Dokumentdatum

Transkript

1 Personalbostäder Innehåll Personalbostäder... 1 Riktlinjer för Region Sörmlands personalbostäder... 1 Arbetssätt för Kontaktcenter kring personalbostäderna... 2 Boka personalbostad... 3 Ändring av datum i pågående bokning... 4 Nekad bokning... 5 Dubblett av kund... 5 Debitering Skapa ekonomi fil... 6 Statistik... 7 Ändra i utskicka av epost från systemet... 8 Bokning av hotell till kandidater... 9 Meddelande om boende till Hotell Eskilstuna Kreditering av faktura Nyckelskåp Personalbostäder Kontroll av bokningar som startar/slutar Skriv ut kontrakt Riktlinjer för Region Sörmlands personalbostäder Under våren 2019 har HR staben tillsammans med Kontaktcenter tagit fram riktlinjer för Region Sörmlands personalbostäder. Riktlinjerna är beslutade och gäller från Här finns riktlinjerna RS-LED SID 1(18)

2 Arbetssätt för Kontaktcenter kring personalbostäderna 1. Boende bokas utifrån de riktlinjer som finns i Region Sörmland RS-LED När det gäller boende för läkarkandidater så ska studierektor VFU svara på frågor och när problem uppstår. (anna.arnholm@regionsormland.se ) 3. I första hand ska boende erbjudas nyanställda som arbetar inom bristyrkena: för närvarande sjuksköterskor och specialistläkare. 4. Vid hyra av jourlägenhet så ska kontrakt skrivas för 6 månader i taget och signeras av verksamhetschef. Efter detta ska ny förfrågan skickas in, efter beslut av verksamhetschef på aktuell klinik om nytt kontrakt är aktuellt. 5. När det gäller misskötsel med jourlägenheter som verksamheterna hyr så ska kontakt tas med aktuell verksamhetschef och i annat fall ansvarig divisionschef. 6. När det gäller osäkerhet kring personer och deras anställning så tas kontakt med HR-staben via HR helpdesk telefon Karenstiden mellan hyrestider bör vara minst 4 månader vid hyrestid på 6 månader. 8. Förfrågningar från hyrbolag ska nekas direkt och hänvisa då till riktlinjerna. Vid tveksamheter kan kontakt tas med enhetschef för rekrytering inom HR-staben (anna.fagerlund@regionsormland.se ) kontaktas. Annars kan man specifikt fråga avropssamordnarna, (dit cheferna anmäler behovet av hyrpersonal) som avropar mot hyrföretagen i region Sörmland: Primärvården - anja.lahti@regionsormland.se ( ) Division medicin och kirurgi anneli.eriksson@regionsormland.se ( ) Division Psykiatri och funktionshinder christian.frisk@regionsormland.se ( ) 9. Vid erbjudanden från privata uthyrare som har boende att låna ut på orten så hänvisa till rekrytering@regionsormland.se SID 2(18)

3 Boka personalbostad Logga in med din användare via länken: Välj Hantering, Lokalbokning Välj Förfrågningar Välj de med status obehandlade Markera/öppna vald förfrågan Tryck på Koppla kund för att se om kunden finns sedan tidigare/skapa kund. Finns kund tryck på koppla. Finns inte kunden, skapa ny kund, bocka i skicka kunduppgifter till samlad redovisning. OBS! Detta gäller endast externa kunder. Interna kunder läggs endast upp som nya kunder i bokningssystemet och ska alltså inte skickas till Samlad Redovisning. Om boende inte finns nekar vi kunden. Detta gör du genom att redigera förfrågan, ändra status till nekad, tryck spara. Öppna kalendern. Aktuell förfrågan ligger då längst ned i kalendern. Tryck på förfrågan, välj tillgänglig lokal, markera tillgänglig lokal i kalendern, markera sedan önskat datum för inflytt i kalendern, fråga kommer vill ni flytta förfrågan till lgh xx, välj rätt förfrågan, tryck på flytta. Bokningen läggs nu i kalendern med status temporär planering. SID 3(18)

4 Är man klar med planeringen ska man markera kunden som bokningsbar, detta gäller endast nya kunder. Godkänn sedan lokal, ändra status till bokad genom att trycka på aktuell bokning i kalendern. När statusen är ändrad till bokad skickas avtalet automatiskt via e-post till kund för signering. När kontraktet kommer åter till kundtjänst eller signeras i servicecenter ska bokningens status ändras till Bokad och underskriven. Kunden får då koden till nyckelskåpet via e-post. Ändring av bokningsperiod Sök upp bokningen under bokningar. Visa bokning, redigera, ändra datum om boende finns tillgängligt. Nytt avtal måste skickas till kunden. Boka personalbostad/delad bokning När man har en förfrågan som man måste dela lägger man bokningen först i kalendern under lokalen för tillfälliga ombokningar för att sedan dela bokningen och flytta till de lediga lokalerna. Kunden får endast ha status preliminär bokning då inget kontrakt ska skickas. Byte av lokal Bokningen på lgh X är status Bokad. Ändra statusen till preliminärbokad. Flytta den preliminära bokningen till lägenhet Y. Ändra bokningen till Bokad. Pinkod förändras inte. Nytt avtal skickas till kunden. Förlängning av avtal Fråga om kunden kan hyra bostad längre än 6 månader skickas till HR. utokningavtal@dll.se Ändring av datum i pågående bokning Lägg bokningen i kalendern, för tillfälliga ombokningar. SID 4(18)

5 Dubbelklicka på bokningen Välj redigera Ändra datum Spara Maila kund om förändring i hens förfrågan. Nekad bokning Om vi inte kan erbjuda något boende så ska status ändras till Nekad och mail skickas till den som bokat och den som skulle bo. Gör så här Gå in i förfrågan Redigera Ändra status till Nekad OBS Det går inte ut något meddelande från systemet att vi nekat den. Skicka mail till boende och bokaren. Dubblett av kund Om man skapat två kunder med samma kostnadsställe eller person nr så ska ena kunden makuleras. SID 5(18)

6 Den kund som ska vara kvar Sök fram kund under fliken kunder. Den senaste ska bort. Ändra i den som ska vara kvar om det är ny adress, mail tele nr mm. Tryck på gröna knappen redigera ändra spara. Den kund som ska bort Tryck på gröna knappen redigera Skriv i efternamnsrutan Dubblett efter efternamnet, ex Danielsson Dubblett. Spara Tryck på bokningar, Tryck på gröna rutan, redigera i den bokning som är kund namn + dubblett. I kund rutan tryck på sök - sök fram kund välj den utan dubblett Spara Gå tillbaka till kundrutan Tryck på Redigera (gröna rutan) Under basuppgifter bock i inaktiverad Spara Debitering Skapa ekonomi fil I menyraden välj Data Exporter SID 6(18)

7 Exportgrupp, välj lokalbokningar Skapa ny Välj månad (föregående månad) Visa Klicka på exportera för att skapa exporten OK Skicka exportfilen (Rapporter av debiterat antal tjänster, gruppen tjänst) Statistik Välj Rapporter Välj Beläggning För att få fram Beläggning välj i ruta Rapport - beläggning, datum, summera per välj byggnad. Tryck på visa Om man vill ha en viss byggnad så kan man välja under fliken område/byggnad. SID 7(18)

8 För att få fram tjänster välj i rutan rapport-tjänster, datum, summera per byggnad, välj i rutan tjänst den tjänst du vill ha. Tryck på visa. Ändra i utskicka av epost från systemet Denna rutin kan användas vid ändringar av utskick för personalbostäder och konferensbokning. Välj admin högst upp i verktygsfältet, välj inställningar, klicka på ikonen för Epostmeddelanden, Välj det utskicket som ska redigeras, gäller det personalbostäder är det kategorin lokalbokning som ska väljas och gäller det konferens och catering är det kategorin konferensbokning som ska väljas. Välj det utskickat som ska justeras, ska t.ex. utskicket som kunden får efter förfrågan gällande personalbostad gjorts ska kategorin Lokalbokning, förfrågning väljas. SID 8(18)

9 Ändring av utskicket av epostmeddelandet sker i fältet för meddelande Bokning av hotell till kandidater Läkarkandidater som ska göra sin praktik i Nyköping eller Eskilstuna är garanterade ett boende i samband med praktiken. I första hand bokas rum eller lägenhet i våra personalbostäder. Finns inte plats bokas hotell.. Finns avtal med hotell som gäller t o m 2019 Mail--28. Bokas enligt turordning i avtalet Nyköping bokas 1. Blommenhofs Hotell. Mail info@blommenhof.se, tele nr Nordic Choise. (info@choicehotels.se, ) cc.kompaniet@choice.se 3. Scandic Hotels Eskilstuna bokas 1. Best western Plaza. Mail: info@plazahotel.nu, tele nr Comfort Hotel i Eskilstuna Mail: co.eskilstuna@choice.se, tele nr Bolinder-Munktell Home Hotel AB: cc.bolinder.munktell@choice.se, tele nr SID 9(18)

10 Katrineholm bokas 1. Dufweholms Herrgård 2. Hotel Statt Gör så här Förfrågan i bokningssystemet på kostnadsställe Redigera förfrågan Ändra status till Bokad på externt hotell. Spara Maila hotellet för bokning. Bokningar mer än en vecka delas upp. Bokas söndag till fredag eller måndag till fredag beroende på vilken ankomstdag de sökt för i bokningen. Ingen bokning över helgen men ankomst söndag är ok. Använd gärna denna mall. Skriv i mailadress till Boende, den som bokat och Anna Arnholm Önskar boka hotell enligt Region Sörmlands avtal. Datum: Boende: Mail: anna.arnholm@dll.se Faktura referens: Fakturaadress: Region Sörmland Box Eskilstuna SID 10(18)

11 Tacksam för bokningsbekräftelse på detta När bekräftelse på hotellet kommit så skickas bekräftelse till boende, den som bokat och studierektor Anna Arnholm. Spara mailet i kundtjänst mappen, skriv i ämnesraden vart bokningen är och om personalbostad är bokad, vilka datum och vilken lgh. EX bokat hotell och lgh för Bertil. Hotellbokning sparas i hotellbokningar, under rubriken personalbostäder + ort. Meddelande om boende till Hotell Eskilstuna Varje fredag ska Hotell Eskilstuna informeras om vilka som kommer att bo på hotellet kommande vecka. Kontaktcenter meddelar bokningar som är bokade och underskrivna. Kontrakt som vi inte fått tillbaka underskrivet bifogas till hotell Eskilstuna. Hotellet behöver följande information Rum, namn, ankomstdatum, utflyttsdatum, telefon Kontaktuppgifter till hotellet Receptionen Annika Endast akut Mail: info@hotelleskilstuna.se Övrig information om boendet Samtliga rum har egen dusch och toalett. Det finns kylskåp på varje rum. Matlagning på hotellet sker i ett litet pentry. Möjligheter att få köpa till frukost och färdiga matlådor. Tvättmöjligheter finns. Städning ingår och ska städas var tredje dag. Kreditering av faktura Ska en kreditering göras och kund önskar en kreditfaktura ska nedan uppgifter skickas till ekonom för Kontaktcenter SID 11(18)

12 För och efternamn Personnummer (10 eller 12 siffror) Adress Postnummer Postadress Bank Clearingnummer och konto nummer Anledning (vad det avser) och Belopp Det är ganska många rader då ett dokument ska fyllas i och skickas vidare för att kunna få utbetalningen till personen i fråga. Nyckelskåp Personalbostäder Omstart av skåpet: Använd lilla nyckel nr 105, sätt den i nyckelhålet till vänster längst upp. Vrid den till vänster sen till höger då tar det en stund så startar datorn om. Är datum eller klockslag fel: Slå kod: på skärmen. Gå in på: Admin-meny Sen på ställ in klockan Är datum fel tryck fram så det stämmer Är klockan fel tryck fram så tiden stämmer. Tryck sen på ANGE knappen Gå sen på TILLBAKA knappen två gånger. Klart! Våran admin kod: Kontakt personer MAVIK Mavik.se Magnus Österberg Olle Olsson SID 12(18)

13 Kontroll av bokningar som startar/slutar Kontaktcenter ansvarar för att logga in varje dag och se så att alla som ska hämtat nycklarna gjort detta. Samma sak gäller för dem som ska lämna tillbaka nycklar. Återlämning av nycklar ska ske senast Kl och hämtning kan tidigast ske tidigast from Kl Har inte kunden lämnat tillbaka nyckeln ansvarar Kontaktcenter för att ta kontakt med kunden. Klicka på ögat till höger för att komma in på bokningen. Klicka sedan på Kund, för att få fram kontaktuppgifter. SID 13(18)

14 Här ser du nu kontaktuppgifterna till kunden, ring alltid kunden direkt i första hand! Är det en person som ska komma samma dag till bostaden måste nyckeln lämnas åter för att nästa kund ska kunna få tillgång till sin bostad. Skriv ut kontrakt För att kunden ska få koden till nyckelskåpet måste kontraktet vara signerat. När du loggar in och ser på första sidan kan du på följande sätt se om kunden skrivit under kontraktet. Klicka på ögat till höger för att komma in på bokningen SID 14(18)

15 Nedan ser du att kundens status är blå och Bokad. Vilket betyder att kunden inte har signerat kontraktet och skickat detta åter till oss. Klicka då på Hämta avtalsfilen, filen hämtas som pdf, skriv ut denna i två exemplar. Kunden signerar båda och lämnar ett till Kontaktcenter som klickar på Sätt bokad och underskriven. Kundens status blir nu grön, och ett mail med kod till Nyckelskåpet skickas till kunden. Kontaktcenter kan se koden som kan lämnas ut till kunden för att kunna öppna skåpet. OBS! Koden får inte lämnas ut om inte statusen på bokningen är Bokad och underskriven SID 15(18)

16 SID 16(18)

17 Sätta notering Du kan sätta en notering på kunden, t.ex. Om det är en jourlägenhet och de har två nycklar. SID 17(18)

18 Vad händer om hyresgäst inte lämnar tillbaka nyckeln till personalbostaden, eller om den försvinner? I första hand meddelar Kontaktcenter informationen, Kontaktcentersom gör en AO till Driften. Kund kommer att debiteras en kostnad på 2500 kr som innefattar ett lås byte. SID 18(18)