Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Övriga deltagande. Helena Henriksson, kommunsekreterare. Kommunkontoret, Heby 28 februari 2014, kl 08:00

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (42) Plats och tid Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret, Heby kl 10:00-16:20 Beslutande Marie Wilén (C), ordförande David Olsson (M) Carina Schön (S) Anders Pettersson (S) Bengt Löfling (V) Sören Johansson (KD) Anne-Charlotte Mattsson (FP) Jan-Erik Eriksson (C) Dick Pettersson (C) Anne Stockenberg (MP) Kurt-Rickard Lindgren (LP) Ewa Westling-Olzon (M) Jan Andersson (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Övriga deltagande Ewa Westling-Olzon (M) Peter Lund, kommunchef Camilla Winqvist, miljöstrateg Jan-Erik Eriksson (C) 29- Helena Henriksson, kommunsekreterare Anders Larsson, landskapsarkitekt Emilie Jansson (S) Lars Dalén, ekonomichef Katarina Welin, adm.chef 38-43, 49 Åsa Nylander, controller Ola Gustafsson, rektor CLL 48 Annci Åkerblom, CLL 48 Utses att justera Sören Johansson (KD) Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Heby 28 februari 2014, kl 08:00 Sekreterare Ordförande Paragrafer Helena Henriksson Marie Wilén Justerande Sören Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsen Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 28 februari 2014 Datum för anslags nedtagande Helena Henriksson 24 mars 2014

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (42) Ks 29 Revidering av föredragningslistan Extraärende Fixarservice för personer över 75 år.

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (42) Ks 30 Delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut enligt lista 21 januari 17 februari 2014, godkänns. Delegationsbeslut enligt lista 21 januari 17 februari 2014, presenteras.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (42) Ks 31 Meddelanden Redovisning av meddelanden enligt lista 21 januari 17 februari 2014, godkänns. Meddelanden enligt lista, enligt lista 21 januari 17 februari 2014, presenteras.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (42) Ks 32 Dnr 2014/ Månadsrapport, kommunstyrelsen exklusive verksamhetsutskottet Kommunstyrelsen tackar för informationen Månadsrapport, kommunstyrelsen exklusive verksamhetsutskottet, januari 2014 presenteras. Kommunstyrelsen redovisar en helårsprognos på +787 tkr. Förklaringen återfinns inom den gemensamma överförmyndarverksamheten i Uppsala. Prognosen är preliminär utifrån de uppgifter Uppsala kommun meddelat Heby kommun. Beslutsunderlag Månadsrapport, kommunstyrelsen exklusive verksamhetsutskottet, januari 2014, 18 februari 2014, Delges Ekonomichef Ekonom

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (42) Ks 33 Dnr 2014/ Månadsrapport Heby kommun, januari 2014 Kommunstyrelsen tackar för informationen. Månadsrapport Heby kommun, januari 2014 presenteras. Heby kommun redovisar en helårsprognos tkr. Detta är tkr över det budgeterade resultatet på tkr. Avvikelserna återfinns inom kommunstyrelsen och skatter och statsbidrag. Kommunstyrelsen och kommunstyrelsens verksamhetsutskott Kommunstyrelsen redovisar en helårsprognos på tkr. Avvikelserna återfinns inom Kommunstyrelsens egna delar och inom två av Kommunstyrelsens verksamhetsutskotts förvaltningar. Kommunstyrelsens kostnader för den gemensamma överförmyndarverksamheten i Uppsala redovisar ett överskott +787 tkr. Prognosen är preliminär utifrån de uppgifter från Uppsala kommun som meddelats Heby kommun. Central förvaltning Förvaltningens prognostiserade underskott på tkr förklaras av ökade kostnader för kommunens försäkringar som en konsekvens av ny upphandling (-500 tkr). På grund av att införandet av IP-telefoni och bytet av telefonileverantör blev förskjutet till innevarande år kommer dessa kostnader, som tidigare påtalats, att belasta 2014 års resultat, (-1000 tkr). Detta är en förklaring till central förvaltnings positiva resultat bokslut Vård- och omsorgsförvaltningen Förvaltningen redovisar en helårsprognos på tkr. Den negativa prognosen förklaras av att förvaltningens beslutade åtgärdsplan för personalneddragning vid gruppbostad Tegelvägen, inte har genomförts fullt ut (-500 tkr). Åtgärdsplanen, som också innefattar daglig verksamhet vid samma gruppbostad, har inte heller där fått full effekt (-100 tkr). Övertalighetsprocessen i samband med entreprenadupphandlingen av personlig assistans har kraftigt försenats, varför personalkostnaderna ännu inte minskat som planerat (-700 tkr)

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (42) Delges Kommunfullmäktige Samtliga beredningar och nämnder Kommunfullmäktiges revisorer Beslutsunderlag Månadsrapport Heby kommun, januari 2014, 17 februari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen. Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (42) Ks 34 Dnr 2013/ Återrapportering investering gällande IT-utrustning inom barn- och utbildningsförvaltningen Kommunstyrelsen godkänner återrapportering enligt PM, 12 februari 2014 gällande IT-utrustning inom barn- och utbildningsförvaltningen. Kommunstyrelsen gav igångsättningstillstånd för IT-utrustning inom barn och utbildningsförvaltningen i 91 den 14 maj Enligt beslut skulle första återrapportering ske i dec Investeringen är något försenad och återrapporteringen sker till kommunstyrelsen den 8 april. Beslutsunderlag PM, 12 februari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner återrapportering enligt PM, 12 februari 2014 gällande ITutrustning inom barn- och utbildningsförvaltningen. Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Förvaltningschef; barn- och utbildning

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (42) Ks 35 Dnr2013/ Återrapportering investering gällande lekplats 2013 Heby kommun Kommunstyrelsen godkänner återrapportering enligt PM, 10 februari 2014 gällande lekplats Heby kommun Delges Förvaltningschef; samhällsbyggnad Landskapsarkitekten Kommunstyrelsen har tidigare beslutat om att satsa ytterligare kr under 2013/14 på ny lekplats och beviljat igångsättningstillstånd. Under hösten 2013 och början på 2014 har lekplatsen projekterats och ritningar tagits fram. Lekplatsen beräknas byggas under slutet av våren 2014 och början av sommaren. Nästa återrapportering sker under september. Kalkylen är tidigare granskad av ekonomienheten enligt riktlinjer för investeringar i samband med ny och ombyggnation. Platsen som är vald är ett område centralt i Heby, Viktiga aspekter har varit det geografiska läget och platsens utvecklingsmöjligheter. Andra aspekter har varit att finna en plats där inte trafiken varit en säkerhetsrisk. Beslutsunderlag PM, 10 februari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner återrapportering, 10 februari 2014 gällande lekplats Heby kommun. Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (42) Delges Förvaltningschef; samhällsbyggnad Lokalsamordnaren Ks 36 Dnr 2012/ Återrapportering investering gällande Åbygårdarna, ombyggnation för bibliotek, musikskola och medborgarkontor Kommunstyrelsen godkänner återrapportering enligt PM, 12 februari 2014 gällande Åbygårdarna, ombyggnation för bibliotek, musikskola och medborgarkontor. Ombyggnationen av bostadsrätten i Åbygårdarna (Östervåla) för att inrymma medborgarkontor samt musikskola tillsammans med biblioteket är nu färdig, så när som på hissen utvändigt för rullstolsburna som ska på plats i vår. Ansökta pengar för igångsättningstillstånd var kr (Ks 156/2012) plus kr för den extra toalett som var tvungen att byggas för att bygglov skulle kunna ges (Ks 209/2012). Totala summan hittills hamnar på kr, och resterande pengar används till hissen utvändigt. Besparingen som blir för kultur blir ca per år, då den gamla hyran var på kr per år och den nya blir per år. PM, 12 februari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner återrapportering, 12 februari 2014 gällande Åbygårdarna, ombyggnation för bibliotek, musikskola och medborgarkontor. Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (42) Ks 37 Dnr 2013/ Återrapportering av investering i IP-telefoni Kommunstyrelsen godkänner återrapportering enligt PM, 14 februari 2014 för investeringar i IP-telefoni. Kommunstyrelsen godkänner att nästa återrapportering till kommunstyrelsen sker den 3 juni IT-enheten ansökte 2013 om igångsättningstillstånd på tkr för investering i IP-telefoni, vilket kommunstyrelsen beviljade i 80 den 26 april Per den 1 februari 2014 har investeringar i samband med IP-telefoni gjorts med sammanlagt 700 tkr. Projektet är försenat med drygt en månad och anledningen var att projektet hade problem med portering av ett ganska stort antal telefonnummer. Detta är nu åtgärdat och från 21 januari 2014 har all personal inom Heby kommun tillgång till IP-telefoni. I samband med att kommunen införde IP-telefoni bytte man även teleoperatör till Tele 2 som vann upphandlingen. Investeringen beräknas vara fullt genomförd under våren Nästa återrapportering till kommunstyrelsen föreslås därför vara den 3 juni PM, 14 februari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner återrapportering, enlig PM, 14 februari 2014 för investering i IP-telefoni. Kommunstyrelsen godkänner att nästa återrapportering till kommunstyrelsen sker den 3 juni Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Delges Kommunchef IT-samordnare

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (42) Ks 38 Dnr 2013/ Kommunstyrelsens årsredovisning 2013, exklusive verksamhetsutskottet Kommunstyrelsens årsredovisning för år 2013, exklusive verksamhetsutskottet,, antas. Kommunstyrelsens årsredovisning för år 2013 presenteras. Kommunstyrelsen visar ett resultat på Beslutsunderlag Kommunstyrelsens årsredovisning för år 2013, 15 februari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens årsredovisning för år 2013, exklusive verksamhetsutskottet,, antas. Delges Ekonomichef Administrativ chef Administrativ controller Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (42) Ks 39 Dnr 2012/ Förslag till beslut om den politiska organisationen Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar I kommunen ska från och med 1 januari 2015 finnas följande nämnder: en samhällsbyggnadsnämnd, en kultur- och fritidsnämnd, en utbildningsnämnd, en bygg- och miljönämnd, en vård- och omsorgsnämnd samt en valnämnd. Den gemensamma överförmyndarnämnden i Uppsala kommuns organisation bemannas enligt avtal. En demokratiberedning inrättas under kommunfullmäktige från och med 1 januari Arbetsordning för kommunfullmäktige antas enligt förslag,. Reglemente för demokratiberedningen antas enligt förslag,. Reglemente för kommunstyrelsen antas enligt förslag, 25 februari Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden antas enligt förslag,. Reglemente för kultur- och fritidsnämnden antas enligt förslag,. Reglemente för utbildningsnämnden antas enligt förslag, 25 februari Reglemente för bygg- och miljönämnden antas enligt förslag,. Reglemente för vård- och omsorgsnämnden antas enligt förslag.. Kommunfullmäktige beslutade att ge kommunstyrelsen i uppdrag

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (42) att under år 2012 initiera en parlamentarisk grupp med uppdraget att utvärdera den nuvarande politiska organisationen samt föreslå eventuella förändringar inför nästkommande mandatperiod. Kommunstyrelsen gav i juni 2012 följande direktiv för utvärderingen: Den parlamentariska gruppen ska utvärdera den nuvarande politiska organisationen samt föreslå eventuella förändringar inför nästkommande mandatperiod. Den ska ta i beaktande de utmaningar kommunen behöver möta framöver och, utifrån resultatet, utvärdera huruvida den nuvarande politiska organisationen kan möta dessa eller om förändringar behöver göras. Utvärderingen och de eventuella förändringsförslagen ska särskilt beakta o Tydlighet mellan de olika politiska organen vad avser ansvarsfördelning o Tydlighet och effektivitet i den ekonomiska och verksamhetsmässiga styrningen samt uppföljning av ekonomi, verksamhet och dess kvalitet o Tydlighet mellan politik och förvaltning vad avser ansvarsfördelning o Möjlighet till konkurrensneutralitet o Effektivitet i beslutsfattandet o Möjlighet till helhetssyn av det totala kommunala ansvaret Utvärderingen ska också beakta förslaget om att minska antalet ledamöter och ersättare i fullmäktige utifrån fullmäktiges beslut i april 2011 med anledning av Kurt Rickard Lindgrens motion. Kostnadsberäkningar med anledning av eventuella ändringsförslag ska redovisas i utredningen. Om förändringar i den politiska organisationen föreslås ska den parlamentariska gruppen även lämna förslag till nya reglementen. Den parlamentariska gruppen ska även göra en översyn av arvoden till förtroendevalda.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (42) Den parlamentariska gruppen påbörjade sitt arbete i oktober 2012 och avlämnar sin rapport till kommunstyrelsen för beredning till kommunfullmäktige. Ärendet behandlades av kommunstyrelsen 5 november Kommunstyrelsen beslutade då, 220, att ge kommunstyrelsens presidium i uppdrag att ytterligare utreda återstående frågeställningar till kommunstyrelsens sammanträde 3 december Kommunstyrelsens presidium har lämnat förslag till uppdrag för demokratiutskottet. Vad avser organisationen av socialnämndens ansvar har presidiet inte tagit ställning. Med anledning av kommande ändringar i kommunallagen rörande bland annat partistöd och fullmäktigepresidiets roll så bör förslagen till kommunfullmäktiges arbetsordning samt reglemente för partistöd revideras för att anpassas till den nya lagändringen som föreslås träda i kraft 1 februari Kommunfullmäktige 174, 17 december 2014 beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen för ytterligare beredning. Beslutsunderlag Förslag till beslut, odaterat Förslag till Reglemente för utbildningsnämndens reglemente, odaterat PM, 10 januari Arbetsordning för kommunfullmäktige, 18 december Reglemente för demokratiberedningen, 27 januari Reglemente för kommunstyrelsen, 17 december Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden, 17 december Reglemente för kultur- och fritidsnämnden, 3 oktober Reglemente för utbildningsnämnden, 13 februari Reglemente för bygg- och miljönämnden, 3 oktober Reglemente för vård- och omsorgsnämnden (förslag en nämnd inom socialtjänstområdet), 3 februari Reglemente för socialnämnden (förslag två nämnder inom socialtjänstområdet), 3 oktober Reglemente för vård- och omsorgsnämnden (förslag två nämnder inom socialtjänstområdet), 3 oktober 2013 Kf 174, 17 december 2013

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (42) Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta I kommunen ska från och med 1 januari 2015 finnas följande nämnder: en samhällsbyggnadsnämnd, en kultur- och fritidsnämnd, en utbildningsnämnd, en bygg- och miljönämnd, en vård- och omsorgsnämnd samt en valnämnd. Den gemensamma överförmyndarnämnden i Uppsala kommuns organisation bemannas enligt avtal. En demokratiberedning inrättas under kommunfullmäktige från och med 1 januari Arbetsordning för kommunfullmäktige antas enligt förslag,. Reglemente för demokratiberedningen antas enligt förslag,. Reglemente för kommunstyrelsen antas enligt förslag, 25 februari Reglemente för samhällsbyggnadsnämnden antas enligt förslag,. Reglemente för kultur- och fritidsnämnden antas enligt förslag,. Reglemente för utbildningsnämnden antas enligt förslag, 25 februari Reglemente för bygg- och miljönämnden antas enligt förslag,. Sören Johansson (KD) med bifall av Marie Wilén (C): Reglemente för vård- och omsorgsnämnden antas enligt förslag,. Förslagsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget. Ordförande ställer Sören Johanssons förslag mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (42) Deltar ej i beslut Carina Schön (S), Anders Pettersson (S), Jan Andersson och Bengt Löfling (V) avstår från att delta i beslutet. Reservation Anne-Charlotte Mattsson (FP) reserverar sig mot beslutet.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (42) Ks 40 Dnr 2014/ Reglemente för partistöd Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar Reglemente för partistöd, förslag 27 januari 2014, antas. Ändringar i Kommunallagen (1991:900) har trätt i kraft 1 februari Bland annat gäller det regler om partistödet. Syftet med ändringarna är att stärka den kommunala demokratin. Enligt de nya reglerna bör ändringar i reglementet för partistöd göras. Reglementet bör reglera hur partistödet ska fördelas med avseende på om mandat är besatta eller inte och om redovisning och granskning av partistödet Beslutsunderlag PM, 13 februari 2014 Reglemente för partistöd, förslag 27 januari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsens föreslår kommunfullmäktige besluta Reglemente för partistöd, förslag 27 januari 2014, antas. Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (42) Ks 41 Dnr 2011/ Kommunens kvalitet i korthet Delges Samtliga nämnder och beredningar Resultatet i Kommunens Kvalitet i Korthet ska tas i beaktande vid formulering av effektmål för Undersökningen Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) görs av Sveriges kommuner och landsting (SKL) med syftet att kommuninvånarna skall få information om kvaliteten på den service som kommunen tillhandahåller, att kommunen vill föra en dialog kring resultat med kommuninvånarna samt använda måtten som en del i styrningen och verksamhetsutvecklingen Heby kommun har deltagit i undersökningen sedan år 2010 och är en av 220 medverkande kommuner. KKiK tittar på tillgänglighet, trygghetsaspekter, delaktighet och information samt effektivitet och kommunen som samhällsutvecklare. Resultat från Kommunens kvalitet i korthet presenteras och visar att starka sidor för Heby kommun är Trygghet Genomsnittlig väntetid till plats på särskilt boende Nöjdhet med särskilt boende Kostnad hemtjänst Service LSS Nationella prov åk 6 KKiK visar även att utvecklingsområden kommunen är Tillgänglighet och bemötande, telefon och e-post Väntetid försörjningsstöd Resultat nationella prov åk 3 Kostnad särskilt boende Sjukpenningtal Nöjd-Region-Index Förslag Marie Wilén (C): Resultatet i Kommunens Kvalitet i Korthet ska tas i beaktande vid formulering av effektmål för Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (42) Ks 42 Dnr 2014/ Omvärldsanalys för Heby kommun Kommunstyrelsen tackar för informationen och konstaterar att det är förvaltningens omvärldsanalys. Förvaltningen överlämnar sin omvärldsanalys, som utgör en revidering och bearbetning av förra årets omvärldsanalys. Den ska ge en övergripande bild av hur olika företeelser i vår omvärld kan påverka den kommunala verksamheten och är beskriven utifrån professionens perspektiv. Beslutsunderlag Omvärldsanalys för Heby kommun, 7 januari 2014 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen tackar för informationen och konstaterar att det är förvaltningens omvärldsanalys. Delges Administrativ chef Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (42) Ks 43 Dnr 2014/ Inriktningar 2015, kommunstyrelsen Kommunstyrelsen diskuterar inriktningarna för 2014 och beslutar om dessa vid nästkommande sammanträde den 8 april För år 2014 finns 12 inriktningar i kommunen. Kommunfullmäktiges övergripande inriktningar är: - Heby kommun ska vara en trygg och säker kommun. - Heby kommun ska tillhandahålla tjänster av god kvalitet med möjlighet till delaktighet, inflytande och valfrihet. - Heby kommun ska ha en god ekonomisk hushållning med hållbar utveckling. - Heby kommun ska vara en attraktiv kommun för medborgare, företagare och anställda att leva och verka i. Kommunstyrelsen har att föreslå inriktningar för Beslutsunderlag Inriktningar 2014,odaterat Kf 48, 23 april 2013 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen diskuterar inriktningarna för 2014 och beslutar om dessa vid nästkommande sammanträde den 8 april Delges Administrativ chef Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 (42) Ks 44 Dnr 2012/ Kommunstyrelsens internkontroll investeringar Kommunstyrelsen godkänner den interna kontrollen som är genomförd när det gäller investeringar enligt PM den 11 februari Kommunstyrelsen konstaterar att inga allvarligare brister har konstaterats i den interna kontrollen som genomförts enligt PM den 11 februari Förvaltningen får i uppdrag att åtgärda de mindre brister som redogörs för i PM den 11 februari Förvaltningen får i uppdrag att säkerställa att aktuella riktlinjer för igångsättningstillstånd för investeringar efterlevs och att återrapportering till kommunstyrelsen fungerar i enlighet med riktlinjerna. Förvaltningen får i uppdrag att presentera ett förslag på hur igångsättningstillstånd och upphandlingar kan hanteras på ett för kommunen kostnadseffektivt sätt. Förslaget presenteras på kommunstyrelsens sammanträde den 8 april Den 11 oktober 2012 i 180 beslutade kommunstyrelsen i sin kontrollplan för 2013 att genomföra en intern kontroll av pågående investeringar för att säkerställa att aktuella riktlinjer för igångsättningstillstånds följs. Detta är den andra av två kontroller som genomförts under En delrapport daterad 6 september 2013 lämnades till kommunstyrelsens sammanträde den 24 september Delrapporten resulterade bland annat i att kommunstyrelsen beslutade att uppdatera riktlinjerna för igångsättningstillstånd den 15 oktober ( 94) Se bilaga 1. svis kan konstateras att inga allvarliga brister har upptäckts i den interna kontrollen men ett antal mindre. Riktlinjerna för igångsättningstillstånd har följts till största delar men det som genomgående fortfarande inte fungerar är återrapporteringen till kommunstyrelsen. Detta påtalades i den första delårsrapporten men fungerar fortfarande inte. Förvaltningen bör skapa rutiner för att säkerställa att återrapporteringen till kommunstyrelsen sker enligt riktlinjerna. En annan brist som påtalades i den första delrapporten är

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 (42) Delges + bilaga Samtliga beredningar, nämnder och utskott Kommunfullmäktiges revisorer Samtliga förvaltningschefer Ekonomichef Controller svårigheten att följa investeringarna i styrande rapporter såsom i budget och utfallsrapporter samt i beslut om igångsättningstillstånd. Här har ett förbättringsarbete påbörjats i förvaltningen och utfallsrapporteringen har förbättrats. Från budget 2015 kommer investeringar fullt ut att rapporteras enhetligt. Positivt är att den ekonomiska kalkyleringen har utvecklats och genomgående används för investeringar under Beslutsunderlag PM, 11 februari 2014 Riktlinjer för igångsättningstillstånd i samband med investeringar Internkontroll investeringar Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner den interna kontrollen som är genomförd när det gäller investeringar enligt PM den 11 februari Kommunstyrelsen konstaterar att inga allvarligare brister har konstaterats i den interna kontrollen som genomförts enligt PM den 11 februari Förvaltningen får i uppdrag att åtgärda de mindre brister som redogörs för i PM den 11 februari Förvaltningen får i uppdrag att säkerställa att aktuella riktlinjer för igångsättningstillstånd för investeringar efterlevs och att återrapportering till kommunstyrelsen fungerar i enlighet med riktlinjerna. Förvaltningen får i uppdrag att presentera ett förslag på hur igångsättningstillstånd och upphandlingar kan hanteras på ett för kommunen kostnadseffektivt sätt. Förslaget presenteras på kommunstyrelsens sammanträde den 8 april Förslagsordning. Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24 (42) Ks 45 Dnr 2012/ Kommunstyrelsens internkontroll arvodering till förtroendevalda Kommunstyrelsen godkänner den interna kontroll som är genomförd när det gäller arvodering till förtroendevalda enligt PM den 5 februari Kommunstyrelsen konstaterar att inga allvarligare brister har konstaterats i den interna kontrollen som genomförts enligt PM den 5 februari Förvaltningen får i uppdrag att uppmärksamma och/eller åtgärda de brister som har konstaterats enligt PM den 5 februari Kommunstyrelsen konstaterar att den parlamentariska gruppen i samband med att man ser över den politiska organisationen också har i uppdrag att se över reglementet för ersättning till förtroendevalda. Den parlamentariska gruppen ska då ta hänsyn till det framkommit i kommunstyrelsens internkontroll enligt PM den 5 februari Kommunstyrelsen har i sin kontrollplan för 2013 beslutat att genomföra intern kontroll när det gäller arvodering av förtroendevalda. För att få en intern kontroll som omfattar alla förtroendevalda har två månader under 2013 valts ut slummässigt. Dessa är april och oktober månad. En delrapport daterad 20 augusti 2013 lämnades till kommunstyrelsen sammanträde den 24 september I den genomförda interna kontrollen har inga allvarliga brister konstaterats. Det finns dock ett antal mindre brister som, om dessa inte åtgärdas, kan leda till större brister i den interna kontrollen. Aktuellt reglemente för arvodering till förtroendevalda är tydligt men bör kompletteras bland annat när det gäller reglerna kring ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Det är också i samband med ersättningen för förlorad arbetsförtjänst som det föreligger störst risk för felaktigheter. Ansvaret hos de som attesterar tjänstgöringsrapporterna behöver också tydliggöras. Efter genomförd internkontroll föreslås följande: Reglementet uppdateras med:

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25 (42) Delges Administrativa chefen Kommunfullmäktiges revisorer o Att intyg från arbetsgivaren ska lämnas in årligen för ledamöter som begär ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Motsvarande gäller för ledamöter med eget företag. o Att reglementet förtydligas för hur lång tid en ledamot kan begära ersättning för förlorad arbetsförtjänst. o Att ledamöter som begär ersättning för förlorad arbetsförtjänst skriver under en sanningsförsäkran i samband med att man fyller i tjänstgöringsrapporten. o Att den förtroendevalde som får arvode även får ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Personalenheten skickar tillbaka tjänstgöringsrapporter som inte är riktigt attesterade eller ofullständigt ifyllda. Ansvaret tydliggörs för de som attesterar tjänstgöringsrapporterna. Beslutsunderlag PM, 5 februari 2014 Reglemente för ersättning till förtroendevalda HebyFS 2006:09 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen godkänner den interna kontroll som är genomförd när det gäller arvodering till förtroendevalda enligt PM den 5 februari Kommunstyrelsen konstaterar att inga allvarligare brister har konstaterats i den interna kontrollen som genomförts enligt PM den 5 februari Förvaltningen får i uppdrag att uppmärksamma och/eller åtgärda de brister som har konstaterats enligt PM den 5 februari Kommunstyrelsen konstaterar att den parlamentariska gruppen i samband med att man ser över den politiska organisationen också har i uppdrag att se över reglementet för ersättning till förtroendevalda. Den parlamentariska gruppen ska då ta hänsyn till det framkommit i kommunstyrelsens internkontroll enligt PM den 5 februari Förslagsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att kommunstyrelsen bifaller förslaget.

26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 26 (42) Ordförande i den parlamentariska gruppen Controller

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 27 (42) Ks 46 Dnr 2011/ Plan för mångfald och valfrihet Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktige beslutar Plan för mångfald och valfrihet (HebyFS 2012:08) beslutad av kommunfullmäktige i 74 den 20 juni 2012 ska vara oförändrad. Kommunstyrelsen får i uppdrag att revidera riktlinjer för utmanarrätt i syfte att säkerställa konkurrensneutral hantering av utmaningar i enlighet med gällande regelverk. Kommunfullmäktige beslutade i 153 den 25 november 2013 att ärendet angående revidering av plan för mångfald och valfrihet (HebyFS 2012:08)) återremitteras till referensgruppen för ytterligare beredning vad gäller upphandling och kommunal regi. Referensgruppen har därefter diskuterat ärendet ytterligare och föreslår att nuvarande skrivning i Plan för mångfald och valfrihet kvarstår: Om utmaningen leder till en upphandling bör den egna verksamheten vara med och i möjligaste mån lämna anbud. Konkurrensneutraliteten i samband med inkomna utmaningar stärks istället genom att riktlinjer för utmanarrätt kompletteras med att det anbudspris som den egna regin lämnar ska baseras på befintlig budget, eventuella kostnadsreduceringar ska redovisas tydligt och verifieras i anbudet. Beslutsunderlag PM, 14 februari 2014 Plan för mångfald och valfrihet HebyFS 2012:08 Kf 153, 25 november 2013 Förslag Marie Wilén (C): Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige beslutar Plan för mångfald och valfrihet (HebyFS 2012:08) beslutad av kommunfullmäktige i 74 den 20 juni 2012 ska vara oförändrad.

28 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 28 (42) Kommunstyrelsen får i uppdrag att revidera riktlinjer för utmanarrätt i syfte att säkerställa konkurrensneutral hantering av utmaningar i enlighet med gällande regelverk. Carina Schön (S): Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta Avsnittet Utmanarrätt i Plan för mångfald och valfrihet (HebyFS 2012:08) beslutad av kommunfullmäktige i 74 den 20 juni 2012, utgår. Avslag till punkten Kommunstyrelsen får i uppdrag att revidera riktlinjer för utmanarrätt i syfte att säkerställa konkurrensneutral hantering av utmaningar i enlighet med gällande regelverk. Förslagsordning Ordförande ställer första punkten i det egna förslaget mot Carina Schöns förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Ordförande ställer därefter andra punkten i det egna förslaget mot Carina Schöns förslag och finner att kommunstyrelsen bifaller det egna förslaget. Reservation Carina Schön (S), Anders Pettersson (S), Jan Andersson (S) och Bengt Löfling (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för Carina Schöns förslag.