Governance. Eller - Hur får jag ordning på min SharePoint miljö? Göran Husman HumanData AB Office 365 MVP

Transkript

1 Governance Eller - Hur får jag ordning på min SharePoint miljö? Göran Husman HumanData AB Office 365 MVP

2 Känner du igen detta? Kund A: - Vi hade ordning på vår SharePoint miljö när den sattes i produktion. Men nu växer det upp nya siter lite här och där, det är svårt hitta! Dokument och information ligger ibland på fel ställen. Kund B: - Vi har inte längre någon koll på vem som får göra vad i SharePoint. När någon slutar så vet vi inte säkert alla behörigheter som den personen haft det är ett stort problem om någon ny ska ta över samma sak. Från början använde vi bara AD-grupper, men nu läggs användare in direkt på siter och dokument. Det är kaos, kort sagt Kund C: Vi har ganska bra koll på vår publika portal, men det är för många som kan göra ändringar utan att någon ska godkänna. Nyligen slutade vår portal fungera för att en grupp la in skript på startsidan som kraschade en viktig funktion och det tog 2 dagar innan vi fick ordning på portalen. En katastrof!

3 Vad är Governance? Definition En tydlig beskrivning av vem som ansvar för vad och vilka regler som gäller för innehåll och struktur. Mål vad vill vi ha? Tydliga ansvarsroller Klara och acceptabla rutiner Kontroll på innehåll som avser organisationens affärsmål Vad vill vi undvika? Siter skapas utan att man vet varför Ingen enhetlig struktur på layout och innehåll Vildvuxen behörighetsstruktur Förändringar av siter, web parts, features etc sker utan någon kontroll Gammal information som borde rensas ut ligger kvar

4 Definiera vision för governance planen Börja Governance med visionen, t ex Vårt SharePoint-baserade intranät ska underlätta samarbetet inom och mellan grupper och avdelningar. Det ska gå snabbt att hitta rätt information och rätt person. Det ska också vara vårt primära verktyg för att presentera gemensamma nyheter och aktiviteter för alla medarbetare på ett lätt och trevlig sätt

5 Mål och Krav med Governance Ange vad ni vill uppnå med SharePoint miljön: Beskriv verksamhetens övergripande mål med SharePoint Ange krav (KPI:er) - var konkret, ange något mätbart Exempel: Återkommande samarbetsytor ska nås via max 2 klick Sökning ska ge resultat inom 2 sekunder Det ska gå att söka efter en viss dokumenttyp, t ex Avtal Alla webbplatser ska visa samma globala navigering Temporära samarbetsplatser ska automatiskt rensas bort efter 6 månader Alla nyheter på portalen ska godkännas av marknadschefen

6 Stegen till en framgångsrik Plan 1. Definiera Governance reglerna 2. Stäm av reglerna med affärsområden och ansvariga 3. Ändra det som behöver ändras 4. Stäm av med Affärsansvariga 5. Ändra det som behövs 6. Publicera governance planen

7 Utmaningen med SharePoint Governance SharePoint är rik på funktionalitet Det är mycket som ska bestämmas Många personer berörs både för att ta beslut men också att arbeta utifrån det som governance planen beskriver Riskerna: Planen blir för detaljerad ingen orkar ta del av allt som står Planen tar inte hänsyn till dagens arbetsrutiner och ansvariga Planen uppdateras inte löpande och blir därför inaktuell Governance är inte ett engångsprojekt, utan ett sätt att tänka och arbeta Det ska vara ett stöd, inte ett hinder i verksamheten

8 Vad i SharePoint behöver styras? Infrastrukturen Antal SP servrar, deras roller, SQL servrar och andra stödjande system (AD, DNS, Brandvägg osv) SharePoint strukturen Webb Applikationer, Webbplatssamlingar, Webbplatser Webbsidor, dokumentbibliotekt, listor, webbdelar Webbplatsmallar Design, sidlayout, Master Pages Navigering Metadata och Innehålls typer User Profile, SkyDrive Pro, Newsfeed Åtkomst till extern data (Business Intelligence funktioner) Behörigheter Administratörer, webbplats-administratörer, webbpplats-ägare, designers, användare

9 #1: Frågor om SharePoint Infrastruktur Hur många SharePoint servrar och dess roller Hur många webbplatssamlingar? När ska man skapa nya underwebbplatser? Vilka webbplatsmallar? Innehåll hur länge? (dok, listor, webbsidor, nyheter, bloggar, etc) Behörigheter: Ska alla få läsa allting? Vem får skapa ny info? Ska externa personer få åtkomst? Vilka regler gäller då? Vilka globala metadata kolumner behöver vi? Vad ska vara obligatoriskt? Vilka dokumenttyper behövs? Ska dokument kunna klassas som record (handling, akt) När ska versionshistorik, dokument-id och ut/in-checkning användas? Vad gäller dokumentens spårbarhet (Auditing)

10 #2: Frågor om Sociala Funktioner Vilka regler (policies) gäller för att posta nyhetsinlägg? Finns regler för vilka taggar (#SEF) som får användas? Får användare utnyttja sin personliga lagringsyta SkyDrive Pro? Är det tillåtet att betygsätta dokument Får man ladda ner en offline kopia av dokumentbibliotek? Vem får skapa en bloggwebbplats? Vem får skapa Community webbplatser (diskussionsforum)

11 #3: Frågor om Webbplats Anpassning Vilka webbplatsmallar är tillåtna? Får man ändra tema? Får man ändra Master Pages? Får man ändra design på webbsidan: Webbdelar Sidlayout Arbetsflöden Navigering

12 #4: Vad gäller för addera nytt innehåll Hur minska risken att samma document finns i flera kopior. Hur säkerställa att det är korrekt information i dokument, listor och nyhetssidor Vilka Innehållstyper ska användas? Vem ska ansvara för information på webbsidan den som skapar eller annan person? Vilka regler gäller för filnamn och filformat (t ex är DOC okej, eller bara DOCX) Vem får skapa nya kolumner i listor & bibliotek? Vem får skapa nya listor och bibliotek?

13 Ansvarsområden som behöver definieras Vem ansvarar för drift och underhåll av server och annan infrastruktur? Vad har vi för SLA (Service Level Agreement)? Vem får lägga till ny funktionalitet, eller ändra befintlig, t ex webbdelar, 3:e partslösningar? Vem ansvarar för att skapa nya webbplatssamlingar? Vem tar ansvar för startsidan på SharePoint portalen? Vem ansvarar för andra webbplatser? Vem sätter upp guidelines och best-practice för att skapa/ändra webbplatser och dess innehåll? Vem ansvarar för gemensamma metadata och innehållstyper?

14 Policy för utökad funktionalitet Vem får installera nya features/solutions Web Parts, Master Pages, etc Vad gäller för att köpa in 3:e partsprodukter Ska det godkännas av någon? SharePoint Store Vad gäller för ladda ner apps därifrån? Ska det tillåtas på on-prem (online är alltid tillåtet) Vem ska bestämma/godkänna?

15 Roller och Ansvariga (korta versionen) Allmänna roller Beställare (ledningsnivå) Styrgrupp Tar emot beställningen och definierar governance planen Anlitar resurser/specialistkompetens för att planen ska bli realistisk Specifika roller Ansvarig för affärsområde/avdelning definierar sina behov av SharePoint Ägare av webbplatser Anpassar efter ansvarigas behov Användare Läser och/eller uppdaterar information och dokument

16 Definiera en tydlig ansvarsstruktur Principiell beställare (VD?) Referens grupp Affärsområdes ansvariga Webbplats ägare Användare

17 Styrgruppen Långa versionen Financial stakeholders Executive stakeholders Information architects or taxonomists IT leaders Business division leaders Compliance officers Software development leaders Trainers Information workers

18 Principen för en Governance Plan Begränsad styrning Delat ansvar Kontrollerad Full styrning Utpekad ansvarig Hemsida Intranätet Verksamhets siter/portal Avdelnings siter & Team Siter Permanenta webbplatser Gemensam referens information, Nyheter Verktyg Permanenta webbplatser Gemensam referens information Informationsdelning Tillfälliga webbplatser Olika siter har olika krav på Governance! Minst krav i botten, högst krav i toppen Samarbetspl atser Ad hoc och Project-basede Team Siter Personliga My Sites Permanent a webbplatser Personlig information

19 Ex: Definiera principer Principer för governance Konsekvens Att tänkta på Allmän princip: Regler bestäms beroende på syftet med siten Behörighetsprincip: Rollbaserad säkerhet styr åtkomst till siterna Site Design Princip Skapa enhetlig gränssnitt för siten. Användare ska lätt kunna hitta viktig info på siten och övrigt via sök Princip för innehåll Site ägare är ansvariga, men alla är ansvarig för den info de själva lägger till Det finns allmänna regler för hela SP lösningen, men olika site ägare kan lägga till egna regler EN användare kan ha olika behörigheter till olika siter i samma farm, vilket kan kräva olika utbildning Måste bestämma vilka master pages och page layouts + navigering som ska tilldelas varje site Site ägare är huvudansvarig för att innehållet i siten är korrekt och har bra kvalitet. Site användare ska meddela site ägaren när de vill lägga till ny info Det går inte skapa en uppsättning regler som alltid ska följas. Ibland måste man bryta för att nå ett mål Användare har olika behörigheter Den som designar en ny site måste också ta hänsyn till vad sitens användare förväntar sig av siten Alla är ansvariga för sitens innehåll

20 Utbildningsplan Vem behöver utbildning Site ägare, site designers, utvecklare, help desk, webredaktörer, användare Vilken träning behövs Dokumenthantering Webbredaktörsarbete Administrera siter och site collectioner Anpassa design för siter Site support Hur ska de tränas Lärarledd, video, coaching, självstudier?

21 Dokumentera och Kommunicera planen Ta fram dokumentationen Utgå från visionen Diskutera med styrgruppen vad planen ska innehålla för att möte visionen Säkerställ att berörda delar av styrgruppen, sponsorer och ledningen godkänner planen Kommunicera planen Viktigast är att ansvariga och slutanvändarna förstår Skapa en governance portal där allt står Ansvarsroller & individuella roller Beskrivningar av arbetsprocesser och rutiner Hur man får IT support Change request Feedback från användarna Tips: 3:e partsprodukter Ex: AvePoints SharePoint Governance

22 Risker Undvik detta Saknas tydliga regler hur SPS 2013 ska användas för team och användare Ge användare rättigheter till webbplatsen utan att utbilda dem Ge användare möjlighet styra åtkomst till info utan att utbilda dem Man har inte planerat hårdvaran för förväntad expansion Inte testa backup & restore processer Bestämma för mycket detaljer via Governance och därmed hindra användare göra anpassningar de behöver för att nå sitt mål

23 Tips #1: Utnyttja SP funktioner för Governance Låt användarna utnyttja anpassad webbplatsmallar Lättare komma igång, får också enhetlig webbplatsfunktionalitet Kan lägga in färdiga dokumentmallar, t ex Projektbeskrivning

24 Tips #2: Utnyttja SP funktioner för Governance Sätt disk quota på webbplatssamlingar Undviker därmed att de fylls upp med data, utan att någon reagerar OBS: går inte sätta på enskild subsite!

25 Tips #3: Utnyttja SP funktioner för Governance Aktivera Site use confirmation and deletion Varnar för oanvända webbplatssamlingar (Site collectioner) Kan automatiskt radera dem, om så önskas

26 Tips #4: Utnyttja SP funktioner för Governance Radera automatiskt temporära webbplatser via Site Policy T.ex tillfälliga samarbetsytor Kan ha flera site policies med olika värden Bestäm vilka policies en viss typ av site ska ha

27 Tips #5: Utnyttja SP funktioner för Governance Skapa arbetsflöden ( workflows ) för att följa affärsprocesser Kan knytas till vissa innehållstyper så de gäller överallt

28 Tips #6: Utnyttja SP funktioner för Governance Utnyttja User Profiles Ger användarna möjlighet utnyttja sin SkyDrive Pro för temporära dokument så slipper de lägga dem i fel webbplatser

29 Tips #7: Utnyttja SP funktioner för Governance Utnyttja funktionen Audit för att logga aktiviteter Kan sättas på en lista, dokumentbibliotek eller Innehållstyp Loggar följande användaraktiviteter: Öppna dok Ladda ner Tittat på listans/library innehållet Tittat på properties för objekt Editerat items, inkl properties och rättigheter Checkat ut eller in Flyttat eller kopierat till annat lib i samma site Deletete eller Restore items

30 Tips #8: Utnyttja SP funktioner för Governance Definiera en Retention Policy Anger när dokument eller listrad ska åtgärdas Efter viss tid från det skapades eller ändrades Åtgärd: Flytta till papperskorg (kan då återställas) Radera permanent Flytta till annan plats Starta workflow Definiera som Record Radera versionsutkast ( drafts ) Radera alla tidigare publicerade versioner

31 Tips #9: Utnyttja SP funktioner för Governance Utnyttja Innehållstyper för olika typer av dokument Kan då skilja t ex Avtal från Offert globalt Kan definiera Audit, Retention och Arbetsflöden individuellt på varje innehållstyp