FGS:er. One size fits all?

Transkript

1 FGS:er One size fits all?

2 Några punkter Sveriges (näst) största arkiv Arkivmyndighet för ca140 myndigheter (Kommun + Landsting) Särskilt uppdrag att bedriva folkrörelsearkiv ca 60 medarbetare ca 15 hyllmil pappershandlingar Två depåer; Göteborg och Vänersborg Både intern och extern IT Slutarkiv

3 FörfaMningar Göteborgs Stad Uppföljning Avtal Uppdrag Arkivnämnden Västra Götalandsregionen Uppföljning Uppdrag Uppföljning REGIONARKIVET Tillsyn och rådgivning Inleverans, vård och depå Tillhandahållande och Ellgängliggörande Förvaltningar Bolag Föreningar Övriga intressenter Styrd av offentlighetslagselning

4 Att välja en strategi... Vad är syftet med att bevara informationen? Bevis T.ex. bevis över att transaktioner skett Kliniskt Uppföljning av behandling Historiskt Hur har vi behandlat patienter?

5 Att välja en strategi... Vad är informationens livslängd? Bevis Räkenskapsinformation - 10 år Adoptionsärenden, faderskapsutredningar m.m. För evigt Kliniskt Uppföljning av behandling. Veckor, månader eller år? Historiskt Hur är sjukdomar kopplade till plats och miljö för evigt?

6 Att välja en strategi... Vad är konsekvensen av att glömma? Bevis Rättskipning kan omöjliggöras Kliniskt Risk för att missa sjukdomar Historiskt Risk för mytbildning

7 Designated Community An OAIS is an Archive, consis2ng of an organiza2on, which may be part of a larger organiza2on, of people and systems that has accepted the responsibility to preserve informa2on and make it available for a Designated Community. OAIS 1.1

8 Bevarandemetoder hmp://

9 Arkivlagens 3 Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov.

10 ALLMÄNHET VERKSAMHET FORSKNING OperaEv InformaEon Mellanlagring Slutarkiv

11 Ett exempel på kravställning (PMO) 1. Avställd information ska finnas i två former: 1) digital totalutskrift per elev som en PDF-fil. 2) strukturerad information per elev i XML-format. 2. All avställd arkivinformation kring en elev ska hållas ihop i ett informationspaket 3. Alla XML-filer ska kunna valideras mot ett öppet XML-schema 4.Utformningen och dokumentationen av XML-schemat står leverantören för 5.Inscannade kontorsdokument eller bilagor ska lagras i PDF/A-format 6.Inscannade fotografier och teckningar ska lagras i följande format: JPEG eller PNG

12 Standardiserade Utbytesformat (Ekonomisystem) XBLR SIE SIE-XML AGRESSO HOGIA VISMA NORDSTEDTS SIE SIE MLT SIE SLUTARKIV

13 Exempel när utbytesformat saknas <?xml version="1.0" encoding="utf-8" standalone="no"?> - <ärende xmlns:xlink=" <debug_actsource>u:\projects\dxlconv\target\test-classes\domino\diariearkiv\00\c12570d000506b eb003be8a7.xml</debug_actsource> <dnr>0019/99</dnr> <löpnr>0019</löpnr> <år>1999</år> <diarienamn>stadskansliets diarie</diarienamn> <diarieplan>budg</diarieplan> <ärendetext>månadsrapporter, delårsbokslut per den 0331 samt 0830 och budgetjusteringar</ärendetext> <datum> t000000,00+01</datum> <från>nämnder och bolag</från> <arbetsgrupp>sk-samordning ekonomi</arbetsgrupp> <handläggare>per Person/Stadsledningskontoret/GBGStad</handläggare> <avslutat> </avslutat> <huvudobjekt>10 Avslutade uppdrag</huvudobjekt> <underobjekt>uppdrag från KS</underobjekt> <avslutatav>regi Strator/Stadsledningskontoret/GBGStad</avslutatAv> <orsak /> + <anteckningar> </anteckningar> <skapadav>cn=enannan Person/OU=Konsumentochmedborgarservice/O=GBGStad</skapadAv> <skapad> :53:01</skapad> <diarieplanbeteckning /> <uppdragsgivare>ks </uppdragsgivare> + <kommentaruppdrag> </kommentaruppdrag> - <händelser> + </händelse> <handelse> <händelsetext>tu Rnr 74/99 Budgetjustering 1/1999 inkl bokslutsberedning för Olycksfallsförsäkring för skolungdomar</händelsetext> <händelsetyp>in</händelsetyp> <datum> :06:29</datum> <! Det finns fler subelement--> </handelse> </händelser> </ärende>

14 När utbytesformat saknas <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <arende dnr="1995/9999" agency="region- och Stadsarkivet Göteborg" system="reda" avslutat="ja" xmlns=" <år>1995</år> <diarienummer>9999</diarienummer> <registreringsdatum /> <diarieplan dpnr="39">övrigt</diarieplan> <ärendetext>postlista</ärendetext> <handläggare>glenn Glad <handläggare> <avdelning /> <tillfrån /> <gallras>nej</gallras> <avslutas> </avslutas> <sekretess>nej</sekretess> <makulerad>nej</makulerad> <uppdaterad> </uppdaterad> <fastärende>nej</fastärende> <registrator>regi Strator</registrator> <handelser> <handelse> <inutdatum> </inutdatum> <händelsetyp>in</händelsetyp> <händelsebeskrivning1>661a,vara VC,ÖGONMOTT: JOURNALKOPIOR ÖNSKAS (2 PATIENTER)</händelsebeskrivning1> <! Det finns fler subelement--> </handelse> </handelser>

15 Sju element att indexera. LIS <år/> <diarienummer/> <diarieplan/> <handläggare/> <händelsetext/> <händelsemyp/> <datum/> REDA <år/> <löpnummer/> <diarieplan/> <handläggare/> <händelsebeskrivning1/> <händelsetyp/> <inutdatum/>

16

17

18

19

20 Utmaningar Stora mängder system System med obefintlig dokumentation Där möjligheterna att kravställa är begränsade

21 Frågor?