Tema: Kalender, möten, uppgifter, noteringar Fronter 91

Transkript

1 Tema: Kalender, möten, uppgifter, noteringar Fronter 91 Detta dokument är producerat av Fronter as Dokumentet får endast kopieras eller distribueras elektroniskt om det finns kontrakt med Nytt i detta dokument: Det är inga ändringar gjorda i detta dokument Tema: Kalender, möten, uppgifter, noteringar...1 Inledning...2 Allmänt...2 Möten...5 Privata möten (synlig för andra) eller (dolda för andra)...5 Rumsmöten...8 Rumsmöte (med anmälan)...10 Andras möten...13 Bjud in till möte...14 Anteckning...20 Importera kalender...21 Uppgift...23 Skapa en uppgift (gäller för båda fallen)...24 Avvisa...26 Exempel Exempel Resursbokning...33 Bokning av resurser administratörens uppgifter...33 Boka en resurs...35 Tidsbokning...39 Exempel 1 - kursanmälan...39 Exempel 2 - utvecklingssamtal...44 Versjonskontroll

2 Inledning Detta dokument går igenom kalenderfunktionerna i Fronter 91. Exemplen avser att illustrera kända problemställningar. Fronter är under kontinuerlig utveckling och förbättring. Det kan därför förekomma avvikelser mellan dokumentation och applikation. Denna handledning är skriven till Fronter 91. Lycka till. Lillehammer, februari 2009 Steinar Hov/Georg Ranhoff Allmänt Kalendern finns i det personliga verktygspaketet: eller i ett rum på Rummets idagsida: När man använder kalendern i det personliga verktygspaketet fås följande bild:

3 Övre del: Nedre del: Välj Skapa ny (1): Nytt möte används för att lägga in ett nytt möte i kalendern. Ny anteckning kan skapas för en bestämd dag och är en slags komihåg funktion.

4 Importer kalenderdata gör det möjligt att importera kalenderdata från en annan kalender som stödjer icalformatet. Ny uppgift kan skapas så att den visas under Uppgifter. Ny resursbokning är verktyget för att reservera t.ex. rum, utrustning och liknande. Tidsbokning: Tidsbokning ett verktyg för att använda kalendern för att anmäla sig till möten. Exempelvis för att anmäla sig till en kurs eller en utflykt med begränsat antal platser. De som då önskar deltaga kan då registrera sig själva efter principen först till kvarn. Ett annat exempel är att en handledare eller mentor som sätter upp ett antal tider för utvecklingssamtal som elverna/studenterna kan anmäla sig till. Området märket (2) ger dig tre möjligheter: Personligt: Här finns dina personliga möten. Detta är möten som du själv har skapat eller möten som du har blivit inbjuden till och accepterat. De möten du själv lägger in kan ses av andra under Andra om denna inställning är gjord av administratör. Standardinställningen är att du kan se de som du är i samma grupp som. Privata möten kan göras synliga för andra eller bara dölja detaljerna genom att standardmeddelandet Personen är upptagen visas. Rum: Detta är möten som finns i ett rum, t.ex. ett klassrum, ett sektionsrum, ett samarbetsrum och liknande. Möten i sådana rum kommer automatiskt i kalendern till alla som är deltagare i rummet. Andra: Man kan få översikt på andras möten om administratören har tillåtigt detta. Standardinställningen i Fronter är att du får se alla de som är i samma grupp som dig, t.ex. kollegor eller klasskamrater. Området märket (3): Området märket (3) visar symboler för olika mötestyper. Dessa kan användas för att göra kalendern mer översiktlig. Det är administratören som skapar dessa möteskategorier. Man kan skapa sina egna möteskategorier, men dessa är det bara den som skapar dem som ser.

5 Möten Under Möten i kalendern skapar eller visar man egna och andras möten. Mötena kan vara privata, men synliga för andra eller de kan vara privata och endast synliga för dig. Dessutom kan möten skapas i rum så att de kommer på deltagarnas kalender. Man kan bjuda in till möten osv. Låt oss titta på de många möjligheterna som finns. Privata möten (synlig för andra) eller (dolda för andra) Man skapar et möte i kalendern genom att klicka på lämpligt ställe (gärna nära den aktuella tidpunkten): Om det endast behövs titel och tid för mötet (korrekt datum är valt på förhand) är denna vy tillräcklig. Men genom att klicka på Fler val kan man göra mer anpassningar:

6 Datumintervallet kan ändras antingen genom att skriva direkt i datumfältet eller genom att använda sig av datumväljaren (pilen bakom fälten). Titel måste skrivas i, medan fältet Beskrivning är frivilligt. Rullgardinsmenyn vid Typ ger tillgång att välja olika kategorier av möten. Rullgardinsmenyn Typ ger tillgång att klassificera mötet: Det finns också en möjlighet att lägga in ett återkommande möte genom att välja Schema: Genom att välja något i rullgardinsmenyn visas nya menyer för olika inställningar. Var klar över att en återkommande mötesserie består av ett modermöte med ett antal barn. Om modermötet ändras så kommer alla barnen att ändras

7 automatiskt. Om man väljer att ändra i ett barn så bryts kontakten med modermötet, något som visas här: Valet Öppna serien kommer att öppna modermötet. Det siste valet är Publicera i: Här finns två centrala val: Privat möte (synligt för alla): Alla som kan söka upp dig i kontaktregistret (t.ex. dina kollegor) kan se dina möten. Detta alternativ är det som är förvalt när man skapar ett nytt möte. Privat möte (dölj information för andra): Om du väljer detta kan andra inte se detaljerna för mötet utan bara se att du är upptagen. För att du skall se att detta är valt visas ett hänglås i kalendern:

8 För de som kan se din kalender kommer den fasta texten Personen är upptagen att visas: Rumsmöten När ett möte skapas i ett rum sprids informationen automatiskt till alla deltagare i rummet. Från Rumsverktyget väljs Nytt möte: Kalendern känns igen från tidigare men lägg speciellt märke till vem mötet gäller för:

9 I detta fall skapas mötet i rummet 1MXA och därmed får alla deltagarna i detta rum detta möte i sin kalender. På detta sätt kan det se ut med två möten: Den ena är personlig medan den andra är skapad i ett rum. Överst finns olika flikar för olika slags kalenderöversikter (dag, vecka, månad, år) och det finns pilar varmed man kan bläddra fram och tillbaka:

10 Rumsmöte (med anmälan) Det är möjligt att skapa ett möte för en kurs, en exkursion eller liknande där deltagarna själva anmäler sig. Flera detaljer och möjligheter visas senare i häftet under Tidsbokning. Här har en lärare skapat ett möte i ett rum. Eleverna skall kunna anmäla sig till en kurs där det endast finns plats för 5 personer. Detta åstadkommer man genom att låta deltagarna i rummet själva anmäla sig och begränsa antalet platser till 5: En elev kommer att se mötet i sin kalender på följande sätt:

11 Genom att klicka på mötet kan vederbörande anmäla sig så länge det finns en ledig plats: Här ser man att det finns 5 lediga platser (när alla är upptagna kommer det inte längre vara möjligt att registrera sig).

12 Den som har anmält sig kan också avregistrera sig mötet kopieras över till Mina möten. Genom att öppna själva mötet ser ägaren vilka som har anmält sig:

13 Andras möten Man kan se vilka möten som andra personer har (under förutsättning att man kan söka upp dem). I kalendern väljer man Mer... från Andra: Här kan man söka efter en eller flera personer: Här är en sökning gjord efter olsen i gruppen Alla och tre träffar visas. Markera de som söks. Genom att göra flera sökningar (eller sök efter alla genom att lämna inmatningsrutan tom) kan flera personer markeras i listan. I vårt fall gäller markeringen för att visa en annan persons kalendermöten.

14 Anmärkning: 1. De tre kategorierna har olika färger för att öka läsbarhet. 2. De olika möteskategorierna (nederst) kan väljas bort genom att avmarkera rutan: Bjud in till möte I många situationer kan möten bokas genom att använda rumskalendern i ett passande rum. Ett exempel är ett sektionsmöte där sektionsledaren använder rumskalendern i sektionsrummet för att skapa ett möte. Då får rumsdeltagarna mötet i sina kalendrar. Om sektionsledaren dessutom använder sig av möteskategori med egen symbol och färg ökas tydligheten.

15 I vissa situationer är det inte en hel grupp utan bara en eller flera enskilda personer som skall kallas till ett möte. Då används kalendern på följande sätt. Skapa ett möte: Klicka på Lägg till deltagare och sök fram de som skall delta på mötet: Markera deltagarna och avsluta med Lägg till deltagare:

16 Notera att man kan markera, Sänd inbjudan med e-post: Detta gör att varje deltagare får ett e-brev med två länkar, en för att godta och en för att avböja inbjudan:

17 Kalendern för berörda personer blir automatiskt uppdaterade: På följande sätt visas inbjudan i din kalender: Och för deltagarna:

18 Om nu Jens avvisar eller godtar inbjudan blir kalendern automatiskt uppdaterad: Den som har skapat inbjudan kan själv klicka på mötet och se vem som har godtagit mötet och vilka som har avböjt:

19

20 Anteckning En anteckning kan anges direkt i kalendern på följande sätt (Tänk på att välja datum innan anteckning görs): Ett litet fönster öppnas där man kan skriva i sin anteckning: Man kan endast skriva en anteckning per dag (det är möjligt att göra flera anteckningar i samma fönster) och det visas i kalendern på detta sätt: Anteckningar är också ett verktyg som kan visas på Idagsidan och det visar då endast för den aktuella dagen:

21 Om man skall ändra i en anteckning måste man välja Ny anteckning för den aktuella dagen. Då kan man ändra det som man har skrivit för den dagen. Importera kalender Man har möjlighet att importera kalenderdata som är i ical eller xcal format. Låt oss anta att det finns en sådan kalenderfil klar för import. Import till Mina möten för en person Välj Importera kalenderdata: Välj vilken möteskategori som kalenderfilen skall kopplas till:

22 Efter det att man har valt kalenderkategori är det bara att bläddra sig fram till icalfilen för att göra själva importen. Dessa möten hamnar i den personliga kalendern, oavsett varifrån man försöker göra importen. Import till Mina möten för flera personer Det är inte möjligt att göra en import till en rumskalender. All ical-import är knuten direkt till personer. Om man önskar att fler skall få samma möten i sina kalendrar måste man gå via en administratör. Administratören kan välja en grupp, t.ex. Alla elever och därefter välja Inställningar / Kalendertyper och kalenderimport:

23 Här finns valet Importera kalender. Proceduren är densamma som för kalenderimport för en person: Tänk på detta: Det kan vara smart att definiera de relevanta möteskategorierna för denna grupp av personer i förhand så att de importerade mötena kan knytas till en bestämd kategori. Alternativt kan det vara bra att ha en egen kategori för importerade möten så att dessa kan urskiljas från de vanliga mötena. Denna kalenderimport gör alltså att alla deltagarna i val grupp får dessa möten i sin kalender under valet Personligt. Uppgift Med verktyget Uppgift kan man skapa olika uppgifter, sätta tidsgränser, bjuda in resurser (deltagare) osv. så att man har en översikt på progressionen. Det finns två olika sätt att använda detta verktyg: 1: En person skapar en uppgift och blir på så sätt ägare till uppgiften. Vederbörande person bjuder in andra personer som resurser till uppgiften. Ägaren kan ange sin status för uppgiften och när han/hon är klar (100 %) kan de andra deltagarna ange sin status. Alla deltagarna för en uppgift har hela tiden en överblick på hur långt de enskilda personerna har kommit med sina uppgifter. Det första exemplet nedan visar hur detta har använts i samband med uppdateringen av dokumentation där en person skriver text och lägger in bilder. Detta är ägaren av uppgiften. När han/hon är färdig med sin del (status= 100 %) visas detta för den som skall korrekturläsa. Den som korrekturläser anger sin status och när även denne är klar visas 100 % för båda. Då är uppgiften slutförd, såsom det visas i bilden nedan:

24 2: En lärare skapar en uppgift för en grupp elever/studenter. Dessa blir då knutna till uppgiften som resurser. Var elev/student anger sin progression och all har hela tiden överblick på de enskildas status samt uppgiftens sammanlagda status. Ägaren av uppgiften (läraren) kan överskriva statusen genom att ange relevant status i procent. Skapa en uppgift (gäller för båda fallen) Skapa, redigera och uppdatering av en uppgift görs i kalendern av den som är ansvarig (ägaren) för uppgiften: Genom att klicka på Ny uppgift öppnas fönstret för att registrera detaljerna:

25 I exemplet ovan är det under perioden som Steinar skall arbeta med användardokumentet för Grunnkurset. Ingun skall kopplas till uppgiften som en resurs. Det innebär att hon hela tiden kan följa Steinars status och ser när dokumentet är färdigt. Då kan hon gå igenom det och ange sin status. Båda personerna kan hela tiden se den andres status. På detta sätt är det enkelt att få en översikt på dokumentets utveckling. Anmärkning: Man kan också bjuda in en klass, grupp eller flera enskilda personer som resurser. Nedan visas hur en nyskapad uppgift kan se ut: I en undervisningssituation kan det vara aktuellt att flera personer kopplas till en uppgift såsom visas nedan:

26 För att en lärare skall kunna bjuda in elever/studenter eller anställda som resurser till en uppgift måste korrekta rättigheter vara inställda av administratören. Om man inte har tillgång till de personer som man behöver i en sådan situation måste man kontakta sin administratör. Avvisa Den som är inbjuden som en resurs kan avvisa inbjudan: Då kommer det en dialogruta där vederbörande kan skriva ett meddelande till uppgiftens ägare:

27 Ägaren av uppgiften samt de andra som är kopplade till uppgiften kommer att se meddelandet på detta sätt: Exempel 1 I följande exempel visas hur uppgift användes i samband med uppdateringen av användarmanualerna. Tidigare dokumentation var skriven till Fronter 61 och nu skulle alla dessa häften uppdateras till fronter 62. Detta är ett samarbete mellan Steinar Hov och Ingun Vaglid, Fronter. Arbetsprocessen är att Steinar skriver själva dokumentationen medan Ingun korrekturläser samt eventuellt översätter till andra språk. I stället för att utväxla meddelanden eller e-brev kan hela processen hela tiden följas i kalendern. Efter det att samtliga dokument tilldelas varsin uppgift fås följande översikt:

28 Stenar började uppdatera dokumenten och Grunnkurs for lærere var det första som han börjar jobba med. Allteftersom arbetet fortskred uppdaterade han status för uppgiften. Detta gjordes genom att välja från snabbmenyn till vänster om uppgiften: Här väljer man från listan den andel som bäst överrensstämmer med läget, i detta fall var ca ¼ av dokumentationen uppdaterad: Ingun har samma översikt där hon ser sina uppgifter och hon uppdaterar sin status på samma sätt.

29 Då Steinar var färdig med Grunnkurs for lærere valde han Slutförd från snabbmenyn. Detta innebär att det anges 100 % som status. Dokumentationen var då klar för genomgång och Ingun kunde ange hur långt hon hade kommit i sitt arbete: På detta sätt kan förloppet i en uppgift som involverar flera personer följas. Efter det att båda var färdiga med sina uppgifter ser det ut som nedan: Detta innebär att dokumentet nu är klart för distribution.

30 Exempel 2 Det andra exemplet behandlar en uppgift som en lärare har skapat, men som utföres utav en grupp elever/studenter. Det är 3 elever/studenter som skall skaffa information som behövs i samband med en resa till Riga. När läraren har skapat en uppgift samt kopplat dessa tre till uppgiften som resurser ser det ut som följande: Detta är en uppgift som är fördelad på 3 personer. Var och en av dem kan därmed bidra med 1/3 (avrundat till 33 %) av den totala statusen. Låt oss säga att Espen har kommit igång med sin del av uppgiften och han registrerar därför 25 %: Då visas följande:

31 Orsaken är att Espen är en av tre, så hans 25 % bidrar endast med 1/3-del, alltså 8%. Christine har kommit lite längre, så hon anger att hon har gjort ca ¾ av sin uppgift: Därmed fås summan: Detta skall tolkas på följande sätt: Totalt har de tre nått 100 % (25 % + 75 % + 0 %), men då detta är fördelat på 3 personer blir det en sammanlagd status på 33 %.

32 Läraren kan gå in och ändra statusen, oavsett vad deltagarna har angett: Här ser vi hur det visas att ägaren av uppgiften har manuellt överstyrt den beräknade statusen.

33 Resursbokning Innan någon kan göra några resursbokningar så måste administratören först skapa och organisera de aktuella resurserna. Bokning av resurser administratörens uppgifter Man kan skapa olika resurser i fronter på samma sätt som man skapar kontakter (användare). Dessa resurser kan vara rum, digital utrustning, minibussar osv. Genom att organisera dessa resurser på ett förnuftigt sätt kan den enskilda läraren använda kalendern för att reservera dessa för kortare eller längre tider. Först måste en administratör göra några enkla handgrepp för att lägga detta tillrätta för lärarna. Gruppera resurserna så att det blir enkelt att ge rätt personer tillgång till rätt resurser och så att det blir enkelt att hitta de olika resurserna, t.ex. såsom visas nedan: Här är de olika resurserna grupperade i tre grupper: rum, digital utrustning och annat. En resurs skapas på samma sätt som en kontakt, men se till att markera Resurs överst:

34 Fälten e-post och telefon används som kontaktinformation. Om resursen t.ex. är en minibuss kan det vara en person som man måste ta kontakt med innan eller vid problem. Dessutom skall denna resurs vara deltagare i relevant grupp (en resurs kan endast vara deltagare i EN grupp): För att de anställda skall kunna boka upp dessa resurser måste de ha rättigheten Se kontakter på gruppen/noden där resursen finns:

35 Boka en resurs Efter det att en administratör har gjort ovanstående inställningar kan användarna enkelt boka resurser genom att använda kalendern: Välj vilken resurskategori (1) som skall reserveras, varaktigheten (2) och vilken resurs (3) som avses:

36 Man kan också göra en upprepande bokning: Den bokning som man har registrerat visas med grön text:

37 Avbokningar görs genom att klicka på det röda krysset ute till höger. Detta är inte möjligt om bokningen har startat då man inte önskar att ta bort historiken. När man skapar en ny bokning får man en översikt på sina egna möten (1), egna bokningar (2) och andras bokningar (3). Man kan också se andras möten om man markerar rutan för Andra. Man får en översikt på sina egna bokningar genom att välja Mina bokningar från menyn:

38 Om man försöker att dubbelboka en resurs blir man varnad: Man har då möjligheten att korrigera detta så att det blir korrekt.

39 Tidsbokning Utgångspunkten är att denna sorts möte skapas i den personliga kalendern: Exempel 1 - kursanmälan Det första exemplet visar hur man kan använda detta verktyg i samband me en kursanmälan. Vi antar att en lärare i matematik skall arrangera fortbildning i användning av en ny programvara och i detta sammanhang finns det endast plats för 6 deltagare:

40 I detta fall finns det fem punkter som är viktiga: (1) Här anges tid och datum för tillfället (2) Markeringen här gör att deltagarna själva kan anmäla sig till kursen (3) Här anges hur många som kan anmäla sig (4) Genom att ange relevant rum från rullgardinsmenyn ser vi till att detta möte hamnar i berörda personers kalender (5) För att registrera detta möte måste den läggas till (5). Grunden till denna placering är att i detta verktyg kan man snabbt lägga upp flera efter varandra kommande möten då är denna placering lämplig. Då ett möte är tillagt ser det ut som: Glöm inte att avsluta registreringen genom att Spara, lägst ner till höger. Eleverna kan nu registrera sig via sin kalender till kursen:

41 I detta fall är det 6 lediga platser då ingen har anmält sig ännu. Efter anmälan ser kalendern ut som följande: Här finns nu en registrering under personliga möten (grön bakgrund).

42 Efter självregistreringen finns det möjlighet att avregistrera sig igen genom att klicka på mötet igen: Den som har skapat mötet ser nu följande information:

43 Genom att klicka på mötet visas vilka som har anmält sig:

44 Exempel 2 - utvecklingssamtal Detta exempel visar hur man kan avtala tid för utvecklingssamtal: De angivna punkterna är: (1) Datum och tid för första mötet anges här. (2) Extra information kan skrivas in här om titeln inte är tydlig nog. (3) Markera här så att eleverna kan anmäla sig själva. (4) I detta fall är det ett individuellt möte, alltså anges1. (5) Länden måste ses i sammanhang med (7) för snabbskapande utav en mötessekvens: När man klickar på Lägg till möte (7) kommer tidpunkten för nästa möte automatiskt förskjutas med det antal minuter som anges här. Detta gör att mötet som följer direkt efter varandra och har samma längd skapas enkelt. (6) Välj relevant rum som har de berörda eleverna. (7) Se punkt (5). Genom att välja Lägg till möte (7) fyra gånger ser det ut som följande:

45 Man kan lägga till ytterligare datum och klockslag över en längre tid. Till slut kan det se ut som: Viktitg: Avsluta registreringen med Spara!

46 För eleven ser det ut som följande i dess personliga kalender: Genom att klicka på ett av de angivna mötena kan eleven anmäla sig till det tillfället: På samma sätt som i exempel 1 kan en deltagare avregistrera sig. Dessutom kommer ägaren till mötena att se vem som har registrerat sig till vilket möte.

47 Versjonskontroll Versjon Dato QA Revisjon Dato Beskrivelse Ansvarlig Tema: Kalenderen Steinar Hov samme Steinar Hov samme revidert Steinar Hov GUI og nyefunksjon Endret inndelingen Steinar Hov av seksjoner Oppdatert med ny Steinar Hov funksjonalitet Ingen endringer Steinar Hov Godkjent av Ingun Vaglid Ingun Vaglid Georg Ranhoff Georg Ranhoff Georg Ranhoff Ingun Vaglid Kommentarer gjennomgått og korrigert gjennomgått og korrigert gjennomgått og korrigert Godkjent Godkjent Godkjent