Förenklad lägesrapport *... * " * " Europeiska flyktingfonden

Transkript

1 Förenklad lägesrapprt *... * " * " Eurpeiska flyktingfnden * " * Eurpeiska återvändandefnden Uppgifter m prjektet EF-nummer R Prjektets namn REVA-rättssäkert ch effektivt verkställighetsarbete del 3; Implementering ch delprjekt Prjektets hemsida html Prjektägare Organisatin Migratinsverket, VO Mttagning Redvisningen gäller periden I Kntaktpersn Maria Beirn 1. Avstämning mt beslutad Aktivitets- ch tidsplan Ange i tabellen nedan vilka aktiviteter sm har genmförts den aktuella periden. Utgå från aktiviteterna sm angetts i er prjektplan rubrik 5 Aktivitets- ch tidsplan ch fyll i tabellen nedan alternativt kpiera över ch lägg till klumner m genmförande, deltagare ch kmmentar. ex:> ex:> ex:> E 'O <l: 1.1 Aktivitet enligt prjektplan Tidsperid enligt prjektplan Genmförd, ej eller Deltaga re/k mmentar Styrning Styrgrupp fastställs n 2012 Deltagare är desamma sm de i prjektplanen förutm att Magnus Bengtssn har ersatts av Vernika Lindstand Kant ch Anna Wessel av Ulrik Åshuvud Styrgruppsmöten Hållbar Samverkan Samverkan med andra prjekt Stöd för att påbörja samverkan mellan verkets enheter, plisen ch i tillämpliga delar TPT En gång/månad (ej smmarmåna der) En gång/månad September 2012 Styrgruppsmötet i juni ch den i ktber har uteblivit. Prjektledaren har deltagit i referensgruppsmöten för Krtare V äntan när dessa pågick. Sarmådsgruppen har lagt grunden för samverkansserien. 1

2 Framtagande av handlingsplan för det frtsatta arbetet efter prjekt avslut Påbörjas september 2012 för föredragning nvember 2012 Prjektledaren har deltagit i deras möten sm bllplank. Samrådsgruppen har löpande diskuterat frågan i sina möten. Ett mer knkret lag till förslag kmmer att presenteras styrgruppsmötet den 22 februari Chefsseminarier för de tre Tre En kmpletterande myndigheterna för utveckling av semmaner chefsutbildning har lean ch erfarenhetsutbyte hösten 2012 genmförts 2012 för plismyndigheter sm implementerats tidigare. Samma typ av utbildning har getts för 11 myndigheters enhetscheferlteamledare inm ramen för rdinarie implementeringsprgra m. Denna utbildning har givits fördelat på 2 tillfällen hösten Serien av chefsutbi l dningar kmmer att frtsätta att genmföras för alla de myndigheter sm rullats ut före den senaste standarden för implementeringen. Samverkan ID-samrdnare En gång/månad ID-samrdnaren har kallats till samtliga referensgruppsmöten sm REV A anrdnat. Han har deltagit med vissa undantag. M yndighetsövergri pande En PLIFLISEK. verkställighetsmöten gång/halvår Deltagande har skett vid tvärmöte hs plismyndigheten i Örebr , hs plismyndigheten i Kiruna den Reginala samverkansfrum Två frum hösten 2012 samt sen vår 2013 ej Samverkansseminariern a kmmer att genmföras våren

3 Prjektledning Ansvar för kick-ff i samband med varje nystart Varje utrullningspe rid eller mtsvarande Stöd/inf till FLIEC i samband med utrullning av arbetsmdell prjektet på samtliga plismyndigheter, förvar samt förvaltningsprcessenheter Stöd till FL i samband med utvecklingen av lean inm transprttj änsten April,juni samt hösten 2012 Ta fram statusrapprter till Varje månad Förutm en styrgruppen Prj ektmöte/ avstämning, Varje månad planeringsdagar med förändringsledare (FL) Administratinsmöten Löpande, vid behv Möte intern referensgrupp Varannan månad. Extra möte vid behv Utrullning av arbetsmdell nuari 2012 augusti 2013, akti vi teterna sker löpande inför varje perid Rapprterar ch förankrar utrullningsplanen hs prjektet ledningsgrupp inm plisen Kartläggning m resultat från Februari FVP 2012 Ansvarar för utrullning på enhet inm plisen prjektet 2012 har avslut skett i 15 plismyndigheter. "Kick-ff' (Kick-ut) har skett i samband med avslutande strmöte i stället för vid inledningen av implementeringen. Således har samtliga myndigheter sm rullats ut har fått kick ut. statusrapprt, den sm var tänkt att upprättas i anslutning till styrgruppsmötet i december Möte har genmförts efter behv; i februari, mars, maj ch september Utvecklingsledaren har arbetat löpande med frågan i lika sammanhang r r r 3

4 Genmfårande av värdeflödesanalyser inm plisen ch transprttjänsten Infrmatin till chefer inm gränsplisen m utrullningens kmpnenter ch fårväntningar på chefernas rll. Mtsvarande för TPT Göra lkala justeringar i arbetsmdellen inm såväl plisen, TPT samt FYP Utfår utrullning enligt fastställd utrullningsplan får plisen Genmför segmentering inm TPT Kartläggning beträffande avbeställda resr i samarbete 15 analyser (varje plismyndigh et) samt en analys vid TPT Analysen sker sm en fårsta åtgärd i samband med att utrullningen startar igång. Analysen ligger till grund för efterfålj ande rekmmendatiner ch stödinsatser från FL implementeringen. Sju tillfållen Infrmatinen lämnas i samband med inledande chefsmöten implementeringen. Mtsvarande har skett fårtpt prjektet- vid behv prjektet-ung gånger Det ingår i arbetsuppgifterna att gå igenm utbildningsmaterial ch dylikt får att lägga insatser där det mest behövs. Utrullningen i Jämtland påbörj ades enligt planerad tidsplan men avbröts. Enheten genmfår en rganisatinsfårändring till följd av den reginalisering sm plisen genmgår i nuläget. Lednings- ch styrningsansvar är inte fastställt ännu varfår implementeringen inte är lämpligt att genmfåras föltän detta är på plats. Hösten 2012 Behvsinvetering har genmförts. FL har ckså genmfört ett antal utbildningar i lean får persnalen på planeringsenheten samt tillsammans börjat arbeta fram mötesstrukturer ch uppföljningsverktyg. Påbörjas mars 2012, Kmplettering: Kartläggningen sker 4

5 cc cc cc E "O «med TPT ch plisen Utbildning/infrmatin i teambaserat arbetssätt fr teammedlemmar ch handläggare inm alla delar Samrådsmöten för de gränsöverskridande frågrna Anpassa arbetsmdellen i samråd med prjektet Krtare Väntan, Återvändande så långe detta prjekt pågår ch därefter eskalering till V M Uppföljning av ambassadsamrdningens rutiner på MIV i förhållande till den nya funktinen inm RKP Återkpplingar för att prjekttiden stötta verksamheterna ch fr att fålja frbättringar resultat redvisas ktber 2012 Löpande prjekttiden, FL utbildar vid minst 4 tillfållen per plismyndigh et! enhet/ TPT 1 möte/månad, frutm juniaugusti prjektet prjektet Genmförs 2, 4 ch 12 månader efter att prjektet avslutat transfrmerin gen vid samtliga myndigheter, ej både beträffande avbeställda ch avbrutna resr. Arbetet med detta har inletts ch pågår. Siffrrna kmmer att redvisas frsta kvartalet 2013 istället fr ktber Detta ger utrymme fr en mätning för hela Detta är en del av standardiserade utbildningsinsatser ch annat arbete sm genmfrs av FL implementeringen. Frågan berörs i samband med genmförandet av värdeflödesanal yser, arbetsgrupper, utbildning i 1ean, cachning/feedback, m m. Möten genmfrs löpande Prjektledarna från respektive prj ekt deltar i varandras referensgruppsmöten. Prjektledaren är i löpande kntakt med samrådsgruppen där ckså representant fr VO M sitter. Aktiviteten bör inte ligga inm ramen för REVA 3. Rättelse: återkpplingsbesök genmfrs efter 2,6, 12 mån. Hittills har återkpplingsbesök för 2 mån genmförts får fler än hälften av myndigheterna, för 6 mån ca hälften av 5

6 enheter samt myndigheterna ch för TPT 12 mån har ännu ingen fått. Implementeringen är inte färdig hs TPT varför inget återkpplings besök heller genmförts. Utveckling av nuari 2012 förvarskapacitet/transitförvar juni 2014 Faktalag Klart våren 2012 Kartläggning nuläge Klart våren 2012 Strukturförändring av förvar Påbörjas våren 2012 Utarbeta struktur för transprter Påbörjas Arbetet med att se över med transprttjänsten våren 2012 rutiner för transprter till ch från förvaret har påbörjat men inte avslutats ännu. Uppstart av transitförvar Hösten 2012 ej Verksamheten förväntas starta upp våren Utvärdering Maj-juni Utvärdering av 2014 verksamheten sker löpande prjekttiden ch sammanställs i maj Presentatin av resultat för Juni 2014 ej Inte aktuellt ännu beslut avseende folisatt implementering i rdinarie förvarsverksamhet Eknmi Eknmimöten Löpande prjekttiden Övergri pande Löpande Presenteras till varje eknmi uppfölj ning styrgruppsmöte prjekttiden Kntinuerlig Löpande Presenteras till varje eknmiuppföljning styrgruppsmöte prjekttiden Kntakt med auktriserad Granskning kmmer att revisr prjektet, i ske vid ett fyra tillfällen samband med prjekttiden. eknmisk Ingen granskning har avstämning skett ännu. Kntakt med fndenheten Vid behv aj aj aj 6

7 Administratin prjekttiden Diarieföring Administrera arbetsresr för prjektpersnal Infrmatinsutbyte samarbetsprj ekt Utbildningsplanering Tryckning av handböcker Kmmunikatin Löpande prjekttiden Löpande prjekttiden Löpande prjekttiden Inför varje utrullning I början av 2013 för distributin våren 2013 ej Regelbundna möten, varj e kvartal. Inte aktuellt ännu Upprätta en kmmunikatinsplan Kntinuerlig uppföljning kmmunikatinsplan Prj ekthemsida intern Plis ch MIV Extern kmmunikatin Infrmatinsmaterial riktad till asylsökande Utbildningsseminarium i leanmetdik för prjektpersnal. nuari 2012 Kmmunikatinsplan ch kmmunikatinsstrategi finns upprättade prjektet, löpande prjektet, löpande prjektet, löpande Tillförs externa hemsidan löpande av kmmunikatö r Varje månad 2012, ej Sker i samband med prjektmöten ch löpande till vardags Prjektet har tryckt upp en liten brschyr m prj ektets syfte ch mål sm delats ut till enheter/myndigheter inm de tre myndigheterna. Tanken är att denna inf ska med hjälp av dem kunna spridas ut av externt FLlPLlDPL har deltagit 1 <Xl '" <Xl <Xl E "O «7

8 cc cc cc E - «Bl a MIVs avigatörsprgram Enhetschefer ch Teamledare i utrullning - utbildning i cachning Löpande vid varje utrullningspe rid enl finansplan navigatörsprgrammet. Prjektpersnal har tilldelats lean-litteratur vid tre tillfållen. Utbildning i cachning ges numera i samband med chefsutbildningen. Tidigare gavs utbildningen vid särskilt tillfålle har utbildning getts till enhetschefer/teamledare i 15 plismyndigheter fördelat på 4 tillfållen. Enhetschefer samt övriga Löpande vid Lean-utbildning har prjektdeltagare/medarbetare varje genmförts i samband frtbildning i lean-metdik, MI utrullningspe rid enl finansplan med varje utrullning. MI har genmförts för enhetschefer/teamledare ch medarbetare i 11 plismyndigheter 2012 fördelat på 3 Utveckling ch utbildning av prgram för registrering av ledtider etc Frtbildning för prjektledare i lean-metdik, cachning, infrmatin ch rådgivning m ERF, prjektmetdik (LFA, Prps) 2012 med hjälp av plisens systemägare för A-diarie Löpande vid varje utrullningspe rid tillfållen. REV A har bistått Riksplisstyrelsens prjekt PÄr (sm tagit fram ett diarieföringsch handläggningsprgram) med uppgifter m vad sm behövs för att kunna registrera ch hämta uppgifter m ledtider, antal ärenden m.m. Plisen börjar använda det nya systemet våren Utbildning i LF A för PLlDPL genmfördes i februari Övrig utbildning sker genm egna insatser, genm deltagande i bl a avigatörspr grammet, föreläsningar (Bb Emiliani, lean, mars 2012), knsultinsatser (ex McKinsey feb 2012 utb i cachning&feed back) mm. 8

9 Studiebesök FL Södertälje lean Infrmatins- ch erfarenhets utbyte EU -land, (Belgien, ederländerna, Plen ch Strbritannien) Framtagande av reseberättelse Våren 2012 Prjektet har fått besök av representant från Vara kmmun för erfarenhetsutbyte ch genmgång av deras mångåriga arbete enligt 1ean-filsfin. Detta skedde i december Inget studiebesök har genmförts Juni/nvemb er 2012 I direkt anslutning efter resr Spridning av EU-erfarenheter till Vid första styrgrupp, referensgrupp samt mötena efter för utveckling/förbättring av utbytets prjektets arbetsmetder avslut, samt vid prjektets planeringsda gar Frtbildning av del prjektledare - lean prjektet, löpande genm egna Frtbildning av administrativ persnal (ADM) - lean-metdik, infrmatin ch rådgivning m ERF, prjektmetdik (LFA, Prps) insatser Löpande genm seminarier/ku rser (Fndenheten, Eusekretariatet, etc) BelgienI ederländerna , Strbritannien/Plen Reserapprten har presenterats för prjektgrupp ch styrgrupp ch bearbetats tillsammans med den del av gruppen sm deltagit den aktuella resan. Se anteckning punkten: frtbildning av prjektledare i leanmetdik... Se anteckning punkten: frtbildning av prjektledare i leanmetdik... Frtbildning- förändrat 2012 Utbildningen ges ledarskap chefer enligt finansplan tillsammans med utbildningen i cachning&feedback ch ingår ckså i chefsutbildningen sm numera inleder varje cc cc <Xl OJ 9

10 c c c E u <l: Fördjupad leanutbildning för chefer Framtagning, tryckning ch översättning av utbildnings- ch infrmatinsmaterial Infrmatinsseminarium m utrullning till myndigheter ch enheter Infnnatinsseminarium för externa intressenter Tre tillfällen, hösten 20 12/våren 2013 prjektet, löpande I januari, februari, maj, juni, ktber, januari 2013 Ca 4 tillfällen prjektperid en ej utrullning. Därutöver har en kmpletterande chefsutbildning genmförts hösten 2012 för plismyndigheter sm tidigare implementerats. Ttalt har 15 myndigheters enhetschefer/teamledare utbildats Ingår i chefsutbildningen sm inleder vmj e implementering samt att en kmpletterande chefsutbildning genmförts 2012 för plismyndigheter sm implementerats tidigare. 11 myndigheters enhetschefer/team ledare har fått denna utbildning fördelat på 2 tillfällen hösten Framtagandet har sett i frm av liten brschyr m REVA. Ingen översättning har skett. Inför varje implementering av REVA i plismyndigheterna har infrmatinsmöte hållits med myndighetscheferna (länsplismästarna) ch cheferna för berörda enheter. 11 länsplismästare har infrmerats tillsammans med berörda enhetschefer i respektive myndighet fördelat på 5 tillfällen. Deltagit i seminarium med GO: s vid ett tillfälle. Detta den 24 maj 2011 i Stckhlm. 10

11 lnget infrmatinsseminariu m har genmförts Infrmatinsmöten vid behv Ca4-6 Infrmatin lämnas till inm myndigheterna/enheterna till gånger myndigheter/enheter i samband med s k staber ch resursenheter för att ytterligare tydliggöra prjektet Uppföljning/utvärdering LPME-möten. Likaså har infrmerats ett par tillfällen vid APTmöten hs Verket, Plisen ch TPT. Uppföljning av FVP jurverksamhet Upphandling/avrp extern utvärderare Utvärdering av extern utvärderare Slutseminarium. Presentatin av resultat för RPSIRKP, VO M, VOFvp Slutrapprt till ERF Styrning ch ledning av prjektets utveckling Uppföljning av prjektets utveckling i samarbete med extern utvärderare Infrmatin enligt kmmunikatinsplanen Resultatspridning enligt kmmunikatinsplan Kntinuerligt, ca sex tillfällen Klart mars 2012 Från 2012 löpande, April 2014 Majseptember 2014 prjektet prjektet prjektet prjektet ej ej U nder året har uppföljning skett vid ett tillfälle på respektive FVP-enhet Uppdraget har gått till knsul tfirman Ernst&Yung Sker löpande. Utvärdering har skett tre tillfällen; juni, september, kt/nvember, både avseende arbetet inm prj ektet ch genmförandet av implementeringen Beslut fattas genm frmell beredning i samband med styrgruppsmöten Löpande Löpande Resultatspridningen sker muntligt. Inget material har tryckts upp ännu. r r r 11

12 1.2 A vvikelseforklaringar Ange krtfattat skälen till de avvikelser sm eventuellt rapprterats van I prjektplanen nämns att samverkan ska ske med såväl prjekt Krtare Väntan Återvändande sm prjekt Den lärande rganisatinen. Samverkan med den sistnämnda har inte skett i frmell mening ännu. Prjektet har får avsikt att ta lägga upp en planering för samverkan snarast. Prjektet har inte genmfört två reginala samverkansfrum hösten 2012 i enlighet med aktivitetsplanen. Detta eftersm behvet av att bearbeta upplägget för seminarierna har visat sig vara mer mfattande än planerats för inledningsvis. Verksamheten inm ramen för transitförvaret har inte kunnat startas upp hösten Detta med anledning av att frågan m lösa tillgången till lämpliga lkaler har dragit ut på tiden mer än räknat med inledningsvis. Den fårsvårande faktrn har varit att utsedd lämplig lkal var upptagen av verksamhet från annat verksamhetsmråde sm i sin tur behövde hitta nya lkaler fåre sin flytt. Prjektet har inte översatt eller tryckt upp någt utbildningsmaterial ännu. Arbete pågår med att identifiera vilken typ av material sm är av vikt för att översättas ch tryckas upp samt till vilka språk. Prjektet har inte genmfört någt infrmatinsseminarium för externa parter. Frågan är aktuell just nu ch planering för detta kmmer att dra igång inm snart. Även här pågår arbetet med att identifiera behvet ch sedan planera därefter. Uppföljning av FVP-jurverksamhet har genmförts vid tre tillfållen, alltså ett tillfålle på vardera rt. På grund av tidsbrist har det sista uppföljningsbesöket inte kunnat genmföras år

13 Hanteringen av eventuella avvikelser Markera med kryss hur ni har hanterat van eventuella rapprterade avvikelser., enligt beslutad riskanalys D, på annat sätt ej D 2. Avstämning mt beslutade mål ch förväntade resultat Markera med kryss hur ni bedömer möjligheterna att uppnå era uppställda mål ch förväntade resultat i nuläget. Möjligheterna att uppnå förväntade mål ch resultat bedöms sm gda eftersm arbetet har genmförts i enlighet med beslutad prjektplan. D Ovan rapprterade avvikelser bedöms ha påverkat möjligheterna att uppnå mål ch förväntade resultat negativt. Ovan rapprterade avvikelser bedöms inte ha påverkat möjlighetema att uppnå mål ch förväntade resultat. 3. Ändringsansökan med anledning av betydande förändringar Markera med kryss i vilken grad van eventuella rapprterade avvikelser utgör så betydande förändringar att de medför en ansökan m ändring till fndenheten. D Förändringama är betydande ch fnd enheten har redan kntaktats. Förändringarna är betydande ch prjektet avser att snarast lämna in en ändringsansökan till fndenheten. D Ovan rapprterade avvikelser innebär inte några förändringar i beslutad prjekt- eller finansplan ch medför därför inte ett behv av att göra en ansökan m ändring till fndenheten. skrift Härmed intygas att uppgifterna i denna redvisning är fullständiga ch krrekta. ear ine Henjered Behörig firmatecknare r r r 13

14 Eknmisk rapprt - Eurpeiska flyktingfnden III ch Eurpeiska återvändandefnden Prjektägare: MIGRATIOSVERKET 1 EF-nummer: 1 R1S-009 Prjektnamn: REVA 3 VersIn ' Kstnader/utg ifter mansplan UtfaII t..m. Lägesrapprt O Slutrapprt Senast ändrad: I I Kntraktsnummer: R I Direkta stödberättigade kstnader (S) Avvikelse % A Lön till persnal MS34754 I ,12 -'la ,2% B Resr : , ,6% C Tjänster - Knsulltjänster ch övriga tjänster , ,9% D Inköp av varr -Inklusive tryckkstnader ch bkförda avskrivningar 1934 röd , ,2% E Hyra av lkaler ch utrustning -hyrda särskilt för prjektet, _ ,7% - F Möten ch seminarier , ,4% G Transnatinellt samarbete, aktiviteter 0,00 y Särskilda kstnader avseende målgrupper 0,00 H Övriga kstnader. 0,00.. S Summa stödberättigade direkt kstnader (A+B+C+D+E+F+G+Y+H): ,35 I I Indirekta kstnader (Prcentpåslag på S) 7,00% dck max: ,34 Utfall, 6,96% 10% av budgetmslutning kan mfördelas till redan befintliga pster U Ttalt stödberättigande kstnader (S+I): ,691 Utfall: 19,44% rz aturabidrag, kstnader sm inte berättigar till stöd " 1 1 Ttal kstnad inklusive naturabidrag (U+Z): ,691 Intäkter/finansiering Finansplan Utfall Max fin.grad Max belpp I M Maximalt EU-bidrag, (lägst av finansieringsgradlbelpp): 50% ,00 Andel: 50,00% Hittills utbetald EU-finansiering (försktt): Förbrukat: 100,0% ,04 Aterstr att rekvirera/terbetala Aterstår att rekvirera: 6136,96 Intäkter genererade av prjektet (försäljning m.m. ) - 1 0,001 Offentlig l Kntant finansiering från tredje part. 0,00 0,00 0,00 Medfinansierill.9 från prjektägare & prjektpartners (R) I p Kntant finansiering från prjektpartner , ,00 0,00 la Kntant finansiering från prjektägaren , ,69 0,00 R Summa finansiering från prjektägare & prjektpartner: ( P+Q): , ,69 0,00 Privat V Ttalt finansiering av stödberättigande kstnader (M++O+R): W varav ffentlig medfinansiering: X Balans (V-U): Aktuell finansplan/budget är I balans , ,69 0, , ,0011 0,001 OK OK 11z aturabidrag, kstnader sm inte berättigar till stöd 1 1 Ttal prjektfinansiering inklusive naturabidrag (X+Z): ,69 Ort ch datum: Budgetansvarigs namn : Stckhlm, Carline Henjered,",g 'pryy Lägesrapprt 2012 Rapprt