Månadsrapport efter februari 2015

Transkript

1 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer :L125 Västra Götalandsregionen, Södra Älvsborgs Sjukhus, ekonomistab Handläggare: Olof Johansson Telefon: E-post: Till styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus Månadsrapport efter februari 2015 Förslag till beslut 1. Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus godkänner månadsrapport efter februari Sammanfattning av ärendet Resultatet tom februari är minus 11,8 mnkr, vilket är ett avsevärt bättre resultat jämfört med föregående år (minus 28,3 mnkr). Budgeten var satt till minus 2,8 mnkr. Jämfört med föregående år har intäkterna ökat med 4,6 procent och kostnaderna ökat med 1,5 procent. Beredning - Södra Älvsborgs Sjukhus Thomas Wallén Sjukhusdirektör Anna-Karin Jernberg ekonomichef Bilaga - Skickas till - Postadress: Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Besöksadress: Brämhultsvägen 53 Borås Varbergsvägen 50 Skene Telefon: Webbplats: E-post: sas@vgregion.se

2 Datum SÄS diarienummer Sida :L131 1 (7) Handläggare Ekonomistab Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari 2015

3 Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari Sammanfattande kommentar om verksamheten Resultatet tom februari är minus 11,8 mnkr, vilket är ett avsevärt bättre resultat jämfört med föregående år (-28,3 mnkr). Budgeten var satt till -2,8 mnkr. Jämfört föregående år har intäkterna ökat med 4,6 procent och kostnaderna ökat med 1,5 procent. Personalkostnaderna var 0,7 procent lägre. Läkemedelsförbrukning låg ackumulerat februari 4,1 mnkr under budget. Sjukvårdsmaterialkostnaderna 1,9 mnkr över budget pga inköp diabeteshjälpmedel, samt 0,4 mnkr ökad produktion inom ortopedi. Bemanningsföretagskostnaderna är 7,6 mnkr (5,6 mnkr). Sjukhuset har fortsatta vakansproblem för sjuksköterskor och är beroende av bemanningsföretag för att säkra vårdplatser. Avseende produktion är slutenvården oförändrad medan antal besök i öppenvård har en nedgång med 7 procent främst besök på Rehab-badet (3 100 st). Arbete med åtgärdsprogram pågår. 1.1 Produktion Sammanvägda prestationer har minskat med 4,0 procent. Störst påverkan har den minskning som skett inom somatisk öppenvård. För den somatiska slutenvården har antalet vårdtillfällen minskat med -0,9 procent och medelvårdtiden har ökat med 1,2 procent till 5,25 dagar. Antalet psykiatriska vårddagar har minskat med 10,9 procent och medelvårdtiden för psykiatrin ligger på 9,1 dagar (-7,5 procent). Totalt är medelvårdtiden 5,48 dagar (+0,5 procent). Prestationerna i öppenvården har minskat med besök (-8,3 procent). Minskningen finns procentuellt främst inom Neuro- och rehabiliteringskliniken, Kirurgkliniken samt Barn- och ungdomskliniken. Det är både läkarbesök och sjukvårdande behandlingar som minskar på de klinikerna med färre besök i år. Under 2015 har antalet besök på AVC uppgått till stycken vilket är en ökning med 508 stycken (6,4 procent). Av dessa har blivit inskrivna till slutenvården, vilket är 0,4 procent fler än föregående år. Antalet registrerade remisser har ökat med 0,6 procent jämfört med samma period förra året (exkluderat 5 barnmottagningar som hade annat PAS-system under våren 2014). 1.2 Vårdgaranti Nedan visas graden av måluppfyllelse för respektive väntetid i tabellform. Mottagning Just nu 45% 66% 78% Faktiskt 45% 64% 82% Behandling Just nu 43% 68% 85% Faktiskt 41% 62% 84% BUP 30 Mottagning just nu 88% Mottagning faktiskt 83% Fördjupad utredning faktiskt 20% Behandling faktiskt 53% Den siste februari hade 1758 personer väntat längre än vårdgarantigränserna varav 1434 till mottagning och 324 till behandling, vilket är 926 fler än 2014.

4 Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari Personal Jämfört med februari månad 2014 ses en ökning av antalet tillsvidareanställda (51), en minskning av antalet visstidsanställda (-19) samt en ökning av antalet timanställda (23). Ökningen beror till stor del på gruppen Undersköterskor som ökat (56) medan andra grupper är oförändrade eller har minskat något. Antalet nettoårsarbetare har inte ökat lika mycket för motsvarande period (+10). Bemanningssituationen är fortsatt ansträngd. Behov finns av att öka antalet vårdplatser, men möjligheterna begränsas av sjuksköterskebristen. Olika aktiviteter planeras och genomförs för att försöka hantera situationen, både vad gäller behålla och rekrytera sjuksköterskor. En av aktiviteterna är att under veckorna 9 17, öppna upp fem vårdplatser för utskrivningsklara patienter. Dessa platser har bemannats i huvudsak med sjuksköterskor som har anställningar inom staberna och som lånats ut, samt nyanställning av åtta undersköterskor. Sjukhusledningen fattade också beslut om att förstärka Bemanningsservice med tio nyanställningar. Övertiden ligger i stort sett på samma nivå första månaderna 2015, som för (februari månad är preliminär). De som ökar är kategorierna Undersköterskor, Barnmorskor och Sjukhustekniker/lab inkl BMA. Vi kommer att särskilt följa utvecklingen av undersköterskornas övertid, eftersom vi ser en svag ökningstendens. Sjukfrånvaron är fortsatt hög. Undersköterskor och Rehabilitering och förebyggande är de grupperna som har den största ökningen. Vi ser i början av 2015 att både korttids- och långtidssjukfrånvaron ökar i jämförelse med föregående år. Säsongsinfluensan har drabbat såväl patienter som personal. Sjukfrånvarotalen varierar kraftigt mellan olika verksamheter inom SÄS. Utförd tid minskar med 3,8 procent. 2 Ekonomisk avvikelseanalys Resultatet till och med februari är -11,8 mnkr. Intäkterna har ökat med 4,6 procent och kostnaderna har ökat med 1,5 procent jämfört med samma period förra året. Budgetavvikelsen är -9 mnkr, vilket förklaras främst av avvikelsen för övriga kostnader. Resultaträkning (tkr) 3 (7)

5 Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari 2015 Utfall t.o.m Budget t.o.m Utfall t.o.m Budg Avvikelse Utfall t.o.m Budget t.o.m Patientavgifter Såld vård enligt avtal Såld vård asyl Övrig såld vård Försäljning av medicinsk service Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Köpt vård Bemanningsföretag Läkemedel Sjukvårdsmaterial Lokal och fastighetskostnader Avskrivningar Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Finansnetto Resultat Intäkter Patientavgifterna överstiger budget med 0,3 mnkr, vilket beror på att av- och nedskrivningar av patientavgifter inte längre bokförs under patientavgifter. Enligt regional anvisning bokförs detta från 2015 under övriga kostnader. Såld vård avtal överstiger budget med 1,9 mnkr. Intäkterna för såld vård ökar med 43,7 mnkr jämfört med föregående år, vilket förklaras av ett ökat belopp i VÖK. Den positiva avvikelsen mot budget förklaras av intäkter för Kömiljarden som inte är budgeterad. Denna intäkt motsvaras av en kostnad som finns under köpt vård. Såld vård asyl överstiger budget med 0,6 mnkr. Ökningen beror på flera långtidsinskrivna asylpatienter på bland annat infektions-, Barn- och ungdoms- samt Vuxenpsykiatriska kliniken. Ökningen mot föregående år beror på en ökning av antalet besök med 38 procent på BUP. Försäljning av medicinsk service understiger budget med 2,2 mnkr, vilket beror på minskad försäljning av framför allt laboratorie- och röntgentjänster samt en överskattning av upplupen intäkt avseende klinfys för Övriga intäkter understiger budget med 0,6 mnkr. Avvikelsen mot budget beror på minskade intäkter för ordnat införande och solidariska läkemedel, där SÄS heller inte har haft motsvarande kostnad. Utfallet är en minskning med 19,5 mnkr jämfört med samma period förra året, vilket beror på att SÄS under 2014 erhöll extra intäkter för tillgänglighet 110 mnkr och 11 mnkr för lönesatsningar på helår. 4 (7)

6 Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari Kostnader Personalkostnaderna minskar med 0,7 procent gentemot föregående års utfall. De totala personalkostnaderna understiger budget med 9,6 mnkr men budgeten för personalkostnader skall även täcka kostnader för bemanningsföretag och granskningstjänster. I budgeten ingår även kostnader för ägarstyrd produktion men där kostnader för detta inte har uppstått än. Minskning både mot budget och utfall beror även på att det finns vårdmoduler som har stängts pga brist på sjuksköterskor. De positiva avvikelserna återfinns bland annat på månadslön, sociala avgifter samt övriga personalkostnader och den negativa avvikelsen mot budget finns inom jourkostnader. Budgeten för jour inkluderar en styrning om att inarbetad jour ska tas ut i ledighet med motsvarande 70 procent, men ledighetsuttaget per februari motsvaras endast av cirka 45 procent. Kostnaderna för köpt vård understiger budget med 0,3 mnkr. Kostnader för övrig köpt vård och valfrihet understiger budget men kostnaderna för Kömiljarden överstiger budget eftersom detta inte budgeteras. Kostnaderna för bemanningsföretag överstiger budget med 7,6 mnkr eftersom budgeten är satt till noll. Beslut har tagits om stopp av användande av bemanningsföretag med undantag för ett par verksamheter. De verksamheter som under föregående år haft tillåtelse att använda bemanningsföretag har ett fortsatt behov av hyrläkare, med undantag av Barn- och ungdomspsykiatrin som nu slutat köpa dessa tjänster. Behovet av sjukskötersketjänster ökar och kostnaden för detta har ökat med 1,4 mnkr, vilket beror på svårigheten med att rekrytera sjuksköterskor. Däremot har köp av läkartjänster minskat med 0,6 mnkr. Kostnaderna för läkemedel understiger budget med 4,1 mnkr men har ökat med 5 procent jämfört med föregående år. Det är framför allt kostnader för hepatitläkemedel och solidariska läkemedel som är lägre än budgeterat, men kostnaderna för hepatitläkemedel är högre jämfört med samma period förra året. Kostnaderna för sjukvårdsmaterial överstiger budget med 2,3 mnkr. Avvikelsen består till största delen av ökade kostnader för hjälpmedel och inplantat. För hjälpmedel återfinns budgetavvikelsen på medicinkliniken. Utredning av detta pågår. Avskrivningskostnaderna understiger budget med 0,9 mnkr, vilket beror på att årets investeringar inte har kommit igång fullt ut och många av de äldre anläggningarna har skrivits av helt nu. Övriga kostnader överstiger budget med 13,8 mnkr. Detta beror bland annat på en budgetjusteringspost på 7,4 mnkr. Oattesterade fakturor som hör till andra kostnadsrader 1,5 mnkr. Larm och bevakning 1,1 mnkr. Granskningstjänster 0,5 mnkr. Ny styrmodell 0,5 mnkr. Ortopediska hjälpmedel 0,5 mnkr. Nedskrivning av patientavgifter 0,5 mnkr som är budgeterad på raden för patientavgifter. 2.3 Åtgärder vid ekonomisk obalans I planeringsarbetet inför 2015 finns en bedömd obalans som uppgår till 87 mnkr. 30 mnkr omfattar åtgärder som har påbörjats inom sjukhusets verksamheter. Resterande 57 mnkr ska omfattas av kompletterande åtgärder och är därmed föremål för månatlig uppföljning och kontroll. Analysfasen är påbörjad. 5 (7)

7 Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari 2015 o Ägarplan: 20 mnkr o Minskade personal- och bemanningsföretags kostnader: 25 mnkr o Läkemedel: 3 mnkr o Material: 2 mnkr o Resekostnader: 1 mnkr o Övriga kostnader: 6 mnkr Under kvartal 1 pågår ett planeringsarbete för att under resterande del av året kunna vidta nödvändiga kostnadsminskande åtgärder. 6 (7)

8 Månadsrapport för Södra Älvsborgs Sjukhus februari Verksamhetsplan SÄS X-matris Resultat enkel medarbetarenkät SSK (NPS) mätmetod etableras Sjukfrånvaro 7,3/7,3 8,0/7,3 /7,1 /6,9 /6,5 /6,0 /5,5 /5,7 /6,2 /6,3 /6,5 /6,8 Resultat enkel patientenkät (NPS) 78/80 80/80 /80 /80 /80 /80 /80 /80 /80 /80 /80 /80 Ekonomiskt resultat 5,0/0,8 11,8/ 2,8 Kvalitet enligt Kvartalen Total vistelsetid < 4 t (TVT) 53/45 45/47 /51 /55 /60 /64 /68 /73 /77 /82 /86 /90 Överbeläggningar och utlokaliseringar 6,6/3,0 x,x/3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 /3,0 Väntetid första besök/behandling< 60 dgr 66/67 64/72 /77 /81 /85 /85 /83 /70 /73 /77 /80 /82 Andel VRI enligt infektionsverktyget 3,49/<5,0* 3,04/<5,0* Trycksår uppkomna på SÄS 2,9/<3,0 2,1/<3,0 * måltalet kommer att periodiseras J F M A M J J A S O N D I X-matrisen kan vi utläsa SÄS övergripande mål för 2015 samt per månad. I februari ökar sjukfrånvaron till 8,0 procent vilket överstiger målet 7,3 procent och ger rödmarkering. Patientenkäten når under februari målet 80 procent. TVT Total vistelsetid (Akutmottagningen) uppnår nästan målet (utfall 45 procent, mål 47 procent). Väntetid första besök är 64 procent jämfört mål 67 procent. Andel VRI enligt Infektionsverktyget förbättras ytterligare denna månad till andelen 3,04 procent (mål <5,0 procent). Enkel medarbetarenkät SSK (sjuksköterskor) startas nu och rapporteras kommande månad. Måltalet Kvalitet enligt Kvartalen mäts kvartalsvis samt Överbeläggningar rapporteras den 24:e i varje månad (efter denna rapportering). Avseende Trycksår förbättras resultatet ytterligare denna månad (2,1 jmf <3,0). 7 (7)

9 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer :L130 Västra Götalandsregionen, Södra Älvsborgs Sjukhus Handläggare: Telefon: E-post: Till styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus Förtydligande av uppdrag till förvaltningschefen med utgångspunkt från förslag till regionstyrelsen den 17 mars 2015 Förslag till beslut 1. Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus beslutar ge förvaltningschefen uppdraget att utreda om det är möjligt att utveckla Södra Älvsborgs Sjukhus, Skene i linje med Västra Götalandsregionens system för närsjukvård till ett centrum för planerad vård som bland annat ska innefatta specialistmottagningar, operationsverksamhet samt vårdplatser. Sammanfattning av ärendet Den 25 februari gav styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus förvaltningschefen uppdraget att utreda möjligheten att utveckla Södra Älvsborgs Sjukhus i Skene till ett specialistsjukvårdscentrum. Det är förvaltningens bedömning att beslutet behöver förtydligas, bland annat med utgångspunkt från förslag till beslut av regionstyrelsen den 17 mars 2015 Fördjupad beskrivning av ärendet Den 25 februari gav styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus förvaltningschefen uppdraget att utreda möjligheten att utveckla Södra Älvsborgs Sjukhus i Skene till ett specialistsjukvårdscentrum. Begreppet specialistsjukvårdscentrum har i Västra Götalandsregionen främst används för att definiera mottagningsverksamhet bemannat av specialistläkare exklusive specialister i allmänmedicin. Begreppet används exempelvis i utredningen om sjukvårdens utveckling i Storgöteborg. Ett annat begrepp som är aktuellt i den utredningen är dagkirurgiskt centrum. Det finns i utredningen om sjukvården i Storgöteborg argument som talar för att verksamheter vid ett specialistsjukvårdscentrum respektive ett dagkirurgiskt centrum med fördel kan kombineras till ett gemensamt koncept. I förslaget till beslut av regionstyrelsen den 17 mars 2015 om sjukvården i Storgöteborg föreslås regionstyrelsen dessutom för egen del besluta om ett uppdrag till regiondirektören att återkomma med förslag till närsjukvårdssystem i övriga delar av Västra Götalandsregionen. De tre begreppen specialistsjukvårdscentrum, dagkirurgiskt centrum och närsjukvård används dessutom i Västra Götalandsregionen inte helt konsekvent; begreppet Postadress: Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Besöksadress: Brämhultsvägen 53 Borås Varbergsvägen 50 Skene Telefon: Webbplats: E-post: sas@vgregion.se

10 Datum Diarienummer :L130 2 (2) specialistsjukvårdscentrum används exempelvis för att ange en miniminivå för en verksamhet. Det finns inget som hindrar att ett specialistsjukvårdcentrum förutom att bedriva specialiserad mottagningsverksamhet har ytterligare uppdrag vilka kan inkludera vårdplatser. Med utgångspunkt från dessa fakta finns skäl att utveckla och förtydliga styrelsens uppdrag till förvaltningschefen. Förvaltningschefen bör, enligt förvaltningens uppfattning, ges uppdraget att utreda om det är möjligt att utveckla Södra Älvsborgs Sjukhus, Skene i linje med Västra Götalandsregionens system för närsjukvård till ett centrum för planerad vård som bland annat ska innefatta specialistmottagningar, operationsverksamhet samt vårdplatser. Genomförande Uppdraget ska återrapporteras till styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus senast vid styrelsemötet 18 juni Beredning - Södra Älvsborgs Sjukhus Thomas Wallén Sjukhusdirektör Bilaga - Skickas till -

11 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer :S100 Västra Götalandsregionen, Södra Älvsborgs Sjukhus, ekonomistab Handläggare: Anna-Karin Jernberg Telefon: E-post: Till styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus Begäran om ersättning från Servicenämnden för ekonomitjänster Beslut 1. Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus beslutar att begära att det helårsbelopp som ska regleras med Regionservice avseende återföring av ekonomitjänster är tkr. Sammanfattning av ärendet Regionservice tog 2009 över fakturahantering från SÄS. Därefter har diskussioner pågått om gränssnittet förvaltningarna emellan när det gäller fakturahanteringen och uppgifter har återförts till SÄS. Någon enighet i frågan om resurs för de uppgifter som överförts har inte nåtts mellan förvaltningarna. Det är SÄS uppfattning att ett belopp om tkr ska regleras med Regionservice. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund I september 2005 omorganiserade SÄS den transaktionsintensiva delen av arbetet på Ekonomienheten och uppgifter inklusive personal övergick till Allmän service på SÄS och enheten Fakturaservice skapades. I januari 2009 övergick denna verksamhet till Regionservice som följd av regionala beslut. SÄS var pilot och tanken var att övriga förvaltningar skulle följa efter vilket ej blivit fallet. Fakturaservice innehöll b.la. kund och leverantör, kassa, bokföring, administration samt utbildning, support och service. Verksamheten övergick i sin helhet. Avdelningen utgjordes av 9,23 tjänstefaktorer. Under 2014 formaliserade VGR gränssnittet mellan förvaltningarna och Regionservice och därmed vad som skall utföras var. Beslutet som tagits avser främst fakturaflöde d.v.s. kund och leverantör. Beslutet innebär att en del arbetsuppgifter som idag utförs hos Regionservice skall flyttas alt. har flyttats tillbaka till sjukhuset. Utöver detta så finns det också uppgifter som inte längre utförs av Regionservice. Inför etablerandet av nytt gränssnitt gjorde SÄS en beräkning och en jämförelse med andra sjukhus som en utgångspunkt för hur mycket resurser som skulle återföras. SÄS gjorde också en inventering av de uppgifter som Regionservice inte längre utför och som ekonomiskt inte är reglerade. Postadress: Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Besöksadress: Brämhultsvägen 53 Borås Varbergsvägen 50 Skene Telefon: Webbplats: E-post: sas@vgregion.se

12 Datum Diarienummer :S100 2 (2) Regionservice och SÄS träffades 2014 för att reglera det nya gränssnittet. SÄS presenterade vid ett möte beräkningsunderlag och Regionservice likaså. Någon enighet uppnåddes inte och ett nytt möte planerades men blev inte av. Genomförande SÄS bedömning är att resurser motsvarande helårsbelopp på tkr ska regleras med Regionservice. Den nya styrmodell för Regionservice där tjänster prissätts med regionala priser är i detta fallet ovidkommande då de tjänster som nu återförts ej är en del av styrmodellen. Beredning - Södra Älvsborgs Sjukhus Thomas Wallén Sjukhusdirektör Anna-Karin Jernberg Ekonomichef Bilaga - Skickas till Servicenämnden

13 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer :L133 Västra Götalandsregionen, Södra Älvsborgs Sjukhus, ekonomistab, Handläggare: Olof Johansson Telefon: E-post: Till styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus Plan för intern kontroll 2015 Förslag till beslut 1. Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus fastställer plan för intern kontroll Styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus beslutar att förvaltningschefen ska återrapportera plan för intern kontroll 2015 vid tre tillfällen, i maj 2015, i oktober 2015 och i februari Sammanfattning av ärendet Förvaltningen har tagit fram en plan för intern kontroll Planen föreslås följas upp vid tre tillfällen under året. Plan för intern kontroll innefattar uppföljningsaktiviteter inom flera områden som ekonomi, säkerhet, patientsäkerhet, HR. IT och kansli. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Enligt kommunallagens sjätte kapitel ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet har lämnats över till någon annan. En vanlig övergripande definition av intern kontroll som bl.a. används av Revisionsenheten i VGR är den process som tillämpas för att uppnå målen: - effektiv verksamhet - efterlevnad av föreskrifter och beslut - tillförlitlig återrapportering av verksamhetens resultat Postadress: Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Besöksadress: Brämhultsvägen 53 Borås Varbergsvägen 50 Skene Telefon: Webbplats: E-post: sas@vgregion.se

14 Datum Diarienummer :L133 2 (4) Enkelt uttryck är att intern kontroll handlar om ordning och reda. I SOU (Statens offentliga utredningar) anges att: syftet med kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll kan således bidra till ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Intern kontroll kan förebygga att oegentligheter och avvikelser sker samt är också ett sätt att skydda medarbetarna. Detta är också en tillämpning av regional anvisning dnr Modell Inför året ska en övergripande värdering av väsentlighet och risk göras i syfte att rangordna de olika kontrollmomenten. Utifrån rangordningen kan olika aktiviteter prioriteras. Modellen kan åskådliggöras med bilderna nedan. Väsentlighet Risk Matris Väsentlighet och risk (VoR) I VoR-matrisen ges en siffra utifrån de två siffror som erhållits i risk och väsentlighetstabellerna. Två ettor ger exempelvis resultatet noll (osannolik och försumbar) Arbetet med den interna kontrollen Det är angeläget att skapa en generell medvetenhet i organisationen på alla nivåer om intern kontroll. Bäst resultat erhålls om man kan skapa en kultur som hela tider är uppmärksam på risker. Risker som upptäcks skall åtgärdas i syfte att arbeta förebyggande så att ständiga förbättringar uppnås.

15 Datum Diarienummer :L133 3 (4) Ansvarig för respektive delområde arbetar med en internkontrollplan för sitt an-svarsområde och redovisar det för styrelsen/sjukhusdirektör. Avvikelser rapport-eras till stabschef och respektive chef. Chef är ansvarig för att vidta åtgärder. Vid allvarlig avvikelse som oegentlighet finns anvisning för detta i HR-riktlinjen Riktlinje och rekommendationer vid händelse av misstänkta eller uppdagade oegentligheter vid SÄS. Vid behov av rättslig hantering så är det verksamhetschefen som är ansvarig för polisanmälan. Planering Sjukhusets interna kontroll har historiskt haft tyngdpunkten inom det ekonomiska arbetet. Under 2015 föreslås en inriktning mot utvidgning av kontroller och dess rapportering. Stegvis under året börjar HR-staben, kansli, säkerhet, IT och patientsäkerhet. HR HR-staben föreslås rapportera om utförda aktiviteter på områdena: - Följsamhet till arbetsmiljölagen - Följsamhet till arbetstidslagen - Användandet av bemanningsföretag och dess avtal, - Uppföljning av bisyssla - Riktlinje avseende förmåner i tjänsten. Kansli Kanslienheten rapporterar om utförda aktiviteter inom områdena allmän handling och diarieföring. Säkerhet Miljö och säkerhet förslås rapportera om utförda aktiviteter på områdena: - Hot och våld - Miljö - Brandskydd - Akuta medicinska larm. Patientsäkerhet Chefläkaren rapporterar om utförda aktiviteter inom ansvarsområdet. IT Förvaltningens SIS rapporterar om utförda aktiviteter inom ansvarsområdet Ekonomi Budget och uppföljning Årets uppföljning och prognos. Reflektion över arbetet med underskottsproblematiken görs löpande med tillhörande prognosvärdering. Åtgärdsprogram Sjukhusets ekonomiska obalans har genererat ett omfattande arbete med åtgärdsprogram. Analys av detta och dess genomslag bör göras. Inköp Leverantörstrohet följs på samma sätt som 2014.

16 Datum Diarienummer :L133 4 (4) God ekonomisk hushållning Kommunallagens formulering God ekonomisk hushållning har ingen självklar definition men en kostnad kan vara finansierad men för den skull inte nödvändig eller kanske lämplig. Exempel på detta kan sökas för att skapa en diskussion. Bevakning av effekter av beslutat nytt regionalt gränssnitt i fakturaprocessen Det nya gränssnittet innebar bl.a att Regionservice i mindre omfattning gör administration och detta istället görs av verksamhetsföreträdare. Finns det märk-bara effekter av detta? Kontroll av internetbankbetalningar Alla internetbanksbetalningar kontrolleras då detta inte är en ordinarie betalningsväg. Intäkter för utomregionala patienter Analys av informationskvalitet i syfte att hitta brister som utgör risk att intäkter inte kan säkerställas. Prestationsredovisning Löpnade kvalitetssäkring. Nyinrättat registreringsråd på sjukhuset kan vara forum för detta. Övrigt Olika händelser kommer under året att generera arbete som kan motivera rapportering i detta sammanhang. Vissa kontroller eller liknande planeras men de är inte lämpliga att avisera i förväg. Södra Älvsborgs Sjukhus Thomas Wallén Sjukhusdirektör Anna-Karin Johansson ekonomichef Bilaga - Skickas till -

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer :L102 Södra Älvsborgs Sjukhus/kommunikationsstab/ kanslienhet Handläggare: Henrik Hermansson Telefon: E-post: Till styrelsen för Södra Älvsborgs Sjukhus Anmälningsärenden till sammanträde den 25 mars 2015 Inkomna handlingar , om inte annat anges 1. Från Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, protokollsutdrag från sammanträde , 4, Överenskommelse om ersättningar för år 2015 för hälso- och sjukvårdstjänster samt viss specialisttandvård enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen, Dnr: :E Från Arvodesberedningen, protokollsutdrag från sammanträde , 12, Redovisning av anmälningsärende, Dnr: :L Från Regionfullmäktige, protokollsutdrag från sammanträde , 7, Policy för sammanhållen informationshantering med andra vårdgivare, Dnr: :A Från Regionstyrelsen, protokollsutdrag från sammanträde , 31, Regionstyrelsens riktlinje för städning i regionens vårdlokaler, Dnr: :S Från Regionstyrelsen, protokollsutdrag från sammanträde, , 32, Struktur för styrande dokument i Västra Götalandsregionen, Dnr: :L Från Regionstyrelsen, protokollsutdrag från sammanträde , 33, Förslag till införande av hälsocheck/friskvårdsbidrag till Västra Götalandsregionens anställda, Dnr: :P Från Regionstyrelsen, protokollsutdrag från sammanträde , Motion av Ann-Christine Andersson (S) om att inrätta ett kompetenscentrum för äldrefrågor, Dnr: :L Från Tranemo Kommun, inkommen skrivelse , Tranemo kommuns synpunkter på avveckling av psykiatrisk öppenvårdsmottagning i Kind, Dnr: :L Från Hälso- och sjukvårdsavdelningen/regionkansliet, inkommen skrivelse Återbetalning av prestationsersättningar avseende kvalitetsregistren Senior Alert och Svenska Palliativregistret, 2014, Dnr: :L Från Deloitte genom Revisionsenheten, inkommen skrivelse , Granskningsrapport, Dnr: :E Från Regionstyrelsen, protokollsutdrag från sammanträde , 43, Detaljbudget 2015 för Västra Götalandsregionen, Dnr: :E Från Hälso- och sjukvårdsnämnden, protokollsutdrag från sammanträde , 3, Vårdöverenskommelse Södra Älvsborgs Sjukhus 2015, Dnr: :L100 Postadress: Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Besöksadress: Brämhultsvägen 53 Borås Varbergsvägen 50 Skene Telefon: Webbplats: E-post: sas@vgregion.se

34 Datum Diarienummer :l02 2 (2) 13. Inkommen remiss från Regionkansliet , Remiss Förslag till Västra Götalandsregionens program för klimatväxling, Dnr: :M Inkommen skrivelse från Sveriges Kommuner och Landsting avseende inbjudan - Regionala konferenser om hot och våld mot förtroendevalda Utgående/upprättade handlingar , om inte annat anges 15. Förvaltningschefens beslut om vidaredelegering , dnr :L115 Delegeringsbeslut: 16. Delegeringsbeslut, beslut om styrelsens ledamöter/ersättare om deltagande i kurser och konferenser, beslut finns Dnr: :L102(1,2) 17. Delegeringsbeslut, lista över beslut om att utse attestanter, rapporteras via bilagd lista 18. Delegeringsbeslut, lista över beslut om att sälja eller ge bort lös egendom, inget att rapportera 19. Delegeringsbeslut, lista över beslut om avskrivning/nedskrivning av fordran, inget att rapportera 20. Delegeringsbeslut, lista över beslut om mottagande av gåvor/donationer till SÄS, inget att rapportera 21. Delegeringsbeslut, lista över avtal, rapporteras via bilagd lista 22. Delegeringsbeslut, lista över investeringar, rapporteras via bilagd lista 23. Delegeringsbeslut, lista över anställningsbeslut, rapporteras via bilagd lista 24. Delegeringsbeslut, lista över beslut om disciplinär åtgärd inklusive avstängning från tjänst och avsked/uppsägning utan egen begäran, rapporteras via bilagd lista 25. Delegeringsbeslut, beslut om att inte lämna ut allmän handling, inget att rapportera Södra Älvsborgs Sjukhus Thomas Wallén Sjukhusdirektör Henrik Hermansson Kanslichef