Guide - Självbetjäningsportalen

Transkript

1 Guide - Självbetjäningsportalen GÖLISKA IT Version 1.1

2 Innehåll Samverkansmappar... 3 Ny mapp... 3 Behörighet till mapp... 3 Konto... 4 Personligt konto... 4 Distributionslista... 4 Ny Distributionslista... 4 Behörighet till distributionslista... 5 Lösenordsåterställning... 5 Registrera mobilnummer... 5 Återställa lösenord... 5 Utveckling självbetjäningsportalen... 6

3 Samverkansmappar Alla användare som finns i Göliska ITs kommungemensamma AD kan beställa en ny samverkansmapp och ansöka om behörighet till befintliga. En samverkansmapp kan vara en gemensam mapp för användare i en kommun eller en gemensam mapp för flera kommuner inom V6-samarbetet. Ny mapp 1. Välj Beställa Ny mapp 2. Välj om du vill skapa en gemensam mapp för din kommun eller en kommunövergripande mapp (Gemensam V6). 3. Skriv vad mappen skall heta under Namn 4. Skriv en kort beskrivning vad mappen skall användas till under Beskrivning 5. Du blir automatiskt ägare till mappen men måste lägga på behörighet på dig själv (se nedan) 6. På alla mappar skall ett utgångsdatum anges. Standard är 1 år, max är 2 år. Datum kan flyttas fram senare. Ägaren får ett mail 14 dagar innan utgångsdatum med påminnelse om att utgångsdatum närmar sig för att ha möjlighet att flytta fram datum eller gå igenom mappen innan den tas bort. 7. Välj Skicka, mappen skapas nu med automatik. Du som ägare får sedan lägga till de användare som skall ha behörighet till mappen. Borttag av mapp görs genom att ändra utgångsdatum under Välj Hantera Behörigheter Konfigurera mapp, se nedan Behörighet till mapp Lägg till behörighet till användare som skall ha åtkomst till mappen: 1. Välj Hantera Behörigheter Konfigurera mapp 2. Klicka i rutan under Mapp och en lista på de mappar som du är ägare till kommer upp. 3. Välj den mapp du skall ge behörighet till 4. Sök upp användare som du vill ge behörighet genom att skriva in namnet i rutan under Användare och klicka på förstoringsglaset 5. En lista kommer upp som matchar din sökning. Till höger i listan finns bockrutorna R och W, sätt en bock i rutan på användare som skall ha tillgång till mappen. Om du bockar i R får användaren bara läsrättigheter, om du bockar i W får användaren både läs- och skrivrättigheter. Tänk på: som standard visas 5 träffar åt gången, du kan själv ändra till att 10 eller 15 träffar visas, längst ner på sidan till höger. - Ny mapp skapas under P:\kommun\Samverkan alternativt P:\Gem\Samverkan - Tänk på att du måste lägga till dig själv i behörighetslistan enligt nedan. Du kan också beställa behörighet till mapp till dig själv: 1. Välj Beställa Behörigheter Mapp 2. Här kan du beställa behörighet till samverkansmappar tillhörande din kommun eller gemensamma för alla V6 kommunerna. 3. Om du vet namnet på mappen skriver du in det i sökrutan annars klickar du bara i rutan och alla mappar som du kan beställa behörighet till kommer upp. 4. När du valt mapp, skall du också välja rättigheter (Skriv eller Läs) därefter klickar du på Skicka och en förfrågan till ägaren av mappen skickas iväg. Ägaren måste godkänna din beställning Siv Persson Sida 3 av 6

4 innan du får tillgång till mappen. Du kommer få ett mail med information när ägaren godkänt, alternativt avslagit, din beställning. - Du måste alltid logga ut och logga in igen för att kunna se nya mappar och mappar som du fått behörighet till. Borttag av behörighet till mapp för en användare görs på samma sätt som Behörighet till mapp ovan men genom att man bockar ur rutan R eller W. Konto Som chef, IT-ansvarig eller av chef annan utsedd person kan du skapa ett nytt konto för personal som inte automatisk får ett konto via MIM (system för automatisk kontohantering). Det kan gälla tillfälligt anställd personal, uppdragstagare eller personal som av någon anledning inte finns med i urvalet till MIM som gör att en anställd automatiskt får ett inloggningskonto. Personligt konto 1. Välj Beställa Konto Personligt konto 2. Fyll i förnamn, efternamn och personnummer. 3. Observera att det med automatik fylls i ett Utgångsdatum som är 1 år, sätt önskat datum. 4. Om kontot inte skall ha ett e-postkonto väljer du det i rutan E-post. 5. Välj vilken verksamhet/avdelning kontot skall tillhöra. 6. Klicka på skicka. 7. Kontot skapas och ett mail skickas till den som skapat kontot med information om användarnamn och ett engångslösenord. Behörigheter till gemensamma mappar för verksamheten/avdelningen tilldelas automatiskt. Övriga behörigheter får beställas som tidigare, en beställning till Service Desk eller via Nordic Edge. Distributionslista Alla användare som finns i Göliska ITs kommungemensamma AD kan beställa en ny distributionslista och ansöka om behörighet till de som skapats i självbetjäningsportalen. En distributionslista kan vara en gemensam för användare i en kommun eller en gemensam för flera kommuner inom V6- samarbetet. Under våren 2019 kommer alla befintliga distributionslistor kunna administreras i portalen. Ny Distributionslista 1. Välj Beställa Ny Distributionslista 2. Välj om du vill skapa lista för din kommun eller en övergripande för V6 kommunerna. 3. Skriv in namn på listan och en kort beskrivning. 4. Utgångsdatum är automatisk ifyllt med 1 år, här kan du välja ett annat datum upp till 2 år. 5. Du blir automatiskt ägare till distributionslistan och när utgångsdatum närmare sig får du ett mail som påminnelse och kan förlänga tiden ytterligare max 2 år. 6. Klicka på Skicka och du får ett mail när listan är skapad. Du som ägare får sedan beställa behörighet till distributionslistan. Siv Persson Sida 4 av 6

5 Behörighet till distributionslista Om du själv skall vara medlem i distributionslistan måste du beställa behörighet. 1. Välj Beställa Behörigheter Distributionslista 2. Klicka på rutan under Grupp och en lista med distributionslistor som du kan söka medlemskap i kommer upp. 3. Välj lista. 4. Klicka i rutan under Användare och välj dig själv, klicka på Uppdatera. 5. Du får ett mail när du har lagts till som medlem. För att lägga till användare i distributionslistan: 1. Välj Hantera Behörigheter Konfigurera distributionslista 2. Klicka i rutan under Grupp 3. Välj lista 4. Sök upp användare som du vill lägga till genom att skriva namn, del av namn eller inloggningskonto i rutan under Användare, klicka på förstoringsglaset. 5. Välj användare genom att klicka i rutan under M Lösenordsåterställning Du kan själv återställa ditt lösenord via engångslösenord till SMS om du glömt det och även frisläppa lösenordet om du spärrat det. För närvarande går det endast att göra från en ADM-ansluten PC och du måste ha registrerat ett mobilnummer i självserviceportalen. Registrera mobilnummer 1. Välj Registrera för lösenordsåterställning 2. Skriv in dit lösenord 3. Skriv in det mobilnummer du vill ha SMS till Återställa lösenord 1. Lösenordet kan återställas när du står på inloggningsbilden 2. Under rutan där du skriver ditt inloggningsnamn står Har du problem med att logga in? 3. Klicka på texten och ett SMS skickas till det mobilnummer du registrerat med en engångskod. 4. Skriv in koden i rutan. 5. Välj om du vill låsa upp spärrat konto eller om du vill byta lösenord (se bild nedan) Valet Återställ lösenord på portalsidan kan du använda för att hjälpa annan användare att byta lösenord om de har registrerat sitt mobilnummer. Siv Persson Sida 5 av 6

6 Utveckling självbetjäningsportalen Detta är första versionen av portalen som vi släpper. Ett löpande arbete kommer att ske med att lägga in nya tjänster och funktioner. Några exempel är att vi skall få möjlighet att byta lösenord från andra enheter än ADM-anslutna PC, att skapa en behörighetsbeställning för nya användare till system, att kunna beställa applikationer och att kunna ta ut rapporter på vilka medlemmar som har behörighet till mappar och distributionslistor. Siv Persson Sida 6 av 6