Avrapportering intern revision 2015

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jennie Ljunggren/Camilla Bäckman BUN 2014/0889 Barn- och ungdomsnämnden Avrapportering intern revision 2015 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga rapporten för 2015 till handlingarna. Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden antog en särskild intern kontrollplan för granskning av de interna rutinerna inom förvaltningen. Resultatet av uppföljningen under 2015 redovisas nedan. Från och med 2008 ingår intern kontroll avseende de ekonomiska rutinerna som en del i den interna revisionen. Syftet är att säkerställa att de ekonomiska rutinerna följs och att minska riskerna för att oavsiktliga fel görs till exempel i redovisningen samt att få en ökad effektivitet. Genomförda revisioner Under år 2015 har intern kontroll av de ekonomiska rutinerna skett vid följande enheter inom barn- och ungdomsförvaltningen: Falkenbergsskolan Förskolan Vallmon Esplanadskolan Förskolan Lindeberga Sjöängen Förskolan Ögonstenen Kalmarsundskolan Barkestorpskolan Dörbyskolan Djurängsskolan Granskningen har genomförts enligt den antagna kontrollplanen. Rutiner som har kontrollerats är hantering av handkassa och kontanter, moms, kontokort, attesträtt, leverantörs- och kundfakturor, bokföringsorder (kontering, attest, förvaring), förrådsrutiner, inventarieförteckning, rekvisitionsblock samt inköpsavtal. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Fax

2 BUN 2014/ (2) som har noterats handlar om rutinerna kring förvaring av räkenskapsmaterial så som rekvisitionsblock och inköpskort, inventarieförteckning, fördelning av moms på mer än en verksamhet samt redovisning vid fortbildning och representation (avsaknad av deltagarlista och syfte). Se vidare i respektive enhets revisionsrapport. Respektive chef har tagit del av revisionsrapporten för återkoppling inom avsatt tid. Vad gäller fördelning av moms när kostnaden är delad på mer än en verksamhet har detta tagits upp med ekonomienheten på kommunledningskontoret, då vi saknar en tydlig rutin i verksamhetsledningssystemet som backar upp handhavandet. De reviderade enheterna är informerade att momsen ska fördelas enligt kostnaderna. En generell uppdatering kommer göras till hela förvaltningen. En återkommande avvikelse är angivelse av deltagare och syfte vid representation, resor och kurser. Antingen saknas det helt, eller är det vagt preciserat. Några av de reviderade enheterna saknar helt inventarieförteckning medan några enheters inte var uppdaterad enligt rutin. Förvaring av räkenskapsmaterial (inköpskort och rekvisitionsblock) var på vissa enheter bristfällig och förvarades öppet på kontor. Detta påpekades på plats och flyttades till låst förvaring. Åtgärder Reviderade enheter har fått återkoppling på vikten av deltagarlista och syfte vid kurser och representationskostnader. Detta ser vi behöver kontrolleras mer regelbundet och kommer så göras från revisionsansvarig under 201 Saknade inventarieförteckningar upprättas enligt rutin. För att kvalitetssäkra arbetet kring de ekonomiska rutinerna, kommer vissa områden av kontrollplanen (t.ex. momskontering, moms vid representation och underlag i redovisningen) regelbundet följas upp med kontokontroller under ekonomiåret. Mats Linde Förvaltningschef Jennie Ljunggren Ekonom

3 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Falkenbergsskolan Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Anita Svensson, Mari Svensson, Katja Hallén Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det sammanfattande intrycket är att det samarbetas bra inom enhetens administration men att personaländringar/flyttar har gjort att kunskap tappats. Arbetet kring ekonomin är för tillfället delat mellan enheten och förvaltningskontoret fram till 201 Detta innbär att fakturahantering i nuläget inte sköts av enheten, likaså fakturering. I revisionen har vi dock utgått från enheten, då tanken inte är att nuvarande fördelning ska fortgå. Vi förelslår dock att en grundläggande överlämning och utbildning görs när arbetet läggs tillbaka på skolsekreterare för att på så sätt säkerställa att också kunskapen flyttas tillbaka så att känsligheten för förändringar i den adminstrativa organisationen minskar vid eventuella framtida personalomsättningar. Med de senaste organisations- och personalförändringarna i åtanke, så väljer vi att på nedan tre delar ge förbättringsförslag. följer sedan under nästa rubrik "Konstaterades några avvikelser". Förbättringsförslag (se vidare detaljer under rubriken "Konstaterades några förbättringsförslag?": Inköp; Konteringar; Fakturering Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Bokföringsordrar, samtliga saknar gransknings och beslutsattest. Räkenskapsmaterial som bokföringsordrar förvaras inte enligt rutin, heller inte på ett tydligt och strukturerat sätt att. Ej kronolgiskt uppdelat i tex en pärm per år. Räkenskapsmaterial ska förvars i brandsäkrat arkivskåp och arkiveringstid är 10 år. (Se rutin för lokal/central dokumenthantering). Rekvisitionsblock och kontokort förvaras öppet och synligt på kontor. Inventarieförteckning ej uppdaterad Ja Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

4 Förbättringsförslag Ja, följande förbättringsförslag framkom Sätta en rutin mellan skolsekreterare och rektor för attest av bokföringsordrar. Större noggrannhet med underlagen, att tex samla allt på ett ställe? Arkivskåp avsett för räkenskapsmaterial och värdehandlingar. Tydliga rutiner för hantering och dokumentation. Dokemnterat material och värdehandlingar förvaras i brandsäkert, låst skåp, enligt lokal/central dokementhangeringsplan. Fördela momsen över lika verksamheter som kostnad när kostnader förekommer på fler än en verksamhet Skapa en rutin kring inventarieförteckning. Vem har ansvaret och hur ska det löpande arbetet göras? Förslagsvis ett samarbete mellan skolsekreterare och vaktmästare. Kontering av pedagogsikt material. Att skapa en konteringsbudget där uppföljning görs på frikod. Vad gäller konteringar för pedagogiskt naterial så konteras allt på baskonto 643, som avser mediainköp (tex böcker) även om det gäller tex till textilslöjden (vilket borde konteras på baskonto 646 med frikod för slöjd). Generellt är mycket av redovisningen frikodsstyrd, istället bör val av rätt baskonto styra konteringen. Frikoden används i uppföljningssyfte för att tex se saldot på ämnet. Skapa en rutin (årshjul?) över extern och internfakturering. Vilket fakturerar vi när och hur ofta? Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Per-Ola Jacobson Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum 2 (4)

5 Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

6 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

7 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Fsk Vallmon Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Anita Svensson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det löpande arbetet kring fakturor och räkenskaper för enheten fortlöper väl. Däremot ser vi att samarbetet inom den lokala administrationen skulle kunna utvecklas och förbättras. I revisionen har det noterats brister vad gäller kommunikation mellan de olika funktionera. Likaså har det skapats ett system för beslutsattester som inte helt faller i linje med rutinen. Enligt rutinen är Förskolechef förste beslutsattestant men då denne hanterar många av inköpen till enheten, så har beslutsattesten i mer eller mindre full utsträckning "flyttats över" till biträdande förskolechef. Denne ska enligt rutin fungera som ersättare vid frånvaro och för vissa specifika kostnader (så som enhetschefens representationskostnader, telefon). Vi ser ett beov av att se över attestrutinen för att fungera i linje med dokumenterad rutin. Vid urvalet i ekonomisystemet visade sig att de fakturor som bar kostnader på mer än en verksamhet, inte var momskonterad enligt detsamma, utan moms fanns endast på den av verksamheterna som bar den största kostnaden. Inköpen följer avtalen, däremot saknas en notering på fakturan i de fall som avvikande leverantör har använts. Räkenskapsmaterial och värdehandlingar förvaras på olika ställen. Bokföringsordrar finns på Falkenbergsskolan där skolsekreterare tidigare satt nytillkomna bokföringsordrar kommer systemteknisikt enligt löpnummer hamna på Skolsekreterarens nya arbetsplats, Fsk Ögonstenen. Dessa är ej inlåsta eller tydligt dokumenterade i enlighet med dokmenthanteringsrutinen. Värdehandlingar i form av rekvisitionsblock och inköpskort förvars på enheten. Kontokort ansvarar Förskolechef för och finns också i dennes förvar (enligt vad rutin säger). Övrigt räkenskapsmaterial förvaras inlåst men inte brandskyddat. Inventarieförteckning är ej upprättad, men berörd chef är informerad och uppdaterad på rutinens dokument. Uppdaterad gällande förteckning översänds till internrevisorer inom 8 veckor. KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

8 Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Bokföringsordrar, samtliga saknar gransknings- och beslutsattest. Räkenskapsmaterialet förvaras inte enligt rutin, heller inte på ett tydligt och strukturerat sätt att. Ej tydlighet i uppdelningen mellan Falkenbergsskolan och fsk Vallmon. Ej kronolgiskt uppdelat i tex en pärm per år. Inventarieförteckning saknas helt. Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Förbättringsförslag Ja, följande förbättringsförslag framkom Rutin mellan chef och skolsekreterare hur attest av bokföringsordrar ska hanteras för att minska risken att helt utebli. Revisorerna föreslår att enhetens administration tillsammans tar fram en rutin för hur enhetens räkenskapsmaterial samt värdehandlingar ska hanteras fram över. Vem som ansvarar för vad, samt vart det lämpligen förvaras. Dock i enlighet med dokumenthanteringsplanen, dvs i ett brandsäkert arkivskåp. Revisornerna föreslår att rutinen för hur inköpen görs ses över, för att bättre kunna tillgodose beslutsattestprocessen. Revisornerna förelsår att det skapas en rutin kring arbetet med inventarieförteckning. Exempelvis ett samarbete mellan vaktmästare och skolsekrerterare och att den uppdateras löpande allt eftersom nya inventarier tillkommer. Fördela momsen över lika verksamheter som kostnad när kostnader förekommer på fler än en verksamhet Större nogrannhet med att ange orsak vid val av avvikande leverantör. Tex att bifoga skriftligt underlag från beställare som visar varför avvikande leverantör varit tvungen att användas Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Peter Norlin Avvikel Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. 2 (4)

9 Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

10 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

11 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Esplanadskolan/Mottagningsenheten Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Anette Johansson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Esplanadskolan som är en relativt ny enhet (startade juli 2014) och har under dessa första 16 månader satt och stabiliserat sin organisation och personal genom samordning av tjänster och egna lokaler i anslutning till varandra. Det sammanfattade intrycket är att ekonomiska rutiner och strukturer har byggts upp och fungerar väl i praktiken. Räkenskapsmaterial förvaras och arkiveras hos skolsekreterare för både Esplanadskolan och Mottagningsenheten. Kontokort och rekvisitionsblock förvararas för Esplanadskolan i låst dokuemntskåp på rektorsexpeditionen och för mottagningsenheten i låst brandsaäkrat arkivskåp hos skolsekreterare. Anledningen till uppdelningen är att dessa sitter i två olika byggnader, så materialet förvaras på respektive plats där det används. Personalomsättningar inom Esplanadsskolans administration första delen av denna revisionsperiod gör att vissa av avvikelserna från kontrollplanen inte längre är aktuella, men bör ändå noteras. Exempel på detta är att momskonteringen inte alltid delats upp mellan verksamheter, om kostnader funnits på fler än en verksamhet. Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Inventerieförteckning som avser Esplanadens byggnad är ej uppdaterad med gällande revisionsdatum för 201 Uppdaterad förteckning mailas inom 8 veckor. Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

12 Förbättringsförslag Ja, följande förbättringsförslag framkom Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Att förvara inköpskort och rekvisitionsblock i brandsäkrat arkivskåp på Esplanadskolan. Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Eva Andersson Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag 2 (4)

13 När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

14 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

15 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Lindeberga-Sjöängen Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Carola Karlsson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det sammanfattade intrycket är att rutiner och strukturer finns och fungerar väl i det dagliga arbetet kring ekonomin. Vissa mindre missar uppmärksammades på konteringar, som avsaknad av syfte vid enstaka utbildningstillfällen, fördelning av moms på olika verksamheter och anteckning vid val av avvikande leverantör (ej upphandlad). Dock inte i den omfattning att det kan ses som en avvikelse. Viss del av räkenskapsmaterial förvars och dokumenteras enligt rutin, detta innefattar bokföringsordrar och kvittenser. Inköprskort och rekvisitionsblock förvars i låst arkivskåp på biträdande förskolechefs kontor. Denne är också ansvrig för utlåning av kort och utskrivningar av rekvisitioner. Inventarieförteckning finns i enhetens gemensamma mapp på dataservern, men har inte kunnat revideras utan läggs som en avvikelse och återkoppling kommer från enheten snarast möjligt. Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Inventarieförteckningen har inte kunnat revideras. Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Förbättringsfö Ja, följande förbättringsförslag framkom Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Förvaring av inköpskort och rekvisitonsblock i brandsäkrat dokumentskåp. KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

16 Fördela momsen över lika verksamheter som kostnad när kostnader förekommer på fler än en verksamhet. Större nogrannhet med att ange orsak vid val av avvikande leverantör. Tex att bifoga skriftligt underlag från beställare som visar varför avvikande leverantör varit tvungen att användas. Större noggranhet med att ange syfte och deltagare på kostnader som avser representation och fortbildning. Att skapa en personalförteckning som hålls uppdaterad och enkelt kan bifogas vid personaltillställningarn. Frånvarande personal kan läggas som anteckning. Detta görs till viss del, men inte fullt så komplett som rutinen anger.. Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Mikael Arvidsson Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag 2 (4)

17 När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

18 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

19 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Fsk Ögonstenen Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Anita Svensson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det sammanfattande intrycket är positivt. Det finns rutiner och strukturer kring administrationen och det ekonomiska arbetet är utfört med nogrannhet. Ett förbättringsförslag konstaterades dock avseende arbetet med inventarieförteckningen (se nedan under rubriken "konstaterades några förbättringsförslag"). Vid urvalet i ekonomisystemet återfanns en faktura där momsen inte var avdragen enligt de regler som finns för moms vid representation. Fakturanummer överlämnades till skolskreterare som bokade om del av moms till kostnad. Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Förbättringsförslag Ja, följande förbättringsförslag framkom Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? En tydligare struktur kring inventarielistan, så det enkelt går att se vilken som är den senast gällande revisionen. KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (3) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

20 Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Helen Eriksson Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 2 (3)

21 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 3 (3)

22 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Kalmarsundsskolan Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Maria Svensson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det samlade intrycket för enheten är att rutinerna kring det ekonomiska arbetet fungerar bra. Det finns tydliga uppdelningar av ansvarsområden, vilket är extra relevant vid en så stor enhet som Kalmarsundsskolan. Vissa mindre avvikande områden framkom dock: Utebliven delning av momsen mellan olika verksamheter när kostnader finns på detsamma. Brist i faktureringsrutin av elen till intilliggande förskola. Ett förbättringsarbete av detta har dock redan påbörjats och förväntas vara klart till 201 Att denna rutin finns och fungerar är av intresse för båda enhter. Notering på faktura vid köp hos avvikande leverantör saknas. Behov av förändring av detta på kommande fakturor. Ingen naturlig ersättare vid semester, utan ansvarig skolsekrerterare går in och arbetar med både löner och fakturor. Inventarielista finns och upprätthålls löpande av vaktmästare. Systemet och uppbyggnaden av denna har dock ifrågasatts av både oss revisorer och enheten själva, som nu under 2016 ser över ett alternativt och bättre system att dokumentera i. Invensterieförteckningen hålls däremot uppdaterad löpande och är ett samarbete i ansvaret mellan vaktmästare och skolsekreterare. Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Förvaring av rekvisitionsblocket Deltagarlista och syfte saknas på fakturor som avser kurser, resor och representation KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

23 Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Förbättringsförslag Ja, följande förbättringsförslag framkom Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Flytta rekvisitionsblock till samma säkrade arkivskåp där kontokorten förvaras. Uppdatera aktuella fakturor med nödvändig information. Att skapa en lista över all personal som kan användas vid framtida represenationsfakturor kan vara en god idé, på så sätt kan denna förteckning bifogas till fakturan och icke närvarande kan läggas som avvikelse i fakturans anteckning. Fördela momsen över lika verksamheter som kostnad när kostnader förekommer på fler än en verksamhet Större nogrannhet med att ange orsak vid val av avvikande leverantör. Tex att bifoga skriftligt underlag från beställare som visar varför avvikande leverantör varit tvungen att användas. Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Anette Swenninger Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) F 2 (4)

24 När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

25 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

26 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Barkestorpsskolan Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Patricia Larsson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det sammanfattade intrycket är att det ekonomiska arbetet fungerar väl med rutiner och struktur. Mycket ser vi beror på den samlande administrationen nätverket har med att sitta tillsammans på Barkestorp. Gammal mall för bokföringsorder har använts och fungerar som beslutsattest. Denna kan dock ersättas med komplett utskrift från systemet. Med detaljerad transaktionstext vad omföring gäller. Noterades också att moms inte konterats på flera verksamheter då kostnader förekommit på detsamma. Detta diskutterades och kommer från och med nu genomföras. Ingen avvikelse på detta men en förbättringsåtgärd. Inköp följer avtal, däremot saknas notering för de inköpstillfällen där upphandlad leverantör inte använts. Detta diskutterades och anteckning på avvikande leverantör kommer läggas till på framtida fakturor. Räkenskpasmaterial förvas enligt rutin. Inventarieförteckning hålls uppdaterad löpande. Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Förbättringsfö Ja, följande förbättringsförslag framkom KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Använda mallen på internsidan för beräkning av moms vid representation Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

27 Fördela momsen över lika verksamheter som kostnad när kostnader förekommer på fler än en verksamhet. Större noggranhet med att ange syfte och deltagare på kostnader som avser representation och fortbildning. Att skapa en personalförteckning som hålls uppdaterad och enkelt kan bifogas vid personaltillställningarn. Frånvarande personal kan läggas som anteckning. Detta görs till viss del, men inte fullt så komplett som rutinen anger. Större nogrannhet med att ange orsak vid val av avvikande leverantör. Tex att bifoga skriftligt underlag från beställare som visar varför avvikande leverantör varit tvungen att användas. Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Marita Fransson Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag 2 (4)

28 När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

29 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

30 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Dörbyskolan Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Gunnel Eliasson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det sammanfattade intrycket är att det ekonomiska arbetet fungerar väl med rutiner och struktur. Mycket ser vi beror på den samlade administrationen stora delar av nätverket har med att sitta tillsammans på Barkestorp. Räkenskapsmaterial förvaras enligt rutin, likaså arkivering av densamma. Gammal mall för bokföringsorder har använts och fungerar som beslutsattest. Denna kan dock ersättas med komplett utskrift från systemet med en detaljerad transaktionstext vad omföring gäller. Noterades också att moms inte konterats på flera verksamheter då kostnader förekommit på detsamma. Detta diskutterades och kommer från och med nu genomföras. Ingen avvikelse på detta däremot en förbättringsåtgärd efterfrågas. Inköp följer avtal, däremot saknas notering för de inköpstillfällen där upphandlad leverantör inte använts. Detta diskutterades och anteckning på avvikande leverantör kommer läggas till på framtida fakturor. Förtydligande på avvikelse 1: Verifikationsnummer på fakturor skickas till skolsekreterare för ombokning mellan moms och kostnad. Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Moms inte bokförd som kostnad på ett antal representationsfakturor. Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Fö KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

31 Ja, följande förbättringsförslag framkom Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? Fördela momsen över lika verksamheter som kostnad när kostnader förekommer på fler än en verksamhet. Större nogrannhet med att ange orsak vid val av avvikande leverantör. Tex att bifoga skriftligt underlag från beställare som visar varför avvikande leverantör varit tvungen att användas. Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Lena Thor Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag 2 (4)

32 När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

33 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)

34 Datum Revisionsrapport vid internrevision Förvaltning/bolag Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum Ekonomi Djurängsskolan Revisorer Jennie Ljunggren Camilla Bäckman Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Deltagare vid revisionen Sofie Andersson Ann-Christine Karlsson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisorernas sammanfattande intryck (både positivt och negativt) och slutsatser om systemet, notera även ev. förbättringsområden Det sammanfattade intrycket är postivt. Det finns väl inarbetade rutiner och strukturer i det ekonomiska arbetet som fungerar väl. Det löpande arbetet är tydligt och enkelt att följa, med noggranna underlag och en frekvens i arbetssättet. Räkenskapsmaterial så som bokföringsordrar och kvittenser samt värdehandlingar i form av inköpskort och rekvisitionsblock förvars på ett korrekt sätt enligt rutin. Redovisningen är överlag i ordning, dock konstaterades en förbättringsåtgärd kring att lägga en anteckning på fakturor från avvikande (ej upphandlade) leverantörer. Förtydligande på avvikelse 2; Framtida fakturor måste delas mellan kostnad och moms, dock ska det avtalade beloppet vara detsamma. Hantering av fakturan som avser vårterminen 2015, återkopplas från förvaltningskontoret och ev justering görs innan bokslut 201 Konstaterades några avvikelser? (Fylls i av revisorn) Om inga avvikelser konstaterades är rapporten klar. Skicka rapporten via e-post till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Ja, följande avvikelser framkom: Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? Uppdaterad inventarieförteckning Utebeliven moms vid extern fakturering avseende uthyrning av slöjdsal. Konstaterades några förbättringsförslag? (Fylls i av revisorn) Förbättrin Ja, följande förbättringsförslag framkom Är förbättringsförslaget av kommungemensamt intresse? KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument Internrevision process

35 En uppdaterad inventarieförteckning måste till. Likaså en rutin för hur inventarieförteckningen ska hanteras, vem ska vara ansvarig? En systematik i abretete kring dokumentet. Större nogrannhet med att ange orsak vid val av avvikande leverantör. Tex att bifoga skriftligt underlag från beställare som visar varför avvikande leverantör varit tvungen att användas. Revisionsrapporten skickas till berörd chef senast en vecka efter revisionstillfället. Berörd chef ansvarar för att fylla i orsak och korrigerande åtgärd inom tre veckor från det att rapporten tagits emot. Chefen ansvarar också för att åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Revisionsrapporten översänd till (berörd chef) Datum Anna Snöberg Orsak till avvikelserna (Fylls i av chefen) Varför har de uppkommit? Ställ gärna frågan Varför 5 ggr för att hitta grundorsaken. Korrigerande och förebyggande åtgärder (Fylls i av chefen) Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Klart datum Kommentarer gällande förbättringsförslag (Fylls i av chefen) Förbättringsförslag 2 (4)

36 När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)

37 Granskning (Fylls i av revisorn) Granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Avvikelsen stängd datum Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Otillfredsställande Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Ny granskning av korrigerande och förebyggande åtgärder Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade och eventuella kommentarer Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)