tabletter, ampuller Antal st antal beställda enheter, t.ex. tabletter, ampuller Kostnad det totala priset för beställd artikel Tjänst anger det beställningssätt som använts, normal, tillägg, snabb eller akut, eller VNL om varan hämtats från VNL Tjänst kostnad total tjänstekostnad för de beställningar som gjorts för artikeln (exklusive eventuell frakt vid akutbeställning) Om det finns flera PNL knutna till enheten visas dessa i separata flikar i Excel-filen.

79 Manual Hamlet 1.6 Sidan 79 av Lagervärde PNL rapport Under Administration och Lagervärde finns ett antal rapporter om lagervärde. I PNL rapport finns beräknat lagervärde för respektive artikel som ingår i det ordinarie sortimentet i aktuellt PNL beräknat utifrån aktuellt registrerat saldo och aktuellt pris. Om enheten har flera PNL visas dessa i separata flikar. Övriga rapporter är avsedda för Sjukhusapoteket VGR