Forskningsmaterial, förvaring på SÄS

Transkript

1 (5) Sammanfattning För att tydliggöra hur forskningsmaterial ska förvaras på SÄS har forskningsenheten tagit fram en rutin för förvaring av forskningsmaterial. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 1 Förutsättningar... 2 Förvaring av forskningsmaterial... 2 Dokumenthanteringsplan i Västra Götalandsregionen... 2 Förvaring av forskningsmaterial i dokumentskåp på SÄS... 2 Åtkomst till förvarat material... 2 Arkivering... 3 Ansvar... 3 Uppföljning... 3 Dokumentinformation... 4 Referensförteckning... 4 Bilaga 1, Insamling/förvaring av forskningsmaterial i VGR (version )... 5 Bakgrund Enligt tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar bedöms en myndighets handlingar som allmänna. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten (tryckfrihetsförordning 2 kap, 3 ). Eftersom forskning på sjukhus till stor del utgörs av faktiskt handlande (provtagningar, mätningar m.m.) kan verksamheten inte likställas med ärendehantering. Ärendehantering hos myndigheter brukar mynna ut i beslut, vilket forskningen inte gör. Därmed blir flertalet forskningshandlingar allmänna under forskningsprocessens gång och inte i samband med forskningsprojektets avslutande. Forskningshandlingar som utgörs av ej färdigställt arbetsmaterial är inte att anse som allmänna handlingar. Exempel på sådana handlingar är utkast, koncept, kladdar för omarbetning, råtabeller som utgör underlag vid produktion av statistik och korrektur för granskning.

2 (5) Enligt Riktlinjer för insamling/förvaring av forskningsmaterial i VGR finns det två aspekter att ta hänsyn till för insamlat forskningsmaterial. Dessa är integritetsintrång och risken för förlust av data. Förutsättningar Förvaring av forskningsmaterial Denna rutin gäller för medarbetare på SÄS som bedriver forskning som en del av sin yrkesutövning. Material kan lagras på annan enhet än forskningsenheten om annan enhet uppfyller lagringskrav för forskningsrelaterat material. Dokumenthanteringsplan i Västra Götalandsregionen I Västra Götalandsregionen finns sedan en gemensam dokumenthanteringsplan för forskning och utveckling samt utbildning. Initiativ till omarbetning av dokumentet har tagits i regionala FoU-rådet men ny dokumenthanteringsplan är ännu inte tillgänglig. Vid möte i regionala FoU-rådet beslutades därför att de riktlinjer som togs fram 2010 kan användas tillsvidare (Bilaga 1). I dokumenthanteringsplanen anges hur olika handlingstyper ska hanteras med utgångspunkt i forskning, utveckling och utbildning. För information om kryptering av e-post var god se följande länk: VGR/Objekt--objektsidor/IT-arbetsplats/Kontorsprogramtjanster/Epost/Kryptering-av-e-post/ Förvaring av forskningsmaterial i dokumentskåp på SÄS SÄS forskningsenhet har ett brandbeständigt dokumentskåp för förvaring av forskningsmaterial att tillgå i sina lokaler. Skåpet är låsbart och nyckel till det förvaras i en kodbox på enheten. Medarbetare på forskningsenheten har tillgång till nyckeln till skåpet. en för register över material som förvaras på enheten. Där noteras forskarens namn, forskningsmaterialets benämning, vem som är behörig att hämta ut material, datum då material lämnats in och datum då material eventuellt hämtats ut. Material som hämtas ut efter förvaring på forskningsenheten måste förvaras betryggande på likvärdigt sätt. Åtkomst till förvarat material I akuta situationer, som kan påverka hälsan för de patienter som deltar i en av föreliggande studier på SÄS och som kräver tillgång till forskningsmaterialet, ska medarbetare på forskningsenheten kontaktas via SÄS växel.

3 (5) Efter etablerad kontakt med medarbetare på forskningsenheten vid akutsituation sker följande: 1. Kontakt tas med berörd/a forskare. 2. Tillgång ges till forskarens material, lämpligen i forskarens närvaro. 3. Uppföljning görs mellan forskare och berörd personal/patient(er). Arkivering Det åligger verksamheten att förvara samtliga handlingar i ett forskningsprojekt i tio år efter att projektet avslutats. Observera att handlingarna ska vara markerade så att det tydligt framgår vad som ska gallras och vad som ska bevaras efter tio år. För ytterligare information om vad som gäller vid arkivering av forskningsmaterial ska kontakt tas med sjukhusarkivet på SÄS. Ansvar Verksamhetschefen ansvarar för att rutinen blir känd bland forskande medarbetare på kliniken. Varje enskild projektledare ansvarar för att följa innehållet i denna rutin och i gällande dokumenthanteringsplan för forskning och utveckling samt utbildning som är framtagen för Västra Götalandsregionen. Forskningschef på SÄS ansvarar för att innehållet i rutinen hålls uppdaterat. Uppdatering av rutin kommer att ske i samband med att ny dokumenthanteringsplan i Västra Götalandsregionen upprättas. Uppföljning Vid eventuella tillbud som uppstår, med avsteg från rutinen som orsak, ska dessa rapporteras i SÄS avvikelsehanteringssystem, i dagsläget MedControl PRO. Vid eventuella tillbud som uppstår som involverar en eller flera patient ska dokumentation även ske i patientjournal, i dagsläget Melior.

4 (5) Dokumentinformation För innehållet svarar Marie Rusner, forskningschef, forskningsenhet, SÄS Remissinstanser My Jansson, arkivarie, regionarkivet Göteborg, Fastställt av Peter Häyhänen, utvecklingschef, SÄS Nyckelord Förvaring, lagring forskningsmaterial, forskning, material, arkivskåp, brandbeständigt Referensförteckning 1. Tryckfrihetsförordning (1949:105) 2 kap Riktlinjer för insamling/förvaring av forskningsmaterial i VGR. Version Denna riktlinje gäller ej i dagsläget ( ), ny riktlinje är under arbete. 3. Gemensam dokumenthanteringsplan för Forskning och Utveckling samt Utbildning inom Västra Götalandsregionen. Arkivnämndens beslut Dnr: 144/ Arkivreglemente för Västra Götalandsregionen, 23 februari 1999

5 (5) Bilaga 1, Insamling/förvaring av forskningsmaterial i VGR (version )