Skanna dokument till Pyramid

Transkript

1 Skanna dokument till Pyramid (Från Pyramid Business Studio 3.40A sp8) ( ) Integration Pyramid Sharp Detta dokument beskriver vilka steg som ska utföras för att dokument som skannas in via Sharps kopiator ska registreras som aktiviteter i Pyramid. Kontakta återförsäljare för Sharp för närmare information vilka modeller av kopiator som stödjer detta. Anpassningen kräver PBS ver 3.40A sp8 och tillvalsmodulen CRM/Säljstöd. Installation i Pyramid Utför följande för att installera anpassningen. Om ett nytt servicepack installeras måste anpassningen installeras på nytt. 1) Packa upp innehållet i zip-filen uxanp1.zip i Pyramidkatalogen. Observera att zip-filen innehåller sökvägar. 2) Starta Pyramid och skriv i adressfältet a. CTRL+Y b. SEINIT.D 3) Starta om Pyramid. Nu ska det finnas ett nytt menyval i menyn för CRM/säljstöd. Rutinnummer ) sharp.doc/ Sid 1

2 Anpassningens innehåll Anpassningen innehåller en rutin som möjliggör automatiskt inläsning av skannade dokument till en Pyramidaktivitet. Följande uppgifter kan lagras i aktiviteten: Uppgift Inmatning från Display Begrepp i drivve image Standardvärde Rubrik Ja Rubrik Ja Ansvarig sign Ja Ansvarig Ja Registrerad sign Ja Registrerad Ja Ordernummer Ja Ordernr Nej Fakturanummer Ja Faktnr Nej Artikelnummer Ja Artnr Nej Mapp Nej Ja Uppgift Registerfält i Pyramids aktivitetsregister där informationen lagras. - Rubrik: Detta är rubrikraden på aktiviteten. - Ansvarig signatur: Den som står som ansvarig på aktiviteten - Registrerad signatur: Den som registrerat aktiviteten - Ordernummer: Order som kopplas till aktiviteten. Om detta felaktigt kommer det att stå ett felmeddelande i aktivitetstexten. - Fakturanummer: Faktura som kopplas till aktiviteten. Om detta felaktigt kommer det att stå ett felmeddelande i aktivitetstexten. - Artikelnummer: Artikel som kopplas till aktiviteten. Om detta felaktigt kommer det att stå ett felmeddelande i aktivitetstexten. - Mapp: Mapp i Pyramids CRM där aktiviteten lagras. Inmatning från Display Om ja kan uppgiften anges på kopiatorns display. Begrepp i drivve image Namn på uppgift som anges i drivve image inställningar. Det måste vara exakt denna text. Standardvärde Om ja kan man ange standardvärden i Pyramids inställningsdialog. Dessa värden har effekt då man lämnar motsvarande inmatning blank på displayen. sharp.doc / Sid 2

3 Pyramidinställningar I Pyramids inställningsrutin anges en sökväg till en katalog i nätverket där kopiatorn sparar de inskannade dokumenten. Denna sökväg är densamma man anger i drivves inställningar (se output). Därefter följer standardvärden för rubrik, registrerad av signatur och ansvarig signatur. Dessa gäller om motsvarade uppgift utelämnas på kopiatorn. Det rekommenderas att ha en standard registrerad signatur då detta är ett obligatoriskt fält i Pyramid. Anges ingen registrerad varken på kopiatorn eller i Pyramids inställningar kommer aktiviteten inte att sparas med inloggad användare som registrerad. Det underlättar att ange en CRM- Mapp för att hitta/lista alla skannade dokument. Inställningar gäller alla användare i Pyramid. Inläsningsrutin i Pyramid Välj rutin Inskannade dokument i Pyramid för att starta inläsningen. Om inga inställningar gjorts i systemet startas automatiskt Pyramids inställningsrutin. Endast inskanningar där du själv är ansvarig eller då ansvarig är blank behandlas. När inställningarna är gjorda börjar inläsningen automatiskt och pågår så länge rutinen är öppen. I rutinen kan du klicka på en rad i listkontrollen och öppna tillhörande aktivitet (rutin 612). När ett jobb är bearbetat flyttas dokumentet från den gemensamma mappen till Pyramids CRM. Kopplade order, fakturor & artiklar visas i Pyramids centraler och studior, till exempel aktivitetsstudion eller artikelcentralen. Endast en koppling kan göras. Om flera uppgifter kopplas hämtas den första. sharp.doc / Sid 3

4 Inställningar i drivve image Till kopiatorn följer ett program som installeras på en dator i nätverket. Stegen nedan beskriver hur inställningar ska göras i detta program. Det finns fyra grupper av inställningar: Input konfiguration av data som kan matas in på displayen. Processing behandling av data såsom streckkoder med mera. Output var och hur resultatet sparas. Options allmänna inställningar för hantera inloggning mm. Inte relevant för Pyramid. Input Denna kategori är den som är mest intressant för Pyramids del. Här lägger du upp utseendet och valen på det som ska anges på displayen och som ska sparas i Pyramid. Fälten rubrik, ordernummer och fakturanummer måste vara av typen Text Input. Fälten för registrerad och ansvarig rekommenderas att läggas som typen List. Detta för att minimera risken att felaktig data anges i systemet. I drivves inställningar kan du i förekommande fall markera egenskapen input is mandatory för att göra inmatning på displayen obligatorisk. sharp.doc / Sid 4

5 Processing Här anger du hur det inskannade materialet ska bearbetas. För Pyramids del måste Convert files vara markerad. sharp.doc / Sid 5

6 Output Här anges var det inskannade materialet och inmatad information ska sparas. Den sökväg du anger här måste överensstämma med inställningarna i Pyramids inställningar. Markera även egenskapen Create XML File för de inmatade uppgifterna. sharp.doc / Sid 6