Användarmanual för rekvisition av karriärtjänster

Transkript

1 Användarmanual för rekvisition av karriärtjänster Innehåll: Påbörja rekvisition för karriärtjänster... 1 Steg 1. Godkänn lagring... 2 Steg 2. Granska användare... 3 Steg 3. Ange kontaktpersoner... 4 Steg 4. Hantera ärende... 5 Lägga till ny lärare i listan... 6 Steg 5. Skicka in Bekräftelse , version 1

2 Påbörja rekvisition för karriärtjänster När rekvisitionen för Karriärtjänster är öppen, syns knappen Statsbidrag Karriärtjänster på Mina sidor. Klicka på knappen för att komma till sidan där du påbörjar rekvisitionen. Om du har behörighet för flera organisationer, väljer du först organisation i en rullgardinsmeny. HÄR På startsidan för rekvisitionen finns knappen Påbörja, klicka på den om du vill starta arbetet med rekvisitionen. 1

3 För behörigheterna ombud, representant och uppgiftssamordnare följer nu en process om totalt fem steg vilka syns i en numrerad navigering. I manualen beskrivs varje steg i kronologisk ordning. Om du har behörigheten uppgiftslämnare kommer du endast att ha tillgång till ett steg i rekvisitionen den som kallas Hantera ärende. Steg 1. Godkänn lagring I steg 1 måste du läsa igenom Skolverkets villkor för lagring av data. De beskriver bland annat att ett påbörjat ärende bara är tillgängligt för dig och de som är behöriga i din organisation. Skolverket har åtkomst till informationen först när ärendet har skickats till myndigheten. Bekräfta villkoren för datalagring genom att både klicka i check-boxen och på knappen Nästa. Du kommer att få ett e-postmeddelande med hela texten skickad till dig. 2

4 Steg 2. Granska användare I steg 2 kan du se vilka personer i din organisation som kan lämna uppgifter i bidraget, samt bjuda in fler. Tänk på att en inbjudan inte innebär att någon har omedelbar tillgång till systemet, utan personerna måste registrera sina personuppgifter och sedan bli godkända som användare för att sedan kunna lägga in uppgifter. Läs mer om processen att bjuda in användare i Användarmanual för Mina sidor. 3

5 Steg 3. Ange kontaktpersoner I steg 3 anger du minst en kontaktperson för ärendet. Kontaktpersonen ska vara någon som Skolverket kan kontakta om det uppstår frågor kring ert rekvisitionsärende. Kontaktpersonen kommer att få en bekräftelse e-postad till sig när rekvisitionen är inskickad. Man kan välja om man vill ha två kontaktpersoner. Väljer man att bara ha en kontaktperson klickar man på knappen Nästa utan att fylla i några uppgifter för kontaktperson 2. 4

6 Steg 4. Hantera ärende Steg 4 har samtliga behörigheter tillgång till. Det äri steget(?)hantera ärende som själva rekvisitionen görs och där du skriver in uppgifter om de lärare och lektorer som ska ta del av bidraget. På den här sidan kan du se: 1. Länkar till denna manual och till en pdf med översikt med de uppgifter som behövs i rekvisitionen. Denna kan vara bra att ha om man vill samla in uppgifterna innan man börjar fylla i lärarlistan och kan lätt skickas ut till dem som ska samla in uppgifterna. 2. Den summa ni har möjlighet att rekvirera. Denna summa får inte överskridas i er rekvirering. Beloppet utgörs av halva den summa som organisationen beviljades i ansökan, eftersom ni rekvirerar pengar två gånger under ett bidragsår. 3. En sammanställning, som kommer att synas först när någon lagt till en lärare i lärarlistan. Sammanställning sammanfattar beloppen för samtliga lärare i listan. Här visas vad organisationen kommer att rekvirera och den genomsnittliga bidragsdelen för de lärare som angetts i listan. 4. Lärarlista. För att lägga till en lärare eller lektor, klicka på knappen Lägg till ny så kommer du till en ny sida där detaljer om varje lärare ska skrivas in HÄR 5

7 Lägga till ny lärare i listan När du klickat på knappen Lägg till ny så öppnas ett formulär som växer och ändrar karaktär allt eftersom du fyller i det. 1. Personuppgifter Personnummer: Fyll i lärarens personnummer. Om personen ansökt om eller har lärarlegitimation finns hen i Skolverkets register. För- och efternamn hämtas då automatiskt därifrån. När du fyllt i namnet kan du välja att klicka Hämta uppgifter från föregående rekvisition om du rekvirerat pengar för den här läraren tidigare. Exempel: 2. Tjänst och anställning Typ av karriärtjänst: Ange om läraren är förstelärare eller lektor. Läraren nyanställdes hos huvudmannen för sin karriärtjänst: Välj ja eller nej. Om läraren var anställd hos huvudmannen redan innan hen blev förstelärare ska du alltså välja Nej. Exempel: 3. Anställningsinformation och lön Varaktighet: Välj i listan om tjänsten är tidsbegränsad eller ej. Om den är tidsbegränsad ska du ange hur länge (från att förordnandet påbörjades). Tjänstgöringsgrad: Ange i procent den tjänstgöringsgrad som står i anställningsavtalet. Eventuell frånvaro på grund av föräldraledighet, tjänstledighet, sjukdom etc. beräknar du längre ned i formuläret under delen Rekvisitionsperiod. Månadslön med karriärtjänst: Fyll i lärarens aktuella heltidslön vid rekvisitionstillfället, det vill säga bruttolönen inklusive löneförhöjningen genom statsbidraget. Om läraren arbetar deltid ska lönen ändå räknas på heltid. Justering av statsbidraget för deltid sker automatiskt i formuläret. Bidragsdel: Fyll i hur stor del av lärarens lön som finansieras av statsbidraget per månad. Det här är oftast kr för en förstelärare och kr för en lektor. Men om ni har differentierat lönehöjningen ska summan bli i genomsnitt kr per förstelärare och kr per lektor. 6

8 Tidigare månadslön: Ange den bruttolön läraren hade innan den blev förstelärare. Om läraren arbetade deltid ska lönen ändå räknas på heltid. Denna uppgift är konstant och kommer inte att kunna fyllas i på nytt vid kommande rekvisitioner. Om du tidigare svarade Ja på frågan om lärarens nyanställdes hos huvudmannen för sin karriärtjänst, får du nu också upp ett alternativ för medianlön. Medianlön: Ange den medianlön som gällde när läraren anställdes. Medianlönen beräknas på samtliga lärare inom samma kategori hos huvudmannen. De kategorier som avses framgår av 9 i Förordning (2013:70) om statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare. Du hittar förordningen länkad på sidan. Den här uppgiften blir en konstant som inte kommer att kunna ändras i senare rekvisitioner. OBS! Bidragsdelen får inte vara lägre än skillnaden mellan lönen efter och innan tillägget. Exempel: 4. Rekvisitionsperiod Här är perioden som rekvisitionen gäller förifylld och du ska ändra om lärararen påbörjat eller avslutat sin karriärtjänst vid andra datum. Har läraren haft sammanhängande frånvaro under perioden i 30 dagar eller mer?: Klicka i ja om lärarens varit frånvarande i 30 sammanhängande dagar eller mer. Då ska du räkna ut en frånvarokofficient. Det gör du genom att trycka på Räknehjälp. Välj startdatum för när läraren påbörjade sin frånvaro och slutdatum för sista dagen för frånvaron. Frånvarograden anger du i procent av den tid läraren tjänstgör. Sedan ska du också klicka i om läraren varit frånvarande på grund av egen sjukdom. Om hen har det påverkar det frånvarokofficienten. Redovisa bara frånvaro om det är mer än trettio på varandra följande dagar och frånvaroorsaken och graden varit samma under hela perioden. Du kan lägga till flera perioder om det behövs. När du är klar trycker du på Använd koefficient. Då flyttas den uträknade koefficienten automatiskt till fältet frånvarokoefficient. Skolverket sparar inte uppgift om frånvaro. 7

9 Exempel: 5. Tjänsteinformation Skolenhet: Välj i listan den skolenhet hos huvudmannen där läraren huvudsakligen arbetar. Om det finns många skolenheter i rullistan kan du börja skriva skolans namn i fältet för att hamna rätt i listan. Skolkommun: Fylls i automatiskt Uppgifter specifika för tjänsten: Välj i listan hur stor andel av lärarens arbetstid utöver undervisningen som utgörs av uppgifter specifika för karriärtjänsten. Gör en uppskattning, det behöver inte vara avtalad tid. Lärarens skolform och nivå: Välj i listan den skolform och nivå där läraren huvudsakligen undervisar. Om läraren undervisar i gymnasieskolan eller gymnasiesärkolan ska du också ange vilket program läraren huvudsakligen undervisar på. Avser tjänsten ett eller flera särskilda ämnen?: Välj Ja om karriärtjänsen har kuntits till ett eller flera undervisningsämnen. Om tjänsten har ett annat fokus väljs Nej.Välj ett ämne i listan eller skriv på frihand. Lägg till flera ämnen om det behövs. 8

10 Exempel: Om du tidigare har angett att läraren är lektor, ska du också fylla i information om det ämne som lektorns forskarexamen avser. Spara slutligen läraren! När du sparat en lärare kommer du att se att hens namn och uppgifter dyker upp i lärarlistan. Där kan du också se när uppgifterna senast ändrats och av vem, samt vem som skapat uppgiften från början. Det belopp som rekvireras(?) för läraren står under kolumnen Bidrag, och denna summa har också adderats till den totala summan under rubriken Sammanställning högre upp på sidan. Om du vill ändra en lärares uppgifter klickar du på hens personnummer i lärarlistan. Du kan ändra lärarnas uppgifter när som helst fram till att rekvisitionen har skickats in. En uppgiftslämnare kan bara se och ändra uppgifter för lärare som hen själv har lagt till. Om det inte går att spara läraren kan det bero på att uppgifter saknas i formuläret eller att uppgifter har angetts i fel format. Det går inte att spara delvis ifyllda lärarformulär. 9

11 Om ni för organisationens räkning vill spara rekvisitionen och få en överblick över hela lärarlistan, kan ni klicka på knappen Exportera alla uppgifter för att få dem exporterade till en excel-fil. HÄR 10

12 Steg 5. Skicka in Steg 5 har behörigheterna ombud, representant och uppgiftssamordnare tillgång till, men det är bara ombud och representanter som har befogenhet att skicka in ett ärende. Ni måste passera detta steg för att rekvisitionen ska skickas till Skolverket och räknas som en inkommen handling. Alltså ska ni senast 15 maj på våren och 1 november på hösten ha gjort detta. Viktigt att tänka på: Bara behörigheterna ombud och representant får skicka in en rekvisition. Detta måste göras senast 15 maj för vårens rekvisition och 1 november för hösten. 11

13 Bekräftelse När du har skickat in rekvisitionen får du en bekräftelse på att ett ärende har skapats och ärendets diarienummer hos Skolverket. Det är detta diarienummer som du ska hänvisa till i all kontakt med Skolverket gällande ärendet. 12