Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound Checklista

Transkript

1 Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound Checklista Under anmälningsförfarandet får du en rad frågor om uppgifter du kanske inte känner till. Innan du anmäler dig bör du läsa följande information och se till att du har alla uppgifter som krävs. Fakturera kostnaderna för tjänsten till följande UPS-kundnummer: Postnummer som är kopplat till kundnumret: Finns det en företagsadministratör för kundnumret? UPS-kundnummer för information om utgående paket: Postnummer som är kopplat till kundnumret: Finns det en företagsadministratör för kundnumret? (fyll i uppgifterna fler gånger om det behövs) Anmälan till valt servicealternativ (välj ett alternativ): Outbound-avisering Leveransavisering Undantagsavisering Filformat (välj ett) Textfil CSV-fil XML Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound 1 av 5

2 Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound Mer information Quantum View Outbound ger detaljerad information om utgående sändningar. Anmälan går fortare och är enklare om du har de uppgifter som behövs till hands och om du är införstådd med anmälningsförfarandet. Det här dokumentet innehåller följande avsnitt: Establish or Identify the Corporate Administrator Get Ready for the Subscription Process How to Sign Up for Quantum View Outbound Utse eller identifiera företagsadministratören Prenumerationen på Quantum View Outbound måste faktureras till ett UPS-kundnummer. Av säkerhetsskäl måste det finnas en företagsadministratör för både det UPS-kundnummer som prenumerationen faktureras till samt de UPS-kundnummer som används för sökning efter utgående sändningar. Företagsadministratören bestämmer om du har behörighet att läsa informationen om dessa kundnummer och fakturera till dem. Företagsadministratören utses med hjälp av UPS-administration som nås från MIN UPS.COM. Om du vill veta om det redan finns en företagsadministratör för kundnumret kan du göra något av följande: Begär att bli en företagsadministratör via UPS-administration. Om det redan finns en sådan finns den uppgiften i den detaljerade informationen om prenumerationen. Fortsätt med nästa steg i anmälan till Quantum View Outbound. Om det inte finns en företagsadministratör framgår det när du sänder kundnumret för fakturering av tjänsten samt kundnumren som används i prenumerationen. Det går inte att slutföra prenumerationsanmälan till Quantum View Outbound förrän än företagsadministratör har utsetts. Det måste finnas en företagsadministratör både för det UPS-kundnummer som används för fakturering och de kundnummer som används i prenumerationen. Om det finns en företagsadministratör för UPS-kundnumren som används i prenumerationen på Quantum View Outbound, sänds begäran om fakturering och kontoinformation automatiskt under prenumerationsprocessen. Det kan ta upp till 10 arbetsdagar att utse en företagsadministratör via de online- och offlinerutiner som krävs. Om du vill bli företagsadministratör för UPS-kundnumret kan du begära administrativ behörighet via UPS-administration. Prenumerationsförberedelser Under anmälningsförfarandet får du en rad frågor om uppgifter du kanske inte känner till. Läs följande lista och se till att du har alla uppgifter som krävs innan du börjar. Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound 2 av 5

3 Ett UPS-kundnummer för fakturering av tjänsten Ange det UPS-kundnummer som tjänsten Quantum View Outbound ska faktureras till samt postnummer för kundnumrets upphämtningsadress. UPS-kundnummer som ska användas vid sökning efter utgående paket Ange det UPS-kundnummer som du vill ha information om utgående paket för samt postnummer för upphämtningsadresser för de kundnumren. Servicealternativ Välj det servicealternativ för Quantum View Outbound som du vill prenumerera på. Tänk efter hur du vill använda informationen. Behöver du detaljerad leveransinformation för varje paket eller endast de paket som inte levereras på utsatt leveransdag? Outbound-avisering - Fullständig information om utgående paket. Innehåller uppdaterad status för leveransen med sändningsdatum, undantag och leveransdetaljer. Du kan även lägga till uppgifter för ett fullständigt manifest. Leveransavisering - Ger detaljerade uppgifter om leveranser och manifestinformation med uppgift om sändningsdatum, datum och tid för leverans, referensnummer, fullständig leveransadress, uppgift om vem som har signerat leveransen, mottaget COD-belopp och annan värdefull leveransinformation. Du kan även lägga till information om ursprung och uppgifter om manifest. Obs! Leveransavisering innehåller inte signaturer eller undantagsuppdateringar. Undantagsavisering Ger information om paket som inte levereras på utsatt datum. Innehåller undantagsstatus samt nytt planerat leveransdatum. Den här tjänsten ger begränsad manifestinformation. Välj filformat Du kan få Quantum View -information i CSV-, text- eller XML-format. Välj ett filformat som är lätthanterligt och som går enkelt att importera till vanliga datorprogram eller importera och integrera informationen direkt till de interna systemen. CSV - CSV (Comma Separated Value) -filerinnehåller tabelldata med rena textrader där värdet i varje cell avskiljs med ett kommatecken och där alla rader i tabellen motsvaras av en ny rad. Det är enkelt att importera en CSV-fil till Microsoft Access och Excel.Det här formatet är lättast att använda i importguiderna i vanliga program, t.ex. Excel. Textfiler - Textfiler innehåller text utan formatering, struktur eller märkord. De tar i allmänhet mindre plats än filer som innehåller formaterad text och kan användas i Oracle, SQL, Lotus och andra databasprogram. Om du behöver hjälp att använda textfiler kan du hämta information om textfiler. Varje post i filen har ett bestämt antal tecken. Varje tecken motsvarar ett visst dataelement. Om tecknen 1-6 är sändningsnummer (123456) och 7-8 är stat (NC), ser Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound 3 av 5

4 posten i filen ut så här: NC. Fält som inte har fyllts i inom en post visas med blanktecken i filen. XML XML (Extensible Markup Language) är ett flexibelt format som kan användas på webben och i intranät. Med hjälp av XML kan du skapa standardmetoder för beskrivning av innehållet. Informationen kan användas på många plattformar. I XML används märkord för att avgränsa data. Hur märkningen visas beror på vilket program XML-filen visas i. XML kan med fördel användas för att visa informationen i vanliga program i enskilda datorer eller program i lokala nätverk, t.ex. Microsoft Excel, Access, Oracle, SQL, Lotus eller andra databasprogram men även i företagssystem. Automatisera hämtningsprocessen för XML-filer med hjälp av UPS OnLine Tools File Download för Quantum View TM. Med det här XML-verktyget kan du hämta Quantum View-information och direkt importera det till dataprogrammen i systemen. Aviseringar Bestäm vilka e-postaviseringar du vill ha. Det finns två typer av aviseringar i Quantum View Outbound till din hjälp. Avisering vid godkännande/avvisande - Vill du ha e-postaviseringar när prenumerationsförfrågningarna för Quantum View Outbound godkänns eller avvisas? Om du önskar det kan du beställa den här funktionen i MIN UPS.COM-profil eller göra det i prenumerationsprocessen. Avisering om filer för nedladdning - Vill du ha e-postavisering när nya Quantum View Outbound-filer finns tillgängliga för hämtning? Om du önskar det kan du välja den här funktionen under filinställningarna i prenumerationsprocessen eller lägga till funktionen senare under prenumerationsdetaljerna i översikten för Quantum View. Obs! Om du får många paket kan det generera 24 e-postmeddelanden om dagen (ett per timme). Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound 4 av 5

5 Så här anmäler du dig till Quantum View Outbound När du vet att det finns en företagsadministratör, har samlat in den information som behövs och fattat de beslut som krävs kan du prenumerera på Quantum View Outbound. Det här avsnittet ger en översikt över stegen i processen. Det förutsätts att det finns en företagsadministratör för UPSkundnumren enligt beskrivningen ovan. 1. Logga in på MIN UPS.COM och välj Quantum View Outbound från UPS Visibility Services. 2. Välj Anmäla sig. 3. Granska uppgifterna i profilen och ändra dem vid behov. Om du vill ha e-postaviseringar när prenumerationsförfrågningar godkänns eller avvisas kan du välja den tjänsten genom att ändra profilen här. 4. Ange uppgifterna för prenumerationen. Ge prenumerationen ett namn, välj servicealternativ och upprätta ett kundnummer för fakturering. Obs! Prenumerationsnamnet är valfritt och kan vara till hjälp när du ska skilja prenumerationer åt. Om du anger ett kundnummer för fakturering (i stället för att välja ett i listrutan) måste du även ange det postnummer som är kopplat till upphämtningsadressen för det kundnumret. 5. Välj den administratör som du vill sända förfrågan om faktureringsbehörighet för ett UPSkundnummer till. 6. Lägg till de UPS-kundnummer som du vill ha information om utgående leveranser för. Du behöver kundnumret och det postnummer som är kopplat med upphämtningsadressen för varje kundnummer. 7. Välj den administratör som du vill sända begäran om åtkomst till sändningsinformation för varje kundnummer till. Du behöver behörighet från en företagsadministratör eller någon annan administratör för varje kundnummer som ingår i prenumerationen (såvida du inte själv är administratör för kundnumret). 8. Välj inställningar för filer. Vilket filformat ska användas vid nedladdning av information? 9. Kontrollera prenumerationsuppgifterna och sänd informationen. 10. När du har sänt uppgifterna måste du vänta till dess administratörerna godkänner förfrågan. Om du har valt e-postavisering sänds ett e-postmeddelande om godkännande eller avvisande. Om du inte har det kan du kontrollera status för förfrågan i sammanfattningen för Quantum View. Det finns ingen tidsgräns för svar på förfrågningar från företagsadministratörer. Anteckna namnet på administratören för uppföljning om det dröjer innan förfrågan godkänns. 11. När förfrågan har godkänts kan du aktivera prenumerationen i sammanfattningen för Quantum View. Obs! Om du själv är administratör för angivet kundnummer som du vill ha information om, kan du aktivera prenumerationen omedelbart när anmälningsprocessen för Quantum View Outbound är slutförd. Innan du anmäler dig till Quantum View Outbound 5 av 5