Kommunförbundets arkivdag Mariehamn

Transkript

1 Kommunförbundets arkivdag Mariehamn Riitta Mäkilä, Johan Muukkonen

2 Triplan Oy Grundat 1991 Programvaruföretag som är expert på ärende-, dokument-och arkivhanteringssystem Över 200 kunder inom kommunal och statlig förvaltning AAA-företag, stabil ekonomi 30-talet anställda ISO 9001 och ISO/IEC certifikat

3 Triplan Oy Kundorganisationer i olika storlekar, användare Kommuner / städer, samkommuner, sjukvårdsdistrikter, kyrkliga samfälligheter, ministerier, statliga ämbetsverk, läroverk Verksamhetspunkter i Tavastehus och Helsingfors Produkterna och tjänsterna erbjuds även på svenska

4 Agenda

5 Nya emöte Elektroniska möten

6 Nya emöte Triplan Portal plattformen är en utökning till Tweb Nya emöte är en del av Triplan Portalen Möteshantering-gränssnittet för delegater» Åtkomst till mötesmaterialet» Anteckningar» Kommentarer (kan ges läsrättighet till önskad grupp användare)» Upprätta ändringsförslag» Genomföra omröstningar Mötessekreterare-gränssnitt för sekreterare» Hanterar mötets framskridande» Närvaroförteckning» Motta och dela ändringsförslag» Skapa omröstningar

7 Nya emöte Möteshantering-applikationen visar aktiva möten. Då man öppnar mötet visas mötets ärenden / föredragningslista

8 Nya emöte I paragraferna kan man: göra egna anteckningar ange kommentarer som kan delas med diskussionsgrupp meddela om jäv utföra omröstning i angiven paragraf meddela om avvikande åsikt

9 Nya emöte Varje användare i Portalen loggar in med sina personliga användaruppgifter Användarhanteringen sker i Tweb Portalen kan också innefatta övriga funktioner, som t.ex. möteskalender, diskussionsforum, anslagstavla, samt flertalet operativa applikationer.

10 Datasäkerhetsförordningen 2018 Strukturerade dokument

11 Strukturerade dokument EUROPAPARLAMENTETS OCH RÅDETS FÖRORDNING (EU) 2016/679 Strukturerad information innebär registrering och sparande av data i en på förhand och gemensamt överenskommen struktur Löpande fritext kan struktureras genom att dela in den i delar eller genom att särskilja delar av texten med formateringar

12 Strukturerade dokument - arkivhantering Dokumenttyperna delas upp i strukturelement Strukturtyp-elementen uppgörs och hanteras i WebArkki arkivhanteringen: Uppgift Ärendegrupp Behandlingsskede Händelse Dokumenttyp» Strukturtyp 1 (Offentlig)» Strukturtyp 2 (Sekretessbelagd)» Strukturtyp 3 (Offentlig)

13 Strukturerade dokument - exempel Arkitektur för strukturerade dokument Blankett Del 1 Del 2 Del 3 Servicekanal Blanketthantering Blankett Del 1 Del 3 Tweb WebServices Dok.typ Dokument Str.typ 1 Str.typ 2 WebArkki Tweb Dok 1 Str.typ 3 Dok 3

14 Strukturerade dokument Tweb Ett strukturerat dokument hanteras som ett underordnat dokument Dokument» Strukturdokument 1» Strukturdokument 2 Inuti Word-filen går det att markera den struktur som skall döljas, t.ex. den del som innehåller personuppgifter

15 Strukturerade dokument Exempel 2 Dokument Elektronisk arbetsansökan, Erik Eriksson Beskrivning Id: 123 Sign: Samband: 124, 125, 126 Innehåll Läsbart format - Offentlig version Strukturerat format Id: 124 Sign: _101 Namn: Ansökan, Erik Eriksson Offentl: Offentlig Id: 125 Sign: _102 Namn: CV, Erik Eriksson Offentl: Delvis sekretess Id: 126 Sign: _103 Namn: Personuppg. i ansökan, Erik Eriksson Offentl: Sekretess

16 Elektronisk arkivering Tweb och Triplan Arkiv

17 Tweb och Triplan Arkiv - infra IT-system 1 ISP IT-system 2 Triplan-Arkiv PassivArkiv IT-system 3 Tweb AktivArkiv Långtidsförvaring

18 Lagring i Tweb vs. Triplan Arkiv Förvaring i Tweb Allt material i samma system och på samma plattform Informationen sökbar med standard Twebsökningar Materialet i ursprungligt format eller i arkiverande systemets format Ändring av materialets klassificering möjlig (enligt användarrättigheter) Ändring av materialet möjlig (status beroende av arkiverande systemet) Överföring till varaktig förvaring möjlig (VAPA / XML-överföring) Triplan-Arkiv Uppdelning av materialet, arkivet kan placeras också utanför organisationen Informationen sökbar med Kombinerad sökning Materialet i pdf/a-format (endera direkt i samband med arkiveringen eller i ett senare skede) Arkivet fyller Sähke2-standarden: ändring av klassificering förhindrad Arkivet fyller Sähke2-standarden: ändring av materialet förhindrat (färdig-markering) Överföring till varaktig förvaring möjlig (VAPA / XML-överföring)

19 Överföring till Triplan Arkiv XML- överföring Skapande av överföringssats» Överföringssatsens namn, tidsavgränsningar, etc. Överföringssatsen kan innehålla» Ärenden med händelser och dokument» Endast dokument (utan ärendekoppling)» Det går att överföra oberoende av materialets förvaringstider (alltså inte endast material för långtidseller varaktigt förvaring)

20 Överföring till Triplan Arkiv Överföring till Triplan Arkiv» Kompletta metadata kommer med» Även användarrättigheter (användare, grupper)» Senaste versionen av dokumentet överförs» I händelserna syns den senaste versionen av dokumentet

21 Överföring till Triplan Arkiv Överföring till Triplan Arkiv» Passivarkivet kan utföra en pdf/a-konvertering på materialet (använder sig av tredjeparts kommersiella program)» Både den offentliga versionen och de enskilda strukturerna överförs av strukturella dokument» Materialet blir Arkiverat i grundsystemet efter överföring

22 Användarbehörigheter i materialet Behörigheter synkroniseras från grundsystemet» Grupper, gruppmedlemmar, användarna (nya och borttagna)» Behörighetskontroll gäller även i återsökning av arkiverat material (tredjepartsprogram/ Tweb Kombinerad sökning)

23 Materialet livscykel i Triplan Arkivet Utgallring av dokument med visstidsförvaring (som i Tweb) Överföring till SAPA eller annan tredje parts arkiv (XML-överföring)

24 Vidareutveckling: arkiveringsgränssnitt Tredjeparts system kan arkivera direkt till Triplan Arkiv Gränssnittet är en avskalad version av Tweb WS-gränssnittet Bl.a. ändringar via gränssnittet är begränsade Arkiveringsgränssnittet stödjer också sökfunktionen Triplan Arkiv planeras bli Sähke2-certifierat och enligt förhandsgranskningen ska inga hinder finnas

25 Triplan kombinerad sökning Tredjeparts produkter Tweb WebServices TwebArch WebServices Tweb Triplan Arkiv

26 Tack! Riitta Mäkilä Johan Muukkonen tel tel