Hur dokumenthanteringsplanen ska användas:

Transkript

1 Hur dokumenthanteringsplanen ska användas: * Dokumenthanteringsplanen är lika med ett gallringsbeslut. Allmänna handlingar får endast förstöras/gallras om det finns ett gallringsbeslut av ansvarig nämnd som tillåter det. * När det står att en handling får gallras efter 2 år innebär det att 2 kalenderår ska passera efter det år under vilken handlingen kommit in/upprättats hos kommunen. Exempel: en handling som kommit in/upprättats någon gång under året 2017, och som kan gallras efter 2 år, kan gallras tidigast 1 januari * Gallring Vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras när den förlorat sin betydelse för förvaltningen/verksamheten. * Dokumenthanteringsplanen säger att man får gallra en handling efter att beslutad gallringsfrist gått ut, men gör man bedömningen att en handling bör sparas längre finns inget hinder att bevara den. Man ska vid sin bedömning om en handling kan gallras alltid tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen), behovet av information för rättskipning och förvaltningen (ex vid överklagandefrister, revision, garantitider etc.) och forskningens behov nu och i framtiden. Dokumenthanteringsplanen är beslutad av teknik- och samhällsbyggnadsnämnden ( ) Avdelning Enhet Process/ärendeslag Handlingstyp Gallring ex bevaras, efter 1 Till slutarkiv år, vid inaktualitet ex efter 2 år Anmärkning bra att veta Planering Gata Gata allmänt Tjänsteskrivelse till nämnd med bilagor Bevaras 5 år Planering Gata Gata allmänt Nämndbeslut, protokollsutdrag med bilagor Bevaras 5 år Hantera lokala Planering Gata trafikföreskrifter Lokala trafikföreskrifter Bevaras 5 år Hantera lokala Planering Gata trafikföreskrifter Tillfälliga trafikföreskrifter 2 år Hantera lokala Ansökan om dispens från lokala Planering Gata trafikföreskrifter trafikföreskrifter 2 år Hantera lokala Planering Gata trafikföreskrifter Beslut om dispens från lokala trafikföreskrifter 2 år Planering Stadsmiljö Planera och utreda stadsmiljö Planer och utredningar Bevaras 5 år Ex beslut om lokala trafikföreskrifter eller beslut om upphävande av lokal trafikföreskrift Ex grönplan, lekplatsutredningar, grönytor inom detaljplaneområde. OBS! Om det rör sig om ett - se process/ärendeslag "Projekt"

2 Planering Stadsmiljö Planera och utreda stadsmiljö Förteckningar och ritningar över grönytor inom detaljplaneområde Bevaras 5 år OBS! Om det rör sig om ett - se process/ärendeslag "Projekt" Planering Planering Planering Planering Planering Planering Planering Stadsmiljö Stadsmiljö Stadsmiljö Stadsmiljö Stadsmiljö Stadsmiljö Stadsmiljö Planera och utreda stadsmiljö Kartor och ritningar över parker och planteringar Bevaras 5 år Planera och utreda Skogsskötselplan, skötselplan stadsmiljö naturreservat/kulturreservat Bevaras 5 år Planera och utreda 2 år efter stadsmiljö Skötselplaner, övriga upphörande Planera och utreda stadsmiljö Planteringar, information rörande Bevaras 5 år Tillstånd för tillfällig upplåtelse av allmän platsmark OBS! Om det rör sig om ett - se process/ärendeslag "Projekt" Ex vilka växter som ingått i planteringar och rabatter Ansökan om tillfällig markupplåtelse av offentlig plats 2 år Tillstånd utfärdas av polismyndigheten Tillstånd för tillfällig upplåtelse av allmän platsmark Yttrande till polismyndigheten 2 år Tillstånd utfärdas av polismyndigheten Tillstånd för tillfällig upplåtelse av allmän platsmark Tillståndsbevis 2 år Tillstånd utfärdas av polismyndigheten Planering Stadsmiljö Avtal om markupplåtelse på allmän platsmark Ansökan om markupplåtelse 7 år Stads- och tätortsnära mark, parkmark Ex torghandlare, samhällsföreningar Planering Stadsmiljö Avtal om markupplåtelse på allmän platsmark Avtal om/beslut om upplåtelse av allmän mark 2 år efter avtalets utgång Planering Stadsmiljö Avtal om markupplåtelse på allmän platsmark Förfrågan om förlängning av avtal om upplåtelse av allmän mark 2 år Planering Stadsmiljö Utsmyckning tätortsnära miljö Förfrågan från samhällsföreningar m.fl. 2 år Planering Stadsmiljö Utsmyckning tätortsnära miljö Svar till samhällsföreningar m.fl. 2 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Avtal och entreprenader av vikt Bevaras 5 år Stads- och tätortsnära mark, parkmark Ex torghandlare, samhällsföreningar

3 Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Korrespondens av vikt för verksamheten eller för uppförandet av ett avtal Bevaras 5 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Tjänsteskrivelse till nämnd Bevaras 5 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Nämndbeslut, protokollsutdrag Bevaras 5 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Lokala ordningsföreskrifter Bevaras 5 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Tillfälliga ordningsföreskrifter 2 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Ansökan om dispens från lokala ordningsföreskrifter 2 år Planering Stadsmiljö Stadsmiljö allmänt Beslut om dispens från lokala ordningsföreskrifter 2 år Planering Stadsmiljö Skötselavtal Avtal om skötsel av allmän platsmark, grönytor, lekplatser m.m. 2 år efter avtalets utgång Planering Stadsmiljö Skötselavtal Besiktning av lekplats Bevaras 10 år Planering Stadsmiljö Skötselavtal Entreprenadavtal Bevaras om av betydelse och av särskilt intresse I annat fall 2 år 5 år Se process "Tillfällig eller ringa betydelse" och "Handlingar som inte leder till någon åtgärd" Ex beslut om lokala ordningsföreskrifter eller beslut om upphävande av lokal ordningsföreskrift Ex Lokal ordningsföreskrift för torghandel och Allmänna lokala ordningsföreskrifter. Ex avtal med samhällsförening, bostadsrättsförening, idrottsförening, skolor m.fl. Planering Stadsmiljö Skötselavtal Anbudsunderlag för skötsel av yttre anläggningar för tex bostadsbolag och företag 2 år efter upphörande Medborgarförslag Remitterat medborgarförslag Bevaras 5 år Gäller oavsett om förslaget remitterats för yttrande eller besvarande Medborgarförslag Tjänsteskrivelse med ev bilagda utredningar/bilagor Bevaras 5 år Gäller oavsett om förslaget remitterats för yttrande eller besvarande

4 Medborgarförslag Nämndbeslut, protokollsutdrag Bevaras 5 år Gäller oavsett om förslaget remitterats för yttrande eller besvarande Projekt - viktig information om EU-! Viktig information om EU- ( helt eller delvis finansierade av EU): Varje EU-fond och EU-program har egna regelverk för bevarande som måste tas i beaktning i varje specifikt. EU-förordningar har företräde framför nationella regler och kommunalt antagna dokumenthanteringsplaner. I riktlinjerna för varje EU- finner man information kring specifika arkiveringskrav, främst gällande handlingar som har betydelse vid en EU-revision. Antalet år som gallringsbart material ska vara tillgängligt kan variera. Enligt Riktlinjer för Nybro kommuns modell är ledaren ansvarig för ets dokumentation och för att en rutin för hantering av dokument inom et tas fram. För varje EU- ska det i denna ingå en bevarande- och gallringsplan som komplement till denna dokumenthanteringsplan. När det i dokumenthanteringsplanen står "Gallras tidigast ets slut/garantitidens utgång" menas att gallringsfristen för denna handlingstyp i ett EU- kan vara längre. Projekt - viktig information till alla! Projekt - inför, utredningar Projektansökningar med tillhörande bilagor Projekt - inför, utredningar Projektdirektiv Bevaras Projekt - inför, utredningar Uppdragsbeskrivning Bevaras Projekt - inför, utredningar Personkontraktsmallar för ledare, medlem, styrgruppsmedlem Beviljade - Bevaras Ej beviljade - 2 år Bevaras Projekt - inför, utredningar Avsiktsförklaring Bevaras Obligatoriska dokument enligt Riktlinjer för Nybro kommuns modell är markerade med blått. Valfria dokument som finns med i riktlinjerna är markerade med grönt. I vissa där flera myndigheter är inblandade kan någon annan än Nybro kommun ansvara för den fullständiga dokumentationen av et och bevarandet av denna. Handlingen där detta framgår ska i så fall diarieföras i EDP Vision. Gäller även ansökan om utbetalning av beviljat stöd Gäller oavsett om direktivet antas eller inte

5 Projekt - inför, utredningar Projekt - inför, utredningar Källmaterial och statistik som varit underlag till ets problembeskrivning Bevaras Projektplan Bevaras Utredningar och förstudier som ligger till grund för et Bevaras Projekt - inför, utredningar Arkeologiska undersökningar Bevaras Projekt - inför, utredningar Geotekniska undersökningar Bevaras Avtal som samverkansavtal, partnerskapsavtal Bevaras Entreprenadavtal /beställning Bevaras Omfattar alla upprättade planer, godkända, reviderade eller ej godkända Konsultavtal och konsultens handlingar Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal Tidigast 10 år* efter garantitidens utgång Tidigast 10 år efter ets slut *Bevaras om de rör byggnader som pga kulturhistoriskt värde inte får rivas eller förändras Beslut Bevaras Delrapporter/Statusrapport Bevaras Ex om beviljade medel, beslut av ägaren, politiska beslut, beslut om att rekrytering ska ske etc. Innefattar även rapporter om att avbryts eller försenas

6 Riskanalys, sanerings- och miljöplaner, kommunikationsplaner Tidsplaner, aktivitetsplaner Handlingsplan för implementering av resultat Bevaras Tidigast 10 år efter ets slut Bevaras Tekniska beskrivningar av et Bevaras Projektdagbok Restlista Bevaras Mötesprotokoll med deltagarlista Bevaras Dagordningar och kallelser till möten När de inte längre behövs i förvaltningen /driften Ex mall risklista, mall intressentlista, checklista hållbarhetsperspektiv Ex tids- och resursplan, mall ändringslogg När et avslutas kan dessa överföras till ev drift- och förvaltningsenhet Tidigast 10 år efter ets slut Ex mall öppna frågor och aktiviteter Tidigast 10 år efter ets slut Utlåtanden/yttranden från utomstående Bevaras Korrespondens av vikt eller som tillför sakuppgift Bevaras Ex byggmöten, möten, styrgrupper, grupp, referensgrupp, del. Se även process/ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse". Ex se ovan handlingstyp "Mötesprotokoll med deltagarlista" Ex som dokumenterar avgöranden, överenskommelser mm Se även process/ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse".

7 Övrig dokumentation över et som är av vikt eller tillför sakuppgift Drift och underhållsinstruktioner Bevaras Vid inaktualitet, bevaras så länge anläggningen etc. är i drift Ex mall ändringsbegäran Se även process/ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse". När et avslutas kan dessa överföras till drift- och förvaltningsenhet Besiktningsprotokoll Slutbesiktningar Bevaras Bygglov Tidigast 10 år* efter garantitidens utgång 2 år efter slutbesiktning Ansökningar om olika tillstånd och inkomna tillstånd Vid inaktualitet Hyreskvitton för maskiner etc. Vid inaktualitet *Bevaras om de rör byggnader som pga kulturhistoriskt värde inte får rivas eller förändras Avser slutbesiktningsrapport och ev tillhörande handlingar Ex Ansökan om tillstånd för sprängning och för explosiva varor Sprängjournaler Tidigast 10 år efter garantitidens utgång Foton, filmer Bevaras Bilddokumentation över et. Se även process /ärendetyp "Tillfällig eller ringa betydelse" - "Bilder, filmer" etc. Ritningar, relationsritningar, plan-, fasad- och selektionsritningar Slutgiltiga versionen bevaras. Tidigare versioner kan gallras vid inaktualitet

8 Kartor, förslag och slutgiltiga kartor Bevaras Modeller Bevaras Se även process/ärendeslag "Framställa kartor" Egenproducerat informationsmaterial Bevaras Skyltmaterial och annat otympligt material får gallras vid inaktualitet under förutsättning att de är avbildade i dokumentation som bevaras. Ex affischer, roll-ups, skyltmaterial, nyhetsbrev, program, broschyrer, informationsfolder. Information (utgående och inkommande) på hemsida, intranät, sociala medier Bevaras om av särskild vikt eller tillför sakuppgift. Kan annars gallras vid inaktualitet. Kan vara både publicerat material som inte finns i annat format än på webben samt frågor och svar av särskild vikt exempelvis från sociala medier. Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Tidigast 10 år efter ets slut, om det inte bedöms vara av historiskt intresse som inte framkommer på annat sätt i ets handlingar. Ex anmälningar, deltagarlistor, utbildningsmaterial, Power Point presentationer, program, kursintyg, inbjudningar.

9 Annonser, artiklar, tidningsurklipp, pressmeddelanden, publikationer Bevaras Projekt - ekonomi, upphandling, personal Medfinansieringsintyg Bevaras Projekt - ekonomi, upphandling, personal Ekonomisk slutredovisning/budget Bevaras Projekt - ekonomi, upphandling, personal Revisionsintyg, handlingar som rör revision Bevaras Underlag och uträkningar som använts vid Tidigast 10 år Projekt - ekonomi, budgetering och framtagande av efter ets upphandling, personal beräkningsunderlag slut Projekt - ekonomi, upphandling, personal Projekt - ekonomi, upphandling, personal Projekt - ekonomi, upphandling, personal Projekt - ekonomi, upphandling, personal Ekonomiska månadsrapporter Ekonomiska kalkyler Arbetstidsredovisningar, tidrapporter, arbetsinsatser Reseräkningar Tidigast 10 år efter ets slut Tidigast 10 år efter ets slut Tidigast 10 år efter ets slut Tidigast 10 år efter ets slut Projekt ska ha ett nr i ekonomisystemet Agresso Projekt ska ha ett nr i ekonomisystemet, Agresso. Projekt - ekonomi, upphandling, personal Underlag för utgifter och material som ligger till grund för stöd (ex EU-stöd) Tidigast 10 år efter ets slut Ex: kvitton, biljetter, boardingcards, förbrukningsinventarier och -material, traktamenten, hyra av bil, övernattningar, utbildningsmaterial, nyttjande av utrustning

10 Projekt - ekonomi, upphandling, personal Projekt - ekonomi, upphandling, personal Leverantörsfakturor Utdrag ur lönelista Tidigast 10 år efter ets slut Tidigast 10 år efter ets slut Se även handlingstyp "Leverantörsfakturor" i Process/ärendeslag "Ekonomi - Löpande " Utdrag för att särskilja ets lönekostnader från ordinarie verksamhet Projekt - ekonomi, upphandling, personal Utdrag ur räkenskaperna, plusgiro- eller bankgirolistor (där det framgår att betalning är gjord) Tidigast 10 år efter ets slut Projektets redovisning ska klart och tydligt kunna skiljas från den ordinarie redovisningen Projekt - ekonomi, upphandling, personal Upphandling/direktupphandling - Se anmärkning *** *** Se process/ärendeslag "Ekonomi - Inköp och upphandling" Se Process/ärendeslag "Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare" Projekt - ekonomi, upphandling, personal Rekrytering av personal - Se anmärkning *** *** Projekt - avslut, utvärdering Beslut om avslut Bevaras Upphävande av beslut och Projekt - avslut, utvärdering återbetalningsskyldighet Bevaras Projekt - avslut, utvärdering Projektslutrapport Bevaras Projekt - avslut, utvärdering Information om resultat efter Bevaras Projekt - avslut, utvärdering Utvärderingsplan och utvärdering Bevaras Rekryteringen kan föregås av ett beslut i et om att någon ska anställas. Det beslutet diarieförs i et. Se handlingstyp "beslut". Avslut enligt plan, förtida avslut Ex slutrapport för eller utvärderingsrapport Ex inbjudan, anmälningar, presentationsmaterial

11 Nämnd Föredragningslista/kallelse presidieberedning 2 år Nämnd Mötesanteckningar presidieberedning Bevaras 2 år Föredragningslista/kallelse Nämnd nämndsammanträde Bevaras 2 år Nämnd PM inför nämndsammanträde 10 år Nämnd Protokoll Bevaras 2 år Nämnd Justeringsanslag Bevaras 2 år Nämnd Nämnd Protokollsbilagor Delegationsförteckningar/lista över anmälda delegationsbeslut Bevaras 2 år *Förvaras i ärendet tillsammans med protokollsutdrag. Se varje ärendeslag för eventuell gallringsfrist. Nämnd Register över protokoll (årsvis) Bevaras 2 år Nämnd Nämnd Närvarolistor Nämnd Voteringslistor Nämnd Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda 2 år Protokoll övriga, där nämnden har sekreteraransvar Bevaras 2 år Förs inte längre, finns från vissa tidigare nämnder Diarieförs i samlingsärenden årsvis, arkiveras med protokollet *Tidigare nämnder har förvarat protokollsbilagorna tillsammans med protokollet. I dessa fall bevaras bilagorna med protokollet Efter mandatperio Bevaras dens utgång Gallras vid inaktualitet Redovisas i protokoll Gallras vid inaktualitet Redovisas i protokoll Göra en enkätundersökning Enkät Bevaras 5 år Den framtagna enkäten avses här Göra en enkätundersökning Sammanställning av enkätsvar Bevaras 5 år När sammanställning gjorts kan de enskilda enkätsvaren gallras. Se handlingstyp "Underlag"

12 Tillfällig eller ringa betydelse Bevaras om den besvaras Ej besvarade enkäter kan Delta i en enkätundersökning Inkommen enkät gallras vid inaktualitet 5 år Delta i en enkätundersökning Enkätsvar Bevaras 5 år Publicera på webb/hemsida/sociala medier Information på intranät eller extern webbsida *** *** Handlingar som inte leder till någon åtgärd, ex Reklam Korrespondens av uppenbart tillfällig eller ringa betydelse Handlingar för kännedom Handlingar som är obegripliga eller meningslösa för verksamheten Handlingar som ligger utanför myndighetens verksamhetsområde Inkomna synpunkter som inte leder till någon åtgärd Handlingar som inte bedöms leda till någon åtgärd och som i övrigt saknar betydelse kan normalt gallras direkt. Synpunkter via "allmänhetens synpunkter" hanteras enligt särskild rutin och bevaras. Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. OBS! Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbart tas bort samt tas om hand för diarieföring Korrespondens kan ske via olika kommunikationskanaler. Se TSN beslut och MYN beslut

13 Tillfällig eller ringa betydelse Tillfällig eller ringa betydelse Handlingar rörande möten, kurser, konferenser etc, ex Kallelser Dagordningar Deltagarförteckningar Korrespondens om mötestider Anmälningar till interna och externa kurser, seminarier, konferenser Kursinbjudningar Deltagarbekräftelser Underlag/presentationer Minnesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten, interna verksamhetsmöten Kan normalt gallras vid inaktualitet. Dessa handlingstyper kan i vissa fall, utifrån den grupp som sammanträder, ha ett högre informationsvärde och ska i så fall bevaras. 10 år Identiska kopior/dubbletter av allmänna handlingar Kan gallras direkt Se TSN beslut och MYN beslut Se TSN beslut och MYN beslut Bedömning får göras från fall till fall om tidigare versioner/utkast är av betydelse och i så fall bör bevaras. Tillfällig eller ringa betydelse Avtal innan de är undertecknade av alla parter, ex Avtalshandlingar som skickas till den andra parten för underskrift Utkast av avtal som sedan revideras innan undertecknande Gallring kan i annat fall normalt ske när det giltiga påskrivna avtalet har ersatt tidigare versioner/utkast Se TSN beslut och MYN beslut

14 Tillfällig eller ringa betydelse Handlingar rörande IT, telefoni och fax, ex Cookie- och tempfiler samt webbläsarnas historikfiler E-postloggar Chatt-loggar Felanmälningar och supportärenden Aktivitetsrapporter, fax och skrivare Utskrifter ur databaser och andra verksamhetssystem, ex utskrifter som görs för att underlätta det Tillfällig eller ringa betydelse interna arbetet Kan normalt gallras vid inaktualitet eller i samband med regelbundna rensningar i datorsystemet. Kan normalt gallras vid inaktualitet. Se TSN beslut och MYN beslut Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Uppgifter och register, ex Fält i databaser/system som inte tillför något i sak eller är av vikt för verksamheten Felaktiga uppgifter i register Förteckning över licenser, programvaror, IPadresser Register över kontaktpersoner Flextid som inte är lönegrundande Semesterlistor Telefonlistor Adresslistor Uppgifter om närmast anhörig Checklistor Kan normalt gallras vid inaktualitet. Exempelvis när uppgifter uppdateras löpande och efter behov. Felaktiga uppgifter får endast vara skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseenden. Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Underlag, ex Underlag för statistik, statistiskt primärmaterial Informationen kan som legat till grund för statistisk bearbetning gallras när en Enkätsvar på enkäter vi själva skickat ut (avser sammanställning inte enkäter Nybro kommun svarar på) är upprättad. Se TSN beslut och MYN beslut

15 Kan normalt gallras direkt. Tillfällig eller ringa betydelse Bilder, filmer och ljudupptagningar, ex Bilder och filmer som förekommer i dubbletter eller snarlika versioner Bilder, filmer eller ljudupptagningar med ringa informationsinnehåll som inte tillför sakuppgift eller är av vikt för verksamheten Avsaknad av relevant metadata rörande dessa handlingar kan också vara grund för gallring. Se TSN beslut och MYN beslut Tillfällig eller ringa betydelse Övrig dokumentation, ex Korrespondens Meddelanden Bokningar, t.ex. av lokal eller teknisk utrustning Avstämningar, uppföljningar Minnesanteckningar Följebrev/missiv under förutsättning att de inte tillför information till ärendet SMS, MMS och röstmeddelanden Inlägg, svar och uppdateringar på sociala medier Kan normalt gallras vid inaktualitet. Information som inkommer via t.ex. telefon, SMS eller andra kommunikationskanaler och som leder till åtgärd eller tillför sakuppgift ska tas omhand innan den inkomna handlingen får gallras. Dessa handlingstyper kan i vissa fall, utifrån den ansvarige tjänstemannens bedömning, ha ett högre informationsvärde och ska i så fall inte gallras. Se TSN beslut och MYN beslut

16 Tillfällig eller ringa betydelse Övrig dokumentation, ex Manualer/lathundar Rutinbeskrivningar Närvarolistor Informationsutskick av ringa eller tillfällig betydelse Inkommen begäran av rutinmässig karaktär samt svar rörande utlämnande av allmän handling Kan normalt gallras vid inaktualitet. Begäran om allmän handling får gallras under förutsättning att begäran bifalles utan inskränkning och om den i övrigt inte är av intresse eller betydelse för verksamheten. Se TSN beslut och MYN beslut Information som överförs till ny databärare eller ersätts av handling i annat format Digital information som ersättas av digital information, ex Överföring av information från t.ex. Excel till PDF. Överföring av information från e-post i Outlook till fil i ärendehanterings-system/diarium. Överföring av information från t.ex. USB-minne till server. Informationen kan gallras efter det att innehållet har överförts till ny databärare eller ersatts av handling i annat format Optisk databärare och annan form av databärare (t.ex. CD, USB). Se TSN beslut och MYN beslut

17 Informationen kan gallras efter det att innehållet har överförts till ny databärare eller ersatts av handling i annat format. Verksamhetsstöd Verksamhetsstöd Verksamhetsstöd Verksamhetsstöd Analog information/databärare som ersatts av digital information, ex Magnetiska databärare (t ex rullband [reell to reell], ljudkassett [DAT], VHS-kassett) Analog fotografisk databärare (negativ, diapositiv, 8-, 16-, eller 35mm film) Myndigheten ska göra en bedömning av det kulturhistoriska värdet av ursprungsmediet innan gallring får ske. Kontakta alltid centralarkivet inför bedömning vid retroaktiv gallring av information av detta slag. Information som överförs till ny databärare eller ersätts av handling i annat format Allmän Diarieföring Diariet/diarieregister Bevaras 5 år Allmän Arkivering Arkivförteckning/beskrivning Bevaras 5 år Allmän Arkivering Dokumenthanteringsplan och övriga gallringsbeslut Bevaras 5 år Allmän Arkivering Leveransreversal Bevaras, bevaras i närarkiv Tänk på att tillföra lämplig metadata till den migrerade informationen och att ta vara på äldre register. Se TSN beslut och MYN beslut Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten

18 Verksamhetsstöd Verksamhetsstöd Verksamhetsstöd Allmän Listor från diariet Postlista till pressen 1 år Allmän Lista nya registrerade ärenden Listor från diariet samhällsbyggnad veckovis 1 år Allmän Lista kontaktuppgifter till nöjd-kundundersökning Listor från diariet 1 år Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Grundkarta Bevaras Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Översiktskarta Bevaras Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Nybyggnadskarta Vid inaktualitet* Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Primärkarta/baskarta Bevaras 1 år Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Ortofoto Vid inaktualitet Registreras och arkiveras med detaljplanen. Förvaras hos SB. Registreras och arkiveras med översiktsplanen. *Återfinns i bygglovsärendet där den bevaras Ett arkivexemplar skrivs ut årligen av utvalda lager Återfinns hos Lantmäteriet som producerar ortofoto Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Flygbilder Bevaras Förvaras hos SB Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Tryckta kartor Slutlig version bevaras, övriga kan gallras vid inaktualitet 10 år Senast upprättade versionen bevaras i Geosecma, Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Stomnätskarta med koordinatförteckning och punktbeskrivning övriga kan gallras vid inaktualitet Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Stomnätsberäkningar Bevaras Bevaras hos SB Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Höjdfixnät Bevaras Bevaras hos SB

19 Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor GIS-data Vid inaktualitet Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Datafiler laserskanning Vid inaktualitet Avser både data från externa producenter (ex Länsstyrelsen) och egenproducerad GIS-data (ex efter genomförda inventeringar). Återfinns hos Lantmäteriet som producerar datafiler laserskanning Verksamhetsstöd Kart och mät Framställa kartor Mätningsunderlag Vid inaktualitet När metadata lagts in i kartdatabas, sammanställts eller på annat sätt blivit inaktuell får informationen gallras. Personal - Viktig information om personalhandlingar Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Annonser (kungörelser) Vid inaktualitet Personal - Rekrytering och introduktion av nya Intresseanmälan/ medarbetare spontanansökan Vid inaktualitet Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras i personalakt Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst 2 år Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Alla anställdas personaldossierer/personalakter förvaras hos personalenheten (PA) på kommunstyrelseförvaltningen. PA ansvarar därmed för arkivvården av dessa handlingar. Alla handlingar som lämnas till personalakten bevaras. Kopior förvaras i vissa fall hos samhällsbyggnad (SB), i dessa fall framgår av dokumenthanteringsplanen när dessa kopior kan gallras. Referenstagning, dokumentation från. Utlåtanden från rekryteringskonsulter etc. Vid inaktualitet Kan komma via Offentliga jobb, e-post eller brev Sparas 2 år pga rätten att överklaga enligt 23 lag om förbud mot diskriminering

20 Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Personal - Rekrytering och introduktion av nya Anställningsavtal Original bevaras i personalakt Kopia gallras vid avslutad tjänst Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Bevaras 5 år Bisyssla, blankett Bevaras i personalakt medarbetare Anhörigblankett Vid inaktualitet Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Postöppning, fullmakt Vid avslutad tjänst Personal - Rekrytering och Kvittenser för nycklar och introduktion av nya passerkort/passertag, behörigheter IT-system 2 år efter avslutad medarbetare etc. tjänst Uppdragshandlingar och ev sekretessförbindelse bevaras med avtalet Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Tystnadsplikt, blankett Original bevaras i personalakt Kopia gallras vid avslutad tjänst Bevaras i personalakt PUL-avtal/samtycken Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Introduktionsprogram för nyanställda Bevaras 5 år Även återtagande av samtycke ingår här

21 Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen, särskilda anställningsformer Kopia SB 2 år Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Personal - Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag inkl handlingsplan Kopia SB 2 år Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag Avser nytt bidrag eller omprövning. Kopia skickas även till ekonomienheten Kopia SB vid inaktualitet Avser nytt bidrag eller omprövning. Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Arbetsmiljöutredningar Bevaras 5 år Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder) Bevaras 5 år Utförs ofta av extern konsult. Avser ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö, ventilation etc. Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Systematiskt arbetsmiljöarbete, dokumentation av, riskbedömningar, handlingsplaner och tidsplaner på förvaltningsnivå Bevaras 5 år Ex handlingsplaner för systematiskt arbetsmiljöarbete, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplan Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Arbetsmiljöarbete, dokumentation av, riskbedömningar, handlingsplaner och tidsplaner verksamhetsnivå /enhetsnivå Vid inaktualitet Organisation arbetsmiljöarbetet, delegering av arbetsmiljöansvar/uppgifter etc. Bevaras 5 år

22 Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och förhandling Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och Arbetsskador och tillbud LISA - hanteras av PA som ansvarar för att bevara informationen. Arbetsskador och tillbud som kommer in via papper eller e- post läggs in i LISA, handlingen kan därefter gallras direkt. Mötesanteckningar/protokoll arbetsplatsträffar (APT) 2 år Mötesanteckningar verksamhetsmöten, enhetsmöten 2 år Eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå förhandling Lokala samverkansöverenskommelser Bevaras 5 år Personal - Arbetsmiljö, facklig samverkan och Samverkan på förvaltningsnivå, protokoll med förhandling bilagor Bevaras 5 år Personal - Personalvård och Kopia SB vid rehabilitering Förmåner, beslut om inaktualitet Ex friskvårdsbidrag Personal - Personalvård och rehabilitering Terminalglasögon, beslut/rekvisition 10 år Personal - Personalvård och Bevaras i rehabilitering Rehabilitering, utredningar och rapporter om personalakt Personal - Personalvård och rehabilitering Läkarintyg 2 år Rekvisition tas med tillbaka från optikern och lämnas till ansvarig chef PA ansvarar för handlingarna

23 Personal - Kompetensutveckling Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg, kursdokumentation, betyg Bevaras i personalakt Större utbildningsinsatser på förvaltningsnivå, Personal - Kompetensutveckling dokumentation av, deltagarlista, program, unikt studiematerial Bevaras 10 år Personal - Kompetensutveckling Kompetensutvecklingsplaner Bevaras 10 år Personal - Kompetensutveckling Utvecklingsplaner, individuella Vid avslutad tjänst Personal - Kompetensutveckling Medarbetarsamtal, utvecklingssamtal Vid avslutad tjänst För hantering av mindre utbildningar se handlingstyp "Handlingar rörande möten, kurser, konferenser" Personrelaterad dokumentation om kompetensförsörjning, coachning, Personal - Kompetensutveckling karriärplanering, presentationsteknik, mentorskap etc. Vid inaktualitet Personal - Lön och löpande Flextidsrapporter 2 år Verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer bevaras Personal - Lön och löpande Ledighetsansökningar kortare än 6 månader 2 år Bevaras i Personal - Lön och löpande personalakt Ledighetsansökningar längre än 6 månader Kopia SB 2 år Ex längre barn-, studie- och tjänstledighet Personal - Lön och löpande Semesterplanering/ -avstämning/ -listor Vid inaktualitet Personal - Lön och löpande Löneavdrag, ex lunchkuponger 2 år Avser listor för arbetsplanering, inte listor som underlag för löneberäkning. Se handlingstyp "Underlag för beräkning av lön" Personal - Lön och löpande Arvoden, ex konsulter 10 år 2 år Inkl. sammanställningar över utbetalningar av arvoden. Se även handlingstyp "Leverantörsfakturor"

24 Personal - Lön och löpande Avisering om utbetalt belopp vid särskilda anställningsformer Kopia SB vid inaktualitet Personal - Lön och löpande Lönespecifikationer Bevaras av PA Personal - Lön och löpande Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag Vid inaktualitet Personal - Lön och löpande Underlag för beräkning av lön, för ex se anmärkning 2 år Ex semester-/ timlistor, ob-listor, timrapporter, tidssaldo, sjuk- /friskanmälan, försäkran för sjuklön, vård av barn (VAB). Personal - Lön och löpande Tidredovisningar, tidrapporter, tidsammanställningar etc. Kopia SB 1 år Här ingår ex timlistor för timanställd personal och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön. 2 år om underlag för löneuträkning, Personal - Lön och löpande Tidkort annars vid inaktualitet Personal - Lön och löpande Arbetstidsschema/ tjänstgöringsschema 2 år Personal - Lön och löpande Tjänstgöringsjournaler/ -rapporter, övertidsrapporter Kopia SB 1 år 3 år enligt Personal - Lön och löpande Beredskapslistor/ jourlistor/ jourjournal eller Arbetsmiljöverket motsvarande s föreskrifter Personal - Lön och löpande Övertidsjournal 3 år enligt Arbetsmiljöverket s föreskrifter Personal - Lön och löpande Personalförteckningar, namnlistor över samtliga anställda Bevaras Personal - Avslut och pension Arbetsgivarintyg 2 år Ex årets ackumulerade namnlista, personalbudgetens förteckning över anställda eller motsvarande

25 Personal - Avslut och pension Personal - Avslut och pension Avgång/entledigande, anmälan om Tjänstgöringsintyg/-betyg Bevaras i personalakt Bevaras i personalakt Kopia SB 2 år Personal - Avslut och pension Personal - Avslut och pension Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande av. Särskild ålderspension (garantipension) med beslut och överenskommelse. Signallistor/rättelselistor Bevaras i personalakt Kopia SB vid inaktualitet Bevaras i personalakt Kopia SB vid inaktualitet Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Organisationsscheman /beskrivningar Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Arbetsordningar Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Reglementen Bevaras 5 år Antas av kommunfullmäktige Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Policys Bevaras 5 år Antas av kommunfullmäktige Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Program Bevaras 5 år Antas av kommunfullmäktige Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Taxor Bevaras 5 år Antas av kommunfullmäktige Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Delegationsordningar Bevaras 5 år Antas av nämnd

26 Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Strategier Bevaras 5 år Antas av nämnd Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Riktlinjer Bevaras 5 år Antas av nämnd Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Rutiner Vid inaktualitet Antas på förvaltningsnivå Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Manualer/lathundar Vid inaktualitet Skapas på verksamhetsnivå Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Handlingsplaner Vid inaktualitet Fastställs av förvaltningsledning Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Säkerhetsrutiner - nämnd- /verksamhetsspecifika, dokumentation av Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Miljöledningssystem, miljöplaner, dokumentation av Bevaras 5 år Ex handlingsplaner för miljöarbetet miljöcertifiering, diplomering Ledning/Styrning - Styrande och stödjande dokument Handböcker framtagna för den egna verksamheten Bevaras om den innehåller beskrivningar om arbetssätt, ledning och styrning. Kan gallras vid inaktualitet om den endast är en manual 5 år Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsplan Bevaras 5 år Hör samman med handlingstypen "Internbudget/budget"

27 Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetens idé, upplägg och arbetsformer, dokumentation av Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Målarbete Bevaras 5 år Dokumentation av mål, strategier samt utvärdering av arbetet Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsuppföljning, kortare månadsrapporter 10 år Kan höra samman med handlingstyp "Uppföljningsrapporter, kortare månadsrapporter" Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Verksamhetsuppföljning, delårsrapporter, tertialrapporter Bevaras 5 år Kan höra samman med handlingstyp "Uppföljningsrapporter, delårsrapporter, tertialrapporter" Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Dokumentation om valt verktyg samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Årsberättelse/verksamhetsberättelse/årsrappo rt Bevaras 5 år Hör samman med handlingstypen "Årsredovisning med årsbokslut" Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Kvalitetsdokument, processbeskrivningar, kvalitetsledningssystem Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Kvalitetsarbete, dokumentation av Bevaras 5 år

28 Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Intern kontroll Bevaras 5 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Statistik gällande lön och personal Bevaras 5 år Inklusive utfall av löneöversyn Personalnyckeltal Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Personaluppföljning Bevaras 5 år Analys av nyckeltal, trender avseende timanställningar, vikariat, intern och extern rekrytering, mångfald, sjukfrånvaro etc. Ledning/Styrning - Verksamhetsplanering, uppföljning och utvärdering Medarbetar- /ledarenkät, sammanställning Bevaras 5 år Ledning/Styrning - Internt ledningsarbete Mötesanteckningar, ledningsgruppsmöte Bevaras 5 år Svar och underlag kan gallras efter att sammanställning gjorts. Se handlingstyp "Underlag" Ledning/Styrning - Internt ledningsarbete Utredningar och studier Bevaras 5 år Ekonomi - Planera och redovisa Attest- /utanordningsbehörigheter Bevaras 5 år Ekonomi - Planera och redovisa Attestförteckning antagen av nämnd Bevaras 5 år Ex utredningar gällande en verksamhet eller inför organisations-förändringar. Avser både egna utredningar och konsultutredningar Ekonomi - Planera och redovisa Attestförteckning, ändringar genom delegationsbeslut av förvaltningschef 10 år

29 Ekonomi - Planera och redovisa Internbudget/budget Bevaras 5 år Ekonomi - Planera och redovisa Investeringsbudget Bevaras 5 år Ekonomi - Planera och Ändringar/omfördelningar i budget, redovisa nämndbeslut eller delegationsbeslut Bevaras 5 år Ekonomi - Planera och redovisa Budgetunderlag 5 år Hör samman med verksamhetsplan, se ledning/styrning. Hela ärendet bevaras, inklusive tjänsteskrivelse, bilagor etc. Hela ärendet bevaras, inklusive tjänsteskrivelse, bilagor etc. Ekonomi - Planera och redovisa Uppföljningsrapporter, kortare månadsrapporter 10 år Kan höra samman med handlingstyp "Verksamhetsuppföljning, kortare månadsrapporter" Ekonomi - Planera och redovisa Ekonomi - Planera och redovisa Uppföljningsrapporter, delårsrapporter, tertialrapporter Bevaras 5 år Delårsrapport med delårsbokslut /budgetuppföljning Bevaras 5 år Kan höra samman med handlingstyp "Verksamhetsuppföljning, delårsrapporter, tertialrapporter" Ekonomi - Planera och redovisa Årsredovisning med årsbokslut inkl. bokslutsbilagor Bevaras 5 år Hör samman med verksamhetsuppföljning, se process/ärendeslag "ledning/styrning" Ekonomi - Planera och Bokförings- och bokslutsunderlag, redovisa indatamaterial, listor 10 år Ekonomi - Planera och redovisa Rättelser, bokföringsunderlag 2 år Ex avräkningsböcker Ekonomi - Planera och redovisa Ekonomisk statistik 10 år Ekonomi - Planera och redovisa Fastighetstaxering, beslut / Fastighetsdeklarationer, skatteredovisningar 5 år efter ny fastighets-taxering Avregistrerade och försålda fastigheter kan gallras vid inaktualitet

30 Ekonomi - Löpande Bokföringsorder, inkl. räkningsspecifikation och övriga underlag 10 år 2 år Ekonomi - Löpande Ekonomi - Löpande Verifikationer BABS - sammanställningar/listor 10 år, se anmärkning Original till ekonomienheten Kopia SB 1 år 2 år Var uppmärksam på om verifikationen även har annan funktion, ex som försäkringsbrev, underlag för garantitid etc. I dessa fall kan den behöva bevaras med avtalet. Ekonomi - Löpande Kundfakturor 10 år 2 år Ekonomi - Löpande Faktureringsunderlag /debiteringsorder /arbetsorder 10 år 2 år Gäller både interna och externa kundfakturor Ekonomi - Löpande Leverantörsfakturor 10 år 2 år Ekonomi - Löpande Interndebitering, listor 2 år Ekonomi - Löpande Fakturajournal, ex kundfakturajournal 10 år Om fakturan är ospecificerad ska även underlag som följesedlar, specifikationer sparas 10 år. Skickas sedan 2009 till inskanningscentral i Malmö som då ansvarar för handlingen Ekonomi - Löpande Avstämningsrapporter med bilagor 2 år Ekonomi - Löpande Inteckningar, dödade 2 år Ekonomi - Löpande Inventarieförteckningar 10 år Ekonomi - Löpande Bokföringsjournaler, förråd 10 år Avser övriga ekonomiska avstämningar under året, inte månadsrapporter

31 Ekonomi - Löpande Förråd och lager - listor, rapporter, redovisningar 2 år Förrådsrekvisitioner/ Ekonomi - Löpande -beställningar/ -kundorderunderlag 2 år Ekonomi - Löpande Inventeringar (löpande) listor/sammanställningar 2 år Ekonomi - Löpande Inventeringar, årsrapport 10 år Ekonomi - Löpande Kassarapporter /-avstämningar med kvitton 10 år Ekonomi - Löpande Kontantförsäljning, kvitton, kontaktredovisningar, kassabehållning 10 år Ekonomi - Löpande Rapportkort kopieringsmaskin etc. 2 år Ex listor/rapporter över förrådsuttag/lån, förrådsbehållning, förbrukning, förrådskörning, debiteringslistor, lagerrapporter, lagervärdeslistor, materiallistor, lagerbok. Ekonomi - Löpande Systemdokumentation Bevaras 5 år upphandling Beställningar 2 år Orderbekräftelse upphandling /-erkännande 2 år Beskrivning av bokföringssystemets organisation och uppbyggnad Gäller både interna och externa beställningar upphandling Följesedel, packsedel, fraktsedel, kvitto 2 år efter avstämning mot faktura, om fakturan är specificerad (om inte förvaras den och gallras med fakturan, 10 år) Se handlingstyp "Leverantörsfakturor"

32 upphandling Reklamationer 2 år upphandling Rekvisitioner 10 år Nämndbeslut protokollsutdrag eller upphandling delegationsbeslut gällande inköp Bevaras 2 år Beslut om att inköp ska göras upphandling Upphandlingsunderlag /förfrågningsunderlag Bevaras 2 år upphandling Anbud /tävlingsbidrag, inkl bilagor Bevaras 2 år Här ingår anbudsförfrågan, annons och kompletterande underlag som beskrivning Bilagor i form av modeller, ritningar och planer kan gallras om de är beskrivna eller avbildade i dokumentationen. upphandling Anbud /intresseanmälningar /offerter som inte efterfrågats (spontana anbud) Gallras vid inaktualitet om ej antagna. Antagna anbud bevaras upphandling Anbudsöppningsprotokoll Bevaras 2 år Kallas även anbudsförteckning /sammanställning upphandling Anbudsutvärderingar Bevaras 2 år Används inte längre i upphandling Förhandlingsprotokoll Bevaras 2 år upphandlingsprocessen. upphandling Intyg från erkända organ Bevaras 2 år Ex från Skatteverket Kontroll av leverantörers lämplighet, upphandling dokumentation kring Bevaras 2 år Ingår nu i upphandlingsprotokoll upphandling Beslut om antagande/förkastande av anbud Bevaras 2 år 2 år Ex tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal, beslut att avbryta upphandling eller göra om en upphandling

33 upphandling Direktupphandlingsprotokoll /upphandlingsprotokoll Bevaras 2 år upphandling Tilldelningsbeslut Bevaras 2 år upphandling Återkallelse av tilldelningsbeslut Bevaras 2 år Uteslutning av leverantör, dokumentation upphandling kring Bevaras 2 år Här kan anbudsutvärdering, kontroll av leverantörs lämplighet och tilldelningsbeslut ingå Eller annan inköpsgrundande handling som anskaffningsbeslut, inköpsanmodan upphandling Avtal /kontrakt Bevaras 2 år Efter avtalstidens upphandling Ramavtal inkl bilagor Bevaras utgång Avrop mot ramavtal i de fall parterna inte upphandling inbjuds lämna nya anbud Bevaras 2 år Vanligt med utformade standardavtal Byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt Vid inaktualitet, upphandling Garanti- /avtalshandlingar när avtalet/garantitiden upphört upphandling Ritningar Bevaras 2 år upphandling Föreläggande från domstol vid överprövning Bevaras 2 år Ex tillhörande anbud eller byggentreprenader upphandling Tjänsteanteckningar efter kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter 2 år Korrespondens av vikt eller som tillför upphandling sakuppgift Bevaras 2 år upphandling Information från leverantörer Vid inaktualitet upphandling Branschvillkor och allmänna bestämmelser 2 år Inkommande och utgående korrespondens Avser ren information som inte tillför sakuppgift i enskilt ärende

34 upphandling Cirkulärskrivelser gällande inköp och upphandling Vid inaktualitet upphandling Statistik, löpande över inköp eller leverantörer 2 år upphandling Statistik, årssammanställning över inköp eller leverantörer Bevaras 2 år