Skapa grupp i Office 365

Transkript

1 Office 365 Groups En Office 365 grupp är en vidareutveckling av en distributionslista (mailgrupp) där medlemmar har en gemensam arbetsyta för e-post, konversationer, filer och kalender. Perfekt för t.ex. snabbt sammansatta projektgrupper som snabbt behöver komma igång med arbetet. För mer information om fördelarna med Office 365 Groups, läs Atrox artikel om Office 365 Groups här >> Innehåll Office 365 Groups... 1 Skapa grupp i Office Lägga till medlem/ar i en grupp Ta bort medlem ur grupp Använda Gruppkalendern... 6 Dela filer i gruppen... 7 Skapa gruppkonversation... 8 Editera befintlig grupp... 8 Använda OneNote... 10

2 Skapa grupp i Office Öppna Outlook på webben (Outlook Web App) och logga in med ditt Office 365 konto I menyn till vänster, bredvid Groups, tryck på plus-tecknet för att skapa en ny grupp (om du inte ser plus-tecknet, håll muspekaren över menyn). 3. Välj ett namn på din grupp. Under Group ID kan du välja ett annat ID som kommer vara gruppens mailadress. Obs! Group ID kan ej ändras i efterhand. Du får även här veta om ID: t är ledigt eller ej. Innan du klickar på Create kan du bestämma om gruppen ska vara en öppen eller stängd grupp under Privacy. Väljer du öppen (Public) kan vem som helst gå med i gruppen och se dess innehåll. Vill du ha en mer stängd grupp där medlemskap godkänns så välj istället Private. Tryck sedan på Create. Kryssa i Send copies of group conversations and events to members inboxes om du vill att nya medlemmar ska få en notis till sin egen inbox på kalenderhändelser och konversationer.

3 4. I nästa steg får du lägga till medlemmar i gruppen. Vill du lägga till medlemmarna vid ett senare tillfälle så välj. Annars tryck på när du lagt till dina medlemmar. 5. Nu är din grupp skapad och du kommer till Gruppens egen sida.

4 Lägga till medlem/ar i en grupp. 1. Öppna Outlook Web App. 2. I menyn till vänster, under Groups, välj din grupp. 3. I gruppfönstret uppe till höger, klicka på och välj Members. 4. Klicka på Add members.

5 5. Skriv in namnet på personen eller gruppen du vill lägga till och tryck sedan Save. Ta bort medlem ur grupp. 1. Du måste först vara ägare av gruppen för att ta bort medlemmar. 2. Klicka på och sedan på Members. 3. Klicka på All i grupp headern. 4. Håll muspekaren över medlemmen du vill ta bort och tryck på och sedan på Remove from Group.

6 Använda Gruppkalendern Att använda gruppkalendern fungerar på samma sätt som att använda din egen. Du kan utgå från kalendern i Outlook eller Kalender-vyn i Office 365 portalen. I den här guiden utgår vi från att du arbetar i kalendern i webben. 1. Logga in i Office 365 portalen och välj kalender i app launchern. 2. Välj din grupps kalender i menyn till vänster. 3. Nu kan du skapa möten, events och bjuda in precis som det fungerar i din personliga kalender.

7 Dela filer i gruppen Samarbete i en grupp kräver ofta att man behöver dela filer mellan varandra. Därför får grupper i Office 365 Groups en egen OneDrive for Business sida där man kan ladda upp filer och alla i gruppen har åtkomst till dessa. 1. Logga in i Office 365 och klicka dig in i Outlook, People eller OneDrive. 2. I menyn till vänster, under Groups, klicka på din grupp. 3. I grupp headern, välj Files. 4. Du kommer nu in i gruppens OneDrive dokumentbibliotek och kan här ladda upp eller skapa nya Officedokument som alla medlemmar i gruppen har åtkomst till.

8 Skapa gruppkonversation Inne i gruppen kan du enkelt starta en gruppkonversation genom att gå in i gruppen, välja Conversations och Start a group conversation. Detta kommer då skickas till gruppen och alla medlemmar kan se detta. Editera befintlig grupp Du kan välja att editera din befintliga grupp genom att t.ex. ändra utseende, lägga in en profilbild, ställa in en beskrivning av gruppen och ändra om den är publik eller privat. 1. Gå in på gruppens sida genom t.ex. Outlook Web App, i menyn till vänster under Groups, klicka på din grupp. 2. Uppe till vänster kan du klicka på bildens logga och sedan på pennan som dyker upp.

9 3. Rutan nedan dyker upp i högerkanten och här kan du ändra namn, description, privacy, språk och även ta bort gruppen.

10 Använda OneNote Du kan även skapa en anteckningsbok i OneNote för gruppen och göra anteckningar som gruppens medlemmar kommer åt. 1. Gå in på gruppens sida genom t.ex. Outlook Web App, i menyn till vänster under Groups, klicka på din grupp. 2. Välj Notebook i grupp headern högst upp på sidan. 3. Nu kan du skapa din anteckningsbok och dina anteckningar För ytterligare hjälp eller frågor kontakta gärna oss på Atrox. Helpdesk: helpdesk@atrox.se Telefon: Webbplats: