Kan man arkivera i SharePoint? Katarina Ekelöf, chefsarkivarie, PostNord AB

Transkript

1 Kan man arkivera i SharePoint? Katarina Ekelöf, chefsarkivarie, PostNord AB

2 PostNord i siffror 40 % av aktierna ägs av den danska staten, 60 % av den svenska. Rösterna delas 50/50 39 mdr SEK i nettoomsättning Drygt medarbetare 27 miljoner försändelser och paket hanteras varje dygn Verksamhet i 12 länder i norra Europa Sid 2 Sid 2/ / Title of presentation PostNord Företagspresentation

3 SharePoint -snart på en skärm nära dig Sid 3/ / Title of presentation

4 Multifunktionsskrivare (MFP) finns i varje kontorslandskap Sid 4/ / Title of presentation

5 Innehåll Records Management funktionalitet i SharePoint Nya vägar till arkivet Exempel på några dokumentflöden Sid 5/ / Title of presentation

6 Records Management funktionalitet i SharePoint 2010 Record Center Send to Records in-place Sid 6/ / Title of presentation

7 Hantera dokumenttyper enhetligt (Content Type Hub) Regel Arbetsflöde Mall Metadata Sid 7/ / Title of presentation

8 Hantera taxonomier enhetligt (Managed metadata) Sid 8/ / Title of presentation

9 Hantera arkivregler enhetligt (Information management policy) Modified + 1 year, delete all previous versions. All Sites Approved + 2 years send d to Record Center and leave a link with explanation. Modified + 3 years, move to Recycle Bin and after further 3 months permanently delete. Modified + Retention time move to Recycle Bin. All Sites except Document Center Site and Record Center Site All Sites except Document Center Site and Record Center Site Record Center Sid 9/ / Title of presentation

10 En gemensam arkivplats (Record Center) Sid 10 / / Title of presentation

11 Nya vägar till arkivet Platform Search and Retrieve ~ u y z Collaboration sites Scanned document v (internal or external) Record Center { Documentsets Back-endsystem (ERP) x Back-end system (ERP) } Web Forms Internal SharePoint CINT/ESB flow Web Browser Custom Code Manual up-load Sid 11 / / Title of presentation

12 Exempel på några dokumentflöden Förstudie (hösten 2011) Fas 1 (3 dok typer) Fas 2 (7 dok typer) Exempel Inköpsavtal Personalbeslut Delegeringar Sid 12 / / Title of presentation

13 Nya vägar till arkivet Platform Search and Retrieve ~ u y z Collaboration sites Scanned document v (internal or external) Record Center { Documentsets Back-endsystem (ERP) x Back-end system (ERP) } Web Forms Internal SharePoint CINT/ESB flow Web Browser Custom Code Manual up-load Sid 13 / / Title of presentation

14 Inköp Arkiv Inköp Inköp registerar alla metadata i tendsign scannar med unik Dokument ID Alla metadata finns registrerade i Tendsign Återsöker dokument med metadata antingen på Intranätet eller Tendsign Fysiska dokument skickats till Depona Dokument controller Underhåller och administrerar databas Sid 14 / / Title of presentation Dokumentcontrolling löpande förvaltning av system och process

15 Så här ser displayen ut på skrivaren Tryck på Kofax-knappen.

16 Sid 16 / / Title of presentation För att skanna inköpsavtal tryck på Avtal.

17 Sid 17 / / Title of presentation Ange det korrekta avtalsnumret från TendSign. Det är viktigt med ev. mellanslag, versaler, m.m.

18 Inköpsavtal - Återsökning i Record Center Arkiverade och sökbaraavtal och avtalsinformation ser du i en rad kolumner som är filtrerbara Sid 18 / / Title of presentation

19 Personalbeslut - Från 8 olika mallar till en blankett för skanning Lönebeslut: Beslut om förskott/utbetalning av semesterdagar och kompensationstimmar Beslut om lön Beslut om minnesgåva Beslut om gratifikation/bonus? Beslut om ändringar av timmar i arbetstidsbanken Beslut om överflyttning till nytt kostnadsställe Beslut vikariat Sid 19 / / Title of presentation

20 Fördelar enligt tidigare deltagare (chefer) Standardmall kommer underlätta för alla! Bättre och snabbare åtkomst till beslut mina lokala pärmar kan slängas Enhetlighet! Alla beslut kommer se lika ut Bättre historik chef får tillgång till personalbeslut från tidigare handläggare Bra med snabbare skapande och distribution av personalbeslut via Snabbare återsök och minskad hantering av personalbeslut för KJ-D Fler beslut kommer att arkiveras om processen förenklas Lättare att återsöka då inget diarienummer krävs Sid 20 / / Title of presentation

21 Upphörande av anställning En hantering för 6 olika mallar/blanketter Antal per år: ca 3000 st 6 blanketter Process Ifylld blankett från chef eller medarbetare Skickas till Aditro för skanning och tolkning Återsök av KJ-D i Records Center Sökbara data Personnummer Förnamn och Efternamn Datum för skanning Bolag Fysisk arkivering hos Depona Sid 21 / / Title of presentation

22 Återsökning av personalbeslut i Record Center Sid 22 / / Title of presentation

23 Delegering av miljöuppgifter -Från 3 olika mallar till 1 Sid 23 / / Title of presentation

24 En gemensam arkivplats (Record Center) Sid 24 / / Title of presentation

25 Frågor? Epost: Telefon: Sid 25 / / Title of presentation