Beslut om ny enhet - Förskolan Kroggärdet

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Mats Linde BUN 2017/0086 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Beslut om ny enhet - Förskolan Kroggärdet Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att 1. bilda en ny organisatorisk enhet, bestående av förskolan Kroggärdet och de nya avdelningarna vid gamla matsalen. 2. flytta förskolan Kroggärdet från enheten Förskolan Smedby, till enheten Förskolan Kroggärdet. Det innebär att Förskolan Smedby därefter bedriver verksamhet på två ställen; Smedängen och Tingbydal 3. den nya enhetens namn är Förskolan Kroggärdet 4. enheten startar den 1 januari Förskolan Smedby byter per samma datum namn till Förskolan Smedängen/Tingbydal 6. Förskolan Smedängen/Tingbydal och Förskolan Kroggärdet har gemensamt upptagningsområde. Bakgrund Antal barn i förskolan har ökat under många år, och ökningen ser ut att fortsätta. Samtidigt har även antalet elever i skolan ökat sedan läsåret 2012/2013. Under samma tidsperiod har antalet enheter i Barn- och ungdomsförvaltningen, och därmed antal chefer, varit i stort sett oförändrat. Även om det inte ligger något proportionellt samband mellan antal barn och elever i verksamheten och antal chefer, så finns ett otvetydigt volymsamband. Ju fler barn och elever, desto fler personal. Ju fler personal, desto fler chefer, om man gör antagandet att en chef kan ha en viss mängd direkt underställda, för att kunna göra ett bra arbete och ha en tillfredsställande arbetsmiljö. Förskolan Smedby är redan idag något stor för att hanteras av en förskolechef. I Smedby finns en måttlig ökningstakt i barnantalet. I Smedby kommer framtida förskoleplatser med hög sannolikhet att tillföras på skoltomt vid Förskolan Kroggärdet. Barn- och ungdomsförvaltningen Adress, Besök Tel vx

2 BUN 2017/ (2) I Smedby finns verksamhet på tre adresser: Smedängen 5 avd OB-omsorg (Smedängen) 1 avd Familjecentral (Smedängen) 1 avd Tingbydal 4 avd Kroggärdet 5 avd Under projektering/byggnation Gamla matsalen 2-3 avd Riskanalys Riskanalys är genomförd i Lokal samverkansgrupp. Flera olika risker är identifierade och åtgärder framtagna. Utifrån riskanalysens åtgärder så bedöms beslutet om en delning vara möjlig att genomföra Förslag Projektering och etablering av de nya avdelningarna vid matsalen/idrottshallen görs i nuvarande organisation Förskolan Smedby. I samband med att de nya avdelningarna vid matsalen/idrottshallen är färdigställda och uppstartade bör en delning av enheten göras. Tidpunkten för delning beräknas till Under uppstartstiden rekryteras en förskolechef, som från tillträdesdatum till har tjänsten vilande och tjänstgör som biträdande förskolechef på enheten Förskolan Smedby. Smedängen, Tingbydal, OB-omsorgen och Familjecentralen föreslås bilda en enhet vid namn Förskolan Smedängen/Tingbydal Kroggärdet och de nya avdelningarna föreslås bilda en enhet vid namn Förskolan Kroggärdet Mats Linde Förvaltningschef Bilagor - PM rörande organisationsförändring med anledning av ökande barn- och elevtal - Riskbedömning och handlingsplan Förskolan Smedby

3 PM rörande organisationsförändring med anledning av ökande barn- och elevtal Bakgrund Antal barn i förskolan har ökat under många år, och ökningen ser ut att fortsätta. Samtidigt har även antalet elever i skolan ökat sedan läsåret 2012/2013. Under samma tidsperiod har antalet enheter i Barn- och ungdomsförvaltningen, och därmed antal chefer, varit i stort sett oförändrat. Även om det inte ligger något proportionellt samband mellan antal barn och elever i verksamheten och antal chefer, så finns ett otvetydigt volymsamband. Ju fler barn och elever, desto fler personal. Ju fler personal, desto fler chefer, om man gör antagandet att en chef kan ha en viss mängd direkt underställda, för att kunna göra ett bra arbete och ha en tillfredsställande arbetsmiljö. Inom Barn- och ungdomsförvaltningen varierar antalet direkt underställa per chef mellan 20 och 80 personer. (Siffrorna är uttagna per 15 oktober 2017, och kan avvika från siffror i andra tabeller, beroende på när de är uttagna ur systemen) Antal anst Antal chefer Antal bitr med personalansvar Summa chefer Antal anst / chef Område Vasaskolan Förskolan Trollet Förskolan Smedby Förskolan Björkenäs Förskolan Ögonstenen Förskolan Rinkabyholm Förskolan Oxhagen Malmen Förskolan Svärdsliljan Särskolan i Kalmar Åbyskolan Förskolan Pulpeten Smedjan Dörbyskolan Förskolan Lindeberga Sjöängen Lindöskolan Trekantenskolan Förskolan Rockneby Förskolan Vallmon Lindsdalsskolorna REKTORER Kalmarsundsskolan Rocknebyskolan Djurängsskolan Falkenbergskolan Skolmottagningsenheten Rinkabyholmsskolan Förvaltingskontoret Barkestorpskolan Esplanadsskolan Funkaboskolan

4 Utgångspunkter En platt decentraliserad organisation Barn- och ungdomsförvaltningen är en platt decentraliserad organisation där ansvar, befogenheter, behörigheter och resurser förs så långt ut i organisationen som möjligt. Det medför att antalet chefsled ska begränsas till ett minimum. Utgångspunkten bör vara att organisationen ska ha enheter vars storlek nedåt begränsas av ekonomisk bärkraft (en enhet kan inte bli hur liten som helst) och vars storlek uppåt begränsas av chefens möjlighet att ha direkt personalansvar (en chef kan inte ha hur många direkt underställda som helst). Skollagen Skollagen ger rektor/förskolechefen mandat att besluta om enhetens inre organisation. Skollagen säger vidare att det på en skolenhet kan det bara finnas en rektor, och på en förskoleenhet kan det bara finnas en förskolechef. Upptagningsområden Till varje enhet, såväl skola som förskola, finns ett geografiskt upptagningsområde. Schematiskt är det uppbyggt så att en 7-9-skolas upptagningsområde består av en eller flera närliggande F-6-skolors upptagningsområden. F-6-skolans upptagningsområde består i sin tur av en eller flera förskoleenheters upptagningsområden. Därutöver gäller att en förskola överlämnar rutinmässigt barn till EN F-6-skola, även om man i förekommande fall lämnar enstaka barn till andra skolor, vid val av annan skola. Skolan i elevens upptagningsområde är elevens sk hemskola. Det är den skolan som är skyldig att erbjuda plats, det är därmed också där eleven har rätt att gå. Det är också hemskolans rektor som bevakar att skolplikten uppfylls för eleverna i upptagningsområdet. För förskolorna gäller att Kalmar kommun erbjuder plats på förskola där kommunen tillmötesgår föräldrarnas önskemål så långt det är möjligt. Lagstiftningen säger att kommunen är skyldig att erbjuda plats i kommunen. I samband med etableringen av Tallhagsskolan, så byter eleverna som bor i Lindöskolans upptagningsområde hemskola för årskurs 7-9, från Funkaboskolan till Tallhagsskolan. Tillsammans med exploateringen och nybyggnationen på Karlssons äng och Snurrom, betyder det att barn och elevantalet i norra centralorten förändras så pass mycket att upptagningsområdena behöver uppdateras. Bostadsområdet Snurrom och Norra Vimpeltorpet har inte varit bebyggda tidigare och saknar därför upptagningsområde och hemskola. Rent systemtekniskt har Snurrom tillhört Kalmarsundsskolans upptagningsområde. Norra Vimpeltorpet har tillhört Funkaboskolans upptagningsområde. Karlssons äng och Vimpeltorpet har tillhört Funkaboskolan. Ljusstaden (Östra Vimpeltorpet) tillhör Kalmarsundsskolans upptagningsområde. För att balansera förändringen för Funkaboskolans elevsammansättningen då Lindöskolans elever går till Tallhagsskolan istället, bör de nya områdena på Snurrom tillhöra Funkaboskolans upptagningsområde. Samtidigt föreslås områdena i Berga öster om Tallhagsvägen tillhöra Tallhagsskolans upptagningsområde. Dessa förändringar i upptagningsområdena får konsekvenser för den organisatoriska diskussionen nedan.

5 Principen om naturliga enheter Enheter bör vara naturliga enheter de organisatoriska gränserna bör stödjas av geografiska gränser. Resonemanget om naturliga enheterna kan också medföra att det inte är lämpligt att dela upp en sammanhållen större skola i flera mindre enheter. Resonemanget leder vidare till att det är möjligt att dela upp stora förskoleenheter i mindre enheter, eftersom dessa enheter ofta består av 3-8 hus, som är beläget på olika adresser i samma stadsdel. Det medför också att det är svårt att dela upp en skola i mindre enheter, eftersom skolan alltid ligger på samma adress och ofta är sammanhängande huskroppar. Detta resonemang leder till att de förslag som redovisas fokuserar på förskoleverksamheten. Beskrivning av förskoleverksamhetens enheters storlek Nedanstående tabell visar det prognosticerade antalet personal per förskoleenhet i oktober under kommande år (Siffrorna i tabellen kan avvika från andra tabeller detta beror på att olika tabeller är uttagna vid olika datum, det ger en viss variation). Färgmarkeringarna indikerar följande: - Mellan medarbetare är gulmarkerat - 60 medarbetare eller flera är rödmarkerat Personal Enhet Djurängsskolan Förskolan Björkenäs Förskolan Lindeberga- Sjöängen Förskolan Lindö Förskolan Oxhagen- Malmen Förskolan Pulpeten- Smedjan Förskolan Rinkabyholm Förskolan Rockneby Förskolan Smedby Förskolan Svärdsliljan Förskolan Trollet Förskolan Vallmon Förskolan Ögonstenen Trekantenskolan Åbyskolan

6 Förslag på ny organisation Rinkabyholm Nuläge och utveckling Förskolan Rinkabyholm är en förskola som, i och med färdigställandet av den nya förskolan öster om nuvarande E22, kommer att bli så stor att den bör delas. Projektering och etablering av den nya förskolan föreslås göras i nuvarande organisation. Då förskolan är uppstartad föreslås en uppdelning av enheten i två enheter att göras. Förslag Tidpunkten för delning förväntas bli En närmare diskussion kring delningen, och dess tidsplan kommer att påbörjas då den nya förskolan är färdigställd Smedby-Trekanten Nuläge och utveckling Förskolan Smedby är redan idag något stor för att hanteras av en förskolechef. I Smedby finns en måttlig ökningstakt i barnantalet. I Smedby kommer framtida förskoleplatser med hög sannolikhet att tillskapas på skoltomt vid Förskolan Kroggärdet. I Smedby finns verksamhet på tre adresser: Smedängen 5 avd OB-omsorg (Smedängen) 1 avd Familjecentral (Smedängen) 1 avd Tingbydal 4 avd Kroggärdet 5 avd Under projektering/byggnation Gamla matsalen 2-4 avd I Trekanten finns 8 avdelningar som organiseras tillsammans med grundskolan och fritidshemmet i en organisatorisk enhet Trekantenskolan. Förskolan anses något liten för att kunna bära sig som egen enhet. Resonemang har förts om att låta en del av Smedbys förskolor bilda en enhet tillsammans med förskolan Trekanten. Det alternativet har avförts med argumenten att det bara skulle bli en enhet på pappret, men två enheter i verkligheten. Då en av de bärande principerna i Barn- och ungdomsförvaltningens organisation är principen om naturliga enheter så faller det alternativet. En delning av enheten Trekantenskolan i en skolenhet och en förskoleenhet har diskuterats och bedöms vara aktuell, då verksamheterna uppnår tillräcklig storlek. Det beräknas inträffa då förskolan i Trekanten har ökat med 2-3 avdelningar, vilket med nuvarande prognoser beräknas ligga bortom Förslag Projektering och etablering av de nya avdelningarna vid matsalen/idrottshallen föreslås göras i nuvarande organisation Förskolan Smedby I samband med att de nya avdelningarna vid matsalen/idrottshallen är färdigställda och uppstartade bör en delning av enheten göras. Tidpunkten för delning beräknas till Smedängen, Tingbydal, OB-omsorgen och Familjecentralen föreslås bilda en enhet vid namn Förskolan Smedängen/Tingbydal Kroggärdet och de nya avdelningarna föreslås bilda en enhet vid namn Förskolan Kroggärdet Trekantenskolan föreslås fortsatt vara en organisatorisk enhet.

7 Norra centrala staden Nuläge och utveckling I centrala staden finns en förskoleenhet. Förskolan Lindö, som är en relativt stor förskolenhet med verksamhet på fyra adresser och 16 avdelningar inklusive OB-omsorg. I området beräknas barnantalet att öka. För att möta den ökningen finns en planerad förskoleetablering i samband med etableringen av Tallhagsskolan, Förskolan Tallen. Förskoleenhetens storlek indikerar att en delning av enheten är lämplig någon gång under de närmaste åren. I centrala staden finns verksamhet på fyra adresser: Lindö 6 avd Aftonstjärnan (Lindö) 1 avd (OB-omsorg) Barnens gård 4 avd Getingen 3 avd Rödingen 2 avd Under projektering/byggnation Tallen 8 avd (2020) Fredriksskans 4 avd (bortom 2022) Förslag I samband med att Förskolan Tallen är etablerad och uppstartad föreslås enheten delas. En diskussion bör tas upp kring detta under våren Norra centralorten Nuläge och utveckling Norra centralorden omfattar området norr om Ölandsleden avgränsat av norra vägen i väster och E22 i norr. Området har idag tre förskoleenheter, Förskolan Trollet, Förskolan Björkenäs och Förskolan Ögonstenen. Samtliga tre enheter är att betrakta som större enheter, med anställda. I området förväntas en befolkningsökning ske, främst beroende på att områdena Karlssons äng och Snurrom är under bebyggelse. I båda dessa områden projekteras nya förskolor. Enheterna består av följande hus: Ringdansen 4 avd Förskolan Trollet Trollet 6 avd Förskolan Trollet Lokomotivet 4 avd Förskolan Trollet Funkabotorget 2 avd Förskolan Trollet Björkenäs 7 avd Förskolan Björkenäs Ljusglimten 10 avd Förskolan Björkenäs Dagbarnvårdare 1 avd Förskolan Björkenäs Ögonstenen 6 avd Förskolan Ögonstenen Kajaken 4 avd Förskolan Ögonstenen Snäckan 1 avd Förskolan Ögonstenen Äventyret 2 avd Förskolan Ögonstenen Familjecentrum 1 avd Förskolan Ögonstenen OB-omsorg 1 avd Förskolan Ögonstenen Under projektering/byggnation Kapten Karlsson 6 avd Snurrom 4 avd Herrgården 4 avd osäker etablering pga bygglov Pulkabacken/Kanoten 4 avd längre fram i tiden

8 Summa är det 49 avdelningar (där 3 inte är rena avdelningar utan specialverksamhet) fördelat på 12 adresser. Inom två år är det 59 avdelningar fördelat på 14 adresser. Förslag I området finns tre stora enheter som kommer att bli ytterligare större om ingen förändring av organisationen görs. Följande förslag innebär en utökning med två organisatoriska enheter. Föreskolan Trollet - Ringdansen, Trollet, Funkabotorget 12 avd Förskolan Björkenäs - Björkenäs, Äventyret, Dagbarnvårdare, Familjecentrum 11 avd Förskolan Ögonstenen - Ögonstenen, Kajaken, Snäckan, OB-omsorg 12 avd Förskolan Ljusstaden - Ljusglimten 10 avd Förskolan Vimpeltorpet - Lokomotivet, Kapten Karlsson, Snurrom 14 avd Summa 59 avd Projektering och etablering av förskolan Kapten Karlsson/Herrgården och Snurrom föreslås göras i nuvarande organisation Förskolan Trollet. Då förskolan Snurrom är uppstartad föreslås en uppdelning av enheten i två enheter att göras. Tidpunkten för delning planeras bli För förskolorna Björkenäs och Ögonstenen föreslås en uppdelning i tre enheter göras. Tidpunkten för delning planeras bli Lindsdal-Läckeby Nuläge och utveckling I Lindsdal finns två förskoleenheter, med verksamhet på fyra adresser. I Lindsdal projekteras därutöver för en familjecentral och en ny förskola. Förskoleenheterna är att betrakta som normalstora, då antalet anställda ligger runt 45 personer på båda. Enheterna har verksamhet i följande hus: Lindeberga 4 avd Förskolan Lindeberga/Sjöängen Sjöängen 6 avd Förskolan Lindeberga/Sjöängen Sjöängen Paviljong 2 avd Förskolan Lindeberga/Sjöängen Pulpeten 7 avd Förskolan Pulpeten/Smedjan Smedjan 6 avd Förskolan Pulpeten/Smedjan Under projektering/byggnation Familjecentral 1 avd Förskolan Milstenen 5 avd I Läckeby finns 7 avdelningar som organiseras tillsammans med grundskolan och fritidshemmet i en organisatorisk enhet Åbyskolan. Förskolan anses något liten för att kunna bära sig som egen enhet. Resonemang har förts om att låta en del av Lindsdals förskolor bilda en enhet tillsammans med förskolan Åby. Det alternativet har avförts med argumenten att det bara skulle bli en enhet på pappret, men två enheter i verkligheten, och då en av de bärande principerna är naturliga enheter så faller det alternativet.

9 Förslag En delning av enheten Åbyskolan i en skolenhet och en förskoleenhet ligger långt fram i tiden och kommer att göras, då verksamheterna blir tillräckligt stora. Det beräknas inträffa då förskoleverksamheten i Läckeby har ökat med 4-5 avdelningar, vilket med nuvarande prognoser beräknas ligga långt bortom 2020, varför Åbyskolan föreslås fortsatt vara en organisatorisk enhet. Projektering och etablering av förskolan Milstenen föreslås göras i nuvarande organisation, Förskolan Lindeberga/Sjöängen. Den nya förskolan ingår därefter i Förskolan Lindeberga/Sjöängen. Då förskolan Milstenen är tagen i drift, så avvecklas Paviljongen vid Förskolan Sjöängen. Projektering och etablering av familjecentralen föreslås göras i nuvarande organisation, Förskolan Pulpeten/Smedjan. Familjecentralen ingår därefter i Förskolan Pulpeten/Smedjan. En eventuell framtida uppdelning av förskoleorganisationen i Lindsdal i tre enheter i stället för två, bedöms bäst kunna göras då ytterligare en förskola, utöver förskolan Milstenen, tillförts området. Först då beräknas förskoleverksamhetens volym vara tillräcklig för tre enheter. I samband med den framtida förändringen föreslås även en översyn göras av den geografiska strukturen på enheterna.

10 RISKBEDÖMNING OCH HANDLINGSPLAN Datum upprättad Datum senast reviderad Förvaltning/arbetsställe/plats: Barn- och ungdomsförvaltningen/förskolan Smedby Riskbedömningen avser: Förslag till beslut om ny enhet Förskolan Kroggärdet Förslaget innebär att nuvarande Förskolan Smedby under 2019 kommer att delas i två organisatoriska enheter. Medverkande: Pedagogisk personal på Förskolan Smedby Övrig information: Riskbedömningen är gjord i arbetslag på stängningsdag den 28/4-17 och därefter överförd/arbetad med i förskolans lokala samverkansgrupp Nr Händelse/situation Skada/påverkan på människa, miljö och/eller ekonomi 1 Ny chef ny organisation Ofrivilligt byte av chef Nytt chefsbyte för personalstyrkan på Kroggärdet, även för föräldrar Sanno likhet (1-4) Konse kvens (1-4) Risktal S x K (1-16) Åtgärd Om risktalet är större eller lika med 6 eller om konsekvensen är lika med 4 ska åtgärd alltid fyllas i Människan Bra att det är en lång process så att allt blir bra. Ansvarig för att Datum åtgärden genom-förs när åtgärden ska vara genomförd Förvaltningschef/ förskolechef Uppföljning Datum när åtgärden var genomförd Önskad effekt (Ja/Nej) 2 Att samverkan minskar runt praktiska frågor som sommar, jul m.m. 3 Samverkan i styrande funktioner som samverkans grupp, ledningsgrupp, m m. Olika arbetssätt Det får inte bli vi och dom Människan Ha en plan för den typen av samverkan Människan Här vill vi ha samverkan så att vi drar mot samma mål. Likvärdig kvalitet 4 Risk för segregering Människan Fortsätt att ha gemensamt upptagningsområde för Smedby Förskolechef Förskolechef Förskolecheferna KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Fastställt av Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Arbetsmiljöingenjör Monica Gullberg Wiklund 1 (2) Utgåvedatum Tillhör dokument Riskbedömning allmänt/riskbedömning inför ändringar i verksamheten

11 5 Mindre enhet -Mindre muskler Ekonomi Förvaltningschef 6 Kompetensutveckling, Pedagogiskt utbyte 7 Chefen får mindre antal i personalgruppen 8 Administration. Hur fördelar man resurserna. Biträdande, skolsekreterare, specialpedagog. Vem blir chef Människan Gör tydliga och bra gemensamma planer Människan Det blir positivt för chefen och medarbetarna. Människan Detta måste diskuteras och vi vill dra lärdom av de andra enheterna som gör samma organisatoriska resa. Förskolechef Förvaltningschef Förskolecheferna i samverkan med administration. 2 (2)