Den enkla guiden till ert nya kontor

Transkript

1 Den enkla guiden till ert nya kontor Följande punkter har tagits fram för att hjälpa dig när du byter kontor eller gör förändringar på ditt kontor. När det gäller att möblera en arbetsmiljö har de flesta människor som ställs inför en sådan utmaning aldrig tidigare behövt planera ett sådant projekt, så det är inte konstigt att de har många frågor. Dessa 10 punkter hjälper dig att komma igång. En tidsplan Börja från slutet och räkna bakåt till idag. När vill du vara klar? Om det handlar om ett stort projekt bör du ta hänsyn till när och hur personalen packar och flyttar alla sina kontorssaker till den nya miljön. Skapa en tidslinje med slutdatumet längst till höger, och arbeta dig sedan bakåt genom att lägga till de milstolpar som du måste rätta dig efter. Du behöver känna till leveranstiderna för alla leverantörer, och det är antagligen bäst att lägga till lite extra tid, för alla eventualiteter. Tips: Be din möbelleverantör om exempel på tidsplaner från tidigare projekt som påminner om ditt, och fråga dem hur de tänker hjälpa dig med projektledning.

2 Låt personalen vara med Dina anställda kan vara både entusiastiska och nervösa över förändringar. Tanken på en skinande ny arbetsplats motverkas ofta av oro inför hur kontorslandskapet och det nya utrymmet för arbetsgruppen ser ut. Du kan involvera personalen i möbelvalsprocessen och se till att leverantören tar med sig olika stolar och bord för utvärdering, eller så kan ni tillsammans besöka deras lokala visningsrum. Det är vetenskapligt bevisat att det ger högre produktivitet om personalen får vara med och bestämma kontorsinredningen. Låt dina utvalda leverantörer informera personalen och demonstrera de utvalda produkterna, inklusive hur de ställer in stolarna för optimal ergonomi. Använda utrymmet på bästa sätt Det tillgängliga utrymmet är din mest värdefulla (och dyraste) tillgång så du måste använda det på bästa möjliga sätt. Det är en utmaning att skapa en miljö som ger en spännande och inspirerande arbetsplats och gör kontoret affärsmässigt och produktivt, men du bör skaffa dig stöd från kunnigt håll. Genom att optimera användningen av utrymme kan du kanske få plats med flera personer, hyra mindre utrymme, skapa en mer öppen och inbjudande arbetsplats fördelarna med god planering av utrymmet ger många fördelar. Be din möbelleverantör att visa dig idéer andra företag har använt sig av och be att få fullständiga 2D och 3D ritningar av det nya utrymmet så som ni tillsammans planerar det. Du ska inte behöva betala extra för detta. Förvaringsgenomgång När det gäller förvaring är det vår erfarenhet att de flesta människor har mer än de behöver men ändå lyckas packa alla skåp helt fulla. Att byta kontor eller möblera om är ett perfekt tillfälle att inventera och bestämma vad du verkligen behöver och vilken den bästa placeringen är. Organisera den i personlig förvaring, gruppförvaring, lokal förvaring och arkivförvaring och räkna ut hur många hyllmeter du behöver. Kom ihåg att du kan också behöva hyra packlådor för tillfällig förvaring under bytet från gamla möbler till nya. Be förvaringsleverantören att analysera hur dina förvaringsbehov, så att de kan föreslå rätt förvaringslösning. Belysning Om du flyttar till eller redan har ett typiskt kontor med fast lysrörsbelysning kanske du ska tänka igenom hur uppåtspottar och punktbelysning kan ge ett mer ergonomiskt, mer hälsosamt och mindre dyrt och också mer miljövänligt resultat. Fast lysrörsbelysning är vanligtvis inte den mest effektiva och användarvänliga typen av belysning. Be ett belysningsföretag eller din inrednings /möbelleverantör om råd om hur du ska komplettera eller ersätta lysrören.

3 Lagkrav på kontor Kommer du att kunna uppfylla alla relevanta lagkrav, från placering av nödutgångar till antal toaletter? Finns det tillräckligt rymliga åtkomstvägar till alla utrymmen, och kommer planen att uppfylla tillgänglighetsreglerna? Det här är bara några av alla de frågor du måste ställa dig. Genom att använda dig av professionell rådgivning kan du säkerställa att lagstiftningen följs och att personalens välbefinnande sätts i första rummet när du planerar det nya kontoret. Sök efter mer information på nätet, eller be en expert om hjälp att titta på vilken lagstiftning som är relevant för ditt projekt. Få ett färdigt kontor Du bör vara medveten om att en del möbelleverantörer bara lämnar av dina varor, och låter dig montera och placera ut produkterna själv. (Eller så kanske du faktiskt överväger att plocka ihop och montera allt själv.) Det kan vara klokt att titta på hela processen, och leta efter en leverantör som kan leverera när det passar dig, montera och installera möblerna samt ta med sig allt förpackningsmaterial, så att ditt slutresultat blir ett färdigt kontor, klart att börja användas (utan oväntade överblivna muttrar och skruvar). Kontrollera vad som ingår i leverans och installationstjänsterna, samt hur detta påverkar dina kostnader innan du väljer leverantör. Hållbarhet Det kan vara ett fokus för företagets policy eller bara något du gör för att det känns rätt. Företagets CSR-riktlinjer kan kräva att du inriktar dig på gröna produkter, för att garantera att du inte köper in något från tvivelaktiga källor. Du kommer förmodligen att finna att de anställda också reagerar positivt på att du har ansträngt dig extra för att införskaffa miljövänliga möbler. Var dock medveten om överdrivna marknadsanspråk för enskilda produkter. Det kan passa bättre för dina behov att handla från ett företag med en "miljöpolicy" som täcker hela verksamheten, inte bara en enstaka "världens grönaste stol". Se till hela bilden, och be dina potentiella leverantörer att förklara hela processen, från inköp av råvaror till arbetskraften som tillverkar varorna och ända fram till leveransen.

4 Kvalitet Det kan vara lockande att titta på det billigaste erbjudandet, och det kan också vara nödvändigt av budgetskäl. Men ett långsiktigt synsätt kan visa sig bli billigare i längden. Hållbara produkter med en genomtänkt design kommer både att hålla längre och vara framtidssäkrade på så sätt att de kan återanvändas och omformas på nya sätt allteftersom din verksamhet får nya behov. Undersök hur länge produkterna kommer att hålla, särskilt om du flyttar runt dem, och hur flexibla de är. Leta efter en partner, inte bara en kortsiktig försäljare Förhoppningsvis kommer din verksamhet att blomstra, och det kommer att innebära förändring och anpassning. Livet blir enklare om du kan hitta en säker och pålitlig leverantör som fungerar som en partner som ger råd när du behöver dem och som kan komplettera dina nya möbler så att du inte får en salig röra av olika stilar som inte fungerar ihop. Ta hänsyn till leverantörernas storlek, pålitlighet och referenser, för det är ovärderligt att förenkla sin tillvaro så mycket som möjligt, både nu och i framtiden. Längre ned i detta dokument hittar du fem tips på hur du väljer en sådan typ av leverantör som beskrivs ovan. Kom igång nu och betala senare Att ha råd med det nya kontoret (oavsett om det handlar om några enstaka nya arbetsplatser eller ett helt kontor) är ofta det stora hindret i dagens ekonomiska situation. Ett sista tips är att be din föreslagna möbelleverantör att erbjuda t ex ett hyresavtal. På så sätt sprider du ut möbelkostnaderna över flera år (normalt tre till fem), så att en arbetsplats (bord, arbetsstol och förvaring) bara kostar så lite som några hundralappar per månad. Du kan få fördelarna av en bra arbetsmiljö som inspirerar till framgång nu, utan att behöva betala för det med kapital du behöver för att driva verksamheten.

5 Hitta rätt möbelleverantör Oavsett om du ska flytta kontoret, möblera om eller inreda ett helt nytt kontor, är valet av möbelleverantör ett av de viktigaste valen du kan göra. Genom att välja rätt partner för din kontorsförbättring kan du känna dig lugn och säker på att ett yrkesmässigt arbete kommer att levereras så som det ska, enligt budget och i tid. Här får du fem snabba tips som gör att du kan prata med rätt människor från början: Kontrollera företagets rykte Oavsett vem du väljer att anlita för projektet bör du ta dig tid att kontakta deras tidigare kunder och titta på de projekt de levererat hittills. Den tid det tar att kontrollera om företaget har rätt erfarenhet är väl investerad. Tips: Be om en lista över referenskunder med liknande projekt, och ta kontakt med dem för att höra om deras erfarenheter. Kontrollera deras ekonomiska stabilitet Leverantörens ekonomiska hälsa står i direkt förhållande till den ekonomiska risk du tar och projektets, och även nästa projekts, långsiktiga genomförbarhet. Tips: Kontrollera företaget på nätet, och ta reda på om deras lista över kunder är tillräckligt omfattande och att de har varit verksamma tillräckligt länge. Kontrollera vilka tjänster som ingår. Be om en lista på allt det som ingår i företagets service och allt som inte ingår. Tips: Genom att jämföra företag kanske med hjälp av ett diagram där du kan se vad de olika företagen erbjuder kan du avgöra om du verkligen får valuta för pengarna. Kontrollera företagets kvalitet och certifiering. Är din leverantör seriös när det gäller miljö, kvalitet och hälsa & säkerhet? I så fall bör de ha skaffat sig några certifieringar längs vägen. Tips: De flesta företag är stolta över den typen av intyg. Titta på deras webbplats för att ta reda på vilka eventuella certifieringar de har och vilka standarder de följer. Kontrollera deras garantier. Garanterar leverantören sina produkter under en skälig tidsperiod jämfört med andra (vanligtvis minst 5 år) och täcker garantin alla komponenter ordentligt? Tips: Vissa företag har begränsade garantier eller erbjuder bara 2 eller 3 år. Kontrollera det finstilta. Och slutligen tycker du när du träffar dem att de verkar vara trevliga människor som bryr sig om dig och dina behov? Får du den där känslan av att det kommer att ordna sig? Lycka till!