HANDBOK för användare av MedControl (del 1) RAPPORTERING. Avvikelser och klagomål i MedControl

Transkript

1 HANDBOK för användare av MedControl (del 1) RAPPORTERING Avvikelser och klagomål i MedControl Centralsjukhuset Kristianstad AM ACA, IE

2 Innehållsförteckning Benämningar och förkortningar... 4 INSTRUKTION FÖR REGISTRERING AV AVVIKELSE/KLAGOMÅL VIA WEBBSIDAN... 5 Hur går man tillväga för att registrera en avvikelse eller ett klagomål?... 5 När du ska ändra ditt lösenord får du upp denna bild... 6 När du klickat på OK kommer du till en blank sida, klicka på meny så kommer du tillbaka till sidan med menyn och välj sedan vad du vill göra.registrera en avvikelse... 6 Registrera en avvikelse... 7 Beskrivning av de olika fälten... 7 Registrerad av... 7 Registreringsdatum... 7 Rapporterad av... 7 Rapportörens arbetsplats... 7 Patientens namn och personnummer... 8 Patienten/närstående informerad om händelsen... 8 Händelsedatum... 8 Veckodag... 9 Del av dygn...9 Var inträffade händelsen?... 9 Beskrivning av händelsen Vem kan lämna ytterligare uppgifter? Trolig orsak och förslag till åtgärd Medicinteknisk produkt inblandad Strålningsrelaterad händelse Avsluta rapportdelen Ärendeansvarig Senast ändrad Rensa fält (12)

3 Spara/Skicka Kvittens Handboken kommer att revideras vid behov. Den senaste versionen kommer att finnas på intranät Forum Centralsjukhuset Kristianstad i format för utskrift. Vi som tillsammans med dig arbetar för att utveckla systemet på ett funktionellt sätt och som kan ge dig stöd och hjälp i ditt arbete med att hantera avvikelser och klagomål är Ledning: Ann-Christin Andersson, Chefläkare, CSK Pia Lundbom, utvecklingschefr, CSK Anders Sjöholm, Chefläkare, Hässleholms Sjukhusorganisation Lena Råvik, Kvalitetscontroller, Hässleholms Sjukhusorganisation Systemadministratörer: Anncatherine Moth, CSK Ingrid Ekman, CSK Gunilla Juhlin, Hässleholms Sjukhusorganisation. 3 (12)

4 Benämningar och förkortningar AC Avdelningschef, har i MedControl vanligtvis rollen som ärendeansvarig An Anestesikliniken Arbter Arbetsterapi Audiol Audiologisk avd. (Hörcentralen) Ch Annan chef eller motsvarande som i MedControl har ansvar och befogenheter som avdelningschef CS Chefsekreterare, har i MedControl oftast ansvar och befogenheter som avdelningschef CSK Kristianstad, CSK DC Driftschef DUVA Dagoperation med uppvakningsavd. Förl Förlossningen H Hässleholms Sjukhusorganisation HIA Hjärtintensivårdsavdelning EC Enhetschef Inf Infektionsklink ITVA Intagningsvårdavdelning IVA Intensivvårdsavdelning Kem lab Laboratoriet för klinisk kemi Kir Kirurgkliniken KK Kvinnoklinik Klin fys Avdelningen för klinisk fysik Logop Logopedavdelning MAL Medicinskt ansvarig läkare, har inom vissa verksamheter ansvar och befogenheter som avdelningschef Med Medicin-kliniken MT Medicinteknisk avdelning MVH Mödrahälsovård Neonatal Neonatalavdelning (Barnintensivvårdsavdelning) NAV Närsjukvårdsavdelning Op Operationsavdelningen Ort Ortopedi Q Kvalitetsansvarig POP Post-op Re Rehabilitering Rtg Röntgen-kliniken SA Systemadministratör Sjgn Sjukgymnastik Sm Smärtmottagningen STC Sterilcentralen Tr Trauma Trpt Transport VAS Verksamhet Arbetsterapi och Sjukgymnastik VC Verksamhetschef eller person som i MedControl har ansvar och befogenheter som verksamhetschef VE Vårdenhet Ä Ärendeansvarig Ög Ögon Ör Öron 4 (12)

5 Instruktion för registrering av avvikelse/klagomål via webbsidan Hur går man tillväga för att registrera en avvikelse eller ett klagomål? Sök upp avvikelsesystemet via adressen http//avvikelse.kristianstad.i.skane.se eller gå in via den röda knappen Avvikelsehantering till vänster på Forum Centralsjukhuset Kristianstad Skriv ditt Användarnamn som är ditt RS-nummer (ID-nummet i Skånekatalogen, samma som inloggningsnamn i Outlook). Lösenord: Alla användare är upplagda med lösenordet Det är viktigt att i samband med första inloggningen byta till ett personligt lösenord. Detta görs under Skapa/Ändra lösenord under Användare på Menyn. Behörigheten är personlig och tilldelas av systemadministratör eller särskild, utsedd person på arbetsplatsen. Klicka på eller tryck på Enter. Du får upp en meny där du väljer vad du vill göra, i detta fall Registrera avvikelse/klagomål. 5 (12)

6 Registrera nytt ärende Ändra lösenord När du ska ändra ditt lösenord får du upp denna bild. När du klickat på OK kommer du till en blank sida, klicka på meny så kommer du tillbaka till sidan med menyn och välj sedan vad du vill göra. 6 (12)

7 Registrera en avvikelse När du valt Registrera avvikelse/klagomål, kommer du in i själva registreringsformuläret. De gulmarkerade fälten måste alltid fyllas i innan du sparar avvikelsen. Har du glömt att fylla i något av dessa fält när du sparar din avvikelse får du en varningstext och fältet färgas rosa. Beskrivning av de olika fälten Registrerad av Anges med automatik och styrs av inloggning med lösenord. Knappen aktivera E-post används inte vid inregistrering. Registreringsdatum Sker med automatik och är alltid dagens datum. Rapporterad av Ska alltid fyllas i, när rapportören inte är samma person som den som registrerar ärendet. Är det flera personer som rapporterat händelsen, skriv en person här och övriga under Vem kan lämna ytterligare upplysningar. Rapportörens arbetsplats Detta är ett obligatoriskt fält som måste vara ifyllt. Det styr så att avvikelsen skickas till ärendeansvarig vid rapportörens arbetsplats. Den grupp av personer på din arbetsplats som har behörighet att handlägga ett ärende får också avvikelsen med E-post för kännedom. När du klickar på får du upp en meny där du följer med muspekaren från Centralsjukhuset fram till din arbetsplats och klickar på den. Du måste gå ända till den nivån där du inte längre får pilar efter texten, i annat fall går inte avvikelsen till den som ska handlägga den.. Se exempel nedan. Tänk på att listan kan dela sig åt olika håll. 7 (12)

8 OBS! Den understa rubriken CSK Kristianstad t.o.m EJ nyreg. får inte användas vid registrering. Den är upplagd efter den organisations som fanns vid CSK fram till Den går inte att ta bort här, för då kan man inte söka efter äldre avvikelser. Hur man söker behandlas i särskilt avsnitt i del 2. Patientens namn och personnummer Patientdata behöver bara vara med om patienten berörts av avvikelsen, eller bedöms viktigt av annan anledning. Ange personnummer ÅÅÅÅMMDD Reservnummer kan också användas t.ex. ÅÅÅÅMMDD-AD1F Patienten/närstående informerad om händelsen Grundregeln är att patienten ska informeras om att en avvikelse-/klagomålsrapport skrivits (Personuppgiftslagen SFS 1998:204) Har du av någon anledning inte kunnat informera patienten eller närstående klickar du på nej och ett nytt fält kommer fram i vilket du med högst 80 tecken ska motiverar varför patienten/närstående inte informerats. Ej tillämpbart ska endast användas då ingen patient varit berörd. Händelsedatum fyller du i genom att klicka på den lilla kalendern ovanför datumfältet. Klicka på det datum avvikelsen/klagomålet avser. Kontrollera att du valt rätt månad. 8 (12)

9 Veckodag måste fyllas i. Klicka på för att välja och klicka på aktuell veckodag i listan. Det går i nuläget inte att koppla till kalenderfunktionen. Del av dygn måste fyllas i. Klicka på för att välja och klicka på aktuellt tidsintervall. Var inträffade händelsen? Detta fält är obligatoriskt att fylla i. Fältet fylls i på samma sätt som fältet Rapportörens arbetsplats. Berör avvikelsen en arbetsplats inom CSK, får med automatik Gruppen på den arbetsplatsen avvikelsen med E-post, för kännedom. Riktar sig avvikelsen/klagomålet mot en kommun, finner du under respektive sjukhus en rubrik Hos kommunerna. Alternativen Hos annan vårdgivare t.ex. Vårdcentral, annat sjukhus o.s.v. Hos Leverantör kan gälla MA-Skåne, Skånetvätten o.s.v. Det är viktigt att det blir rätt ifyllt av två anledningar. 1. Har händelsen inträffat vid annan arbetsplats än den egna och detta fylls i vid registreringstillfället får denna arbetsplats information om att något hänt, samtidigt med den egna arbetsplatsen. 2. För vissa arbetsplatser är det vitigt att kunna ta ut statistik över vilka andra arbetsplatser som man skickat avvikelser till. För andra arbetsplatser är det viktigt att ta reda på hur många avvikelser man fått från andra arbetsplatser. Tänk efter var händelsen kan ha sitt ursprung! Ex. En felaktig matportion kommer till avd. Då har ju misstaget gjorts i köket och då väljer du Kök som den plats där ärendet inträffat. Det är ju de som ska utreda orsaken. Ett fel har inträffat i ett datasystem och du får inte fram provsvar eller patientdata. Datorn står visserligen på din avdelning men det är IT-avd som måste utreda vad som orsakat felet. Handlar det om konsulterande personal som har annan arbetsplats, t. ex. paramedicinsk personal eller du har patient som tillhör annan klinik och personal därifrån är inblandad, då är det på deras arbetsplats händelsen inträffade. 9 (12)

10 Beskrivning av händelsen Gör en så utförlig beskrivning som möjligt av händelseförloppet. Vem kan lämna ytterligare uppgifter? Här kan skrivas namn på person som kan lämna ytterligare information. Trolig orsak och förslag till åtgärd. Beskriv vad du anser var orsaken till händelsen och ge om möjligt ett förslag till hur händelsen kan undvikas i framtiden. Medicinteknisk produkt inblandad. Har en medicinteknisk produkt varit inblandad i händelsen klickar du i ja och får då upp fler fält att fylla i. De fält som du ska fylla i så långt som möjligt är Typ av produkt, Fabrikat/modell, Leverantör, Serienummer/lotnummer/Batchnummer, Inventarienummer och Produktens placering. Avvikelsen går med automatik till Medicinteknisk chef. Denne gör en bedömning av ärendet och skickar det i avidentifierad form vidare till en databas inom Region Skåne. Strålningsrelaterad händelse. Klickar du på ja går avvikelsen med automatik till Medicinteknisk chef. Avsluta rapportdelen. Ärendeansvarig blir synlig i bild när avvikelsen sparats.. Senast ändrad blir synligt i bild när avvikelsen sparats. Rensa fält Denna knapp ska du endast använda om du vill ta bort allt du skrivet i avvikelsen. Vill du ändra i ett enda fält, gå tillbaka dit och ändra. Spara/Skicka Innan du klickar på denna knapp, kontrollera att alla gulmarkerade fält är ifyllda. Om du försöker spara ändå får du upp en varning och det glömda fältet ändrar färg till rosa. Klicka på OK och fyll i fältet, sedan kan du spara din avvikelse. 10 (12)

11 Kvittens När du sparat din avvikelse får du upp en kvittens som ser ut som bilden visar. Ärendet har nu också fått ett nummer. Längst ner på sidan kan du se till vilka personer E-post har skickats. E-post går alltid till Ärendeansvarig och för kännedom till gruppen på arbetsplatsen. Har du fyllt i ja för Medicinteknisk produkt eller Strålningsrelaterad händelse skickas också E-post till Medicinteknisk chef. Verksamhetschefen vid Rapportörens arbetsplats ingår alltid i arbetsplatsens grupp och får E-postmeddelande med automatik. Om händelsen inträffat vid annan arbetsplats än Rapportörens får gruppen vid denna arbetsplats en roll i ärendet och ett meddelande via E-post. Nu är du klar med rapporteringen av avvikelsen/klagomålet. Har du fler avvikelser/klagomål som ska registreras klickar du på Registrera avvikelse/klagomål högst upp på sidan. Vill du avsluta, klickar du på Meny och kommer tillbaks till startsidan, där du väljer Logga av. Du får då upp denna bild. 11 (12)

12 Stäng sidan.. 12 (12)