Lathund för forskningshandlingar vid Högskolan i Halmstad - Riktlinjer samt bevarande- och gallringsplan

Transkript

1 Lathund för forskningshandlingar vid Högskolan i Halmstad - Riktlinjer samt bevarande- och gallringsplan Högskolan i Halmstad Box Halmstad Besöksadress: Kristian IV:s väg 3 Tel: registrator@hh.se Org. nr Sida 1 (9)

2 Rutiner kring arkivering av forskningshandlingar Tanken med denna lathund är att den ska fungera som stöd för akademierna och forskarna vid Högskolan i Halmstad, kring vad som ska bevaras, gallras och vad som ska registreras i diariet. Det är viktigt att vi vid Högskolan i Halmstad gör på samma sätt och håller god ordning bland våra forskningshandlingar, för att vi i framtiden ska kunna söka i och arbeta med dessa. Det gagnar både forskarna och samhället. Det ska vara enkelt att hitta och få inblick i både forskningsmetoderna och resultaten. Det finns även fler skäl till varför vi ska bevara våra forskningshandlingar och det är för att vi som statlig myndighet måste redovisa vår verksamhet. För att kunna leva upp till det statliga regelverket krävs att vi har en väl fungerande arkivvård och goda arkivrutiner. Detta innebär att det är viktigt att handlingarna hålls samlade och att de finns förvarade i Högskolans arkiv och diarium. Några begrepp inom forskningen Forskning Vetenskapligt experimentellt eller teoretiskt arbete för att inhämta ny kunskap och utvecklingsarbete på vetenskaplig grund, dock inte sådant arbete som utförs inom ramen för högskoleutbildning på grundnivå eller på avancerad nivå. Forskningsverksamhet Med forskningsverksamhet avses grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs såväl vid universitet och högskolor enligt Högskolelagen (1992:1434) som vid särskilda forskningsinstitut och i verksamhetsorienterad forskning vid andra statliga myndigheter enligt instruktion eller särskilt uppdrag. Forskningsprojekt En i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till visst uppdrag och/eller vissa personer. Forskningshuvudman En statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person i vars verksamhet forskningen utförs. Forskningsperson En levande människa som forskningen avser. Forskningshandlingar Handlingar som inkommer och upprättas inom myndighetens forskningsverksamhet. Åsyftar såväl administrativa handlingar som rådata och rapportering i vid bemärkelse. Sida 2 (9)

3 Vem äger forskningen? Forskning som sker vid en myndighet är att betrakta som myndighetens oberoende av hur finansieringen sker. Detta innebär att forskningen, precis som myndighetens handlingar i övrigt, omfattas av tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar. En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten, och är att anse som inkommen eller upprättad hos myndigheten (tryckfrihetsförordningen 2 kap 3 ). Huvudregeln för allmänna handlingar är att de är offentliga. Det finns två undantag från huvudregeln: - Handlingar är inte offentliga om de berörs av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Ofta handlar detta om integritetskänsligt material som berör enskildas ekonomiska och personliga förhållanden, men kan även gälla ett företags affärsförhållande - Det andra undantaget gäller handlingar som tillkommer i forskningen och som ännu inte färdigställts. Exempel på detta är minnesanteckningar, utkast och koncept. Dessa blir inte allmänna om de inte tas om hand för arkivering. Se vidare under Gallring och rensning. Upphovsrättslagen Forskaren är upphovsman till sina verk och har därmed ensamrätt att bestämma över sina forskningsresultat. Syftet med ensamrätten är att garantera att ingen utan forskarens medgivande får använda resultaten. Observera skillnaden mellan forskningsresultat och forskningshandlingar. Hantering av integritetskänsligt material och personuppgifter i forskningen Personuppgiftslagens (1998:204) definition av personuppgifter: All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Definitionen gäller all slags information, även ljud och bild. Känsligt material är enligt Personuppgiftslagen, 13 : ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller uppgifter som rör enskilds hälsa eller sexualliv. För all forskning som innefattar behandling av ovan nämnda material ska etikprövning ske, oavsett om forskningspersonen har lämnat sitt samtycke eller inte. Personer som på ett eller annat sätt är föremål för forskning har rätt att bli informerade om hur integritetskänslig data hanteras. Ett bra sätt att göra detta är att infoga en text om detta i informationsbrevet som sänds ut till forskningspersonerna. Informationen ska uppfylla kraven i både personuppgiftslagen och lagen om etikprövning av forskning som avser människor. Följande information bör, på lämpligt sätt, lämnas till forskningspersonerna: - Vem eller vilka som är personuppgiftsansvariga respektive kontaktpersoner - För vilket ändamål personuppgifterna ska hanteras - Vilka personuppgifter eller kategorier av personuppgifter som ska hanteras Sida 3 (9)

4 - Information om varifrån uppgifterna hämtas - Mottagarna av personuppgifterna (om det är aktuellt att lämna ut uppgifterna till någon utomstående) - Hur länge uppgifterna ska bevaras - Rätten att ansöka om information och få rättelse av felaktiga personuppgifter - Vilket sekretesskydd uppgifterna har hos forskaren - Att det är frivilligt att delta - Information om IT-säkerheten För mer information se publikationen Personuppgifter i forskningen vilka regler gäller på Ansvar för arkiv och gallring Akademichef Respektive akademichef har det övergripande ansvaret för akademiernas arkiv. Det är därmed akademichefen som har ansvaret för att se till att forskningsverksamheten lever upp till de krav som ställs på en tillfredsställande arkivvård. I ansvaret ingår: - Att se till att forskningshandlingar arkiveras och gallras i enlighet med gällande regelverk - Att se till att handlingarna (oavsett medium) förvaras i Högskolans godkända arkivlokaler/arkivskåp så att de skyddas från brand, fukt, otillbörlig åtkomst etcetera. I vissa fall kan det vara nödvändigt med extra skyddsåtgärder för handlingar som berörs av sekretess - Att hantera eventuell problematik rörande hantering av handlingar/dokumentation som kan uppstå om den projektansvarige eller enskilde forskaren av olika skäl lämnar Högskolan i samband med att forskningen avslutas Projektansvarig Den projektansvarige är den som i praktiken hanterar forskningshandlingarna innan eventuell leverans till centralarkiv, alternativt gallring. I ansvaret ingår följande uppgifter: - Att omgående lämna handlingar som ska diarieföras till registrator - Ordna forskningshandlingarna på sådant sätt att det utan vidare går att identifiera vad som ska bevaras eller gallras - Att ta ställning till vad som bör bevaras eller gallras och därefter upprätta ett förslag till gallring (förslaget föredras för akademichefen som därefter beslutar) - Att skydda materialet från förstöring eller otillbörlig åtkomst - Att gallra handlingar när gallringsfristen har gått ut - Att verkställa leverans av handlingarna till Högskolans centralarkiv Sida 4 (9)

5 Enskild forskare Det är varje enskild forskares ansvar att se till att forskningshandlingarna, under hela projekttiden, hålls väl ordnade så att det utan vidare går att identifiera vad som ska bevaras, gallras eller rensas. Handlingar som skall diarieföras skall omgående sändas till registrator. Diarieföring Forskningshandlingar som ska diarieföras lämnas/skickas utan dröjsmål direkt till Högskolans centrala registrator. Det är framför allt handlingar av administrativ karaktär som diarieförs. Kontakta central registrator vid frågor. Exempel på handlingar som bör diarieföras finns i gallringsbilagan. Gallring och rensning Med gallring menas att förstöra handlingar. Gallring får endast ske med stöd av författning eller beslut från riksdagen, regeringen eller riksarkivet. Eftersom gallring medför att information försvinner för all framtid krävs stränga regler för vilka kriterier som ska tillämpas. Gallringen ska dokumenteras genom ett skriftligt beslut som lämnas till Högskolans centrala registrator för diarieföring. Rensning innebär att man avlägsnar och förstör handlingar som inte är allmänna och därför inte ska arkiveras. Exempel på detta är utkast, bearbetningar, anteckningar eller uppgifter av privat natur. Beslut om gallring fattas av akademichefen efter föredragning av den projektansvarige. Beslutet ska vara skriftligt och bör göras så fort projektet har avslutats. Beslutet lämnas till Högskolans centrala registrator för diarieföring. Se även Undantag från gallring nedan. Observera att arbetsmaterial som verifierar forskningsresultat inte får gallras utan ett skriftligt gallringsbeslut med stöd i beslut från ovan nämnda instanser. Handlingar som inte är allmänna, men som tas om hand för arkivering (det vill säga levereras till centralarkivet) blir allmänna och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Högskolans arkivarie kan bistå med råd och hjälp vid utformning av gallringsbeslut. Undantag från gallring Från gallring ska alltid undantas handlingar som bedöms ha ett: - Fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde - Vetenskapshistoriskt-, kulturhistoriskt-, eller personhistoriskt värde - Stort allmänt intresse Därför ska alla beslut om gallring fattas med hänsyn till ovanstående skäl för bevarande. Medier Det görs ingen åtskillnad på vilket medium handlingarna finns utan reglerna gäller oavsett om informationen finns på papper, servrar, magnetband, optiska skivor, videoband, foton kassettband etcetera. Sida 5 (9)

6 Arkivredovisning För att göra återsökning av handlingar så enkel som möjlig bör forskningen arkiveras projektvis, vilket innebär att handlingarna hålls samlade. Förslagsvis kan handlingarna ordnas enligt nedan nämnda handlingstyper. De handlingar som registreras i Högskolans diarium eller personaladministrativa system behöver inte redovisas i arkivförteckningen. Däremot bör hänvisning mellan systemen göras. I fall där flera akademier för gemensam forskning ska arkivredovisning ske på den akademi där den huvudsakliga ekonomiska redovisningen sker. Högskolans arkivarie ansvarar för att det material som levereras till centralarkivet förs in och redovisas i Högskolans arkivförteckning. Indelning i handlingstyper Forskningshandlingar kan indelas i fyra typer av handlingar - Administrativt material Anslagsansökningar, avtal/kontrakt, projektbeskrivningar, avrapportering till anslagsgivare, korrespondens med anslagsgivare, ekonomisk redovisning, personaladministrativt material. Administrativt material består ofta av handlingar som bör diarieföras - Primärmaterial Grundmaterial exempelvis i form av enkäter, intervjumaterial, statistik, undersökningsprotokoll, försöksprotokoll, mät- och testresultat, röntgenbilder, ljudoch bildupptagningar - Bearbetningsmaterial Arbetsmaterial, exempelvis utkast, koncept, skisser som ska omarbetas, sammanställningar, digitalt lagrade uppgifter som är självständiga led i en pågående bearbetning av data. Dessa utgör vanligtvis inte allmänna handlingar om de inte tas om hand för arkivering. - Redovisningsmaterial Resultatredovisning i form av delrapporter, slutrapporter, artiklar, licentiatuppsatser, avhandlingar, konferensrapporter. Även ej publicerade forskningsresultat utgör i regel allmänna handlingar. Sida 6 (9)

7 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR FORSKNINGSHANDLINGAR Inledande anmärkningar Gallring vid Högskolan i Halmstad sker med stöd av Riksarkivets gallringsföreskrifter RA-FS 1999:1 och RA-FS 1997:6. Gallringen ska dokumenteras i ett skriftligt gallringsbeslut. Handlingarna med tillhörande gallringsfrister som anges nedan är exempel på handlingar och förekommer inte i alla projekt. Bevarande- och gallringsplanen följer Högskolans dokumenthanteringsplan, dnr I 2014/57. innebär att handlingen gallras 10 år efter projektets avslutning. Med avslutning menas att resultatredovisning, publicering och ekonomisk slutredovisning har gjorts. Vid inaktualitet innebär att en handling, som inte har ett bevarandekrav, kan gallras när den saknar betydelse för verksamheten. Detta gäller främst handlingar som tillkommer i bearbetningsfasen. Handlingar Hantering Anmärkning Administrativa och ekonomiska handlingar Anslagsansökningar Diarieförs Avtal/kontrakt Diarieförs Beslut om beviljade medel Diarieförs Beslut om ej beviljade medel Diarieförs Ekonomisk slutrapport Diarieförs Intyg Korrespondens med anslagsgivare Diarieförs Projektbeskrivning/projektplaner Projektdagböcker Protokoll från styrgrupp- och referensgruppsmöten Tillståndsansökningar och beslut Diarieförs (etikprövning, datainspektionen, miljöprövning etc.) Sida 7 (9)

8 Primärmaterial Gallring får ske under förutsättning att slutredovisning (resultatredovisning, publicering och ekonomisk slutrapport) har gjorts. Enkäter Ljud- och bildupptagningar Mät- och testresultat Statistik Biologiska prover Kartmaterial Protokoll från undersökningar/ försök eller motsvarande Journalutdrag Laboratoriedagböcker Patientjournaler Förteckningar på använda journalutdrag Övrigt primärmaterial Bearbetningsmaterial Är oftast inte allmänna handlingar utan rensas vid inaktualitet alternativt när projektet är avslutat. Utkast Koncept Beräkningar Sammanställningar Delrapporter bevaras Datafiler som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data Korrektur som ska granskas Redovisningsmaterial Ett arkivexemplar bevaras Delrapporter Sida 8 (9)

9 Slutrapport Avhandlingar Licentiatuppsatser Examensarbeten Konferensbidrag Gäller publicerat material Tidskriftartiklar Annual Report Webb-sidor Sida 9 (9)