Inför flytt. Hantering av forskningshandlingar vid flytt av verksamhet. Enheten för arkiv- och registratur UF Framtagen

Transkript

1 Inför flytt Hantering av forskningshandlingar vid flytt av verksamhet. Framtagen Enheten för arkiv- och registratur UF

2 Vad händer? Just nu är KI i en period då många forskargrupper ska flytta till nya lokaler, både i Solna och i Huddinge. För att förbereda inför flytten är det bra att vara ute i god tid genom att arkivera och gallra sådana handlingar som inte behöver flyttas med till den nya hemvisten. Varför ska detta arbete göras? Forskningshandlingar är allmänna handlingar och får inte gallras (förstöras) utan stöd i lag varför samtliga forskare redan innan flytten måste ta ställning till vad som kan gallras och vad som ska skickas för lagring eller arkivering (permanent bevarande) till institutionens arkivlokal. Forskningsdata ska sparas 10 år efter projektavslut för att kunna verifiera resultatet. Viss forskningsdata ska bevaras för alltid om de anses ha ett vetenskapshistoriskt eller forskningshistoriskt värde eller vara av allmänt intresse för framtiden. Detta avgör forskaren tillsammans med institutionen. Görs inte detta arbete riskerar man att material gallras som: Forskaren själv måste ha fortsatt tillgång till Måste sparas i 10 år för verifiering av forskningsresultaten. Är så pass värdefullt för framtiden att de bör bevaras permanent Vad ska arkiveras eller gallras? Detta dokument avser endast pappershandlingar. Digitalt bevarande berörs inte eftersom de digitala lagringsytorna inte påverkas av flytten. Nedan är endast exempel på handlingstyper. (Se dokumenthanteringsplanen, process 4 på Arkiv- och registraturs webbsidor på internwebben för en komplett lista) A. Gallras direkt innan flytten Forskningsdata som är äldre än 10 år efter projektavslut och inte anses vara av särskild vikt för arkivering (se ovanstående kriterier). t.ex. o rådata, primärdata, bearbetad data o enkätsvar o uppgifter ur register/databas o utdrag/kopior av journaluppgifter arbetsmaterial (t.ex. minnesanteckningar och referensmaterial som inte har någon direkt koppling till forskningen) korrespondens av ringa värde

3 B. Skickas till arkivet och gallras 10 år efter projektavslut forskningsdata som är yngre än 10 år efter projektavslut, t.ex. o rådata, primärdata, bearbetad data o enkätsvar o uppgifter ur register/databas o utdrag/kopior av journaluppgifter C. Skickas till arkivet och bevaras permanent labb/loggböcker viktig korrespondens forskningsdata av särskild vikt eller som är svår att återskapa (se ovanstående kriterier) D. Administrativa handlingar (ansökningar, beslut, slutrapportering m.m.) ska skickas regelbundet till registrator för diarieföring och ska redan vara omhändertaget för arkivering. Hur går man till väga? Börja med att kontakta er institution och den dokumentsamordnare/arkivarie som ska finnas där för att stämma av vilken hjälp ni kan få med leverans och förtecknandet av forskningshandlingarna. 1. Uppdelning Dela upp materialet enligt A, B, C och D ovan. Material under kategori A behöver inte ordnas upp utan kan förstöras direkt. För handlingar innehållande sekretess (t.ex. känsliga personuppgifter) ska godkända sekretesskärl/containrar användas. För kategori B och C är det viktigt att materialet märks upp och att leveransblanketten fylls i (bilaga 1). Det är viktigt att dela upp forskningsdatan efter forskningsprojekt så att det går att återsöka i materialet vid behov. Finns det äldre handlingar som skulle ha varit diarieförda( D ) men inte blivit det ska dessa hanteras enligt punkt C. 2. Uppmärkning Gallringsbart: Märk upp materialet med forskare, projektnamn och gallringsår Bevaras (dvs för alltid): Märk upp materialet med institution, enhet, forskare, projektnamn och år. Se till att det är lätt att utskilja vilken data som tillhör vilken studie. Resterande information ges i leveransblanketten.

4 3. Leverans Stoppa material som ska skickas till arkivet i flyttlådor och numrera lådorna. Kontakta din institution och bestäm ett datum för leverans. Fyll i Bilaga 1. Leveransblankett för forskningsmaterial till arkivlokal. Obs! En blankett per forskare/forskagruppsledare. Stäm av lådornas innehåll och leveransblanketten med mottagaren vid leverans så att det stämmer och är förståeligt. Vem gör vad? Forskaren är ansvarig för att dela upp, märka upp och förbereda materialet för leverans. Hur detta arbete ska läggas upp är upp till forskargruppen/enheten/institutionen. På institutionen ska det finnas en resurs som är ansvarig för att ta emot materialet i arkivet, ställa upp det i hyllorna och se till att leveransblanketterna ligger tillsammans med materialet. Denna resurs väljs ut av institutionen och kommer i regel vara antingen en dokumentsamordnare, institutionsarkivarie, registrator eller inhyrd arkivassistent. Arbetet och finansieringen ligger på institutionen men arkivarierna på UF kommer finnas som råd och stöd i under hela processen. Tillgång till handlingarna När handlingarna har arkiverats går det självklart att få tillgång till dem med hjälp av en kontaktperson på respektive institution. Ett tips är att skanna in de handlingar man behöver ha enkel tillgång till innan flytten. En inskannad handling räknas dock inte som originalhandling och det går således inte att gallra pappersoriginalet även om man har scannat in det. Pappershandlingen ska oberoende bevaras de 10 åren som krävs.

5 Bilaga 1. Leveransblankett för forskningsmaterial till arkivlokal Obs! En blankett per forskare/forskargruppsledare Fyll i nedanstående information och skicka med vid leverans till arkivet. Skriv i tabellen samtliga projekt som skickas med i leveransen, vilket år materialet ska gallras alternativt om det ska bevaras samt vilka flyttlådor respektive projekt ligger i. Institution: Enhet: Forskare: Projektnamn Gallras/ Bevaras Låda nr Anmärkning

6 Institution: Enhet: Forskare: Projektnamn Gallras/ Bevaras Låda nr Anmärkning