Årsredovisning Landstingets IT-service

Transkript

1 1 (14) Årsredovisning 2003 Landstingets IT-service webbadress;

2 2 (14) Landstingets IT-service (LIS) verksamhet består av två huvudområden - driva och utveckla IT-infrastruktur inom landstinget - systemförvaltning av landstingsgemensamma vårdsystem samt andra applikationer. IT-infrastrukturen delas in i följande funktionsområden - Klient hantering av PC och skrivare - Support - IT-akuten - Infrasystem - e-post, plattformstjänster, kataloger, filöverföring - Resurstjänster - file- och skrivarservrar med backuptagning - Nät och kommunikation - ledningar och nätuttag samt distansuppkoppling - Telefonitjänster - televäxlar, anknytningar, personsökare - Webbtjänster - intranet och internet - IRIS patientöversikt - drift och förvaltning. IT-infrastrukturen ska vara av likvärdig kvalitet och omfattning för varje enhet i landstinget och löpande optimeras, tekniskt och ekonomiskt inom de ekonomiska ramar och riktlinjer som beslutats för respektive år. Vidare ansvarar LIS för drift och förvaltning av ADAPT, ATIS, IRIS, BMS och Swedestar samt, i de fall särskild överenskommelse träffats med systemägaren, även andra applikationer inom landstinget. IT-infrastrukturen finansieras via klienthyror, telefoniintäkter samt bidrag från landstinget medan övrig verksamhet finansieras via överenskommelser direkt med våra kunder. LIS har verksamhet i Linköping, Motala och Norrköping. FAKTA om LIS Antal anställda omräknat till heltider 94 Omsättning, mkr 213,4 Resultat 2003, mkr 0,5 Eget kapital, mkr 1,7 Landstingets IT-service är en enhet inom landstinget i Östergötland. Landstingets uppdrag är att i enlighet med lagen svara för östgötarnas hälso- och sjukvård. Landstinget i Östergötlands vision är att med utgångspunkt i sitt uppdrag medverka till att östgöten kan leva: - Ett friskt liv utan att drabbas av sjukdomar som kan förebyggas. - Ett liv med god hälsa och livskvalitet utan att riskera förtida död eller onödigt lidande i sjukdom som kan behandlas. - Ett liv utan onödiga begränsningar i funktion eller i förmåga till aktivitet i det dagliga livet och delaktighet i samhällslivet. - Ett liv med autonomi, värdighet och trygghet även om man drabbats av långvarig svår sjukdom och/eller svår funktionsnedsättning. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till ca medarbetare. Bruttoomslutningen år 2003 var ca 8 miljarder kronor."

3 3 (14) Produktionsenhetschefen kommentarer Landstingets IT-service har under 2003 arbetat med de ansvarsområden och enligt det uppdrag som beskrivits. Förutom drift, förvaltning och utveckling inom de områden som LIS har ansvar för, så har trycket ökat mycket på att nyttja LIS tjänster inför de nya system som ska stödja vården. LIS har från 2003 övertagit det totala ansvaret för telefoni inom landstinget, som tidigare låg i produktionsenheten Landstingstele. Inom det balanserade styrkortet så har fokus varit på att kartlägga LIS processer. Vi har också påbörjat arbetet med att anpassa styrkortet till landstingets gemensamma IT-styrkort. Gunilla Gustafsson IT-chef Verksamhetsgenomgång Kundperspektiv Vi har haft 10 möten under året med IT-samordnare för att informera om IT-service verksamhet och diskutera aktuella nyheter inom vår verksamhet. Vi har haft 4 möten i LIS kundråd som består av representanter från LIS, LIT och olika verksamhetsföreträdare. Vi har fortsatt att utveckla informationen och tjänsterna för användare och IT-samordnare. Antalet ärenden som IT-akuten hanterar fortsätter att öka. Totalt under 2003 uppgår antalet inkomna ärenden till st. Detta är en ökning med 10 % jämfört med föregående år. Det har vi klarat med oförändrad bemanning. Beredskapsverksamhet innefattar verksamhet inom Röntgen på US och ViN och för BMSservrar. Förbättrade övervakningsfunktioner har även medfört att beredskapen får larm när störningar i centrala nätfunktioner inträffar. LIS är systemägare och systemförvaltare för systemen: Kodkatalog Master Befolkningsregister EDI (Amtrix) E-post HSA-katalogen Plattformen LIS är systemförvaltare för systemen: ATIS Adapt IRIS BMS och Swedestar

4 4 (14) Systemförvaltarråd har utsetts för Kodkatalogen, Master befolkningsregister, Amtrix och e- post för att bättre kunna styra förvaltningen. Under 2003 har kontinuitetsplaner, på uppdrag av systemägarna, tagits fram för ATIS, ADAPT, Citrix, nätverket, LISA, lio.se, virusskydd och WSD. Under 2004 ska kontinuitetsplaner tas fram för telefoni, HSA-katalog, Amtrix, Master, TeleQ och koddatabasen. I nätverket har ett antal kapacitets- och säkerhetshöjande åtgärder genomförts: Utbyggnad av switchportar till alla användare inom sjukhusen är klar. Utbyggnaden på VC påbörjad. Kapacitetsförstärkning av distributionspunkterna i sjukhusnäten. Redundant anslutning med full kapacitet (1Gb/s) mellan sjukhusen. Ny brandväggsmiljö med kontroll av virus på Internettrafiken samt möjlighet att filtrera webbtrafik har införts. Interna brandväggar har införts mot ett antal kritiska nätdelar Utbyte och dubblering av DNS-miljön i centrala distriktet har gjorts för att minska sårbarheten. Inom telefoni har bla följande genomförts: Svarstidsmålen för Proffice telefonister har under året avsevärt förbättrats och ligger nu inom de värden som angivits i avtalet. Omläggning av hanteringen kring Patienttelefoni har genomförts där varje enhet kan sköta detta själva via en webblösning. Uppgradering av samtliga växlar i telefonisystemet genomfördes under våren. Detta har bla inneburit bättre funktionalitet för telefonisterna. Utbyggnad av telefonsvarssystemet TeleQ med 21 nya enheter. Driftsäkring bla genom dubblering av funktioner i sjukhusens personsökarsystem har införts. Inom telefoni har målet varit att förbättra tillgängligheten och minska åtgärdstiderna ytterligare för användarna. Vi har försökt att bättre anpassa bemanningen utifrån statistik och olika mätningar. Under året har också telefonsystemet fått utökad funktionalitet avseende röstmeddelanden samt köhantering. Beställningssystemet för PC och skrivare på Lisa har anpassats och förfinats. Vi har förbättrat leveranserna av PC i centrala distriktet genom att ringa upp kunder och boka tid samt kontrollera att deras beställning är korrekt. Med proaktiva åtgärder för bättre kvalité på PC har antalet fel som övergår till tekniker från IT-akuten minskat med 18 % vilket innebär att kunden fått snabbare hjälp och färre problem med sin PC. Arbetet med att överföra gemensamhetskataloger till en helhetsstruktur för LiÖ på gemensam server och ett nytt inloggningsscript har införts i planerad takt. Detta innebär att användarna

5 5 (14) får en bättre support, kan arbeta på flera platser i landstinget och får mindre störning i sitt dagliga arbete. Landstingets intranät (Lisa) har cirka 5000 unika besökare per dag, måndag-fredag. Efterfrågan på webbgruppens tjänster har varit stor. När det gäller mer omfattande ärenden (beställning av kategoristrukturer, tillverkning av webbformulär), får kunden alltid besked hur lång tid det tar, samt besked när det är klart. Internetwebbplatsen (lio.se) har cirka 2700 unika besökare per dag, måndag-fredag. Vår strävan är en ökad interaktivitet och service till medborgarna. Alla vårdcentraler och kliniker på sjukhusen har blanketter för receptförnyelse, avbokning av tid och meddelande/fråga till kliniken/vårdcentralen. Under 2003 skickades 8168 avbokningar, 5867 receptförnyelser samt 4130 meddelanden/frågor, totalt st. För 2002 uppgick antalet till st. Processperspektiv Arbetet med att kartlägga LIS huvudprocesser har påbörjats. De första och viktigaste är ett enhetligt och gemensamt sätt att hantera ärendeprocessen inom LIS samtliga avdelningar. Nya systemdelar för in- och ut-leveranskontroll, beställningssystem och skrotningskontroll är införda under året. Rutinerna har omarbetats och anpassats därefter. Leveranstider av PC har kortats och kvalitén har höjts varvid de planerade personalreduceringarna inom detta område har kunnat genomföras. En större satsning för högre kvalité med proaktiva insatser har skett under året i östra länsdelen där de flesta PC i produktion har gåtts igenom. Effekten av insatserna har under året gett resultatet att antalet fel i östra länsdelen minskat med 28% jämfört med Analysarbete för kvalitetsförbättringar i grundladdning av PC har genomförts. En ny gruppering med proaktivt PC-arbete som uppgift, bildades i slutet av året. I samband med detta har all grundladdning av datorer för västra länsdelens behov överförts till Linköping. Arbete med server-konsolidering inom olika områden har varit ett prioriterat område och kommer att fortsätta under Vi byter successivt ut äldre servrar för att minska oplanerade driftstopp. Målet har under året varit att minska antalet äldre servrar med en per månad, vilket vi har uppfyllt. Två större file-servrar stängdes under juni månad vilket på sikt minskar kostnaderna har varit ett år med mycket angrepp och stora säkerhetshot genom bl a virus-maskar. Vi har haft mycket övertid under kvällar och nätter vissa perioder för att säkra upp och skydda driftmiljön. Vi har infört nya rutiner för att avvärja hot och angrepp. Med undantag av smärre tillbud som kunnat hanteras för att stoppa spridning och skadeverkningar, har vi kunnat arbeta förebyggande och hålla en god säkerhetnivå. Vi har också infört rutiner för omvärldsbevakning och larm vid en ökad hotbild. Antivirusskyddet på PC, Sweep varnade i snitt 233 gånger i månaden under 2003 (jämför 50 ggr i månaden 2002) med en konstaterad infektion. I 98% av fallen var det infektioner som kommer direkt från Internet. Detta var filer som medvetet eller omedvetet laddas ner av användaren. De gemensamma processerna mellan Teknisk drift och IT-akuten har gåtts igenom. Detta har bl a resulterat i ett enklare installationsförfarande och förbättrade rutiner mellan

6 6 (14) avdelningarna. IT-akuten är numera delaktig i hela processen kring installation och leverans av PC utrustning hos kunderna. Under året har gruppaktiviteter för att analysera och förbättra förvaltningsarbetet genomförts i flera av systemförvaltningsgrupperna. För att kunna följa upp fördelning av arbetsuppgifter inom förvaltningsgrupperna på en övergripande nivå så har en enklare form av tidsredovisning införts. Under året har det också märkts en gradvis ökning av antal supportärenden som kommer in till Vårdsystem för lösning. Det totala antalet har ökat från 937 under föregående år till 1158 i år. Inom gruppen har även en del arbete lagts ner för att förbättra rutinerna runt ärendehantering. Andelen ärenden som besvaras inom en dag har också förbättrats under året, från 65,4 % till 76,7 %. Rutiner för störningshantering inom Telefonin har förbättrats. Fokus har varit på ökad driftstabilitet. Ett stort rensnings- och uppgraderingsarbete utfördes under hösten 2003, och efter detta har driftstabiliteten förbättrats. Förnyelseperspektiv Ett projekt för införande av ny domän och byte till nytt operativsystem på PC, (Windows XP) har startats och beräknas pågå under Under senare delen av året har generationsskifte för e-posten påbörjats. Detta arbete kommer att fortsätta under åtminstone första halvåret Arbete har under året gjorts när det gäller nästa version av Plattformen inklusive läkemedel och labros samt överflyttning av samtliga VDL-överföringar till Amtrix. Utvecklingen av delar till vårt interna material och produktionsstyrningssystem har fortsatt enligt plan. Under hösten har systemet för hantering av inventarier utvecklats. Förberedelsearbete inför konvertering av data från VITAL till det nya systemet har pågått under hela hösten. Införande och konvertering sker i februari Vi har utvecklat och infört ett system för beställning av PC och skrivare på LISA. Systemet har underlättat de interna rutinerna samt ökat kvalitén för våra kunder. Arkiveringsserver för backuper till Resursservrar har satts upp, trimmats och varit helt i drift sedan slutet av september. Nytt backupsystem med verifiering har införts och vi har därmed ökat säkerheten för backuphantering. Debiteringssystem för Telefoni har inte fungerat tillfredsställande under 2003, därför påbörjades införande av ett nytt system. Debiteringar i detta system ska ske från Arbete med byte av hänvisningsdator (HVD) samt integrerade telefonistarbetsplatser startade under hösten. Arbetet beräknas vara klart april Helpdesksystemet har fått nya funktioner och används nu aktivt av även av systemförvaltargrupperna för Palett, Effica och Labros. Ett projekt för att konvertera de vårdcentraler som använder journalsystemet Swedestar till BMS har startats och alla nödvändiga förberedelser har gjorts för att kunna påbörja konverteringarna. Den första konverteringen görs i början av 2004.

7 7 (14) Anpassningar har gjorts i både Adapt och ATIS för gruppering av diagnoser/åtgärder i öppenvård enligt NordDRG-O. Projektet angående kallelser via ebrev från Adapt har resulterat i att de första klinikerna nu sänder sina kallelser via den nya ebrevs-rutinen. Lösning för radio-lan, i första hand för läkemedelsprojektet och LabRoS har tagits fram. Arbetet kommer att fortsätta under 2004 med bla höjning av säkerhetsnivåer. Medlemmar i webbgruppen har under året ingått i flera projekt för att öka interaktiviteten med allmänheten, t ex Patientportal och TidDirekt. Ett stort arbete bedrevs mot slutet av året för att förbereda de stora organisationsförändringarna vid årsskiftet. Medarbetarperspektiv LIS s medarbetare har haft en nyckelroll i det arbete som har genomförts under året. En ambition har varit att så många som möjligt av de som önskar ska kunna få prova på att arbeta inom andra delar av LIS ansvarsområde, framförallt på del av sin arbetstid. Samarbetet mellan IT-akuten och Teknisk drift har ökat genom att IT-akutens personal arbetar hos Teknisk drift under delar av sin arbetstid. Gemensamma riktlinjer och spelregler har arbetats fram och implementerats i organisationen. Internt informationsblad med information om vad som händer inom LIS ges ut månadsvis. Gemensamma informationsträffar för samtlig personal har genomförts vid två tillfällen under året. Dessutom har ett gemensamt utvecklingsprogram för samtlig personal startats, Medarbetarskap. Under hösten 2003 har de två inledande blocken genomförts, Organisation och organisationsutveckling samt Grupper, grupp-processer och individen. Resterande block genomförs under första halvåret När det gäller sjukfrånvaron kan en viss ökning från föregående år märkas. Den allra största delen av sjukfrånvaron avser frånvaro längre än 3 månader. I samarbete med Östgötahälsan och andra aktörer påbörjades ett individuellt arbete för att minska antalet långa sjukskrivningar och att våra medarbetare åtminstone kan komma tillbaka som deltidsfriska. Löneöversynsarbetet har förbättrats med en tydlig inriktning mot individuella samtal mellan chef och medarbetare. Då behovet av PC-tekniker stadigt minskar har förändringen i personalstatusen till server- och systemtekniker samt tekniska konsulter kunnat starta. Medarbetarna upplever detta som en positiv förändring i sina arbetsuppgifter. Organisationsförändringen mot funktionsansvar och funktionella grupper utan arbetsledare inom Teknisk drift har mottagits positivt av medarbetarna. Detta har bekräftats i den utvärderingsenkät som genomfördes efter förändringen.

8 8 (14) Några av medarbetarna har genomgått en 4-dagars projektledningsutbildning för att stärka förmågan att hantera projekt och utvecklingsuppdrag inom ramen för förvaltning av vårdsystem. Under året har flera medarbetare deltagit i olika landstingsgemensamma projekt i Landstingets IT-enhets regi. Medarbetarna har genomgått olika utbildningsinsatser under året bla fördjupning inom switch RadioLan -teknik Ekonomiperspektiv Totalt för LIS redovisas ett överskott på 495 tkr vilken innebär att vi vid årets slut har ett eget kapital på sammanlagt 1,7 mkr. De volymmässiga ökningarna av kostnader och intäkter beror på att telefoniverksamheten from 2003 ingår i LIS verksamhet. Tidigare utgjorde den en egen produktionsenhet inom landstinget. Avvikelser jämfört med budget 2003 beror på intäktssidan främst på att vi återfört ej använda medel för IT-infrastrukturen till Finansförvaltningen. Detta belopp uppgår till 6,6 mkr för Avvikelser på kostnadssidan är främst hänförbart till personalkostnader och beror på vakanser samt sjukfrånvaro. I redovisningen görs uppdelning av kostnader och intäkter för IT-infrastrukturen och övrig verksamhet pga att de finansieras på olika sätt. IT-infrastrukturen finansieras med bidrag från Finansförvaltningen samt klient- och telefoniintäkter medan övrig verksamhet finansieras via överenskommelser direkt med våra kunder. IT-infrastruktur Ekonomiskt utgör landstingets IT-infrastruktur den största delen av LIS verksamhet. Bruttoomslutningen uppgår till 185 mkr vilket är en ökning med drygt 43 mkr jämfört med Av denna ökning är ca 37 mkr hänförbart till telefoniverksamheten. För 2003 års verksamhet redovisades ett överskott på 6,6 mkr, vilket har återbetalats till Finansförvaltningen. Överskottet beror på flera faktorer. Av de besparingsbeting på sammanlagt 4,1 mkr som fördelades i budgeten för 2003 har i stort sett samtliga kunnat förverkligas. Av de nya medel som tillfördes i budgeten för 2003 har ca 2 mkr ej förbrukats. Resultatet för de första månaderna på året pekade på ett negativt resultat vilket medförde en allmän återhållsamhet i organisationen. Detta, tillsammans med att vi under detta år inte drabbats av några kostnadsmässigt dyra virusangrepp eller andra oförutsedda händelser, bidrar till det positiva resultatet. I stort sett samtliga enheter redovisar ett positivt resultat. Den enhet som redovisar negativt

9 9 (14) resultat är Telefoni där underskottet uppgår till 2,6 mkr. Delar av underskottet beror på nya kostnader i samband med förändringen driftssituationen. Vidare har debiteringssystemet ej fungerat korrekt vilket inneburit lägre intäkter för telefonistsamtal än budgeterat. Trots höjning av abonnemangsavgiften den 1 juli 2003 från 1200 kr till 1800 kr/år redovisas underskott. IT-infrastrukturen har under 2003 finansierats med bidrag på 84 mkr, klienthyror 64 mkr samt telefoniintäkter 37 mkr. Övrig verksamhet Denna verksamhet består av enheterna LIS Gemensamt, Vårdsystem och Teknisk drift med en sammanlagd bruttoomslutning på ca 28 mkr. För år 2003 redovisas ett sammanlagt överskott på 495 tkr. Verksamheternas intäkter bygger på avtal med våra kunder. Återbetalning till Adapt- och ATIS-kunder har skett i likhet med tidigare år.

10 10 (14) Resultaträkning Intäkter Bokslut Budget Bokslut Landstingsbidrag Koncernbidrag 37 Ersättning klienthyror Försäljning utbildning Försäljning övriga tjänster Bidrag för personal Övirga bidrag Sålt material varor övr intäkter Summa intäkter ) Kostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Verksamhetsnära material och varor Övriga verksamhetskostnader Summa övriga kostnader ) Summa verksamhetens kostnader Avskrivningar Netto Landstingsskatt Generella statsbidrag Finansiella intäkter 20 Finansiella kostnader Utbetalt koncernbidrag Resultat före extraord poster Årets resultat ) Volymmässiga ökningar beror på att telefoni from 2003 ingår i LIS.

11 11 (14) Finansieringsanalys Tillförda medel Resultat efter finansnetto Justering för avskrivningar Försäljning av anläggningstillgångar(bokfört värde) Minskning av långdristiga fordringar Nya långfristiga lån Minskning av förråd Minskning av kortfristiga fordringar Ökning av kortfristiga skulder Övriga rörelsekapitalpåverkande poster Summa tillförda medel Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av långfristiga fordringar Amortering av långfristiga lån Ökning av förråd Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder Övriga rörelsekapitalpåverkande poster Summa använda medel Förändring av likvida medel

12 12 (14) Balansräkning Tillgångar Anläggningstillgångar Inventarier 227 Datorutrustning Fordon Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd och lager Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Skulder och eget kapital Eget kapital Balanserat eget kapital Årets förändring Summa eget kapital se not Långfristiga skulder Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Prelskatt o övr löneavdrag Semesterlöneskuld, okomp övertid mm Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder Summa skulder Summa skulder och eget kapital Not till eget kapital varav rörelsekapital varav anläggningskapital

13 13 (14) Investeringar Belopp tkr Belopp Belopp tkr tkr LIS, Teknisk drift IT-infrastruktur, Klient IT-infrastruktur, IT-akuten 100 IT-infrastruktur, Infrasystem IT-infrastruktur, Resurstjänster IT-infrastruktur, Nättjänster IT-infrastruktur, telefoni 563 IT-infrastruktur, IRIS IT-Infrastruktur Webb-gruppen Totalt Verksamhetsstatistik Antal Antal Antal Inköpta klienter Stationära PC varav utökning 494 Bärbara PC Avancerad PC Skrivare Debiterade månadshyror Stationär PC Bärbar PC Avancerad PC Lätt-PC stationär/bärbar Skrivare Klienter i dec resp år Stationär PC ) Bärbar PC ) Avancerad PC Skrivare ) Antal PC/tekniker Virusvarningar, snitt per månad E-post E-postbrevlådor, personliga 2) E-postbrevlådor, funktions- 2) Externa mail (in och ut) per timme

14 14 (14) E-postmeddelanden/månad interna 3) E-postmeddelanden/månad externa 3) Filöverföringar medelvärde/mån Behöriga IRIS patientöversikt 4) Hemkataloger på centrala fileservers Datavolym hemkataloger 1,41 Tb 0,70 Tb Installerade standardprogram via LISA ) Ärenden IT-Akuten varav lösta inom 1 timme % Internet/intranet Unika besökare internet/vardag Kontakt VC/klinik receptförnyelse Kontakt VC/klinik avbokning Övr kontakter med VC/klinik Beställningar patientkort/månad ) Beräknade värden utifrån debitering för jan Viss osäkerhet finns. 2) Exkl dolda och oanvända 3) Avser värden för december resp år. 4) Avser antal den 31 december ) Avser perioden maj-dec 2002 Organisation