Förnyad förvaltning, ändamålsenlig driftbild Östersund Jonas Brorsson

Transkript

1 Förnyad förvaltning, ändamålsenlig driftbild Östersund Jonas Brorsson

2 Agenda»Om Förnyad förvaltning»förslag till drift och support

3 Om Förnyad förvaltning

4 Effektmål Beskriva en förvaltning som: 1. Är förankrad hos Konsortiemedlemmarna 2. Säkrar att investeringen i den nya systemgenerationen av Ladok kan tas emot på ett så bra sätt som möjligt vid övergången till förvaltning 3. Säkerställer att lösningen kan fungera en lång tid därefter Projektet del 1 avslutas när den nya förvaltningsorganisationen är beskriven och beslutad. Baserat på resultatet av Kerstin Pihls utredning 2011.

5 Nya förutsättningar med nya Ladok» Ladok ska hanteras som en gemensam installation» Förvaltningsorganisationen ska hantera medlemshögskolornas gemensamma prioriteringar för drift av systemet» Behov av en gemensam supportorganisation för driftsfrågor» Behov av gemensamt godkännande av nya leveranser av Ladok Utan centralt ansvar för drift och acceptanstest blir det svårt att hantera systemet Förnyad förvaltnings uppdrag är att ta fram förslag till drift och förvaltningsorganisation för nya Ladok under förutsättning att konsortiet ansvarar för drift och acceptanstest.

6 Arbetet med rekommenderad drift och ny förvaltningsorganisation» Utskick för synpunkter till Systemägare och IT-chefer Rekommendation drift 26/4-10/5 Förslag till ny förvaltningsorganisation 27/5-20/6» Totalt förslag klart mitten av augusti 2013» Beslut på stämman i oktober. Då fattas även beslut om att utöka konsortiets ansvar till att omfatta drift och acceptanstest

7 Tidsplan Ladok3-projektet Maj 2012 Dec 2013 Nov 2014 April 2015 Nov 2015 Utveckling av Ladok3 Förberedelser för migrering Stöd under migreringen Leverans 1 Leveran s 2 Slutleveran s Projekt förnyad förvaltning del 1 Överlämning del 1 Överlämning del 2 Överlämning totalt Förvaltning av Ladok3 Produktionssättning del 1 Produktionssättning del 2 Produktionssättning del 3 Produktionssättning del 4 Förberedelser för att införa Ladok3 Migrering till Ladok3 i fyra delleveranser Oktober 2015 Mars 2016 Oktober 2016 Mars 2017 Förvaltning av befintligt Ladok

8 Förslag till drift och support

9 Syfte» Syftet är att ta fram en en rekommendation för den framtida driften av Ladok som tillsammans med förslaget på förvaltningsorganisation ska utgöra beslutsunderlag för konsortiets styrelse och stämma

10 Förutsättningar» Projektdirektiv Förnyad förvaltning Tydlig och väl fungerande förvaltning som är förankrad hos konsortiets medlemmar Avtalet med UHR som huvudansvarig teknikleverantör ska inte omprövas under avtalstiden ( )» Konsortiet ska ansvara för förvaltningen av Ladok (inkl drift)» Upphandling och avrop Över tröskelvärdet EUR Ramavtalsområde IT-driftstjänster 2010» Tidplan och beslutsordning Leveranser och produktionssättning Beslutsordning

11 Leveranser och produktionssättning» Nov Överlämning av del 1 från Ladok3 till förvaltning» Okt Produktionssättning del 1» Nov Överlämning del 3» Okt Produktionssättning del 3» Fram till produktionssättning av del 3 kommer Ladok mest att användas för utdata.» Efter produktionssättning av del 3 kommer den stora användningen igång. Därefter kan mätningar av belastning och användning kunna påbörjas.

12 Definitioner

13 Applikationsdrift» Med applikationsdrift avses driftrelaterade arbetsuppgifter kopplat till applikationer och andra programvaror som är kopplade till dessa.» Applikationsdrift omfattar driftleveranser för installation, drift, underhåll och övervakning av applikationsprogramvara och relaterad middleware samt databaser. Arbetet inom delområdet omfattar teknisk hantering (analys, planering, utförande/åtgärd, installation, konfiguration, support, felsökning och problemlösning, uppföljning, dokumentering, rapportering) av omfattade programvaror, hantering av batch-körningar och certifikatshantering samt manuella informationsuttag.» I den tekniska hanteringen ingår hantering av relaterad IT-säkerhet. Vidare ingår även inköp.

14 Serverdrift omfattar» driftleveranser för kontinuerlig drift och övervakning av serverresurser» driftleveranser för kontinuerlig drift och övervakning av lagringsmiljöer (SAN/disk) samt säkerhetskopiering/återställning inklusive långtidsbackup» hantering av teknisk kommunikation ( e-post, nätverk, brandväggar, DNS, extern kommunikation från systemet)» Arbetet omfattar teknisk hantering (analys, planering, utförande/åtgärd, installation, konfiguration, support, felsökning och problemlösning, uppföljning, dokumentering, rapportering) av driftmiljöns serverutrustning (hårdvara, operativsystem, systemprogramvara), av lagringsutrustningen (hårdvara, systemprogramvara) och annan utrustning.» Vidare ingår livscykelhantering, hantering av relaterad IT-säkerhet och inköp.

15 Arbetsuppgifter för antingen applikations- eller serverdrift» Exempel på arbetsuppgifter som kan utföras av antingen applikations- eller serverdiften konfigurationer felsökning installationer brandväggskonfiguration databashantering optimering av prestanda Viktigt att komma fram till vem som ska göra vad

16 Krav och behov

17 Verksamhetens krav» Vi har bett lärosätena att svara vad som är viktigast i rekommendationen för framtida drift (1 viktigast, 5 minst viktigt) 1,76 Service (snabb och effektiv hantering av felsökning, förändringar och utredningar) 1,83 Kompetens (kring produkten Ladok) 2,90 Pris 3,52 Flexibilitet (leverantörens förmåga att anpassa leveransen till våra behov) 5,00 Annat

18 Slutsats Applikationsdrift Den leverantör som tillhandahåller applikationsdrift behöver kompetens om programvaran och verksamheten den stödjer. Denna kompetens är strategisk och bör hållas inom sektorn (där kompetens om den studieadministrativa processen finns). o o o Kompetens om Ladok och verksamheten systemet stödjer värderas högt av lärosätena En följd av valet att egenutveckla kompetens om systemet finns ej att köpa externt Det innebär en stor risk att köpa kompetensen externt risk att kompetensen försvinner

19 Produktens krav» Serverdrift på samma fysiska ställe. Placering av redundanta miljöer för återställning kan ske på andra fysiska ställen än driftmiljön.» En gemensam installation innebär att de mjukvaruuppgraderingar som görs i systemet kommer att gälla alla lärosäten samtidigt.» Ett antal driftmiljöer har identifierats och dimensionerats» Icke-funktionella krav har tagits fram av Ladok3

20 Driftmiljöer Produktionsmiljö Den miljö som den dagliga produktionen arbetar i. Expertanvändare och studenter. Innehåller uppföljningsmiljöer för lärosätena. Akuttestmiljö Utbildningsmiljö Acceptanstestmiljö Testmiljö (befintlig version) Testmiljö (ny version) Utvecklingsmiljöer Används för att testa leveranser innan implementering i produktionsmiljö. Produktionslik. Utbildning av användare sker i denna miljö. Utbildare både på lärosäten och i förvaltningsorganisationen. Här godkänner förvaltningsorganisationen nya leveranser. Här görs även prestandatester. Den miljö som används av lärosätena för att testa rättningar, integrationer och felsökning för aktuell produktionsversionen. Den miljö som används av lärosätena för att testa rättningar, integrationer och felsökning till ny version. Utvecklings-, test- och prestandatestmiljöer för utvecklarna vilka ska hanteras av utvecklingsorganisationen.

21 Leveransflöden

22 Lokal och central supportfunktion för Ladok

23 2nd line support Den nya förvaltningsorganisationen ansvarar för 2nd line support till lärosäten. Konsortiets ansvar Lärosätets ansvar Service desk Alt 1 Alt 1 2nd line support Ladoksupport/ Ladokansvarig Alt 2

24 Ärendeflöde

25 Lokal supportfunktion ska..»..ge support till slutanvändare (studenter och personal)»..ha kompetens för att kunna bedöma ifall ärendet ska utföras på lärosätet eller skickas vidare till den centrala supportfunktionen»..ha kunskap om vad som är lokala respektive centrala lösningar»..ha kunskap om vad i de centrala lösningarna som lärosätet själva ska utföra, till exempel registervård, behörigheter»..ha kunskap om hur ärendehanteringen gentemot den centrala supportfunktionen ska utföras

26 Förändringar» Direkt tillgång till databasen via SQL nyttjas idag av de flesta. Denna möjlighet försvinner i nya Ladok.» Funktionalitet eller verktyg för registervård ska tillhandahållas för att ge lärosätena möjlighet att kontrollera och korrigera sitt data på ett kontrollerat sätt utan åtkomst till övriga lärosäten.» Felavhjälpning och engångsåtgärder ska hanteras av den framtida förvaltningsorganisationen.» Viktigt att den nya förvaltningsorganisationen har den servicenivå som medlemmarna anser sig behöva vid rättningar i databasen.

27 Slutsats central supportfunktion» Den centrala supporten ska hanteras av samma part som ansvarar för applikationsdrift.

28 Alternativ för serverdrift Alternativen är begränsade utifrån följande antaganden: 1.Tjänsterna i nya Ladok bör driftas på samma fysiska ställe 2.Applikationsdriften bör hanteras inom sektorn

29 Möjliga driftleverantörer Befintligt driftställe Kommersiell leverantör Annat lärosäte UHR (gamla VHS) Annan myndighet Åtta möjliga scenarios tre valdes ut

30 Tre kvarstående scenarios Ett befintligt driftställe UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Serverdrift Två befintliga driftställen UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Befintligt driftställe Serverdrift Kommersiell leverantör UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Kommersiell leverantör Serverdrift

31 Ett befintligt driftställe Plus All drift samlad på ett ställe Mindre problematik kring ansvarsfrågor Ökade möjligheter för kundanpassning Verksamhetskännedom Systemkännedom Flexibilitet, t ex resurshantering vid realeaser Helhetsyn Nyckelkompetens kan utvecklas (applikation + server) Inget vinstintresse, självkostnadspris Minus Mindre möjlighet till prispress för standardtjänster Driftsformerna flyter ihop Inget kommersiellt avtal Möjligt för lärosätena att skapa egna kontaktytor till serverdriften Svårare att byta leverantör av serverdrift Nyckelkompetens kan utvecklas hos enskilda individer ger en sårbarhet UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Serverdrift

32 Ett befintligt driftställe - konsekvenser För konsortiet Ställer krav på omvärldsbevakning Ställer krav på framtidskompetens Ställer krav på teknisk strategi En enda motpart Svårare att outsourca För driftställena Två driftställen läggs ned Lättare att dela resurser mellan driftsformerna Helhetssyn UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Serverdrift

33 Två befintliga driftställen Plus driftställena kan fokusera på driftsformen och bygga upp spetskompetens Ökade möjligheter för kundanpassning Verksamhetskännedom Systemkännedom Inget vinstintresse, självkostnadspris Lättare att byta leverantör av serverdrift Minus Mindre möjlighet till prispress för standardtjänster Inget kommersiellt avtal Risk för problematik kring ansvarsfrågor, kräver bra samarbetsklimat och tydliga kontaktytor Möjligt för lärosätena att skapa egna kontaktytor till serverdriften UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Befintligt driftställe Serverdrift

34 Två befintliga driftställen - konsekvenser För konsortiet Ställer krav på omvärldsbevakning Ställer krav på framtidskompetens Ställer krav på teknisk strategi Lättare att outsourca För driftställena Ett driftställe läggs ned Måste tydliggöra ansvarsfrågor och arbetsuppgifter mellan driftsformerna UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Befintligt driftställe Serverdrift

35 Kommersiell leverantör Plus Möjlighet till prispress för standardtjänster Kommersiellt avtal Väl avgränsade avtalsobjekt Resurssäkring Kompetens kring drift. Spetskompetens teknik. Etablerade processer för drift. Best practise Lättare att byta till ny/annan leverantör Troligen billigare vid behov av tjänster utanför kontorstid Minus - risk för problematik kring ansvar för helheten, kräver bra samarbetsklimat och tydliga kontaktytor - Risk för tvister om ansvar vid komplicerade fel - Kan vara svårt att kontrollera/följa upp resurssäkringen och kompetensförsörjningen - Konkurrens med andra kunder kring kompetens - Mindre kontroll på driftmiljön, t ex vid behov av snabba åtgärder - lever med andra kunder i miljön. Kan påverkas av andras problem (jmf Tietokraschen) - Svårare med kundanpassningar - Risk för höga priser på tilläggbeställningar efter ingånget avtal UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Kommersiell leverantör Serverdrift

36 Kommersiell leverantör För konsortiet Flera parter att förhålla sig till Krav på hög beställarkompetens Samordningsansvar för helheten Måste tydliggöra ansvarsfrågor och arbetsuppgifter mellan driftsformerna Hela tiden tänka på upphandling Mindre krav på omvärldsbevakning och strategisk teknisk kompetens För driftställena - Två driftställen läggs ned - Risk för kompetensflykt innan Ladok driftsätts vilket kan medföra ökad kostnad för drift av gamla Ladok - Applikationsdriften ska förhålla sig till en extern leverantör UHR Vidmakthållande/ vidareutveckling Befintligt driftställe Applikationsdrift + 2nd line support Kommersiell leverantör Serverdrift

37 Konsekvens för lärosätena» För lärosätena ingen större skillnad oavsett alternativ

38 Beslutsalternativ

39 Möjliga beslut för konsortiet» Serverdrift på ett befintligt driftställe, sedan upphandling/avrop på längre sikt när kravunderlagen kan tydliggöras (efter driftsättning av del 3)» Upphandling/avrop snarast möjligt. Ändra uppdraget till Ladok3 att omfatta serverdrift på kort sikt eller ge en annan part uppdraget på kort sikt

40 Rekommendation

41 Rekommendation drift» Serverdrift och applikationsdrift på två av de befintliga driftställena, sedan upphandling/avrop på längre sikt» Motivering: Alternativet med två driftställen underlättar upphandling/avrop.» Förvaltningsorganisationen rekommenderas att planera för en upphandlad outsourcad serverdrift i samband med att produkten slutlevereras. särskilt utreda möjligheten att upphandla serverdriften som en molntjänst kontinuerligt följa UHR och CSN utvecklingsarbete i driftsfrågor