Manual för GRABO. Webbokning av begravningsceremoni och gravsättning hos Stockholms kyrkogårdsförvaltning KYRKOGÅRDSFÖRVALTNINGEN

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Manual för GRABO. Webbokning av begravningsceremoni och gravsättning hos Stockholms kyrkogårdsförvaltning KYRKOGÅRDSFÖRVALTNINGEN"

Helena Axelsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 KYRKOGÅRDSFÖRVALTNINGEN Manual för GRABO Webbokning av begravningsceremoni och gravsättning hos Stockholms kyrkogårdsförvaltning Version (14)

2 Innehåll: Bakgrund och behörighet till Grabo 3 Nyheter 3 Inloggning I Stockholm Stads Idportal 4 Val av byrå/kontor 6 Kort om nya funktioner i Grabo 7 Bokning av Nytt ärende 9 Bokning via Kalender 11 Komplettering av Ärende 12 Bokning av Kremation 13 Bokning av Ceremoni med urna 13 Bokning av Gravsättning 13 Rekommendation TimeOut Version (14)

Bokning via Kalender 11 Komplettering av Ärende 12 Bokning av Kremation 13 Bokning av

3 Bakgrund Stockholms kyrkogårdsförvaltning introducerade 2007 en tjänst för Stockholms begravningsbyråer som innebär att preliminär bokning av tider för begravningsceremonier och gravsättningar kan göras via en webbapplikation GRABO. GRABO ska tillgodose begravningsbyråernas behov av att snabbt kunna boka tid och plats för ceremoni och gravsättning utan att behöva ringa till kyrkogårdsförvaltningen. Blanketter för ansökan om behörighet till Grabo hämtar du på tänk på att entreprenörskod för byrån måste finns i systemet hos oss för att vi ska kunna lägga upp behörigheten. Nyheter GRABO har nu utvecklats vidare och version innehåller följande förändringar. Meddelanden och aktuella länkar kommer visas på första sidan efter att inloggning skett. Sök befintligt ärende med personnummer eller namn. Boka och skapa ärendet direkt via kalender. Boka allt från samma ärendebild/blad. Möjlighet att boka om tidigare inbokat ärende Hämta upp ärende påbörjat av kyrkogårdsförvaltningen, komplettera eller ändra. Nytt alternativ i rullningslist för ceremoni: Ej Grabo (bokat av förvaltningen). Visas då bokning gjorts via telefon Knappar är uppflyttade överst på sidan. Även information om att ärendet är bekräftat och feltexter läggs högst upp för att det ska bli mer överskådligt. Färre knappar att navigera med. Förändring Version Värdet behöver Inte organist är ändrat till behöver organist. Skriv ut knappen fungerar igen. Länk till kapellöversikt ligger på grabo.stockholm.se, som visar lediga och bokade tider i kapellen Version (14)

GRABO ska tillgodose begravningsbyråernas behov av att snabbt kunna boka tid och plats för ceremoni och gravsättning utan att behöva ringa till kyrkogårdsförvaltningen.

4 Inloggning i Stockholm Stads IdPortal Adress: Här väljer du den inloggningsmetod du önskar. Väljer du Hårt eller Mjukt Certifikat kommer du direkt till första bilden i Grabo-applikationen. Får du problem med med Safeword-Engångslösenord, hårt eller mjukt certifikat kontakta din leverantör eller TietoEnator välj val Version (14)

Väljer du Hårt eller Mjukt Certifikat kommer du direkt till första bilden i Grabo-applikationen.

5 Nedan följer förfarandet vid val av SMS-Engångslösenord som inloggningsmetod Steg 1: Ange ditt personnummer med 12 tecken (19xx osv) och ditt lösenord. Ditt lösenord har du fått från oss i ett e-postbrev efter att ansökan godkänts. Steg 2: Till din mobiltelefon skickas ett SMS med ett engångslösenord. Skriv in detta lösenord (fyra siffror) i fältet för SMS-kod och klicka på Skicka. Du har i ansökan registrerat ditt mobilnummer och vilket/vilka kontor du tillhör. Om detta ändras måste du meddela detta till oss för att inloggningen ska fungera. Support vid lösenordsproblem, TietoEnator telefon: välj val Version (14)

Skriv in detta lösenord (fyra siffror) i fältet för SMS-kod och klicka på Skicka. Du har i ansökan registrerat ditt mobilnummer och vilket/vilka kontor du tillhör.

6 När du som handläggare för begravningsbyrån har loggat in på Stockholms Stad IdPortal har du tillgång till GRABO. Val av byrå/kontor Har du fler än ett kontor får du före startsidan upp en sida där du väljer vilket kontor du vill registrera ärendet på. Arbetar du bara för ett kontor kommer du direkt till startsidan Version (14)

Val av byrå/kontor Har du fler än ett kontor får du före startsidan upp en sida där du

7 Kort om nya funktioner i GRABO 1. Skapa nytt ärende, klicka på fyll i personnummer och tryck på enter eller på förstoringsglaset så hämtas personuppgifterna. Samma gäller för dödsboets kontaktperson. Relationen till den avlidna är det enda som behöver fyllas i manuellt. 2. Uppgifter om den avlidne och kontaktperson hämtas från Skatteverket. För avliden har följande uppgifter hämtats. Dödsdatum Efternamn Samtliga förnamn Folkbokföringsort Församling LKF-kod För avliden kan du komplettera med tilltalsnamn. Du kan även lägga till eget ärende/referensnummer. För anhörig har följande uppgifter hämtats från Skatteverket: Efternamn Förnamn Gatuadress Postort För anhörig kan du komplettera med telefonnummer och fältet relation ska alltid anges i ärendet Version (14)

För avliden har följande uppgifter hämtats. Dödsdatum Efternamn Samtliga förnamn Folkbokföringsort Församling LKF-kod För avliden kan du komplettera med tilltalsnamn.

8 3. Skapa ärende via kalendern gå in på välj den resurs du vill boka, klicka på den lediga tid du önskar boka och du har påbörjat ärendet. När du ändrar en bokning står den tid du tidigare valt som Nuvarande och markeras som Ledig när du har bokat om. 4. Klicka på förstoringsglaset och alla dina pågående ärenden kommer upp. Väljer du bocka i rutan Mer så kommer även de som är avslutade. 5. Sök med personnummer eller namn ex Eriks i namnfältet så kommer alla ärenden som börjar med Eriks upp i listan. Samma gäller för personnummer söker du på ex 1918 så kommer alla ärende inlagda med det året upp. 6. Står det någonstans i ärendebladet Ej Grabo betyder det att kyrkogårdsförvaltningen har gjort bokningen. Du kan komplettera dessa ärenden. 7. När du är klar och vill logga ut klicka på Version (14)

Väljer du bocka i rutan Mer så kommer även de som är avslutade. 5. Sök med personnummer eller namn ex Eriks i namnfältet så kommer alla ärenden som börjar med Eriks upp i listan.

9 Bokning av Nytt ärende Klicka på Nytt ärende så kommer du till ärendebladet. Ärendeblad Version (14)

Börja med att ange den avlidnas personnummer. Tryck enter eller klicka på förstoringsglaset. Gör likadant med dödsboets kontaktperson. Fyll sedan i kontaktpersonens relation till den avlidna.

10 Börja med att ange den avlidnas personnummer. Tryck enter eller klicka på förstoringsglaset. Gör likadant med dödsboets kontaktperson. Fyll sedan i kontaktpersonens relation till den avlidna. När detta är gjort kan du påbörja bokningen av våra resurser. Exempelvis en ceremoni bokas enligt nedan: De val som finns är: ingen ceremoni, akt med urna eller akt med kista. Sedan klickar du på kalendern och väljer kapell i rullisten, nu kommer de lediga tider upp som du kan välja mellan. Klicka på tiden du vill boka och du kommer tillbaka till ärendebladet. När bokningen är klar ser du datum och tid i ärendebladet och att det är preliminärt. När du är klar med ärendet klicka på bekräfta. Här visas alla felmeddelanden, om du inte fyllt i alla fälten korrekt eller inte har bekräftat ärendet Version (14)

Sedan klickar du på kalendern och väljer kapell i rullisten, nu kommer de lediga tider upp som du kan välja mellan. Klicka på tiden du vill boka och du kommer tillbaka till ärendebladet.

Är allt rätt registrerat så blir ärendet inlämnat och grönmarkerat. Du kan givetvis boka kremation och gravsättning samtidigt eller avsluta och fortsätta med nästa ärende.

11 Är allt rätt registrerat så blir ärendet inlämnat och grönmarkerat. Du kan givetvis boka kremation och gravsättning samtidigt eller avsluta och fortsätta med nästa ärende. Bokning genom Kalendern Klicka på Kalendern och starta bokningen med att välja resurs från rullisten, här ligger alla ceremonioch gravsättningsalternativ som går att boka. Först i listan visas kapellen och sedan kommer gravsättningsalternativen i alfabetisk ordning Version (14)

Bokning genom Kalendern Klicka på Kalendern och starta bokningen med att välja resurs från rullisten, här ligger alla

Du kan ändra bokningarna inom ramen för tidsintervallerna.

12 Välj sen vilken vecka och tid du önskar boka och du kommer till ärendebladet för fortsatt administration av bokningen. Komplettering av pågående ärende Gå in till ärendelistan klicka på det ärende du vill komplettera, klicka sedan på uppdatera. Du kan ändra bokningarna inom ramen för tidsintervallerna. Antal dagar innan tidsbokning kan ske är 7 Antal dagar för att utföra kremering är 7 Nu går det också att komplettera ärende skapade av kyrkogårdsförvaltningen (Ej Grabo). Som tidigare går det också att lägga till om man behöver organist eller om man vill ha bårtäcke. bocka i rutan för respektive val Version (14)

13 I noteringsfältet kan man komplettera med uppgifter som tillhör ärendet. Varje gång ärendet kompletteras sätts en tidsstämpel. Kom ihåg att alltid klicka på knappen Bekräfta för att spara uppgifterna i ärendet. Bokning av kremation De val som finns är: Ingen kremation, Annat krematorium, Råcksta och Skogskrematoriet. Välj Ingen kremation om ni ska beställas det senare. Om Råcksta eller Skogskrematoriet väljs, ska urnmaterial alltid anges. Sker kremering på annat krematorium vill vi att ni anger vilket och urnmaterialet. Bokning av ceremoni med urna När man väljer ceremoni med urna, blir rutan Kremering före ceremoni automatiskt ifylld. Bokning av gravsättning Beroende på vilket val du gör, får du möjlighet att söka efter grav kopplad till avliden eller anhörig. Klicka på förstoringsglaset, när sökningen är klar visas de gravrätter som eventuellt är kopplade till personerna Version (14)

Välj Ingen kremation om ni ska beställas det senare. Om Råcksta eller Skogskrematoriet väljs, ska urnmaterial alltid anges.

14 Här markerar du den grav som du tänker boka gravsättning i och klickar sedan på Tag med. Informationen om graven skickas till ärendebladet. Rekommendation TimeOut För att undvika TimeOut situationerna som har uppstått i tidigare version vid bokning av tid rekommenderar vi er att vid bokning av ceremoni eller gravsättningstid bekräfta bokningen så fort den är gjord. Sedan kan ni välja uppdatering och fortsätta administrera ärendet. När man har varit inne i ett ärende, ska man alltid avsluta med att trycka Bekräfta. Vid övriga frågor eller om problem uppstår, kontakta gruppen för bokningar och förrättningar på telefon eller e-post bokning.kyf@stockholm.se Support vid lösenordsproblem, TietoEnator telefon: välj val Version (14)

bokningen så fort den är gjord. Sedan kan ni välja uppdatering och fortsätta administrera ärendet. När man har varit inne i ett ärende, ska man alltid avsluta med att trycka Bekräfta.

Relevanta dokument

WebAveny Bisättningsjournal. Manual för transportörer vers 11.6

WebAveny Bisättningsjournal. Manual för transportörer vers 11.6 WebAveny Bisättningsjournal Manual för transportörer 2016 vers 11.6 2 Innehåll INLOGGNING 1 Byta lösenord 1 REGISTRERING 2 LÄMNA IN KISTA/URNA 4 HÄMTA UT KISTA/URNA 6 TOM URNA 7 KVITTENS 7 AKTUELLA AVLIDNA