Hur dokumenthanteringsplanen ska användas:

Transkript

1 Hur dokumenthanteringsplanen ska användas: * Dokumenthanteringsplanen är lika med ett gallringsbeslut. Allmänna handlingar får endast förstöras/gallras om det finns ett gallringsbeslut av ansvarig nämnd som tillåter det. * När det står att en handling får gallras efter 2 år innebär det att 2 kalenderår ska passera efter det år under vilken handlingen kommit in/upprättats hos kommunen. Exempel: en handling som kommit in/upprättats någon gång under året 2017, och som kan gallras efter 2 år, kan gallras tidigast 1 januari * Gallring Vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras när den förlorat sin betydelse för förvaltningen/verksamheten. * Dokumenthanteringsplanen säger att man får gallra en handling efter att beslutad gallringsfrist gått ut, men gör man bedömningen att en handling bör sparas längre finns inget hinder att bevara den. Man ska vid sin bedömning om en handling kan gallras alltid tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen), behovet av information för rättskipning och förvaltningen (ex vid överklagandefrister, revision, garantitider etc.) och forskningens behov nu och i framtiden. Dokumenthanteringsplanen är beslutad av myndighetsnämnden ( ) Avdelning Enhet Process/ärendeslag Handlingstyp Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Ansökan om parkeringstillstånd Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Läkarintyg/utlåtande Gallring ex bevaras, efter 1 Till slutarkiv år, vid inaktualitet ex efter 2 år 2 år efter tillståndets utgång Vid avslag/avskrivet ärende 2 år efter beslutsdatum Gallras med ansökan Anmärkning bra att veta Avser även eventuella bilagor till ansökan

2 Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Komplettering Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Kommunicering av beslut Gallras med ansökan Gallras med ansökan Avser både begäran om komplettering och inkommen komplettering, till/från sökande eller läkare etc Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Tjänsteskrivelse till nämnd Gallras med beslut Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Beslut om parkeringstillstånd 2 år efter tillståndets utgång Vid avslag/avskrivet ärende 2 år efter beslutsdatum Avser både delegationsbeslut och beslut av nämnd (protokollsutdrag) Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Mottagningsbevis Gallras med beslut Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Kortuppgifter från leverantör Gallras med beslut Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Parkeringstillståndskort Vid inaktualitet Är inaktuellt när det återlämnats till kommunen Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Kopia på parkeringstillståndskort Gallras med beslut Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Myndighet Parkeringstillstånd Utfärda parkeringstillstånd Protokollsutdrag ansvarig nämnd - anmälda delegationsbeslut Information om polisanmälan, stulet parkeringstillstånd Gallras med beslut Gallras med beslut Finns till äldre ärenden, dessa diarieförs idag separat i samlingsärenden

3 Medborgarförslag Remitterat medborgarförslag 5 år Gäller oavsett om förslaget remitterats för yttrande eller besvarande. Medborgarförslag Tjänsteskrivelse med ev bilagda utredningar/bilagor 5 år Gäller oavsett om förslaget remitterats för yttrande eller besvarande. Medborgarförslag Nämndbeslut, protokollsutdrag 5 år Gäller oavsett om förslaget remitterats för yttrande eller besvarande. Projekt - viktig information om EU-! Viktig information om EU- ( helt eller delvis finansierade av EU): Varje EU-fond och EUprogram har egna regelverk för bevarande som måste tas i beaktning i varje specifikt. EUförordningar har företräde framför nationella regler och kommunalt antagna dokumenthanteringsplaner. I riktlinjerna för varje EU- finner man information kring specifika arkiveringskrav, främst gällande handlingar som har betydelse vid en EU-revision. Antalet år som gallringsbart material ska vara tillgängligt kan variera. Enligt Riktlinjer för Nybro kommuns modell är ledaren ansvarig för ets dokumentation och för att en rutin för hantering av dokument inom et tas fram. För varje EU ska det i denna ingå en bevarande- och gallringsplan som komplement till denna dokumenthanteringsplan. När det i dokumenthanteringsplanen står "Gallras tidigast ets slut/garantitidens utgång" menas att gallringsfristen för denna handlingstyp i ett EU- kan vara längre.

4 Projekt - viktig information till alla! Obligatoriska dokument enligt Riktlinjer för Nybro kommuns modell är markerade med blått. Valfria dokument som finns med i riktlinjerna är markerade med grönt. I vissa där flera myndigheter är inblandade kan någon annan än Nybro kommun ansvara för den fullständiga dokumentationen av et och bevarandet av denna. Handlingen där detta framgår ska i så fall diarieföras i EDP Vision. Projekt - inför, utredningar Projektansökningar med tillhörande bilagor Projekt - inför, utredningar Projektdirektiv Projekt - inför, utredningar Uppdragsbeskrivning Personkontraktsmallar för ledare, medlem, Projekt - inför, utredningar styrgruppsmedlem Projekt - inför, utredningar Avsiktsförklaring Källmaterial och statistik som varit underlag till ets Projekt - inför, utredningar problembeskrivning Projekt - inför, utredningar Projektplan Utredningar och förstudier som ligger till grund för et Beviljade - Ej beviljade - 2 år Gäller även ansökan om utbetalning av beviljat stöd Gäller oavsett om direktivet antas eller inte Omfattar alla upprättade planer, godkända, reviderade eller ej godkända

5 Projekt - inför, utredningar Arkeologiska undersökningar Projekt - inför, utredningar Geotekniska undersökningar Avtal som samverkansavtal, partnerskapsavtal Entreprenadavtal /beställning Konsultavtal och konsultens handlingar Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal * efter garantitidens utgång efter ets slut * om de rör byggnader som pga kulturhistoriskt värde inte får rivas eller förändras Beslut Ex om beviljade medel, beslut av ägaren, politiska beslut, beslut om att rekrytering ska ske etc. Delrapporter/Statusrapport Riskanalys, sanerings- och miljöplaner, kommunikationsplaner Innefattar även rapporter om att avbryts eller försenas Ex mall risklista, mall intressentlista, checklista hållbarhetsperspektiv

6 Tidsplaner, aktivitetsplaner Handlingsplan för implementering av resultat efter ets slut Tekniska beskrivningar av et Projektdagbok efter ets slut Restlista När de inte längre behövs i förvaltningen /driften Ex tids- och resursplan, mall ändringslogg När et avslutas kan dessa överföras till ev drift- och förvaltnings-enhet Ex mall öppna frågor och aktiviteter Mötesprotokoll med deltagarlista Dagordningar och kallelser till möten Utlåtanden/yttranden från utomstående efter ets slut Ex se ovan. Ex byggmöten, möten, styrgrupper, grupp, referensgrupp, del. Se även process/ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse"

7 Korrespondens av vikt eller som tillför sakuppgift Ex som dokumenterar avgöranden, överenskommelser mm Se även process/ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse" Övrig dokumentation över et som är av vikt eller tillför sakuppgift Ex mall ändringsbegäran. Se även process/ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse" Drift och underhållsinstruktioner Vid inaktualitet, bevaras så länge anläggningen etc. är i drift När et avslutas kan dessa överföras till drift- och förvaltnings-enhet Besiktningsprotokoll * efter garantitidens utgång * om de rör byggnader som pga kulturhistoriskt värde inte får rivas eller förändras Slutbesiktningar 2 år efter Bygglov slutbesiktning Avser slutbesiktningsrapport och ev tillhörande handlingar

8 Ansökningar om olika tillstånd och inkomna tillstånd Vid inaktualitet Hyreskvitton för maskiner etc. Vid inaktualitet Ex Ansökan om tillstånd för sprängning och för explosiva varor Sprängjournaler Foton, filmer efter garantitidens utgång Bild-dokumentation över et. Se även process /ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse" - "Bilder, filmer" etc. Ritningar, relationsritningar, plan-, fasad- och selektionsritningar Slutgiltiga versionen bevaras. Tidigare versioner kan gallras vid inaktualitet Kartor, förslag och slutgiltiga kartor Modeller

9 Egenproducerat informationsmaterial Skyltmaterial och annat otympligt material får gallras vid inaktualitet under förutsättning att de är avbildade i dokumentation som bevaras. Ex affischer, roll-ups, skyltmaterial, nyhetsbrev, program, broschyrer, informationsfolder. Information (utgående och inkommande) på hemsida, intranät, sociala medier om av särskild vikt eller tillför sakuppgift. Kan annars gallras vid inaktualitet. Kan vara både publicerat material som inte finns i annat format än på webben samt frågor och svar av särskild vikt exempelvis från sociala medier.

10 Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter efter ets slut, om det inte bedöms vara av historiskt intresse som inte framkommer på annat sätt i ets handlingar. Ex anmälningar, deltagarlistor, utbildningsmaterial, Power Point presentationer, program, kursintyg, inbjudningar. Annonser, artiklar, tidningsurklipp, pressmeddelanden, publikationer upphandling, personal Medfinansieringsintyg upphandling, personal Ekonomisk slutredovisning/budget upphandling, personal Revisionsintyg, handlingar som rör revision Projekt ska ha ett nr i ekonomisystemet, Agresso upphandling, personal Underlag och uträkningar som använts vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag efter ets slut

11 upphandling, personal upphandling, personal upphandling, personal upphandling, personal Ekonomiska månadsrapporter Ekonomiska kalkyler Arbetstidsredovisningar, tidrapporter, arbetsinsatser Reseräkningar efter ets slut efter ets slut efter ets slut efter ets slut Projekt ska ha ett nr i ekonomisystemet, Agresso upphandling, personal Underlag för utgifter och material som ligger till grund för stöd (ex EUstöd) efter ets slut Ex: kvitton, biljetter, boardingcards, förbrukningsinventarier och - material, traktamenten, hyra av bil, övernattningar, utbildningsmaterial, nyttjande av utrustning upphandling, personal Leverantörsfakturor efter ets slut Se även handlingstyp "Leverantörsfakturor" i Process/ärendeslag "Ekonomi - Löpande administration" upphandling, personal Utdrag ur lönelista efter ets slut Utdrag för att särskilja ets lönekostnader från ordinarie verksamhet

12 upphandling, personal Utdrag ur räkenskaperna, plusgiroeller bankgirolistor (där det framgår att betalning är gjord) efter ets slut Projektets redovisning ska klart och tydligt kunna skiljas från den ordinarie redovisningen upphandling, personal Upphandling/direktupphandling - Se anmärkning *** *** Se process/ärendeslag "Ekonomi - Inköp och upphandling" Se Process/ärendeslag "Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare" upphandling, personal Rekrytering av personal - Se anmärkning *** *** Projekt - avslut, utvärdering Beslut om avslut Projekt - avslut, utvärdering Upphävande av beslut och återbetalningsskyldighet Rekryteringen kan föregås av ett beslut i et om att någon ska anställas. Det beslutet diarieförs i et. Se handlingstyp "beslut". Avslut enligt plan, förtida avslut Projekt - avslut, utvärdering Projektslutrapport Ex slutrapport för eller utvärderingsrapport

13 Projekt - avslut, utvärdering Nämndadministration Information om resultat efter Projekt - avslut, utvärdering Utvärderingsplan och utvärdering Föredragningslista/kallelse presidieberedning 2 år Nämndadministration Mötesanteckningar presidieberedning 2 år Föredragningslista/kallelse Nämndadministration nämndsammanträde 2 år Nämndadministration PM inför nämndsammanträde 10 år Nämndadministration Protokoll 2 år Nämndadministration Justeringsanslag 2 år Ex inbjudan, anmälningar, presentationsmaterial Förs inte längre, finns från vissa tidigare nämnder Nämndadministration Delegationsförteckningar/lista över anmälda delegationsbeslut 2 år Diarieförs i samlingsärenden årsvis, arkiveras med protokollet Nämndadministration Protokollsbilagor Förvaras i ärendet tillsammans med protokollsutdrag *Se varje ärendeslag för eventuell gallringsfrist 2 år *Tidigare nämnder har förvarat protokollsbilagorna tillsammans med protokollet. I dessa fall bevaras bilagorna med protokollet Nämndadministration Register över protokoll (årsvis) 2 år

14 Nämndadministration Nämndadministration Närvarolistor Nämndadministration Voteringslistor Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkring ar för förtroendevalda Nämndadministration Protokoll övriga, där nämnden har sekreteraransvar 2 år Göra en enkätundersökning Enkät 5 år Göra en enkätundersökning Sammanställning av enkätsvar 5 år om den besvaras. Ej besvarade enkäter kan Delta i en gallras vid enkätundersökning Inkommen enkät inaktualitet. 5 år Delta i en enkätundersökning Enkätsvar 5 år Efter mandatperio dens utgång Gallras vid inaktualitet Redovisas i protokoll Gallras vid inaktualitet Redovisas i protokoll Den framtagna enkäten avses här När sammanställning gjorts kan de enskilda enkätsvaren gallras. Se handlingstyp "Underlag"

15 Publicera på webb/hemsida/sociala medier Information på intranät eller extern webbsida *** *** Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. OBS! Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbart tas bort samt tas om hand för diarieföring Tillfällig eller ringa betydelse Handlingar som inte leder till någon åtgärd, ex Reklam Korrespondens av uppenbart tillfällig eller ringa betydelse Handlingar för kännedom Handlingar som är obegripliga eller meningslösa för verksamheten Handlingar som ligger utanför myndighetens verksamhetsområde Inkomna synpunkter som inte leder till någon åtgärd Handlingar som inte bedöms leda till någon åtgärd och som i övrigt saknar betydelse kan normalt gallras direkt. Synpunkter via "allmänhetens synpunkter" hanteras enligt särskild rutin och bevaras. Korrespondens kan ske via olika kommunikationskanaler. Se TSN beslut och MYN beslut

16 Tillfällig eller ringa betydelse Tillfällig eller ringa betydelse Handlingar rörande möten, kurser, konferenser etc, ex Kallelser Dagordningar Deltagarförteckningar Korrespondens om mötestider Anmälningar till interna och externa kurser, seminarier, konferenser Kursinbjudningar Deltagarbekräftelser Underlag/presentationer Minnesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten, interna verksamhetsmöten Kan normalt gallras vid inaktualitet. Dessa handlingstyper kan i vissa fall, utifrån den grupp som sammanträder, ha ett högre informationsvärde och ska i så fall bevaras. 10 år Identiska kopior/dubbletter av allmänna handlingar Kan gallras direkt. Se TSN beslut och MYN beslut Se TSN beslut och MYN beslut

17 Bedömning får göras från fall till fall om tidigare versioner/utkast är av betydelse och i så fall bör bevaras. Tillfällig eller ringa betydelse Avtal innan de är undertecknade av alla parter, ex Avtalshandlingar som skickas till den andra parten för underskrift Utkast av avtal som sedan revideras innan undertecknande Gallring kan i annat fall normalt ske när det giltiga påskrivna avtalet har ersatt tidigare versioner/utkast. Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Handlingar rörande IT, telefoni och fax, ex Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler E-postloggar Chatt-loggar Felanmälningar och supportärenden Aktivitetsrapporter, fax och skrivare Kan normalt gallras vid inaktualitet eller i samband med regelbundna rensningar i datorsystemet. Se TSN beslut och MYN beslut

18 Tillfällig eller ringa betydelse Utskrifter ur databaser och andra verksamhetssystem, ex utskrifter som görs för att underlätta det interna arbetet Kan normalt gallras vid inaktualitet. Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Uppgifter och register, ex Fält i databaser/system som inte tillför något i sak eller är av vikt för verksamheten Felaktiga uppgifter i register Förteckning över licenser, programvaror, IP-adresser Register över kontaktpersoner Flextid som inte är lönegrundande Semesterlistor Telefonlistor Adresslistor Uppgifter om närmast anhörig Checklistor Kan normalt gallras vid inaktualitet. Exempelvis när uppgifter uppdateras löpande och efter behov. Felaktiga uppgifter får endast vara skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseenden. Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Underlag, ex Underlag för statistik, statistiskt primärmaterial som legat till grund för statistisk bearbetning Enkätsvar på enkäter vi själva skickat ut (avser inte enkäter Nybro kommun svarar på) Informationen kan gallras när en sammanställning är upprättad. Se TSN beslut och MYN beslut

19 Tillfällig eller ringa betydelse Bilder, filmer och ljudupptagningar, ex Bilder och filmer som förekommer i dubbletter eller snarlika versioner Bilder, filmer eller ljudupptagningar med ringa informationsinnehåll som inte tillför sakuppgift eller är av vikt för verksamheten Kan normalt gallras direkt. Avsaknad av relevant metadata rörande dessa handlingar kan också vara grund för gallring. Se TSN beslut och MYN beslut

20 Tillfällig eller ringa betydelse Övrig dokumentation, ex Korrespondens Meddelanden Bokningar, t.ex. av lokal eller teknisk utrustning Avstämningar, uppföljningar Minnesanteckningar Följebrev/missiv under förutsättning att de inte tillför information till ärendet SMS, MMS och röstmeddelanden Inlägg, svar och uppdateringar på sociala medier Kan normalt gallras vid inaktualitet. Information som inkommer via t.ex. telefon, SMS eller andra kommunikationskanaler och som leder till åtgärd eller tillför sakuppgift ska tas omhand innan den inkomna handlingen får gallras. Dessa handlingstyper kan i vissa fall, utifrån den ansvarige tjänstemannens bedömning, ha ett högre informationsvärde och ska i så fall inte gallras. Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Övrig dokumentation, ex Manualer/lathundar Rutinbeskrivningar Närvarolistor Informationsutskick av ringa eller tillfällig betydelse Inkommen begäran av rutinmässig karaktär samt svar rörande utlämnande av allmän handling Kan normalt gallras vid inaktualitet. Begäran om allmän handling får gallras under förutsättning att begäran bifalles utan inskränkning och om den i övrigt inte är av intresse eller betydelse för verksamheten. Se TSN beslut och MYN beslut

21 Information som överförs till ny databärare eller ersätts av handling i annat format Digital information som ersättas av digital information, ex Överföring av information från t.ex. Excel till PDF. Överföring av information från e-post i Outlook till fil i ärendehanteringssystem/diarium. Överföring av information från t.ex. USB-minne till server. Informationen kan gallras efter det att innehållet har överförts till ny databärare eller ersatts av handling i annat format Optisk databärare och annan form av databärare (t.ex. CD, USB). Se TSN beslut och MYN beslut Informationen kan gallras efter det att innehållet har överförts till ny databärare eller ersatts av handling i annat format. Kontakta alltid centralarkivet inför bedömning vid retroaktiv gallring av information på äldre mediabärare. Information som överförs till ny databärare eller ersätts av handling i annat format Analog information/databärare som ersatts av digital information, ex Magnetiska databärare (t ex rullband [reell to reell], ljudkassett [DAT], VHSkassett) Analog fotografisk databärare (negativ, diapositiv, 8-, 16-, eller 35mm film) Myndigheten ska göra en bedömning av det kulturhistoriska värdet av ursprungsmediet innan gallring får ske. Tänk på att tillföra lämplig metadata till den migrerade informationen och att ta vara på äldre register. Se TSN beslut och MYN beslut

22 Verksamhetsstöd Allmän administration Diarieföring Diariet/diarieregister 5 år Verksamhetsstöd Allmän administration Arkivering Arkivförteckning/beskrivning 5 år Dokumenthanteringsplan och övriga Verksamhetsstöd Allmän administration Arkivering gallringsbeslut 5 år Verksamhetsstöd Allmän administration Arkivering Leveransreversal, bevaras i närarkiv Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten Verksamhetsstöd Allmän administration Listor från diariet Postlista till pressen 1 år Lista nya registrerade ärenden Verksamhetsstöd Allmän administration Listor från diariet samhällsbyggnad veckovis 1 år Verksamhetsstöd Allmän administration Listor från diariet Inkomna bygglov veckovis 1 år Verksamhetsstöd Allmän administration Listor från diariet Lista kontaktuppgifter till nöjd-kundundersökning 1 år dokument Organisationsscheman /beskrivningar 5 år dokument Arbetsordningar 5 år dokument Reglementen 5 år Antas av kommunfullmäktige dokument Policys 5 år Antas av kommunfullmäktige dokument Program 5 år Antas av kommunfullmäktige

23 dokument Taxor 5 år Antas av kommunfullmäktige dokument Delegationsordningar 5 år Antas av nämnd dokument Strategier 5 år Antas av nämnd dokument Riktlinjer 5 år Antas av nämnd dokument Rutiner Vid inaktualitet Antas på förvaltningsnivå dokument Manualer/lathundar Vid inaktualitet Skapas på verksamhetsnivå dokument Handlingsplaner Vid inaktualitet dokument Säkerhetsrutiner - nämnd- /verksamhetsspecifika, dokumentation av 5 år Fastställs av förvaltningsledning dokument Miljöledningssystem, miljöplaner, dokumentation av 5 år Ex handlingsplaner för miljöarbetet miljöcertifiering, diplomering

24 dokument Verksamhetsplanering, uppföljning och Handböcker framtagna för den egna verksamheten om den innehåller beskrivningar om arbetssätt, ledning och styrning. Kan gallras vid inaktualitet om den endast är en manual 5 år utvärdering Verksamhetsplan 5 år Verksamhetsplanering, uppföljning och Verksamhetens idé, upplägg och utvärdering arbetsformer, dokumentation av 5 år Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Målarbete 5 år Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsuppföljning, kortare månadsrapporter 10 år Verksamhetsuppföljning, delårsrapporter, tertialrapporter 5 år Hör samman med handlingstypen "Internbudget/budget" Dokumentation av mål, strategier samt utvärdering av arbetet Kan höra samman med handlingstyp "Uppföljningsrapporter, kortare månadsrapporter" Kan höra samman med handlingstyp "Uppföljningsrapporter, delårsrapporter, tertialrapporter"

25 Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Dokumentation om valt verktyg samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner 5 år Årsberättelse/verksamhetsberättelse/å rsrapport 5 år Kvalitetsdokument, processbeskrivningar, kvalitetsledningssystem 5 år Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Kvalitetsarbete, dokumentation av 5 år Hör samman med handlingstypen "Årsredovisning med årsbokslut" Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Intern kontroll 5 år Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Statistik gällande lön och personal 5 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner Inklusive utfall av löneöversyn Personalnyckeltal Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Personaluppföljning 5 år Analys av nyckeltal, trender avseende timanställningar, vikariat, intern och extern rekrytering, mångfald, sjukfrånvaro etc.

26 Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Internt ledningsarbete Medarbetar- /ledarenkät, sammanställning 5 år Mötesanteckningar, ledningsgruppsmöte 5 år Svar och underlag kan gallras efter att sammanställning gjorts. Se handlingstyp "Underlag" Internt ledningsarbete Utredningar och studier 5 år Ex utredningar gällande en verksamhet eller inför organisations-förändringar. Avser både egna utredningar och konsultutredningar. Ekonomi - Planera och redovisa Internbudget/budget 5 år Hör samman med verksamhetsplan, se ledning/styrning. Hela ärendet bevaras, inklusive tjänsteskrivelse, bilagor etc. Ekonomi - Planera och redovisa Ändringar/omfördelningar i budget, nämndbeslut eller delegationsbeslut 5 år Ekonomi - Planera och redovisa Budgetunderlag 5 år Ekonomi - Planera och redovisa Uppföljningsrapporter, kortare månadsrapporter 10 år Kan höra samman med handlingstyp "Verksamhetsuppföljning, kortare månadsrapporter"

27 Ekonomi - Planera och redovisa Ekonomi - Planera och redovisa Ekonomi - Planera och redovisa Uppföljningsrapporter, delårsrapporter, tertialrapporter 5 år Delårsrapport med delårsbokslut /budgetuppföljning 5 år Årsredovisning med årsbokslut inkl. bokslutsbilagor 5 år Kan höra samman med handlingstyp "Verksamhetsuppföljning, delårsrapporter, tertialrapporter" Hör samman med verksamhetsuppföljning, se "ledning/styrning" Ekonomi - Planera och redovisa Bokförings- och bokslutsunderlag, indatamaterial, listor 10 år Ekonomi - Planera och redovisa Rättelser, bokföringsunderlag 2 år Ex avräkningsböcker Ekonomi - Planera och redovisa Ekonomisk statistik 10 år