Protokoll Styrelsemöte Samfälligheten Pallen

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte Samfälligheten Pallen Datum: Närvarande: Inger Fillenham Christina Frösslund Christian Pohl Inger Malmström Per Hill Henrik Janhagen 1. Mötet öppnas. 2. Val av mötets sekreterare. Christian utses till mötets sekreterare. 3. Val av firmatecknare för samfälligheten. Ordförande (Inger Fillenham) och Kassör (Kristina Frösslund) har firmatecknande var och en för sig. 4. Höststädning. Dagen för höststädningen valdes till 24/10. 17/10 valdes till planeringsdag. Inger F tog på sig att trycka upp kallelsen till planeringen samt städdagen. Inger M och Christina tog på sig att dela ut kallelserna. Christina ska beställa en container till städdagen. Henrik tog på sig att inhandla mat och dryck med tillbehör till städdagen. Henrik och Inger F samordnar ev. andra inköp efter planeringsdagen. 5. Aktivitetslista. Per kommer fortsätta att sköta administrationen av aktivitetslistan. Styrelsen diskuterade Pippi Lekplats och beslutade att fortsätta invänta ett förslag från det Röda området. Dock ska en inventering genomföras i samband med vårstädningen för att fastställa ifall lekplatsen har blivit farlig för att användas. Christina undersöker vad statusen är för en ny domän till hemsidan. Kristina undersöker med före detta kassör Petra vad som menas med registrering. 6. Upprättande av årskalender. Styrelsen har valt att inte upprätta en årskalender. Dock ska de ändå försöka fånga upp allt som ska skötas under året och försöka dela den viktigaste informationen via hemsidan då en ny domän har införskaffats. Christina undersöker förhållandet med den tidigare entreprenören för snöröjning. 7. Nyckelrutiner för Pallengården. Det finns idag 5 st nycklar till Pallengården. Nyckel 1 el. 2 har Jan-Erik Nilsson Nyckel 1 el. 2 har Henrik Janhagen Nyckel 3 har Inger Fillenham Nyckel 4 har Christian Pohl Nyckel 5 har Christina Frösslund Henrik sammanställer regler för hantering av nycklarna samt uthyrning av Pallengården. 8. Gräsklippningsschema & Nycklar. Christina har en nyckel och ska fråga Petra om vilket schema som användes den gångna perioden för att fastställa var de andra är. 9. Nästa möte. Nästa möte planeras in till 20/ Övriga frågor. Com Hem. Inger Fillenham kontaktar Com Hem för att få fram kontraktet. 11. Mötet avslutas.

2 Christian Pohl Inger Fillenham

3 Protokoll fört vid extra styrelsemöte i Pallens samfällighet 14 oktober 2009 Närvarande: Inger Fillenham Christina Frösslund Inger Malmström Helen Fagraeus ordf kassör Extra möte sammankallades så att firmatecknare för samfälligheten skulle kunna utses sedan tidigare firmatecknare avgått ur styrelsen. Christina Frösslund och Inger Fillenham utsågs till firmatecknare. Vid protokollet Justerare Inger Malmström Helen Fagraeus

4 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham, Christina Frösslund, Christian Pohl och Inger Malmström 1. Mötet öppnades och Inger Fillenham hälsade alla välkomna. 2. Inger Malmström valdes till sekreterare för mötet. 3. Föregående protokoll lästes upp och godkändes. Styrelseprotokollen kommer att lämnas/skickas till Jan Schüllerqvist som lägger in dom på föreningens hemsida. 4. Kassören redogjorde kort för föreningens ekonomi. Föreningen har ca kr i en likviditetsfond och ca kr på ett bankkonto. Föreningens ekonomi kommer styrelsen att gå igenom grundligare vid ett senare möte. 5. Höststädningen: - Anders Forsman, områdesansvarig, i röda området, har talat med Rimbo jord. För klass II jord tar de 177 kr/ton. Anders F kommer att beställa 12 kubik med jord som kommer att tippas vid de områden som anmält att de behöver jord inför höststädningen. Det är röda-, Pippi- och gröna området. - Patrik Wiberg, områdesansvarig för Pippi, har anmält att de har behov av en jordfräs till städdagen. Christina Frösslund talar med Patrik W som får i uppgift att sköta hyrning och transport av jordfräsen. - Inköp av lampor till utebelysningen och en underkupa till en trasig utomhusarmatur har inköpts av Rune Wallstedt. Trasiga lampor ska bytas på städdagen. - De som vill lämna tillbaka sina gamla nycklar kan göra detta till styrelsen på städdagen, men får sina 150 kr vid ett senare tillfälle. - Styrelsen träffas i kvartersgården kl 10 på städdagen och förbereder maten. 6. Genomgång av aktivitetslistan sköts till nästa möte. 7. Övriga frågor. - Alla mail som kommer till föreningens brevlåda sparas till kommande styrelsemöte. Eventuella akuta mail tar Inger Fillenham hand om och kontaktar de övriga i styrelsen. - Samfälligheten för Ungdomsvägen har anmält intresse för att låna kvartersgården för sitt årsmöte. Styrelsen godkände detta och kommer att ta 300 kr i hyra.

5 - Styrelsen beslutade att de områdesansvariga inte ska ha varsin nyckel till Pallen. Nycklarna kommer att innehas av styrelsens medlemmar. - Christina F har beställt snöröjningen ingör vintern från Alltrac, som skött detta även tidigare år. Inger F, Christina F, Henrik J och Christian P har rätt att beställa extra snöröjning. - Styrelsen har inspekterat den trasiga garageporten på Dijkmansväg 10 och talat med brukaren av garaget. Garageporten hade inte bedömts att gå och laga och en ny garageport var beställd. 8. Nästa styrelsemöte beslutades till tisdagen den 24 november kl i kvartersgården. 9. Mötet avslutades Protokollförare: Inger Malmström Justerat av: Inger Fillenham

6 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham, Christina Frösslund, Helen Fagraeus, Christian Pohl, Per Hill och Inger Malmström 1. Mötet öppnades och Inger Fillenham hälsade alla välkomna. 2. Inger Malmström valdes till sekreterare för mötet. 3. Föregående protokoll lästes upp och godkändes. Christina har sagt upp sophämtningen från Kvartersgården från och med årsskiftet. Det trasiga pingisbordet är bortfraktat. 4. Kassören redogjorde för föreningens ekonomi. Föreningens ekonomi är god 5. Petra W har överlämnat kassöruppgifterna till Christina. Christina talar med Petra om vad hon anser vara en skälig ersättning för det arbete hon lagt ner. 6. Jan-Erik skulle ha besökt föreningens möte, men dök inte upp som avtalat. Helen tar kontakt med honom. 7. Övriga frågor: - Christian har tagit kontakt med Comhem som kommer att skicka oss föreningens avtal med Comhem. - I dagsläget betalar vi kr/kvartal till Comhem. Detta avtal kommer vi att omförhandla till kvartal 2 nästa år. Christian åtar sig att sköta detta. - Roy Andersson har meddelat att deras hus inte är med i Comhems avtal och bett styrelsen åtgärda detta. Christian har kontaktat Comhem, men i dagsläget är det ännu inte ordnat. Enligt räkningarna från Comhem ska alla hus vara med. - Styrelsens mål är att ha en kalender för bokningarna av kvartersgården på föreningens hemsida. För detta behöver vi en ny webbsida. Tills detta är klart kommer Inger F hålla i bokningslistan. Christina talar med Petra W om den domän föreningen beställt och betalt för. - Per har gjort ett förslag på kalender för återkommande arbetsuppgifter inom föreningen. Denna kommer senare att läggas in på föreningens hemsida.

7 - Den trasiga lampan i gröna området lyser nu. Bytt? Det finns nu fyra stycken hela lampor kvar. - Per åtog sig att skriva ett förslag på informationsblad angående de dåliga ventilerna vid vattenmätarna. Han ber Rune W att titta på detta innan vi delar ut bladen till alla medlemmarna. Inger F kommer även fråga Rune W om han kan tänka sig att hålla i den informationskväll om ventilerna som styrelsen planerar att ha i vår. - Styrelsen avvaktar förslag från gruppen som håller i förbättringarna av Pippilekparken. Gruppen har kr att röra sig med. Inger F mailar dom. - Per får förra årets gräsklippningsschema av Inger F och han kommer att uppdatera schemat inför Genomgång och uppdatering av aktivitetslistan. - Alla nycklar och gräsklippningsscheman inne. - Inger F gör två kopior av källarnyckeln. Inger F och Christina får varsin. 9. Nästa möte beslutades till tisdagen den 12 januari 2010 kl i kvartersgården. 10. Mötet avslutades Protokollförare: Inger Malmström Justerat av: Inger Fillenham

8 Närvarande: Inger Fillenham Christina Frösslund Per Hill Helen Fagraeus Henrik Janhagen 1. Mötet öppnades. Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Christina Frösslund valdes som sekreterare för dagens möte. 3. Föregående protokoll lästes upp och godkändes. 4. Årsavgifterna är utskickade till samtliga medlemmar. Många hushåll betalar hela avgiften vilket kassören tycker är bra. 5. Robert Hecht var inbjuden till styrelsemötet angående planer för pippiparken i röda området. Robert informerade styrelsen om klätterställningen Lappset. Klätterställningen inklusive moms och frakt skulle kosta föreningen sek. Robert Hecht, Patrik Wiberg samt Ekenståhl har diskuterat möjligheten att köpa in material och bygga en egen ställning i parken. Robert har fått information av styrelsen att de för överskrida budgeten för att införskaffa klätterställningen Lappset. Robert ska återkomma till styrelsen om de beslutar sig för att beställa Lappset eller om de fortsätter med planerna att bygga egen ställning. 6. Klagomål har inkommit till styrelsen angående fest i kvartesgården på nyår. Inger kontaktar berörd person samt inhämtar kommentarer. 7. Styrelsen diskuterade om ett informationsblad ska gå ut till samtliga medlemmar angående behovet att byta ventiler vid inkommande vattenledning. Per Hill har gjort ett första utkast för eventuell distrubition. 8. Nu saknas det endast en gräsklipparnyckel. Det är röd 2, Pallgränd Inloggningsuppgifter till nytt domännamn ska inhämtas av Christina Frösslund från förra kassören. 10. Nästa styrelsemöte är den 2 februari klockan i kvartersgården. 12. Mötet avslutat. Protokollförare: Christina Frösslund Justerat av: Inger Fillenham

9 Protokoll Styrelsemöte Samfälligheten Pallen Datum: Mötet öppnas. 2. Val av mötets sekreterare. Christian utses till mötets sekreterare. 3. Genomgång av föregående mötesprotokoll. 4. Henrik skriver förslag till förtydligande av ordningsregler för Pallengården. Det ska vara klart senast nästa möte. Regelbrott kommuniceras till ansvarig familj av Inger. 5. Henrik åtar sig att ta fram inloggningsuppgifter till hemsidan om han får ett kundnummer. 6. Com hem diskuterades och frågan kvarstår vad vi ska göra med dem. Christian får i uppdrag att ta fram mer information. 7. Nästa möte blir den 9/3 hemma hos Helen. 8. Mötet avslutas. Christian Pohl Inger Fillenham

10 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham Christina Frösslund Per Hill Helen Fagraeus Henrik Janhagen Inger Malmström 1. Mötet öppnades. 2. Christina valdes till sekreterare för dagens möte. 3. Föregående protokoll lästes upp och godkändes. 4. Skicka styrelseprotokoll efter våra möten till pallensamf@comhem.se så kan samtliga styrelsemedlemmar läsa protokollet. 5. Henrik håller fortfarande på att försöka lösa lösenordet till nya domännamnet. 6. En av våra medlemmar har haft problem med Comhem - denna person får själv ringa till Comhem för att försöka lösa sitt problem - inga andra klagomål har inkommit till styrelsen. 7. Det går nu att se när kvartersgården är bokad på vår hemsida. 8. Inger F och Helene kontrollerar hur täcken/kuddar är på kvartersgården ifall dessa behöver kemtvättas. 9. Det har inkommit klagomål angående vissa fastigheters parkeringar. Då klagomålet har inkommit anonymt lämnar styrelsen klagomålet utan ytterligare åtgärd. 10. Inger F och Christina pratar med valberedningen för kommande uppgifter.

11 11. Framtida möten kommer att hållas hos Helene. 12. Förberedelse för kommande vårstädning. Förslag på städdag, 8 maj, beroende på väder. Planeringsdag inför städdagen, 24 april. 13. Utdelning av information till samtliga hushåll görs av Christina, Inger M och Helene den 11 april kl Det finns en gångväg mellan Pallgränd och Libbyvägen. Denna gångväg används som bilväg utav en av våra medlemmar. Christina pratar med berörd person. 15. Henrik kollar upp vad det skulle kosta att sätta upp bommar på gångvägen mellan Pallgränd/Libbyvägen. 16. Middag på Såstaholm tisdagen den 20 kl Områdesansvariga är bjudna till klockan Mötet avslutat. Protokollförare: Christina Frösslund Justerat av Inger Fillenham

12 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham, Christina Frösslund, Helen Fagraeus, Christian Pohl, Per Hill, Henrik Janhagen och Inger Malmström. Jan-Eric Nilsson under punkt Mötet öppnades 2. Per valdes till sekreterare för mötet. 3. Diskussion angående Jan-Eric:s roll som lagkapten för kvartersgården. Följande bestämdes: Jan-Eric åtog sig att: Sköta snöskottning kring kvartersgården vintertid. Hålla koll på och vid behov laga/serva föreningens gräsklippare. Hålla allmän koll runt kvartersgården och antingen kontakta styrelsen eller fixa själv om något problem uppkommer (små saker fixas själv, större saker som innebär högre kostnader stäms av med styrelsen innan eventuella inköp). Att vid begäran från någon i styrelsen hjälpa till att fixa eventuella problem inomhus (se styrelsen åtaganden nedan). Jan-Eric lovade också att: Inte använda kvartersgårdens parkering privat. Inte tvätta bilen utanför kvartersgården. Se till att det i det yttre förrådet där gräsklipparen står endast finns saker som tillhör samfälligheten och att dessutom sätta upp någon form av inventarielista som visar vad som ska finnas där. Detta dokument ska tydligt visa att saker som finns i den delen tillhör samfällighten och därmed kan användas av alla. Styrelsen uppgift: Att i samband med att kvartersgården varit uthyrd göra en allmän koll inomhus. Göra motsvarande koll regelbundet om kvartersgården inte varit uthyrd under en längre tid (vem som gör denna kontroll och vad regelbundet innebär återstår att bestämma). Inger F. kontaktar Jan Schullerquist (i första hand) för att försöka få klarhet i vad som tidigare kan ha bestämts angående uthyrning av det inre förrådet (hyresbelopp, på vilka premisser osv). 4. Föregående protokoll godkändes. Nedanstående punkter fanns med i föregående protokoll och diskuterades under denna punkt. Inget nytt angående den domän som är beställd och som vi saknar inloggningsuppgifter till. Christina skickar papper till företaget där vi har köpt

13 vår hemsida i förhoppning om att vi då ska få nödvändig information. Då inga nya klagomål inkommit angående dålig kabel-tv som togs upp på förra mötet så bestämdes på detta mötet att punkten stängs. Tvätt av sängkläder i uthyrningsrummet. Helen kollar och tvättar vid behov. Kortare diskussion om instruktioner till valberedningen och deras kommande jobb. Detta bla. beroende på den önskan som framkom vid senaste årsmötet om att utöka/ändra valberedningens sammansättning. Per fick uppgiften att bjuda in Nina Lorenzen (sammankallande valberedningen) till nästa styrelsemöte. Vägspegel. Inger F. pratar med Libbyvägen 34 om häckhöjd ut mot korsningen för att vi genom låg häck där kan slippa behovet av vägspegel (som tidigare varit uppe till diskussion). Punkten vägbom och cervitut. Christina kollar vidare och försöker få ett förtydligande/förklaring om hur vi ska tolka det cervitut som finns. Henrik har kollat upp automatiska bommar och konstaterade att den varianten var för dyr för att vara aktuell för oss. 5. Föreningens ekonomi. Christina kunde berätta att alla betalat in årets avgifter. 6. Vårstädning synpunkter? Inga synpunkter förutom de tidigre redovisade. 7. Hålen runt ventilerna i röda/gula området. Inger F. Kontaktar Robert H. för att få senaste status. 8. Planering inför årsstämman i höst Datumet för årsstämman bestämdes till 21/9 Per tog på sig att skriva infoblad som sedan skickas till Inger F. I detta infoblad ska årsstämmans datum redovisas och även påpekande om när sista datum för inlämnande av motioner är. Det bestämdes också att motioner skulle lämnas skriftligen till Christina:s brevlåda. I samband med detta så bestämdes det även datum för höststädningen och det blev 16/ Inbjudan valberedningen Punkten avklarad under Föregående protokoll, se ovan. 10. Övriga frågor. Helen hade av någon fått frågan om det fanns möjlighet att samfälligheten kunde tänkas köpa in någon form av släpkärra som medlemmarna kunde använda. Styrelsen svar (som bla. bygger på tidigare motioner) var: Nej!

14 11. Nästa möte beslutades till tisdagen den 15 juni 2010 kl hos Helen. 12. Mötet avslutades Protokollförare: Per Hill Justerat av: Inger Fillenham

15 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham, Christina Frösslund, Helen Fagraeus, Henrik Janhagen, Inger Malmström och Nina Lorenzen under punkt Mötet öppnades. 2. Inger Malmström valdes till sekreterare för mötet. 3. Besök av Nina Lorenzen som är sammankallande i valberedningen. Diskussioner kring hur vi ska lyckas ändra sammansättningen i valberedningen så att det finns en representant från respektive område. Försöka värva en representant från i första hand gula området och i andra hand röda. Alla i den nuvarande styrelsen kan tänka sig att sitta kvar i ytterligare ett år, men lämnar gärna sin plats om det finns några nya som vill sitta i styrelsen. I det kommande informationsbladet om höstens årsmöte och motioner bör det även finnas med ett stycke där vi uppmanar föreningens medlemmar att ställa upp i styrelsen. 4. Föregående protokoll lästes och godkändes. Christina återkommer om hur servitutet ska tolkas. Hålen runt ventilerna i röda/gula området är igenlagda. Informationsbladet bör delas ut innan midsommar. Henrik åtog sig att skriva infobladet och kontaktar Per. Helen och Inger M delar ut infobladet. 5. Föreningens ekonomi är god 6. Diskussioner kring Jan-Eric Nilssons åtaganden mot användandet av del av källarförrådet i Pallen. Efter röstning bland de närvarande i styrelsen (tre för och två mot), bestämdes att Jan-Eric får hyra förrådet mot en ännu ej fastställd månatlig summa. Inger F kommer att skriva ett hyresavtal med Jan-Eric. Avtalet är personligt och löper på ett år i taget. 7. En extra källarnyckel behövs. Inger F lånar Jan-Erics och gör en kopia. 8. Övriga frågor: Christina fortsätter arbetet med domännamnet 9. Tid för nästa möte bestämdes till den 18 augusti kl 19 hemma hos Helen. 10. Mötet avslutades

16 Protokollförare: Justerat av: Inger Malmström Inger Fillenham

17 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham, Christina Frösslund, Helen Fagaeus, Per Hill 1. Mötet öppnades 2. Protokollförare Inger Fillenham, justerare Christina Frösslund 3. Föregående protokoll gicks igenom och godkändes 4. Kassören meddelade att föreningen har ett underskott på 57 tkr till följd av de höga snöröjningskostnaderna. Medel finns dock som täcker upp. 5. Infobladet ang höststädningen. Ändringar: Datum rättas till 16 oktober (alltså ej september) med reservdag den 17 oktober. Tillägg: Lagkaptenerna bestämmer planeringsdag för sitt område. Per sköter ändringarna och skickar förlaga till ordf. för genomgång. Därefter mejlas infobladet till styrelsen och till lagkaptenerna. 6. Planering inför årsmötet 21 september Styrelsen gick igenom vad som behöver förberedas inför årsmötet och bestämde att tidigarelägga nästa styrelsemöte till den 31 augusti för att hinna med allt. Lars von Goës har accepterat ordförandeskapet på årsmötet. 7. Övriga punkter Samfälligheten Stigbygeln har hyrt bord och stolar. Hyra 300 kronor erlagd. Patrick Wiberg ska erbjudas ersättning på 500 kronor för borr som gick sönder i samband med upprustning av Pippilekplatsen. Ersättningen grundar sig på vad det kostar att hyra borr/dygn från Hyreshuset. Anders Forsman och grannar avlägsnar en stolpe i sitt område. Stolpen fyller inte någon funktion och avlägsnas utan att samfälligheten belastas med någon kostnad. Sophämtning vid kvartersgården. Per skriver till Rune Wallstedt hur styrelsen resonerat inför beslutet att avbeställa sophämtningen. Styrelsen avvaktar årsstämmans åsikter om detta. Inger F kontaktar förra kassören Petra Wiklund angående erläggande av slutgiltig avgift på 2525 kronor. Denna summa har framräknats genom att ersättning som styrelsemedlem och för extra instser i samband med överlämnandet av kassörsposten har dragits av. Betalningen ska vara inne senast 30 sptember Nästa möte: 31/8/2010 kl Plats: Helen 9. Mötet avslutades Protokollförare Justerare Inger Fillenham Christina Frösslund

18

19 Styrelsemöte i Pallens Samfällighet Närvarande: Inger Fillenham, Christina Frösslund, Helen Fagraeus, Per Hill och Inger Malmström. 1. Mötet öppnades. 2. Inger Malmström valdes till sekreterare för mötet. 3. Det beslutades att sista dag för att återlämna den gamla nyckeln till Kvartersgården och få 150 kr är den 31 december Detta ska skrivas in i kallelsen till föreningsstämman. 4. Motion har inkommit från Bertil Persund angående uppsnyggning av området kring radhusgaragen i gröna området. Styrelsen föreslår att en arbetsgrupp tillsätts som utarbetar ett eventuellt förslag på åtgärd. Inger F kommer att kontakta Lars von Goes (områdesansvarig i gröna området) och höra om han kan tänka sig att tillsammans med andra frivilliga komma med ett förslag på hur vi kan snygga till området vid garagen. 5. Tid för nästa möte bestämdes till den 7 oktober kl 19 hemma hos Helen. 6. Mötet avslutades Protokollförare: Justerat av: Inger Malmström Inger Fillenham