Förstudie - Samordnad varudistribution i Östhammars kommun Analys & Strategi

Transkript

1 Förstudie - Samordnad varudistribution i Östhammars kommun Analys & Strategi

2 Analys & Strategi

3 Konsulter inom samhällsutveckling WSP Analys & Strategi är en konsultverksamhet inom samhällsutveckling. Vi arbetar på uppdrag av myndigheter, företag och organisationer för att bidra till ett samhälle anpassat för samtiden såväl som framtiden. Vi förstår de utmaningar som våra uppdragsgivare ställs inför, och bistår med kunskap som hjälper dem hantera det komplexa förhållandet mellan människor, natur och byggd miljö. Titel: Förstudie Samordnad varudistribution i Östhammars kommun WSP Sverige AB Besöksadress: Ullevigatan 19 Box Göteborg Tel: E-post: info@wspgroup.se Org nr: Styrelsens säte: Stockholm Analys & Strategi

4 Innehåll SAMMANFATTNING INLEDNING Bakgrund Syfte och mål Genomförande Avgränsningar ÖSTHAMMARS KOMMUN OMVÄRLDSANALYS Genomförda samdistributionsprojekt och effekter Variation i omfattning och utformning Samdistribution i några utvalda kommuner KOMMUNENS INKÖP Inköpsrutiner Stora beställare av varor Leveransmottagare Varugrupper Leverantörer SAMDISTRIBUTION Upphandling Upplägg för distributionscentral GEOGRAFISKA FÖRUTSÄTTNINGAR ÖSTHAMMARS KOMMUN REKOMMENDATIONER FÖRVÄNTADE EFFEKTER AV SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION FORTSATT ARBETE...40 REFERENSER...42 BILAGA 1 PÅGÅENDE OCH PLANERADE SAMDISTRIBUTIONSPROJEKT Analys & Strategi

5 Sammanfattning Östhammars kommun är en landsbygdskommun med stora ytor spridda på flera tätorter vars kommunala verksamheter ska försörjas med livsmedel, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial, möbler etc. WSP har fått i uppdrag av Östhammars kommun att utreda förutsättningarna för ett eventuellt införande av samordnad varudistribution för gods till kommunala mottagare. I dagsläget finns ett femtontal kommunala samdistributionsprojekt i Sverige varav de flesta startats de senaste fem åren. Resultaten från dem varierar men generellt kan sägas att de positiva effekterna (med avseende på miljö, trafiksäkerhet och ekonomi) har övervägt de negativa. De främsta effekterna såsom minskade utsläpp och ökad trafiksäkerhet är relaterade till att samdistributionen reducerat de totala transportsträckorna för kommunernas leveranser. Inom flera projekt där samdistribution införts i större skala har transportsträckorna reducerats med över 50 %. Förvaltningarna i Östhammars kommun ligger organisatoriskt under sex nämnder: Barnoch utbildningsnämnden, Kulturnämnden, Fritidsnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden, Socialnämnden samt Tekniska nämnden. Under första halvåret 2014 köpte kommunen varor för drygt 21 miljoner kronor varav nästan hälften (47 %) köptes av verksamheter under tekniska nämnden. De näst största inköpen stod verksamheter under Socialnämnden (22 %) för och därefter Barn- och utbildningsnämnden (15 %). Tekniska nämndens kostnader utgörs bl.a. av kommunens måltidsenhet som köper in varor till samtliga måltider som tillagas av Östhammars kommun. Störst antal fakturor till kommunen avser beställningar av förbrukningsmaterial (pappersvaror, tvätt- och städmaterial mm) och livsmedel. Dessa två varugrupper står för drygt 60 % av de totala inköpen vilket uppskattas motsvara ca leveranser per dag. De största leverantörerna till kommunen är livsmedelsleverantören Martin & Servera samt kontorsvaruleverantören Staples som tillsammans står för drygt 35 % av kommunens varufakturor. Martin & Servera har närmare femtio leveransställen i kommunen. Skolornas tillagningskök tar emot de flesta leveranserna och leveransfrekvensen uppgår som mest till 3 leveranser per vecka. Kommunens tredje största leverantör är OneMed som levererar förbrukningsmaterial till sjukvården. Leveranserna är geografiskt spridda i kommunen och sker till omkring 150 olika mottagarställen där vårdcentrum, äldreboenden samt serviceboenden står för de flesta beställningarna. Östhammars kommun är en mindre kommun i jämförelse med kommuner som tidigare infört samdistribution men bedömningen görs ändå att kommunens leveranser kan vara tillräckliga för att en samdistributionslösning skulle vara aktuell. För att detta ska kunna ske måste pris för varor och transporter skiljas från varandra i avtalen med kommunens leverantörer, vilket bör ske löpande när avtal går ut. Det finns flera olika upplägg för en samordnad varudistribution. Uppläggen kan skiljas åt vad gäller antal involverade transportörer, antal terminaler och ägande av terminaler samt om avtalen ger exklusivitet eller icke -exklusivitet (samlastning med leveranser till andra Analys & Strategi 5

6 mottagare). För Östhammars kommun rekommenderas att endast en transportör upphandlas, att avtal utan exklusivitet väljs samt att åtminstone varugrupperna livsmedel, förbrukningsmaterial och förbrukningsinventarier inkluderas. Då de flesta av kommunens stora leverantörer levererar från lager/centraler söderut anses lämplig terminalplacering vara antingen i närheten av Gimo eller i anslutning till väg 288 från Uppsala då en stor del av kommunens transporter antas passera här. Slutligen rekommenderas följande aktiviteter vid ett eventuellt införande av samdistribution i Östhammars kommun: Målformulering vad skall man uppnå Djupare inventering av nuläget avseende leveranser Skapa god politisk förankring Val av ansvarig projektorganisation samt ansvarig projektledare Information och kommunikation internt och med deltagande verksamheter Utredning av samtliga enheters specifika behov Definiera krav för upphandling av transportör/terminal Framtagning av system för uppföljning 6 Analys & Strategi

7 1 Inledning 1.1 Bakgrund Östhammars kommun genomför ett program i samarbete med SKB för att bland annat utveckla tillväxten i Östhammars kommun. Inom ramen för programmet genomförs förstudier för att, innan insatsgenomförande, kartlägga förväntade effekter och belysa erfarenheter från andra. Kommunen är en landsbygdskommun med stora ytor spridda på flera tätorter vars kommunala verksamheter ska försörjas med livsmedel, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial, möbler etc. Kommunstyrelsen i Östhammar har nu tagit beslut om att genomföra en förstudie kring förutsättningar att införa en gemensam distributionscentral för varuförsörjning till kommunens verksamheter. 1.2 Syfte och mål Förstudien syftar till att belysa de övergripande förutsättningarna för att införa samordnad varudistribution i Östhammars kommun och ge en bild över de samlade erfarenheterna på området. Förstudien ska ge vägledning/riktlinjer för det fortsatta arbetet med samordnad varudistribution i Östhammars kommun. 1.3 Genomförande Inledningsvis görs en övergripande beskrivning av Östhammars kommun. Därefter ges en kortfattad och övergripande bild av hur andra kommuner infört samordnad varudistribution och vilka erfarenheter och effekter det fått. En övergripande kartläggning av hur kommunens inköp och leveranser ser ut idag görs genom att intervjua ansvariga på kommunens förvaltningar och enheter. Då inköpen är utspridda på flera förvaltningar, enheter och personer, är kartläggningen inte heltäckande utan fokuserar på de dominerande flödena. För kartläggningen används information från leverantörsregistret samt leveransadresser. Information har även inhämtats från den största leverantören, sett till fakturerat belopp. Hur samdistribution fungerar beskrivs liksom olika alternativ för upplägg av samdistribution. Därefter ges rekommendationer till Östhammars kommun beroende på kommunens förutsättningar. Beroende på geografisk struktur och tillgänglig infrastruktur görs en översiktlig bedömning av lokalisering av distributionscentral. I förstudien görs även en konsekvensanalys som belyser olika perspektiv såsom ekonomi, miljö, säkerhet, service och andra tänkbara positiva eller negativa konsekvenser av att inrätta samordnad varudistribution. Även de konsekvenser som ett nytt distributionsupplägg medför för lokala entreprenörers möjlighet att leverera gods och delta i upphandlingar belyses. 7 Analys & Strategi

8 1.4 Avgränsningar Det har inte varit möjligt att göra en heltäckande kartläggning av leveranser till kommunen. För detta krävs uppgifter från fler aktörer på kommunen alternativt uppgifter från leverantörerna. Förstudien innehåller inte någon effektberäkning av vad en distributionscentral skulle innebära då det inte finns tillräckligt underlag för att göra det. 8 Analys & Strategi

9 2 Östhammars kommun Östhammar är en skärgårdskommun i Uppsala län med invånare och omfattar km2 landyta och km2 sjöar, hav och fjärdar. I kommunen finns fem större tätorter: Östhammar, Gimo, Österbybruk, Öregrund, Alunda och 11 småorter. Två stora företag Sandvik Coromant och Forsmark Kraftverk dominerar och sysselsätter 40-45% av kommunens invånare inom privat sektor. Det finns 2500 företag i kommunen varav 1900 är soloföretag. Kommunen omsätter 1,3 mrd och har 1700 anställda. Kommunen styrs av en majoritet som består av Centerpartiet och Socialdemokraterna 1. Kommunen har följande förvaltningar och enheter, se Figur 1. Figur 1: Östhammars kommuns organisation Nedan följer en kortfattad beskrivning av de olika förvaltningarna. Barn- och utbildningsförvaltningen Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns 13 förskolor, 12 grundskolor, tre gymnasieskolor (varav en friskola), familjedaghem, öppna förskolor, grundsärskola, kulturskola 1 Analys & Strategi 9

10 och vuxenutbildning. Verksamheterna är organiserade i barnomsorg, grundskola, elevhälsa, Bruksgymnasiet, Forsmarks skola och vuxenutbildning. Barn- och utbildningskontoret är ett serviceorgan för barn- och utbildningsnämnden och dess verksamhet. Kontoret svarar för en övergripande planering, utveckling, uppföljning, utvärdering och samordning. Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningen omfattar kultur- och fritidskontoret, fem bibliotek, fritidsgårdsverksamhet och enheten för fritidsanläggningar med fyra sim- och/eller sportanläggningar. Samhällsbyggnadsförvaltningen Förvaltningen arbetar med frågor som regleras i plan- och bygglagen. Det innebär prövning av bygglov, rivningslov, marklov och förhandsbesked samt handläggning av bygganmälan, tar fram detaljplaner och översiktsplaner, hanterar ansökningar om strandskyddsdispenser och utövar tillsyn och prövning av ärenden enligt miljöbalken och livsmedelslagstiftning med tillhörande förordningar och föreskrifter, prövar ärenden enligt kommunens renhållningsordning och lokala föreskrifter till skydd för människors hälsa och miljö, dricksvattenfrågor, smittskydd samt remisser. Socialförvaltningen Socialförvaltningen ansvarar för sociala frågor, vård- och omsorg. Tekniska förvaltningen Förvaltningen har hand om kommunens tomtkö och bostadsanpassning, VA, renhållning, gatu- och fastigheter, måltider och städning. Tillväxtkontoret Tillväxtkontoret omfattar näringslivs-och informationsenheten, internationellt samarbete och konsumentvägledning. Räddningstjänst Tierp, Uppsala och Östhammars kommuner har en gemensam räddningstjänst, Uppsala Brandförsvar. Överförmyndarkontoret Överförmyndarkontoret ligger i Uppsala och handlägger de dagliga tillsynsärendena rörande gode män, förvaltare och förmyndare. Enheten för arbete & sysselsättning Enheten hjälper dem som behöver stöd att komma ut på arbetsmarknaden, ordnar utbildningar och ordnar sysselsättning till dem som sökt sysselsättning genom LSS. Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret omfattar ekonomi, IT, Kommunkansli, Personal och Tillväxt. 10 Analys & Strategi

11 3 Omvärldsanalys 3.1 Genomförda samdistributionsprojekt och effekter Det finns ett femtontal exempel på genomförda samdistributionsprojekt inom offentlig verksamhet i Sverige, varav de flesta startats de senaste fyra-fem åren. I dagsläget planeras åtminstone ytterligare fyra samdistributionsprojekt införas de närmaste två åren. Resultaten från redan uppstartade projekt varierar och ett par projekt har avslutats. Dock kan konstateras att erfarenheter med avseende på miljö, trafiksäkerhet och ekonomi överlag varit positiva. De positiva effekter som påvisats är främst miljörelaterade i form av minskade utsläpp av koldioxid, kväveoxid och partiklar tack vare minskade transporter. Vidare har minskad miljöpåverkan genom minskad trafikintensitet och ökad trafiksäkerhet till exempel nära skolor kunnat konstateras i flera fall. Minskade utsläpp förklaras av att totala transportsträckorna för kommunens leveranser minskat genom samdistributionen. Inom flera projekt där samdistribution införts i större skala har transportsträckorna reducerats med över 50 % vilket också påverkar lönsamheten positivt. Tilläggas ska dock att det råder osäkerhet i hur miljöeffekter har mätts. Andra effekter som man kunnat se av färre antal leveranser är mindre buller samt minskad arbetstid vid leveransmottagning. Därtill har i flera fall antalet leveransplatser minskats. Flera kommuner har också velat öka konkurrensen och möjliggöra för fler företag att delta i upphandlingen och få in mer närproducerat. Ett sådant exempel är Borlänge, Säter, Smedjebacken och Gagnef där detta var en av drivkrafterna till att samdistributionsprojekt startades. Det finns dock exempel på mindre lyckade samdistributionsprojekt, där projektet antingen avslutats efter en tid eller inte kommit igång alls. I Stockholm drevs t.ex. ett samlastningsprojekt som sedan lades ner. Skälen till att projekt misslyckas varierar och det är sällan pga. funktion eller utförande. Uppstarten av samdistributionsprojekt är ofta kritiska och det finns många osäkerheter vad gäller organisation, genomförande och de deltagande aktörernas mottagande av projektet. En faktor som framstår som viktig är att tidigt i projekten informera och involvera aktörer som påverkas av samdistributionen för att ge dem möjlighet att anpassa sina verksamheter till de nya förhållandena. Det gäller också att få tillräckligt antal deltagande aktörer, framförallt leverantörer och beställare, för att få lönsamhet i projektet. Lönsamhet uppnås ofta först efter en tid varför det kan vara svårt att se nyttor från början, särskilt då övergången till samdistribution till en början kan öka administrationen. Ovanstående bidrar till en osäkerhet till samdistribution som distributionslösning. Analys & Strategi 11

12 3.2 Variation i omfattning och utformning De flesta projekt inom offentlig verksamhet avgränsas till en enskild kommun. Det finns dock några exempel på samdistributionsprojekt över kommungränserna. Borlänge, Säter, Smedjebacken och Gagnef har gemensam samdistribution sedan Vidare har åtta kommuner på Södertörn i Stockholm upphandlat samordnad varudistribution gemensamt. Upphandlingen har dock överklagats, varför driftsättning inte beräknas förrän I september 2011 beslutade Simrishamns, Tomelillas och Ystads kommuner att samverka för att införa en gemensam samdistribution. Distribution sker ifrån en gemensam terminal till över hundra leveransplatser i de tre kommunerna. De flesta kommuner som infört samdistribution har upphandlat en extern transportör inklusive drift av distributionscentral. Transportören står då oftast själv för optimering av transportrutter från distributionscentral och ut till leveransplatserna i kommunen. Simrishamns, Tomelillas och Ystads kommuner utmärker sig dock genom att själva ruttoptimera distributionstransporterna. Därmed ansvarar de själva för planerandet av kommunens transporter. Även Katrineholms kommun har en annan utformning än de kommuner som helt överlåtit ansvaret till en extern part. Här har kommunen egna bilar som delvis sköter distributionen genom att stå för leveranserna av post och färdiglagad mat till de kommunala köken. Flertalet samdistributionsprojekt i offentlig verksamhet har inledningsvis startat med att endast omfatta en viss typ av varor eller endast vissa leverantörer för att sedan utökas efter hand. Ett projekt som startade 2007 är samdistribution i Halmstads kommun. Projektet startade med samdistribution av förbrukningsvaror och sällanköpsvaror. Efter två år inkluderades även livsmedel. Det finns även exempel på det omvända där samdistributionen initialt inkluderat endast livsmedel och andra varugrupper lagts till efter hand såsom i projektet i Simrishamn, Tomelilla och Ystad. Eskilstuna är också ett exempel där endast livsmedel ingår i samdistributionen. 3.3 Samdistribution i några utvalda kommuner I detta avsnitt ges exempel på några kommuner som infört samordnad varudistribution till kommunala mottagningsenheter och som kan vara av intresse för Östhammars kommun. En full lista över pågående och planerade samdistributionsprojekt finns i bilaga 1. En kommun som nyligen infört samdistribution - Ängelholm En kommun som nyligen infört samdistribution är Ängelholms kommun med invånare, som varje år köper varor för omkring 400 miljoner kronor. Sedan 1 januari 2014 samdistribueras varor som kontorsmaterial, kopieringspapper, skolförbrukningsmaterial, papper & plast, städmaterial, toner, bryggerivaror, frukt & grönt och mejerivaror till Ängelholms kommun och 1 februari inkluderades övriga livsmedel, som står för 60 % av volymen. En extern transportör svarar för distributionscentralen, inklusive kyl- och fryslager, och levererar varorna samordnat till kommunens leveranspunkter. Kommunen hade sedan tidigare infört ett e-handelssystem som underlättade införandet. Införandet innebär 12 Analys & Strategi

13 bland annat ökad säkerhet vid leveranserna, ekonomiska vinster och mindre miljöpåverkan. Det innebär också att de i kommunen som arbetar med att ta emot varor kommer att behöva lägga en mindre del av sin arbetstid på mottagandet när transporterna samordnas. De ekonomiska vinsterna av införandet kommer att märkas på lite längre sikt och handlar framför allt om lägre priser på produkterna som köps när de bara ska levereras till en adress. En annan positiv aspekt av införandet är att det troligtvis innebär att fler små företag kan börja leverera varor till kommunen när de enbart behöver leverera till en adress. Enligt de miljöberäkningar som gjorts före införandet räknar kommunen med att utsläppen från transporterna kommer att minska med minst 50 procent 2. Samdistribution över kommungränser - Borlänge, Säter, Smedjebacken & Gagnef Ett exempel på samarbete över kommungränserna kring samordnad varudistribution är de fyra kommunerna Borlänge, Säter, Smedjebacken och Gagnef. Detta var den första samdistributionslösningen till kommunala enheter i Sverige och infördes redan 1999 i samband med att en ny livsmedelsupphandling skulle genomföras. Initiativet till samarbetet togs i Borlänge kommun där miljöfrågan stod högt på agendan och sedan tidigare hade Borlänge samarbetat med Gagnefs- och Säters kommuner om gemensamma livsmedelsinköp. Ett politiskt beslut låg till grund för förändringen, som innebar att livsmedel till skolor, förskolor och äldreboenden skulle samdistribueras. Upphandlingen innebar att kommunerna separerade transportkostnaden från varans pris och upphandlade transport respektive distributionscentral för sig. Genom att handla upp transport separerat från varan ökade möjligheten att ställa omfattande miljökrav på utförandet av transporterna. Hösten 2000 inkluderades även Smedjebackens kommun i samdistributionslösningen. 3 Den första upphandlingen som gjordes med samdistribution ökade antalet lokala leverantörer från Dalarna. I avtalet fanns 15 leverantörer och 8 av dem var lokala och 3 av dem levererade KRAV-märkta produkter. Det behövdes dock fler insatser för att få med mindre och lokala leverantörer, som e-handelssystem, att dela upp varugrupperna och att genomföra informationsinsatser till leverantörer. I början hade man administrativa problem och därmed också kostnader, vilka löstes med att införa e-handelssystem. Samdistributionen har också medfört minskad miljöpåverkan och förbättrad trafiksäkerhet då trafikintensiteten minskat och bättre närmiljö, framförallt vid skolorna. 4 2 Ängelholm kommuns hemsida och telefonsamtal med Ingrid Skoog, Skoogs Åkeri 3 Olof Moen (2013): Samordnad varudistribution Goda exempel på logisitklösningar, Miljöresurs Linné Analys & Strategi 13

14 Exklusivitetsavtal och intern transportplanering - Ystad, Simrishamn och Tomelilla Med inspiration från hur Borlänge, Gagnef, Säter och Smedjebacken samarbetat kring samdistribution och med finansieringsstöd från Trafikverket startade Ystad, Simrishamn och Tomelilla en förstudie för att utreda förutsättningarna för att införa en gemensam samdistributionslösning liknande den som genomförts i Dalarna. Förstudien syftade till att skapa politisk enighet kring ett beslut i frågan samt att internt förankra idén i kommunernas verksamheter. Under hösten 2011 togs ett politiskt beslut om fortsatt arbete och en intern projektledare rekryterades. Två år senare driftsattes samdistributionen, som omfattar livsmedel till 124 förskolor, fritidshem, servicehem och andra verksamheter i de tre kommunerna. Livsmedlet transporteras samordnat från en distributionscentral i Ystad med en extern transportör. Den största skillnaden mellan den samdistributionslösning som har genomförts i Ystad, Simrishamn och Tomelilla jämfört med den lösning som använts i Borlänge, Gagnef, Säter och Smedjebacken är att man upphandlat extern transportör och distributionscentral med exklusivitetsavtal, vilket innebär att endast det gods som transporteras till kommunernas verksamheter får ingå i rutterna. Grunden till detta är att kommunerna i detta upplägg har tagit över transportplaneringen. Kommunerna gjorde innan upphandling av transportör en kartläggning av samtliga leveranser som skulle ingå i samdistributionen. Med hjälp av ruttoptimering skapades en optimerad transportplan där rutter med definierad körsträcka, leveranstider och volymer fanns specificerade och transportör upphandlades sedan utifrån detta. Det gav dem ökad möjlighet att bättre värdera offererade transportörer. Betalning till transportör sker via omvänd fakturering, d.v.s. att transportföretaget redovisar genomförd körsträcka och leveranstid till kommunen med hjälp av fordonsövervakning i realtid och fakturerar därefter. 5 Ett resultat av detta arbete är att Ystad, Simrishamn och Tomelilla har kunnat se att priserna i upphandlingen har gått ner, vilket beror på att livsmedelsleverantörerna kan lämna samtliga varor på distributionscentralen i Ystad istället för att själva köra runt till alla mottagare. Utöver det har transportsträckan för livsmedelstransporterna inom kommunerna minskat med över 70 %, från ca km till 7000 km. 6 Kommuner med samdistribution i närområdet Uppsala och Sandviken Uppsala Ca 7 mil från Östhammar ligger Uppsala, där kommunen sedan 2009 har samordnad varudistribution för övriga varor, inte livsmedel. De startade med ett pilotprojekt 2008 Hållbara varutransporter som omfattade de södra delarna av kommunen, motsvarande ca 25 % av invånarna, för att sedan utöka till alla stadsdelar i kommunen. Samdistribut- 5 Moen, Olof (2013): Samordnad varudistribution Analys & Strategi

15 ionen kom till utifrån ett hållbarhetsperspektiv vilket var bärande i förändringsarbetet. Under projektet involverades många i kommunen kring beställningsrutiner och leveranser. Genom att införa samdistributionen successivt i stadsdelarna kunde de som redan infört det hjälpa de andra stadsdelarna och bidra med sina kunskaper och erfarenheter. Transportör och samordningscentral upphandlas och leveranser till arbetsställen i Uppsala sker samlat från en distributör vid bestämda leveranstillfällen en gång per vecka. 7 Resultatet av projektet gav stora effektiviseringar för de kommunala verksamheterna samtidigt som det gav positiva resultat beträffande miljöpåverkan, ekonomi och sociala förhållanden. Exempelvis: Utsläppen av växthusgaser och andra miljönegativa utsläpp minskar (30 % mindre CO2-utsläpp). Transporterna är mer kostnadseffektiva och ramavtalen utnyttjas effektivare (10 gånger mer gods i bilarna). Ökad trygghet på vägar och vid skolor tack vare minskad mängd tunga fordon i trafiken (80 % färre transporter). Färre avbrott i kommunala verksamheter för att ta emot varor (I genomsnitt en istället för sju leveranser per vecka). 8 I dagsläget har Uppsala kommun inte gått vidare för att utveckla någon samlastning av livsmedel och måltider. För några år sedan gjordes en intern förstudie kring detta som kom fram till att det var svårt att nå motsvarande synergier som uppnåtts inom övriga godstransporter. Skälen till detta var bland annat att man inte tänkt på logistiken vid upphandlingar och det skulle påverka samordningen mellan tillagnings- och beredningsköken. Det pågick också en omstruktureringsprocess kring måltidshanteringen och det var svårt att börja ett förändringsarbete kring distributionen. Det berodde också på hur kommunen organiserat sig med en blandning av verksamhet i egen och extern regi. För att genomföra en samdistribution av livsmedel och måltider skulle det därför krävas stora organisatoriska och ekonomiska förändringar. Kommunen genomför nu en omorganisation vilket kan ge andra förutsättningar framöver. Uppsala kommun har även samverkan med landstinget när det gäller varutransporter och det pågår ett arbete för att få in mer ekologisk mat och möjliggöra för lokala producenter att leverera genom att bygga upp ett samdistributionssystem. Inom Uppsala klimatprotokoll finns idag fokusgruppen Hållbara godstransporter med fastighetsägare, kommunrepresentanter, bygg- och återvinningsföretag mfl. 9 7 Goda exempel på logisitklösningar, Miljöresurs Linné Michael Åhlman, Uppsala kommun Analys & Strategi 15

16 Sandviken En annan, mindre kommun än Uppsala, som ligger i närområdet är Sandviken, som sedan 2012 transporterar livsmedel och kontorsvaror samordnat till kommunens mottaningsenheter. Vid årsskiftet togs ett politiskt beslut att införa samordnad varudistribution av leveranser till kommunala enheter, där den främsta drivkraften var att minska antalet leveranser till de kommunala verksamheterna, både för att minska miljöbelastningen från kommunens transporter och för att öka trafiksäkerheten vid skolor, förskolor och andra leveransmottagare i kommunen. I samband med detta arbete genomfördes en inventering av leverantörer som kunde leverera närodlade produkter till Sandviken kommun eftersom det också fanns en önskan om att dessa skulle få ökad möjlighet att leverera varor till kommunen. Samtliga leverantörsavtal inom dessa varugrupper revs upp och upphandlades på nytt där man separerade transportkostnaden från varans pris. Därefter upphandlades transportör och distributionscentral separat. Samdistributionen sattes i drift i november 2012 och sedan dess utför Maser Frakt samtliga leveranser av livsmedel och kontorsvaror till kommunens skolor, förskolor och äldreboenden samordnat från sin distributionscentral i Gävle. Hittills har de kommunala bolagen i Sandviken valt att stå utanför denna lösning. I Sandviken har man valt en kombination där man har exklusivitetsavtal på två bilar som transporterar gods i Sandvikens tätort och två bilar utan exklusivitetsavtal där transportören får samlasta med annat gods som ska transporteras till mer avlägset belägna orter i kommunen. Samdistributionen har medfört att antalet lokala leverantörer som levererar till Sandvikens kommun har ökat, körsträckan har minskat med ca 40 %, antalet leveranser har minskat med ca 17 % och trafiksäkerheten har ökat Jan-Olof Lundén, Sandvikens kommun 16 Analys & Strategi

17 4 Kommunens inköp I detta kapitel beskrivs Östhammars kommuns inköpsrutiner och leveranser av gods med avseende på varugrupper, leverantörer, beställare samt leveransmottagare. Detta ligger sedan till grund för vilka grundläggande förutsättningar Östhammars kommun uppfyller för att kunna införa samordnad varudistribution. 4.1 Inköpsrutiner Östhammars kommun har idag ingen samlad inköpshantering centralt i kommunen utan respektive förvaltning ansvarar för ramavtal och beställningar kan göras av flera personer på förvaltningarna och enheterna. Kommunen planerar att införa ett nytt ekonomisystem 2015, som även kommer att omfatta e-handel. Planen är att driftsätta ekonomisystemet 1 januari och e-beställningar 1 mars. Alla beställningar ska omfattas av det nya ekonomisystemet även om det inte är uppkopplat till alla leverantörer. Detta för att säkerställa intern kontroll. Införandet innebär en tät kontakt med leverantörerna. 11 Kommunen ingår i en större upphandlingsgrupp, Uppsam, som omfattar Uppsala län samt Sandviken 12. Beroende på vad som upphandlas samarbetar man med olika kommuner inom denna grupp och delar upp avtalen och avropar sedan på varandras avtal. En ny upphandling har gjorts för livsmedel tillsammans med Tierp, Heby och Knivsta, som gäller från den 1 juli I så stor utsträckning som möjligt utnyttjas SKL:s ramavtal. 4.2 Stora beställare av varor Förvaltningarna i Östhammars kommun ligger organisatoriskt under sex nämnder: Barnoch utbildningsnämnden, Kulturnämnden, Fritidsnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden, Socialnämnden samt Tekniska nämnden. Ur Östhammar kommuns leverantörsregister kan kommunens inköp kopplas till de olika nämnderna. Under första halvåret 2014 köpte kommunen varor för drygt 21 miljoner kronor. Nästan hälften av dessa inköp (47 %), sett till värde, gjordes av verksamheter under tekniska nämnden, se Tabell 1 samt Figur 2. De näst största kostnaderna avseende inköp av varor gjordes av verksamheter under Socialnämnden (22 %) och tredje största kunde kopplas till verksamheter under Barn- och utbildningsnämnden (15 %). En förklaring till att just tekniska nämnden står för de största inköpen är att kommunens måltidsenhet, som köper in varor till samtliga måltider som tillagas av Östhammars kommun, organisatoriskt ligger under tekniska förvaltningen och därmed tekniska nämnden. 11 Lena Mattsson, Ekonomikontoret 12 Solfrid Aagedal-Sundberg, Tekniska förvaltningen, Östhammars kommun Analys & Strategi 17

18 Tabell 1: Kostnad för varuinköp per nämnd Andel Nämnd Fakturerat (SEK) (%) Teknisk nämnd % Socialnämnd % Barn- och utbildningsnämnd % Kansli % Fritidsnämnd % Kulturnämnd % Samhällsbyggnadsnämnd % Summa % Andel av kostnaden för varuinköp per nämnd 3% 2% 0% Teknisk nämnd 11% Socialnämnd 15% 47% Barn- och utbildningsnämnd Kansli Fritidsnämnd 22% Kulturnämnd Samhällsbyggnadsnämnd Figur 2: Nämndernas andelar av totalt fakturerat belopp januari-juni 2014 Totalt skickades 8491 fakturor till kommunens nämnder under första halvåret Störst antal fakturor skickades till tekniska nämnden (39 %), följt av Barn- och utbildningsnämnden (26 %) och socialnämnden (19 %), se Tabell 2 samt Figur 3. Oavsett om man ser till antal fakturor eller fakturerat belopp står dessa tre nämnder (Tekniska nämnden, Barn- och utbildningsnämnden samt Socialnämnden) tillsammans för de klart största andelarna, varför dessa är mest intressanta att arbeta vidare med ur ett samdistributionsperspektiv. 18 Analys & Strategi

19 Tabell 2 Antal fakturor per nämnd under perioden januari - juni 2014 Nämnd Antal fakturor Andel (%) Teknisk nämnd % Barn- och utbildningsnämnd % Socialnämnd % Kansli 795 9% Fritidsnämnd 297 3% Kulturnämnd 143 2% Samhällsbyggnadsnämnd 113 1% Summa % 4% 2% 1% Andel fakturor per nämnd 19% 9% 26% 39% Teknisk nämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Kansli Fritidsnämnd Kulturnämnd Samhällsbyggnadsnämnd Figur 3: Andel fakturor per nämnd januari-juni Leveransmottagare I avsnitt 4.2 redogörs för vilka verksamheter som köper mycket varor. I detta avsnitt redogörs närmare för vilka enheter som är mottagare av varorna. Skolor, barnomsorg, äldreboenden mm I Östhammars kommun finns totalt 12 skolor, 13 förskolor, tre gymnasier (varav en är friskola) och sex äldreboenden fördelat på 33 leveransadresser. Allt livsmedel till dessa verksamheter beställs från Måltidsenheten på Tekniska förvaltningen. Flertalet skolor har egen tillagning av mat som Måltidsenheten ansvarar för. Till de enheter som inte har egen tillagning körs måltiderna ut med hjälp av Kommunservice som har egna bilar. Kaffebe- Analys & Strategi 19

20 ställingar görs separat via Måltidsenheten och levereras direkt ut till enheterna. Leveranser sker även av drycker, rengöringsmaterial, förpackningsmaterial, arbetskläder etc. Livsmedel utgör en stor del av leveranserna till verksamheterna. För de enheter som Måltidsenheten ansvarar för beror leveransfrekvensen på typ av kök. Från den 1 juli 2014 uppskattas snittleveranserna per vecka för olika typer av enheter i kommunen enligt Tabell 3. Tillagningsköken tar generellt emot fler leveranser per vecka än mottagningsköken. Tillagningsköken hos sjukhem/servicehus tar emot flest leveranser med ett uppskattat snitt på tio leveranser per vecka. Skolornas tillagningskök uppskattas ta emot näst mest leveranser med ett snitt på sju leveranser per vecka. Förutom enheterna i tabellen ansvarar Måltidsenheten även för inköp av livsmedel till kommunhusets, socialförvaltningens och sjukhusets cafeterior. Tabell 3: Uppskattat antal snittleveranser per vecka från 1 juli 2014 för olika typer av kök under Måltidsenheten 13 Snitt leveranser/v Typ av enhet från 1 juli Sjukhem/Servicehus tillagning 10 Skola tillagningskök 7 Sjukhem/Servicehus mottagning 6 Skola mottagningskök 5 Barnomsorg 5 Läromedel och pedagogiskt förbrukningsmaterial som leksaker mm beställs samlat inför skolstart och kompletteras vid behov. Respektive enhet sköter dessa beställningar. 14 Städ- och förbrukningsmaterial, främst papper och plast, beställs av Staples och levereras av DHL. Leveranser görs 8-10 gånger per år, mer till högstadieskolor och gymnasier än till förskolor och skolor. 15 Förutom skolor, barnomsorg och äldreboenden finns även i kommunen fem bibliotek, fyra sim- och idrottshallar samt ett utomhusbad som också är mottagare av leveranser inom Tekniska förvaltningen. Avloppsreningsverk och vattenverk I Östhammars kommun finns sex avloppsreningsverk och sex vattenverk. Leveranser till dessa ansvarar Tekniska förvaltningen för. Främst är det kemikalier och salt samt reserv- 13 Annelie Wallén, Måltidschef 14 Sara Ersund, Barn och utbildningsförvaltningen 15 Susanne Emriksson, Städenheten 20 Analys & Strategi

21 delar till pumpar mm som levereras direkt till avloppsreningsverk och vattenverk. Pulver kommer i säckar från Kemira och flytande kemikalier från Kemira levereras i tankbilar. Reservdelar beställs från Ahlsells i Uppsala. Vid brådskande beställningar hämtar kommunen själv i Uppsala alternativt skickas beställningen med bud. När det inte är brådskande skickas beställningen med post. Östhammars verk är störst, Alunda, Gimo, Österbybruk och Öregrunds har ungefär samma storlek och Hargshamns är minst. 16 Gatu- och fastighetsunderhåll För gatu- och fastighetsunderhåll finns fyra kommunförråd, i Öregrund, Östhammar, Österbybruk och Gimo, dit blommor till parker, parkbänkar, VVS, reservdelar, skyltar etc. levereras. Tekniska förvaltningen ansvarar för leveranserna till kommunförråden. För fastighetsunderhåll kan varor levereras direkt till den aktuella fastigheten. Det är inga regelbundna leveranser utan beställningar görs efter behov och varierar över året. Mindre beställningar hämtas med egna bilar 17. Kommunledningskontoret IT-kontoret (leveranser till IT-kontoret i kommunhuset i Östhammar) Leveranser av IT-utrustning sker via beställning i webbshopen, där huvuddelen av leveranser sker från avtalet med Caperio. Större beställningar kan komma från skolan i samband med nytt läsår m.m., i övrigt sker beställningar efter behov från förvaltningarna. Motsvarande gäller även för telefoner. Förutom de lagda beställningarna i webbshopen kan kontoret även köpa in ett antal standardtelefoner för leverans i närtid. Volymmässigt handlar det om ca 750 datorer och ca 100 telefoner per år. Kontoret har fått ca 250 beställningar via webbshopen under första halvåret 2014 (obs ej lika med antal leveranser). 18 Tillväxtkontoret (leveranser till Tillväxtkontoret i kommunhuset i Östhammar) Leveranser till Tillväxtkontoret kommer oftast från den upphandlade profilleverantör Medtryck.com, som i sin tur lägger sina leverenser till diverse företag. Det handlar om max 10 leveranser per år till ett värde om cirka kr. Övriga leveranser kan vara någon bok per år till personalen på Tillväxtkontoret. 19 Personalkontoret (leverans till vaktmästeriet i kommunhuset i Östhammar) Personalkontoret får vissa leveranser varje vecka, andra en gång per år och ytterligare andra en gång per månad. Dessutom hanteras leveranser som andra förvaltningar beställt. Antalet leveranser som personalkontoret beställt per vecka bedöms till ca 1-2. Det är kontorsmaterial och papper och patroner till kommunhusets skrivare. Från Staples kommer leveranser varje vecka, och storlek på leveransen beror på vad som beställts, allt 16 Roy Andersson, Va-verket, Östhammars kommun 17 Lars Karlsson, Gatu- och fastighetsunderhåll Analys & Strategi 21

22 från kolli på 1 kg till betydligt större. Papper kommer ca 10ggr/år i form av en pall och patroner till skrivarna vid behov. Andra leverantörer är Papyrus, Lyreco och Koneo. 20 Leveransmottagarnas lokalisering i kommunen Leveransmottagarna i kommunen är relativt spridda över kommunen, se Figur 4. De skolor, förskolor, äldreboenden, cafeterior, vattenverk, avloppsreningsverk samt kommunförråd som visas i kartan är alla leveransmottagare inom Tekniska förvaltningen. 18 Jan Rydberg, chef för IT-kontoret 19 Ulf Andersson, Näringslivschef 20 Gun Klang, Personal- och Kanslichef 22 Analys & Strategi

23 Figur 4: Karta över orter samt antal leveransmottagare per verksamhetstyp i Östhammars kommun. 4.4 Varugrupper För att kartlägga leveranser av gods till Östhammars kommun som skulle kunna vara aktuella att samordna i en gemensam distributionscentral görs en undersökning av kommunens inköp med avseende på varugrupper. Alla inköp som kommunen gör generar inte transporter och är därmed inte intressanta för utredningen. Ur Östhammar Kommuns leverantörsregister för januari till juni 2014 har kontogrupper valts ut som motsvarar varor, d.v.s. grupper som kräver någon typ av transport vid leverans. Kontogrupper som motsvarar tjänster inkluderas inte. Ur registret fås antal fakturor per varugrupp, dock är antalet fakturor inte nödvändigtvis lika med antalet leveranser. Vissa leverantörer skickar en faktura per leverans men det beror på hur avtalet mellan leverantör och kommun ser ut. Vissa leverantörer kanske istället skickar en faktura per månad oavsett antal beställningar, vilket skulle innebära att antalet leveranser är högre än antalet fakturor i statistiken. För en större leverantör utgör däremot antalet leveranser ca 75 % av antalet fakturor, vilket innebär att antalet fakturor kan ge både en överskattning eller en underskattning av antalet Analys & Strategi 23

24 leveranser. För att få reda på exakt antal leveranser och leveransmönster måste en djupare studie bland samtliga leveransmottagare genomföras. Antal fakturor per varugrupp ger en tillräckligt bra bild i en förstudie. Väljer däremot Östhammars kommun att arbeta vidare med frågan om samordnad varudistribution efter förstudien kommer denna kartläggning att bli en naturlig fortsättning. Sett till antal fakturor utgör förbrukningsmaterial (i vilka pappersvaror, tvätt- och städmaterial ingår) och livsmedel de i särklass största varugrupperna i Östhammars kommun med ca 2600 fakturor var under första halvåret 2014, se Tabell 4. Det motsvarar drygt 60 % av de totala inköpen av varor, se Figur 5. Det skulle motsvara ca leveranser per dag för respektive varugrupp. För den tredje största varugruppen Förbrukningsinventarier (där exempelvis möbler, armatur, datorer och telefoner ingår) uppgick antalet fakturor till drygt 1000, vilket skulle motsvara ca 6-8 leveranser per dag. Alla varugrupper lämpar sig dock inte för samdistribution. Varor inom kontogruppen Förbrukningsmaterial reningsverk är troligtvis mindre lämpade för samdistribution då åtminstone en del av leveranserna kräver någon typ av specialfordon. Tabell 4: Antal fakturor fördelat på kontogrupp Kontogrupp Antal fakturor Andel Förbrukningsmaterial % Livsmedel % Förbrukningsinventarier % Kontorsmaterial och trycksaker 773 9% Böcker, tidningar, facklitteratur 730 9% Arbetskläder, skyddskläder, skyddsmaterial 353 4% Laboratoriematerial, läkemedel, sjukvårdsartiklar 243 3% Förbrukningsmaterial reningsverk 94 1% Summa % 24 Analys & Strategi

25 Andel fakturor per varugrupp 4% 3% 1% Förbrukningsmaterial Livsmedel 9% 31% Förbrukningsinventarier 9% 12% 31% Kontorsmaterial och trycksaker Böcker, tidningar, facklitteratur Arbetskläder, skyddskläder, skyddsmaterial Laboratoriematerial, läkemedel, sjukvårdsartiklar Förbrukningsmaterial reningsverk Figur 5: Fördelning antal fakturor per varugrupper från januari-juni Leverantörer Under första halvåret 2014 har Östhammars kommun köpt in varor från totalt 485 leverantörer. I Tabell 5 och Tabell 6 redovisas de femton största leverantörerna med avseende på fakturerat belopp respektive de femton största leverantörerna med avseende på antal fakturor. Störst leverantör med avseende på fakturerat belopp är livsmedelsleverantören Martin & Servera, som står för 28 % av de totala varuinköpentabell 5Tabell 5. Staples är den näst största leverantören och därefter kommer Onemed som den tredje största leverantören sett till fakturerat belopp. Sett till antal fakturor (leveranser) är kontorsvaruleverantören Staples den största leverantören. En stor del av leverantörerna har kommunen endast gjort enstaka inköp från. 76 % av leverantörerna har exempelvis skickat max 5 fakturor under motsvarande tidsperiod, till ett värde som motsvarar ca 10 % av kommunens totala varuinköp. Det innebär att 24 % av leverantörerna står för 90 % av antalet fakturor (antalet leveranser) och det är dessa leverantörer som är intressanta ur ett samdistributionsperspektiv. I leverantörsregistret finns betydligt fler leverantörer av varor än vad kommunen har ramavtal med. Ur ett samlastningsperspektiv är det viktigt att inköp görs via ramavtal eftersom endast dessa kommer att omfattas av samdistributionen. En djupare analys av ramavtalen skulle även vara intressant ur ett köptrohetsperspektiv och därmed ekonomiskt perspektiv. Analys & Strategi 25

26 Tabell 5: Kommunens största leverantörer med avseende på fakturerat belopp Fakturerat Andel av totalt Leverantör (SEK) fakturerat MARTIN & SERVERA AB % STAPLES SWEDEN AB % ONEMED SVERIGE AB % GEFLEORTENS MEJERIFÖRENING % CAPERIO AB % KONTORSCENTRUM I UPPSALA % AHLSELL AB % DUSTIN AB % UPPSALA KOMMUN % KEMIRA OYJ % MATS GUSTAFSSON AFFÄRSPARTNER AB % BJÖRKS ROSTFRIA AB % GROLLS AB % LÄROMEDIA BOKHANDEL ÖREBRO AB % BIBLIOTEKSTJÄNST % ÖVRIGA % Summa % Tabell 6: Kommunens största leverantörer med avseende på antal fakturor Leverantör Antal fakturor Andel av fakturor STAPLES SWEDEN AB % MARTIN & SERVERA AB % GEFLEORTENS MEJERIFÖRENING 526 6% KONTORSCENTRUM I UPPSALA 354 4% DUSTIN AB 272 3% ONEMED SVERIGE AB 243 3% LÄROMEDIA BOKHANDEL ÖREBRO AB 208 2% GROLLS AB 169 2% GIMO LIVS AB 135 2% BIBLIOTEKSTJÄNST 134 2% PASY AB 130 2% GIMO JÄRN & BYGG AB 126 1% STORA RISTEN FISK AB 93 1% FS PROFLOG AB 91 1% REKAL SVENSKA AB 89 1% ÖVRIGA % Summa % 26 Analys & Strategi

27 Martin & Servera Störst leverantör till Östhammars kommun sett till värde är livsmedelsleverantören Martin & Servera. Under perioden januari till juni 2014 levererade de livsmedel till totalt 48 olika mottagare inom Östhammars kommun. Flest leveranser sker till skolornas tillagningskök, där leveransfrekvensen uppgår till 3 gånger/vecka för vissa enheter, Tabell 7. Tabell 7: Antal leveranser från Martin & Servera per typ av mottagningsenhet från 30 december 2013 till 24 juni 2014 Typ av enhet Antal leveranser Leveranser per vecka Skola tillagningskök 328 0,5-3 Sjukhem/Servicehus tillagning Barnomsorg Skola mottagningskök Övriga storkök 99 1 Cafeterior 59 0,5-1 Restaurang och storköksprogram Äldreboende gruppboende 25 0,5 Sjukhem/Servicehus mottagning 0 - Summa 1115 Totalt gjorde Martin & Servera under denna period 1115 leveranser till Östhammars kommun. Detta motsvarar ca 10 leveranser per vardag. Antalet fakturor uppgick under samma period till 1520, vilket innebär att antalet leveranser för denna leverantör uppgick till ca 75 % av antalet fakturor. Att antalet fakturor är något fler än antalet leveranser kan exempelvis bero på tilläggsbeställningar som levererats tillsammans med ursprunglig beställning. Staples Kontorsvaruleverantören Staples är kommunens näst största leverantör sett till fakturerat belopp och störst sett till antal fakturor. Antalet fakturor överstiger dock antalet leveranser då varje beställning genererar en faktura och det kan göras flera beställningar på samma dag. Staples har dagliga leveranser och skickar samma dag om de får beställning före kl. 12, annars nästkommande dag. Lagret ligger i Växjö varifrån alla varor skickas med DHL. För Östhammars kommun finns två leveransadresser, Kommunhuset, Stångögatan 10, och Kommunförrådet, Kungsgatan 23. Det har inte kunnat gå att få fram vilka övriga leveransadresser som finns i kommunen eller hur många de är då ramavtalet inte är kopplat till leveransadresser i deras register. OneMed OneMed är kommunens tredje största leverantör med avseende på fakturerat belopp och främsta leverantör av förbrukningsmaterial till sjukvården och äldreomsorgen. Under pe- Analys & Strategi 27

28 rioden 30 december 2013 till 24 juni 2014 hade OneMed 571 leveranser till Östhammars kommun, vilket innebär ett snitt på drygt tre leveranser per dag eller fem leveranser per vardag. Leveranserna var spridda på drygt 150 leveransställen runtom i kommunen, där de största mottagarna var Östhammars Vårdcentrum (ca 13 % av OneMeds leveranser) samt ett antal äldreboenden, serviceboenden mm. Totalt stod ca 20 mottagare för omkring två tredjedelar av leveranserna. Resterande mottagare tog emot relativt få leveranser under perioden. Nya avtal Från 1 juli 2014 kommer livsmedelsleveranserna till Östhammars kommun att delas upp på fler leverantörer, enligt följande: Martin & Servera; färskt kött, mjölk & mejeri Menigo, kolonial & djupfryst Stora risten, färsk o fryst fisk Skånemejeri, dryckesmjölk Upplands trädgårdprodukter, Frukt & Grönt 21 Det nya avtalet kommer att innebära förändrade förutsättningar för livsmedelsleveranserna jämfört med vad som framgår av statistiken ovan, då Martin & Servera stod för majoriteten av livsmedelsleveranserna. Eftersom fler leverantörer ska leverera till samma enheter inom kommunen kommer de nya avtalen innebära fler transporter till mottagarna. 21 Annelie Wallén, Måltidschef 28 Analys & Strategi

29 5 Samdistribution 5.1 Upphandling Att upphandla nya avtal med leverantörer tar tid eftersom avtal måste gå ut innan nya kan upprättas. Viktigt är att när nya avtal skrivs separera transportkostnaden från varans pris. Dels för att göra transportkostnaden synlig i kommunens bokföring, men även för att kunna ställa krav på ett lägre pris på varan när transporten sker via ett samdistributionssystem. Nya leverantörsavtal som separerar transporterna från varans pris bör därför upprättas i takt med att befintliga ramavtal förfaller. På så sätt blir det lättare för kommunen att förhandla med leverantörerna om hur stor del av varans pris transportkostnaden utgör. 5.2 Upplägg för distributionscentral Leverans av varor kan ske antingen i egen regi eller genom anlitande av transportör. Figur 6 illustrerar skillnaden mellan ett leveranssystem där varje leverantör distribuerar separat till sina respektive mottagare (bilden till vänster) och ett system med samordnad varudistribution (bilden till höger). I den högra bilden levererar varje leverantör sina varor till en terminal varifrån godset distribueras ut till respektive mottagare i ett gemensamt flöde. I exemplet visas endast en distributionsslinga men ofta sker distributionen i ett flertal slingor, Figur 7. Figur 6 Exempel på leverantörsseparerade leveranser (vänster) samt samordnad distribution (höger) Analys & Strategi 29

30 Figur 7 Samordnad varudistribution med distribution i flera slingor Det finns olika alternativ för att lösa distributionen i ett samdistributionsprojekt. Vilken distributionsmodell som är bäst lämpad att använda varierar för varje enskilt fall. Distributionsmodeller kan skilja sig genom nedanstående parametrar. Antal involverade transportörer Antal terminaler och ägande av terminaler Exklusivitet/icke-exklusivitet samlastning med leveranser till andra mottagare eller ej Antal involverade transportörer Valet att använda sig av en eller flera transportörer berör distributionens effektivitet och störningskänslighet. Fördelen med att välja enbart en transportör är att det blir lättare att nå högre fyllnadsgrader eftersom större volymer kan samordnas. Nackdelen är att det finns risker med att vara beroende av en transportör vid exempelvis tvist eller byte av transportör som kan störa distributionen. Anlitandet av fler transportörer ger en mer flexibel och därmed mindre störningskänslig distributionsmodell. En möjlig uppdelning mellan transportörer är att dela upp distributionsområdet i flera geografiska zoner och låta olika transportörer köra i varsitt område, vilket kan ge möjlighet för mindre åkerier att delta i upphandlingen. 30 Analys & Strategi

31 Antal terminaler och ägande av terminaler Distributionsmodellen kan även skilja sig vad gäller ägande av distributionsterminal/-er. Kommunen kan antingen själv äga terminalen eller upphandla terminalfunktionen från en oberoende aktör. Att använda sig av en oberoende aktör har i flera genomförda samdistributionsprojekt visat sig bidra till trovärdighet för samdistributionsupplägget och viljan att samarbeta från transportföretagen. Om kommunen driver egen terminal krävs lokal och personal och utnyttjandegraden riskerar att bli låg. Om både terminal och transporter upphandlas av transportör förutsätts oftast att transportören kan använda terminalen för egen övrig verksamhet. Alternativutnyttjandet, dvs. den tid som terminalen inte används för att samordna gods inom samdistributionen, kommer att vara högre i de terminaler som drivs av någon av de större transportörerna. Att använda en befintlig terminal, hos till exempel en transportör, innebär oftast mindre kostnader initialt vilket kan vara fördelaktigt i uppstarten av ett samdistributionssystem. I det fall man väljer att dela in distributionsområdet i flera zoner med flera olika transportörer finns risk för problem beträffande ansvar vid transportskador och förseningar. Exklusivitetsavtal Ett exklusivitetsavtal mellan Östhammars kommun och en transportör innebär att kommunens varor transporteras utan att blandas med varor som ska till andra mottagare. Fördelen med detta distributionssystem är att beställaren kan ställa högre krav på tidsstyrda leveranser, leveransprecision samt fordon. Utan exklusivitetsavtal finns dock potential för större total samlastningseffekt genom att transportören kan samordna större mängd gods till de geografiska områden inom vilka de kommunala mottagningsenheterna befinner sig. Det finns således skäl som talar både för och emot ett distributionssystem där kommunens varor separeras från varor som ska till andra mottagare. I Tabell 8 presenteras fyra olika alternativ för samdistributionssystem som bedöms aktuella för Östhammars kommun där ovan nämnda faktorer varieras. För respektive system redovisas ett antal för- och nackdelar. Analys & Strategi 31

32 Tabell 8: Fördelar och nackdelar med olika distributionsmodeller distribut- Alternativa ionsmodeller Fördelar Nackdelar Endast en transportör Transportörens terminal Exklusivitetsavtal, endast kommunens transporter + Endast en förhandlingspart + Inga kostnader för terminaler + Ställa krav på leveranstider och fordon - Beroende av en transportör - Problem med trovärdighet - Transportören får inte optimera hela flödet Endast en transportör Transportörens terminal Samlastning får ske med transportörens övriga transportuppdrag + Endast en förhandlingspart + Inga kostnader för terminaler + Optimering inkluderar allt gods till området - Beroende av en transportör - Problem med trovärdighet - Svårare att ställa krav på optimering Endast en transportör Terminalen ägs av kommunen eller fristående aktör Exklusivitetsavtal, endast kommunens transporter Flera transportörer involverade, uppdelning efter område Terminalen ägs av kommunen eller fristående aktör Samlastning får ske med transportörernas övriga transportuppdrag + Endast en förhandlingspart + Ställa krav på leveranstider och fordon + Acceptans från övriga transportörer + Möjlighet till alternativa transportörer + Acceptans från övriga transportörer - Beroende av en transportör - Merkostnader för terminalhantering - Transportören får inte optimera hela flödet - Merkostnader för terminalhantering - Fler förhandlingsparter 32 Analys & Strategi

33 6 Geografiska förutsättningar För att minimera investeringskostnader i starten och maximera effektiviseringarna bör en samdistributionsterminal vara strategiskt belägen och om möjligt bör befintliga lokaler användas. Placering bör ske i anslutning till eller nära någon större väg för att undvika omvägar vid samdistribution. För att identifiera sådana vägar är det viktigt att ta reda på varifrån kommunens leveranser kommer och därmed var transporterna sker. I Tabell 9 visas närmaste lagerort för några av kommunens största leverantörer. Tabell 9: Närmaste lagerorter för ett antal av Östhammars största leverantörer Leverantör Staples Martin & Servera OneMed Menigo Skånemejerier Lagerort Centrallager Växjö Lager i Stockholm och Västerås. Distributionscenter Göteborg Färskvaruhall Årsta, centrallager Strängnäs Mejerier/centrallager i Malmö, Tomelilla, Kristianstad Gemensamt för leverantörerna ovan är att transporter sker från lager syd eller sydväst om Östhammars kommun, från Västerås, Stockholmsområdet eller längre söderifrån och anländer troligvis Östhammars kommun via Uppsalaområdet, Figur 8. För dessa transporter är väg 288 via Alunda och Gimo till Östhammar ett troligt vägval, Figur 9. Från Östhammar går sedan väg 76 norrut bl.a. mot Öregrund. Från Gimo går väg 292 västerut mot Österbybruk och österut mot Hargshamn. Då den största mängden varor troligtvis kommer söderifrån från Uppsalaområdet bedöms utifrån befintlig infrastruktur lämplig terminalplacering vara antingen i närheten av Gimo eller i anslutning till väg 288 från Uppsala (blå ring i figuren). Analys & Strategi 33

34 Figur 8 Karta Östhammars kommun med närområde. 34 Analys & Strategi

35 Figur 9 Karta Östhammars kommun med vägar. Blå ring markerar område som bedöms lämpligt för placering av eventuell samdistributionsterminal. Analys & Strategi 35

36 7 Rekommendationer Östhammars kommun är en mindre kommun i jämförelse med kommuner som tidigare infört samdistribution men bedömningen görs ändå att kommunens leveranser kan vara tillräckliga för att en samdistributionslösning skulle vara aktuell. De nya avtal som trädde i kraft juli 2014 kan dessutom leda till att antalet leveranser ökar då flera leverantörer upphandlas vilket även skulle öka potentialen för en samdistributionslösning. Nedan ges rekommendationer på utformning av eventuell samdistribution i Östhammars kommun. Avtal Varor och transporter bör enligt tidigare avsnitt 4.1 upphandlas var för sig vilket bör göras då nya avtal skrivs. Det är därmed viktigt att skriva om avtal när respektive avtalstider går ut. Kommunen bör göra en kartläggning av nuvarande avtal för att skapa en uppfattning om när nya avtal med leverantörer och transportörer kan upphandlas och därmed hur snabbt en samordnad varudistribution skulle kunna implementeras. Det är lite olyckligt att kommunen precis genomfört en ny livsmedelsupphandling. Ett alternativ till att vänta på avtalstidernas utgång är att göra som Sandvikens kommun och när beslut väl är fattat riva upp befintliga leverantörsavtal och upphandla nya där transportkostnaden separeras från varans pris. Exklusivitet Det finns två olika sätt att se på frågan om exklusivitet. Förespråkare för exklusivitetsavtal menar att exklusivitet är viktigt för att den upphandlande kommunen ska kunna ställa krav på optimering av kommunens eget flöde, på tidsoptimering av leveranser samt att kunna ställa krav på fordon. Främsta motargumentet är att exklusivitetsavtal leder till suboptimering då allt gods som ska transporteras till övriga mottagare inom kommunen inte inkluderas trots att det geografiska området är detsamma. Samdistributionen av gods till kommunala enheter i Simrishamns, Tomelillas och Ystads kommuner har genomförts med exklusivitetsavtal, vilket innebär att endast det gods som ska transporteras till de kommunala enheterna samlastas. Kommunerna planerar själva hur transporterna ska utföras med hjälp av ruttoptimering och med detta upplägg får kommunerna stor insyn och påverkansmöjlighet över sina transporter. De har vid upphandling av transportör större kunskap om vad de frågar efter och kan därmed göra en bättre upphandling. Nackdelen är att man inte kan samlasta med övriga mottagare i kommunerna och man får två separata distributionskedjor. 22 I Halmstads kommun, som gjorde en ny upphandling av samordnad varudistribution år 2012, används en extern transportör/speditör som ansvarar för hela samdistributionen. Kommunen köper alltså in all logistiksamordning som skötande av kontakt mellan leve- 22 SKL (2013), Samlade laster 36 Analys & Strategi

37 rantör och mottagare, drift av distributionscentralen samt distributionstransporterna. 23 Därmed kan kommunens leveranser samordnas med övriga leveranser till samma områden. 24 Ruttoptimering kan användas av kommunen som upphandlingsstöd för att handla upp rätt mängd transporter. För Östhammars kommun rekommenderas avtal utan exklusivitet eftersom exklusivitetsavtal skulle leda till suboptimering då kommunen har relativt små och geografiskt spridda leveranser. Större grad av optimering bedöms kunna uppnås genom att inkludera transporter till andra mottagare. Transportörer Eftersom Östhammars kommun är en mindre kommun bör endast en transportör upphandlas för att samdistributionen ska få så stor effekt som möjligt. Samarbete Ett möjligt alternativ vid beslut om samordnad varudistribution är samarbete med en eller flera andra kommuner. Möjliga samarbetskommuner skulle kunna vara övriga kommuner i Uppsala län såsom Tierp, Knivsta och Heby med vilka Östhammar har gemensam livsmedelsupphandling sedan den 1 juli Ett annat alternativ som skulle kunna studeras närmare än huruvida det är möjligt för Östhammars kommun att samarbeta med Uppsala eller Sandvikens kommuner, som redan idag kör samdistribution till sina kommunala verksamheter. Varugrupper För att nå samdistributionens förväntade effekter bör så stor del av kommunens varor som möjligt ingå i samdistributionssystemet. Livsmedel, förbrukningsmaterial och förbrukningsinventarier är de klart största varugrupperna och står tillsammans för 74 % av inköpta varor i Östhammars kommun och detta flöde bör därmed utgöra grunden för samdistributionen. Om det finns ett stabilt basflöde i samdistributionen finns alltid möjligheten att efter hand haka på fler varugrupper, som t.ex. sällanköpsvaror, i vilka det finns stor besparingspotential. Det har visat sig att stegvis infasning av olika varugrupper har varit lyckosam i många projekt. Övergången till samdistribution blir mjukare och enklare att genomföra än om all distribution ska ändras på en gång. Negativa effekter och eventuella problem som kan uppstå vid implementering blir också mindre. Det förekommer både samlastningsprojekt som startar med enbart livsmedel och övriga varor efter hand och vice versa. 23 Miljöresurs Linné (2009), Goda exempel på logistiklösningar 24 Moen, Olof (2013): Samordnad varudistribution 2.0 Analys & Strategi 37

38 E-handel Att använda sig av ett e-handelssystem underlättar administrationen vid en eventuell samdistribution. Om avtal är kopplade till samma system möjliggörs samkörande av registerinformation mellan beställare, leverantör och transportör. Även fakturering bör ske elektroniskt. Den planerade övergången till e-handel i Östhammar är därmed positiv som förberedelse för eventuell implementering av samdistribution. Vidare är det viktigt att koppla uppföljning av köptrohet till e-handelssystemet för att få så stor effekt som möjligt. För att åstadkomma det behövs också informationsinsatser för beställarna vid implementering. 38 Analys & Strategi

39 8 Förväntade effekter av samordnad varudistribution Effekterna av samdistribution beror till stor del på den upphandlande kommunens eget arbete vad gäller förhandling av pris på varor och transporter, köptrohet på ramavtal samt arbete med att få acceptans hos användare och deltagare. Vidare är möjlig reducering av antalet transporter större ju fler leverantörer som ingår i systemet. Det är också viktigt att de flöden som hanteras uppnår tillräckligt stor volym. D.v.s. både leveranser med frekventa och stora varumottagare och de med små, mindre frekventa. Östhammars kommun är en mindre kommun med relativt stor geografisk spridning på kommunens leveransmottagare. I avsnitt 4.3 redovisades dock som exempel att mottagare som sjukhem, skolor och barnomsorg har mellan fem och tio leveranser per vecka av livsmedel vilket ger ett relativt stort antal leveranser totalt i kommunen. Om en samdistributionslösning skulle kunna minska leveranserna till stora mottagare såsom tillagningskök till 5 st. per vecka och 2 st. per vecka till mindre mottagare, skulle det totala antalet leveranser av livsmedel till dessa enheter nästan halveras (48 %). Om det istället var möjligt att de större mottagarna fick leverans 3 gånger per vecka och de mindre en gång per vecka skulle det totala antalet leveranser av livsmedel till dessa enheter minska med ca 70 %. Hur mycket färre leveranser en enhet kan ta emot beror till stor del på vilka förutsättningar de har på plats med lagerutrymme, kylförvaring o.s.v. Det som bör finnas i åtanke här är att endast livsmedel ingår i beräkningen, utöver det får enheterna leveranser av förbrukningsmaterial, förbrukningsinventarier mm vilket tyder på att de förväntade effekterna på antal leveranser skulle kunna vara ännu större. Det skulle ge positiva effekter på: Miljöpåverkan: Färre leveranser minskar transportarbetet, d.v.s. den totala körsträckan för leveranserna, vilket direkt minskar utsläppen av framförallt koldioxid. Trafiksäkerhet. Risken för olyckstillbud förväntas minska genom att färre fordon rör sig kring förskolor och skolor. Service/Arbetsmiljö. Förändringen för kommunens leveransplatser innebär att leveranserna är större men kommer mer sällan vilket vanligen upplevs som positivt av mottagande personal då mindre tid totalt går åt till att ta emot varor och det blir färre avbrott. Möjligheten att ställa krav på leveranstid ökar också vid en samdistribution. Lokala leverantörer. Samdistribution kan underlätta för lokala leverantörer att delta i upphandlingen då de inte måste leverera till samtliga kommunens mottagare. Dock krävs informationsinsatser samt arbete med ramavtalen för att mindre leverantörer ska kunna ge anbud. Positiva erfarenheter från detta finns bland annat från Sandviken och Borlänge m.fl. Transportarbete/ekonomi. Färre leveranser och därmed ett minskat transportarbete ger minskade transportkostnader. Dock kan administrativa kostnader komma att ökas under inledningsfasen av ett samdistributionsprojekt. Analys & Strategi 39

40 9 Fortsatt arbete Vid eventuellt införande av samordnad varudistribution i Östhammars kommun rekommenderas en process enligt Figur 10. Förstudien (denna rapport) beskriver nuläget och potentialen för ett införande. Denna bör kompletteras med en målformulering av kommunen som beskriver syftet med ett samdistributionsinförande i Östhammars kommun samt vilka mål som kommunen önskar uppnå. Figur 10: Process för införande av samdistribution till kommunala enheter Efter att förstudien är genomförd och mål är satta är det viktigt att se till att det finns politisk förankring/beslut för det fortsatta arbetet samt en budget för implementering. Det är viktigt att kommunen tillsätter en ansvarig organisation i form av en projektledare, som driver arbetet med samordad varudistribution. Utöver det behövs en referens- och styrgrupp med representanter från respektive förvaltning. Detta för att skapa en god förankring av arbetet i den kommunala organisationen. Det är många aktörer som blir berörda av samdistributionen. Dels inom kommunen och dess olika förvaltningar och enheter, dels leverantörerna och transportörerna. Information och kommunikation med deltagande verksamheter är därmed en viktig aspekt i ett fortsatt arbete med samordnad varudistribution. Kommunen bör bygga upp en acceptans och förståelse för planerade förändringar samt skapa förutsättningar hos respektive leveransmottagare så att den kommande förändringen inte uppfattas som negativ utan positiv. Här har projektledaren en viktig roll. 40 Analys & Strategi

41 En utredning bör göras kring hur samdistribution skulle kunna implementeras. Det innebär först en utförlig inventering av samtliga leveranser som kommunens enheter tar emot för att upplägget med samdistributionen skall kunna anpassas efter varje leveransmottagares specifika behov. Här är det viktigt att ta del av samtliga kommunala enheters syn på när, hur och var de kan och önskar ta emot leveranser. Många enheter har speciella önskemål och behov som är viktiga att ta hänsyn till när leverans- och ruttplaneringen utformas för den samordnade distributionen. Dessutom bör kopplingen mellan transport och ekonomisystem utredas. Vinster och kostnader för samdistributionen måste fördelas på enheter på ett sådant sätt att inte vissa enheter endast blir belagda med de kostnader som samdistributionen innebär och vissa enheter endast påverkas av fördelarna. När kommunen har tagit fram koncept för samordningens utformning och implementering återstår att definiera framtagna krav i förfrågningsunderlag för att upphandla terminal- och distributionsaktör. Det är viktigt att tidigt bestämma hur uppföljningen ska ske så att det går att göra en tydlig och rättvisande bedömning av måluppfyllelse och för förbättringar när samdistributionen väl är i gång. Sammanfattat ges följande rekommendationer för fortsatt arbete med samdistribution. Målformulering vad skall man uppnå Skapa god politisk förankring Djupare inventering av nuläget avseende leveranser Skapa en projektorganisation samt utse ansvarig projektledare Information och kommunikation internt och med deltagande verksamheter Utredning av samtliga enheters specifika behov Definiera krav för upphandling av transportör/terminal Framtagning av system för uppföljning Det är viktigt att vara medveten om att det tar tid att införa samdistribution. Erfarenheter från tidigare projekt visar att samordnad varudistribution till kommunala enheter tar ca 3 år innan det är i full drift. Förenklat kan sägas att ett år behövs för förstudie, förankring av beslut och att sätt upp mål. Ett år för upphandling och därtill ett år för projektimplementering, Figur 11. Med detta sagt är det viktigt att man i Östhammars kommun har/arbetar fram realistiska mål och förväntningar, en realistisk tidplan och att det finns uthållighet. Verksamheten kommer inte att förändras under en natt. Figur 11: Ungefärlig tidsåtgång för införande av samdistribution till kommunala enheter Analys & Strategi 41