Mallhantering med Office och SharePoint

Transkript

1 Paulina Mallhantering med Office och SharePoint Paulina Tamme Learningpoint

2 Agenda Officemallar och SharePoint Vad är en mall - Officeperspektivet Vad är en mall Sharepointperspektivet Visa contenttypeproperties i mallarna

3 People can enjoy a seamless online and offline experience

4 Vad är en mall? Ett dokument med ett färdigt utseende Brev med adress och logga inlagd

5 Vad är en mall?

6

7 Varför har vi mallar? Följa den grafiska profilen Skapa enhetlighet Användaren skall fokusera på innehåll inte utseende Det skall synas att det är VI

8 Mallar förr Mallar nu Mallfiler Globalmall Mallfiler Globalmall Filserver Filserver

9 One of the functionalities advertised for Office 2010 was that "People can access document templates stored in SharePoint 2010 via the New Document Wizard in Microsoft Office applications" (see page 26 in the PDF "Business Productivity at Its Best: Office 2010 and SharePoint 2010).

10 Mallar och sharepoint Innehållstyper - Contenttyper Används för att kategorisera dokument i SharePoint och utifrån det kan man koppla till webbplatskolumner, arbetsflöden m.m Ett sätt att gruppera listkolumner tillsammans A content type is a reusable collection of metadata (columns), workflow, behavior, and other settings for a category of items or documents in a Microsoft SharePoint Foundation 2010 list or document library. Content types enable you to manage the settings for a category of information in a centralized, reusable way.

11 Innehållstyper Offert Projektbeskrivning Kundnamn Kundnamn Aktivt Aktivt Projektnamn Projektnamn Projektansvarig

12

13

14 Content type hub (CTH) En centralplats där du kan hantera och publicera contenttyper En plats varifrån du kan distribuera ut uppdateringar till alla undersiter/bibilotek som prenumererar på hubben Hur man gör detta skiljer sig lite om man har sharepoint online

15 SP-egenskaper i mallarna

16

17 Contenttypeproperties i mallen 1. Gör mallen 2. Göra contentypen 3. Koppla mallen till contenttypen 4. Skapa nytt dokument från contenttypen 5. Lägg in önskade egenskaper i sidhuvud/sidfot 6. Spara detta dokument som mall (nollställ värdena på egenskaperna) 7. Koppla om contenttypen till den nya mallen Finns som vanligt flera sätt att göra detta på, vi kan prata om varför jag valt detta.

18

19

20

21

22 PowerPoint och Excel

23 Sub test() ActivePresentation.Slides(1).HeadersFooters.Footer.Text=ActivePresentation.ContentTypeProperties.Item(1).Value End Sub

24 Men

25

26 Leta efter lösningen till problemet Men om du inte hittar en lösning så är det inte längre ett problem utan då är det ett faktum du måste förhålla dig till!

27 Vad vill vi? Ha mallar som ger oss snygga funktionella dokument Metadata Ha funktionalitet Så lite arbete som möjligt Lätt för användaren att hitta rätt mall till rätt tillfälle Lättadministrerat

28 Utnyttja det bästa av båda världar Skapa conententtyp med de kolumnetiketter som är gemensamma för alla bibiliotek Bygga mallar utifrån dessa Skapa contenttyper för mallar du oftast använder i sp Spara även mallfilerna i ett bibliotek i sp Lägga mallarna lokalt på datorn För att säkerställe utseende och funktion

29 Lagra mallar i sharepoint Spara alla dina mallar i ett bibliotek Kan ha undermappar Synka bibiloteket lokalt Sätt workgrouptemplates att peka på den synkade mappen Gör en egen nyttknapp i Word för att slippa Välkomstupplevelsen

30 Endast i sp Missar funktionalitet Ändå inte alltid tillgängliga överallt ifrån Måste ändå göra innehållstyper Ingen kommer hitta dem från Word Kan ej ha egna temafärger, byggblock, smartart flikar etc

31 Hur ser det ut från Word? Connect to Office SharePointmappar syns under Nytt/anpassade installation Där visas innehållstyper som mallar

32

33

34

35 People can enjoy a seamless online and offline experience Microsoft

36 Sammanfattning Innehållstyper Kan ha funktionalitet om man öppnar dem på pc Contettype hub (lättare att publicera ändringar) Normal, teman och byggblock placeras lokalt på datorn

37 Tack!