Allmän flyttinformation för flytt till Ulls hus och efterföljande flytt till rektorshuset och undervisningshuset

Transkript

1 Allmän flyttinformation för flytt till Ulls hus och efterföljande flytt till rektorshuset och undervisningshuset 1. Inledning Detta informationsutskick går ut till samtlig personal som ska flytta till Ulls hus, rektorshuset och undervisningshuset. Eftersom flytten är komplex med många personer inblandade ska all personal i första hand kontakta prefekt/avd.chef eller utsedd flyttsamordnare på respektive inst./avd. för att få svar på frågor. Se bilagd kontaktlista över projektorganisation, prefekter/avd.chefer och flyttsamordnare. I jan/feb 2015 kommer SLU:s projektledare, flyttprojektledare och flyttfirma att hålla infomöten för samtliga inst./avd. Där kommer det finnas tillfälle att ställa frågor direkt till flyttorganisationen. Det finns en hemsida för projektet Ulls hus ( där information om byggprojektet och flytten läggs ut. Under våren kommer en ny hemsida att skapas för huset Ulls hus och den kommer att ersätta projektsidan efter inflytt. Där kommer bl.a. husguide och ärendehanteringssystem för felanmälningar att finnas samt information om den gemensamma servicen i Ulls hus, undervisningshuset och bibliotekshuset. Tider Den idag gällande flyttidplanen (se bilaga 2) är övergripande och visar vilka veckor som flytten sker. Tidplanen är i stort fastställd gällande flyttordning och tidsbehov. Tömning av lokalerna sker efter utflytt. Vid tömning tas möbler och gammal utrustning etc. bort från lokalen. Vid tomställning städas allt ur och lokalerna görs i ordning för att kunna överlämnas till Akademiska hus eller till ny hyresgäst inom SLU. Tömnings- och tomställningsprojektet ombesörjs av SLU Infra lokaler. Vad händer framöver? Dec/jan Prefekter/avd.chefer gör inplacering på personnivå i alla kontor. Jan/feb Flyttinformation för respektive inst./avd. SLU:s projektledare, projektsamordnare för uadm resp. kluster, flyttprojektledare och flyttfirma deltar. Mars Detaljtidplaner för inst./avd. Kartonger till alla. Prel. start för organisering kring befintliga möbler. Maj Flytten till Ulls hus startar. Flytten till rektorshuset påbörjas preliminärt. Augusti Flytten till Ulls hus och rektorshuset klar. HT-15 Prel. tid för flytt till Undervisningshuset (återkommer till berörda med mer exakt tidplan). Kostnader Direkta kostnader för flytten samt återställning av lämnade lokaler bekostas centralt av respektive verksamhet (fakultet resp. universitetsadministration). Eget arbete i samband med flytten bekostas inte centralt av fakultet resp. universitetsadministration. Ulls hus serviceorganisation och husråd Ulls hus hyresgäster kommer, tillsammans med hyresgästerna i undervisningshuset och bibliotekshuset, att ha en rad gemensamma funktioner och tjänster som ska tillhandahållas av en gemensam serviceorganisation. Det handlar primärt om stöd och service från avdelningen för infrastruktur (Infra) men även om undervisningsstöd och AV-stöd från IT-avdelningen. Serviceorganisationen kommer att ligga under Infra och ledas av en Facility Manager. Ett husråd har inrättats med representanter från alla hyresgäster. Husrådets uppgift är att vara en samtalspart som kan representera hyresgästerna i husen och fungera som en effektiv beställare av och 1(6)

2 kravställare på de tjänster som Infra levererar. Se bilagd instruktion för husråd för Ulls hus, undervisningshuset och bibliotekshuset samt förteckning över husrådets ledamöter och övriga deltagare. 2. Inför flytten Container för utrensning Flytten är ett utmärkt tillfälle att rensa ur kontor och förråd i god tid innan flyttlasset går. Vid behov kan sopkärl eller container beställas för utrensning. Meddela flyttprojektledarna om ni har behov av detta. Sopkärl/container bekostas av respektive verksamhet. Saker som rensats bort kan också samlas i ett av verksamhetens förråd tills det är dags för tömning av era lokaler. Tillgång till nya lokaler - nycklar, passerkort och koder Programmering av kort kommer att skötas av SLU Infra Säkerhet. Korten har ett inprogrammerat startdatum, vilket gör att det blir olika tidpunkter för access till de nya lokalerna beroende på när inst./avd. flyttar in. Nycklar till dörrar som inte har passersystem kommer att hanteras av serviceorganisationen för Ulls hus direkt mot inst./avd. Vem skall sitta var? Prefekt/avd.chef bestämmer hur kontoren skall fördelas mellan personalen och varje institutions/avdelnings kontor finns angivna på rumslista som distribueras till prefekter/avd.chefer. Hur vet jag när just mitt rum skall flyttas? Hur planeras flytten i detalj? Varje prefekt/avd.chef får listor så att inst./avd. själva kan vara med och påverka i vilken ordning lokalerna skall flyttas (inom ramen för de i tidplanen planerade flyttveckorna). Det blir en lista per dag med plats för ungefär 20 kontor, prefekt/avd.chef får själva fylla i och ha önskemål. På så vis vet alla när just deras kontor flyttas och har då möjlighet att packa upp sina saker i de nya kontoren direkt i anslutning till flytten. Inför flyttveckorna Målsättningen är att boka ett möte med alla prefekter/avd.chefer veckan före flytten för att gå igenom planeringen en sista gång. Flyttprojektledarna tar den kontakten och bokar en tid med respektive flyttansvarig. Uppsägning av avtal Varje prefekt/avd.chef ansvarar för att säga upp avtal på kaffemaskiner, vattenautomater, fruktkorgar, miljöväxter, etc. För universitetsadministrationen och universitetsledningen sköts uppsägningen av kaffemaskiner av Infra ASK:en. I Ulls hus blir det nya avtal som kommer att skötas av Ulls hus serviceorganisation. För information gällande uppsägning av avtal på skrivare/kopiatorer, se nedan under avsnitt 4. Backup Se till att allt digitalt material finns säkerhetskopierat under flytten. Se över vilka backup-rutiner ni har och försäkra er om att de fungerar. 2(6)

3 2.1 Packning Flyttkartonger Flyttfirman levererar kartonger till respektive inst./avd. i mars. En pall innehåller 150 kartonger. Plats för leverans och mängd sker i samråd med avd./inst. Om flyttlådor behövs tidigare, exempelvis för att någon ska vara tjänstledig och behöver börja packa, kan flyttlådor beställas genom flyttprojektledarna. Märkning av kartonger Flyttkartongerna ska märkas med färgkodade klisterlappar med inst./avd. och rumsnummer i det nya huset. Flyttorganisationen återkommer med instruktioner och märkschema. Kan man flytta några saker själv? Nej, det enda som ni flyttar själva är eventuella laptops. Allt annat tar flyttfirman hand om. Personliga tillhörigheter som foton, blomkrukor och mindre saker kan packas ner i flyttkartonger. Vem packar vad? Kontoren packas av personalen på inst./avd.; - I Ulls hus har institutionerna 12 hyllmeter förvaring i varje enpersonskontor (exkl. hurts). Universitetsledning och universitetsadministration har 7,2 hyllmeter. 12 hyllmeter motsvarar cirka 16 flyttkartonger enl. erfarenhetstal från flyttfirman. - Flyttfirman kopplar inte ur några datorer, detta måste göras av inst./avd. själva. Glöm inte att låsa upp ev. lås på CPU-hållaren. - Datorer och skärmar märks upp separat och flyttas som dem är av flyttfirman. - Speciella terminalpåsar kommer att finnas för tangentbord, el-och nätverkssladdar, dockningsstationer och annan mindre elektronik och dessa påsar märks upp med egen lapp. - Telefoner packas ner. Teleservice kommer att byta ut alla gamla digitala eller analoga telefoner mot antingen IP-telefoner eller mobila anknytningar innan flytten. Det är varje prefekt/avd. chef som beslutar om telefonlösningen för sin personal. - Som nämnt ovan tar ni med er laptops själva. Om ni inte närvarar under flytten tar ni med er laptopen hem under flytten. - Saker som inte skall med till Ulls hus lämnas kvar omärkta. - Tänk på att inte lämna kvar känsligt/sekretessbelagt material utan att strimla det eftersom det kommer att stå en tid innan tömning och tomställning. Förråd, arkiv och övriga lokaler packas av flyttfirman. Sortering och rensning måste dock göras av inst./avd. i god tid innan flytten, annars packas allt ner eftersom flyttfirman inte kan göra någon bedömning av vad som skall med eller inte. Saker som inte skall med lämnas på rummet och i hyllorna. Flyttfirman tömmer även kylar och frysar. All konst, med undantag för privat konst som personal medtagit själva, tas om hand av SLU:s konsthandläggare som plockar ned all konst innan flytten. Hon kommer att stämma med varje inst./avd. om vilken konst som det finns önskemål om att ta med till Ulls hus. I mån av plats kommer denna konst att integreras med den nya, lösa konstkollektionen i Ulls hus. Vad ska inte flyttas med till Ulls hus? Vad gäller möbler finns en möbelpolicy fastställd av rektor som reglerar detta, se bilaga 5. I enlighet med möbelpolicyn har en inventering gjorts över vilka arbetsstolar som ska tas med till Ulls hus, flyttsamordnaren för varje inst./avd. kommer att ha en förteckning över dessa. Adventsljusstakar och annan dekorativ belysning får inte tas med av brandskyddsskäl. Om önskemål finns kommer Ulls hus serviceorganisation att samordna ett nyinköp av adventsljusstakar och annat eventuellt julpynt. Husrådet rekommenderar att köksgeråd så som bestick, porslin, etc. inte tas med. Varje pentry i Ulls hus kommer att utrustas med en ny, fräsch standardutrustning. 3(6)

4 Husrådet rekommenderar vidare att julpynt, krukväxter, bordsdukar och andra dekorationer inte tas med till det nya huset, med undantag för de egna kontorsrummen. Ulls hus serviceorganisation kommer att samordna förhyrning av miljöväxter till gemensamma utrymmen. Motiveringen till husrådets rekommendation är att krukväxter, prydnadssaker, etc. på exempelvis fönsterbänkar och golv medför extra lokalvårdskostnader. Vidare är motivationen densamma som för möbler i möbelpolicyn; Arkitekterna, fakulteterna och universitetsledningen vill att universitets nya lokaler ger ett enhetligt och representativt intryck och att husets arkitektur och inredning samverkar för att uppfylla de gestaltningsmässiga intentionerna. SLU vill skapa moderna, effektiva och flexibla lokaler som skall fungera bra under många år. Medarbetare, studenter och besökare skall se och känna att Ulls hus är genomtänkt både vad det gäller arkitektur, färgsättning och inredning. Observera att ovan rekommendation inte omfattar institutionernas profilföremål/museala föremål (t.ex. modeller). Det finns inte plats för särskilt många sådana föremål i Ulls hus men ambitionen är att varje institution ska få plats med åtminstone ett eller två föremål beroende på storlek. Vi uppmanar därför prefekterna att redan nu att välja ut något eller några saker som institutionen skulle vilja exponera i sina lokaler så att vi kan hitta lämpliga platser för dessa. Vad gäller profilföremål/museala föremål som inte får plats i husen kommer ett PM från Infra lokaler om hur detta ska hanteras. Det som inte får plats i de nya lokalerna, vad skall vi göra av det? Ovan nämnd möbelpolicy reglerar vad som händer med kvarlämnade möbler (observera att undantag finns från möbelpolicyn vad gäller de hus där endast delar av personalen flyttar till Ulls hus eller där en ny SLU-verksamhet ska flytta in). Prefekter/avd.chefer har fått en riktprislista av flyttorganisationen som kan användas vid eventuell möbelförsäljning. Övriga saker som lämnas i de gamla lokalerna kommer att slängas vid tömningen. Personalen på enheten för juridik och dokumentation kan hjälpa till med råd gällande arkivrutiner; vad som kan slängas och vad som behöver sparas. Se kontaktuppgifter i bilagd kontaktlista. I mån av tid deltar även en person från enheten på infomötena i jan/feb. 3. Under flytten Säkerhet under flytten Alla som jobbar med den fysiska flytten kommer från flyttfirman Allt i transport. Personalen kommer att kunna identifiera sig samt ha profilkläder på sig för att alla lätt skall kunna känna igen dem. Flyttfirman har behörighet att flytta alla typer av saker. Vem måste jobba under flytten? Följande personal behövs från respektive inst./avd.: - Flyttfirman behöver ha en huvudansvarig från varje inst./avd. på plats under flyttveckorna. Dessutom behövs ytterligare någon från inst./avd. på plats i de nya lokalerna som kan svara på eventuella frågor från flyttfirman. - En person med ansvar för IT behöver finnas i de nya lokalerna för att se till att allt fungerar vid inkopplingen av IT i de nya kontoren. Antingen har inst./avd. en egen IT-ansvarig på plats eller också kontaktas IT-stöd om problem uppstår. Övrig personal kan antingen ha semester eller finnas på plats. Det har ingen betydelse för flytten. Av praktiska skäl ska dock inte personalen röra sig i lokalerna den dagen flytten sker, utan ansluta i de nya lokalerna när allt kommit på plats. 4(6)

5 Skyltning Den inre skyltningen skall vara på plats vid inflyttningen och ombesörjs av projektledarna. Mötesrum Under flytten och fram till terminsstart ht-15 kan vi inte garantera att mötesrummen i Ulls hus går att använda. Skälet till detta är att AV-entreprenören måste ha gjort sin slutbesiktning, åtgärdat ev. fel samt gjort efterbesiktning innan vi får tillgång till rummen. Dock ligger större delen av flytten under semestertid så det kommer att finnas möteslokaler att boka i de andra husen (undervisningshuset, BioC, MVM, VHC, m.fl.). Bokning av mötesrum i Ulls hus kommer att ske via Outlook. Rummen läggs upp redan i vår så att bokning av höstens möten kan påbörjas. 4. De nya lokalerna Hur är de nya kontoren utrustade? Kontoren är utrustade enligt en standard framtagen av inredningsarkitekten i samråd med lokalgruppen för Ulls hus. Samtliga kontor innehåller bl.a. ett höj-och sänkbart arbetsbord, en arbetsstol med god ergonomi och golvstående bokhyllor. Beroende på om det är ett kontor för en, två, fyra, sex personer eller för prefekt/avd.chef varierar inredningen. Se bilaga 6 för en mer detaljerad förteckning över inredningen. Antalet el- och datauttag är bestämt och projekterat utifrån rummets funktion och antal personer som det är dimensionerat för. Skrivare/kopiatorer I det nya huset kommer utskriftsystemet SLUPrint att användas. Det innebär att man kan använda vilken SLUPrint-ansluten skrivare som helst på campus från den egna datorn, surfplattan eller telefonen. Det kommer att erbjudas utbildning för de enheter som inte använt SLUPrint tidigare. Mer information om SLUPrint finns på medarbetarwebben ( IT-avdelningen kommer att ombesörja flytten av befintliga SLUPrint-anslutna skrivare från de gamla husen till Ulls hus. Skrivarna flyttas samma vecka som personalen. Detta innebär att det inte kan garanteras att det de första dagarna kommer att finnas en skrivare i kopieringsrummet närmast er i de nya lokalerna. Det kommer dock att finnas i huset. För inst./avd. som inte är anslutna till SLUPrint ansvarar prefekt/avd.chef själv för uppsägning av avtal gentemot leverantör. IT-avdelningen kan dock vara behjälplig med avyttring av maskinerna. Skrivare utanför SLUPrint-systemet ska alltså inte tas med till Ulls hus. Vid osäkerhet om hantering av befintliga skrivare, kontakta IT-avdelningen. Husguide På Ulls hus hemsida kommer det att finnas en husguide framtagen lagom till inflytt där man kan läsa om hur saker och ting fungerar i huset vad gäller bl.a. tekniska system (ventilation, belysningsstyrning, markiser, etc.). 5. Efter flytten Felanmälan/ärendehantering Som tidigare nämnt kommer det att finnas ett digitalt system på Ulls hus hemsida för felanmälan/ärendehantering både under och efter flytten. Där kommer man att kunna anmäla fel i de nya lokalerna samt önskemål kring komplettering av inredning. Akuta ärenden rörande fastigheten skall dock anmälas till Akademiska Hus jourtelefon, precis som i nuvarande lokaler. 5(6)

6 Om något går sönder under flytten hur gör jag då? Flyttfirman har försäkring. Kontakta prefekt/avd.chef eller flyttsamordnare så snart som möjligt efter flytten, för att samla ihop ev. reklamationer som sedan skickas till Allt i transport. Adressändring Vid flytten är det dags att ändra besöksadress i mailsignaturer, förtryckta kuvert, visitkort, på hemsidor, etc. Varje inst./avd. ber sin IDIS-ansvarige att ändra i IDIS. För institutionerna blir den nya besöksadressen Ulls väg 27 och för universitetsadministrationen blir den nya besöksadressen Almas allé 8. Godsmottagningens adress blir Ulls gränd 1. Boxadresserna förändras inte. Vad händer med våra lokaler efter flytten? När eventuell möbelhantering är genomförd samlas alla nycklar in och varje avdelning låses. Lokalerna blir sedan en arbetsplats för tömning och tomställning. Vid tomställning städas allt ur och lokalerna görs i ordning för att kunna överlämnas till Akademiska hus eller till ny hyresgäst inom SLU. Vad händer med alla möbler som lämnas? Se bilagd möbelpolicy. Komplettering av inredning SLU har beslutat att ändringar eller komplettering av inredning får vänta till efter inflyttningen. Facility Managern i Ulls hus kommer att samla in de eventuella behov och önskemål som finns av kompletteringar och göra en samlad tilläggsbeställning. All tillkommande inredning som beställs kommer att ägas av Ulls hus serviceorganisation men debiteras hyresgästerna. Anpassningar/ändringar av lokalerna Eventuella anpassningar av de nya lokalerna måste vänta till efter byggprojektet har gjort sin slutbesiktning. Projektledarna har en lista över de önskemål som redan finns. Mindre justeringar kan eventuellt göras innan inflyttning, större anpassningar får vänta tills lokalerna är inflyttade. Anpassningar kommer att hanteras via Ulls hus serviceorganisation. Bilagor: 1. Kontaktlista projektorganisation, prefekter/avd.chefer och flyttsamordnare 2. Principtidplan flytt och och tömning, Version 1 3. Instruktion för husråd för Ulls hus, undervisningshuset och bibliotekshuset 4. Förteckning över husrådets ledamöter och övriga deltagare 5. Möbelpolicy 6. Förteckning över standardinredning i kontor 6(6)