Guide till Endnote X7 MITTUNIVERSITETET TORUN SUNDSTRÖM

Transkript

1 Guide till Endnote X7 MITTUNIVERSITETET TORUN SUNDSTRÖM

2 Innehåll Innehåll... 1 Kom igång... 3 Skapa ett bibliotek... 3 Att arbeta med Endnote... 3 Inställningar (preferences)... 3 Display layout... 3 Backup... 3 Samla referenser till ditt bibliotek... 4 Onlinesökning... 4 Exportera från databaser... 4 Direkt export från databaser... 5 Exportera med import filter... 7 Mata in referenser manuellt... 8 Termlistor... 9 Journals term lists... 9 PDF-filer och andra bifogade filer... 9 Importera PDF:er... 9 Find full text...10 Bifoga fil...10 Organisera ditt bibliotek...11 Sortera i grupper...11 Groups...11 Smart groups...11 Group sets...11 Tillfälliga grupper (temporary groups)...11 Display fields...12 Söka i biblioteket...12 Dubletter...12 Cite While You Write arbeta med Endnote i Word...13 Endnote i Word...13 Cite While You Write CWYW...13 Hänvisning i texten insert citation...13 Redigera hänvisningar edit citations

3 Formatera bibliografin...14 Ta bort fältkoder...15 Bibliografiska stilar style manager...16 Redigera en stil style manager...16 Ladda ner stilar (samt connection files, importfilter) från Endnote.com...18 Samarbeta med andra Endnote användare...19 Endnote Online...19 Sync...19 Dela grupper...19 Dela ett bibliotek...19 Traveling library...19 Hjälp och support...20 Endnote training...20 Tutorials...20 Endnote knowledgebase...20 Endnote Online forum Connect (beta)...20 Support på MIUN

4 Kom igång Skapa ett bibliotek Namnge biblioteket och spara det på din dator på hårddisken eller på H: servern tillgänglig för MIUN personal (rekommenderas). Spara den inte på någon molntjänst som Dropbox, Google Drive etc. När du sparar ett nytt bibliotek skapas två filer automatiskt, en med filändelsen.enl och en mapp med ändelsen.data. De utgör tillsammans det bibliotek du jobbar med, data mappen innehåller alla data från ditt bibliotek och enl-filen utgör själva gränssnittet kan man säga. Om du skiljer dem åt kommer biblioteket inte längre fungera i Endnote programmet, så om du vill flytta ditt EndNote-bibliotek eller göra en backup måste dessa båda hållas ihop. Att arbeta med Endnote Det är att rekommendera att man bara jobbar med ett bibliotek. Detta kan sedan sorteras i olika mappar som kallas groups, smart groups och group sets (se nedan). Endnote kan synka ditt bibliotek i programmet (Endnote desktop) med ditt bibliotek i Endnote online men detta kan bara göras med ett bibliotek (se mer i avsnittet om Endnote online). Inställningar (preferences) Du kan ändra många inställningar i Endnote så att det passar dina önskemål och ditt arbetsflöde. I menyn Edit hittar du preferences längst ner. Några exempel: Display fields bestäm vilken information som skall vara synbar i biblioteksfönster och i vilken ordning Find full text För Mittuniversitetets användare kan det vara en god idé att fylla i URL:en till MIUNbibliotekets länkserver med våra abonnerade tidskrifter och databaser i rutan Open URL path: Detta underlättar sökningen som utförs med kommandot Find fulltext som syftar till att hitta och automatiskt ladda ner PDF:er till befintliga referenser i ditt bibliotek. Libraries Välj om du vill att Endnote öppnar ditt bibliotek automatiskt när programmet startas Sync Fyll i information om ditt Endnote online konto för att möjliggöra synkning mellan Endnote desktop och Online Display layout Det finns en knapp som heter Display längst ner till höger. Där kan du ställa in hur de olika fönstrena (panes) ska visas eller stänga av vissa helt. Backup Använd kommandot Compressed library i menyn File för att göra en backup av ditt bibliotek. Välj först om backupen ska innehålla alla bifogade filer, namnge den och spara den på ett USB eller någonstans på din dator. Den nya filen har filändelsen.enlx vilket betyder att den innehåller både original.enl filen och.data mappen. 3

5 Samla referenser till ditt bibliotek Onlinesökning En del databaser är sökbara inom Endnotes eget gränssnitt, utan att man behöver lämna programmet. Det finns emellertid tekniska begränsningar för de flesta databaser, framförallt de som kräver någon form av autentisering där Mittuniversitet använder proxyserver. Vissa databaser fungerar emellertid för onlinesökning, Pubmed, bibliotekskataloger och möjligen Web of Science är källor som fungerar. I Endnote kan du växla mellan tre olika lägen lokalt, online eller kombinerat, om du inte jobbar med onlinesökning är detta inte relevant. För att växla läge gå till dessa tre ikoner i övre vänstra hörnet: Den vänstra ikonen (böckerna) är det lokala läget för att jobba med ditt egna, lokala bibliotek (standardläge), mellanikonen (jordgloben) är onlineläget och till höger är ikonen för det kombinerade läget där man jobbar lokalt och online samtidigt. Om du gör onlinesökningar i kombinerat läge kommer alla referenser i ett sökresultat automatiskt läggas i ditt lokala Endnote-bibliotek. I online läget utgör sökresultatet ett temporärt bibliotek från vilket du väljer ut och kopierar referenser att spara till ditt egna bibliotek. När du växlar till online läget ändras grupperna i vänsterkolumnen (groups pane) från dina lokala grupper till Online search group set där du kan välja databas att söka. I standarduppsättningen visas bara ett litet urval, klicka på More eller gå till Edit Connection files Open connection manager för fler databaser. Läs mer om hur du kan ladda ner fler connection files för databaser från Endnote.com i avsnittet om stilar nedan. Välj databaser, fyll i söktermer i sökrutan. Endnote presenterar antalet sökträffar i en dialogruta: När du klickar OK listas det valda antalet resultat i biblioteksfönstret, separat från ditt normala bibliotek i onlineläget. Markera och kopiera de referenser du vill spara i ditt lokala bibliotek (högerklicka Copy references to ). Detta är ett temporärt bibliotek, vid nästa sökning skrivs referenserna över med det nya sökresultatet. Exportera från databaser De flesta databaser har en inbyggd funktionalitet som möjliggör direktexport av poster i ett sökresultat till referenshanteringsprogram som Endnote. Detta kallas vanligtvis Export, Save eller Download citations. I vissa databaser sker exporten i två steg med hjälp av importfilter. Här följer en lista på de flesta databaser tillgängliga vid Mittuniversitetet med en kort beskrivning av hur exporten till Endnote går till. Notera att direktexport-funktionen beror på inställningarna i din webbläsare för hantering av RIS-filer så det kan se olika ut i Firefox, Chrome, Explorer etc och i de individuella installationerna av dessa läsare. Vi brukar rekommendera Firefox. 4

6 Direkt export från databaser ACM Portal 1. Utför sökningen 2. Referenser överförs en i taget. Klicka på titeln. 3. I rutan Tools and Resources välj Export formats: EndNote 4. Download textfilen 5. Öppna filen ACS Publications 1. Utför sökning 2. Markera valda referenser och klicka Download citations ovanför träfflistan ELLER klick för att öppna vald referens och gå sedan till Download citation i tools menyn till höger 3. Välj RIS format och om du vill exportera abstract eller referenser till EndNote under include 4. Öppna med EndNote EBSCO (Academic Search Elite, Amed, Business Source Premier, Cinahl, Communication Abstracts, Econlit, ERIC, Historical Abstracts, Gender Studies Database, Sport Discus) 1. Gör en sökning och välj de referenser du vill spara genom att klicka Add to folder 2. Öppna foldern (högst upp i blå listen) 3. Markera de referenser du vill föra över och klicka på export-ikonen 4. I nästa steg markerar du valet Direct export to EndNote, ProCite som ligger överst. 5. Klicka Save och dina referenser läggs till i ditt bibliotek. Emerald 1. Gör en sökning, välj View all eller gå till någon av flikarna Journals, books osv 2. Markera de referenser du vill föra över till EndNote och klicka på GO 3. Gå till Marked list i vänstermenyn och markera igen valda referenser 4. Klicka på Export options ovanför träfflistan och välj Endnote 5. Öppna med EndNote OK Google Scholar 1. Gå till Scholar-inställningar uppe i högra hörnet 2. Under Bibliografiförvaltare längst ner på sidan väljer du Visa länkar EndNote och spara inställningar 3. Gå tillbaka till sökrutan och sök som vanligt 4. För varje referens finns nu länken Importera till EndNote 5. Öppna filen IEEE 1. Gör en sökning, markera de referenser du vill spara 2. Klicka på Download citations ovanför resultatlistan 3. Välj format EndNote, ProCite, RefMan och klicka på download 4. Öppna med EndNote Ingenta 1. Sök, markera valda referenser och klicka Update marked list 2. Gå till Marked list I högermarginalen, dina valda referenser visas 3. Under Tools I högermarginalen, klicka på Export options - Endnote 4. Öppna med EndNote - OK 5

7 Inspec 1. Sök och markera de referenser du vill föra över 2. Klicka på knappen Download ovanför träfflistan 3. Bocka i valet RIS, EndNote, Procite, Reference Manager och klicka på download 4. Öppna med EndNote OK JStor 5. Utför sökningen och markera de referenser du vill spara 6. Klicka på Export ovanför träfflistan 7. Välj format RIS file (EndNote, ProCite, Reference Manager) 8. Öppna med EndNote - OK Libris 1. Sök och markera de referenser du vill föra över 2. Klicka på SKAPA REFERENSER nertill på sidan 3. Välj format RIS i rullgardinsmenyn och klicka på Spara som fil 4. Öppna med EndNote OK Primo 1. I resultatlistan, klicka på Detaljer under titeln du vill exportera 2. Gå till Åtgärder i övre högra hörnet av rutan för detaljer 3. Välj Export i RIS (Endnote ) 4. Encoding UTF-8 5. Öppna filen med Endnote (eller ResearchSoft Export helper) Proquest (Biological Sciences, Linguistics and Language Behavior Abstracts, Physical Education Index,Pilots Database, PsycInfo, Social Services Abstracts, Sociological Abstracts, WorldWide Political Science Abstracts m.fl.) 1. Gör en sökning, markera de referenser du vill spara 2. Gå till Export/save 3. Markera Export to ProCite, EndNote or Reference Manager 4. Klicka Continue 5. Öppna med EndNote PubMed 1. Gör en sökning och markera de poster du vill föra över 2. Klicka på Send to, välj Citation manager 3. Öppna filen med EndNote ScienceDirect 1. Gör en sökning, markera de referenser du vill spara 2. Klicka Export citations ovanför resultatlistan 3. Välj Content format och Export format - RIS 4. Klicka Export 5. Öppna med EndNote SciFinder 1. Utför sökning 2. Markera de referenser du vill exportera, klicka Export ovanför träfflistan ELLER klicka för att öppna vald referens, gå sen till Export 3. Välj Citation export format (*.ris) 4. Klicka Export 6

8 5. Öppna med EndNote Scopus 1. Gör en sökning och markera de referenser du vill föra över 2. Klicka på knappen Export ovanför träfflistan 3. I rutan Export Format väljer du RIS format 4. Välj format för Output, t ex Abstract format 5. Export 6. Öppna med EndNote - OK SwePub 1. Sök och markera de referenser du vill föra över 2. Klicka på SKAPA REFERENSER nertill på sidan 3. Välj format RIS i rullgardinsmenyn och klicka på Spara som fil 4. Öppna med EndNote - OK Web of Science 1. Sök och markera de referenser i träfflistan som du vill föra över till EndNote. 2. Klicka på Save to EndNote desktop 3. Överföringen sker automatiskt till EndNote, om inte klicka på Export. Exportera med import filter I vissa databaser sker exporten till EndNote i två steg, man måste välja rätt importfilter i EndNote för att referenserna ska importeras korrekt. Hur det här går till beror på vilken webbläsare man använder och vilka inställningar man har för att spara och öppna filer. Om man istället för Spara filen i sista läget kan välja Öppna filen med Endnote kan man göra steg två direkt. Man kommer då automatiskt till EndNote och får där frågan vilket filter man vill öppna filen med. Nedan beskrivs steg 1 och 2 separat. Steg 1 söka och spara referenser Cochrane (importfilter Cochrane) 1. Gör en sökning och markera de poster du vill föra över 2. Klicka Export Selected Results under träfflistan (eller Export All Results ovanför) 3. Välj Export Type Abstract and citation och File Type, t ex PC 4. Export Citations 5. Spara filen som kommer att heta cit-abs-plain-xxxxxx.txt ELLER öppna filen med EndNote DiVA (importfilter Endnote Import) 1. Gör en sökning och markera valda referenser i träfflistan 2. Klicka på Skapa referens 3. Välj format EndNote, klicka på spara-ikonen 4. Gå till Arkiv/File-menyn, välj Spara [sida] som text-fil 5. Se nedan för steg 2 MathSciNet (importfilter EndNote Import) 1. Gör en sökning och markera de poster du vill föra över 2. Vid Batch Download välj Citations EndNote och klicka Retrieve Marked 3. Gå till Arkiv/File-menyn, välj Spara sida som/save page as text-fil 4. Se nedan för steg 2 7

9 Steg 2 - Importera referenserna till EndNote-biblioteket 1. Öppna ditt EndNote-bibliotek 2. Klicka på ikonen för import i verktygsfältet eller gå till menyn File Import 3. Klicka på Choose file och leta upp din fil 4. I fältet Import Option väljer du rätt filter i listan, alla filter finns under Other filters 5. Välj Discard duplicates om du inte vill få med dubletter 6. Klicka på Import. Referenserna läggs till i ditt bibliotek men finns även i ett tillfälligt bibliotek Imported references Mata in referenser manuellt Nya referenser kan självklart läggas in manuellt, du kan även manuellt redigera referenser. Vi rekommenderar att du alltid kontrollerar resultatet och redigerar vid behov när du fört in nya referenser. Kom ihåg: Det är den information som finns i ditt bibliotek om en referens som är grunden till hur informationen om referensen presenteras när du för in den i ett dokument. Blir det fel i dokumentet bör du först kontrollera alla fält i referensen. I menyn References, välj New reference. Välj rätt reference type längst upp, vilka fält som finns att fylla i i formuläret är avhängigt vilken publikationstyp som är vald. Några tips: Varje författarnamn står på en egen rad, avsluta med enter. Inget blanksteg! Namnet kan skrivas i inverterad eller rak ordföljd som Smith, Adam eller Adam Smith. Fyll i det fullständiga för- och efternamnet om det är känt, det är den bibliografiska stilen du väljer som styr om det visas med initialer eller fullständigt förnamn. När författaren är en organisation, en firma eller liknande skriv in namnet i rak ordföljd och avsluta med ett kommatecken: Mid Sweden University, Det finns flera fält du kan använda för att själva beskriva referensen, lägga till ämnesord eller anteckningar Label, keywords, research notes. Detta blir sökbart. I File attachment kan du till bifoga en PDF-fil eller annan slags fil som du har sparad på din dator, du kan till exempel enkelt dra och släppa (drag and drop) PDF-filen i fältet File attachment (mer om detta nedan i avsnittet om PDFer) Med speciella publikationer som SOU:er kan du behöva trixa lite med formuläret för att få till referensen som du önskar, det är bara att testa sig fram. Ett förslag är att använda formuläret för Bok, fylla i sounumret följt av kommatecken (SOU 2008:20,), i fältet för författare, lämna årtal tomt och sedan titel, publikationsort och förlag och övrig relevant information i rätt fält. Detta funkar bra med stilen APA, resultatet blir (SOU 2008:20) i löpande text och för den fullständiga referensen: SOU 2008:20. Utredning om Endnote. Stockholm: Fritzes. 8

10 Termlistor För en del av fälten i en referens skapas det index, listor över termer, och varje gång en ny referens läggs till genereras ett nytt ord i dessa index. Sådana index eller termlistor finns för författare (Author), nyckelord (Keywords) och tidskriftstitlar (Journals). Den automatiska uppdateringen av termlistorna kan slås av och på i menyn Edit Preferences Term lists. Journals term lists Listan över tidskrifters titlar kan hjälpa dig använda den korrekta formen för tidskriftstitlar, ibland används förkortade titlar i databaser medan den stil du använder kanske kräver den fullständiga titeln. Dessa båda varianter kan matchas med varandra genom journals term lists. I din Endnote installation följer det med en folder med listor över tusentals tidskrifter inom 14 olika ämnesområden med fullständiga och förkortade titelformer. Dessa listor kan du importera till ditt bibliotek för att få ett mer komplett index över tidskrifter. För att importera en tidskriftslista gå till Tools Define term lists Bocka i Journal Klicka på Import list Du bör bli automatiskt dirigerad till den mapp på din dator där termlistorna finns (troligen Program/Endnote X7) Markera önskad lista Open Du kan även lägga till en tidskrift manuellt som saknas i ditt index, gå till Tools Open term list Journals New term. PDF-filer och andra bifogade filer Importera PDF:er Du kan importera pdf-filer som du har sparade på din dator, en i taget eller en hel mapp med flera filer. Varje pdf bildar en ny referens i ditt bibliotek med filen som en file attachment. Menyn File Import File eller folder. I dialogrutan bläddrar du dig fram till mappen eller filen du vill importera Import option PDF Import Det finns också en genväg i snabbverktygsfältet, knappen med pilen: importera en hel mapp måste du gå genom menyn som ovan. för att importera en fil. Vill du 9

11 OBS! Att import av pdf:er endast fungerar fullt ut med filer som innehåller den metadata som krävs för att bygga en korrekt referens och/eller så kallade DOI-nummer. Filer som du laddat ner från databaser fungerar oftast bra, men inte t ex material som du skannat in själv. Find full text Med denna funktion kan du söka efter en fulltext att lägga till i redan existerande referenser, oftast i form av en pdf-fil. För att använda Find fulltext funktionen markera först de referenser du vill söka efter, gå sedan till menyn References Find full text eller till ikonen i snabbverktygsfältet:. Bifoga fil Du kan lägga till en fil som du har på din dator till en referens i ditt bibliotek genom att klicka på filen i filhanteraren och dra och släppa den i fältet File attachment på den aktuella referensen i Endnote. Ytterligare en möjlighet att lägga till en fil är att i ramen för preview-fönstret för en referens klicka på gem-ikonen (attach file) och sedan bläddra fram till filen på datorn. 10

12 Organisera ditt bibliotek Sortera i grupper Vi rekommenderar att du endast har ett bibliotek som du jobbar med. För att hålla ordning på dina referenser, organisera dem och underlätta ditt arbete kan du sortera dem i så kallade grupper groups, smart groups och group sets (en grupp är ungefär som en mapp eller folder på datorn). Dina grupper listas i det vänstra fönstret groups pane, här syns även tillfälliga grupper (se nedan). Vissa grupper finns alltid med, överst har du All references där alla dina referenser syns, gruppen Unfiled finns för de referenser som inte lagts till i någon grupp, Find full text finns i listan som en huvudgrupp, dvs group set, och likaså finns Online Search när du växlar till onlineläget. Groups Menyn Groups Create group Namnge den nya gruppen. Lägg till referenser i gruppen genom att markera en eller flera, högerklicka Add references to välj grupp. Du kan flytta grupper om du vill ha dem i en annan ordning eller om du vill att en grupp ska ingå i en annan huvudgrupp (group set). Klicka och dra gruppen dit du vill ha den i gruppfönstret. För att byta namn på en grupp eller ta bort den kan du högerklicka och välja i menyn. Smart groups Smarta grupper skapas utifrån en sökning och referenser läggs till automatiskt i gruppen allt eftersom nya referenser förs in i biblioteket som matchar sökningen. Gå till Groups menu Create smart group Ge gruppen ett namn Fyll i söktermer Create. Du kan även utgå från sökpanelen, utföra din sökning och sedan gå till Options Convert to smart group. Group sets Grupper och smarta grupper kan samlas inom en group set, en huvudgrupp, dessa syns som rubriker i gruppfönstret. Huvudgrupper skapas på samma sätt som grupper och kan flyttas och ändras på motsvarande sätt. Tillfälliga grupper (temporary groups) När du importerar eller kopierar nya referenser till ditt bibliotek finns en tillfällig grupp med den senaste importen eller kopieringen direkt under All references. Denna grupp innehåller alltid den senaste överföringen, när du gör en ny import skrivs den föregående över. När du jobbar med ett dokument i Word och för in referenser med Endnotes Cite While you Write-funktion utgör även dessa referenser en tillfällig grupp som syns i gruppfönstret i ditt Endnotebibliotek. 11

13 Display fields Du kan ställa in utseendet på biblioteksfönstret så det passar dig, vilken information som ska synas och i vilken ordning osv. Meny Edit Preferences Display fields: För varje kolumn väljer du vilket fält som ska synas där och vad rubriken ska vara. Fält väljer du i en rullgardinsmeny, men rubriken kan du själv fylla i (Endnote ger ett förslag som du kan ändra). Söka i biblioteket I Endnotes verktygsfält finns en snabbsökningsruta för att söka fram referenser i ditt bibliotek. Du kan även ta fram den större sökpanelen (show/hide search panel) för att göra mer detaljerade sökningar. Dubletter När du importerar nya referenser finns det en möjlighet att automatiskt plocka bort dubletter, men du kan även välja att låta Endnote söka fram eventuella dubletter som du sen kan gå igenom och radera. För att skanna hela ditt biblioteket för dubletter se till att All references är markerat i gruppfönstret. Gå sedan till menyn References Find duplicates I fönstret visas de dubletter som Endnote hittar, du går igenom dem en i taget och väljer vilka du ska spara (keep) och kasta (discard). 12

14 Cite While You Write arbeta med Endnote i Word Endnote i Word När Endnote är installerat får du en ny Endnote-flik eller meny i ditt Word-program (office 2007, 2010 och 2013 för Windows; Office 2008 och 2011 för Mac): När du öppnar fliken ser du tre rutor eller grupper med undermenyer: Citations Här finns verktygen för att jobba med enstaka citeringar i dokumentet, lägga in nya citeringar och referenser, redigera och ta bort citeringar eller bara växla mellan Word och Endnote programmen. Bibliography - I den här rutan väljer du bibliografisk stil, uppdaterar alla citeringar och bibliografin, formger bibliografin och konverterar dokumentet till ren text (ta bort fältkoder). Tools Här hittar du Preferences där du till exempel kan växla mellan Endnote applikationer (desktop Endnote X7 eller online). Du kan också slå av och på automatisk formatering - instant formatting, samt exportera dokumentets referenser till ett nytt eller existerande Endnotebibliotek Cite While You Write CWYW Hänvisning i texten insert citation Ställ markören i texten där du vill ha hänvisningen Gå till kommandot Insert citation (ikonen med förstoringsglaset) I dialogrutan söker du i ditt Endnotebibliotek efter rätt referens Sök och markera sedan den referens du vill infoga Klicka på knappen Insert om du vill infoga referensen i standardformat. Om du istället klickar på pilen (rullgardinsmenyn) vid Insert får du möjlighet att välja olika sätt att infoga referensen i dokumentet: Du kan också växla till Endnote programmet och markera den valda referensen i biblioteket. Gå sedan tillbaka till Word Klicka på Insert citation under förstoringsglaset Insert selected citations För att infoga hänvisning till flera referenser i samma citering följ bara någon av instruktionerna ovan men markera alla referenser du vill hänvisa till och infoga. 13

15 Redigera hänvisningar edit citations Du ska aldrig ändra text eller utseende på dina Endnote citeringar eller bibliografin manuellt, direkt i dokumentet om du vill att det ska vara bestående ändringar (dessa ändringar skrivs annars över nästa gång ditt dokument uppdateras med hjälp av Endnote). Istället använder du kommandot Edit & manage citations. Ställ markören i den citering du vill ändra gå till Edit & manage citations i rutan Citations. Redigeringsfönstret öppnas med den valda citeringen markerad. I rullgardinsmenyn till höger kan du nu välja att ta bort referensen, lägga till sidnummer eller infoga ytterligare en referens. När du lägger till sidnummer på raden Pages är det sedan den valda stilen som avgör hur det ser ut i dokumentet, om hänvisning till sidnummer stöds av den stilen och om något prefix används (t ex p). Om stilen du ska använda inte visar sidnummer och du ändå vill använda det kan du fylla i det i fältet Suffix eller (rekommenderas) ändra i stilens mall (se nedan under Style manager). Från rutan Citations i Endnotes verktygsfält kan du även redigera en vald referens i biblioteket, om någon information inte stämmer till exempel. Markera referensen, kommandot Edit Library Reference skickar dig till Endnote där du ändrar referensen i biblioteket. Formatera bibliografin När Instant formatting är aktivt skapas och uppdateras din bibliografi enligt vald stil allt eftersom nya referenser infogas i dokumentet. Du kan välja att stänga av den automatiska formateringen, då infogas istället dina referenser i oformaterad form, inom klamrar {} och ingen bibliografi skapas. För att då formatera referenser och bibliografi gå till Update citations and bibliography i rutan Bibliography. Stil väljs i rullgardinsmenyn i samma ruta. Du kan när som helst byta och formatera dokumentet enligt en annan stil, välj bara en annan stil i listan och klicka på Update 14

16 Om du vill ändra själva utseendet, layouten på din bibliografi använder du Endnotes kommandon för det också, ändra alltså inte själv direkt i dokumentets text. Öppna menyn för bibliografin med den lilla pilen i högra nedre hörnet av Bibliography-rutan. I fönstret Configure bibliography kan du ändra font, storlek på text, om det ska vara mellanrum mellan rader osv. Ta bort fältkoder I Word används så kallade fältkoder för all text som ska uppdateras automatiskt, det gäller citeringar och bibliografi skapade med endnote, men även t ex sidnumrering och innehållsförteckning. Det är därför du måste använda Endnotes kommandon för att göra bestående ändringar i citeringar och bibliografi när informationen som skapats med fältkoder ska ändras måste fältkoderna ändras. Fältkoderna i ett Word dokument kan skapa problem i andra ordbehandlingsprogram eller program som inte stödjer dessa koder, därför brukar tidskriftsförlag ofta vilja att manuskript skickas till dem utan fältkoder. Det finns en funktion i Endnote som du använder för att skapa en kopia av ditt dokument som ren text utan Endnotes fältkoder. För säkerhets skull kan du spara en backup av ditt dokument innan du använder den här funktionen. I rutan Bibliography klickar du på Convert citations and bibliography Convert to plain text Du får då meddelandet som du ser nedan OK namnge det nya dokumentet och spara. 15

17 Bibliografiska stilar style manager Din Endnote installation innehåller en mängd bibliografiska stilar att välja på. I snabbvalsmenyn i verktygsfältet finns endast en handfull stilar när du startar upp Endnote för första gången men du väljer då Select another style för att få möjlighet att välja någon av de andra installerade stilarna. Förutom de som följer med programmet finns det fler att söka fram och ladda ner via Endnote.com (se nedan) Samma lista med stilar är även tillgänglig i Endnotes verktygsfält i Word, i rutan Bibliography (läs mer om att formatera enligt en vald stil ovan i avsnittet om CWYW). Redigera en stil style manager För att se detaljerna om en vald stil, redigera den eller (hellre) skapa en ny stil genom att kopiera en existerande och ändra i gå till Edit Output styles Open style manager Markera vald stil Klicka på Edit, fönstret med den valda stilen öppnas: Här finns alla detaljer för formatering av citeringar i text och bibliografi enligt stilen. Under rubriken About this style finns vanligtvis en kort beskrivning av stilen, eller särskild information som är utmärkande. I vänsterkolumnen ser man rubrikerna för alla mallar och liknande som finns här. Allt som står under Citations kontrollerar hur citeringarna i texten utformas. Exemplet nedan visar en redigerad kopia av Harvard-stilen där sidnummer och dithörande prefix har lagts till i mallen: 16

18 Några exempel på vad rubrikerna innebär: Ambigous citations Hur flera referenser från samma författare och årtal ska hanteras (till exempel med tillägg av a, b osv efter årtal) Author lists Hur författarnamn ska skiljas åt, hur flera författare ska benämnas osv Author names Rak eller inverterad ordföljd osv Under Bibliography finns mallar och regelverk för hur bibliografin utformas: Om du vill ändra något i en stil rekommenderas att du skapar en kopia av den valda stilen och gör dina ändringar i kopian, så att du alltid har kvar originalstilen i din Endnote-uppsättning. Gå till File-menyn Save as och ge din nya stil ett namn. När du gör ändringar i mallarna observera att varje tecken och mellanslag har betydelse för utfallet av stilen vid formatering, var noggrann och använd gärna klipp och klistra när du har möjlighet. 17

19 Ladda ner stilar (samt connection files, importfilter) från Endnote.com Innan du kan ladda ner nya stilar, connection filters för databaser eller importfilter från Endnotes webbplats måste du definiera vilken mapp dessa sparas i på din dator för att Endnote sedan skall hitta dem när du vill använda dem. Gå till Edit Preferences Folder locations För varje filtyp fyller du i namnet och sökvägen för den mapp du vill använda, enklast är att klicka på Select folder och bläddra sig fram till rätt mapp. I exemplet har en mapp med namnet EndNote skapats i Mina dokument på H:servern och i den en undermapp med namnet Stilar, filter, connection files. Du kan gå direkt till endnote.com och Download för att lada ner stilar m.m. eller genom att i Endnoteprogrammet öppna Style managern och klicka på knappen Get more on the Web (och mostvarande för Connection files respektive Import filter). Bläddra eller sök i listan över befintliga stilar, klicka på den du vill ha för att ladda ner och spara sedan i rätt mapp på din dator. 18

20 Samarbeta med andra Endnote användare Endnote Online För att kunna arbeta med ditt bibliotek från vilken dator som helst kan du skapa ett konto på Endnote Online och låta ditt bibliotek synka med ditt onlinekonto. I ditt Endnote program kan du nå Endnote online via en länk i hjälpmenyn, eller gå direkt till Sync Du kan synka med ett bibliotek i desktop-miljö och ditt bibliotek i onlinemiljö. Detta kan antingen ställas in så att det går automatiskt eller så startar du synkprocessen från menyn Tools i Endnoteprogrammet, eller genom snabbvalsmenyns ikon. Under Edit Preferences i desktopmiljön fyller du i uppgifterna för det online konto som ditt bibliotek ska synkas med samt om det ska gå automatiskt. Dela grupper I ditt online bibliotek kan du dela grupper med andra onlineanvändare. I Endnote online gå till Organize fliken sedan Manage my groups Bocka i rutan för den grupp du vill dela Klicka Manage sharing för att lägga till e-postadress för den/de användare du vill dela med samt vilka rättigheter de ska tilldelas (read only eller read & write). Dela ett bibliotek I Endnote X7.2 och senare är det möjligt att dela hela ditt bibliotek med upp till 14 andra användare (de måste ha samma version av Endnote installerad). Alla användare, Endnote kallar det medlemmar (members), får då fullständig tillgång till referenser och filer i det biblioteket vilket innebär att vem som helst som du delar biblioteket med kan ändra i, lägga till och ta bort referenser och filer i det. För att bjuda in någon att dela ditt bibliotek måste du först synka det med ditt Endnote online, gå sedan till File Share Fyll i e-postadress för den eller de du vill dela med Invite. Mottagaren får en inbjudan via e-post och för att acceptera måste de logga in med sitt onlinekonto (som de kan skapa vid det tillfället, de måste inte redan ha ett). För att öppna det delade biblioteket går de sedan till File Open shared library. Traveling library När du jobbar med ett Word-dokument och för in referenser med Endnote utgör dessa referenser ett så kallat Traveling library. Det innebär att fältkoderna (se ovan) innehåller alla data som krävs för att kunna jobba med referenserna utan att ha tillgång till själva biblioteket de kommer ifrån. Om du till exempel skickar ett dokument till någon kan de då välja att exportera de referenser som finns i dokumentets traveling library till sitt eget Endnote-bibliotek. Kommandot Export traveling library finns i Endnotes verktygsfält i Word i rutan Tools. 19

21 Hjälp och support Endnote training På finns manualer, vidoer, guider osv för att lära sig använda Endnote Tutorials Det finns en mängd korta och långa filmer, hela klassinspelningar eller korta snuttar som visar en särskild funktion, på Endnotes YouTube kanal Endnote knowledgebase Sök i Endnotes Knowledgebase på för att få svar på särskilda frågor och problem. Endnote Online forum Connect (beta) I Endnote online kan du bli medlem i användarforum för att få nyheter, ställa frågor och läsa andras frågor och svar. Här finns även personal från Endnote som svarar på användarnas frågor. Du hittar forumet på fliken Connect i Endnote Online. Support på MIUN Vi har en grupp e-postadress som du kan skicka frågor till: Endnote@miun.se Kontaktpersoner på biblioteket: torun.sundstrom@miun.se (Sundsvall) sofia.pemer@miun.se (Sundsvall, föräldraledig ) andrew.butterworth@miun.se (Sundsvall) oskar.hammargren@miun.se (Östersund) anders.danielsson@miun.se (Östersund) maria.von-essen@miun.se (Östersund) För ärenden som rör programvaran och uppdateringar kontakta helpdesk@miun.se. 20