Användarmanual för W3D3

Transkript

1 Sektionen Juridik och dokumenthantering Avdelningen för dokumenthantering Lunds universitets Användarmanual för W3D3 Version

2 1 Innehållsförteckning Dokumentflödessystemet W3D3 3 Skrivregler 3 Förkortningar 3 Elektroniska filer 4 Behörigheter 4 Vem kontaktar jag om jag behöver ett ärende? 4 Serier i W3D3 5 Diarienummer 5 Att välja serie 5 Allmänt avsnitt 6 Komma igång 6 Office Add-in 6 Hjälp 6 Kortkommandon för datum 6 Navigera i systemet 6 Personliga inställningar 7 Lösenord 7 Listvisningar 8 Förvald serie 8 Språk 8 Gränssnitt 8 Personlig startsida 8 Ärendekort 9 Fält på ärendekortet 10 Använda bevakningsdatum 11 Arbeta med arbetsdokument 13 Använda kategoriseringsmallar 14 Koppla handläggare till ett ärende 15 Favoritmarkera handläggare 16 Använda ärendestatus 16 Kopiera ärenden 17 Länka ärenden 17

3 2 Öppna ett ärende 18 Att öppna ett studentärende 18 Att öppna ett upphandlingsärende. 19 Att öppna ett mötesärende 20 Makulera ärende 21 Handlingskort 22 Fält på handlingskortet 23 Registrera handlingar 24 Registrera handling från ärendekort 25 Registrera handling med hjälp av Office Add-in 25 Att registrera protokollsutdrag 29 Sekretess 31 Makulera handling 32 Att avsluta och arkivera ett ärende 33 Skriva ut ärendekort 33 Att skicka vidare ärenden inom Lunds universitet 34 Att söka i diariet 35 Direkt ärendeåtkomst 35 Se alla dina öppna ärenden 35 Söka ärenden där du är ansvarig handläggare 36 Söka bland dina avslutade ärenden 36 Söka bland dina arbetsdokument i öppna ärenden 36 Söka ärenden inom institutionen/motsvarande 36 Sök fastställd fil/dokument i ärendet 36 Söka via Sökbyggaren 36 Kortkommandon för sökning 38 Ta ut rapporter 38

4 3 Dokumentflödessystemet W3D3 Lunds universitet (LU) har en mängd olika system där vi registrerar information och uppgifter. Många av dessa system är verksamhetsspecifika. Dokumentflödessystemet eller diariet är ett register över handlingar vid Lunds universitet. Diariet innehåller övergripande information om ett ärende (vad det rör, vem som är handläggare, diarienummer osv) och information om vilka åtgärder som förekommer i ärendet. I diariet ska man snabbt kunna få en överblick över ett ärende utan att behöva läsa alla handlingar i detalj. Registrerade handlingar ska finnas digitalt tillgängliga i systemet om det inte förekommer synnerliga skäl. LU har ett ärendediarium, vilket innebär att handlingar som hör till ett och samma ärende får samma diarienummer. Ett ärende kan bestå av en eller flera handlingar. Vad som ska diarieföras framgår i huvudsak av LU:s dokumenthanteringsplan. Den senaste uppdaterade versionen av dokumenthanteringsplanen hittar du i W3D3 under fliken Manualer samt på Medarbetarwebben: Skrivregler Till varje ärende finns det ett diarienummer och en ärendemening. Ärendemeningen ska på ett kortfattat och tydligt sätt beskriva ärendet i sin helhet. En person utanför LU bör kunna förstå vad ärendet handlar om med utgångspunkt från ärendemeningen. Eftersom hela eller delar av ärendemeningen ofta används för att hitta ett ärende är det viktigt att nedanstående skrivregler beaktas. Skriv tydligt! Skriv på svenska i ärendemeningen - engelsk text kan vara med som referens. Undantaget är forskningskontakt där originaltiteln är på engelska. Var noggrann med stavningen. (W3D3 saknar felstavningskontroll. Felstavningar kan innebära att informationen blir svår att återsöka). Var konsekvent vid benämning av ärenden/handlingar använd färdiga kategoriseringsmallar och ärendemeningar när sådana finns. Skriv aldrig personnummer och personnamn i ärende-/handlingsmening. Använd istället fältet motpart och fältet mottagare/avsändare på handlingskortet. Årtal skrivs enligt modellen ÅÅÅÅ-MM-DD; till exempel Avsändare/mottagare/motpart kan skrivas in med både fullt namn samt förkortning, exempelvis Vetenskapsrådet, VR. Förkortningar som förekommer i förteckningen över förkortningar får användas i ärendemening/handlingsmening. Förkortningar Förkortningar ska undvikas så långt som möjligt, speciellt i ärendemening. I det fall det finns behov av att använda förkortningar ska nedanstående förkortningar användas. Biomedicinskt centrum Centre for Innovation, Research and Competence in the Learning Economy Centre for Work, Technology and Social Change Ekonomihögskolan Europeiska unionen Functional Food Science Centre Health Science Center BMC CIRCLE WTS EHL EU FFSC HSC

5 4 Högskolepoäng Hösttermin International Institute for Industrial Environmental Economics at Lund University Kandidat Kliniskt forskningscentrum (Clinical Research Center) Kultur- och museiverksamheter Licentiat Lund University Center for Sustainability Studies Lunds tekniska högskola Lunds universitet Nummer Nätverk för sydasienstudier Ordförande Trafikflyghögskolan Universitetsbiblioteket Universitetskanslerämbetet Universitets- och högskolerådet Universitetets särskilda verksamheter Vårtermin hp ht IIIEE kand. CRC KOM lic. LUCSUS LTH LU nr SASNET ordf. TFHS UB UK-ämbetet UHR USV vt Elektroniska filer Handlingar (dokument, information) i diariet ska vara elektroniskt tillgängliga såvida det inte föreligger synnerliga skäl. Det går att ladda upp handlingar/dokument i W3D3 på flera olika sätt. Läs mer under avsnitten: Registrera handling från ärendekort och Registrera handling med hjälp av Office Add-in. Behörigheter Behörighet i systemet anpassas utefter vad användaren behöver för att utföra sitt arbete inom Lunds universitets organisation. Utgångspunkten är att alla användare har tillgång till sina egna ärenden (dvs. de ärenden som användaren står som handläggare på). Med denna grundbehörighet går det att registrera handlingar i egna ärenden samt söka fram egna ärenden. Enda undantaget till detta är STYRserien där samtliga användare kan se samtliga ärenden. Behöver en användare mer behörighet utöver detta, tilldelas denna per serie och utifrån var personen är anställd inom Lunds universitet och behöver se och/eller registrera handlingar/ärenden för. Som handläggare kan användaren antingen se egna ärenden, ärenden för eller flera institutioner/motsvarande, eller samtliga ärenden (inkluderar ej sekretess). Som registrator kan användaren öppna och se ärende, handlingar och dokument för en eller flera institutioner/motsvarande, eller se samtliga ärenden (inkluderar sekretess). Det finns endast ett fåtal registratorer och handläggare som kan se alla ärenden i samtliga serier på universitet. Vem kontaktar jag om jag behöver ett ärende? Om du har handläggarbehörighet i W3D3 och behöver öppna ett ärende kontaktar du den person vid din institution/motsvarande som har registratorsbehörighet. Tänk på att du behöver meddela ärendemening och ärendetyp (dessa finns listade i dokumenthanteringsplanen under rubriken KS-kod). Beakta de skrivregler som finns när du formulerar ärendemeningen.

6 5 Möjligheten att göra olika saker i diariet (öppna/avsluta ärenden, registrera handlingar, söka ärenden) styrs av användarens behörighet. Systemet är uppbyggt kring två behörigheter: handläggar- och registratorsbehörighet. Vid varje institution/motsvarande ska det finnas minst en användare som har registratorsbehörighet, dvs. en behörighet som gör det möjligt att öppna ärenden i diariet. Vem som sköter den praktiska registreringen skiljer sig åt mellan olika institutioner/motsvarande. Ibland är det en person som diarieför samtliga handlingar, eller så kan det vara så att respektive person diarieför de handlingar som han/hon hanterar. I dessa fall kan användaren med registratorsbehörighet fungera som en koordinerande instans, som ansvarar för att ärenden ad actas och för att arkiverade ärenden med pappersoriginal hålls ordnade tillsammans. Serier i W3D3 Seriestrukturen i W3D3 består av 7 serier och följer Lunds universitets klassificeringsstruktur (som är uppdelad i 5 huvudgrupper). Av hänsyn till bestämmelser i Dataskyddsförordningen (GDPR) har ärendetyper där det förekommer stora mängder personuppgifter samlats i två separata serier: Personal och Student. Nedan listas serierna i W3D3 samt deras serieprefix. Seriens namn: Styra verksamhet Verksamhetsstöd Personal Utbildning Student Forskning Samverkan Prefix i W3D3: STYR V P U STUD F SAMV Diarienummer Alla diarieförda pappershandlingar (fysiska handlingar) ska vara försedda med diarienummer. Lunds universitets diarienummer skrivs enligt principen, serieprefix-åååå/löpnummer. T ex. STYR 2019/1. Diarienumret genereras automatiskt av systemet första gången ett ärende sparas. Att välja serie Serie, ärende- och handlingstyp i W3D3 följer Lunds universitets klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen anger de vanligast förekommande handlingstyper som finns vid universitetet och hur dessa skall hanteras. W3D3s serier motsvaras i huvudsak klassificeringsstrukturens fem verksamhetsområden. Individärenden rörande studenter och personal finns i egna serier av hänsyn till bestämmelser i Dataskyddsförordningen (GDPR) då dessa ärenden innehåller en stor mängd personuppgifter. När du skall öppna ett nytt ärende måste du ta reda på i vilken serie den ärendetyp som ärendet tillhör finns. Till din hjälp finns dokumenthanteringsplanen, kategoriseringsmallar samt kartor över de ingående ärendetyperna uppdelat per serie i W3D3. Eftersom diariet strikt följer universitetets klassificeringsstruktur ska varje ärendetyp endast finnas i en serie. Varje ärendetyp innehåller de specifika handlingstyper som förekommer i just det ärendet samt några allmänna handlingstyper (avtal, beslut, fullmakt, PM, protokoll, protokollsutdrag, skrivelse, tjänsteanteckning, yttrande). Handlingstyperna följer dokumenthanteringsplanen.

7 6 Allmänt avsnitt Komma igång För att använda W3D3 öppnar du din webbläsare och skriver in den URL-adress, som du har fått tillsammans med dina användaruppgifter, i läsarens adressfält och trycker på Enter. Du hamnar då på W3D3:s inloggningssida. Arbetar du ofta i W3D3 kan det vara praktiskt att spara en länk som favorit/bokmärke. Du hittar även inloggningssidan under Administrativa system på Anställdsidorna på LU:s webbplats. Notera att systemets utseende kan skilja sig lite åt beroende på vilken webbläsare du använder. Bild 1 Fönster för att logga in i W3D3. Skriv in de inloggningsuppgifter du har fått. Klicka på Logga in. Office Add-in Office Add-in är ett program som möjliggör en smidig överflyttning av e-post och dokument till befintliga ärenden i W3D3. Du kan använda dessa funktioner om du använder Microsoft Officeprodukterna Outlook, Word, Excel och Powerpoint. För att det ska fungera måste du få programmet installerat på din dator. Läs mer på Medarbetarwebben under Administrativa system/w3d3. Hjälp Genomgående i systemet finns en ikon med ett frågetecken uppe i funktionslisten i varje fönster. Klickar du på denna ikon så kommer den inbyggda hjälpen att öppnas och den visar då det hjälpavsnitt, som handlar om det fönster, du klickade på ikonen i. Notera att LU kan använda vissa funktioner på ett annat sätt än vad W3D3:s leverantör har tänkt sig. Kortkommandon för datum Vill man inte skriva tio tecken för datum kan man istället använda W3D3:s inbyggda kortkommandon. Då kan du skriva ett d i datumfältet och sedan lämna fältet (genom att klicka någon annanstans eller genom att trycka på tabulatortangenten) så ersätter W3D3 detta med dagens datum i rätt format. För att ange ett annat datum än dagens, skriver du bara in hur många dagar från dagens det önskade datumet är. Använd ett minustecken framför antalet om du avser antal dagar bakåt i tiden. Navigera i systemet Utseendet på din startsida beror på vilken behörighet du har och kan också variera beroende på vilka personliga anpassningar du har gjort i W3D3.

8 7 Längs med fönstrets vänstra sida finns en vertikal navigationslist. Den innehåller ett antal rubrikknappar som t.ex. Registrera (registrera ärenden), Sök (söka efter ärenden, handlingar osv), Personligt (göra personliga anpassningar som t.ex. byta lösenord). Exakt vilka knappar du ser beror på vilken behörighet du har i systemet. När du klickar på en av dessa knappar med rubriker, öppnas den gruppen av funktionsknappar medan den grupp som var öppen innan, stängs. För att utföra en uppgift klickar du bara på knappen för denna så får du upp relevant information i informationsfönstret. I fönstrets överkant finns en rubrik- och funktionslist. Knapparna med funktioner är anpassade efter vad du kan göra på detta ställe i systemet. När du håller muspekaren över funktionsknappen får du en hjälptext som förklarar vad symbolen betyder. Informationsfönstret (utgörs av resten av ytan på fönstret) visar listor och annan information om det du just arbetar med. Beroende på vad du gör i W3D3 kommer du ibland att få upp nya underfönster, s.k. pop-up fönster. Därför är det viktigt att din webbläsare är inställd så att den tillåter pop-up fönster. Bild 2 Uppdelning av grundfönstret i olika delar. Personliga inställningar Lösenord När du loggat in i systemet för första gången ska du ändra det lösenord du blivit tilldelad, så att ditt nya är ett som endast du känner till. Det gör du under rubrikknappen Personligt och knappen Inställningar. Eftersom ditt användarid är detsamma som ditt LucatID så bör lösenordet vara detsamma som ditt Lucatlösenord.

9 8 Bild 3 - Fönster för ändring av personliga inställningar Listvisningar Under personliga inställningar kan du bestämma hur många poster eller träffar som ska visas i listor i huvudfönstret respektive i underfönster. Antalet träffar avgör hur många av dina senast öppnade ärenden som visas när du klickar på Sök i navigeringslisten. Har du en stor skärm och hög upplösning så kanske du vill öka längden på listan och omvänt kanske du vill få en kortare lista, om du normalt arbetar vid en liten skärm med låg upplösning, eller har en mycket långsam uppkoppling. Förvald serie Är du behörig i fler serier än den du normalt arbetar i kan du använda dig av alternativet Förvald serie. Det innebär att denna i fortsättningen kommer att vara vald åt dig redan när du kommer in i systemet och vara vald till dess att du uttryckligen väljer någon annan. Språk Under personliga inställningar och fältet Språk kan du markera vilket språk du önskar (svenska, norska eller engelska). Språkinställningen avser alla s.k. ledtexter i systemet. Gränssnitt Längst ner till höger på fönstret för personliga inställningar kan du välja vilket gränssnitt du vill använda dig av: W3D3 (standard, enligt senaste W3D3versionen) W3D3 blue (gränssnittet fram till våren 2010) W3D3 classic (gränssnittet fram till hösten 2007) Glöm inte att spara genom att klicka på diskettikonen uppe till vänster i funktionslisten, om du ändrat någon av inställningarna. För att vissa ändringar i inställningar ska börja gälla kan det krävas att du loggar ut och loggar in i systemet igen. Personlig startsida Den personliga startsidan är den du ser när du loggar in i systemet. För att ta fram din personliga startsida i senare skede klickar du på W3D3-ikonen uppe till vänster.

10 9 De alternativ som kan visas är: Mina ärenden Senast visade ärenden Mina arbetsdokument Mina arbetsuppgifter Mina bevakningar Organisationens bevakningar Gruppärenden Sökreferens Ärenden med mig som ansvarig Mina registrerade ärenden Sökbyggarfrågor publika och personliga Direkt ärendeåtkomst De ärenden där du står som handläggare De ärenden som du senast har tittat på Dina arbetsdokument som inte är fastställda ännu Används inte vid LU Dina bevakningsdatum som ligger inom en 14-dagasrsperiod Alla bevakningsdatum inom en 14-dagars period. Ses endast om du har registatorsbehörighet Används inte vid LU Kortkommandon och länkar till olika söksidor De ärenden där du står som ansvarig handläggare De ärenden som du själv har öppnat De sökbyggarfrågor som byggts i sökbyggaren och ligger som antigen publika eller personliga för dig Ärenden där du blivit tilldelad direkt ärendeåtkomst Ärendekort Ärendekortet visar information som på ett eller annat sätt finns knuten till ärendet, som till exempel handläggare, externt diarienummer och institution/motsvarande m.fl. Användare med registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet på ärendet kan göra ändringar på ärendekortet. Ärendets handläggare kan enbart göra ändringar i fälten ärendestatus och bevakningsdatum samt motpart. På ärendekortet finns en funktionslist med en rad knappar för olika funktioner vilka sammanfattas i nästa avsnitt, Funktionsknappar på ärendekortet. Informationsfönstret nedanför funktionslisten är uppdelat i tre huvudavdelningar: en övre med ärendemening, ad acta- och JK-balansmarkering samt eventuell motpart, en avdelning i mitten med handläggare, diverse kategoriseringar och datumfält, samt en nedre avdelning där de åtgärder och handlingar som förts till ärendet finns listade.

11 10 Bild 4 Ärendekort. Fält på ärendekortet Nedan följer en beskrivning av hur de olika fälten ska användas. Ärendemening* Motpart Ad acta (kryssruta) JK-balans (kryssruta) Registrator* Handläggare* Kontaktperson Obligatoriskt fält. Färdiga kategoriseringsmallarska användas om sådana finns. Kortfattad beskrivning av ärendet. Beakta befintliga skrivregler. Motpart avser den externa person/organisation som är LU:s motpart i ärendet. Vid studentärenden eller personalärenden ska motpart anges, personnamn ska inte förekomma i ärendemeningen. Avslutar ärendet. Om det inte redan finns ett datum i fältet Avsl.datum fylls det fältet automatiskt med det datum som ärendet ad acta-läggs. För att kunna ad acta ett ärende behöver fältet Ärendestatus stå som Arkiverat. Används när ärendet resulterar i beslut eller andra åtgärder som påverkar enskilda. Ej ändringsbart. Fylls i automatiskt och anger namnet på den som öppnat ärendet. Obligatoriskt fält. Avser den person som är ansvarig för och handlägger ärendet. Det kan finnas flera handläggare eller en grupp av handläggare kopplade till ärendet. Det ska alltid finnas en ansvarig handläggare. Kan användas om personen som är ansvarig för och handlägger ärendet inte finns valbar i systemet som handläggare. Kan dock

12 11 Jämför Förv.plats Institution/motsv. Diariebeteckning Används inte efter Ärendestatus Ärendetyp* Reg.datum* Exp.datum Avsl.datum Gallr.datum. Bevakningsdatum inte ersätta handläggare, utan sådan måste alltid finnas. Tänk även på att den som är satt som handläggare, är den som tar hand om ett eventuellt utlämnande och därför måste ha tillgång till handlingarna. Avser ett diarienummer hos en extern part. Anges i detta fält om ärendet i sin helhet är förenat med ett sådant diarienummer. I annat fall anges diarienummer hos extern part i fältet Extern ref. på handlingskortet. Används inte vid LU. Obligatoriskt fält. Avser den institution (motsvarande) där ärendet bereds. I det fall beredningen berör flera organisatoriska enheter anges den enhet där ärendet avslutas och arkiveras. Används som handläggningsstöd eller som stöd för arbetsflödet inom en enhet. Om fältet används måste alternativet arkiverat vara angivet när ärendet avslutas för att kunna ad acta ärendet. Obligatoriskt fält. Valbara alternativ hämtas från LU:s klassificeringsstruktur. Ej ändringsbart. Fylls i automatiskt med det datum då ärendet blivit registrerat. Anges om tillämpligt. Anger t.ex. när beslut expedieras. Kan vara viktigt att dokumentera när det rör sig om beslut som kan överklagas. Anger när ärendet är avslutat. Om det inte redan finns ett ifyllt datum, fylls det fältet automatiskt i med det datum som ärendet ad acta-läggs. Används inte vi LU i nuläget. Avser eventuella påminnelser till handläggaren om olika åtgärder i ärendet. Det går att lägga in flera bevakningar i ett och samma ärende. Använda bevakningsdatum Bevakningsdatum skiljer sig en aning från de övriga datumfälten, i det att de kan vara flera stycken på ett och samma ärende. Du kan ange sista ansökningsdatum eller andra tidpunkter av vikt för ett ärende. Som användare med handläggarbehörighet kan du på din startsida få en lista över de bevakningsdatum som finns på de ärenden där du är handläggare. För att sätta ett nytt bevakningsdatum på ett ärende klickar du på länken Bevakningsdatum, så öppnas fönstret för att sätta ett nytt bevakningsdatum. Du kan ha flera bevakningsdatum samtidigt.

13 12 Bild 5 Fönster för att lägga in nytt bevakningsdatum Efter att du valt lämpligt datum, väljer du ett namn för bevakningsdatumet och sedan fyller du i eventuell ytterligare information för att slutligen spara. Om du istället vill ändra ett befintligt bevakningsdatum gör du på precis samma sätt med den enda skillnaden att du i rullisten markerar det datum du vill ändra innan du klickar på länken Bevakningsdatum. Tänk på att eftersom ett bevakningsdatum kan röra i princip vad som helst så kan W3D3 inte gissa huruvida den avsedda handlingen, t.ex. ett utskick, ett samtal eller ett sista ansökningsdatum, faktiskt har skett och därför kan systemet inte radera datumen bara för att de har passerat. Det kan ju vara så att de är missade. Kom därför alltid ihåg att ta bort eller flytta fram datumet när något är avklarat eller blivit uppskjutet, annars kommer det att dyka upp på listan som försenade/missade bevakningar. När du skapat ett bevakningsdatum kan du välja att koppla ett aviseringsmeddelande till detta. Det gör du genom att klicka på -knappen. Du får då upp ett e-postfönster (bild 6) i vilket du kan ange vad som ska stå, till vilka det ska skickas samt om några bilagor ska bifogas. Det finns ingen skicka-knapp utan du sparar meddelandet på bevakningsdatumet och talar sedan om när du vill att meddelandet ska skickas (bild 7). Bild 6 E-postfönster för att skriva meddelande och bifoga ev. filer.

14 13 Bild 7 Datum för när e-postmeddelandet ska skickas. Arbeta med arbetsdokument Till varje ärende i W3D3 finns det en särskild arbetsyta kopplad som bara är åtkomlig för användare med registratorsbehörighet samt handläggaren/handläggarna på det enskilda ärendet. Arbetsytan är lämplig att använda när arbetet med att ta fram ett dokument pågår, speciellt då flera handläggare gemensamt ska arbeta med ett eller flera dokument eller andra typer av filer. Det har också fördelen att allt material finns på det ställe. Arbetsdokument kan vid behov sedan fastställas som en handling i ärendet. Om det finns arbetsdokument i ett ärende syns det mitt på ärendekortet, alldeles under fältet ärendetyp. För att skapa ett nytt arbetsdokument eller ändra ett befintligt, klickar du på -knappen från ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas där du kan se och ändra befintliga arbetsdokument samt lägga upp nya. Bild 8 Lista över arbetsdokument. För att ladda upp ett nytt arbetsdokument klickar du på -ikonen uppe i funktionslisten för att komma till det fönster där du kan skriva in, eller bläddra fram till den fil du vill ladda upp.

15 14 Bild 9 Fönster för att ladda fil från hårddisk. För att bläddra dig fram till rätt fil klickar du på Bläddra. Du kommer då till ett fönster där du kan leta dig fram till arbetsdokumentet/filen. När du valt den fil du vill ladda upp klickar du på Öppna och sedan på knappen Ladda upp. Filen kommer då att laddas upp till W3D3 och hamna på arbetsytan. För att arbeta med ett dokument på arbetsytan klickar du bara på dess namn. Filen kommer normalt att öppnas automatiskt i det program som hör till filtypen, t.ex. Microsoft Word. Sedan arbetar du som vanligt i dokumentet och när du är färdig väljer du arkiv/spara eller klickar på disketten i det övre vänstra hörnet. Det som händer är att filen automatiskt sparas ner i systemet, utan att du får upp någon s.k. filväljare. Den sparade filen läggs på den arbetsyta du startade dokumentet ifrån. Notera att ändringar i dokumentet inte sparas om du bara stänger det! Till vart och ett av de dokument som ligger på arbetsytan finns det 10 små funktionsknappar framför fil-ikonen och länken med dokumentets namn. Håll muspekaren över knappen så får du en förklaring till hur den används. Du måste ha installerat Office Add-in för att det ska fungera att arbeta med arbetsdokument. Läs mer under avsnitten Office Add-in. Använda kategoriseringsmallar För att underlätta vid registrering finns det till varje serie knutet ett antal kategorier. De kan ses som en förfining av de lite bredare ärendetyperna och består av mallar med information som läggs in automatiskt. Finns det lämpliga kategoriseringsmallar ska dessa användas. Saknar du en kategori kan förslag på kategoriseringsmallar mejlas till Servicedesk@lu.se För att kategorisera ett ärende klickar du på -knappen på ärendekortet och får då upp ett fönster där du kan välja bland de kategorier som finns upplagda. Klicka på pilen till höger om fältet namn för att få upp valbara alternativ.

16 15 Bild 10 Fönster valbara kategoriseringsmallar. När du valt en kategori så visas, nedanför avgränsningslinjen mitt i informationsfönstret, informationen som finns förvald för de olika fälten. Tänk på att om du redan fyllt i information på ärendekortet i något av dessa fält innan du väljer att kategorisera så kommer den informationen att skrivas över. När du valt kategori klickar du på -knappen för att spara d.v.s. utföra kategoriseringen. Sedan måste du komplettera vissa fält, t.ex. handläggare på ärendekortet. I vissa fall måste du även komplettera ärendemeningen och skriva in motpart. Glöm inte att klicka på spara när det är gjort. Koppla handläggare till ett ärende För att en användare med handläggarbehörighet ska kunna se och arbeta med ett visst ärende krävs det att en användare med registratorsbehörighet tilldelar användaren med handläggarbehörighet ärendet. Användare med handläggarbehörighet kan då lägga till handlingar, makulera handlingar, ändra ärendestatus och använda bevakningsdatum vartefter arbetet fortskrider. Dessutom är det först vid tilldelningen som arbetsytan med eventuella arbetsdokument görs tillgänglig för en användare med handläggarbehörighet. 1. Klicka på det understrukna ordet Handläggare på ärendekortet för att lägga till ny handläggare. 2. Ett nytt fönster visas med en lista på valbara användare/handläggare. Till vänster om listan med namn finns det fem klickbara knappar.

17 16 Användaren favoritmarkeras och hamnar överst i listan. Utse handläggare, det går att markera flera användare samtidigt. Ge redan utsedd handläggare utökad behörighet på ärendet (innebär att användaren får samma behörighet som en registrator på det specifika ärendet) Ge redan utsedd handläggare begränsad behörighet på ärendet (endast läsbehörighet). Markeras för den handläggare som är ansvarig för ärendet, det går bara att lägga till en ansvarig per ärende (obligatoriskt fält). 3. När du valt de handläggare klickar du på -knappen för att utföra tilldelningen och stänga fönstret. Om du istället bara vill utföra tilldelningen, men behålla fönstret öppet för att bläddra vidare för att kunna göra ytterligare inställningar, så klickar du istället på du bläddrar vidare. -knappen innan Att ge handläggare utökad behörighet bör ske restriktivt då handläggaren i och med detta ges möjlighet att göra ändringar på ärendekortet såsom att ändra handläggare samt avsluta ärendet. Bild 11- Fönster för att tilldela handläggare. Favoritmarkera handläggare I våra serier finns det väldigt många handläggare valbara. Normalt tilldelar en användare med registratorsbehörighet enbart ärenden till handläggare inom institutionen/motsvarande. De går då att markera dessa som favoriter (stjärnan till vänster). Dessa handläggare kommer i fortsättningen att hamna högst upp i listan av valbara handläggare. Använda ärendestatus Fältet ärendestatus kan användas som ett stöd för ärendets handläggare eller som ett stöd för arbetsflödet inom en institution/motsvarandet. Om fältet används måste alternativet arkiverat vara angivet när ärendet avslutas. Följande alternativ är valbara: Arkiverat Avvaktar svar/beslut Handläggare ej tilldeladhandläggare för ytterligare åtgärder Handläggning pågår

18 17 Makulerat Till registrator för ad acta Kopiera ärenden För dig som har registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet på ett ärende går det att kopiera ett ärende till samma eller en annan serie. Det kan du behöva göra om du har öppnat ett ärende i fel serie. Öppna det ärende du vill kopiera. Längst upp på ärendekortet klickar du på knappen. I dialogrutan som visas väljer du först om endast ärendeinformationen ska kopieras eller om hela ärendet inklusive handlingar ska kopieras. Därefter väljer du till vilken serie ärendet ska kopieras till. När du gjort valen klickar du på längst upp till vänster. Nu skapas ärendet och du kan nå det via ärendelänken som visas i dialogrutan. Om du kopierar ett ärende måste du komma ihåg att makulera ursprungsärendet. Läs mer om detta i avsnittet Makulera ärende. Glöm inte heller att ta bort den ärendelänk som automatiskt genereras mellan de båda ärendena vid kopierande. Länka ärenden Ett ärende kan på något vis höra samman med ett eller flera andra ärenden utan att vara så nära relaterade att de bör vara ett och samma ärende. För att underlätta inför framtida sökningar kan du välja att lägga in en länk till ett eller flera ärenden direkt från ett ärendes ärendekort. Du kan även länka till ärenden som du inte står som handläggare på och till ärenden som är ad acta. Däremot kan du inte se informationen i ärendet såvida du inte har behörighet för att se det. För att skapa en ny ärendelänk eller ändra en befintlig, klickar du på -knappen. I det fönster som öppnas kan du se och ändra befintliga ärendelänkar samt skapa nya. Skapa en ny ärendelänk genom att klicka på -knappen, uppe i funktionslisten, så att ett litet fönster öppnas. Fyll i ärendenumret på det ärende du vill skapa en länk till och eventuellt även ett namn på länken och ytterligare information om den. Du kan dessutom se vilka eventuella länkar som finns från andra ärenden till det här ärendet. Ta bort en ärendelänk genom att klicka på -knappen framför den länk du vill slänga. När du är färdig klickar du på -knappen för att spara ärendelänken. Om det finns minst en ärendelänk till eller från ärendet så kommer en länk till listan med ärendelänkar att visas direkt på ärendekortet under fältet ärendetyp.

19 18 Bild 12 Fönster där det går att lägga till, ändra och ta bort ärendelänkar. Öppna ett ärende Notera att det endast är användare med registratorsbehörighet som kan öppna ärenden. 1. Tryck på rubrikknappen Registrera och därefter knappen Initiera ärende. 2. Välj i vilken serie ärendet ska öppnas i längst till vänster på funktionslisten. Läs mera i avsnittet Att välja serie. 3. Om du vanligtvis enbart öppnar ärenden i en specifik serie kan du ha den serien som förvalt alternativ. Se under avsnittet Förvald serie. 4. Tryck på ikonen. Klicka OK i den dialogruta som visas. 5. Börja med att trycka på ikonen och sök efter en passande kategoriseringsmall under fältet namn. Välj rätt alternativ (om sådant finns för det ärende du ska skapa) och tryck på spara. Komplettera ärendemeningen i de fall det behövs. Hittar du ingen lämplig kategoriseringsmall skriver du själv in en lämplig ärendemening. Tänk då på att tillämpa befintliga skrivregler. Fortsätt sedan att fylla i ärendekortet. Glöm inte att tilldela handläggare. 6. Klicka på. Förslag på nya kategoriseringsmallar mejlas till servicedesk@lu.se. Det skickas ett automatiskt e-postmeddelande till handläggaren när denna tilldelas ärendet. I mejlet finns en länk till ärendet. Att öppna ett studentärende Till vissa av ärendetyperna i serien Student (STUD) finns det ett utökat ärendekort där information om program, datum för studieavbrott, studieuppehåll, beviljande/ej beviljande av tillgodoräknande kan anges. Det finns även ett fritextfält Övrigt som kan användas vid behov. 1. Öppna ett ärende. Följ beskrivningen i avsnittet Öppna ett ärende. 2. Ange studentens namn och personnummer under motpart, inte i ärendemeningen. Personnummer anges i fältet ID. Personnummer anges ÅÅMMDD-XXXX. 3. Ange vilket program studenten är inskriven vid. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 4. Beroende på vilken typ av ärende det rör sig om fylls följande fält i: o Studieavbrott o Tillgodoräknande o Studieuppehåll fr.o.m. o Studieuppehåll t.o.m. o Övrigt Fält där det finns valbara alternativ inlagda har en pil till höger om fältet. Klicka på pilen för att få fram alternativen. 5. Klicka på för att spara. Meddela Servicedesk på servicedesk@lu.se om du saknar valbara alternativ.

20 19 Bild 13 Extra fält på ärendekortet för studentärenden. Att öppna ett upphandlingsärende. Ärendetypen hantera offentliga upphandlingar har ett utökat ärendekort där det anges information om upphandlingstyp, upphandlingens värde, om miljökrav har ställts, produkttyp samt produkt. Genom att fylla i dessa extra fält blir det lättare att göra sökningar om universitetets upphandlingar. Det ökar också möjligheten att ta fram relevant statistik. 1. Öppna ett ärende i serien Verksamhetsstöd (V). Följ beskrivningen i avsnittet Öppna ett ärende. Välj alternativet Upphandling under kategorier. 2. Ange upphandlingstyp. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 3. Skriv in upphandlingens värde i SEK. 4. Ange om det är ställt miljökrav i upphandlingen. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 5. Ange produkttyp. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 6. Ange produkt i fritextfältet med samma namn. 7. Glöm i inte att kolla av så att samtliga fält på ärendekortet som behöver vara ifyllda är det. 8. Klicka på för att spara.

21 20 Bild 14 Extra fält på ärendekortet Hantera offentliga upphandlingar. Att öppna ett mötesärende Protokoll från beslutande organ ska diarieföras. 1. Öppna ett ärende i serien Styra (STYR). Följ beskrivningen i avsnittet Öppna ett ärende. Välj alternativet Styrelseprotokoll under kategorier. 2. I fältet protokollförande organ anger du det organ som kallelsen/protokollet hör till. Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. 3. Glöm inte att kolla av så att samtliga fält på ärendekortet som behöver vara ifyllda är det. 4. Klicka på för att spara. Genom kombinationen protokollförande organ samt vald institution/motsvarande går det att söka fram ärenden i de fall det finns flera organ med samma funktion inom universitetet. Till exempel lärarförslagsnämnd + institution/motsvarande. För hantering av protokollsutdrag etc. se avsnittet om Att registrera protokollsutdrag.

22 21 Bild 15 Extra fält på ärendekortet Genomföra beslutsmöten. Makulera ärende Det är normalt enbart användare med registratorsbehörighet som kan makulera ärenden. Användare med utökad handläggarbehörighet i ett ärende kan makulera det specifika ärendet. När du behöver makulera ett ärende (t.ex. på grund av att du öppnade ärendet i fel serie, dubbelregistrering) gör du på följande sätt: Välj kategoriseringsmallen Makulerat ärende. Tryck på spara. Ärendekortet töms då på information. För mer information om hur man använder kategoriseringsmallar, se avsnittet Använda kategoriseringsmallar. Ta bort ursprunglig handläggare, Makulerad, ska stå som enda och ansvarig handläggare. Makulera eventuella handlingar. För mer information se avsittet Makulera handling. Bocka i kryssrutan ad acta. Tryck på spara.

23 22 Det är viktigt att ärendet töms på information för att det inte ska generera sökträffar vid sökningar i systemet. Bild 16 Kategoriseringsmall Makulerat ärende. Om du har öppnat ett ärende i fel serie går det bra att kopiera ärendet till rätt serie innan du makulerar det. Se avsnittet, Kopiera ärenden. Glöm inte att ta bort den ärendelänk som automatiskt genereras vid kopierande av ärende. Handlingskort Handlingskortet innehåller information om de handlingar/åtgärder som förekommer i ett ärende. Till handlingskortet bifogas de filer som utgör den handling som registreras, t.ex. ett e-postmeddelande eller ett inskannat dokument. Det är genom registeringen av dessa handlingar i ett ärende som själva diarieföringen görs. Att enbart öppna ett ärende betyder inte att enskilda handlingar är diarieförda. Den vänstra halvan av handlingskortet är till för information som avser handlingen som sådan medan den högra är till för information som gäller eventuella avsändare eller mottagare.

24 23 Bild 17 Handlingskort. Fält på handlingskortet Åtgärd/Handling Riktning Ad acta (kryssruta) Intern (kryssruta) Skapad av Datum Reg.datum Handlingstyp Obligatoriskt fält. Kortfattad beskrivning av handlingen enligt skrivregler. Används för att beskriva om handlingen är Inkommande till, Upprättad vid, eller Utgående, till någon utanför LU. Det går även att använda fältet för att beskriva hur handlingar skickas mellan enheter inom LU. Då kan kryssrutan intern markeras. Används ej inom LU på handlingsnivå. Används för att visa att handlingen skickas internt mellan enheter inom LU. Namnet på den som lägger in handlingen i W3D3 ska stå här. Fältet fylls i automatiskt med inloggad användare eller avsändare för elektronisk handling, så kom ihåg att ändra om informationen är felaktig. Avser det datum då handlingen inkom/upprättades till/hos LU. Var noga med att ändra detta om handlingen inte registreras i systemet samma dag som den kom in, eftersom systemet automatiskt sätter dagens datum. Ej ändringsbart fält. Fylls i automatiskt med det datum då handlingen blivit registrerad. Obligatoriskt fält.

25 24 Handlingsstatus PUL Extern ref. Information (vänster) Avsändare/mottagare Information (höger) Valbara alternativ kommer från LU:s dokumenthanteringsplan. Obligatoriskt fält. Anger vilket format handlingen har. Följande alternativ finns: Digital handling - handling som är inkommen eller upprättad digitalt, finns endast i digitalt format (kan vara officedokument, e-post m.m.). Går ej att skanna/ladda upp - handling som endast finns i fysiskt format (t.ex. bok, cd-skiva, usb, arbetsprov). Skannad handling - pappersoriginal - handling som är inskannad till systemet, originalet finns i pappersformat. Används ej inom LU på handlingsnivå. Kan användas för att hänvisa till ett externt diarienummer. Avser eventuell information om handlingen, t.ex. ej skannad p.g.a. sekretessinnehåll. Ifall en handling makuleras noteras anledningen till att handlingen makuleras i detta fält. Namn och ev. e-postadress till avsändaren/mottagaren. Då avsändare/mottagare är en person vid en organisation anges organisationens namn i fältet org. Ifall det enbart är aktuellt att registrera organisationens namn anges detta i såväl fältet namn som fältet org. Avser eventuell information om avsändaren/mottagaren. Registrera handlingar Ärendets handläggare och användare med registratorsbehörighet kan registrera handlingar i ett ärende. Det är ärendets handläggare som ansvarar för att de handlingar som ska diarieföras, enligt anvisningar i dokumenthanteringsplanen, finns registrerade i ärendet. Rent praktiskt kan det vid enskilda institutioner (motsvarande) lösas genom att det sköts av användare med registratorsbehörighet. Det finns två sätt registrera handlingar i ett ärende. Det går att lägga till en ny handling eller åtgärd genom att klicka på -knappen på ärendekortet. Läs mer i avsnittet Registrera handling från ärendekortet. För användare av Microsoft Office produkterna Outlook, Word, Excel m.fl. går det även att registrera t.ex. e-post eller dokument direkt från programmen. Läs mer i avsnittet Registrera handling med hjälp av Office Add-in. Notera att tilläggsprogrammet Office Add-in behöver installeras på din dator för att det ska fungera. Läs mer i avsnittet Office Add-in.

26 25 Registrera handling från ärendekort 1. Sök fram ärendet där du vill registrera en handling/åtgärd. Läs mer under avsnitten under Att söka i diariet. 2. Öppna ärendet. 3. Klicka på -knappen uppe till vänster i funktionslisten. 4. För att bifoga fil/filer klickar du på -knappen på funktionslisten. Då öppnas fönstret Ladda upp fil. Klicka på knappen Bläddra... så får du upp ett vanligt filväljarfönster i Windows. Med hjälp av det kan du leta dig fram till den fil du vill bifoga till handlingskortet. När det är gjort väljer du den önskade filen och klickar på knappen Öppna. 5. Fyll i handlingskortet enligt instruktion i avsnittet Fält på handlingskort. 6. Klicka på spara. Registrera handling med hjälp av Office Add-in 1. Klicka på W3D3 i menyraden på Outlook, Word m.fl. 2. På listan med alternativ väljer du Ny handling i ärende Bild 17 Valbara alternativ i dialogrutan i Office-programmet. 3. Första gången du loggar måste du ange URL-adressen till W3D3 samt dina inloggningsuppgifter. Gör du det från den dator du vanligen arbetar ifrån kryssar du i kom ihåg inloggning så behöver du inte logga in fler gånger. Klicka på OK. Bild 18 Fönster för inloggning till Office Add-in. 4. Du får fram ett fönster för att söka fram det ärende där du ska registrera din handling. Har du vanligtvis ett begränsat antal ärenden öppna räcker det att klicka på sök så listas dina öppna ärenden. Det går att begränsa antalet sökträffar utifrån serie, diarienummer, ärendemening, registreringsdatum, motpart, motparts e-post och handläggare.

27 26 Bild 19 Fönster för att söka fram tillgängliga ärenden.

28 27 1. Välj det ärende där du vill registrera en handling. Klicka på OK. Bild 20 Markera det ärende där handlingen ska registreras. 2. Fyll i handlingskortet. Notera att handlingskortet ser olika ut beroende på om du registrerar en handling från t.ex Outlook eller Word. Tid och datum Systemet gissar på det datum när t.ex. ett e-postmeddelande togs emot i din inkorg. Behöver du ändra det så bocka ur kryssrutan. Skriv manuellt eller använd kalendern för att ange korrekt datum. Tänk på att datumet ska ange när en handling inkom till eller upprättades vid LU. Handlingsnamn När ett e-postmeddelande registreras via Outlook anger systemet e-postmeddelandets ämnesrad som förvalt alternativ. Handlingsnamnet ska vara en kort beskrivning av handlingen, och behöver generellt ändras. Behöver du ändra det bockar du ur kryssrutan och skriver in det korrekta handlingsnamnet. Handlingstyp Klicka på pilen för att få fram en rullista för att få fram valbara alternativ. Valbara alternativ kommer från LU:s dokumenthanteringsplan. Riktning Bocka ur kryssrutan alternativt klicka på pilen för att få fram valbara alternativ. Avsändare/Mottagare Använder du Office Add-in från Outlook gissar systemet på e- postmeddelandets avsändare/mottagare. Det kan behöva ändras. I annat fall skriver du in avsändare/mottagare själv. Handlingsstatus Information Klicka på pilen för att få fram en rullista med valbara alternativ. nformationsfältet fylls automatiskt i med Sparat från Outlook när du registrerar handling via Outlook.

29 28 Extern ref. Bifoga Filnamn Information Kan användas om handlingen även är associerad med ett annat nummer (ex. externt diarienummer) Det går att bestämma vad man vill ska bifogas, valbart är: Meddelandetext Meddelandehuvud Bilagor msg.filen För bättre återsökningsmöjligheter rekommenderas att filnamnet är beskrivande för handlingen ifråga (tänk på att inte använda specialtecken i filnamnet så som %;&# och liknande). Registrerar du handlingar via Word, Powerpoint och Excel får du på handlingskortet även ett informationsfält under Avsändare/Mottagare. Det är avsett för information om avsändare/mottagaren. Bild 21 - Handlingskort när du registrerar från Outlook med hjälp av Office Add-in.

30 29 Bild 22 Handlingskort när du registrerar från Word, Excel och Powerpointmed Office Add-in. Att registrera protokollsutdrag Om beslut i ett ärende fattas i något av universitetets protokollförande organ finns beslutet oftast i protokollsform, tillsammans med beslut i andra ärenden. Normalt registreras ett fattat beslut i det ursprungliga ärendet. Detta kan du göra på två sätt. Antingen diarieförs ett protokollsutdrag rörande det enskilda ärendet som en avslutande handling. Om delar av protokollet i sin helhet innehåller sekretesskyddade uppgifter rekommenderas att göra protokollsutdrag till respektive ärende. Om det skickas ut protokollsutdrag till berörda parter i ärendet är det viktigt att dessa registreras som utgående handlingar. Detta görs för att dokumentera att beslutet är skickat till berörda parter, men gör det också möjligt att hålla koll på när eventuella överklagandetider går ut. För att slippa göra protokollsutdrag går det också att göra en notering om att beslut är fattat och göra en länk till det diarieförda protokollet. Detta görs från ärendet som beslutet rör. 1. Klicka på i funktionslisten på ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas. 2. Kryssa i rutan beslut fattat, ange beslutsdatum, beslutande organ samt relevant paragraf i protokollet. Om du klickar på länken beslutande organ får du fram en lista över valbara alternativ. Det går också att kort sammanfatta vad som beslutats. Klicka på.

31 30 Bild 23 Fönster för att registrera information om beslut. 3. Klicka sedan på den röda pilen på ärendekortet. I det fönster som öppnas klickar du på för att lägga till en ny länk till protokollet. Skriv in ärendets diarienummer samt nummer på den handling som utgör protokollet. Genom att följa handlingslänken kommer du sedan direkt till protokollet utan att behöva öppna hela mötesärendet. Notera att du måste ha behörighet att se protokollsärendet för att kunna ta det av protokollet. Bild 24 Fönster för att göra handlingslänk till diariefört protokoll i annat ärende. På ärendekortet syns en notering om när beslut är fattat och där finns även handlingslänken tillgänglig.

32 31 Bild 25 Ärendekort med notering om beslut och handlingslänk. Sekretess När en handling innehåller sekretesskyddade uppgifter ska det markeras på handlingskortet. Då är det endast ärendets handläggare, användare med registratorsbehörighet samt de med behörighet att se sekretess som kan öppna och ta del av handlingen. Det gäller även den information som anges på handlingskortet. Det är även möjligt att markera sekretess på ärendet i sin helhet (sekretess på ärendekort). Den möjlighet ska inte användas eftersom ärendet då markeras som *** HEMLIGT ***vilket inte stämmer för ärenden som hanteras vid Lunds universitet. Dessutom väcker det onödigt stort intresse hos de personer som tar del av universitetets diarium. När en handling sekretessmarkeras ska relevant lagrum anges, d.v.s. det ska anges enligt vilken paragraf i Offentlighets- och sekretesslagen som uppgifter i handlingen är sekretessbelagda. De paragrafer som är aktuella inom LU finns inlagda som en rullista i det fönster som öppnas när du sekretessmarkerar en handling. Registrera handlingen på ärendet. Klicka på ikonen med ett hänglås i funktionslisten högst upp på handlingskortet. När du gör det öppnas ett nytt fönster. Välj rätt lagrum i rullistan med samma namn. Klicka på spara. Kontrollera att handlings- samt ärendekortet är orangemarkerade och att ikonen med ett hänglås syns bredvid handlingen på ärendekortet. Notera att en sekretessmarkering i W3D3 enbart utgör en teknisk sekretess. Den verkliga sekretessprövningen sker om/när någon begär att ta del av handlingen.

33 32 Bild 25 Handlingskort med sekretessmarkering Makulera handling Har du av misstag registrerat en handling i ett ärende går det att makulera den. Klicka på soptunnan som finns till vänster om handlingen på ärendekortet. Ett nytt fönster öppnas där du ska fylla i av vilken anledning du makulerar handlingen. Klicka därefter på Yes. Handlingen kommer nu, av säkerhetsskäl, att läggas i något som kallas seriens inkorg. Medarbetare på den centrala registraturen hanterar denna inkorg och tar bort handlingen därifrån. Det är därför viktigt att de får besked om varför du makulerar handlingen. På ärendekortet kommer det alltid att synas att en handling har varit registrerad, när och av vem den har makulerats. Bild 26 Dialogruta för att ange orsak till makulering, ange alltid orsaken!

34 33 Bild 27 Notering på ärendekort om makulerad handling. Att avsluta och arkivera ett ärende När ett ärende är färdigbehandlat skall det avslutas i W3D3. Det görs genom att kryssmarkera rutan ad acta på ärendekortet. Det är endast användare med registratorsbehörighet eller utökad handläggarbehörighet på ärendet som kan ad acta ett ärende. Det är ärendets handläggare som ansvarar för arkiveringen av ärendet, medan det är registratorn som avslutar (ad acta) ärendet i systemet. När ett ärende är ad acta syns den här markeringen till vänster om ärendet i en söklista. Tittar du på ett ärende som är ad acta märker du att det inte går att registrera nya handlingar eller ändra uppgifter på ärendekortet. Att ta omhand ett ärende för arkivering innebär för handläggare: Att du säkerställer att alla handlingar som tillför ärendet sakkunskap finns registrerade i ärendet. Att ärendestatus sätts till Till registrator för ad acta. Att samtliga pappersorginal i ärendet finns inskannade i W3D3, samt att dessa arkiveras tillsammans med det utskrivna ärendekortet för ärendet. Att ta omhand ett ärende för arkivering innebär för registrator: Att du söker upp ärenden (förslagsvis på veckobasis) som har ärendestatus Till registrator för ad acta. Att du ändrar ärendestatus till arkiverat samt kryssmarkerar rutan ad acta på ärendekortet. Klicka sedan på spara så avslutas ärendet. För ärenden som endast innehåller handlingar som inkommit till, eller upprättats hos oss, i digitala format räcker det att avsluta ärendet i diariet. Handlingarna förvaras i W3D3 tills de förs över till ett e- arkiv. Handlingar som inkommer till universitetet på papper och handlingar som upprättas inom universitet där det krävs en signatur för att vara giltigt (t.ex, avtal, protokoll) måste arkiveras i det fysiska arkivet. I det första fallet eftersom vi är skyldiga att bevara det som inkommer till oss i originalformat, i det andra eftersom vi behöver bevara våra juridiskt giltiga dokument. I sökbyggaren går det att ta ut en lista över de ärenden som innehåller handlingar där pappersoriginal förekommer. Läs mer i avsnittet, Att söka i diariet. Skriva ut ärendekort När du har avslutat ett ärende måste du skriva ut ett ärendekort i de fall det förekommer originalhandlingar på papper i ärendet. Klicka på ikonen i funktionslisten på ärendekortet. Välj alternativet ärendekort. Skriv sedan ut ärendekortet och sortera originalhandlingarna på papper bakom ärendekortet i löpnummerordning, förvara sedan pappershandlingarna tillsammans med institutionens/motsvarandes övriga diarieförda handlingar. Förekommer det även digitala

35 34 originalhandlingar i ärendet bevaras dessa i W3D3 tillsvidare. Det är enbart pappersorginalen som behöver arkiveras tillsammans med ärendekortet. Bild 28 Ta fram ärendekort. Att skicka vidare ärenden inom Lunds universitet När ett ärende bereds inom olika delar av LU kan ett ärende behövas skickas vidare till en ny handläggare inom en annan organisatorisk enhet. Detta kan endast registratorer göra. När du skickar vidare ett ärende till en annan handläggare inom universitetet lägger du till honom eller henne som ansvarig handläggare. Därefter ändrar du i fältet institution/motsvarande så att det överensstämmer med den institution/motsvarande som den nya handläggaren tillhör. Det senare är viktigt eftersom ansvaret för ärendet flyttas och ärendet kommer att arkiveras hos den nya institutionen/motsvarande. Om den ursprungliga handäggaren behöver ha fortsatt tillgång till ärendet kan han/hon ligga kvar som handläggare, så länge den som övertagit ärendet är markerad som ansvarig handläggare. När ansvaret för ett ärende övergår till en ny handläggare övertar den nya handläggaren även ansvaret för förvaring av ärendet, eventuell hantering av JK-balans samt att ärendet ad acta och arkiveras när det är färdigbehandlat. Det är därför viktigt att den nya handläggaren även får eventuella originalhandlingar på papper som tillhör ärendet i fråga.

36 35 Att söka i diariet Normalt har du tillgång till och kan söka bland ärenden där du är tilldelad handläggare. Beroende på vad du behöver för ditt arbete kan din behörighet anpassas efter detta. OBS! Notera att det enbart är tillåtet att göra sökningar och ta del av information som du behöver för att utföra dina arbetsuppgifter. Detta gäller även information som i sig utgör allmänna handlingar vid Lunds universitet. Du kan begära ut informationen men det är inte tillåtet att själv söka fram informationen, såvida du inte behöver den för att utföra dina arbetsuppgifter. Det finns olika sökfunktioner och nedan ges en beskrivning av hur de används. Via ärendekort här kan du söka utifrån den information som finns ifylld på ärendekortet och till viss del på handlingskortet. Sökbyggaren sök via samtliga fält i olika kombinationer. Du kan även välja hur du vill ha sökresultatet presenterat. OBS! Våra anpassade fält i utökade ärendekort kan endast sökas via sökbyggaren (studentärende, upphandlingsärende, fastighetsärenden m.fl.). Fritextsökning sök via texten i handlingarna eller bland metadata i form av en fritextsökning av alla dokument i vanliga filformat. Du kan söka på innehållet i bifogade filer som inte är skannade. Övriga sök En lista över kortkommandon för sökning i systemet. Bevakningsdatum listar alla bevakningsdatum som finns på något ärende där du är handläggare. Mina ärenden listar alla öppna ärenden där du är handläggare. Gruppärenden Används inte vid LU i nuläget. Ärendekö Används inte vid LU i nuläget. Att göra Används inte vid LU i nuläget. Mina arbetsdokument listar alla arbetsdokument i alla öppna ärenden där du är handläggare. Direkt ärendeåtkomst Funktionen direkt ärendeåtkomst kan användas för att ge användare behörighet till en eller flera specifika ärenden i systemet som personen normalt inte har tillgång till. Behörigheten kan ges i både öppna och stängda ärenden genom ikonen på ärendekortet. På den personliga startsidan kan du anpassa en/flera av informationsrutorna (modulerna) att enbart visa ärenden där du blivit tilldelad direkt ärendeåtkomst. Välj då Direkt årendeåtkomst. Se alla dina öppna ärenden På den personliga startsidan kan du anpassa en/flera av informationsrutorna (modulerna) att enbart visa ärenden där du är handläggare. Välj då Mina ärenden. I navigationslisten får du fram alla dina öppna ärenden via Mina ärenden. I Via ärendekort markerar du Endast öppna ärenden (du som har registratorsbehörighet behöver också fylla i ditt eget namn).

37 36 Söka ärenden där du är ansvarig handläggare På den personliga startsidan kan du anpassa en/flera av informationsrutorna (modulerna) att enbart visa ärenden där du är ansvarig handläggare. Välj då Ärenden med mig som ansvarig. I Via ärendekort kombinerar du din sökning med att markera Ansvarig i kryssrutan för handläggare (du som har registratorsbehörighet behöver också fylla i ditt eget namn). Söka bland dina avslutade ärenden I Via ärendekort kombinerar du din sökning med att markera Endast ad acta i kryssrutan (du som har registratorsbehörighet behöver också fylla i ditt eget namn). Söka bland dina arbetsdokument i öppna ärenden Möjligheten att se arbetsdokument skiljer sig inte mellan handläggare eller användare med registratorsbehörighet. På den personliga startsidan kan du anpassa en/flera av informationsrutorna (modulerna) att enbart visa arbetsdokument i de ärenden där du är handläggare. Välj då Mina arbetsdokument. I navigationslisten får du fram alla dina arbetsdokument i öppna ärenden via Mina arbetsdokument. Söka ärenden inom institutionen/motsvarande Du som har registratorsbehörighet kan söka efter ärenden inom den egna institutionen genom att använda Via ärendekort. Om du har registratorsbehörighet i samtliga öppna serier se till att alternativet ALLA står i seriefältet längst upp till höger på fönstret. Välj namnet på din institution i fältet institution/motsvarande och klicka på. Du kan även söka efter institutionens/motsvarandes ärende i en specifik serie. Välj då vilken i vilken serie du vill söka fram ärenden. Sök fastställd fil/dokument i ärendet Om du letar efter en fil i ett visst ärende så kan du istället för de allmänna sökfunktionerna klicka på -knappen för att få upp ett sökfönster för att söka efter filer i just det aktuella ärendet. Du söker då på del av filnamnet. Söka via Sökbyggaren Det finns en sökbyggare i systemet där du kan bygga sökfrågor. För att bygga en sökfråga börjar du att välja vilket objekt (till exempel ett ärende) du är intresserad av och därefter, i nästa rullista, den egenskap hos objektet (till exempel ärendemening) som du vill använda. Därefter talar du, med hjälp av den tredje rullistan, om huruvida poster du söker efter måste innehålla, börja på eller vara lika med något visst för att komma med i din träfflista. T.ex. kan du välja alla poster där ärendets egenskap Registrator innehåller ditt namn för att se hur många ärenden du skapat i systemet. I den första kolumnen på raden kan du negera kriteriet för att välja ut alla poster som inte stämmer med kriteriet du valt för din sökning. När du har byggt din fråga eller med andra ord, lagt in sökkriterier, måste du ange behörighetsgrupp. Beroende vilken behörighet du har och om du söker i de serier som införts 2014 eller i tidigare serier kan här finnas olika alternativ. Du kommer endast få upp de behörigheter du har tilldelade på dig, inga andra behörigheter kommer att finnas valbara. När du fyllt i sökkriterier kan du klicka på Visa antal för att se hur många träffar sökningen gav; alternativt använder du returtangenten eller klickar på Visa träfflistan för att se träffarna. Om du behöver fler än ett sökkriterium väljer du OCH eller ELLER från rullisten sist i raden, för att tala om hur nästa kriterium förhåller sig till det förra. Du får då en rad till.

38 37 Så snart du har mer än en rad kan du välja att ta bort rader med hjälp av du inte behöver. -knappen framför den rad Bild 29 Fält för att lägga in sökkriterier. Nedanför sökdelen av fönstret finns träfflistan där antalet träffar visas. Om du vill se andra fält än de tre förvalda i kolumnerna i träfflistan kan du välja från rullisterna i rubrikraderna. Du väljer då aktuellt objekt från den övre och egenskap från den nedre av de två rullisterna för respektive kolumn. Om du vill ange en annan sorteringsordning klickar du på den lilla fyrkanten till höger om den kolumn du vill sortera på. Klicka igen om du vill ändra ordningen mellan stigande och fallande och avsluta med att klicka på Visa träfflistan för att hämta träffarna med den nya sorteringen. Bild 30 Fält för att bestämma vilka sökträffar som ska visas.

39 38 Kortkommandon för sökning Ctrl + 0 Ctrl + shift + 1 Ctrl + 1 Ctrl + 2 Ctrl + 3 Ctrl + 4 Ctrl + 5 Ctrl + shift + 5 Ctrl + 6 Ctrl + 7 Ctrl + 8 Ctrl + 9 Ctrl + shift + 9 Öppna ditt senast öppnade ärende i den aktuella serien Öppna senast registrerade ärendet i den aktuella serien Sök via ärendekort Sök i ärende med sökbyggare Sök i dokument (egentligen fritext, då det söker i ärendenas metadata också) Sök på åtgärd-/handlingsnamn Sök på filnamn Sök namn på arbetsdokument Sök på avsändare/mottagare Sök på diarienummer Sök på ärendemening Sök på motpart Sök på motparts id-nummer Ta ut rapporter Det finns ett flertal standardrapporter i systemet. Det går att ta ut rapporter både på ärendenivå och på serienivå. Bild 31 Tillgängliga rapporter Beslutslista: Lista över alla ärenden med beslut under en vald period. Bevakningslista: Lista över alla bevakningsdatum under en vald period. Delegationsordning: Ej relevant inom LU. Förtroendemän: Ej relevant inom LU. Förtroendemän med uppdrag: Ej relevant inom LU. JK arbetslista /Öppna ärenden: Lista över öppna ärenden som ska underställas JK. JK-lista: Lista över ärenden som ska underställas JK. Nya ärenden: Lista över alla nya ärenden under en vald period. Nämnd: Ej relevant inom LU.