Erfarenheter ifrån CSAM hos Posten

Transkript

1 Erfarenheter ifrån CSAM hos Posten Björn Ölander, Posten IT Sid 1

2 Innehåll Företaget Posten Postens IT-enhet Bakgrund behov arkivering Genomförande av arkivering Resultat Sid 2

3 Företaget Posten Sid 3

4 Företaget Posten Ledande kommunikations- och logistikföretag Omsättning nära 30 miljarder kronor Över medarbetare Rikstäckande erbjudande i Sverige. I Norden och internationellt erbjuder Posten sina kunder ett nätverk av dotterbolag och samarbetspartners. Sid 4

5 Postservice Företaget Posten Över medarbetare Varav cirka brevbärare Drygt postombud 380 Företagscenter Cirka Frimärksombud Sid 5

6 Varje vardag Företaget Posten Kör Lantbrevbärare ca mil (7 varv runt jorden) Når brevbärare och 3000 chaufförer 4,5 miljoner hushåll och företag Distribueras paket och 20 miljoner försändelser Töms brevlådor Möter vi kunder på våra Postombud Möter vi personer på Svensk Kassaservice Besöker personer Posten Företagscenter Har posten.se unika besökare Sid 6

7 Posten verksamhetsstruktur från den 1 januari 2007 Företaget Posten Posten AB Posten Meddelande Fokus på traditionell postverksamhet till privatpersoner. Erbjuder bland annat brev- tidnings- och direktreklamdistribut ion samt ett antal för- och eftermarknadstjänster. Ansvarar för Postens ombudsnät. Strålfors Specialister på informationslogistik. Erbjuder helhetslösningar inom informationsöverföring av affärskritisk information. Posten Logistik Specialist inom logistik mot företagsmarknaden Erbjuder bland annat pall-, paketoch expresstjänster samt systemtransporter Svensk Kassaservice Svensk Kassaservice fullgör Postens uppdrag att erbjuda en rikstäckande kassaservice Sid 7

8 Postens organisation Företaget Posten Sid 8

9 Posten IT-enhet Sid 9

10 Postens IT-enheter Postens IT-enhet Sid 10

11 Posten IT Postens IT-enhet ca 400 anställda ca 120 IT-system (utveckling, förvaltning och drift) ca 300 servrar (driftansvar IBM) ca pc (driftansvar IBM) ca telefonanknytningar (inkl.mobiler) Sid 11

12 Bakgrund behov arkivering Sid 12

13 Bakgrund Bakgrund behov arkivering E-25, ett förändringsprogram, startades år 2000 Införande av gemensamma processer Innebar att SAP implementerades som systemstöd första leverans under våren 2003 ca 80 system på fryslista Hösten 2003 påbörjades planer för avveckling av system på fryslistan SAP installation 2004 CRM, R/3, CFM, BW, Portal Hösten 2005 påbörjades arkivering av SAP objekt (datamigrering) Sid 13

14 Avveckling av system på fryslistan Bakgrund behov arkivering Tog fram rutin för avveckling inkl arkivering Ca 30 system avvecklades tom halvårsskiftet 2005 Små behov av arkivering Avveckling system from 2:a halvan 2005 Mer komplexa behov av arkivering Sid 14

15 Problembild elektronisk arkivering Inga tydliga instruktioner Vem ansvarar för arkivering Logiska lagringsformat Fysiska lagringsformat Bristande kunskap om krav på arkivering Legala, verksamhetsmässiga Olika nivå på kunskap beroende på verksamhet Avsaknad av metod för arkivering Olika tolkningar av begrepp Koppling till övriga metoder Ingen gemensam teknisk lösning Öar av tekniska lösningar Bakgrund behov arkivering Sid 15

16 Genomförande av arkivering Sid 16

17 Varför valde Posten CSAM Genomförande av arkivering Färdig metod för avveckling / arkivering Kompletterade Posten rutin för avveckling Mappade mot Posten utvecklingsmetod Saknade egen kompetens kring elektronisk arkivering Projektledare med erfarenhet från andra bolag Fanns en bra pilot Ersätta system med SAP lösning Sid 17

18 Projektmål Genomförande av arkivering Fastslår den generella metoden för avveckling och arkivering av system inom Posten. Öka ledningens stöd och förståelse för arkiveringsfrågor. Öka medarbetarnas intresse och kompetens. Öka kompetensen kring arkiverings och elimineringsfrågor. Skapa tydligt angreppssätt och proaktiv riskhantering. Sätter arkiveringsstrategin på plats. Skapar möjligheter att ta kontroll över de gamla systemen. Sid 18

19 Delmål Genomförande av arkivering Ta fram och fastställa arkiveringsformat. Skapar tydlighet kring legala och verksamhetsmässiga krav. Ta höjd för kompetensöverföring till Postens medarbetare. Ta fram en generisk behörighetsmodell. Sid 19

20 Resultat Sid 20

21 Postens Utvecklingsmodell (PUM) Resultat Generell metoder för Avveckling och Arkivering anpassat till PUM Sid 21

22 Uppnådda mål Resultat Arkiveringsstrategi fastslagen Framtaget instruktion för elektronisk arkivering Ökat förståelse för arkivering inom Postens verksamhet Kompetensöverföring till Postens personal Mindre data att konvertera till SAP för pilotsystem Sid 22

23 Begreppsmodell Resultat exempel på dynamiska objekt organisation BEGREPPSMODELL ARKIVERING hierarkisk datalagring ska stödja migrering ILM kan vara av typen ska stödja fil lagringsstategi kan vara av typen har en definition (inkl regler) är en typ av masterdata är referensdata till källsystem kan innehålla period har en eller flera. livscykel kvalitet "rätt och riktigt" autenticitet sekretess länk är en hänvisning mellan rapport bild är antingen eller är. vy webbsida epost exempel på. elektroniska dokument anteckningar har tillhörande ärende omfattar ett eller flera kravställare ägarskap har ett styrs av ställer krav på legalitet/ legala krav styrs av arkiveringstid styrs av finns för policy styrs av regelverk Modelleringsledare: Agnetha Högberg Dokumenterad av: Katarina Lässker och Agnetha Högberg Deltagare: Katarina Ekelöf, KJ Hans-Jörg Puch, IT Lennart Sjölund, IT Lars Strandberg, KJ Roger Svensson, Condevor Kenth Åkerberg, IT Björn Ölander, IT Peter Allvén, KV Marianne Helander, MF back-up säkerställs genom datalagring databas status dokumenthantering fysiska dokument värde dokumentplan innehåller dokumenttyp ger ostrukturerad information är antingen eller elektronisk lagring av kan lagras i en data behöver har egenskaper som är en sammanställning av ett antal är dokument kan vara har i ett visst sammanhang ett beskriver vad som är Väsentligt dokument kan vara record arkivfunktion kan vara. ostrukturerade data hjälper till att tolka/skapa. ämnesområde Content management hanterar är information om ger upphov till läggs i är processen för att välja ut utförs av strukturerade data affärslogik produkt/tjänst är exempel på metadata verksamhet utvalda dokument arkivering skapar ett behov av maskinprocess skapar implementeras som information är tolkad kan uttrycka rangordning är information om arkivet och dess delar arkiv har egenskaper bl.a. nyttjar kan generera nya läggs i datalager datalager består av strukturerad information arkivhantering dataintegritet säkerställer har ett kan vara innehåll hierarki kan vara i form av struktur. beständigt över tid är ställer krav på för elektroniskt arkiv omfattar för elektroniskt och fysiskt arkiv omfattar är en form av persistens konsistens över tid. elektroniskt arkiv historikdatabas kan vara en är ett datalager. dataarkivering gallring. tillgänglighet delad information kataloger kontinuitet oberoende fysiskt arkiv arkivfiler arkiveringsuttag lagringsmedia är transferering av är i huvudsak exempel på filformat för lagring informations arkivering lagringsyta migrering arkivformat återanvändbarhet lagringsplats. närarkiv pappersarkiv PA historik WORM behörighet lagringsformat mellanarkiv kan vara bevara presentation ska tillåta upprepning slutarkiv sökbarhet arkivobjekt underlättar index underlättar åtkomst Sid 23

24 Används metoden? Resultat Arkivering av 8 avvecklade system Personal, Ekonomi, Tjänstemaster, Ärendehantering Arkivering av 1 levande system Koncernkonsolidering Sid 24