DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2018/0518

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan (13) Helena Falk DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR VÅRD OCH OMSORGSNÄMNDEN Dnr VOO 2018/0518 Verksamhet: Styrande lagstiftning: Diarieföring: s uppdrag är att ge stöd, service och omvårdnad till äldre och personer med funktionsnedsättning. Socialtjänstlagen Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade Hälso och sjukvårdslagen Klientärenden i Procapita, allmänna övergripande ärenden i W3D3, samt manuell diarieföring. Arkiveringsområden: 1.1 Administration 1.2 Ekonomiadministration övrigt 1.3 Personaladministration övrigt 1.4 Myndighetsfunktionen administration övrigt 2. HSLdokumentation 3. och LSSdokumentation 4. Anmälningar, avvikelser HSL,, LSS Aktivitetsansvariga: HRchef arkiveringsområde Ekonomichef arkiveringsområde Medicinskt ansvarig sjuksköterska arkiveringsområde 1.1, 2, 4 Myndighetschef arkiveringsområde1 4 Kvalitetschef arkiveringsområde 1.1, 1.2, 4 Verksamhetschef Särskilt boende arkiveringsområde , 2 4 Verksamhetschef HRSS arkiveringsområde , 2 4 Verksamhetschef Stöd o aktivering arkiveringsområde , 2 4 Verksamhetschef Boende och Hab. arkiveringsområde , 2 ITsystem: 4 Procapita verksamhetssystem W3D3 ärendehanteringssystem Raindance ekonomisystem BAB 32 stödsystem bostadsanpassning Offentliga jobb rekryteringsportal LISA stödsystem vid arbetsskador och tillbud SVPLIT vårdplaneringssystem HSAkatalog adressregister Besched personaladministrativt system Ecompanion personaladministrativt system Traka32_VoO Phoniro Lifecare Mobilhemtjänst icare online (ICO) UMO Kameratillsyn/Trygghetskamera Castor

2 2(13) Job Match Visma Tendsign MIA Timvikarier (godkänna regler) Timvikarier inom VOO KeyWin Apva Webropol Stratsys Kursadmin_VoO Laps Care Qlickview Mobilus Mina Planer Beslutad: Av vård och omsorgsnämnden Uppdaterad:

3 3(13) 1.1 ADMINISTRATION Ärendeakter Avtal, kontrakt Broschyrer, information om verksamheten Riktlinjer och rutiner fastställda enligt ledningssystemet Enskilda klagomål W3D3 /mapp Avtalspärm Tryck Vid inaktualitet. /mapp 2 år att sammanställning gjorts Vid behov. Handlingar Kommunala handikapprådet Inventarieförteckning Korrespondens, rutinmässig/ ej ärenderegistrerad, av tillfällig betydelse Kurs och konferensinbjudning Nätverksplats Handikapprådet Närarkiv Personakt i avgiftsärende. 3 år Vid inaktualitet. Vid in aktualitet Vid inaktualitet Minnesanteckning från avdelnings, personal, info. möten eller liknande 2 år, bevaras om innehåller beslut som inte finns någon annanstans Nyckelkvittens i låst skåp 2 år tillbakalämnande Personakter beslut om Nätverksplats KBH Gallring skall ske: kommunalt Närarkiv 10 år sista bostadsbidrag, KBH uppgifts införande Protokoll Ledningsgrupp, Protokoll, LSSrådet Kronologisk Vid behov. Protokoll, nämnden och arbetsutskottet Protokoll, samverkansgruppen Arkivpapp er inbinds Vid inaktualitet

4 1.2 EKONOMIADMINISTRATION ÖVRIGT Arvode/omkostnad till kontaktperson enligt LSS 9 p.4, utbetalningsunderlag 4(13) 10 år Vid behov Bokföringsorder (Raindance) 10 år tom år from Bokslut/Årsanalys Ärendeakt Budget EVP och Internbudget Ärendeakt Delårsrapporter och månadsbokslut Ärendeakt Fakturor (Raindance) 10 år tom (inkl. handkassa) Arkivboxar Stadsarkiv 7 år from Följesedlar om det är kompletterande information till faktura Fakturanr. och verifikationsnr. skall anges på följesedeln manuella (Raindance) 10 år tom år from Följesedlar om informationen finns på fakturan Kvitto, redovisning i låst skåp 10 år tom privata medel 7 år from Körjournal 6 år Vid behov. 2 år Rekvisitionsblock (kopior) Löpnummer Löpnummer Återlämnas till gemensam administration för strimling vid inaktualitet. Vid inaktualitet inaktualitet Originalrekvisitionen arkiveras med fakturan om leverantören bilägger den. Reversalblock Återlämnas till gemensam administration för strimling vid Statsbidragsansökan och rekvisition inaktualitet. 10 år Vid behov.

5 1.3 PERSONALADMINISTRATION ÖVRIGT Anställningsavtal och Uppsägning av anställning Ansökan om företrädesrätt Ansökningshandling till tjänster, anställda Ansökningshandlingtill tjänst, ej anställda Kopia Original papper bevaras. Kopia gallras 2 år anställningens upphörande. (Offentliga jobb) (Offentliga jobb) 2 år 2 år anställningens upphörande. gallras registrering i Offentliga jobb 2 år överklagandetidens utgång. gallras registrering i Offentliga jobb 5(13) Original direkt att personen slutat sin anställning Arbetsskada och (LISA) Vid behov. tillbud Disciplinärende Lokal personalakt, 1 år alfabetisk anställningens upphörande Friskvårdsbidrag Vid inaktualitet kopia på ansökan Inlåning timanställda (Besched) 2 år Kopia av dokument som i original förvaras på annat håll inom kommunen Vid inaktualitet Läkarintyg Lokal personalakt MBL protokoll Månadslista som skrivs ut på papper Omplaceringsutredning 2 år För arbetsskada/rehabi literingsutredning: 10 år avslutat ärende, kronol. Vid inaktualitet registrering av löneavdelningen Lokal personalakt, alfabetisk 1 år anställningens upphörande Personalpost HSA (HSAkatalog) Vid inaktualitet (tex anställning upphör) Registerblad för rekrytering tjänster, anställda 1 år

6 Handling/data Rehabiliteringsutredning Riskbedömning arbetsmiljö kring brukare Medium Förvaring Lokal personalakt i ett slutet kuvert, alfabetisk 10 år avslutat ärenden Vid inaktualitet 6(13) Riskbedömning arbetsplatsen tex verksamhetsförändr. Vid inaktualitet Tjänstgöringsschema Utredningshandling diverse 2 år Vid inaktualiet Ämnesvis Vid inaktualitet

7 1.4 MYNDIGHETSFUNKTIONEN ADMINISTRATION ÖVRIGT Avgiftsbeslut med inkomstuppgifter och bostadsförfrågan Besvärsärende avgift Skrivs ut på Bostadsanpassningsakt, inkl. korrespondens ej rutinmässig Fotografier bostadsanpassning Dagjournal (närvarolistor och matlistor) Kösystem seniorbostäder Personakt i avgiftsärende, inkl. inkomstuppgifter och bostadsförfrågan, inkl. korrespondens ej rutinmässig Utbetalningsbesked från Försäkringskassan enl. SFB Vårdbehovsbedömning ersättning 7(13) (Procapita) 10 år Vid behov. I personakt i avgiftsärende (BABsystem och Castor) Mappar dnr Castor s vid inaktualitet (Procapita) Närarkiv/ 3 år 1 år in aktualitet, tex bidragstagarens bortgång, under förutsättning att inga originalverifikationer finns i akten, i så fall 10 år in aktualitet 1 år in aktualitet, tex bidragstagarens bortgång, under förutsättning att inga originalverifikationer finns i akten, i så fall 10 år in aktualitet 10 år Vid behov. Vid inaktualitet (Procapita) Närarkiv/Personakt 10 år sista notering Vid behov. Arkivboxar 10 år 3 (Procapita) Spara två senast gällande fram till gallring av journal.

8 2 HSLDOKUMENTATION Arbetsmaterial innan journalföring (tex Kost och vätskeintag) Delegeringsbeslut för hälso och sjukvårdsuppgifter. Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut. Hälso och sjukvårdsjournal papper (Procapita) förvaras i arkivskåp på respektive enhet. Efter att uppgiften journalförts. 3 år beslutet upphört att gälla. Fotografier sårvård Scannat i Procapita Se Hälso och Förbrukningsjournal för narkotika Habiliteringsakt (personakter) HSLjournal vid driftstopp Procapita Hälso och sjukvårdsjournal Inkomna utdrag från journal från RSepikris Inkomna utdrag från journal från RSutskrift ur läkarjournal förvaras i hälso och sjukvårdsjournalen i arkivskåp på respektive enhet. (Procapita) förvaras i arkivskåp på respektive enhet. förvaras i arkivskåp på respektive enhet. (Procapita) förvaras i arkivskåp på respektive enhet. Se Hälso och Se Hälso och. Se Hälso och 10 år sista uppgifts införande journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Scannat i Procapita Se Hälso och I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Se Hälso och Intyg Scannat i Procapita Se Hälso och 8(13) Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och. Se Hälso och Vid arkiveringsbehov: Kontakta arkivet före leverans (tel. 5945). Journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras åtskilda från övriga. Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och

9 Mina planer (ITtjänst SVPL) Inskrivnings /utskrivningsmeddelande, kallelse från Region Skåne Mina planer (ITtjänst SVPL) Samordnad vårdplan Mina planer(ittjänst) SIP Samordnad Individuell vårdplan Ordinationshandling (Läkemedelslista/ medicinlista) från psykiatrin/ Scanna in från psykiatrin journal / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal (Mina planer) I hälso och sjukvårdsjournal på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I hälso och sjukvårdsjournal på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I hälso och sjukvårdsjournal på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp el scanna in i journal I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Rapportblad HSL I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Signeringslista I hälso och sjukvårdsjournalen på resp. enhet i närarkiv/ Signaturlista, identifikation arkivskåp På resp. enhet i närarkiv/ arkivskåp Region Skåne gallrar digitalt. Region Skåne gallrar digitalt. se Hälso och sjukvårdsjournal Region Skåne gallrar digitalt. se Hälso och sjukvårdsjournal Se Hälso och sjukvårds journaler Se Hälso och sjukvårds journaler Se Hälso och sjukvårds journaler 9(13) Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Se Hälso och Vid behov.

10 3 SOL OCH LSSDOKUMENTATION Ansökningshandlingar, utredningar och intyg korrespondens i ett personärende, ej rutinmässig Beslut enligt LSS 9 8 eller Handling i samband med insats enligt LSS 9 8 familjehem Beställning från myndighetsfunktionen om insatser (arbetsdo kument (Procapita) Personakt i låst utrymme på enheten, 5,15,25 till myndighetsfunktionen enligt rutin* (Procapita) Personakt i låst utrymme på enheten 5,15,25 till myndighetsfunktionen enligt rutin* Gallring skall ske: 5 år sista uppgifts införande handlingar på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. (Procapita) Gallring skall ske: 5 år sista uppgifts införande handlingar på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. 10(13) Handlingar på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras. Handlingar på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras. Journal enl. /LSS Genomförandeplan /LSS (Procapita) i låst utrymme på enheten, 5,15,25 till myndighetsfunktionen enligt rutin* (Procapita) gallras vid inaktualitet Gallring skall ske: 5 år sista uppgifts införande. journaler på brukare födda 5,15 och 25 i varje månad. Gallring skall ske: 5 år sista uppgifts införande på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras. Genomförande planer på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras. i låst utrymme på enheten, 5,15,25 till myndighetsfunktionen enligt rutin* gallra vid inaktualitet Individuella målsättnings Dokument LSS i låst utrymme på enheten, 5,15,25 till myndighetsfunktionen enligt rutin* Gallring skall ske: 5 år sista uppgifts införande journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad. Journaler på personer födda 5, 15 och 25 i varje månad levereras.

11 Handling/data Levnadsberättelse Mina planer (ITtjänst SVPL) Inskrivnings /utskrivningsmeddelande, kallelse från Region Skåne Mina planer (ITtjänst SVPL) Samordnad vårdplan Mina planer (ITtjänst) SIP Samordnad Individuell vårdplan Sammanställning, uppföljning, beslut och genomförandeplan Samtycke Medium Förvaring / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal / Scanna in i Journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal (Mina planer) I personakt MF i närarkiv/arkivskåp el scanna in i journal Personakt Vid inaktualitet Region Skåne gallrar digitalt. enl Journal Region Skåne gallrar digitalt. enl Journal Region Skåne gallrar digitalt. enl Journal Se Journal /LSS 11(13) Se Journal Se Journal Se Journal Se Journal /LSS Samtycke till användande av kontaktbok (Bo o Hab) Signaturförtydligande Vid inaktualitet Vid inaktualitet på enhet Vid inaktualitet Signeringslista i låst utrymme på enheten/ hos brukare, 5,15,25 till myndighetsfunktionen enligt rutin* Tidsredovisning till Försäkringskassan (Stöd o Aktiv) Kronologisk 2 år senaste anteckning 10 år Vid behov. Överrapporteringsblock (Stöd o aktiv) Block hos brukaren Vid inaktualitet.

12 4 ANMÄLNINGAR, AVVIKELSER SOL/LSS/HSL Avvikelsehantering enligt Lex Maria Inkl. utredningsmaterial Avvikelsehantering enligt Lex Sarah Inkl. utredningsmaterial Ärendeakt Sekretessdiarum Ärendeakt Sekretessdiarium 12(13) HSL Avvikelserapporter HSL Sammanställning av avvikelserapporter, Patientsäkerhetsberättelse Inkomna beslut från: Socialstyrelsen Patientskaderegleringen (PSR) Läkemedelsförsäkring sföreningens försäkringsbolag som rör Lunds kommun Yttrande i förtroendefrågor mellan vårdgivaren (Lunds kommun) och Patientnämnden/ patienter Digital (Procapita) MAS Ärendeakt Ärendeakt Ärendeakt s om det behövs för uppföljning. Annars gallras 3 år att sammanställning gjorts Egna journalkopior kan gallras vid in aktualitet. *= Se rutin Dokumenthantering och informationsöverföring dokumentation Löpande arbetsanteckningar utifrån /LSS är att anse som arbetsmaterial och ska sammanfattas i journal/gallras minst en gång i månaden. Det som är väsentligt ska föras in i journalanteckning under händelse av vikt. Där tas de löpande arbetsanteckningarna bort i Procapita eller förstörs om de är i pappersform. Löpande arbetsanteckningar utifrån HSL Arbetsblad HSL sparas i pappersform i HLSjournal eller sammanfattas i HSL journal i Procapita. För kompletterande information gällande leverans till stadsarkivet, se Instruktioner för leverans till stadsarkivet. För kompletterande information om hanteringen av upprättad /LSSdokumentation och HSLdokumentation se rutin Dokumenthantering och informationsöverföring dokumentation.

13 Arkivskåp på enheterna ska vara brandskyddade Arkivskåp på enheterna ska vara brandsäkerhets och inbrottsskyddsklassade och motsvara de regler som gäller för arkivlokaler. 13(13) Anna Borgius Vård och omsorgsdirektör