New RefWorks - användarguide för studenter

Transkript

1 New RefWorks - användarguide för studenter Vad är New RefWorks? New RefWorks är ett referenshanteringsprogram som du kan använda för att samla dina referenser samt hantera dina dokument. Med hjälp av programmet kan du därefter infoga referenserna till de olika dokumenten i ditt skriftliga arbete, exempelvis din uppsats. Programmet formaterar referenserna enligt den referensstil du väljer, och kan även skapa en referenslista. Här beskrivs ett antal funktioner i programmet, men notera att det kan finnas fler sätt att göra samma sak i New RefWorks. RefWorks är webbaserat och passar bra för kollaborativt skrivande. Skapa ett konto i New RefWorks Gå till och klicka på Create account. Fyll i dina uppgifter och se till att du använder den e-postadress som visar att du tillhör Lunds universitet (e-post för studenter eller anställda). Så fort du aktiverat ditt konto - du kommer att få en länk skickad till dig via e-post för att fullfölja registreringen - får du tillgång till ditt konto i New RefWorks och kan börja hantera dina referenser och dokument. Flytta över befintligt konto till New RefWorks Om du redan har ett konto i den äldre versionen av RefWorks nämligen den som kallas Legacy RefWorks - finns det två olika sätt att överföra existerande referenser till New RefWorks (Legacy RefWorks kommer att finnas kvar till januari 2018). Ifall du har åtkomst till ditt konto via ditt lärosäte, kan möjligheten Move to the newest version of RefWorks finnas inuti ditt konto i Legacy RefWorks (se bilden nedan). 1

2 Ett annat sätt att få in dina befintliga referenser från Legacy RefWorks till New RefWorks är genom att inifrån ditt konto i New RefWorks klicka på Import references (se bilden nedan). Det är också möjligt att flytta över referenser från andra referenshanteringssystem som till exempel EndNote, Zotero och Papers till New RefWorks. Se för instruktioner. Tekniska krav New RefWorks fungerar på PC såväl som på Mac och med både Word och Google Docs dock på lite olika sätt. Se mer under ikonen överst bestående av tre prickar (More) genom att klicka på Tools. Då öppnas en vy med tre olika alternativ, nämligen Save references on the web, Cite in Microsoft Word samt Cite in Google Docs. Välj det alternativ som passar dig och följ instruktionerna. Mer hjälp hittar du på följande länk: 2

3 Funktioner I vänsterspalten: All Documents, Search databases, Last imported, Sharing, My Folders, Tags, Deleted Ikonerna överst: Add a reference, Assign selected references to other folders, Share & Export, Create bibliography, Delete this reference, Assign tags to selected references, More, Search (genom att föra muspekaren över en ikon ser man vad den står för) Skapa mappar och undermappar För att skapa en mapp: Under My folders: Klicka på Add a folder För att skapa en undermapp: För muspekaren över mappens namn under My folders Klicka på de tre lodräta punkterna för More options och därefter Add subfolder Ladda ner referenser till New RefWorks Det finns fyra sätt att få in referenser i New RefWorks: Man kan ladda upp dokument, exempelvis i pdf-format, direkt till sitt bibliotek i New RefWorks (via funktionen Upload document under Add a reference) Man kan importera referenser från exempelvis en databas eller en bibliotekskatalog (via funktionen Import references under Add a reference) Man kan skriva in en referens manuellt (via funktionen Create new reference under Add a reference) 3

4 Man kan använda sig av web capture -funktionen ( the Save To RefWorks-bookmarklet ), som är ett tillägg till webbläsaren (i dagsläget funkar den bäst på engelska webbsidor och endast i webbläsaren Chrome.) Import av referenser från externa databaser Import från PubMed Markera de träffar i PubMed som du vill importera till New RefWorks och välj Send to och därefter File. Välj format Medline och klicka på Create file. Spara filen - som automatiskt får namnet pubmed_result.txt - på ett lämpligt ställe, till exempel på datorns skrivbord. I New RefWorks klickar du på plus-tecknet - det vill säga Add a reference - och väljer Import references. Under Import from a file klickar du på alternativet Select a file from your computer och letar sedan upp filen med referenserna från PubMed och klickar på Import. Efter att du tryckt på Ok hamnar du i vyn Last imported, där dina senast importerade referenser finns. Du kan nu välja att lägga in dem i lämplig mapp antingen genom att dra dem till mappen eller genom att bocka för referenserna och därefter klicka på ikonen för Mapp (bredvid plus-tecknet) och därefter välja en befintlig mapp eller skapa en ny. 4

5 Import från LUBsearch, CINAHL eller PsycInfo Markera träffarna som du vill importera genom att klicka på Mapp-ikonen till höger i träfflistan. Klicka sedan på Folder (gul ikon) högst upp på sidan. Markera dina referenser och klicka på Export i högerspalten. Välj Direct Export to RefWorks och klicka på Save. Du får då välja vilken version av RefWorks du vill exportera till den äldre legacy RefWorks eller New RefWorks. Efter att du har klickat på OK har du nu möjlighet att lägga in referenserna i lämplig mapp i ditt RefWorks-bibliotek. 5

6 Import från Web of Science Markera träffarna som du vill importera genom att bocka för rutorna till vänster i träfflistan. Välj därefter Save to RefWorks i rullgardinslisten och klicka därefter på Send. Du kan då få välja vilken version av RefWorks du vill exportera till den äldre legacy RefWorks eller New RefWorks. Efter att du valt version och klickat på OK kan du flytta referenserna till lämplig mapp. 6

7 Import från Embase Markera träffarna som du vill importera genom att bocka för rutorna till vänster i träfflistan. Gå därefter till Export och välj RefWorks Direct. Klicka sen på Export och därefter på Submit to RefWorks. Du kan då få välja vilken version av RefWorks du vill exportera till den äldre legacy RefWorks eller New RefWorks. Efter att du har klickat på OK kan du flytta referenserna till lämplig mapp. 7

8 Import från LIBRIS Klicka på träffarna i LIBRIS som du vill importera till RefWorks och klicka därefter på fliken Skapa referenser. Välj format RefWorks och klicka därefter på Spara som fil. Spara txt-filen på ett lämpligt ställe, till exempel på datorns skrivbord. I New RefWorks klickar du sen på plus-tecknet - det vill säga Add a reference - och väljer Import references. Under Import from a file klickar du på alternativet Select a file from your computer och letar sedan upp filen med referenserna från LIBRIS och klickar på Import. Efter att du tryckt på OK hamnar du i vyn Last imported, där dina senast importerade referenser finns. Du kan nu välja att lägga in dem i lämplig mapp antingen genom att dra dem till mappen eller genom att bocka för en referens och därefter klicka på ikonen för Mapp (bredvid plustecknet) och därefter välja befintlig mapp eller skapa en ny. Import från Cochrane Library Om man försöker exportera referenser till Cochrane Reviews från Cochrane Library till New RefWorks blir datans kvalitet inte så bra. Vi rekommenderar därför att man letar fram Cochrane- referensen i PubMed, för att sedan göra importen därifrån. Söka inifrån New RefWorks i externa databaser och importera Via Search Databases i vänsterspalten kan man söka i databaser eller bibliotekskataloger inifrån New RefWorks. (I dagsläget fungerar detta för exempelvis PubMed och Libris, men inte CINAHL eller PsycINFO.) Välj databas, exempelvis PubMed eller Libris, gör sökningen, välj ut relevanta referenser från sökresultatet, välj därefter antingen vilken mapp i New RefWorks du vill importera till genom att klicka på mapp-ikonen uppe till höger alternativt klicka på Import uppe till höger. Skapa referenser manuellt Ibland kan man behöva skapa referenser manuellt i RefWorks. Klicka på plus-tecknet - det vill säga Add a reference - och därefter på Create new reference. Välj sedan referenstyp, exempelvis Web Page för en webbsida eller Book Section för ett bokkapitel. Titta gärna i mallen för den referensstil du vill ha (till exempel APA, Vancouver, Harvard), för att se vilka data som bör vara med. Mallar finns 8

9 på Bibliotek & IKT:s webbplats: Arbeta med referenserna Redigera referens När du klickar på titeln på den referens du vill redigera öppnas den till höger i vyn. Klickar du därefter på pennan uppe till höger öppnas referensen i en redigeringsvy där du kan gå in och ändra, lägga till och ta bort uppgifter. Kom ihåg att klicka på Save när du är klar. 9

10 Exempelvis kan du lägga till artikeln i fulltext i pdf-format genom att i fältet Attachments klicka på Add an attachment och därefter välja en pdf-fil du sparat på din dator. När du sedan öppnar pdf-filen i New RefWorks kan du läsa den såväl som göra understrykningar och kommentera den. Göra dubblettkontroll För att kolla ifall du har dubbletter i ditt RefWorks-bibliotek (eller i en enskild mapp i RefWorksbiblioteket) går du till den av ikonerna överst som består av tre prickar (More) och klickar på Find duplicates. Därefter får du välja om du ska söka på Strict match eller Fuzzy match, det vill säga om dubbletterna ska vara helt överensstämmande eller inte. 10

11 Skriva referenser i löpande text samt referenslista För att använda innehållet i ditt RefWorks-bibliotek när du ska skriva dina referenser både i den löpande texten och i referenslistan behöver du koppla ditt RefWorks-bibliotek till texten du skriver. Det går att göra denna koppling till Word såväl som till Google Drive. Det du behöver göra är att gå till ikonen överst bestående av tre prickar (More) och klicka på Tools to improve your workflow. Då öppnas en vy med tre olika alternativ, nämligen Save references on the web, Cite in Microsoft Word samt Cite in Google Docs. Välj det alternativ som passar dig och följ instruktionerna. Mer hjälp hittar du på följande länk: 11

12 I Microsoft Word Lägga till och redigera referens Först behöver du se till att du är inloggad i RefWorks, vilket du gör via fliken som heter RefWorks och som finns i ditt Word-dokument efter att du installerat den plug-in som gör att RefWorks och Word kan kommunicera med varandra. Välj därefter den citeringsstil du önskar. Sen lägger du till en referens i ditt dokument genom att klicka på Insert Citation och därefter Insert New varpå ett fönster Insert/Edit Citation - öppnas i vilket du kan välja bland referenserna i ditt RefWorksbibliotek. Man har också möjlighet att välja vissa inställningar, som exempelvis att gömma författarnamnet genom att kryssa i rutan Hide Author. Skapa referenslista Ställ markören på den plats i dokumentet där du vill ha referenslistan. Gå därefter till Bibliography Options och klicka på Insert Bibliography. 12

13 I Google Drive Lägga till och redigera referens samt skapa referenslista När du installerat den add-on som gör att RefWorks och Google Docs kan kommunicera med varandra hittar du ditt RefWorks-bibliotek genom att i Google Drive gå till Tillägg, därefter ProQuest RefWorks och slutligen Manage citations. Då öppnas ditt RefWorks-bibliotek i högerspalten och du lägger till en referens i ditt dokument genom att söka upp den i ditt RefWorks-bibliotek och därefter föra muspekaren över referensen och klicka på Cite this eller Edit and Cite. Referenslistan fylls på längst ner i ditt dokument allteftersom du arbetar med din text. Fältkoder i Word När man arbetar med sitt dokument i Word kommer referenserna i den löpande texten såväl som i referenslistan att stå i kodad form, vilket syns om man ställer markören på en referens, som då kommer visa sig stå i ett grått fält. Det är viktigt att man inte går in och ändrar de uppgifter som står i de kodade fälten, då dessa uppgifter hämtas från RefWorks-biblioteket. De gråa fälten innehåller så kallade fältkoder, som behöver tas bort innan man skickar sin text till sin handledare eller annan granskare. Detta gör man genom att först spara en version av sin text med fältkoderna, och därefter klicka på Remove Field Codes. Att det är viktigt att spara en version av texten med fältkoderna intakta ifall man skulle behöva arbeta vidare med sin text senare - beror på att det inte går att 13

14 återskapa kopplingen mellan Word och RefWorks när denna en gång brutits, det vill säga när man klickat på Remove Field Codes. Avvikelser från APA 6th-stilen Information om upplaga I referenslistan bör böcker med ny eller reviderad upplaga ha information om upplagan antingen på svenska eller på engelska beroende på om det är en svensk eller engelsk bok. New RefWorks lägger dock till ed. utöver informationen som man exporterat från Libris. Exempelvis kan det se ut som följer: Werner, M., & Leden, I. (2010). Smärta och smärtbehandling (2, [rev] uppl ed.). Stockholm: Liber. Förslagsvis tar du bort ed. manuellt efter att du tagit bort fältkoderna i dokumentet. Information om redaktör/-er Informationen från New RefWorks om att en bok har en eller flera redaktörer skrivs i referenslistan på engelska. När det gäller svenska böcker ska dock denna information stå på svenska (red. istället för ed./eds.). Förslagsvis åtgärdas detta också manuellt efter att fältkoderna tagits bort i dokumentet. Dela referenser För att dela en mapp med en eller flera personer gör du följande. Under Sharing i vänsterspalten i ditt RefWorks-bibliotek klickar du på Share a folder och väljer vilken mapp du vill dela samt vem du vill dela den med genom att skriva personens eller personernas e-postadress. Därefter får du välja vilka rättigheter du vill dela med dig av bland alternativen Can read, Can annotate och Can modify (det vill säga att personen får behörighet att läsa, läsa och anteckna alternativt läsa, anteckna och ändra mappens innehåll). När du delat en mapp kan du se att mappen är delad genom att en ikon för detta visar sig till vänster om mappens namn. 14

15 Guider och instruktionsfilmer