Flytten till Biomedicum

Transkript

1 Flytten till Biomedicum Tiden går och flytten till Biomedicum närmar sig. Sedan utskicket av Biomedicum Flyttinformation nr 1 har arbetet kring flytten fortsatt och nu finns svar på många frågor sammanställda i detta informationsutskick. Nästa informationstillfälle kommer bli i början av hösten då representanter från flyttgruppen kommer ut till varje institution och informerar både på svenska och engelska. FLYTTSAMORDNARE CMB Irene Remmel Andreas Adolfsson FyFa Åsa Johansson Michael Elm MBB Lottie Jansson Sjöstrand Torbjörn Haglöf MTC Magnus Bjurström Petra Hartley Neuro Boje Persson Eva Palmer Ludwiginstitutet Mats Anderling ki.se/biomedicum

2 Tillträde till Biomedicum Apr 3 V 14 V 15 V 16 V 17 V 18 V Aktiveringsvecka 3 apr 6 apr MBB 9 apr 25 apr MTC 12 apr 20 apr CMB inkl. Ludwiginstitutet 11 apr 3 maj Neuro 18 apr 9 maj FyFa 25 apr 7 maj TIDER Flyttidplan Principen för flyttidplanen är att man fyller ett kvarter per dag och ett helt plan i taget för att minimera tiden då flytten pågår på varje plan. Den flyttidplan som finns framtagen, se bilaga 1, är endast preliminär och kan komma att ändras. Flyttgruppen arbetar för att ha en fastställd flyttidplan under hösten När flyttar min forskargrupp? I flyttidplanen kan man tillsammans med den fastställda inplaceringen utläsa vilken dag respektive forskargrupp planeras flytta. INFORMATION Kommande informationstillfällen Muntlig information Under hösten 2017 kommer flyttprojektledare Magdalena Koistinen och Sarah Jonsson Norling, flyttsamordnare för respektive institution samt representant från flyttfirman att besöka alla fem institutioner och hålla muntliga presentationer. Det kommer finnas flera tillfällen per institution, varav minst ett på engelska och alla uppmanas att delta vid ett tillfälle. Dessa presentationer kommer att baseras på detta informationsblad samt en del kompletteringar. Fokus kommer alltså att vara den pågående flyttplaneringen samt genomförandet av själva flytten. Det kommer även finnas möjlighet att ställa frågor. Presentationerna kommer att hållas följande datum: Institutionen för Neurovetenskap 26 september kl Engelska 28 september kl Svenska 3 oktober kl Svenska Institutionen för Medicinsk Biokemi och Biofysik 18 september kl Svenska 21 september kl Svenska 25 september kl Engelska Institutionen för Fysiologi och Farmakologi 19 september kl Engelska 27 september kl Svenska 3 oktober kl Engelska Institutionen för Cell- och Molekylärbiologi inkl. Ludwiginstitutet 18 september kl Engelska 26 september kl Svenska 28 september kl Engelska Institutionen för Mikrobiologi, Tumör- och Cellbiologi 19 september kl Svenska 22 september kl Engelska 27 september kl Engelska Skriftlig information Ett tredje informationsblad kommer att skickas ut runt årsskiftet för att friska upp minnet och för att uppdatera med den senaste planeringen och andra aktuella frågor just då. 1

3 Frågor om Biomedicum Om du har frågor kring flytten eller något annat som rör Biomedicum kan du skicka ett mail till Ditt mail tas emot och skickas vidare till rätt person i organisationen kring Biomedicum. INFÖR FLYTTEN Rensa och kasta Alla som ska flytta till Biomedicum kommer behöva rensa ordentligt. Möjligheten att förvara material på kontor och labb kan se annorlunda ut i Biomedicum, det gemensamma målet är dock att försöka minimera det som flyttas med. Beroende på vilken typ av arbetsplats man får har man olika mycket förvaring vid sin plats. Flyttsamordnare på respektive institution informerar om när det finns extra container för rensning av material som inte kräver särskild sortering. Kemikalier Stora mängder kemikalier kommer att behöva kastas, det kommer i samband med detta finnas möjlighet att få hjälp av en kemikaliespecialist från Stena. Flyttsamordnare på respektive institution bokar kemikaliespecialisten särskilda dagar och informerar om det i god tid. Kylskåp Många av de hushållskylskåp som finns på institutionerna är föråldrade och innehåller förbjudna kylmedia som inte får flyttas med till Biomedicum, utan ska återvinnas, helst en tid före flytten och om nödvändigt ersättas med nya kylskåp innan flytten sker, förutsatt att kylskåpet får plats i de nya lokalerna. Vad ska inte flyttas med till Biomedicum? I Biomedicum kommer det att finnas helt nya möbler, därför lämnas alla möbler kvar i de befintliga lokalerna. Julsaker och andra dekorationer ska inte flyttas med till Biomedicum. Det kommer att finnas nya uppsättningar gemensamma köksgeråd att använda i Biomedicum. Lämna därför kvar gammalt köksgeråd till tömning av lokalerna. Vad får inte kastas? Enligt lag måste ansökan av medel, kontrakt samt ekonomiska och vetenskapliga slutrapporter arkiveras. Laboratorieböcker måste arkiveras och även en årlig lista över vetenskapliga publikationer, se bilaga 2. Är man osäker på om något föremål eller dokument är av historiskt intresse och bör sparas, kan man kontakta vetenskapshistoriker Daniel Normark (daniel.normark@ki.se) eller medicinhistoriker Olof Ljungström (olof.ljungstrom@ki.se) som arbetar med Medicinhistoriskt arkiv på KI. Avflyttningsdeklaration Att flytta till Biomedicum innebär inte bara en inflyttning utan också en omfattande avflyttning från befintliga lokaler. Alla labbrum och all labbutrustning ska avflyttningsdeklareras i samband med flytten, oavsett om den ska flyttas med eller inte. Ett nytt styrdokument för Anvisning avseende intern avflyttning beslutades av Fastighetsdirektören, denna anvisning gäller för hela KI och för alla som ska flytta ut ur lokaler som hyrs av KI. Kontakta intendent eller flyttsamordnare för vidare instruktioner. Uppsägning av avtal Det finns många olika typer av avtal med leverantörer som måste avslutas eller ändras inför flytten. Ofta finns en avtalad uppsägningstid för varje avtal, det kan därför vara bra att i god tid ta reda på vad som gäller och säga upp de avtal som ska sägas upp. Konst och utställningsföremål En stor del av konsten som finns i de befintliga lokalerna ägs av Statens Konstråd som i god tid innan flytten kommer att samla in konsten. Resterande konst och utställningsföremål som finns i lokalerna ägs av institutionerna och måste hanteras på något sätt. Vilken konst som kan flyttas med till Biomedicum är under utredning, däremot kommer konst och utställningsföremål av särskilt värde att sållas ut och placeras i tillfällig förvaring under ledning av vetenskapshistoriker Daniel Normark (daniel.normark@ki.se). Vid personligt intresse för konst eller utställningsföremål som ägs av institutionerna, ta kontakt med respektive flyttsamordnare som samordnar intresset för konsten och i sin tur tar kontakt med AC eller prefekt som beslutar om detta. 2

4 Packning Hur mycket kan man ta med sig? Olika typer av skrivplatser har plats för olika mycket förvaring. Information om hur många kartonger varje person kan ta med sig kommer att skickas ut under i god tid före flytten. Generellt gäller att alla kommer ha mindre plats för förvaring än i befintliga lokaler. Flyttkartonger Flyttkartonger kommer att levereras till institutionerna i huvudsak under Q Respektive flyttsamordnare bokar utkörning av flyttfirman och utser lämplig plats att förvara dessa på. Tillsammans med flyttkartongerna kommer även märketiketter, terminalpåsar (särskilda plastpåsar för datortillbehör) och makulatur levereras. Information om vart man kan hämta sina flyttkartonger m.m. kommer att skickas ut från respektive flyttsamordnare. Vid behov av flyttkartonger tidigare än planerat går det bra att kontakta respektive flyttsamordnare så hjälper de till. Om man ska vara tjänstledig före eller under flytten kan det vara bra att packa sina tillhörigheter innan man går på tjänstledighet för att vara säker på att sakerna flyttas med till Biomedicum. Märkning av kartonger Varje kartong ska märkas med etikett från flyttfirman, och det är viktigt att rätt färg används. Mer information om detta kommer att skickas ut i Biomedicum Flyttinformation nr 3. Etiketten placeras alltid på kortsidan av kartongen. På etiketten ska plan, kvarter och platsnummer framgå tydligt. För att underlätta vid uppackning kan man även skriva sitt eget namn på etiketten. Skriv inte direkt på flyttkartongen. Vem packar vad? Olika institutioner kommer att välja att göra på olika sätt. Flyttfirman kan erbjuda packningstjänst om det skulle vara intressant. Det kan innebära ett lite längre stopp i verksamheten om flyttfirman ska packa, då de kan behöva påbörja packningen några dagar före planerad flytt. Detta kan vara aktuellt för labb och eventuella förråd/arkiv/bibliotek etc. som ska med till Biomedicum. Kontor rekommenderas att man packar själv. Utrustning All utrustning kommer inte kunna flyttas med till Biomedicum, därför pågår ett arbete med att se över vilken utrustning som ska flyttas med. Det är viktigt att alla tar en aktiv del i denna planering och samordning, samt att man har ett eget ansvar att bevaka sina intressen. Många utrustningar kräver att tillverkare transportsäkrar och/eller kalibrerar mm. Dessa tjänster måste bokas långt i förväg. Samordningen av stora och/eller utrustning med särskilda anslutningar, så kallade specialflyttar, ska vara klar under Q Det finns en inventering av befintlig utrustning som måste hållas uppdaterad. Kommunikation kring uppdatering görs via flyttsamordnare som sedan ser till att det ändras i Nilex (databas). Arbetsplats Saker som inte får plats i en flyttkartong ska märkas med märketikett och stå synligt i rummet vid flytt. Datorskärmar och stationära datorer ska märkas tydligt med märketikett och stå kvar på skrivbordet. Flyttfirman flyttar dessa med hjälp av burar. Tangentbord, datormus och andra tekniska tillbehör packas i så kallade terminalpåsar, dessa märks tydligt med märketikett och lämnas kvar på skrivbordet. Ska man flytta några saker själv? Om man arbetar med laptop flyttar man den själv. Personliga tillhörigheter, så som prydnadssaker, fotografier mm. flyttar man själv på lämpligt sätt. Tillgång till de nya lokalerna För att inte störa flyttprocessen kommer man att få tillgång till de nya lokalerna i samband med sin flytt. Passerkort och nycklar De nuvarande passerkorten kommer att programmeras om av säkerhetsavdelningen så man får tillgång till de nya lokalerna inför sin flytt och tillträdet till de gamla lokalerna stängs av så fort respektive flytt är avklarad. 3

5 Introduktionskurs till Biomedicum I samband med att de fem institutionerna flyttar in i Biomedicum kommer samtlig personal behöva uppdatera sin kunskap om vilka regler och rutiner som gäller i Biomedicum. En webbaserad utbildning kommer att finnas tillgänglig innan flytt, som innehåller information om både allmänna regler och rutiner på KI men även specifikt på Biomedicum. Till denna utbildning kommer det även kopplas ett säkerhetstest för att få behörighet till lokalerna. IT Förberedelser för att flytta IT är i full gång och kommer att intensifieras under hösten. Arbetet är omfattande i och med att fem olika institutioners IT skall bli en och en utmaning är att genomföra förändringen med så lite störning för verksamheten som möjligt. Som användare kommer de mest synbara förändringarna märkas i form av: Nya och gemensamma lagringsytor. En gemensam supportprocess och organisation integrerad med ITA:s befintliga support. Förändringarna inom IT kommer att informeras separat och mer i detalj i god tid före inflyttning. UNDER FLYTTEN Säkerhet under flytten Under en stor flytt är det många som rör sig i lokalerna och det kan vara svårt att veta vem som är behörig. Personal från flyttfirman och andra entreprenörer ska alltid bära profilkläder. Alla som vistas i lokalerna, entreprenörer och personal från KI ska kunna identifiera sig. Det är viktigt att alla hjälps åt att hålla dörrar stängda för att hindra obehöriga från att komma in i lokalerna. Vem måste jobba under flytten? Under flytten kommer flyttsamordnare från varje institution att arbeta intensivt, till sin hjälp kan de behöva någon eller några personer per kvarter. En person som bevakar utflyttningen från de gamla lokalerna och en person på plats i Biomedicum som bevakar inflyttningen i de nya lokalerna. IT-personal kommer att finnas på plats under flytten. Övrig personal kan vara ledig eller arbeta från annan plats just den dagen ens egen arbetsplats flyttas. Personal från den nya FM-avdelningen kommer att finnas på plats i Biomedicum från att huset tas över i KIs regi. Styrning av flytten Inför flytten till Biomedicum arbetar flyttprojektledare med en process som i korthet redovisas här. Veckan före flytten går flyttprojektledare igenom alla kvarter som skall flyttas veckan efter, stämmer av med FM-organisationen att allt är i ordning i huset, stämmer av med Akademiska Hus om det är några arbeten som pågår i dessa kvarter. Skyltningen kontrolleras och kompletteras upp med plats för tomma kartonger. Det sätts upp listor i alla labb där det tydligt framgår vilken utrustning som skall stå var i rummet. All information sammanställs på torsdagen och skickas ut till de verksamheter som ska flytta. På själva flyttdagen genomförs ett kort startmöte för berörd verksamhet. På startmötet deltar flyttsamordnare, forskargruppsledare, flyttprojektledare, Rexab och de installatörer som behövs för just den flytten. En kort genomgång av dagens flytt och vad som gäller. När lokalerna är tömda och flytten bedöms som klar skall detta verifieras av flyttsamordnare eller forskargruppsledare genom att man tillsammans går igenom den utflyttade lokalen och signerar att den är tömd och låst. Dagens flytt anses vara klar och godkänd när denna kontroll är gjord och Rexab samt flyttplanerare har stämt av efter den sista bilens tömning. Flytt av utrustning m.m. Utrustning Den mesta utrustningen kommer att flyttas av flyttfirman, urkoppling och inkoppling görs av behörig entreprenör som sedan tidigare arbetat med att bygga upp Biomedicum. I allra största mån kommer det vara samma personer som kopplar ur en utrustning som sedan kopplar in den igen efter att flyttfirman flyttat den. Det kommer att tas fram en rutin för att säkerställa att all utrustning blir ordentligt inkopplad och funktionstestad i direkt anslutning till flytten. 4

6 Specialflytt En del utrustningar kräver en så kallad specialflytt. Det innebär att tillverkare eller leverantör kräver att de ska transportsäkra och/eller flytta och/eller kalibrera utrustningen. Flyttsamordnare från de fem institutionerna har sammanställt vilka utrustningar som kräver specialflytt och initierat detta arbete. Många tillverkare/leverantörer kräver lång framförhållning för bokning av den här typen av tjänst, därför är det viktigt att detta arbete fortskrider som planerat. Kylar och frysar Ett särskilt flyttlag kommer att jobba med att flytta lågtemperaturfrysar parallellt med övriga flyttar. Kylar och frysar ska om möjligt fyllas med bubbelplast eller annat packmaterial av verksamheten som äger frysen innan de flyttas för att hindra innehållet från att röra sig under flytten. Materialet i respektive frys ska tåla rörelse. Alla kylar och frysar transporteras på pirra och kan komma att lutas upp emot 45 grader, om innehållet inte klarar den lutningen eller om flyttpersonalen behöver lägga kylen/frysen ned i transporten ska allt material tas ut och packas ned i separata frigolitboxar som finns på KI internt. Kemikalier Personal från flyttfirman har tillstånd att packa och flytta kemikalier och har god kännedom om hur kemikalier ska hanteras säkert. Om något går sönder under flytten Om något går sönder eller kommer bort i flytten ska man göra en reklamation. Reklamationer ska göras omgående vid upptäckt av skada. Skadelidande ska fylla i flyttfirmans reklamationsblankett. Kontakta närmaste flyttsamordnare för vidare hjälp med ärendet. Försäkringar Flyttfirman har en ansvarsförsäkring som täcker samtlig utrustning som de transporterar förutom privata ägodelar. Försäkringen är dock reglerad enligt vissa normer och summor som finns fastställda i allmänna bestämmelser för transporttjänster. Vid flytt av särskild utrustning kan en extra försäkring tecknas via flyttfirman, i dessa fall är det den flyttande verksamheten som uppskattar värdet som premien sedan utgår ifrån. KI har en försäkring via Kammarkollegiet som täcker även utrustning som transporteras. Denna försäkring har dock en väldigt hög självrisk. All information kring hur försäkringar ska hanteras är ännu ej fastställd, men det är en prioriterad fråga i flyttplaneringen. EFTER FLYTTEN Vad händer med de gamla lokalerna efter flytten? När flytten är genomförd, ska de gamla lokalerna var helt tömda. Det innebär att allt som inte ska med, måste kastas eller skänkas i god tid innan man börjar packa. Samtlig utrustning, oavsett om den ska med eller inte, måste saneras och saneringsintyg utfärdas. Labb som lämnas ska förses med avflyttningsdeklaration som innehåller information om vad som har hanterats i rummet och hur man har rengjort labbänkar, dragskåp etc. De nya lokalerna Hur är de nya arbetsplatserna utrustade? Varje arbetsplats i Biomedicum är utrustad med ett höjoch sänkbart skrivbord, en ergonomiskt riktig arbetsstol samt hyllor. Beroende på vilken typ av arbetsplats man blir tilldelad har man olika mycket förvaring vid sin plats. Arbetsmiljö Det krävs en uppdatering av tillstånd för arbete med BSl2 och BSl3, t.ex. med nya rumsnummer. Samtliga riskbedömningar behöver uppdateras med t.ex. nya rumsnummer. Skrivare/kopiatorer Det kommer finnas helt nya skrivare i Biomedicum med en helhetslösning för alla verksamheter i huset. Lågtemperaturfrysar (-80, -150, flytande kväve) I Biomedicum finns ett antal platser för lågtemperaturfrysar med larm, en del kommer att placeras på plan 2 och en del kommer att placeras i apparatnischer i varje kvarter. Det är upp till varje kvarter att avgöra vilka frysar som ska stå på plan 2 eller i kvarteret, samt var i kvarteret frysarna står. Mötesrum Alla mötesrum och konferensrum kommer att vara tillgängliga från att flytten startar. 5

7 Bilaga 1, Preliminär flyttidplan Aktiveringsvecka IT FM 3A (Admin) 3C (FACS) april maj v. 14 v. 15 v. 16 v. 17 v. 18 v. 19 v ti on to fr lö sö måti on to fr lö sö måti on to fr lö sö måti on to fr lö sö måti on to fr lö sö måti on to fr lö sö måti 3 apr 3 apr 5 apr 13 apr 2018 MBB 9A 9B 9D 8D 6C 6D 9 apr 10 apr 11 apr 16 apr 24 apr 25 apr MTC 9C 8C 7C 7B 12 apr 17 apr 19 apr 20 apr CMB 9D 9C 8C 7B 6B 6A 5C 5D 11 apr 12 apr 17 apr 20 apr 26 apr 27 apr 2 maj 3 maj Neuro 8B 7D 6D 6A 4C 4D 4B 18 apr 23 apr 25 apr 27 apr 7 maj 8 maj 9 maj FyFa 6D 5C 5B 4C 25 apr 2 maj 4 maj 7 maj Tomma kvarter 3B 7A 8A 5A 4A 4 apr 6 apr 30 apr 11 maj 14 m Baserad på inplacering daterad

8 Bilaga 2 Arkivering forskningsmaterial I och med flytten till Biomedicum kommer lagringsmöjligheterna för fysiska forskningshandlingar vara begränsade. Forskningshandlingar är allmänna handlingar och får inte gallas (förstöras) utan stöd i lag varför samtliga forskare redan innan flytten måste ta ställning till vad som kan gallras och vad som ska skickas för lagring eller arkiveras (permanent bevarade) till institutionens arkivlokal. Vad ska arkiveras eller gallras? A. Gallras direkt innan flytt Forskningsdata som är äldre än 10 år efter projektavslut tex rådata, enkätsvar, uppgifter ut register och utdrag ur journaluppgifter Arbetsmaterial tex minnesanteckningar Korrespondens av ringa värde B. Skickas till arkivet och gallas 10 år efter projektavslut Forskningsdata som är yngre än 10år efter projektavslut tex rådata, enkätsvar, uppgifter ur register och utdrag av journaler C. Skickas till arkivet och bevaras permanent Labb/loggböcker Viktig korrespondens Forskningsdata av särskild vikt eller som är svår at återskapa D. Administrativa handlingar (ansökningar, beslut, slutrapportering m.m.) ska skickas regelbundet till registrator för diarieföring och ska redan vara omhändertaget för arkivering. Vad kan förberedas redan nu? 1. Uppdelning Dela upp materialet A, B, C och D enl ovan. A. kan förstöras direkt. För handlingar innehållande sekretess ska godkända sekretesskärl/containrar användas För B. Och C. Är det viktigt att materialet märks upp. Det är viktigt att dela upp forskningsdata enl projekt så att det går att återsöka i materialet vid behov. Finns det äldre handlingar som skulle ha varit diarieförda (D.) men inte blivit det ska dessa hanteras enigt punkt C. 2. Uppmärkning Gallringsbart: Märk upp materialet med forskare, projektnamn och gallringsår. Bevaras: märk upp materialet med Institution, enhet, forskare, projektnamn och år. Se till att det är lätt att utskilja vilken data som tillhör vilken studie. 3. Leverans Respektive institution informerar när det är dags för leverans till institutionens arkiv.