Intramanual. Staden Jakobstad

Transkript

1 Intramanual Staden Jakobstad

2 Innehåll Inledning Webbadress och hur jag hittar till Intra Inloggning Språk Byte av språk Smulstigen Startsida Länkar Cirkulär Materialbank Word, Exel och Powerpoint som webbversioner Dokumenthantering Projekt och Arbetsgrupper Sidansvariga och uppdateringsdatum Sökfunktion H:\Intra\Manual\Manualen\Innehåll.docx

3 Inledning Välkommen till nya Intra! Intra är ett nytt gemensamt nät för Staden Jakobstads personal. Nya intra innehåller all intern information från Staden Jakobstads hemsida samt från social- och hälsovårdsverkets portal. Men här finns inte bara "gammal information", Intra ger oss också många nya funktioner såsom dokumenthantering, Wikibibliotek, cirkulärhantering, projektsidor, arbetsytor, kalendrar, diskussionsforum, enkäter, olika bibliotek, bloggar och egna sidor. Till att börja med öppnas endast personaladministrationens sidor H:\Intra\Manual\Manualen\Inledning.docx

4 Intras webbadress och hur jag hittar till Intra? Intras webbadress Från stadens sida Välj Intra i vänstra kanten Intra kommer också att bli din startsida på Internet Från Social- och hälsovårdsverkets portal Logga in till portalen Välj Intra i rutan Office365 Tips inom sochv! Sätt e-post- och Intrainloggningarna som flikar till din bläddrare Tools -> Internet Options Skriv in adresserna i Home page rutan Ok Stäng bläddraren och öppna på nytt = 3 flikar Alternativ Sätt sidan som favorit Favorites -> Add to favorites -> Add

5 Navigering från e-post till Intra Välj Webbplatser Välj Intra Navigering från Intra till e-post Välj Outlook H:\Intra\Manual\Manualen\Webbadress.docx

6 Inloggning till Intra Gå till Intra-adressen Inloggningsrutan öppnas Logga in med samma användar-id som till din e-post Du omdirigeras till följande ruta Skriv samma lösenord som till din e-post Klicka Logga in Vänta tills Intra öppnas H:\Intra\Manual\Manualen\Inloggning.docx

7 Språket i Intra Intra finns på båda språken. Intra innehåller sidor och webbplatser (mera avancerade funktioner) där språken är åtskilda i två versioner. För att läsa texten på det andra språket krävs ett språkbyte i bläddrarens inställningar. Eftersom grunden är på finska är den finska versionen något snabbare än den svenska. Materialbanken, Cirkulär samt en del andra funktioner är tvåspråkiga. Krävs inget språkbyte. Se följande anvisning Byte av språk i Intra Se anvisningar för Materialbanken och Cirkulär Alla rubriker finns på båda språken, men fungerar inte 100 %, trots att språket valts i bläddraren. Fast du har valt svenska som språk kan en del rubriker vara på finska och tvärtom En del länkar har gjorts på båda språken Rubriker för webbplatser är översatta, men kan ändå visas på det andra språket Rubriker för sidor är tvåspråkiga H:\Intra\Manual\Manualen\Språket i Intra.docx

8 Byte av språk i nya Intra Kielen vaihto uudessa Intrassa Adress till nya intra Byt språk här

9 Markera önskat språk Move up Ok Uppdatera sidan Klart Ifall språket inte finns Add Sök på listan: Finnish (Finland) [fi-fi] för finska Swedish (Finland) [sv-fi] för svenska Ok sen enligt ovanstående

10 Smulstigen - Murupolku Vet inte rätt benämning på svenska, men i denna manual kallar jag funktionen för smulstigen. Frågan om en navigeringsstig bakåt. Smulorna syftar på sagan Hans och Greta som slängde smulor längs stigen för hitta tillbaka. Smulstigen visas bakom en liten ruta med pil Klicka på rutan varvid smulstigen öppnas. Smulstigen visar varifrån du kommit till sidan du befinner dig på. Klicka på den sida du vill gå till. Navigering bakåt via pilen uppe i bläddrarens vänstra hörn fungerar inte 100 %. Kan ge felmeddelande. Använd därför sharepoints egen smulstig enligt ovan H:\Intra\Manual\Manualen\Murupolku.docx

11 Intras startsida Ditt namn eller bild Kugghjulet visar funktioner enligt dina rättigheter Frågetecken = Hjälp Staden Jakobstads olika områden. Vid öppningen publiceras Personalförvaltningen. Koncernförvaltning, Social- och hälsovårdsverket, Centralen för tekniska tjänster och Bildningstjänster publiceras senare. Materialbank = dokumentarkiv dit alla dokument laddas. Projektgrupper = sidor för olika projekt med all dokumentering på ett ställe såsom projektplan, dokument, kalender m.m. Arbetsgrupper = sidor för olika arbetsgrupper. Som Projektgrupper, men projekt är kanske mera tillfälliga. Gömmer rubriker i vänstra kanten och upptill - klicka en gång till för att visa på nytt Sökfunktion på alla sidor och mappar - från startsidan: söker i hela Intra - från andra sidor eller mappar: söker på den sidan eller i den mappen Viktiga anvisningar, gemensamma för all personal Snabblänkar till webbprogram, gemensamma för all personal Aktuellt listar aktuella ärenden, som inte publiceras under cirkulär Cirkulär från personaladministration och koncernförvaltningen - 10 senaste visas på startsidan - klicka på länkarna för att läsa mera - klicka på rubrikerna för att se alla cirkulär från respektive område - eller klicka på Cirkulär uppe i menyn för att se alla cirkulär - cirkulär från övriga områden kommer att finnas på respektive områdes startsida, men publiceras inte än Kommande evenemang listar olika evenemang - rubriken leder till en kalender - klicka på länk för att läsa mera - här publiceras bl.a. personalföreningens evenemang

12 Användarforum för tips, önskemål och felanmälningar - skriv i rutan Kommande utbildningstillfällen - rubriken leder till en kalender - klicka på länk för att läsa mera Månadens bild - Fotoklubben Malm publicerar ett foto/månad H:\Intra\Manual\Startsida.docx Sidfot längst ned - kontaktuppgifter - länkar till stadens sida, sochvportalen samt grannkommunern a - diverse länkar

13 Länkar Länkar öppnas lite olika Länken har öppnats på samma flik som Intra = du har Intra där bakom Backa genom att använda smulstigen Länken har öppnats på en ny flik = du har intra på en flik och länken på en annan Stäng länken genom att klicka på flikens kryss Öppna länken i ett nytt fönster: - hö-klicka på länken - välj Open in new window Länken öppnas I ett nytt fönster ovanpå Intra. Klicka på fönstrets kryss för att stänga Öppna dokument i Materialbanken i ett nytt fönster: - hö-klicka på dokumentet - välj Open in new window H:\Intra\Manual\Manualen\Länkar.docx

14 Cirkulär Personaladministrationens och Koncernförvaltningens cirkulär finns på startsidan. Cirkulär från övriga områden publiceras på respektive områdes startsida sen de öppnas Allas cirkulär per område finns samlade under rubriken Cirkulär. Välj I kronologisk ordning ifall du vill lista alla cirkulär i tidsföljd Ifall du väljer Cirkulär listas våra områden som länkar till cirkulären Också härifrån kan du välja I kronologisk ordning

15 I kronologisk ordning listar cirkulären från alla områden i tidsföljd I vänstra kanten finns våra områden som länkar Klicka på textlänk för att läsa mera Du kan ev. gilla Du kan kommentera ifall du öppnar cirkuläret via rubriken Cirkulär som öppnats via rubriken Ifall texten är skriven i ett skilt dokument finns en länk att klicka på - på svenska för svenskt dokument och på finska för finskt dokument Längst ner finns en ruta för kommentarer. Skriv i rutan ifall du vill kommentera Du kan ev. gilla

16 Cirkulär som öppnats per område Sortering via rubriker Öppna genom att klicka på länkarna Du kan ev. gilla H:\Intra\Manual\Manualen\Cirkulär.docx För att kommentera måste du öppna cirkuläret

17 Materialbanken Gå till Materialbanken De nyaste dokumenten och de dokument du har editerat listas Rubriker och mappar i vänstra kanten Vid öppningen publiceras personalförvaltningens dokument. Senare publiceras andra områden och då listas också deras rubriker/mappar i vänstra kanten Ifall du klickar på rubriken Personalförvaltningen i vänstra kanten så listas undermapparna i vänstra kanten samt på själva sidan

18 Ifall du öppnar mappen Personalförvaltning i vänstra kanten så öppnas endast undermapparna i kanten Rubrikerna berättar var du befinner dig och fungerar som länkar bakåt Du kan också backa genom att använda smulstigen Svenska och finska dokument finns i samma mapp. De är sorterade i bokstavsordning i första kolumnen I andra kolumnen benämns dokumenten på både svenska och finska. Finns en bokstav framför dokumenten i andra kolumnen. Svenska med en bokstav och motsvarande finska dokument med två st av samma bokstav. Detta gör att du får svenska och motsvarande finska dokument efter varandra då du sorterar kolumnen. Detta för att underlätta sökning. Du hittar båda dokumenten oberoende vilket språk du söker på. I tredje kolumnen ser du om dokumentet är på svenska, finska eller tvåspråkigt

19 Sortera via Namn ifall du önskar dokumenten i bokstavsordning Sortera genom att klicka på rubrikerna Namn, Rubrik eller Språk Sortera via Rubrik ifall du önskar svenska och motsvarande finska dokument efter varandra Sortera via Språk ifall du önskar alla svenska eller alla finska dokument efter varandra För att lista endast svenska eller finska dokument kan du på fliken Bibliotek välja en vy Som standard visas alla dokument Välj På svenska för att lista svenska dokument eller Suomeksi för att lista finska dokument Tycker du det är svårt att hitta rätt i Materialbanken? Välj materialbanken på respektive sida = du kommer direkt till rätt mapp Eller välj direkt från rullgardinsmenyn H:\Intra\Manual\Manualen\Materialbank.docx

20 Word, Excel och Powerpoint som webbversioner I Intra ingår Word, Excel och Powerpoint som webbversioner. Betyder att dokument i dessa format öppnas via dem. Eftersom programmen är webbversioner betyder det också att du kan använda dem fastän du inte har programmen stationärt intallerade i din dator. Webbversionerna är enklare versioner av motsvarande stationärt installerade program. Ifall du redan har programmen i din dator kan du fortsätta använda dem. Brukar du använda OpenOffice kan du om du vill övergå till webbversionerna. I Materialbanken finns också dokumentbottnar - Word med vår logo, sidhuvud och sidfot - Excel som ett tomt kalkylblad - Powerpoint med vår logo och Powerpoint-botten - Från dessa bottnar kan du spara direkt till Intra Ifall du har Word stationärt i din dator med version 2010 eller 2013 så finns det också möjlighet att spara dokument direkt till intra. Gå till Materialbanken -> fliken Filer -> öppna rullgardinsmenyn Nytt dokument Välj Dokument för Word Kalkylblad för Excel Presentation för Powerpoint Ifall du inte har programmen stationärt installerade i din dator öppnas webbversionerna automatiskt

21 ++ Har du programmen stationärt installerade i din dator? Då du öppnar webbversionerna kan det krävas några extra klick. Klicka Ok om varningsmeddelandet visas. Logga in med din Intra-inloggning ifall en inloggninsruta visas. Olika bläddrare kan ha olika inloggningsrutor. I Google chrome räcker ett klick på Käynnistä sovellus. För att inte varje gång behöva logga in till Word/Exel/Powerpoin t kan du kryssa i Jag vill förbli inloggad i Intras inloggningsruta Wordmallens sidhuvud innehåller vår logo, men utan arbetspunkt för att passa alla Ifall du vill kan du ersätta logon med enhetens logo. Markera logon genom att klicka ungefär på bokstaven J i Jakobstad -> Radera -> Sätt in enhetens logo Dubbelklicka på sidhuvudet för att skriva in arbetspunkten bredvid logon. Ändra så att texten blir blå.

22 Wordmallin alatunnisteessa on meidän alatunniste, mutta ilman yksikköä sopiakseen kaikille Kaksoisklikkaa alatunnistetta -> kirjoita yksikön nimi Pietarsaaren kaupungin/ ja.pl:n väliin sekä Staden Jakobstad/ ja.pb:n väliin H:\Intra\Manual\Manualen\Word Excel Powerpoint som webbversioner fi.docx Tarvittaessa muutetaan/lisätään myös muita tietoja

23 Dokumenthantering De flesta dokument, som laddats till Materialbanken är nu i pdf-format. Intra möjliggör dock en mera avancerad dokumenthantering. Vi kan ladda upp dokument i det format vi har skapat dem i och därefter behandla dem som original i Intra. Då ett dokument ska korrigeras checkar man ut dokumentet, korrigerar och checkar in det tillbaka. Ifall du har Word stationärt installerat i din dator med version 2010 eller 2013 har du även möjlighet att spara direkt till Intra utan någon skild uppladdning. Bildas olika versioner vid uppdateringar och man kan v.b. återgå till en gammal version. Ifall man önskar meddelande om ett uppdaterat dokument kan man sätta in en aviseringsbegäran. Man kan också t.ex. dela dokument med andra, följa dokument och ladda ner dokument till sin egen dator. Materialbanken innehåller också webbversioner av programmen Word, Excel och Powerpoint. Från dem kan man v.b. spara direkt till Intra. Se anvisning för Word, Excel och Powerpoint. Checka ut dokument Gå till fliken Filer Kryssa för dokumentet Välj Checka ut Dokumentet markeras med en grön ruta och pil som utcheckningsmärkning För markören på den gröna rutan -> visas en inforuta om vem som checkat ut dokumentet Checka in dokument Glöm inte att checka in dokumentet! Kryssa i dokumentet Välj Checka in

24 Klicka i Huvudversion Ok Vänta -> ingen grön utcheckningsmarkering = incheckat Meddelande om editerade dokument Fliken Filer Kryssa i dokumentet Avvisera mig -> Ställ in en avisering för dokumentet Fyll i följande fönster och klicka ok Ladda ner dokument Tagga dokument Versioner Delning H:\Intra\Manual\Manualen\Dokumenthantering.docx

25 Projekt och Arbetsgrupper Sidor för projekt- och arbetsgrupper kan v.b. skapas. Kontakta It-avdelningen eller Databyrån ifall du behöver en sida. Projekt är mera tillfälliga än arbetsgrupper. Sidorna kan byggas upp med rättigheter så att endast gruppmedlemmarna har tillgång till dem. På båda sidorna kan man bl.a. ladda upp alla dokument (= de finns bara på ett ställe), skapa minneslista, skapa projektkalender, lista gruppmedlemmar, skriva in nyheter, skapa viktiga länkar, fördela arbetsuppgifter, skapa diskussionsforum H:\Intra\Manual\Manualen\Projekt och Arbetsgrupper.docx

26 Sidansvariga och uppdateringsdatum Längst ner på sidor och webbplatser finns en länk till sidansvariga samt uppdateringsdatum Länken Sidansvariga öppnar en förteckning med sidans uppdaterare och kontaktuppgifter Kontakta i första hand dessa uppdaterare då en sida ska korrigeras H:\Intra\Manual\Manualen\Sidansvariga.docx

27 Sökfunktion På alla sidor längst till höger finns en sökruta En sökruta finns också i Materialbankens alla mappar Sök från Intras startsida ifall du vill söka i hela Intra Sök från första sidan i Materialbanken för att söka i hela banken Vill du söka bara på en sida sök på den sidan Vill du söka bara i en mapp sök i den mappen Sökresultat Lista med sökresultat Typ, författare och ändringsdatum i vänstra kanten Under typ kan du sortera och visa t.ex. endast word-dokument genom att klicka på Word Under författare kan du klicka på namn för att visa endast en persons dokument Författare betyder uppladdare eller skapare av dokumentet Under ändringsdatum kan du ändra tidsintervallen genom att dra i klossarna

28 Klicka på rubrik för att öppna dokument I texten under rubriken visas lite text från dokumentet samt arkiveringsplats. Är du mera intresserad av arkiveringsplatsen så kontrollerar du den från texten och navigerar sen till rätt plats I listan med sökresultat får du mera information om dokumentet då du för markören över rubriken Ifall dokumentet är word, exel eller powerpoint öppnas en ruta där du kan kontrollera om det är rätt dokument. För pdf-dokument visas endast lite tilläggsinfo Snabbsök på webbsida Tryck ctrl F = sökruta öppnas Skriv ord i sökrutan = motsvarande ord markeras på sidan H:\Intra\Manual\Manualen\Sökfunktion.docx