Fillagringsplatser. Fillagringsplatser (information om fillagringsplatserna du har att tillgå på Konstfack) Inledning... 12

Transkript

1 Fillagringsplatser Innehåll Fillagringsplatser (information om fillagringsplatserna du har att tillgå på Konstfack) Inledning... 2 Lokal disk... 2 Filserver... 3 Molnlagring - OneDrive för Konstfack... 4 Sammanställning... 5 Filserver PC (hur du kommer åt filserverns nätverksdiskar från en PC) Inledning... 7 Nätverksdiskar... 7 Filserver MAC (hur du kommer åt filserverns nätverksdiskar från en MAC) Inledning... 9 Nätverksdiskar och serveradresser... 9 Anslut nätverksdisk OneDrive för Konstfack (hur du kommer åt molnlagringstjänsten OneDrive för Konstfack) Inledning Webbläsaren OneDrive skrivbordsapp Officeprogrammen

2 Inledning På Konstfack har du tillgång till följande lagringsplatser för att spara dina filer. Lokal disk Filservern Molnlagring - OneDrive för Konstfack Syftet är att hjälpa dig att välja lämplig lagringsplats utifrån följande aspekter. Vem/vilka skall ha åtkomst till filerna Möjligheten att arbeta off-line Begränsning av lagringsutrymmet Behovet av att kunna återställa förlorade filer Sekretess och känsliga personuppgifter Olika gratisvarianter av molnlagring så som OneDrive, Dropbox, Google Drive bör inte användas för lagring av arbetsrelaterat material. Lokal disk På datorns disk eller anslutna externa lagringsenheter sparar du lämpligen tillfälliga arbetsdokument som enbart du behöver komma åt. Filer som du sparar på datorns disk bör sparas på skrivbordet eller i dokumentmappen. Det är inte lämpligt att spara känslig information lokalt då det finns risk att informationen hamnar i orätta händer om datorn eller den externa lagringsenheten kommer bort. Vem har åtkomst till filerna Behörigheten till filerna på datorns disk styrs av vem som är inloggad. Externa lagringsenheter har normalt sett ingen begränsning på vem som kommer åt filerna. Lagringsutrymme Hur mycket du kan spara beror på storleken på hårddisken eller externa lagringsenheten. Var vaksam så att du inte fyller hela datorns hårddisk då detta kan resultera i att datorn inte längre fungerar normalt. Återställning av filer Du ansvarar själv för att göra säkerhetskopior av viktiga filer till annan disk så som filservern eller en annan extern lagringsenhet. 2

3 Filserver På Konstfacks filserver sparar du filer som du vill dela med andra anställda på Konstfack. Även filer som du inte vill dela bör du spara här om de är viktiga eller innehåller känslig information. Detta för att undvika att filerna går förlorade eller hamnar i orätta händer om datorn försvinner eller går sönder. Vem har åtkomst till filerna Vem som kommer åt filerna beror på vilken nätverksdisk filerna sparas. Personlig nätverksdisk Här sparar du filer som du inte vill dela med andra. Gemensam nätverksdisk för en enhet/institution Här sparar du filer som du vill dela med anställda inom en enhet/institution Gemensam nätverksdisk för Konstfack Här sparar du filer som du vill dela med flera enheter/institutioner. Hur kommer jag åt filerna Filerna kommer du enbart åt via Konstfacks datorer anslutna till Konstfacks nätverk. När du loggar in på en Konstfack PC skapas automatiskt en synkroniserad kopia av filerna på din personliga nätverksdisk. Detta innebär att filerna är tillgängliga när du arbetar off-line. Lagringsutrymme Utrymmet på servern delas av alla anställda på Konstfack. Det är därför viktigt att utrymmet används ansvarsfullt. Om du har väldigt utrymmeskrävande filer bör du överväga om dessa bör sparas på någon alternativ plats. Det är även viktigt att utrymmet hålls efter dvs. att gamla filer som inte längre behövs rensas bort. Återställning av filer Säkerhetskopior görs dagligen av alla filer och sparas i 2 veckor. Med hjälp från IT enheten kan filer återställas från backup. 3

4 Molnlagring - OneDrive för Konstfack OneDrive för Konstfack är en molnlagringstjänst i Office365. Här sparar du filer som du vill skall vara åtkomliga från andra enheter än Konstfacks datorer. Pga. att det är molnlagringstjänst är det inte tillåtet att spara filer som innehåller sekretessuppgifter eller känsliga personuppgifter. Vem har åtkomst till filerna Bara du kommer åt filerna men det finns möjlighet att dela en specifik fil eller mapp med andra anställda eller studerande på Konstfack. Hur kommer jag åt filerna Du kommer åt OneDrive via Konstfacks webbmejl, OneDrive-appen eller Officeprogrammen. Du är inte begränsad till att använda en Konstfackdator för att kommer åt dina filer, du kan använda en privat dator, smartphone eller läsplatta. Genom att använda OneDrive-appen på din Konstfackdator blir det enklare att arbeta med dina filer och du har möjlighet att synka dina filer för att kunna arbeta offline. Lagringsutrymme Ditt lagringsutrymme är 1TB vilket gör det lämpligt för utrymmeskrävande filer. Återställning av filer Du kan själv återställa borttagna filer via OneDrives papperskorg upp till 30 dagar efter filen raderats. Du har även möjlighet att själv återställa tidigare versioner av befintliga filer. 4

5 Lokal disk Molnlagring - OneDrive Filserver - Personlig Filserver - enhet/institution Filserver - Konstfack Sammanställning Vilken typ av nätverksanslutning behöver jag för att komma åt filerna? Nätverksanslutning behövs ej (off-line) X Internet X Konstfacks nätverk X X X Möjligt att tillfälligt arbeta off-line genom att synkronisera filerna till enheten X X Från vilka datorer/enheter kommer jag åt filerna? Den dator som har tillgång till den lokala disken som filerna är sparade på X Konstfacks datorer X X X X Konstfacks datorer, privata datorer, smarttelefoner, läsplattor X Var sparar jag filer beroende på vem/vilka som skall komma åt dem? Filer som inte skall delas med andra X X X Filer som skall delas med andra på en enhet/institution Filer som skall delas med andra på flera enheter/institutioner Filer som skall kunna delas med en eller flera anställda/studerande på Konstfack X X X Var sparar jag filer med tanke på lagringsutrymmet? Lämpligt för utrymmeskrävande filer X X Vilken möjlighet finns för att återställa filer? Jag ansvarar själv för att se till att det finns säkerhetskopior X Återställning från daglig backup (filer sparas i 14 dagar) X X X Återställning via papperskorgen (filer sparas i 30 dagar) X Återställning av tidigare versioner av befintliga filer X Var sparar jag INTE filer som innehåller känsliga uppgifter? Inte lämpligt att spara filer med känslig information X X X Inte tillåtet att spara filer med sekretessuppgifter eller känsliga personuppgifter X 5

6 6

7 Filserver PC Inledning I detta avsnitt beskrivs hur du kommer åt filserverns nätverksdiskar från en av Konstfacks PC datorer. Nätverksdiskar Personlig nätverksdisk (U:) Här sparar du filer som du inte vill dela med andra. När du loggar in på en Konstfack PC skapas automatiskt en synkroniserad kopia av denna nätverksdisk. Detta innebär att filerna är åtkomliga även när datorn inte är ansluten till Konstfacks nätverk. 7

8 Gemensam nätverksdisk för enhet/institution (Z:) Här sparar du filer som du vill dela med anställda inom en enhet/institution. Gemensam nätverksdisk för Konstfack (G:) Här sparar du filer som du vill dela med flera enheter/institutioner. 8

9 Filserver MAC Inledning I detta avsnitt finns en sammanställning av serveradresserna till filserverns nätverksdiskar och en instruktion för hur du ansluter till dessa från en av Konstfacks MAC datorer. Nätverksdiskar och serveradresser Personlig nätverksdisk Här sparar du filer som du inte vill dela med andra. Anslut till server: smb://srfskf01/user$/<kontonamn> Kontonamn är ditt användarnamn som du använder för att logga på Konstfacks datorer. Gemensam nätverksdisk för enhet/institution Här sparar du filer som du vill dela med anställda inom en enhet/institution. Anslut till server: IBIS KHV DIV KO Ledningens kansli Personal Ekonomi UFA/studentkansliet Fastighet Receptionen IT-enheten smb://srfskf01/biuser smb://srfskf01/khv smb://srfskf01/div smb://srfskf01/konst$ smb://srfskf01/ledkans$ smb://srfskf01/pers$ smb://srfskf01/eko$ smb://srfskf01/ufa smb://srfskf01/fastighet smb://srfskf01/receptionen smb://srfskf01/it$ Gemensam nätverksdisk för Konstfack Här sparar du filer som du vill dela med flera enheter/institutioner. Anslut till server: smb://srfskf01/gemensam 9

10 Anslut nätverksdisk 1. I Finder välj Gå och Anslut till server i meny raden. 2. Fyll i serveradressen till den nätverksdisken du vill ansluta. Klicka Anslut. 10

11 3. Markera Registrerad användare och fyll i dina inloggningsuppgifter. Välj Anslut. På skrivbordet hittar du den anslutna disken. 11

12 OneDrive för Konstfack Inledning I detta avsnitt beskrivs hur du kommer åt ditt molnlagringsutrymme på OneDrive för Konstfack. För att komma åt tjänsten skall du logga på med ditt Konstfack konto (användarnamnet är din e-postadress och lösenordet är samma som du använder för att logga på Konstfacks datorer, e-post, intranät mm). Webbläsaren Via webbläsaren kommer du åt OneDrive från både PC och MAC. En fördel med att använda webbläsaren är att du kommer åt OneDrive-funktioner så som att dela filer samt återställa tidigare versioner av filer. OneDrive skrivbordsapp Detta är antagligen det smidigaste sättet att använda OneDrive från en Konstfackdator. Du bör inte tillämpa detta alternativ på en delad eller privat dator. Med skrivbordsappen synkroniserar du alla dina filer på OneDrive med den lokala hårddisken på datorn. Officeprogrammen I Officeprogrammen finns inbyggt stöd för att spara och öppna dokument på OneDrive utan att använda webbläsaren eller skrivbordsappen. Andra alternativ För mer information angående hur du kan använda OneDrive t.ex. från andra enheter som smarttelefoner och plattor läs mer om OneDrive för företag på följande webbsida: 12

13 Webbläsaren Inloggning Logga in på Konstfacks webbmail eller gå till följande webbsida och logga in med ditt Konstfack konto. Klicka på programväljarknappen högst uppe på sidan och välj OneDrive. 13

14 Navigera Använd något av navigationsfälten för att navigera bland dina filer och mappar. Ladda upp en fil Klicka Upload för att ladda upp en fil från datorns lokala hårddisk. Du kan även använda muspekaren och dra och släppa dokument direkt i webbläsarfönstret. 14

15 Skapa ny fil eller mapp För att skapa en ny mapp eller ett nytt dokument klicka New. 15

16 Hantera befintlig fil eller mapp För att hantera en befintlig fil eller mapp, markera objektet, klicka sedan på knappen och välj vad du vill göra. Download: Delete: Move to: Copy to: Version history: Ladda hem filen till datorns lokala disk. Ta bort markerad fil. Flytta filen till annan plats på OneDrive. Kopiera filen till en annan plats på OneDrive. Här kan du återställa tidigare versioner av ett sparat dokument. 16

17 Dela en fil eller mapp För att dela en fil eller mapp med andra anställda eller studerande på Konstfack, markera objektet och klicka Share uppe i menyraden. Ställ in önskade delningsalternativ. 1. Välj Invite people. 2. Fyll i namn eller e-postadress till den som du vill dela med. 3. Ställ in önskad behörighet. 4. Markera Send an invitation för att skicka en inbjudan med länk. 17

18 OneDrive skrivbordsapp Denna instruktion beskriver hur du kommer igång med skrivbordsappen för OneDrive som finns förinstallerad på alla Konstfacks PC datorer med Windows 10. Om du använder en MAC eller en PC med Windows 7 kontakta IT-supporten för hjälp med att installera och konfigurera skrivbordsappen för OneDrive. Starta skrivbordsappen OneDrive 1. Skrivbordsappen OneDrive startar normalt automatiskt när du loggar in på datorn. För att starta programmet manuellt: Klicka på förstoringsglaset, skriv onedrive i sökfältet och klicka på OneDrive Skrivbordsapp i sökresultatet. 18

19 2. Fyll i din Konstfack e-postadress och klicka Logga in. 3. Du kan få upp alternativet att logga in Privat eller Arbete eller skola. Välj Arbete eller skola. 19

20 4. Logga in med ditt Konstfack konto om du blir uppmanad att fylla i inloggningsuppgifter. 5. Klicka Nästa. 20

21 6. Markera Synkronisera alla filer och mappar på min OneDrive och klicka Nästa. 7. Klicka Öppna min OneDrive Konstfack-mapp. Filsynkronisering mellan datorn och OneDrive är nu uppsatt. 21

22 OneDrive mappen Efter att du har satt upp synkroniseringen läggs mappen OneDrive Konstfack till på datorn. Befintliga filer på OneDrive kopieras till denna mapp. Filer och mappar som du lägger till eller uppdaterar i denna mapp kommer att kopieras till lagringsutrymmet på OneDrive. Även mappen OneDrive-Personal läggs upp på datorn men används enbart för privata OneDrive konton. Dela en fil eller mapp Högerklicka på filen och välj Fler delningsalternativ för OneDrive 22

23 Ställ in önskade delningsalternativ i webbläsarfönstret som öppnas. 1. Välj Invite people. 2. Fyll i namn eller e-postadress till den som du vill dela med. 3. Ställ in önskad behörighet. 4. Markera Send an invitation för att skicka en inbjudan med länk. 23

24 Officeprogrammen I Officeprogrammen kan du öppna och spara Officedokument på OneDrive. Instruktionen nedan visar hur du gör detta från en Konstfack PC. 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Välj Öppna eller Spara. Klicka OneDrive - Konstfack i listan över lagringsplatser. 24