RAPPORT. Samordnad varudistribution i Umeå. Analys & Strategi

Transkript

1 RAPPORT Samordnad varudistribution i Umeå Analys & Strategi

2 Analys & Strategi

3 Konsulter inom samhällsutveckling WSP Analys & Strategi är en konsultverksamhet inom samhällsutveckling. Vi arbetar på uppdrag av myndigheter, företag och organisationer för att bidra till ett samhälle anpassat för samtiden såväl som framtiden. Vi förstår de utmaningar som våra uppdragsgivare ställs inför, och bistår med kunskap som hjälper dem hantera det komplexa förhållandet mellan människor, natur och byggd miljö. Titel: Samordnad varudistribution i Umeå Redaktör: Martina Bohlin WSP Sverige AB Besöksadress: Rullagergatan Göteborg Tel: , Fax: info@wspgroup.se Org nr: Styrelsens säte: Stockholm Analys & Strategi

4 Förord Umeå kommun har som ambition att minska miljöbelastningen i kommunen. Ett sätt för att försöka göra det är att undersöka förutsättningarna för att effektivisera varudistributionen till de kommunala mottagningsenheterna. WSP Analys & Strategi har på uppdrag av Upphandlingsenheten, Umeå kommun, gjort en förstudie om förutsättningar för- och effekter av en samdistribution av varor till kommunala mottagningsenheter. WSP vill rikta ett stort tack till medarbetare på Umeå kommun och leverantörer som har ställt upp och svarat på frågor. Anders Westman, Upphandlingsbyrån Umeå kommun, har varit uppdragsgivare. Arbetet har genomförts av Martina Bohlin och Mona Pettersson på WSP Analys & Strategi. Göteborg 2010 Fredrik Bergström Affärsområdeschef WSP Analys & Strategi Analys & Strategi

5 Analys & Strategi

6

7 Innehåll SAMMANFATTNING INLEDNING Bakgrund Syfte och avgränsningar Genomförande NULÄGESANALYS Umeå kommuns organisation Varudistribution till Umeå kommun Miljöpåverkan FÖRUTSÄTTNINGAR OCH ANALYS AV SAMDISTRIBUTION Särskilda förutsättningar Effekter av samdistribution Val av distributionsmodell REKOMMENDATIONER REFERENSFÖRTECKNING...36 BILAGA BILAGA BILAGA Analys & Strategi

8

9 Sammanfattning Umeå kommun har problem med att uppfylla kraven gällande miljökvalitetsnormer för kväveoxid. Den huvudsakliga anledningen till det har visat sig vara en hög trafikbelastning genom centrala Umeå, med en stor andel tung trafik. Som ett led i arbetet med att minska miljöbelastningen har samdistribution av varutransporter till kommunala mottagningsenheter identifierats som en åtgärd. Kommunens egen verksamhet ger upphov till ett stort antal godstransporter. Varje år köper Umeå kommun varor, tjänster och entreprenader för ca 1,4 miljarder kronor och det görs ca beställningar. Syftet med den här förstudien är att ge förslag på hur Umeå kommun kan effektivisera sina varutransporter till kommunala mottagningsenheter. I studien har en nulägesanalys av varudistributionen till Umeå kommun genomförts. Förutsättningar för- och effekter av ett samdistributionssystem har studerats och i rapporten presenteras olika typer av distributionsmodeller samt för- och nackdelar med dem. Förstudien visar att det finns goda möjligheter för Umeå kommun att införa en samdistributionslösning för att effektivisera leveranserna till kommunala mottagningsenheter. Översiktliga beräkningar visar att leveranserna kan minska från dagens ca per år till ca per år eller ca 50 %, vilket bör ge effekter på emissioner samtidigt som trafiksäkerheten i känsliga miljöer såsom förskolor, skolor och äldreboenden förbättras. Nästa steg är att göra en fördjupad nulägesanalys för att sedan kunna mäta och följa upp effekterna av ett samdistributionssystem. I en nulägesanalys bör leverantörerna kontaktas och leveransstatistik och distributionslistor samlas in för att få ett säkrare underlag om antal leveranser, leveransfrekvens, godsmängder etc. Nulägesanalysen ligger sedan till grund för val av distributionsmodell. Analys & Strategi 1

10 2 Analys & Strategi

11 1 Inledning 1.1 Bakgrund Umeå kommun har problem med att uppfylla kraven gällande miljökvalitetsnormer för kväveoxid. Den huvudsakliga anledningen till det har visat sig vara en hög trafikbelastning genom centrala Umeå, med en stor andel tung trafik. Detta i kombination med att Umeå under vinterhalvåret har en stor andel stabil skiktning av luftlagren vilket håller kvar luftföroreningarna vid marknivån där människor vistas gör att miljökvalitetsnormerna för kväveoxid överskrids. 1 Som ett led i arbetet med att minska miljöbelastningen i kommunen har samdistribution identifierats som en åtgärd när det gäller att effektivisera godstransporterna. Kommunens egen verksamhet ger upphov till ett stort antal godstransporter. Varje år köper Umeå kommun varor, tjänster och entreprenader för ca 1,4 miljarder kronor 2 och det görs ca beställningar i deras it-baserade beställningssystem Bella. 1.2 Syfte och avgränsningar Syftet med den här förstudien är att ge förslag på hur Umeå kommun bäst löser sina varutransporter till kommunala mottagningsenheter. I studien redovisas olika lösningar för att transportera samma mängd varor men med färre transporer och minskat transportarbete. Ett minskat antal transporter medför minskad miljöpåverkan och minskad belastning. I rapporten presenteras olika lösningar för samdistribution samt för- och nackdelar med dem. Studien är en förstudie och ger förslag på hur Umeå kommun bör arbeta vidare med frågan om samdistribution i en huvudstudie och är alltså inte ett slutdokument med en full beskrivning av genomförande och konsekvenser. Studien är förutsättningslös för att ge utrymme åt att bedöma och väga olika alternativ av varudistribution mot varandra. I uppdraget ingår också att bedöma vilka varugrupper som kan vara lämpliga att implementera i ett system med en samlastningscentral. Förstudien skall också redovisa på vilka olika sätt en samlastningscentral kan drivas och hur ekonomi, miljö och trafiksäkerhet påverkas. 1 Åtgärdsprogram för att uppfylla miljökvalitetsnormen för kvävedioxid i Umeå (2007) 2 Umeå kommuns hemsida: 01a585d html ( ) Analys & Strategi 3

12 Studien avser endast godstransporter till kommunala mottagningsenheter och inte alla godstransporter som trafikerar Umeå kommun. 1.3 Genomförande Förstudien har genomförts i tre steg; Nulägesanalys av varudistributionen till kommunala mottagningsenheter inom Umeå kommun Nulägesanalysen omfattar en kartläggning av kommunens mottagare, leverantörer, transportörer, leveransfrekvens och godsvolymer. Underlaget har samlats in dels genom uttag av statistik ur Umeå kommuns beställningssystem Bella samt genom kompletterande intervjuer med berörd personal på Upphandlingsenheten och ute i de kommunala verksamheterna, samt intervjuer med leverantörer. Förutsättningar och analys av samdistribution I denna del görs en genomgång av alternativ för olika samdistributionslösningar och dessa analyseras med hänsyn till resultaten i nulägesanalysen. Effekter på miljö, ekonomi, trafiksäkerhet och arbetsmiljö redovisas. Rekommendationer I den sista delen sammanfattas resultaten från nulägesanalysen och analysen av olika samdistributionssystem och rekommendationer till hur Umeå kommun bör fortsätta arbetet för att skapa effektivare godstransporter till de kommunala mottagningsenheterna redovisas. 4 Analys & Strategi

13 2 Nulägesanalys I detta kapitel redovisas resultaten från nulägesanalysen där bland annat kommunens beställningsrutiner, transportstruktur och olika typer av gods beskrivs. 2.1 Umeå kommuns organisation Förvaltningar Umeå ligger i Västerbotten och är norra Sveriges mest folkrika kommun. År 2009 hade Umeå invånare. Nedan följer en kort presentation av Umeå kommuns organisation samt vad de olika delarna ansvarar för. 3 Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret leder, stödjer och samordnar kommunens arbete att skapa en attraktiv livsmiljö och en god kommunal service. Samhällsbyggnadskontoret Samhällsbyggnadskontoret arbetar åt fyra olika nämnder; miljö- och hälsoskyddsnämnden, tekniska nämnden, organisationsnämnden och byggnadsnämnden. Samhällsbyggnadskontoret arbetar för att förvalta och utveckla Umeå till ett säkert, hållbart och attraktivt samhälle. Umeå Fritid Umeå Fritid har bland annat hand om idrottsanläggningar och friluftsområden i Umeå. Man ger också stöd till föreningsverksamhet. Umeå Kultur Umeå Kultur driver de flesta av Umeås bibliotek. Ett annat ansvarsområde är att stödja och stimulera kulturverksamhet, särskilt bland barn och unga. Socialtjänsten Socialtjänsten arbetar med att ge stöd och omsorg till barn/unga, vuxna och äldre som bor eller befinner sig i Umeå. För- och grundskolan För- och grundskolan ansvarar för all verksamhet inom förskola och grundskola i Umeå (förutom i kommundelarna Holmsund-Obbola, Hörnefors och Sävar). 3 Umeå kommun ( Analys & Strategi

14 Gymnasie- och vuxenutbildningen Gymnasie- och vuxenutbildningen ansvarar för all verksamhet inom gymnasieskola och vuxenutbildning i Umeå kommun. Överförmyndarkontoret Överförmyndarkontoret ansvarar för ärenden och tillsyn i enlighet med Föräldrabalkens regler om god man och förvaltare. De granskar att förvaltare och gode män sköter sina uppdrag enligt de regler och krav som finns. Utöver ovan nämnda förvaltningar har Umeå kommun tre kommundelar som självständigt sköter den kommunala förvaltningen för respektive kommundel. Det handlar om kommundelarna: Holmsund- Obbola Hörnefors Sävar Dessa tre har tidigare varit egna kommuner som har slagits samman med Umeå kommun med bibehållet ansvar för den kommunala förvaltningen i området. Upphandling inom Umeå kommun Umeå kommun bedriver en bred och omfattande verksamhet, med fokus på utbildning, social omsorg, kommunalteknisk försörjning samt kultur och fritid. För att verksamheten skall fungera och servicenivån till invånarna kunna hållas hög, krävs ett ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar av organisationen. Umeå kommun köper årligen varor, tjänster och entreprenader för ca 1,4 miljarder kronor. Om kommunen väljer att bedriva verksamhet som inte är i egen regi ska den upphandlas i konkurrens. Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar hur upphandling av varor, tjänster och entreprenader skall gå till. Enligt LOU skall all upphandling grundas på affärsmässighet, vilket bl. a. innebär att konkurrens eftersträvas och objektivitet mot anbudsgivare iakttas. Umeå kommuns strategi när det gäller upphandling är att utnyttja sin storlek som köpare genom samordnad upphandling för att nå bättre villkor, begränsa inköpsadministrativa kostnader och undvika dubblering i upphandlingsprocessen. Ett sätt att uppnå detta är att teckna ramavtal med utvalda leverantörer. I Umeå är målet att man i största möjliga utsträckning skall teckna övergripande kommunavtal med lämpliga leverantörer av såväl varor som tjänster. Ramavta- 6 Analys & Strategi

15 len gäller för samtliga förvaltningars olika enheter och finns ramavtal skall de nyttjas. 4 Umeå kommun har en central enhet, Upphandlingsbyrån, som ansvarar för kommunens upphandlingar. Kommunen har dock en decentraliserad organisation med många inköpsbehöriga Varudistribution till Umeå kommun Beställningsrutiner I detta avsnitt beskrivs Umeå kommuns beställningsrutiner samt statistik för beställningar under Ramavtal Umeå kommun handlar upp leverantörer enligt Lagen om Offentlig Upphandling. De flesta ramavtal handlas upp i 2+1 år eller maximalt 3+1 år. I september 2009 hade Umeå kommun ramavtal med 297 olika leverantörer inom 63 olika områden, allt från vägskyltar, renhållning och symaskiner till livsmedel och kontorsmaterial 6. I det fall varor levereras till Umeå kommun ingår nästan alltid transportkostnaden som en del av varans pris. Bella Umeå kommun har ett webbaserat beställningssystem, BELLA, där alla varuoch tjänstebeställningar hanteras. Beställningssystemet styr beställningarna automatiskt till kommunens ramavtal, vilket ger ökad köptrohet och minskade kostnader. Systemet ger också stora administrativa fördelar för beställaren genom att det skapar en god överblick över kommunens inköp och möjlighet till uppföljning. Om det saknas ramavtal för en vara eller tjänst kan man skriva ut en rekvisition i Bella för att köpa det hos en annan leverantör. 4 Upphandlingsreglemente för Umeå kommun ( ) 5 ( ) 6 Umeå kommuns hemsida excelfil Ramavtal+september+09 Analys & Strategi

16 Endast auktoriserade personer får göra beställningar i Bella eller på annat sätt och det är upp till varje förvaltning att besluta om vilka det gäller. Utöver det måste den anställde gå en kortare utbildning för att göra beställningar i Bella. 7 I mars 2010 hade Bella 2880 aktiva användare 8. Antal beställningar Under 2009 gjordes knappt beställningar i Bella, varav ca var normala beställningar enligt de leverantörsavtal som finns (fortsättningsvis kallade ordrar) och ca rekvisitioner. För- och grundskoleförvaltningen samt skolans Måltidsservice är de största beställande verksamheterna i Umeå kommun när det gäller beställningar via ramavtal i Bella (ordrar), se Tabell 1. Kultur- och fritidsförvaltningarna beställer minst varor (ordrar), båda 0,1 %. När det gäller rekvisitioner är För- och grundskoleförvaltningen (29 %), Socialförvaltningen (27 %) och Gymnasium och vuxenutbildning (18 %) de största beställarna. För övriga förvaltningar varierar andelen rekvisitioner på mellan 2-6 %. Tabell 1: Antal och andel beställningar (ordrar och rekvisitioner) per förvaltning 2009 Ordrar Rekvisitioner Antal [%] Antal [%] För- och grundskoleförvaltningen % % Skolan Måltidsservice % 548 2% Socialförvaltningen % % Holmsund/Obbola KDF % % Sävar KDF % % Gymnasium och vuxenutbildning 680 3% % Hörnefors KDF 476 2% 501 2% Samhällsbyggnadskontoret 454 2% % Stadsledningskontoret 143 1% 650 2% Extern verksamhet 139 1% 0 0% Kulturförvaltningen 32 0% 626 2% Umeå Fritid 12 0% % Totalt % % Som nämndes ovan är rekvisitioner inköp från leverantörer som inte har ramavtal med Umeå kommun eller av produkter som inte finns registrerade i Bella. Totalt inhandlades varor på rekvisitioner hos 4974 olika leverantörer år Tabell 2 visar hur antalet rekvisitioner är fördelade på antal olika leverantörer. Det är endast hos ett fåtal leverantörer som antalet rekvisitioner uppgår till över 7 Upphandlingsreglemente för Umeå kommun ( ) 8 Statistik från Bella ( ) 8 Analys & Strategi

17 100 st. Hos de absolut flesta leverantörerna (66 %) görs endast ett inköp på rekvisition under I Bilaga 1 finns en lista över leverantörer där fler än 10 inköp på rekvisitioner har gjorts under Tabell 2: Sammanställning av antal rekvisitioner per antal olika leverantörer Antal rekvisitioner Antal leverantörer < > Ett relativt stort antal av rekvisitionerna, totalt 5361 st. vilket motsvarar 18 %, har gjorts hos leverantörer som på något sätt är okända i Bella. Se Tabell 3. Tabell 3: Antal rekvisitioner där leverantören på något sätt är okänd Rekor som Saknar namn 2291 Okända 1664 Valfri leverantör 1406 Totalt 5361 Andel 18% Umeå kommun uppskattar att ca 95 % av rekvisitionerna hämtas direkt av kommunens medarbetare och genererar således inte lastbilstransporter 9. Därför kommer rekvisitioner inte närmare belysas i rapporten om inte annat anges. Uppgifter som presenteras nedan baseras i första hand på antal ordrar, d.v.s. normala beställningar via ramavtal från Bella. Vid införande av ett samdistributionssystem bör dock en närmare kontroll av rekvisitionerna göras för att klargöra huruvida de okända 18 % hämtas direkt av kommunens personal eller om de levereras via leverantören. Köptrohet Umeå kommun har ett köptrohetssystem där de kommunala inköpen registreras för att undersöka hur stor andel av inköpen som sker enligt de ramavtal som kommunen har. I Tabell 4 redovisas köptroheten per förvaltning 2009 baserat 9 Anders Westman ( ) Analys & Strategi

18 på leverantörer som har fler än 2000 fakturor. Det är generellt sett en hög köptrohet, med undantag för samhällsbyggnadskontoret och stadsledningskontoret. Tabell 4: Utdrag ur Umeå kommuns köptrohetssystem för leverantörer med fler än 2000 fakturor Förvaltning Antal konteringar Inköp avtal Inköp totalt Köptrohet För- och grundskola % Socialförvaltning % SHBK % Gymnasieförvaltning % Holms/obbola kd-förv % Sävar kd-förv % Kulturförvaltningen % Fritidsförvaltning % SLK % Hörnefors KDF % Överförmyndarkontor % % Totalt % Varugrupp En majoritet (68 %) av de varor som beställs via Bella utgörs av livsmedel, se Figur 1. Varugrupperna mjukpapper och kontorsmaterial utgör 11 % respektive 10 % av beställningarna. I gruppen övrigt återfinns varor såsom elmaterial, kaffeautomater, blommor mm. 9% 1% 1% 11% 10% Livsmedel Mjukpapper Kontorsmaterial Medicinsk utrustning Byggmaterial Övrigt 68% Figur 1: Fördelning av antal ordrar per varugrupp 10 Analys & Strategi

19 Leverantörer De tre största leverantörerna till Umeå kommun 2009 baserat på antal beställningar (ordrar) i Bella var Servera (33 %), Norrmejerier (17 %) och Conradzons Potatis AB (16 %) och de levererar alla livsmedel, se Tabell 5. Procurator är den fjärde största leverantören (11 %) och levererar mjukpapper, barnblöjor, personlig skyddsutrustning, städ- och förbrukningsmaterial samt städmaskiner. Staples AB levererar kontorsmaterial, vilket utgör 6 % av beställningarna. Tabell 5: Antal och andel ordrar per leverantör 2009 Leverantör Antal ordrar Andel [%] Servera % Norrmejerier % Conradzons Potatis AB % Procurator AB % OneMed % Staples AB % Svanströms 858 4% Dafgårds 367 2% Berghems Bageri AB 327 1% Beijer Byggmaterial 130 1% Fresenius Kabi 130 1% Övriga 303 1% Totalt % Leveransmottagare Umeå kommun har totalt 783 leveransadresser som tar emot gods. Det kan finnas mottagare på t.ex. Östra Kyrkogatan 22 B, Östra Kyrkogatan 22 D och Östra Kyrkogatan 22 E. Av dessa mottagare finns det 380 olika gatunummeradresser (Skolgatan 31, Skolgatan 34, Skolgatan 36 o.s.v.), men vi förutsätter att varje leveransadress är en enhet som själv beställer och får leveranser oberoende av att de ligger på närliggande adresser. 10 I Figur 2 redovisas lokaliseringen av de olika leveransadresserna i hela Umeå kommun. Det finns en tydlig koncentration av leveransadresser till centrala Umeå och det är också dit varor transporteras mest frekvent Umeå kommun - excel fil över leveransadresser 11 Anders Westman ( ) Analys & Strategi

20 Figur 2: Lokalisering av kommunala leveransmottagare i Umeå kommun En mer fokuserad bild över hur leveransadresserna är fördelade i centrala Umeå visas i Figur 3. En viss koncentration av mottagare går att skönja längs den norra sidan av ån kring Storgatan, Skolgatan och Kungsgatan. 12 Analys & Strategi

21 Figur 3: Lokalisering av kommunala leveransmottagare i centrala Umeå Exempel på olika leveransmottagare Intervjuer har genomförts med ett urval av kommunens godsmottagare för att få en mer detaljerad bild av leveranserna till några olika typer av kommunala verksamheter. I urvalet finns en skola, ett äldreboende, ett skolmåltidskök samt Stadshuset. Det bör poängteras att uppgifterna nedan baseras på uppskattningar av berörda personer på respektive verksamhet och bör ses som en indikation på antal leveranser. En sammanställning av resultaten har gjorts i Tabell 6 och av den framgår det att Stadshuset får flest leveranser, ca 50 st. per vecka, vilket motsvarar 2200 leveranser per år. I stadshuset finns tre olika verksamheter som tar emot varor; en restaurang, IT-avdelningen samt Postterminalen. Restaurangen får livsmedel levererat två gånger per vecka, IT-avdelningen får styckegods minst en gång per dag och postterminalen får leveranser 4-12 gånger per dag med allt från små paket till möbler. Hälften av leveranserna till skolan utgörs enligt den intervjuade av livsmedel och den andra hälften av kontorsmaterial och mjukpapper och det handlar om ca leveranser per vecka. Analys & Strategi

22 När det gäller äldreboendet så kommer det leveranser med livsmedel, kontorsmaterial, blöjor och mjukpapper och det handlar om ca 1300 leveranser per år, vilket motsvarar ca 30 leveranser per vecka. Minst antal leveranser får skolmåltidskök där leveranserna är koncentrerade till livsmedel som levereras två gånger per vecka från två olika leverantörer. Huvuddelen av godset kommer på måndagar och viss del kommer även på onsdagar. Tabell 6: Uppskattat antal leveranser per år för olika kommunala leveransmottagare Verksamhet Vecka År Skolmåltidskök Äldreboende Skola Stadshuset Antal leveranser per år jämfört med antal beställningar Uppskattat antal leveranser per år har jämförts med antal beställningar gjorda i Bella för motsvarande verksamheter under 2009, se Tabell 7. Antal ordrar, d.v.s. normala beställningar enligt ramavtal ligger på samtliga verksamheter på mellan st. Antalet rekvisitioner varierar betydligt mer mellan de olika verksamheterna och huvuddelen har gjorts av skolan och stadshuset. För Stadshuset och skolan motsvarar antalet uppskattade leveranser antalet beställningar totalt i Bella, d.v.s. både ordar och rekvisitioner. Det tyder på att för just dessa verksamheter körs en del av varorna som köps på rekvisition ut till kund. Det handlar ofta i så fall om varor som köps av en leverantör som kommunen har ramavtal med och som finns inlagd i Bella, men användaren hittar inte produkten och därför görs en rekvisition. För äldreboendet uppskattar verksamheten att det görs betydligt fler leveranser än beställningar (både ordrar och rekvisitioner), vilket kan bero på att den intervjuade har överskattat antalet leveranser eller att en beställning ger upphov till flera leveranser. För Skolmåltidsservice är det betydligt fler beställningar, framförallt ordrar, än uppskattat antal leveranser, vilket tycks bero på att det görs flera ordrar till samma leverantör under en och samma dag. Det är troligtvis kompletterande ordrar på saker man har glömt vid det första ordertillfället. 14 Analys & Strategi

23 Tabell 7: Uppskattat antal leveranser per år samt utdrag från Bella för 2009 (ordrar och rekvisitioner) Verksamhet Leveranser Ordrar Rekvisitioner Alla beställ. Skolmåltidskök Äldreboende Skola Stadshuset Transporternas utförande idag Majoriteten av Umeå kommuns leverantörer använder sig av externa transportörer för sina godstransporter. Det handlar oftast om de stora transportföretagen Schenker, DHL, Poståkeriet samt Jetpak. Distributionen fungerar så att varje leverantör distribuerar varor till en distributionscentral varifrån godset transporteras ut till respektive mottagare, vanligtvis i ett antal slingor, där en lastbil trafikerar en given geografisk slinga. Eftersom Umeå kommun har många leverantörer som använder olika transportörer innebär det att samma mottagare kan få en leverans av Poståkeriet, en leverans av Schenker, en leverans av DHL o.s.v., se Figur 4. LEVERANTÖRER TERMINAL LEVERANTÖRER MOTTAGARE TERMINAL TERMINAL LEVERANTÖRER TERMINAL MOTTAGARE MOTTAGARE Figur 4: Distributionssystem med extern transportör Analys & Strategi

24 En annan typ av distributionssystem är att leverantören själv kör ut sina varor till kunden eller att en extern transportör kör varor endast åt en särskild leverantör. Båda fallen illustreras i Figur 5, eftersom de fungerar på i princip samma sätt. Exempel på hur leveranserna fungerar Umeå kommun köper frukt och grönt från leverantören Conradzons Potatis AB. De har ett eget åkeri och de transporterar själva sina och Norrmejeriers produkter till Umeå kommun. Kommunens största leverantör, Servera, anlitar det externa transportföretaget Umeå Bilfrakt för sina leveranser och de kör endast Serveras varor i särskilt dedikerade fordon som är märkta med Serveras logotyp. Leverantörer Mottagare Figur 5: Distributionssystem när leverantörerna själva levererar direkt till mottagarna Leveranser I detta avsnitt görs en kort beskrivning av resultaten från intervjuerna med utvalda leverantörerna. När det gäller livsmedel så har intervjuer med Servera, Conradzons Potatis AB, Berghems Bageri samt Dafgårds genomförts. När det gäller övrigt gods har intervjuer med Procurator, Staples och Onemed genomförts. Materialet har kompletterats med jämförande statistik av antal beställningar från Bella för motsvarande leverantörer. Leveranser av livsmedel Servera är den största leverantören av livsmedel till Umeå kommun och har en terminal på Västerslätt i Umeå. Under 2009 gjordes 7889 beställningar (ordrar 16 Analys & Strategi

25 och rekor) i Bella till Servera, vilket motsvarar 30 % av samtliga beställningar och 47 % av livsmedelsbeställningarna. 12 Servera gör 257 leveranser av livsmedel per vecka till Umeå kommun, vilket motsvarar ca leveranser per år. Distributionen görs till 219 olika leveransmottagare i fasta turer på fasta leveransdagar. Majoriteten får livsmedel distribuerat en gång per vecka, se Tabell 8, 12 % får livsmedel två gånger per vecka och 3 % får livsmedel 3 gånger per vecka. 13 Tabell 8: Fördelning av leveransintensitet Leveransintensitet Antal leveransmottagare Andel i % 1 gång per vecka % 2 gånger per vecka 26 12% 3 gånger per vecka 6 3% Huvudsakliga leveransdagar är måndag, onsdag och torsdag, se Tabell 9. Tabell 9: Fördelning av leveranser per veckodag Veckodag Antal leveransmottagare Andel i % Måndag 68 26% Tisdag 38 15% Onsdag 67 26% Torsdag 68 26% Fredag 16 6% Det bör tilläggas att Serveras turer inte enbart innehåller varor till Umeå kommun utan även till andra kunder i samma geografiska område. En annan leverantör av livsmedel är, som nämndes tidigare, Conradzons Potatis AB. Conradzons kör sina egna varor samt Norrmejeriers varor i samma bilar till mottagare inom Umeå kommun. Enligt Bella gjordes totalt 8041 beställningar till Conradzons och Norrmejerier under 2009, vilket motsvarar ca 31 % av det totala antalet beställningar och 48 % av beställningarna gällande livsmedel. 14 Enligt en intervju med Conradzons VD gör de ca 150 leveranser per vecka till omkring 100 olika leveransmottagare inom Umeå kommun enligt fasta turer på fasta dagar. Det motsvarar ca 7800 leveranser per år. Leveransintensiteten varierar beroende på mottagare. Stora skolor får leveranser varje dag medan små för- 12 Bella, Leveransstatistik från Servera, Bella, 2009 Analys & Strategi

26 skolor och liknande får leveranser en gång per vecka. De transporterar varor även till andra kunder i samma geografiska område. 15 En annan livsmedelsleverantör till Umeå kommun är Dafgårds. De levererar livsmedel med hjälp av en extern transportör som kör två fasta turer per vecka till Umeå kommun. Antal leveranser och antal leveransmottagare inom Umeå kommun kunde den intervjuade inte svara på. 16 Enligt Bella gjordes 368 beställningar till Dafgårds under Berghems bageri levererar färskt bröd till Umeå kommun. De har en egen bil som de kör ut bröd i en gång per dag (måndag-lördag). Inom Umeå kommun har de 120 leveransmottagare och de uppskattar att de kör ca 30 leveranser per vecka. Caféer får varor varje dag, ca 20 leveranser per vecka, äldreboende får kaffebröd då och då och skolor får bröd på soppdagar, vilket vanligtvis inträffar varannan vecka. 17 Enligt Bella gjordes 333 beställningar under Leveranser av övrigt gods Procurator levererar ut varor till Umeå kommun två gånger per vecka från lagret i Umeå. Då rör det sig om ca leveransställen per gång. Uppskattningsvis görs totalt ca 5000 leveranser per år. Leveransintensiteten varierar mellan olika mottagare, vissa får varor en gång per vecka och andra var tredje månad. Uppskattningsvis får mottagare i genomsnitt varor varannan eller var tredje vecka. 18 Enligt Procurators kundregister så har de ca 1200 olika leveransmottagare, vilket är fler än kommunens ca 780 olika leveransadresser. Det tyder på att i princip alla enheter inom kommunen får varor från Procurator. Under 2009 gjordes 2581 ordrar och 439 rekvisitioner till Procurator enligt Bella. Staples är Umeå kommuns leverantör av kontorsmaterial. De levererar gods till 422 olika leveransmottagare. Under 2009 gjordes uppskattningsvis ca 2000 leveranser till Umeå kommun. 19 Enligt Bella gjordes totalt 1490 beställningar från Staples under Ytterligare en leverantör, Onemed, har intervjuats inom ramen för studien då de är en stor leverantör av medicinsk utrustning, men de hade inte resurser att avsätta för att svara på de frågor som ställdes Kenneth Conradzons, Conradzons Potatis AB ( ) 16 Tommy Hessel, Dafgårds ( ) 17 Carolina, Berghems Bageri ( ) 18 Gunnar Sandberg, Procurator ( ) 19 Tommy Arfvs, Staples ( ) 20 Thomas Lundström, Onemed ( ) 18 Analys & Strategi

27 I Tabell 10 görs en sammanställning av resultaten från ovan beskrivna intervjuer samt ett utdrag från Bella (2009) för motsvarande leverantörer. De leverantörer som har svarat enligt nedan tabell står för 84 % av det totala antalet ordrar i Bella, vilket indikerar att en stor del av beställningarna och därmed uppkomna leveranser täcks av studien. Tabell 10: Sammanställning av uppskattat antal mottagare och leveranser per vecka och år samt utdrag från Bella för motsvarande leverantörer Leverantör Mottagare Vecka År Ordrar Rekor Totalt Servera Conradzons Potatis + Norrmejerier Berghems Bageri Procurator Staples Totalt Beräknat nuläge Utifrån resultaten från intervjuerna har totalt antal leveranser till Umeå kommun beräknats genom att summan av leverantörernas uppskattade leveranser (29.638) har dividerats med summan av ordrar och rekvisitioner för motsvarande leverantörer (20.963), se Tabell 10. Det baseras på ett antagande om att de rekvisitioner som görs hos de största leverantörerna levereras ut till de kommunala mottagningsenheterna och hämtas inte av kommunens personal. Resultatet blir en kvot på 1,41 leveranser per beställning. Uppskattat _ antal _ leveranser Order Re kvisitioner , Kvoten har sedan använts för att beräkna antal leveranser för övriga leverantörer, se de gulmarkerade raderna i Tabell 11. Med ovan givna resonemang skulle totalt antal leveranser till Umeå kommun uppgå till ca per år. Analys & Strategi

28 Tabell 11: Antal beställningar (order+rekvisitioner) samt beräknat antal leveranser från respektive leverantör per år Leverantör Beställningar Leveranser Servera Conradzons Potatis+Norrmejerier Procurator AB OneMed Staples AB Svanströms Dafgårds Berghems Bageri AB Beijer Byggmaterial Fresenius Kabi Övriga Totalt Miljöpåverkan Det saknas statistiskt säkerställt underlag för beräkningar av emissioner från varudistribution. Därför baseras emissionsberäkningarna på uppgifter som har samlats in i tidigare genomförda studier, se Tabell 12. När det gäller medelkörsträcka för en distributionsbil per dag har uppgifter om Serveras varudistribution i Stockholmsområdet legat till grund för beräkningarna. 21 Antal stopp per dag baseras på data från Göteborgs Lastbilscentral (GLC) gällande varudistribution inom Göteborgsområdet. 22 För att göra mer exakta emissionsberäkningar krävs tillgång till uppmätta värden från varje enskild leverantör/transportör och det ligger utanför denna studie. Tabell 12: Genomsnittliga värden för varudistribution samt beräknat trafikarbete för leveranser till Umeå kommun Antal leveranser Antal stopp per dag 10 Medelkörsträcka per dag [km] 80 Totalt trafikarbete [km] Baserat på ovan angivna värden om medelkörsträcka och antal stopp per dag blir medelkörsträckan per leverans 8 km. Om detta multipliceras med totalt antal leveranser till Umeå kommun blir det totala trafikarbetet (körsträckan) för varudistributionen knappt mil per år, se Tabell 12. Utifrån det har emissionerna beräknats genom att trafikarbetet ( mil) har multiplicerats med en 21 Data från Servera; Moback, Mroczek (2008) 22 Data från GLC; WSP (2008) 20 Analys & Strategi

29 antagen bränsleförbrukning enligt en medelstor lastbil i stadsmiljö med euroklass III och en genomsnittlig fyllnadsgrad om 50 %. Emissionsfaktorer från NTM, se Bilaga 2. Beräknade emissioner av koldioxid, kväveoxider, kolmonoxid, kolväten och partiklar per år redovisas i Tabell 13. Utsläppen av koldioxid uppgår till knappt 240 ton, kväveoxider till 2,2 ton, kolmonoxid 0,6 ton, kolväten 130 kg och partiklar till 50 kg per år. Tabell 13: Beräknat utsläpp per år från varudistribution till Umeå kommun [ton] CO2 239,9 NOx 2,2 CO 0,6 HC 0,13 PM 0,05 Analys & Strategi

30 3 Förutsättningar och analys av samdistribution I detta kapitel görs en genomgång av förutsättningar och olika alternativ för ett samdistributionssystem till kommunala mottagningsenheter i Umeå kommun. Effekter diskuteras och analyseras med hänsyn till nulägesanalysen. 3.1 Särskilda förutsättningar En viktig fråga när det gäller möjliga samdistributionssystem handlar om vilka varugrupper som kan samdistribueras. En del varor, som till exempel kyl- och frysvaror, har speciella förutsättningar och ett urval av de viktigaste beskrivs i detta avsnitt. Livsmedel Livsmedel är en varugrupp som har särskilda behov. Det handlar om krav på temperatur och att varorna inte tar smak av varandra under transporten. Det går alltså inte att samlasta livsmedel med annat gods utan att tillgodose krav på värme, kyla eller andra typer av hanteringsutrustning för särskilt känsliga produkter. Beträffande krav på temperatur (kyla eller värme), måste hänsyn tas till att kylkedjor inte får brytas. För detta ändamål finns lösningar som möjliggör samlastning av livsmedel med annat kontors/förbrukningsmaterial. En annan lösning är att kontors- och förbrukningsmaterialet transporteras i tempererade bilar. En annan lösning är att varorna samlastas i en bil med flera temperaturzoner. En vanlig distributionsbil kan till exempel ha särskilda kylcontainers för kylvaror och fryscontainers för frysta varor och på så sätt lösa problemet. Detta undersöktes som en del av ett samdistributionsprojekt som drevs i Malmö stad , under namnet IDIOMA. Ett särskilt fordon från Frigoscandia utrustades med tre olika temperaturzoner och testades. Man konstaterade att detta ställde högre krav på planering av lastning och lossning för att distributionen skulle fungera effektivt. 23 För att undvika att livsmedel tar smak av varandra så handlar det i första hand om att varorna måste förpackas på ett sådant sätt att dofter inte tas upp eller avges. 23 WSP Analys & Strategi (2009): Utredning om samordnad varudistribution i Malmö Stad 22 Analys & Strategi

31 Utöver ovan nämnda behov kräver många typer av livsmedel att transportören skall ta hand om returer i form av rullburar, backar o.s.v. I annat fall måste detta hämtas separat, vilket kan innebära att vinsten med samordningen försvinner. Returtransporter Det finns också särskilda behov när det gäller returtransporter. Speciella förutsättningar gäller för hantering av returgods och emballage. Ett fordon som hanterar livsmedel kan i alla lägen inte lasta vilket emballage som helst på väg tillbaka till terminalen. Det finns också andra varugrupper med speciella förutsättningar där krav på hanteringsutrustning, expresstransport eller specialleverans, kan innebära att förutsättningarna för samlastning minskar. Sammantaget innebär detta att för att effektiv samdistribution skall kunna genomföras krävs att ett antal förutsättningar tillgodoses. 3.2 Effekter av samdistribution Det är svårt att beräkna potentiella effekter för samdistributionssystem då många variabler påverkar. Det är också så att det finns relativt få samdistributionsprojekt som har utvärderats så att de går att jämföra. Det finns dock ett antal positiva effekter som direkt kan härledas till den typ av samdistributionssystem som diskuterats i denna studie. I detta avsnitt görs en genomgång av vilka effekter och uppskattningsvis storleken på dessa som man kan anta att ett samdistributionssystem i Umeå kommun skulle kunna ge, baserat på ett antal antaganden och erfarenheter från tidigare samdistributionsprojekt. Minskat antal leveranser Vid intervjuer med leveransmottagare i Umeå kommun framkom att en skola med ca 2000 elever tar emot ca 35 leveranser per vecka. Hälften av dessa leveranser utgörs av livsmedel och resterande av övrigt gods. Livsmedelsleveranser Servera kör max tre turer per vecka till stora mottagare, vilket skulle innebära tre leveranser per vecka till skolan ovan (se Tabell 14). Conradzons Potatis kör både sina egna och Norrmejeriers produkter och de levererar varor varje vardag till stora enheter, vilket skulle innebära 5 leveranser per vecka. Berghems Bageri levererar färskt bröd varannan vecka till skolorna i Umeå kommun då de serverar soppa till lunch. Det motsvarar 0,5 leveranser per vecka. Dafgårds kör max två turer per vecka till Umeå kommun. Analys & Strategi

32 Tabell 14: Räkneexempel för en leveransmottagare Livsmedel 17,5 varav Servera 3 Conradzons Potatis samt Norrmejerier 5 Berghems bageri 0,5 Dafgårds 2 Övriga 7 Totalt uppgår leveranserna av livsmedel från dessa leverantörer då till 10,5 leveranser per vecka. Enligt Bella så står dessa leverantörer för 99 % av ordrarna av livsmedel, men enligt detta räkneexempel endast för 60 % av leveranserna. Kända _ leveranser Totalt _ antal _ leveranser 10,5 17,5 60% OBS att det är kända livsmedelsleveranser och totalt antal livsmedelsleveranser. Det tillkommer alltså enligt detta resonemang ytterligare 7 livsmedelsleveranser per vecka från andra leverantörer för att nå upp till det antal leveranser som representanten från skolan uppskattade att de fick. Genom att samordna dessa okända leveranser med de kända skulle en besparing om 40 % uppnås. Om ytterligare samordning bland de kända leveranserna skulle göras skulle leveranserna minska ytterligare. I kommunerna Borlänge, Gagnef och Säter infördes ett samdistributionssystem för transporter av livsmedel till kommunala mottagningsenheter Enligt den utvärderingsrapport som publicerades av Vägverket 2001 minskade antalet livsmedelsleveranser till kommunerna med 45 %. 24 Samma år gjordes även ett demonstrationsprojekt av samdistribution till kommunala mottagningsenheter i Örebro kommun och utvärderingen visade att leveranserna minskade med 65 %. Baserat på dessa två studier minskar leveranserna av livsmedel till kommunala mottagningsenheter med i genomsnitt 55 % vid en samdistribution. Det skulle för skolan i Umeå kommun innebära att antalet livsmedelsleveranser minskar från dagens 17,5 per vecka till 8 st per vecka, vilket inte verkar orimligt. Leveranser av övrigt gods Utöver livsmedelsleveranserna utgjordes ca 50 % av leveranserna till skolan av övrigt gods. Det motsvarar också 17,5 leveranser per vecka. Till största delen 24 Vägverket Publikation 2001:12 Miljöeffekter av samordnad livsmedelsdistribution i Borlänge, Gagnef och Säter 24 Analys & Strategi

33 utgörs dessa transporter av kontorsmaterial. Staples är Umeå kommuns leverantör av kontorsmaterial och vid en intervju med en representant från Staples konstateras att när det gäller kontorsmaterial så finns det sällan någon rutin i beställningarna utan det köps in när det är på väg att ta slut., vilket innebär att leveransfrekvensen varierar mycket mellan olika mottagningsenheter och under året. 25 Om vi gör antagandet att 80 % av de 17,5 leveranser per vecka till skolan utgörs av kontorsmaterial innebär det 14 leveranser per vecka. Utöver dessa gör Procurator som mest en leverans per vecka till stora mottagningsenheter i Umeå kommun. Då återstår 2,5 av de totalt 17,5 leveranser av övrigt gods till skolan. I stadsdelen Lundby i Göteborg genomfördes ett samdistributionsprojekt av kontorsmaterial bland etablerade företag i Lundby. Projektet pågick mellan och enligt utvärderingen minskade leveranserna med 41 %. Om samma besparing skulle antas för leveranserna av kontorsmaterial till Umeå kommun skulle det innebära att leveranserna till skolan skulle minska från dagens 14 per vecka till 8 per vecka. Procurators leveranser antas förbli desamma även under en samdistribution, medan de okända 2,5 leveranserna per vecka antas kunna samdistribueras med kontorsmaterialet så de försvinner helt. Sammanfattningsvis skulle leveranserna till skolan enligt resonemanget ovan minska från totalt 35 per vecka till 17 per vecka, vilket skulle innebära en genomsnittlig besparing om knappt 50 %. Om samma resonemang skalas upp för samtliga leveranser till Umeå kommun skulle det innebära att dagens ca leveranser skulle minska till omkring leveranser per år vid ett samdistributionssystem. Som nämndes tidigare är det svårt att skatta effekterna av ett samdistributionssystem och ovan angivna siffror bör betraktas som indikationer vad ett samdistributionssystem skulle kunna resultera i för Umeå kommun. De baseras på uppskattade siffror från intervjuer med ett fåtal berörda mottagningsenheter och leverantörer samt ett antal relativt grova antaganden och genomsnittliga värden från tidigare genomförda studier. Det bör poängteras att för mer exakta beräkningar bör en mer djupgående analys av leverantörernas flöden göras. Ekonomiska effekter Beträffande de ekonomiska aspekterna på samdistribution gäller generellt att ju större mängd gods och ju fler leverantörer som ingår, desto större blir besparingen i form av minskade transportkostnader. 25 Tommy Arfvs, Staples ( ) Analys & Strategi

34 För att få ekonomi i ett samdistributionssystem krävs generellt förändringar i prisbilden kring den handlade varan. En förutsättning är därför att separera varans pris från transportkostnaden. Kostnaden för varan bör sjunka med transportkostnaden när denna kostnad exkluderas och ersätts med samdistribution. Enligt tidigare studier utgör transportkostnaden ca 8-12 % av varans totala pris. 26 Erfarenheter från andra samdistributionsprojekt visar dock att en realistisk sänkning av varans pris är lägre, i bästa fall ca 7 % 27. Det beror på att leverantören i flertalet fall har svårt att tillgodoräkna sig den teoretiskt minskade kostnad det innebär att leverera en vara till en samlastningsterminal istället för till samtliga mottagande enheter. Flertalet leverantörer har antingen egna bilar med chaufförer vilka skall sysselsättas eller andra kostnader som relaterar till de volymer som tidigare hanterats. Således kan det vara komplicerat att förhandla till sig de rabatter som nämns ovan, åtminstone i ett utgångsskede. På sikt kommer leverantören dock att anpassa sin kapacitet efter de nya förhållandena och en större sänkning bör kunna erhållas. Genom ett samdistributionssystem öppnar kommunen upp möjligheten för små lokala leverantörer att leverera till kommunen. Det stärker inte bara det lokala företagandet i trakten utan det medför också ökad möjlighet att konkurrensutsätta och pressa priserna från de stora leverantörerna som t.ex. Ica och Servera. Det är också viktigt att de flöden som hanteras inom ett samdistributionssystem uppnår tillräckligt stor volym. Det gäller särskilt om de fasta kostnaderna för t.ex. en egen terminal måste täckas av den ekonomiska besparing som görs genom att den ursprungliga transportkostnaden lyfts bort från varans pris. Skulle volymerna i samdistributionssystemet bli låga och besparingarna små blir kostnaderna för systemet höga, vilket underminerar lösningens nytta och besparingspotential. I Borlänge och Katrineholm samdistribueras gods som ska till kommunala mottagningsenheter och rapporter därifrån visar att samdistributionen har varit lönsam. Minskad miljöpåverkan Ett samdistributionssystem förväntas ge goda effekter på miljön. Generellt gäller även här att ju större mängd gods per geografisk enhet som ingår i samdistributionsflödet, desto effektivare blir transporterna och desto mindre påverkar det miljön negativt. Miljöbelastningen minskar genom att samma mängd gods transporteras med färre fordon och minskad total körsträcka för distributionen 26 Naturvårdsverket (2006) 27 Miljöstyrningsrådet (2008) - Borlänge kommun och Katrineholms kommun 26 Analys & Strategi

35 och därmed utsläppen av koldioxid och reglerade emissioner. Utsläppen påverkas av antalet leveranser och minskar i samma mängd. Det innebär att emissionerna minskar enligt Tabell 15. Tabell 15: Beräknade emissioner idag och vid ett samdistributionssystem Idag Samdistribution CO2 239,9 122,4 NOx 2,2 1,1 CO 0,6 0,3 HC 0,13 0,07 PM 0,05 0,03 Ytterligare möjligheter till minskad miljöbelastning finns genom att Umeå kommun i upphandlingen av samdistributionssystemet ställer särskilda miljökrav som transportören måste uppfylla för att få delta. Det kan t.ex. gälla att de fordon som används minst måste uppnå kraven för Euro V eller att de drivs på alternativa bränslen. Trafiksäkerhet En viktig effekt i samband med samdistribution till kommunala verksamheter är att trafiken till och från förskolor, skolor och äldreboenden etc. minskar. Genom att samlasta gods minskar antalet leveranser till varje mottagare och därmed minskar risken för att olyckor skall uppkomma. Det är också möjligt att i högre utsträckning styra leveranserna till tidpunkter då barn och skolungdomar normalt sett inte rör sig i leveransområdet. På samma sätt som att ställa särskilda miljökrav på transportörens fordon i upphandlingen har kommunen möjlighet att ställa krav på utrustning som gör fordonen mer trafiksäkra, t.ex. vid backning och andra trafikfarliga manövrar. För att återkomma till exemplet med skolan skulle antalet leveranser vid en samdistribution minska från 35 till 17 per vecka, vilket innebär en stor förbättring när det gäller trafiksäkerheten för elever och personal som vistas på skolan. 18 lastbilar mindre skulle anlända till och från skolan varje vecka. Arbetsmiljö Målet med en samdistributionslösning är att minska antalet leveranser till de kommunala mottagningsenheterna. Uppnås målet kommer samma mängd gods transporteras till samma mottagande enheter i färre lastbilar. Det behöver inte innebära att verksamheten får sina varor mer sällan än idag, vilket är en vanlig farhåga när det gäller samdistribution då det kan skapa problem med lagerutrymme o.s.v. Vad en samdistribution innebär är att verksamheten får sina varor Analys & Strategi

36 samlade en gång per dag istället för att tre olika leverantörer kör dit en gång var, vilket frigör tid som personalen istället kan ägna sig åt sin kärnverksamhet. En samdistributionslösning kan dock ställa högre krav på personalens beställningsrutiner i form av bättre framförhållning och planering. Tillgång till alternativa leverantörer I den allmänna samhällsdebatten förs ekologiska och närproducerade livsmedel fram som en viktig del i den hållbara utvecklingen. En möjlighet som uppstår i samband med införandet av ett samdistributionssystem är att nya mindre aktörer ges en möjlighet att gå in och konkurrera med de stora livsmedelsleverantörerna. Det beror på att mindre leverantörer inte har samma distributionskapacitet som större leverantörer. Om kommunen då upphandlar utan leverens och erbjuder samlastning kan dessa mindre aktörer lämna anbud. På grund av att fler små leverantörer tillsammans kan leverera till kommunen krävs ej heller att en leverantör skall lämna anbud på varor till hela kommunen. På så sätt öppnas nya möjligheter att välja närproducerade och ekologiska varor för kommunens enheter samtidigt som konkurrensen mellan aktörerna ökar och priset på varorna pressas. 3.3 Val av distributionsmodell Det finns på en detaljnivå ett stort antal olika transportlösningar vid val av distributionsmodell. I det stora hela handlar det om variationer utifrån val av utförare, antal varugrupper, antal utvalda enheter o.s.v. I nedanstående diskussion har några av de viktigaste parametrarna för en effektiv distributionsmodell valts ut och analysteras med avseende på Umeå kommuns särskilda förutsättningar när det gäller varudistribution. Urvalet av parametrar grundas på erfarenheter från tidigare studier där dessa har identifierats som viktiga. Möjliga distributionsmodeller När det gäller distributionsmodeller finns ett antal viktiga frågor att ta hänsyn till. Dels har man kunnat konstatera att resultatet av samdistributionen är avhängigt av hur distributionssystemet utformas och då speciellt i vilken omfattning leverantörer och olika typer av gods ingår. Det är också viktigt att undersöka om en geografisk uppdelning av området skall göras för att optimera effekterna av samdistributionen. Utifrån ovan nämnda aspekter finns ett antal alternativ för ett samdistributionssystem, som alla har både för- och nackdelar. I första hand handlar det om det fysiska upplägget där huvudsakligen tre olika parametrar är avgörande: 28 Analys & Strategi

37 1. Antal ingående transportörer 2. Antal terminaler och tillhörighet 3. Exklusivitetsavtal - I vilken mån skall varor till Umeå kommun tillåtas blandas med transportörernas övriga gods Antal involverade transportörer Att använda sig av en eller flera transportörer är en fråga som berör systemets störningskänslighet. Fördelen med att välja enbart en transportör är att samordningsmöjligheterna blir större på grund av ökade volymer. Samtidigt är det en risk att bli beroende av en transportör. En möjlighet är att dela upp distributionsområdet i flera geografiska zoner och låta olika transportörer köra i varsitt område. Antal terminaler och tillhörighet En viktig parameter när det gäller det fysiska upplägget av samdistributionssystemet är vem som äger terminalen, där det gods som samlastas utgår ifrån. Vem som ansvarar för distributionsterminalen kan, men behöver ej, vara en grogrund för misstro mellan de olika aktörerna. Att använda sig av en oberoende aktör har i flera genomförda samdistributionsprojekt visat sig öka trovärdigheten för samdistributionsupplägget och viljan att samarbeta från transportföretagen. En nackdel är dock att det ofta innebär större driftskostnader för kommunen om en terminal måste drivas enkom för att samlasta det gods som transporteras i samdistributionssystemet. Alternativutnyttjandet, dvs. den tid som terminalen inte används för att samordna gods inom samdistributionen, kommer att vara högre i de terminaler som drivs av någon av de större transportörerna. Att använda en befintlig terminal, som oftast finns hos en transportör, innebär oftast mindre kostnader initialt, vilket kan vara viktigt i uppstarten av ett samdistributionssystem. I det fall man väljer att dela in distributionsområdet i flera zoner med flera olika transportörer utgör ägandet av terminalen ofta ett problem. Det kan exempelvis uppstå tvister beträffande ansvaret vid transportskador och förseningar. Exklusivitetsavtal Ett exklusivitetsavtal mellan beställare, i detta fall Umeå kommun, och en transportör innebär att varor som ska transporteras till mottagare inom Umeå Analys & Strategi