360 Avtalshantering. Överblick, enkelhet och effektivitet i avtalshanteringen

Transkript

1 Överblick, enkelhet och effektivitet i avtalshanteringen

2 360 Avtalshantering håller organisationen uppdaterad och utgör beslutsunderlag när avtal ska ingås, övervakas eller omförhandlas. Utmaningarna är oftast att få full kontroll över utkast till avtal, ändringsförslag, tidigare avtal, involverade parter samt frister och status. Med 360 Avtalshantering uppnås en effektiv och säker avtals- och dokumenthantering samt en flexibel fördelning av avtal och uppgifter bland medarbetare. Alla organisationer och verksamheter både privata och offentliga, stora som små ingår löpande avtal av olika slag. Det kan vara med leverantörer, kunder, samarbetspartners, medarbetare och andra aktörer. Har din verksamhet: kontroll över verksamhetens avtal? kontroll över hur ändringar av avtalen hanteras? lätt åtkomst till relevant avtalshistorik? ett system som följer upp deadlines och giltighetsperioder? en process för godkännande av avtal? en samlad översikt över alla aktörer relaterade till ett avtal? Administrationen kring avtal innehåller flera utmaningar. Det gäller att ha kontroll på avtalsutkast, ändringsförslag, tidigare avtal, involverade aktörer samt frister och status både i framtagning och i förvaltning av avtalen. Kända frågeställningar är; vilken är den senaste versionen av avtalet, när ska det förnyas och vem bär ansvaret för det internt? Att ha kontroll på dokumentationen är en bra utgångspunkt för att undgå, eller att komma vinnande ur, en eventuell tvist. Process för avtalshantering Verksamheter som hanterar avtal måste säkra en god informationshantering. Det gäller att se till att: all information kring avtal lagras på ett samlat ställe och inte lokalt på anställdas datorer. dokument finns på nätverket och därmed är tillgängligt för alla. e-post och anteckningar sparas tillsammans med avtalen. checklistor och rutiner sätts upp och följs av berörda medarbetare. det finns förfallodagar och funktioner för påminnelser om frister som ses av mer än en person. Detta ger en bra grund för arbetsplanering. det finns system som tillåter att flera medarbetare delar och samarbetar kring arbetsuppgifter. rapporter enkelt kan genereras till ledningen med information om t ex utstående uppgifter och utgående avtal. Kontroll på avtalen Software Innovations 360 är en produktsvit för informationshantering. 360 Avtalshantering är en anpassad lösning för verksamheter som vill samla alla typer av avtal på ett ställe och hantera ändringar och uppföljningar under avtalens hela livslängd. 360 är byggd på Microsoft-teknologi och tillåter användarna att arbeta i välkända Microsoft-gränssnitt. 360 Avtalshantering ger: en gemensam plats för lagring av alla typer av avtal, både internt upprättade avtal och scannade avtal från leverantörer m fl. översikt över alla avtal och all korrespondens som hör till varje specifikt avtal. bevakning av frister och automatiska besked när avtalsperioden närmar sig sitt slut. tillgång till rätt version/revision av avtalen. behörighetskontroll så att konfidentiell information kan döljas när det är nödvändigt. tillgång till gemensamma mallar för olika typer av avtal och enkel återanvändning av dessa. en process för godkännande av avtal. översikt över leverantörer och kunder relaterade till ett avtal, och kontaktpersonernas roller. historik med loggning och spårbarhet av viktiga händelser och korrespondens under avtalets hela livslängd. enkel och snabb åtkomst till olika avtal genom goda sökmöjligheter och anpassade listor och översiktsbilder. ett välkänt användargränssnitt för användaren som kan arbeta med avtalshantering i Microsoft Word, Outlook och SharePoint.

3 Behov & budget Urval & förhandling Avtalsskrivning Förlängning eller uppsägning Stöd i avtalets hela livslängd 360 Avtalshantering stödjer medarbetaren under hela avtalets livslängd. Ett avtal är ofta resultatet av en upphandlings- och förhandlingsprocess. Därefter övergår avtalet i en leverans- och övervakningsfas innan det kan vara aktuellt att ändra eller förnya avtalet. Under hela denna process samlas information som är viktig att ha tillgång till, både för den avtalsansvarige och för de som levererar och mottager de produkter och tjänster avtalet gäller. I 360 Avtalshantering kan användaren hantera all information i avtalets livslängd, hantera ändringar och tillägg samt följa upp frister och förfallodagar.

4 Unik datamodell 360 Avtalshantering lämpar sig speciellt bra för att hantera information i en sådan livscykel som just beskrevs. I lösningens datamodell hanteras inte bara avtalsdokumenten som sådana, utan även information om partners, all korrespondens, möten och andra aktiviteter som utspelar sig under ett avtals livslängd samlas på ett ställe. På så sätt får användaren enkelt och snabbt tillgång till all relevant information i sammanhanget. Fastighet Ärende Dokument Anpassad efter kunden Registrering av information om avtalen är enkel. Kunden kan själv administrera vad som är väsentligt att registrera, som exempelvis giltighetstider, ansvarig person och allmän information om avtalen. Kunden kan också skapa ett obegränsat antal avtalstyper och koppla till olika mallar. Det kan vara avtalstyper som hyresavtal, leverantörsavtal och anställningsavtal etc. Skräddarsydd arbetsyta Varje enskild medarbetare kan själv sätta samman en skräddarsydd arbetsyta, ett virtuellt skrivbord, utifrån sina önskemål och behov. Detta ger den enskilde snabb tillgång till det som är viktigast för henne eller honom. Det kan vara avtal som användaren ansvarar för och uppgifter som måste följas upp. Projekt Kontakt Aktivitet 360 :s unika datamodell där alla objekt är sammanlänkade för effektiv åtkomst och sökbarhet. Snabb åtkomst och många sökmöjligheter När ett avtal är påskrivet är det viktigt att se till att det signerade avtalet med originalbilagor arkiveras korrekt och att det är enkelt att återfinna. I 360 Avtalshantering hanteras detta med hjälp av mycket goda sök- och presentationsmöjligheter. I systemet finns till exempel standardlistor och översiktsbilder över Mina avtal, Avdelningens avtal, Avtal som ska följas upp osv. Det innebär att all relevant information presenteras för användaren när han eller hon öppnar upp 360 Avtalshantering. På så sätt slipper användaren lägga tid på att generera rapporter eller söka upp informationen själv. Användaren kan alltså välja att se på sina avtal utifrån olika synvinklar. Avtalsinformation, korrespondens, dokument, kontaktpersoner m m sparas nämligen som relaterad information. Med få klick får användaren en samlad överblick samtidigt som arbetet blir mer effektivt och informationssäkerheten ökar. Användaren har dessutom full översikt över leverantörer och kunder samt avtalen med dessa. I avtalsmappar finns samlad information om korrespondens, avtalade möten och annan väsentlig information knuten till kontakten. Även finansiell data kan hämtas och presenteras från ekonomi- och inköpssystem.

5 Rapporter Rapporteringsmöjligheterna i 360 Avtalshantering är många. Listorna som vi beskrev på föregående sida, med exempelvis information om Mina avtal och Avtal som ska följas upp, kan direkt exporteras till Excel. Information kan även hämtas ut och presenteras i mer formaliserade rapporter, skapade i Microsoft Reporting Services. Behörighetskontroll Det är enkelt att begränsa åtkomst till avtalen och information i dessa för att säkerställa att ingen obehörig får tillgång till konfidentiell information. Vilka användare som har behörighet till vad administreras i det komplexa, men mycket flexibla behörighetssystemet. Användare, roller eller grupper kan tilldelas behörighet att skapa, redigera, läsa eller ta bort information. Olika avtalstyper kan ha olika behörighetsuppsättningar. Versions- och revisionskontroll Vid all revidering av avtalsdokumenten (avtal och bilagor) används 360 :s funktioner för revisions- och versionskontroll. Då dokumenteras alla ändringar, spårbarhet säkras och nya officiella revisioner skapas. På så sätt råder det aldrig något tvivel om vilka ändringar som gjorts och vilken version som gäller. Samarbete underlättas I 360 Avtalshantering går det att koppla s k virtuella projektrum till upphandlingen. Det kan användas som en samarbetsplats och för kommunikation mellan olika parter, både internt i organisationen, men också med externa parter. Här kan de olika parterna samarbeta kring olika dokument, fördela uppgifter mellan sig, dela kalendrar etc. Exempel på skrivbord i 360 Avtalshantering. Användaren får snabb åtkomst till relevant information utan att behöva lägga tid på att söka fram den själv.

6 Välkända användargränssnitt Med 360 Avtalshantering behöver användarna inte lära sig några nya användargränssnitt. Lösningen är byggd i Microsoft SharePoint och all funktionalitet finns tillgänglig i Office och Outlook. Fördelarna för både användarna och verksamheterna är många. Användarna upplever ett naturligt stöd i sin dagliga miljö och slipper gå in och ut ur olika applikationer för att utföra sina arbetsuppgifter. Uppgifter kan utföras i 360 Avtalshantering utan att användaren behöver lämna Word och Outlook. Till exempel kan avtal skickas för godkännande direkt från Word utan att användaren behöver öppna vare sig 360 eller Outlook. Verksamheterna får en effektiv lösning som används fullt ut och säkerställer att information inte försvinner eller dubbellagras. Eftersom användargränssnitten är välkända blir utbildningsbehovet för t ex nyanställda minimalt. Se gärna filmen om fördelarna med våra kända användargränssnitt på vår webbplats. Kort om produktsviten är en integrerad produktsvit för informationshantering som förutom avtalshantering innehåller moduler för dokumenthantering, ärendehantering, projekthantering och relationshantering. Med 360 får verksamheter i både privat och offentlig sektor ett verktyg för att kunna tillmötesgå den enorma ökningen av informationsmängden, och de allt högre kraven på regelhantering, kunskapsdelning, effektiva processer och service gentemot kunder och medborgare. 360 representerar en helt ny plattform för informationshantering som är integrerad med Microsofts SharePoint-teknologi och som gör det möjligt att ta lösningen i bruk direkt från Outlook och Office. 360 är standardprodukt med modern funktionalitet, färdiga applikationsmoduler och best practice - uppsättningar som gör det möjligt att snabbt ta lösningen i bruk. 360 är byggd efter principerna kring SOA och säkrar optimala möjligheter för integration till andra lösningar. 360 är baserad på 25 års arbete med hundratals verksamheter i Norden.

7 Software Innovation är med sina 350 anställda ett av Nordens främsta IT-bolag. Vi erbjuder tjänster och produkter inom områdena informationsdelning, dokument- och ärendehantering. Med 25 års erfarenhet inom området satsar vi målinriktat på att hjälpa våra kunder att få kontroll över den ständigt växande informationsmängden. Software Innovation Box Stockholm