Protokoll från årsmöte 2006, Östra Lindås Samfällighet

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (6) Informationskopia Till samtliga hushåll i samfälligheten. Närvarande Enligt närvarolista (ref[2]) Protokoll från årsmöte 2006, Östra Lindås Samfällighet Referenser [1] Kallelse till Årsmöte [2] Närvarolista (bilaga) [3] Debiteringslängd (arkiv, styrelsen) Sammanträdesdata Tid söndag den 19 mars 2006 kl Plats Sjöbacken, Billdal 1 INLEDNING Ordförande hälsade alla välkomna till ordinarie årsmöte MÖTET 2.1 FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNING Föreslagen dagordning enl. ref. (1) (paragrafer nedan) godtogs av stämman 1. Fastställande av dagordning 2. Fastställande av röstlängd vid stämman 3. Val av ordförande och sekreterare vid stämman 4. Val av två justeringsmän 5. Fråga om kallelse till stämman skett enligt stadgar 6. Styrelsens verksamhetsberättelse för Revisionsberättelse för 2005, Resultat- & Balansräkning 8. Frågan om beviljad ansvarsfrihet för styrelsen 9. Fastställande av arvoden för styrelsen och revisorer 10. Val av styrelseordförande och övriga styrelseledamöter 11. Val av två revisorer jämt en revisorsuppleant 12. Val av valberedning: en ordförande och två suppleanter 13. Behandling av inkomna motioner 14. Övriga punkter/frågor, städdagar 2006, Asfaltering 2006, Sophantering, Uppgradering TVanläggning, Styrelsens uppgift och ansvar, Fokus Fastställande av driftsbudgeten samt avsättning till fonder för Fastställande av debiteringslängd, årsavgift och tidpunkt för debitering för 2006

2 PROTOKOLL 2 (6) 2.2 NÄRVAROLISTA Närvarolista ref. (2) upprättades genom cirkulerande lista. Det bör understrykas att det var mycket dålig uppslutning på årsmötet. Endast 22 st av 135 medlemmar var närvarande. Vi vill från styrelsens sida uppmana er alla att närvara vid våra årsmöten då det är det bästa tillfället ni har att påverka hur ert närområde skall se ut och hanteras i framtiden. 2.3 VAL AV ORDFÖRANDE OCH SEKRETERARE VID STÄMMAN Som ordförande för årsmötet valdes ordförande (Ola Larsson) och till sekreterare (). 2.4 VAL AV JUSTERINGSMÄN Till justeringsmän valdes Walter Seiler (Aspvägen 136) och Ove Öberg (Lindåsvägen 84). 2.5 KALLELSE TILL ÅRSMÖTE Stämman biföll att kallelse till årsmötet skett enligt gällande stadgar. 2.6 STYRELSENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE Ordförande redogjorde för verksamhetsberättelse 2005, ref. (1) Följande kommentarer framförde: Städdagarna utföll till belåtenhet. Sophantering-policy-förslag till ombyggnad, 32 har svarat på enkäten angående ombyggnad. Lindåsvägen 2, lås borta från 2 st infarter. Skall åtgärdas efter tjälen gått ur. TV-fiber nedläggning, allt skall åtgärdas med gräsmattor och dyl. efter att snön försvunnit. Nu har även vi fiber. Garagen, måste förbättras säkerhetsmässigt, den skall vara för bilen, inte något annat. Nya styrelsen, tar tag i användandet av garagen. Vi tar ut förlusten från dispositionsfonden (där all vinst också har lagts) för ett O-resultat. Vill ha en bättre översikt med fonder, uppställningen skall bli tydligare. Allt är enligt tidigare beslut av förra årsstämman. Stämman biföll styrelsens verksamhetsberättelse. 2.7 REVISIONSBERÄTTELSE Ordföranden redogjorde för balans- och resultat räkningar för år 2005, ref. (1) Revisor (Ann Knutsson) redogjorde för revisionsberättelse 2005, ref. (1) Stämman biföll revisorns bedömningar. Fanns önskemål om en mera detaljerad finansiell uppföljning till nästa årsstämma. 2.8 FRÅGAN OM BEVILJAD ANSVARSFRIHET FÖR STYRELSEN Stämman beviljade enhälligt styrelsen ansvarsfrihet

3 PROTOKOLL 3 (6) 2.9 FASTSTÄLLANDE AV ARVODEN TILL STYRELSEN OCH REVISORER Ordförande redogjorde för arvoden Medlemmar i styrelsen har 100% reduction av årsavgift under sin tid i styrelsen. Reduktion för styrelsemedlemmar kopplas till närvaroprocenten på styrelsemöten. Närvaro <50 % ger ingen reduktion. Revisor och specialister erhåller 50% reduktion av årsavgiften, revisorsuppleant erhåller 25% reduktion av den årliga avgiften. Milersättning ersättes separat med 18 SEK/mil. Avgående ordförande och kassör behåller avgiftsreduktionen under första halvåret efter de lämnat sitt styrelseuppdrag. Löpande redovisning läggs ut på bokföringsbyrå. Årsavgift avser medlemsavgift inkl. fondavsättning. 135 st årsavgifter. Stämman biföll förslaget med tillägg om budgettak SEK för inköp av redovisningstjänster under VAL AV STYRELSE OCH ÖVRIGA STYRELSELEDAMÖTER Ordförande: Styrelseledamöter: Ola Larsson (Aspvägen 50) sittande Rolf Kristiansson (Lindåsvägen 120) sittande (Aspvägen 142) sittande Stefan Lundberg (Aspvägen 92) sittande Beatrice Hygrell (Lindåsvägen 104) sittande Ulf Åberg (Aspvägen 134) sittande Stämman valde enhälligt den föreslagna styrelsen VAL AV TVÅ REVISORER JÄMT EN REVISORSSUPPLEANT Stämman föreslog som revisorer Tina Holst-Nielsen (Aspvägen 118) Ann Knutsson (Aspvägen 52) Som revisorssuppleant föreslog man Ingrid Holländer (Lindåsvägen 18) Stämman valde enhälligt de föreslagna kandidaterna.

4 PROTOKOLL 4 (6) 2.12 VAL AV VALBEREDNING Ordförande: Annika Hegardt (Lindåsvägen 22) Ledamot: Anna Fallesen (Aspvägen 122) Krister Ehrnberg (Aspvägen 6) Stämman valde enhälligt de föreslagna kandidaterna BEHANDLING AV INKOMNA MOTIONER Lindåsvägen , Kenny Abrahamsson, inlämnat en motion om mur och en rabatt, offerten var på kr. Stämman biföll förslaget med ett budgettak om SEK. Billdals aspväg 140, Annette Hägnemo, inlämnat en motion för återställande av parkering av taxificka C. Stämman godkände inte detta förslag. Nya skottkärror inför städdagarna behövs, uppskattad kostnad kr Stämman biföll förslaget Farthinder på Billdals aspväg, Stefan Lundberg, inlämnade en motion om att ställa ut blomlådor som farthinder för att dämpa farten och trafiken. Uppskattad kostnad kr för 4-6 st. Stämman biföll förslaget. Styrelsen kontaktar kommunen och lägger ett förslag under året på vad för farthinder som är bäst ÖVRIGA FRÅGOR Städdagar Vår Höst april oktober Stämman biföll förslaget. Styrelsen skall ta upp aviseringar tidigare och att det skall gå snabbare med utskicken Styrelsens ansvarsfördelning Asfaltering Styrelsen ansvarsfördelning som den varit under 2005 presenterades av ordföranden, ref (4). Denna information finns även att hämta på hemsidan, Inget direkt behov föreligger. Plan och anbud skall tas fram för kommande asfaltering i garagen. Styrelsen föreslog att man fonderar pengar i en garagefond. Stämman biföll förslaget.

5 PROTOKOLL 5 (6) Policy sophantering Önskan om att man hanterar och försluter sina sopor mera, nu när värmen kommer, allt med tanke på lukt. Stefan Gran (Aspvägen 10) presenterade olika förslag om olika sophanteringssätt. Totalkostnad kr, mellan kr / taxi ficka, ca kr / fastighet. Ett extra möte angående både garagen och soprum önskades. Stämman överlät på styrelsen att utreda förslaget och kalla till beslutande extra stämma om så behövs TV-anläggning Det behöver göras förbättringar för att förstärka den digitala signalen via samfällighetens nät. Total kostnad för detta kr (varav kr tas ur fonderade medel). Varje fastighetsägare med inkommande nätanslutning för respektive länga behöver ställa förrådet till förfogande för servicetekniker vid uppmaning. Stämman biföll förslaget Styrelsens ansvar Styrelsen är satt att verkställa årsmötets beslut, enligt förvaltningsplanen. Uppgifter samt roll skall med i kallelsen till stämman, vad alla gör FASTSTÄLLANDE AV DRIFTSBUDGET Ordförande presenterade årets driftsbudget. Styrelsen skall undersöka avtalet med Björkvägen/Tv-kostnader Stämman biföll styrelsens förslag FASTSTÄLLANDE AV ÅRSAVGIFT Styrelsen gav följande förslag: Medlemsavgifter kr Fonder kr Totalt årsavgift kr/hushåll Bestämd årsavgift inbetalas i två omgångar., april respektive oktober. Betalningsansvaret åligger den fastighetsägare som är lagfaren ägare vid debiteringstillfället. Vi fortsätter att fondera enligt förvaltningsplan därför debiteras majoriteten av årets kostnad genom årsavgiften. Stämman biföll styrelsens förslag

6 PROTOKOLL 6 (6) 3 AVSLUTNING Ordföranden avslutade stämman. Göteborg den 19 mars Sekreterare Ola Larsson Ordförande Ove Öberg Justeringsman Walter Seiler Justeringsman