Policy för dokument- och ärendehantering inom ST

Transkript

1 Margareta Bäck Policy för dokument- och hantering inom ST 1 Sammanfattning 2 2 Syfte och mål 2 3 Avgränsningar 3 4 Definitioner Ärende Dokument 3 5 Roller och ansvar Förvaltningsorganisation Användare 6 6 Arbetssätt Lagar och styrande regler Kanaler in till kansliet Mallar Ärenden Registrera Byta handläggare Avsluta Ta bort Följa upp Arkivera Dokument 9 7 Behörighet och sekretess Behörighet Sekretessbelagda n 10 8 Ärende och dokumentstruktur 10 9 Metadata Relaterade dokument Giltighet för denna policy 11 Bilaga: Diarie/ och arkivplan 1

2 1 Sammanfattning STs verksamhetsledning har beslutat att införa ett sammanhållet arbetssätt för dokument- och hantering samt ett hanteringssystem som stödjer detta arbetssätt. Detta dokument anger de riktlinjer och den policy som omgärdar det nya systemet och som ska vara vägledande i arbetet med systemet. Det nya systemet ska kvalitetssäkra handläggningen av n och därmed öka medlemsnyttan. Systemet ska i första hand stödja arbetsuppgifter kopplade till enskilda medlemsn samt avtalsförhandlingar. Med stöd av systemet kommer alla n att kunna hanteras likvärdigt. Systemet ger stöd för en bra och tydlig uppföljning och det ger användarna möjlighet att kunna ange olika bevakningstider. Därmed blir inga n liggande obearbetade över en längre tid. Det nya systemet ersätter tidigare diariesystem (STiaBas). Åtkomst till tidigare system kommer att vara möjlig under en längre övergångsperiod. Det ska råda stor öppenhet när det gäller registrering av n. Det är bättre att registrera för mycket än för litet. Ärenden kommer att kunna registreras och följas upp av alla involverade handläggare/ombudsmän och enhetschefer. 2 Syfte och mål Ärende och dokumenthanteringen inom ST ska vara tillförlitlig och säkerställa att alla n hanteras på ett likartat sätt och att alla medlemmar får samma bemötande. De övergripande mål som finns för och dokumenthantering är: Öka medlemsnyttan Kvalitetssäkra handläggningen av n Följande mål finns för det nya systemet: Medlemsn ska vara enkelt sökbara (per personnummer) Det ska i varje skede av ett klart framgå vem som är ansvarig för t. Det ska inte finnas något delat ansvar. Man ska kunna följa hur n handlagts, vilka handläggningstider som finns och vilken status som gäller för pågående n Det ska vara enkelt att finna alla dokument som tillhör ett Telefonsamtal och e-postkommunikation i samband med hanteringen ska enkelt kunna registreras och kopplas till det specifika t Arbetet med dokument ska förenklas genom att fastställda dokumentmallar används 2

3 Systemet ska ge stöd för bra och tydlig uppföljning Användarna ska ha möjlighet att sätta bevakningstider per så att inga n ligger obearbetade över längre tid 3 Avgränsningar För systemet finns följande avgränsningar: Rådgivning via ST Direkt ska inte registreras i systemet Systemet innefattar i detta skede inte förtroendevaldaorganisationen ST Press och STs a-kassa innefattas inte i systemet. 4 Definitioner 4.1 Ärende Ett består av flera olika aktiviteter (leder till handläggning i flera olika steg). Det har en unik identifikation, men är sökbart på ett antal parametrar. Enkla n som kan besvaras direkt ska som regel inte läggas in i systemet. 4.2 Dokument Ett dokument är en informationsbärare av olika slag som kan vara kopplat till ett men som även kan förekomma fristående från ett. Det finns ett antal olika typer av dokument som i stort behandlas lika men vissa specifika hanteringsregler kan finnas per dokumenttyp. Utmärkande för dokument är att de: är informationsbärare som kan kopplas till ett eller annan typ av verksamhet är styrande eller vägledare för arbetet inom ST kan finnas i många versioner har en unik identitet det finns någon form av behörighet kopplat till ett dokument det är återsökbart har en fastställd giltighetstid har en författare bara finnas lagrat på en plats är kopplat till, projekt, sakområde eller huvudprocess kan finnas i flera versioner 5 Ansvar och roller Att arbeta i det nya - och dokumenthanteringssystemet innebär att arbeta med förtroende. Detta ställer samma krav på de anställda som i allt annat arbete, det vill säga 3

4 arbetet ska kännetecknas av respekt för den enskilda individen. Handläggningen ska inge förtroende, där människosyn, värderingar och etik är viktigt. Om osäkerhet uppstår i viss fråga, bör den anställde vända sig till sin chef. I det nya systemet finns möjlighet att läsa varandras n. Personuppgiftslagen (PUL) lägger inte något hinder för detta. Det är först när man lämnar ut uppgifter till tredje man som man måste ha samtycke. Självklart gäller att möjligheten att läsa varandras n omfattas av samma etiska regler som allt annat arbete. Något missbruk ska inte förekomma. I relationen till PUL gäller att personuppgiftsbehandling måste vara laglig, korrekt, i enlighet med god sed, bara för särskilda uttryckligt angivna och berättigade mål, begränsa sig till det som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen och inte bevaras längre än nödvändigt. Ett enhetligt arbetssätt för och dokumenthantering ska användas inom ST. Detta arbetssätt ska användas av alla anställda inom kansliorganisationen när de arbetar med n av olika slag eller skapar eller söker dokument. Merparten av de anställda har tillgång till det gemensamma hanteringssystemet, men vissa personer kommer utifrån sina roller att använda systemet mer frekvent än andra. Det är i första hand ombudsmän, chefer, administratörer på centrala kansliet samt handläggare av medlemsregistret, IRMA. För att säkra att systemet som stödjer och dokumenthantering hålls levande och att användarnas synpunkter beaktas skapas en förvaltningsorganisation med ett antal roller. Kanslichefen har ett överordnat ansvar för - och dokumenthantering inom ST och är även systemägare till hanteringssystemet. Ansvar för olika aktiviteter har delegerats till enhetschefer eller till enskilda ombudsmän enligt nedan. En genomgående princip är att det alltid ska finnas en ansvarig på varje nivå, inget delat ansvar för ett dokument eller. Rollerna och det ansvar som är kopplat till dessa beskrivs nedan. 4

5 5.1 Förvaltningsorganisation Aktivitet Övergripande systemansvar Ansvar Tilldelar medel för systemets förvaltning och har det yttersta ansvaret för att systemet på bästa sätt stöder verksamhetsidén Tekniskt driftsansvar Drift och back up ansvar Administrationsansvar Administration av systemet Applikationsansvar Utvecklingsansvar Förvaltningsmässigt underhåll och versionshantering Daglig systemförvaltning Bevaka, följa upp och utveckla systemets funktionalitet Uppdatering och utveckling av systemet på uppdrag av systemägaren. Utser systemförvaltare Godkänner förvaltningshandbok Godkänner den årliga förvaltningsplanen Godkänner avtal med drifts- och underhållsansvariga Lägga upp användare Administrera behörigheter Ta fram policy och rutiner Introducera nya användare Fungera som kunskapsback-up för hela kansliorganisationen Sammanställa och bedöma synpunkter och önskemål Beställa förändringar Göra felanmälan Dialog med användarrepresentant er och IT Inventera nya användningsområden för systemet Sekretariatet IT-enheten IT-enheten Sekretariatet Sekretariatet IT-enheten 5

6 5.2 Användare Aktivitet Roll Ansvar Behörighet Registrering Huvudregistrator Huvudansvar Behörighet till alla n utom sekretessbelagda Enhetschef En registrerings/scanningsansvarig per enhet Ansvarig ombudsman Ansvar inom sin enhet Handläggare på regionens huvudort eller på det centrala kansliet Ansvar för de n som tilldelats via lottning Behörig till enhetens n Behörighet till egna n Fördelar n, vilket kan delegeras till postsorterings -ansvarig Back up ska finnas. Enskild ombudsman/ handläggare har ansvar för att registrera sina n utifrån kriterierna för vad som är ett. Postsortering En postansvarig per enhet Överföring av Ansvarig ombudsman och enhetschef Handläggare på regionens huvudort eller på det centrala kansliet Enhetschef Back up ska finnas 6 Arbetssätt 6.1 Lagar och styrande regler Lagstiftning styr hur hanteringen av vissa n ska ske. För dokument finns krav på arkivering i visst antal år. Förutom lagar och regler fasställda på central nivå ska hanteringen 6

7 av n och dokument också stämma överens med de övergripande mål som finns inom ST vad gäller handläggningstider, servicenivå till medlemmen etc. Det finns också för vissa n, tex MBA-R-n, vissa juridiska n, remisser och motioner en handläggningstid som måste hållas. I systemet finns en bevakningsfunktion som ger signaler till handläggaren i god tid innan fastställd tid gått. 6.2 Kanaler in till kansliet Ärenden och dokument initieras ofta utanför STs kansli och kommer in via olika kanaler. Följande kanaler finns in i kansliet: Post Fax Telefon Muntlig information. Post Inkommande post sorteras och scannas för att finnas sökbart och kopplat till ett ev. Inscannade dokument åsätts också samma identifikation och uppgifter om andra dokument. När det gäller inscanning av dokument får bedömas från fall till fall hur mycket som ska scannas in. Kravet är dock att inscannat material ska återspegla ett komplett. Som exempel där allt material inte behöver scannas kan nämnas remisser. Remisskrivelse och STs yttrande ska scannas, däremot inte själva utredningen (återfinns på annat ställe). Lika kan gälla för MBA-R-n. Råder osäkerhet vad som ska scannas avgör närmaste chef och/eller huvudregistrator. E-post E-post som blir ett ska registreras. Fax ska hanteras som post, dvs registreras på samma sätt och scannas in i systemet. Telefonsamtal/muntlig information Registreras när uppstår. 6.3 Mallar Det finns ett antal mallar framtagna för dokument. Mallarna är framtagna för att passa en eller flera speciella typer av n eller en specifik typ av dokument. Dessa mallar ska användas av alla inom ST och kommer att finnas lätt tillgängliga från och dokumenthanteringssystemet. Mer om vilka mallar som finns och hur dessa ska användas finns beskrivet i användardokumentationen. 7

8 6.4 Ärenden Ärenden startas efter en förfrågan från medlem, myndighet eller annan intressent och avslutas när beslut fattats och resultatet avrapporterats till den som initierat t. Arbetsgången för ett är: Ta emot Registrera Handlägga Uppdatera Avsluta ären de Följa upp Arkivera Registrera Ärenden registreras av ansvarig handläggare/ombudsman i hanteringssystemet. Dokument som inkommit till t scannas in med samma nummer Byta handläggare Enhetschefen kan i speciella fall besluta att ett förs över från en handläggare till en annan. Detta sker genom att t avslutas för en handläggare och öppnas för en annan. Ärendet lever vidare med samma identitet Avsluta Ett avslutas då alla aktiviteter som krävs för typen genomförts och medlemmen fått återföring av resultatet. Det är ansvarig handläggare/ombudsman eller enhetschef som kan avsluta ett. Ett avslutat ska arkiveras inom sex månader. Systemet påminner om detta. Ansvarig chef och huvudregistrator har ansvar för att arkiveras inom stipulerad tid. Innan t arkiveras ska det gallras, det vill säga rensas från underlag som inte kräver arkivering i STs arkiv. Ansvarig för gallring är berörd handläggare/ombudsman. Systemet möjliggör åtkomst till arkiverat Ta bort Ett kan inte tas bort ur systemet eftersom det måste vara möjligt att följa samtliga n. Ärendet får avslutas på vanligt sätt med en speciell avslutsorsak och eventuellt startas om igen som ett nytt Följa upp Inom ST strävar vi efter att lära av varandra och dela med oss av våra erfarenheter. Vi ska därför ha möjlighet att se hur likartade n hanterats tidigare. 8

9 Det är också viktigt att kunna följa upp kansliets åtgärds- och resursplan, liksom att kunna följa upp flöden, ta fram statistik, se resurs- och kompetensbehov, öka kunskapsöverföringen mellan ombudsmän och se vad som finns sedan tidigare för en medlem eller för en typ. Det ska vara möjligt att följa upp på följande kategorier: Ärendetyp Medlem Handläggare Start- resp sluttidpunkt för t Arkivera Det finns flera skäl varför n/handlingar ska arkiveras på ett välordnat sätt (arkivvård). Dessa skäl är rent praktiska sådana (lätt att överblicka verksamhet), ekonomiska och juridiska skäl, arbetsmässiga skäl (perspektiv på det egna arbetet) samt till sist forskningsmässiga skäl. Arkivering av n och dokument sker enligt den arkivplan som finns inom ST. Enligt denna arkivplan ska n/handlingar som är fem år och äldre överlämnas till TAM-Arkiv. Då TAM-Arkiv för närvarande inte har möjlighet att arkivera i digital form, måste alla n/dokument finnas i pappersform senast vid arkiveringstillfället. Ansvaret för att n/handlingar finns i pappersform och skickas vidare till TAM-Arkiv åvilar huvudregistratorn. 6.5 Dokument Arbetsätt för dokumenthantering framgår av den beskrivning som finns nedan. Scanna dokument Skapa dokument Uppdatera Avsluta Arkivera Följa upp Söka information Rätten att starta och lägga in dokument tillkommer alla som arbetar i systemet.. Inscannade och godkända dokument sparas i skrivskyddade format (som pdf-filer eller liknande). I dokumentarkivet återfinns dokument som är styrande och vägledande för arbetet inom ST. Det är huvudregistratorn som lägger in dokument i dokumentarkivet. 9

10 7 Behörighet och sekretess 7.1 Behörighet Varje dokumenteras och innehåller dels information som är öppen för alla som har behörighet att titta i systemet, dels information som kan vara sekretessbelagd då endast berörd handläggare (enhetschef) har tillgång till information. Sekretessbelagd information kan till exempel vara läkarutlåtanden, ekonomiska sammanställningar, socialsekreterarutlåtanden med mera. 7.2 Sekretessbelagda n För sekretessbelagda n gäller särskilda regler som innebär att det endast är handläggaren (och närmaste chef) som har behörighet till dessa n (arbetsskaden, rättshjälpsn, personaln i vissa fall juridiska n). 8 Ärende- och dokumentstruktur Det finns en gemensam diarie- och arkivplan där såväl n som dokument finns medtagna. Antalet nivåer i denna struktur ska vara max tre, för att göra det enkelt att använda och hitta rätt /dokumenttyp. 9 Metadata för dokument För varje dokument registreras meta-data (miniminivå av information) som definierar dokumentet i systemet. Flertalet av de uppräknade egenskaperna nedan måste anges för alla dokument som skapas inom ST eller scannas in. Anledningen till att det är så många uppgifter är att sökningen efter befintliga dokument då underlättas och det är lättare att hitta sökt information. Följande information kan registreras för alla dokument. Vissa uppgifter är frivilliga utifrån dokumenttyp. Sammanställning och koppling till dokument-/typ finns i användarhandboken. Dokumentnummer (ges automatiskt av systemet) Ingår i nr:åååå-mm-0001 (ges automatiskt av systemet då detta är möjligt) Initieringsdatum/ankomstdatum Registreringsdatum (ges automatiskt av systemet) Registrerat av (ges automatiskt av systemet) Status (ges automatiskt av systemet) Behörighet (läsrätt och skrivrätt) Dokumenttyp Dokumentbeskrivning Riktning (inkommande eller utgående) Organisatorisk enhet 10

11 Handläggare Avsändare/Mottagare (endast namn) Publicerat av 10 Relaterade dokument Det finns ett antal dokument som tillsammans med denna policy utgör ett underlag för och dokumenthanteringen inom ST. Dessa dokument är: Användarhandbok, där det finns beskrivningar för användarna om hur de arbetar och hur de använder systemet på bästa sätt Informationspolicy, där det finns angivet vilken information som används inom ST, vad som styr hanteringen av n och dokument samt där definitioner och bekrivningar av dokument och termer finns. 11 Giltighet för denna policy Denna policy är fastställd av Verksamhetsledningen efter samråd med CSG. Policyn är giltig från och med Bilaga 1 Diarieplan/Ärendeplan 11