Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar

Transkript

1 Dnr: 2016/ Hanteringsanvisningar Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar Författare: Johan Sahlin och Caroline Boode Beslutat av: Thorbjörn Nilsson Beslutsdatum:

2 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Ansvar för hanteringen av forskningshandlingar Datahanteringsplan 4 2 Hantering av forskningshandlingar under pågående forskningsprojekt Dokumenthantering Arkivsäker förvaring Arkivsäker förvaring digitala handlingar 6 3 Efter avslutat forskningsprojekt Praktisk hantering av forskningshandlingar 6 Bilagor 1. Dokumenthanteringsplan Verksamhetsområde 5 - Bedriva forskning: Dokumenthanteringsplan Bedriva forskning 2. Datahantering Svensk nationell datatjänst (SND): Svensk nationell datatjänst (SND) 3. Riksarkivets författningssamling RA-FS 2013:4 Föreskrifter om arkivlokaler RA-FS 1999:1 Föreskrifter om forskningshandlingar 4. Linnéuniversitetet om e-plikt E-plikt 2 (10)

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Enligt arkivlagen (SFS 1990:782, ändrad SFS 2015:604) ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen forskningens behov Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Forskning som bedrivs hos en myndighet är att betrakta som ingående i myndigheten oberoende av hur finansieringen sker. Därför omfattas forskningsverksamheten av offentlighetsprincipen. Det betyder att tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar måste tillämpas även för forskningshandlingar. Rent praktiskt innebär det att forskningsverksamheten måste generera tillfredsställande dokumentation och följa regler för gallring och bevarande. Anvisningarna i dokumentet har hämtats från Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av allmänna handlingar inom statlig forskningsverksamhet RA-FS 1999:1 och RA-FS 2002:1, samt från Management and Preservation of Scientific Records and Data Section on University and Research Institution Archives av International Councils on Archives (2010). 1.2 Ansvar för hanteringen av forskningshandlingar Det är ytterst dekan vid respektive fakultet som är ansvarig för att forskningshandlingar hanteras på ett korrekt sätt. I det ingår även att se till att fakulteten har godkända arkivlokaler (eller arkivskåp med motsvarande skyddsklass) i vilka forskningshandlingarna kan förvaras. Det är nödvändigt med extra skyddsåtgärder för handlingar som berörs av sekretess. I praktiken är det den projektansvarige som har hand om hanteringen av forskningshandlingarna. I ansvaret ingår följande uppgifter: Ta ställning till vad som bör bevaras/gallras Ordna forskningshandlingarna på sådant sätt att det utan vidare går att identifiera vad som ska bevaras eller gallras Skydda materialet från förstöring eller obehörig åtkomst och förvara det i anvisat arkiv Se till att avslutat forskningsprojekt inte splittras eller avlägsnas från fakulteten eller institutionen innan eventuell leverans till centralarkivet Tillgodose att handlingar inom forskningsprojektet hålls ordnade och sökbara både under och efter projekttiden Gallra handlingar när gallringsfristen har gått ut 3 (10)

4 Redan vid projektets inledning ska det tas ställning till hur handlingarna inom projektet ska hanteras; exempelvis vad som ska bevaras, vad som ska gallras och hur handlingarna ska förvaras. Framför allt är detta ett krav när handlingar inom ett projekt kan innehålla känsliga personuppgifter eller innehålla delar som omfattas av sekretess. 1.3 Datahanteringsplan SND rekommenderar forskare att skapa en datahanteringsplan, trots att det i nuläget inte är ett krav från finansiärer i Sverige. Den beskriver vad som ska ske med datamaterialet under och efter forskningsprojektet. Genom att planera hur data ska hanteras under insamlingsprocessen såväl som i samband med långtidsbevaring och tillgängliggörande kan planen bidra till en strukturerad hantering av materialet både under projektets gång och på längre sikt. För mer information om datahanteringsplaner kontakta: Publiceringsgruppen på UB forsk@ub.lnu.se Verksamheten når oss Publiceringsgruppen via diva@ub.lnu.se Svensk nationell datatjänst: Datahanteringsplan (SND) 2 Hantering av forskningshandlingar under pågående forskningsprojekt 2.1 Dokumenthantering Hanteringsanvisningarna för forskningshandlingar gäller oavsett vilket medium handlingarna förvaras på. Analoga såväl som digitala handlingar ska hållas ordnade och sökbara. Sett ur ett arkiv- och dokumenthanteringsperspektiv har vi vid Linnéuniversitetet delat upp ett forskningsprojekt i fem processer: Planera och administrera forskning o Här ingår Anslagsansökningar, avtal/kontrakt, projektbeskrivningar, beslut om medel, tillståndsansökningar, ekonomisk redovisning samt annat material av administrativ natur. Samla in data o Här avses primärdata i form av exempelvis enkäter, intervjumaterial, statistik, kartor och ritningar, protokoll från undersökning, försök eller motsv., mät- och testresultat, ljud- eller bildupptagning. Analysera data o Här avses all form av dokumentation av mät- och registreringsmetoder, pågående försök eller experiment och av urvalskriterier och tolkning av data. 4 (10)

5 Värdera och granska data o Här ingår exempelvis handlingar som uppkommer inom peer reviewgransking. Rapportera data o Här avses resultatredovisning i form av delrapporter, slutrapporter, artiklar, licentiatuppsatser, avhandlingar m.m. Eftersökning: dokumentation - diarieföring För att både under och efter projekttiden kunna arbeta med att söka i forskningshandlingarna är det viktigt att hålla god ordning på handlingarna. Det ska vara enkelt att få inblick i materialet som ingår i forskningen. Metoder och resultat ska dokumenteras så att de är åtkomliga och kan granskas både under arbetets gång och efter det att projektet har slutförts. Efter projekttidens slut ska även primärdata hållas ordnad, samlad och tillgänglig, så att forskningsresultat kan granskas och kontrolleras. Under forskningsprojektets gång ska handlingar diarieföras. Framför allt gäller det handlingar som uppkommer under projektets inledningsskede, exempelvis ansökningshandlingar och projektbeskrivningar, och i slutskedet när slutredovisning och rapportering sker. Dessa handlingar ska skickas till registrator och hålls samman i ärendemappar. Även handlingar som inte diarieförs ska hållas samman i ett ordnat och sökbart skick både under och efter projekttiden. Handlingar av ringa betydelse Handlingar som arbetsmaterial, utkast, koncept och andra handlingstyper av tillfällig och ringa betydelse ska gallras när det inte längre är aktuellt. Den typen av handlingar kan gallras utan att dokumenteras. Arbetsmaterial som verifierar forskningsresultat får dock inte förstöras utan gallringsbeslut. Gallringsbart material ska hållas åtskilt från det som ska bevaras. Forskningsetik I de fall då ett forskningsprojekt hanterar känsliga personuppgifter ska det anmälas till universitetets personuppgiftsombud. Att hålla en god ordning på forskningshandlingar är inte enbart ett lagkrav, utan det finns även fördelar ur ett forskningsetiskt perspektiv. Det är inte möjligt att kontrollera och granska forskningsresultat och metoder utan en fungerande dokumenthantering. Öppen data - upphovsrätt En ändamålsenlig hantering av forskningshandlingar kan slutligen vara till nytta för framtida forskning i de fall det är intressant och önskvärt att återanvända material från äldre projekt. Forskaren är upphovsman till sina verk och har därmed ensamrätt att bestämma över sina forskningsresultat. Ensamrätten skall garantera att ingen utan forskarens medgivande får använda resultaten annat än i enlighet med god sed. Upphovsrättens 5 (10)

6 restriktioner berör rätten att visa, tillgängliggöra och framställa handlingar. Den medför inga restriktioner i fråga om utlämnande av allmänna handlingar. Upphovsrättslagen skyddar med andra ord de forskningsresultat som forskaren kommit fram till, men inkluderar däremot inte primärdatamaterial. För hanteringsanvisningar för forskningshandlingar se dokumenthanteringsplan Verksamhetsområde 5 - Bedriva forskning: Dokumenthanteringsplan Bedriva forskning För än mer utförlig information om hantering av forskningshandlingar se Svensk nationell dataservice (SND): Svensk nationell datatjänst (SND) 2.2 Arkivsäker förvaring Universitetet ska enligt arkivlagen kunna tillgodose att handlingarna skyddas mot skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst, speciellt sekretessbelagt material med känsliga uppgifter måste kunna skyddas. Forskningshandlingar som används i den dagliga verksamheten ska förvaras på institutionen för enkel åtkomst. Eftersom forskningshandlingar är arbetsmaterial som hanteras i verksamheten under en lång tid ska fakulteten eller institutionen ordna med säker förvaring i godkänd arkivlokal. Materialet ska skyddas från brand och annan skada. I brist på godkänd arkivlokal går det att använda arkivskåp som står emot brand i 120 minuter. 2.3 Arkivsäker förvaring digitala handlingar Forskningshandlingar i digital form ska i första hand förvaras på universitetets egna servrar där det finns skydd från att informationen förstörs. Andra lösningar kan naturligtvis användas, men det man absolut ska undvika är att enbart förvara information på sin egna lokala hårddisk. Det är även ett krav att tillgodose att det digitala materialet faktiskt är läsbart under hela sin livslängd. Se vidare: Riksarkivets författningssamling RA-FS 2013:4 Föreskrifter om arkivlokaler. 3 Efter avslutat forskningsprojekt 3.1 Praktisk hantering av forskningshandlingar När ett forskningsprojekt avslutas ska ärendet avslutas i diariet. Alla diarieförda handlingar som hör till ärendet ska då ha levererats till registraturen. Även övriga handlingar som uppstår i ett forskningsprojekt är allmänna handlingar, vilket innebär att de tillhör myndighetens handlingsbestånd. Det gäller likaså primärdata och att de tillsammans med övriga handlingar ska hållas ordnade, och hanteras och redovisas på ett korrekt sätt också efter projekttidens slut. Handlingar 6 (10)

7 som enligt föreskrift ska bevaras ska levereras till centralarkivet. Övrigt material ska förvaras vid institutionen eller fakulteten till dess att gallringsfristen löpt ut. Då ska handlingarna gallras. Redan vid projektets början ska det planeras för redovisningen av materialet som kommer att uppstå under projektets gång. Här ska också en bedömning göras om primärdatamaterialet kan vara till nytta för framtida forskning och i så fall bevaras. Ur RA-FS 1999:1: 6 Från gallring ska alltid undantas handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt. Handlingar som alltid ska bevaras: Process Planera och administrera forskning Anslagsansökningar Avtal/kontrakt Beslut om medel Projektplan/ projektbeskrivningar Forskningsmetadata Dekanintyg Tillståndsansökan (Etiska kommittéer, datainspektionen, miljö-prövande instanser etc) Beslut om tillstånd Handlingar som alltid ska bevaras utan att diarieföras: Process Värdera och granska data Korrespondens med publicist för peer review Peer Review 7 (10)

8 Handlingar som alltid ska bevaras utan att diarieföras: Process Rapportera data Delrapport Konferensrapporter Artiklar Publikation Resultat från konstnärlig verksamhet Rekvisition och beslut om delutbetalningar Slutrapport Ekonomisk slutrapport 7 Utöver vad som anges i 6 skall sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse. Med 7 avses forskningsprojektets primärdatamaterial. Redan vid projektets inledning ska det tas ställning till hur materialet ska hanteras. Primärdatamaterial ska bevaras om det består av: Register och databaser med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet eller anses ha: vetenskapshistoriskt värde värde för annat forskningsområde kulturhistoriskt värde personhistoriskt värde stort allmänt intresse Process Samla in data Enkäter 8 (10)

9 Primärdatamaterial: 10 år efter projektets avslutning om inte beslut om bevarande fattats. Den projektansvarige kan även föreslå att beslut fattas om förlängd gallringsfrist. Ljud, bild och filmupptagningar Mät- och testresultat Statistik Kartmaterial Protokoll från undersökningar, försök eller motsvarande Journalutdrag Kodlistor Laboratoriedagböcker Intervjuer Utdrag och sammanställningar av primärmaterial och resultat Simuleringar och datamodeller Patientjournaler Det är viktigt att projektmaterialet förvaras särat från övriga handlingar på institutionen och detta gäller i synnerhet sekretessbelagda handlingar. Hantering av gallringsbara handlingar De handlingar som enligt föreskrift ska gallras ska förvaras vid institutionen eller fakulteten till dess att gallringsfristen löpt ut. Handlingsbeståndet ska hållas samlat, ordnat och sökbart. Vidare gäller samma krav på skydd som under projekttiden. När gallringsfristen, enligt föreskrifter, har löpt ut ska handlingarna gallras. Hantering och leverans av bevarandematerial Forskningshandlingar som ska bevaras efter att projektet har avslutats skickas efter överenskommelse till centralarkivet för slutgiltig förvaring och då går det juridiska och ekonomiska ansvaret för forskningshandlingarna över till universitetsledningens kansli. 9 (10)

10 Innan handlingarna skickas till centralarkivet ska de rensas på gem, gummisnoddar, tejp och plastfickor - varken plast eller metall hör hemma i arkivet. Plast har på lång sikt en skadlig och nedbrytande inverkan på papper och metallgem rostar och förstör papper. Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut enkelsidigt i framtiden är det annars risk för att dokumentet inte blir läsbart. Innan handlingarna läggs i arkivkartong ska de läggas i ett aktomslag. Ska handlingarna hållas ihop eller skilja ett ärende från ett annat: använd aktomslag (ett vikt A3-ark) av arkiv- och ådersbeständigt papper och beskriv vad som finns i aktomslaget med påskrift av blyerts eller arkivbeständigt bläck. Även registerpapper ska sorteras bort, istället ska aktomslag med påskrift om innehållet användas. Arbetsmaterial och anteckningar som saknar betydelse och inte tillför ärendet något sorteras bort. Likaså ska post-it-lappar avlägsnas och undvik alltid tejp på material som ska bevaras. Angående tryckta publikationer som kompendier, rapporter etc. Arkivera inte tryckoriginal om en tryckt upplaga finns. Originalet kan innehålla tejp som lossnar efter ett tag, Tipp-ex som kan krackelera efter en tid, klister eller annat som förstör handlingen. Vid kartongläggning Kartongerna ska tätpackas för att materialet inte ska böjas som papper gör när kartongen innehåller för lite handlingar. En annan fördel är att det blir mer ekonomiskt att fylla kartongerna och förutom det så brinner dessutom tätt packat papper dåligt vid brand. Kartongen ska dock inte fyllas till bredden så att sidorna buktar ut. Trasiga och spruckna kartonger kastas och ersätts med hela. 10 (10)