Workshop Förskola Time Care Forum. Globen 16 Mars 2017

Transkript

1 Workshop Förskola Time Care Forum Globen 16 Mars 2017

2 Bakgrund Källa: Dagens Nyheter

3 Bakgrund (forts) Det förekommer ofta stor skillnad mellan planering och utfall i antal barn Ofta finns en dålig koppling mellan personalschema och barnschema Det är svårt för verksamheten att prognosticera behovet av personal/ antalet barn Det finns exempel där den pedagogiska tiden motsvarar ca 50% av den totala arbetstiden för en förskolepedagog Man gör sällan en regelbunden uppföljning av utfallet Inom social omsorg finns rollen schemaplanerare, vem gör det inom förskola? Svårt att få förskola att inse att schema och bemanning är strategi

4 Bemanningsanalys inom verksamhetsområde förskola i en stor svensk stad

5 Bemanningsanalys Uppdrag Syfte Genomföra en bemanningsanalys för samtliga förskolor i en av Sveriges 10 största städer Resultatet ska kunna skapa en jämnare arbetsbelastning, hållbar bemanning och bättre arbetsmiljö Rätt arbetsfördelning utefter kompetensgrupper Säkerställa pedagogisk tid för barnen Rätt nyttjad kompetens Kartläggning av vilka kompetensgrupper som utför de olika arbetsmomenten

6 Planering bör ske på tre nivåer Strategisk planering 12 mån Produktionsplanering Resursplanering Taktisk planering 1-3 mån Aktivitetsschema/planering Personalschema Operativ planering 0-4 veckor Detaljplanering Schemajusteringar

7 Fördelning av direkt och indirekt kundtid samt övrig tid Samtliga förskolor HuvudgruppNamn Aktivitet Mätning Insatslängd Medel Median Antal Hygien 196:45 00:07:53 00: Måltidssituation 626:32 00:24:47 00: Direkt kundtid Pedagogisk aktivitet 2449:29 00:32:24 00: På/Avklädning 274:35 00:13:12 00: Vila 109:51 00:18:37 00: Dokumentation 154:59 00:28:58 00: Indirekt kundtid Föräldrakontakt 123:53 00:06:31 00: Måltid 241:07 00:14:02 00: Städning 65:24 00:11:22 00: Resor/förflyttningar Restid 06:39 00:13:45 00:10 29 Administration 230:16 00:21:25 00: Förberedelse inför dag 43:08 00:13:00 00: Övrigt annat Möte/Utbildning 276:02 01:23:13 01: Paus 99:27 00:08:35 00: Schema och vakanshantering 36:26 00:13:10 00: Total 4934:33 00:21:16 00:

8 Fördelning av direkt och indirekt kundtid samt övrig tid Samtliga förskolor

9 De mest frekventa arbetsuppgifterna Samtliga förskolor

10 Arbetsfördelning förskollärare samtliga förskolor

11 Arbetsfördelning barnskötare samtliga förskolor

12 Arbetsfördelning vikarier samtliga förskolor

13 Pedagogisk tid Samtliga förskolor Pedagogisk tid Samling Projekt Skapande Rörelse Läsning IKT Utflykter Utevistelse Sång o Musik Delaktig i lek Dokumentation med barn

14 Presentation Tempus på Time Care Forum 2017 En presentation av vad Tempus ger för information rörande schemaplanering för barn att koppla mot personalschemaläggningen i verksamheten. Tempus består av tre delar som arbetar tillsammans inom systemet för närvarohanteringen. Tempus Hemma är en app samt hemsida för vårdnadshavare att hantera schema, närvaro/frånvaro, kommunikation med förskola/fritids etc. Tempus Nuddis är för verksamheten, den del som används för registrering av den faktiska tiden på plats och övergripande information och hantering av barnen och deras närvaro på skolan. Nedan visar tre olika vyer från administrationsverktyget Tempus Admin, verktyget för administratörerna, verksamhets- och förskolechefen att hämta ut data och statistik för hela eller delar av verksamheten. Kommande sidor visar: Närvaro just nu En översikt över samtliga förskolor, fritidshem samt evt. annan pedagogisk verksamhet (dagbarnvårdare). Här ser du faktisk närvaro kontra antal placerade barn fördelat i ålderskategorier för varje enskild avdelning inom varje del av verksamheten. Närvarotabeller En månadsöversikt för schemalagd tid kontra faktiskt närvaro för vald verksamhet, område, skola, avdelning eller enskilda barn. (Se sidomeny på vänster sida i bilden) Färgmarkeringen visas mörkare ju närmare totalt placerat antal barn som registrerat schema eller närvaro. Kan redovisas i hel- eller halvtimme, på åldersintervall, bara schema, närvaro eller dem båda ställda mot varandra (som på bilden). Närvarorapport En översikt med snitt per dag, per vecka, totalt närvarotid samt skillnad schemalagd tid kontra faktisk närvaro.

15 Vyer ifrån Tempus Nuddis, Närvaro just nu

16 Vyer ifrån Tempus Nuddis, Närvarotabeller

17 Vyer ifrån Tempus Nuddis, Närvarorapport

18 Agenda Workshop 0-15 min: Samling & Inledning/ Bakgrund & Presentationsrunda 16-45min: Gruppdiskussion 46-60min: Redovisning 60-75min: Lokal nätverksträff? Vad önskar vi i framtidens bemanning Material och återkoppling

19 Instruktion Grupparbete 3 grupper med 5-6personer vardera Diskussion i 30min: Varje grupp väljer 2-3 frågor att diskutera 1 representant i gruppen för anteckningar Varje grupp redovisar inför samtliga (5min per Grupp)

20 Workshop frågor (Välj 2-3 frågeställningar att diskutera) Hur gör man planering och uppföljning av schematid inom förskola idag? Barn och medarbetare Disciplin att säkerställa att man har barnscheman uppdaterade Hur prognosticerar man inom förskola? Antal barn respektive antal medarbetare Hur resonerar man vid icke normaltid (lovtid) Hur arbetar man med vikariehantering? Finns intern rörlighet hos ordinarie personal? I vilka lägen plockar man in vikarier? Hur planerar man för ledighet i schemat? Tar man in vikarier för planerad semester? Tar man bara in vikarier för tillkommande barn/sjukfrånvaro? Vikarieotroheten - är detta ett omfattande problem? Tar man in en vikarie innan man har sett hur det allmänna närvaroläget ser ut i närområdet?

21 Workshop frågor (Välj 2-3 frågeställningar att diskutera) Hur ser man på samplanering? Låna personal mellan enheter Att planera internaktiviteter (möten) med hjälp av personal från närliggande enheter/avdelningar Är det möjligt att flytta pedagoger mellan verksamheter? Hur är schemakulturen inom förskolan? Hur arbetar man med pedagogisk tid/tillsynstid i schemaläggningsprocessen? Tänker man arbetsfördelning utefter kompetensgrupper (FL/BSK)? Är detta definierat i schemat? Hur planerar man öppning och stängning av förskolan? Hur planerar man in en förskolepedagogs planeringstid? Har förskola andra utmaningar än vård och omsorg gällande schema och bemanning? Varför har man långa schemaperioder inom förskola? Funkar detta i kombination med barnens schemaframförhållning? Hur framsynt är man inom förskola angående bemanning? Hur får man arbetsgivaren att se vinsten med Time Care Planering och Time Care Pool kopplat till de vikarier man använder? Hur stor potential finns det i er kommun att effektivisera schema- och bemanningsprocessen inom förskola som leder till: Kostnadseffektivitet Kompetensnyttjande Arbetsmiljö Stimulerande miljö för barnen Rätt till heltid Attraktivare arbetsgivare Hur talar vi med förskola på förskolas språk? Är detta viktigt?

22 Deltagare Organisation Namn Titel Ale kommun, Internservice, Bemanningsenh. Eva Emanuelsson Enhetschef Falkenbergs kommun Kerstin von Braun Avdelningschef Falkenbergs kommun, Barn- och Utbildn. förvaltn. Annika Jylhä Adm. assistent Falkenbergs kommun, Barn och utbildn.förvaltn. Anna Johansson administrativ assistent Falkenbergs kommun, Serviceförvaltn. kost&städ Jennie Johansson Enhetschef Jönköpings kommun Linn Gustafsson Personalstrateg Jönköpings kommun Jonna Hellgren Pa-konsult Katrineholms Kommun Malin Ekdahl Huvudadministratör Katrineholms Kommun Annelie Geiborg Huvudadministratör Kramfors kommun Anna Byström Systemförvaltare Luleå Kommun, Barn- och utbildningsförvaltn. Ann-Louise Eriksson HR-Konsult Luleå kommun, Barn- och utbildningsförvaltn. Erik Bell HR-handläggare Sandvikens Kommun Agneta witte Laschka Adminisatratör/Bemannare förskola Sandvikens Kommun Hanna Engman HR-konsult Växjö kommun Camilla Lundqvist RA/systemförvaltare Varbergs Kommun Marthina Scheers Systemförvaltare Tempus Joel Hörnqvist VD Time Care Jessica Wanneman Verksamhetskonsult Time Care Frederick Lind Försäljningschef