Flytthandbok 2016 Kungl. Musikhögskolan

Transkript

1 Bokning av utrustning Utrustning bokas för perioden: Hämtas ut klockan: Utrustning Återlämnas klockan: Flytthandbok 2016 Kungl. Musikhögskolan Flytt från Lidingövägen 12, Löjtnantsgatan 17 och 21 samt Valhallavägen 117D Namn: Telefon: Datum: Namnteckning: Undertecknad förbinder sig att: -Se till att rätt utrustning kvitteras ut. -Ansvara för att utrustningen hanteras och transporteras varsamt. -Ansvara för att all utrustning kommer tillbaka i tid. -Kontakta Servicecentrum ( ) eller Mattias Alldahl ( ) vid frågor och problem. -Anmäla eventuella fel på utrustning till Servicecentrum eller Mattias Alldahl. Har inte bokad utrustning hämtats ut inom två timmar efter utsatt tid annulleras bokningen

2 Innehåll 1. Flyttprocessen Detaljerad tidsplan Arkivera och rensa! Packa och märk! IT-miljö, nätverk och IT-system Ekonomiärenden Studieadministrativa ärenden Post/paket/leveranser På KMH:s nya campus Kontakt Egna anteckningar

3 Viktigt att göra nu under våren: Gör beställningar som medför paketleveranser senast 15 april Återlämna bibliotekslån (eller omvandla till sommarlån) senast 28 april Lämna in underlag för kostnadsersättningar, löneutbetalningar etc Arkivera och rensa dokument, litteratur, elektronik etc Packa och märk upp flyttkartonger och inventarier... 8 Töm förvaringsskåp och förråd... 8 Tag hem ev. bärbar dator, mobil, personliga tillhörigheter... 8 Lämna in nycklar... 9 Under sommaren: 13 juni-1 augusti inget tillträde till KMH:s lokaler. Studieadministrativa avdelningen, Ekonomienheten, Registrator m.fl. finns i KTH:s lokaler på Brinellvägen 15 juni-15 juli. Övriga anställda arbetar på distans eller har semester. Postadressen är oförändrad. Försändelser levereras dock till Brinellvägen 8. Ingen internpost. 3

4 1. Flyttprocessen Datum för den stora kontorsflytten är fastställt till måndag 13 juni. Anställdas kartonger och övriga inventarier som ska med till KMH:s nya Campus måste senast 10 juni vara färdigpackade och klara. Studenter ska senast 7 juni ha tömt sina skåp och tagit hand om sina personliga tillhörigheter. Vissa delar av verksamheter/lokaler kommer att flytta tidigare eller stängas före den 13 juni (se Detaljerad tidplan). Förberedelser i nya huset kommer ske före och efter den stora flytten 13 juni. Det förberedande arbetet påbörjas redan 1 maj då KMH får tillträde till det nya huset och fortsätter fram till 17 juli. Arbetet omfattar t.ex. installation och montering av nya möbler, IT-utrustning, studio och ljudteknik. Flyttföretaget NFB kommer att ansvara för större delen av flytten till KMH:s nya Campus. En intern flyttgrupp finns även tillgänglig för att hjälpa till under flytten. Observera att du fr.o.m. 13 juni inte kommer att ha tillträde till KMH:s lokaler förrän tillträdet i nya Campus 1 augusti. Detta p.g.a. att befintliga lokaler ska tömmas innan den 30 juni och nya lokaler förberedas innan verksamheten startar. Rivning av A-huset kommer att påbörjas den 1 juli. E- och F-hus tas över av ny hyresgäst den 1 juli. Det nya huset öppnar för anställda 1 augusti och 22 augusti för studenterna i samband med introduktionsveckan. De nuvarande passerkorten kommer att sluta gälla när vi lämnar nuvarande hus. Alla behöver därför byta passerkort. Mer information om hur detta kommer att gå till skickas ut via mail. KMH:s nätverk och interna IT-system stängs ner och flyttas 13 juni samtidigt som den stora kontorsflytten sker. Du kommer dock att kunna använda Office365, inklusive e- post- och kalenderfunktioner. Övriga interna IT-system blir tillgängliga via s.k. VPNuppkoppling (se sid. 10) så snart systemen har kopplats upp mot internet i det nya huset vilket kommer ske omkring juni. Studieadministrativa avdelningen (SAD) och avdelningen för ledningsstöd (LPE) kommer fr.o.m. 13 juni-15 juli att ha temporära arbetsplatser på KTH under flyttperioden för att sköta funktioner som enligt lagar/förordningar måste vara tillgängliga. Det gäller t.ex. registrators- och postfunktioner, betalningar av fakturor/löner samt studieadministration. Följ det fortsatta flyttarbetet på 4

5 2. Detaljerad tidplan Nedan finns en tidplan för när olika funktioner stänger/flyttar och öppnar igen samt annan viktig information. Vi ber er att läsa igenom hela dokumentet då förändrade rutiner kommer att gälla under flyttperioden. April Fre 15 Tis 19 Tor 28 Maj Sön 1 Fre 2 Fre 27 Juni Fre 3 Sön 5 Mån 6 Tis 7 Tor 9 Fre 10 Mån 13 Mån 27 Juli Mån 18 Augusti Mån 1 Mån 22 Mån 29 Sista dag för beställningar som ska levereras till nuvarande adress Sista dagen studio 1 har öppet Sista dagen studio A har öppet Sista dagen Biblioteket har öppet Tillträdesdag nya Campus enl. hyresavtal Sista dag för inlämning av lönematerial för utbetalning av lön den 23 juni Sista dag för inlämning av kostnadsersättningar till Ekonomienheten Sista dagen Servicecentrum lånar ut utrustning Hyreskontrakt för inkommande utbytesstudenter upphör att gälla Sista dagen studio 2 har öppet Vårterminen 2016 slutar Sista dagen för studenterna i nuvarande byggnader Studiecentrum stängt, t.o.m. 19 augusti Sista dagen för anställda i nuvarande byggnader SAD och LPE flyttar till KTH:s lokaler IT- support stängt. Öppnar åter 1 augusti IT- utrustning monteras ner och flyttas NFB påbörjar flytt av kartonger, möbler och inredning Sista dagen för inlämning av lönematerial för utbetalning via lön den 25 juli SAD och LPE flyttas från KTH till KMH Anställda får tillträde nya KMH Campus Studenter tillträde nya KMH Campus Introduktionsvecka för nya studenter Läsåret och höstterminen startar 5

6 3. Arkivera och rensa! Passa på att arkivera och rensa bland dokument och litteratur. Litteratur du vill skänka kan läggas på bordet utanför repron. Inga böcker eller pärmar får lämnas kvar i KMH:s nuvarande lokaler. Tomma pärmar, tidskriftssamlare m.m. som du vill skänka läggs i vagnen utanför repron. Utöver de returpapperskärl som redan finns vid skrivare och i A-husets ljusgård har det ställts ut kärl för returpapper och grovsopor på följande platser: A-huset Plan 5, mittkorridor, folkmusik, utanför A519 Plan 4, norra flygeln, utanför A485a Plan 4, norra flygeln, utanför A491 Plan 4, mittkorridor, utanför A412 Plan 3, mittkorridor, vid A336 Plan 3, västra flygeln, vid A359 Plan 2, vid entré A6 E-huset Plan 6, vid hiss Plan 4, vid E415 F-huset Röda havet Det går även bra att slänga grovsopor i sopskjulet utanför entré A10. Skjulet är låst med hänglås som du låser upp med personalnyckeln. Här kan man slänga grovsopor, metall, batterier, lysrör och lampor. 6

7 Elektronik Har du elektronisk utrustning som du vill bli av med så finns det burar för elektronik som ska kasseras på följande platser: A-huset utanför rum A384b E-huset utanför rum E412 F-huset vid röda havet I det fall utrustningen hade ett inköpspris över :- eller är stöldbegärlig är den sannolikt registrerad i inventarieregistret. Den behöver då bli avregistrerad och markerad som skrotad innan den läggs i burarna. Vänligen anmäl i så fall att du behöver avregistrera inventarien till helpdesk innan du slänger den. Elektroniken återvinns av Eurovironment AB. Om det är så att du har mer värdefull, fullt fungerande dator eller skärm som du inte längre behöver anmäler du detta till helpdesk som då ger besked om det ska slängas eller återanvändas på annan arbetsplats. Observera att du är ansvarig för att sådan utrustning avlägsnas från ditt rum innan du flyttar. Kartong och Wellpapp Vid entré A8 finns en blå container avsedd för kartong och wellpapp. Känsliga eller sekretessbelagda dokument Om du behöver slänga sekretessbelagda eller känsliga dokument (personuppgifter, omdömen mm) kräver det särskild hantering. Speciella kärl för detta ändamål beställs av servicecentrum via helpdesk och kostnaden debiteras respektive avdelning/institution. 7

8 4. Packa och märk! Anställda med fast arbetsplats kommer i nya Campus att få tillgång till ca fem hyllmeter (en hyllmeter motsvarar ca 14 pärmar). Har du mer material måste du rensa detta innan flytten. NFB som har anlitats för att genomföra större delen av flytten använder sig av ett märkoch packningssystem för att kunna effektivisera och strukturera upp flytten. Följ nedanstående instruktioner så underlättar du både för dig själv och andra. Packa dina saker enligt nedanstående beskrivning: Töm ditt postfack senast den 10:e juni. Packa dokument, litteratur, pärmar, häftapparater och annat kontorsmaterial i flyttlådor. Böcker och pärmar packas stående i kartongen. Därefter kan man eventuellt lägga ett lager ovanpå. Töm skrivbordslådor och packa innehållet i flyttkartong som du märker upp med flyttetikett. Koppla försiktigt ur alla datorkablar som hör till din arbetsplats och placera dem tillsammans med tangentbord, mus etc. i en kabelpåse. Märk påsen med en etikett och placera den intill datorn. Märk datorskärmar, stationära arbetsdatorer och annan datorutrustning samt mobil bordstelefon som hör till din arbetsplats med flyttetikett i rätt färg. Lämna kvar möblerna omärkta i ditt rum - nya möbler kommer att finnas på din nya arbetsplats. Du får ej ta med möbler. Att ta med hem över sommaren Bärbar dator Mobiltelefon Privata tillhörigheter t.ex. böcker, växter, paraplyer och liknande Ömtåliga saker Flyttkartonger och kabelpåsar finns tillgängliga hos Servicecentrum, vid studiecentrum och i biblioteket. Observera! Tänk på att böcker och papper är tungt. Packa inte ned mer i kartongen än att du själv orkar lyfta den. Skåp/förvaringsutrymmen nuvarande hus Samtliga studentskåp ska vara tömda senast den 7 juni. Anställdas förvaringsutrymmen och skåp ska vara tömda senast den 10 juni. 8

9 Lämna åter instrument och nycklar Nycklar och lånade instrument lämnas till Servicecentrum. Allmänna skåpnycklar och kassaskåpsnycklar lämnas uppmärkta till Servicecentrum. Märk dina flyttkartonger Du kommer i god tid att erhålla information av din chef/prefekt om vilket rumsnummer du har på din arbetsplats i nya Campus. Detta rumsnummer samt våningsplan ska noteras på etiketterna som du sätter på kortsidan av kartongerna samt på den utrustning som ska flyttas. Etiketter kommer att distribueras till varje avdelning/institution via din chef/prefekt. Etiketterna har olika färg som visar till vilket område i nya Campus som flyttlådan ska flyttas till. Använd alltid NFBs märketiketter och se till att du valt rätt färg. Röd Orange Brun/beige Lila Rosa Blå Gul Grå Vit Grön Hus 1, lamell A Hus 1, lamell B Hus 1, lamell C Hus 1, lamell D Hus 1, lamell E Hus 1, våning 1 Hus 3 Gång mellan hus 1 och 4, våning 1 Hus 4 KTH (SAD & LPE) 9

10 Etiketterna ska fyllas i med tuschpenna (permanent) och samtliga lådor som ska med måste märkas med etikett. Skriv aldrig direkt på kartongerna de används flera gånger. Ställ samman dina kartonger i ditt rum och var noga med att etiketterna är väl synliga innan du lämnar rummet. Numrering av rum i nya campus Så här är rumsnumren uppbyggda: Hus nr (1-4) Lamell i hus 1 (A-E) Våningsplan Nummer 1 A IT-miljö, nätverk och IT-system E-postfunktioner kommer att vara tillgängliga under hela flyttperioden via KMH:s nätverk inklusive interna system kommer att vara helt ur drift och inte vara tillgängliga mellan juni då all utrustning ska tas ur drift, packas, flyttas och installeras i det nya huset. Tiden för avbrott är preliminär och kan bli både kortare eller längre om oförutsedda tekniska problem uppstår. 10

11 Vissa externa tjänster kommer dock att vara tillgängliga under hela den tid som KMH:s IT-miljö är ur drift (förutsättningen är att du har tillgång till en internetuppkoppling). Detta gäller t.ex. Agresso ekonomisystem och e-faktureringssystem. Kommunikation till personal och studenter om status för när KMH:s IT-tjänster åter är tillgängliga kommer att ske via mail och KMH:s facebooksida. IT-support är stängt 10 juni-31 juli och öppnar igen 1 augusti. Ärenden inkomna till IThelpdesk kommer inte att kunna behandlas förrän IT-support öppnar 1 augusti. Sista dag för beställning av IT-utrustning till nuvarande lokaler är 15 april. Beställningar kan åter göras från 1 augusti. Distansarbete under sommaren För de som av sin chef fått beviljat att under sommaren arbeta på distans och behöver använda KMH:s IT-tjänster under sommaren gäller följande: Så snart nätverk och IT-tjänster åter är uppe och i drift är dessa tillgängliga via s.k. VPN-uppkoppling. Nya instruktioner för hur du kopplar upp dig via VPN i det nya nätverket kommer att utarbetas och skickas ut till alla anställda och studenter via mail innan flytten 13 juni. Informationen kommer även att finnas tillgänglig på KMH:s webbplats. 6. Ekonomiärenden Ekonomienheten (ekonomi och löner) kommer under tiden 13 juni 18 juli att finnas på Brinellvägen 8 på KTH-området. Ekonomienheten kommer att vara bemannad i möjligaste mån under hela den tiden. Ekonomienheten nås säkrast via e-post. Om man vill skicka kostnadsersättningar eller arvodesräkningar/reseräkningar måste man därför skicka dem med den externa posten. Tänk på att ni själva måste se till att materialet är konterat och attesterat av prefekt /avdelningschef när det skickas till oss, annars kan inte någon ersättning betalas ut. Post till ekonomienheten under flyttperioden: se Post/paket/leveranser sid. 10. Det går också bra att göra personligt besök och lämna direkt till Ekonomienheten. Sista dag för inlämning av ekonomiunderlag: 27 maj: Lönematerial för utbetalning via lön den 23 juni Kostnadsersättningar 27 juni: Lönematerial för utbetalning via lön den 25 juli 11

12 7. Studieadministrativa ärenden Viktiga datum från SAD inför flytten: 5 juni: Hyreskontrakt för inkommande utbytesstudenter upphör att gälla. Ingen sommaruthyrning 6 juni: Vårterminen 2016 slutar. 7 juni: TimeEdit på webben stänger 9 juni: Studentexpeditionen stänger. Efter 9 juni hänvisas studieadministrativa frågor till studiecentrum@kmh.se, antagningsfrågor till antagning@kmh.se. Telefontid tisdagar, torsdagar och fredagar kl : öppet t.o.m. 23 juni, öppnar sedan åter 8 augusti. 22 augusti: Studentexpeditionen öppnar. Introduktionsdagar för nya studenter. 29 augusti: Höstterminen 2016 börjar. 8. Post/paket/leveranser Beställningar som medför paketleveranser måste göras före den 15 april. Post till KMH kommer att levereras till nuvarande adress fram till den 10 juni. Därefter kommer posten att omdirigeras till KTH där registrator kommer att ha tillfällig arbetsplats. Post som behöver nå mottagare under flyttperioden och när KMH är stängt kommer att notifieras till mottagaren via mail. Adressen är den vanliga: Kungl. Musikhögskolan i Stockholm, Box 27711, Stockholm. Posten kommer att leverera all KMH:s post till Brinellvägen 8. Det kommer inte att finnas någon internpost under perioden 10 juni 18 juli OBS! Glöm inte att tömma ditt postfack innan du lämnar befintligt hus. 12

13 9. På KMH:s nya campus Passerkort I KMH:s nya Campus kommer vi att byta säkerhetssystem och alla kommer att behöva byta passerkort. Mer information om hur detta kommer att gå till kommer att skickas ut via mail. Telefoni/Fax I nya Campus kommer endast mobiltelefoni att gälla enligt den nya telefonilösningen som KMH redan infört. Telefax kommer inte att finnas. Istället för fax rekommenderas att dokumenten scannas eller fotograferas med mobiltelefon och skickas med mail till mottagaren. Skrivare/utskriftssystem Befintliga skrivare (12st) kommer att flyttas med till nya Campus. Det kommer att finnas minst en multifunktionsskrivare på varje våningsplan. Utskriftssystem kommer liksom tidigare att finnas i nya Campus. 10. Kontakt Har du frågor om något som rör flytten mailar du till flytt@kmh.se. Mailadressen är tillgänglig och bevakas under hela flyttperioden. 13

14 11. Egna anteckningar 14

15 15

16