Arkivering av e-post i Lotus Notes

Transkript

1 Arkivering av e-post i Lotus Notes en användarguide

2 2(9) Inledning Denna guide ska hjälpa dig att arkivera e-post från e-post i din Lotus Notes-klient. Guiden är skriven för version av klienten och visar hur det såg ut i februari Läser du guiden vid ett senare tillfälle kan saker vara något annorlunda i din klient än vad som visas här. Varför Att arkivera e-post från din e-postapplikation gör att det dagliga arbetet med e-posten går snabbare och du får lättare att hitta bland din e-post om du bara har det som är riktigt aktuellt där. Databasen och vyerna kommer att gå snabbare att öppna och risken minskar för att du ska få problem med korrupta vyindex. Synkningar gentemot mobiltelefoner går snabbare. Förutsättningar För att du ska kunna arkivera måste du ha en Lotus Notes-klient av version 8.5 eller senare installerad. Vilken version som du använder hittar du under Help -> About IBM Lotus Notes. Det är också rekommenderat att du använder Standard Configuration av klienten (och inte Basic Configuration).

3 3(9) Eftersom arkiveringen aktiveras av en bakgrunsprocess på servern så kan du inte arkivera e-post under den första veckan efter ditt e-postkonto har skapats. Om du är en avancerad användare och läser din e-post via både Lotus Notes-klienten och POPoch IMAP-klienter så ska du veta att du bara kommer åt arkivet för läsning via Lotus Notesklienten eller inotes. Så här gör du Börja med att öppna din e-postapplikation. Se till att du befinner dig på din hemserver (dvs. London/Server/BTH). Börja med att städa och radera e-post från din e-postdatabas. Det är ju meningslöst att arkivera "skräp".

4 4(9) När du städat är det dags att göra själva arkiveringen. Att arkivera är enkelt. Du markerar de e- post som du vill arkivera och väljer sedan Actions -> Archive -> Archive Selected Documents:

5 5(9) Du får nu upp en dialogruta. I den kan du bara välja My archive. Acceptera valet genom att klicka OK: När arkiveringen är klar kan du i statusraden se resultatet:

6 6(9) Detta meddelande betyder att 2 dokument har arkiverats och sedan tagits bort från din vanliga e- postdatabas. När arkiveringen har aktiverats för din e-postdatabas (vilket tar max en vecka från det att ditt e-postkonto har skapats) så får du ett nytt val i navigatorn till vänster i din e-postapplikation:

7 7(9) Om du vill öppna ditt arkiv så klickar du på My Archive. Arkivet på arkivservern Alexandria/Server/BTH öppnas då. Lägg märke till att det i Lotus Notes-klienten finns ett par visuella ledtrådar som tydligt ska visa att du är i ditt arkiv och inte i din vanliga e-postapplikation (detta gäller om du har version eller senare av arkivet). Om du vill arkivera alla meddelanden i en mapp är det enklast om du öppnar mappen och trycker Ctrl-a för att markera alla och sedan välja Actions -> Archive -> Archive Selected Documents. Om du sedan vill ta bort mappen i din e-postapplikation kan du högerklicka på den och välja Remove Folder (mappen kommer att finnas kvar i ditt arkiv). Det finns ingen inbyggd funktionalitet för att flytta tillbaka ett e-post från arkivet till din e-postapplikation. Men du kan alltid kopiera tillbaka dokumenten med de vanliga tangentbordskommandona för klippa och klistra (Ctrl-x, Ctrl-c och Ctrl-v). Att öppna arkivet i inotes Du kan också öppna arkivet för läsning i webbposten (inotes). Du kan bara öppna arkivet om du använder det avancerade läget av webbposten:

8 8(9) Du har då valet My archive i navigatorn på samma sätt som i Lotus Notes-klienten.

9 9(9) Klickar du på My archive så öppnas arkivet i en ny flik eller i ett nytt fönster. Tänk på att arkivet inte är riktigt lika tydligt markerat i inotes utan det liknar mer din valiga e-postlåda. Dock står ordet Arkiv straxt under ditt namn som en liten påminnelse om var du befinner dig: