ISO Designing and Implementing a Records System (DIRKS/DIRS), Göran Samuelsson

Transkript

1 ISO Designing and Implementing a Records System (DIRKS/DIRS), Göran Samuelsson

2 1. att planera och styra sina informationsflöden 3. att bygga och förvalta sina informationsflöden 4. att överföra och bevara sin informationsflöden 5. att bevara och tillhandahålla sina informationsflöden 26

3 Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm

4 Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm 28

5 Innehåll 1. Inledning 2. Informationsförvaltning och Informationslandskapet 3. CEDIF Utveckling och inrättande av ett arkiv- och informationsvetenskapligt centrum Utveckling och tillämpning av modeller för digital informationsförvaltning Investering i och utveckling av en laborativ miljö för elektroniska dokument- och arkivsystem Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat Avrundning 4. 29

6 Centrum för Digital Informationsförvaltning CEDIF Projektmål: Utveckling och inrättande av ett arkiv- och informationsvetenskapligt centrum Utveckling och tillämpning av modeller för digital informationsförvaltning Investering i och utveckling av en laborativ miljö för elektroniska dokument- och arkivsystem Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat

7 CEDIF - Centrumbildningen Fysisk lokal Etablerad centrumbildning vid Miun Verksamhetsidé Förslag till verksamhetsformer

8 Modeller för digital informa0onsförvaltning 7 forskningsområden: Enterprise content management & enterprise architecture Business process management Documentation Records management/ recordkeeping Metadata The borders between records management and archives management: The archive as a function Systems for long-term preservation

9 UTVECKLING AV EN LABORATIV MILJÖ FÖR ELEKTRONISKA DOKUMENT- OCH ARKIVSYSTEM

10 CEDIF Digital Lab For testing and teaching about: EDRMS and archival management systems Preservation systems Students will learn to: Use and evaluate systems in the lab Document requirements for evaluating, purchasing and implementing systems Real-life teaching scenarios will be developed Invite outside organisations to evaluate systems Seeking partners to provide digital content

11 Teknisk plattform Cloud solution (vendors) Own servers (open sources) Collaboration with Simmons/Boston

12 Collaboration with Simmons Complementary Labs Simmons Digital Curriculum Lab will use open source systems & standards CEDIF Lab will provide access to proprietary EDRMS systems MIUN & Simmons will develop and share teaching scenarios students will have access to both Labs

13 Level of activitey Labbövningar och scenario - System for long-term preservation Semiactive phase Process Records and Document Management Archive Management Function Responsibility and organisation Business support Departments, administrations Semi - Active support Prep for Cultur Heritage Centralarkiv Culture Heritage Outsouring? 1.to plan and manage informa(on flows 2.to build and manage informa(on flows 3.to transfer and preserve informa(on flows 4. to make available and disseminate

14 Exempelscenario Bygglov Scenario - E-förvaltning Public business flows (such as building permits and subsidy) Citizen The citizen can submit building permit applications online or by The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination. Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission 1 5 User access Records management system Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP 3 2 Clerk Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision, then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP 4 Archivist OAIS The clerk /student handle the application and add additional metadata. Review and approval of the SIP - add AIP information

16 Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och Göran Samuelsson Kulturarvets digitalisering och framtiden - dröm eller mardröm framtiden - dröm eller mardröm 40

17 Exempelscenario Bygglov Scenario - E-förvaltning Public business flows (such as building permits and subsidy) Citizen The citizen can submit building permit applications online or by The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination. Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission 1 5 User access Records management system Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP 3 2 Clerk Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision, then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP 4 Archivist OAIS The clerk /student handle the application and add additional metadata. Review and approval of the SIP - add AIP information

22 Exempelscenario Bygglov Scenario 3 - E-services and their information flow Public business flows (such as building permits and subsidy) Citizen The citizen can submit building permit applications online or by The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination. Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission 1 5 User access Records management system Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP 3 2 Clerk Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision, then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP 4 Archivist OAIS The clerk /student handle the application and add additional metadata. Review and approval of the SIP - add AIP information

28 1. att planera och styra sina informationsflöden 3. att bygga och förvalta sina informationsflöden 4. att överföra och bevara sin informationsflöden 5. att bevara och tillhandahålla sina informationsflöden 52

29 ISO 14721: OAIS A Reference Model for an Open Archival Information System

30 OAIS -Open Archival Information System Producent OAIS OAIS Arkiv Arkiv Konsument OAIS OAIS management Administratio n

31 Open Archival Information System (OAIS) En konceptuell modell för hur man bygger och förvaltar ett e-arkiv Bevarandeplanering Verksamhet Intressenter SIP Data Hantering Arkivsystem DIP XML Incheckning Access XML Arkivbeskrivning för inleverans Arkivering EAD ISAD(G) EAC ISAAR(CPF) System för långtidsbevarande Administration

32 OAIS Reference Model

33 OAIS Reference Model

34 ORGANISATIONEN - AKTÖRERNA PRODUCENT ARKIV KONSUMENT LEDNINGE N AVTAL

35 INFORMATIONSHANTERINGEN Funktionerna

36 Överföring - mottagandet av information Definitioner av tillåtna metadatatyper Definitioner av tillåtna dokumenttyper Definition av strukturering av ärendet Definitioner av tillåtna format (TIFF, PDF/A, m fl) 60

37 Skapa och hantera SIP 61

38 INFORMATIONSPAKET

39 63

40 Arkivobjektet placeras på ledig plats I systemet Arkivobjektet skyddas genom: Spegling Objektet speglas och placeras på annan ledig plats När detta bekräftas godkänns objektets placering Om en placering skulle fallera återspeglas objektet

41 Arkivobjektet skyddas genom : Delning När väl arkivobjektet är på plats delas det upp i 6 olika delar Varje del distribueras till lediga platser i systemet Varje del innehåller helhetens DNA varför man kan återskapa förstörda delar utifrån bevarade

42 Labb framtid ( på 1-2 års sikt) a. Skapa SIP/AIP/DIP (xml management in OAIS model) b. Skapa ett scenario kring överföring och tillgång till avställda databaser c. Bevarande planering d. Skapa övningar kring registrering, diarieförin och ärendehantering i olika system e. Arkivredovisningsscenario både för pappers- och digitala flöden f. Översätta övningar eng/sv och sv/eng

43 Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat Seminarium Rapporter Handbok Wiki = Centret fortbildningkurser forskning/ansökningar

44 Delar av CEDIF utfasas till centret/ linjen Formellt slut 30 juni 2012 V. 42 CEDIF-info 7 nov Barbara Reed December lic sem.

45 TACK