Samordnad varudistribution i Karlstads kommun

Transkript

1 Samordnad varudistribution i Karlstads kommun Dnr KS Dpl 00 Postadress: Förvaltning/Kontor/Bolag, t ex Karlstad Besöksadress: Kommunledningskontoret karlstad.se Tel: E-post: forvaltning/kontor/bolag@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

2 Dnr KS sid 2 (55) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Koncernstöd Rapport Ellika Andersson, ellika.andersson@karlstad.se Postadress: Förvaltning/Kontor/Bolag, t ex Karlstad Besöksadress: Kommunledningskontoret karlstad.se Tel: E-post: forvaltning/kontor/bolag@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

3 Dnr KS sid 3 (55) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Uppdraget Syfte och avgränsningar Mål Metod Bakgrund Transporter och samdistribution Kommunalt samordnad varudistribution Effekter av samordnad varudistribution Miljöpåverkan Ekonomiska effekter Trafiksäkerhet Utveckling av det lokala näringslivet Andra kommuner Halmstad Växjö Borlänge, Gagnef, Säter och Smedjebacken Värnamo Nulägesbeskrivning Allmänt Kommunens beställare Leverantörer Varugrupper och leveranser IT-stöd Kommunens miljömål relaterat till transporter Förutsättningar Kritiska framgångsfaktorer Ansvar/Tidsplan Distributionsmodell Upphandling Intern kommunikation E-handelssystem Ruttplanering Livsmedel Ekonomi Rekommendationer Kommunikation & Planering Vidare nulägesanalys Referenser Intervjuer Skriftliga källor Webbaserade källor... 38

4 Dnr KS sid 4 (55) Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

5 Dnr KS sid 5 (55) 1 Sammanfattning En samordnad varudistribution innebär att leverantören kör varorna till en samordningscentral. Vid centralen samordnas varorna som sedan körs ut till kommunens enheter. En samdistribution kan styras på olika sätt, antingen genom upphandling av en extern distributör eller genom att driva verksamheten på egen hand. I denna förstudie konstateras att upphandling av en samordningscentral inklusive transportör är en lämplig lösning för Karlstads kommun. En samordning av varor bidrar till att minska antalet transporter, detta ger effekter i form av ökade miljövinster, ökad trafiksäkerhet, ekonomiska besparingar, förbättrad arbetsmiljö samt att det uppmuntrar lokala leverantörer att delta vid upphandlingar. De ekonomiska besparingar sker genom minskade varupriser samt i tid hos beställarna som genom samordningen tar emot färre leveranser enligt fasta dagar/tider. Varor lämpliga för en samordning i nuläget är: skol- och lekmaterial, arbetskläder, slöjd- och textilmaterial, livsmedel, verktyg, städ- och kemikalieprodukter, kontorsmaterial och papper, el-material samt sjukvårdsmaterial. Inköpen för samtliga varugrupper uppgick till ca 126 miljoner år 2012 vilket genererade ca utleveranser. Uppstartningsperioden är en kritisk fas för samdistributionens framgång. Framgångarna påverkas dels av hur väl man lyckas förhandla och kommunicera med leverantörerna. Den interna kommunikationen är en annan framgångsfaktor för att få med organisationen i de nya rutinerna. Informationsmöten och utbildning av personal och leverantörer är en viktig del i arbetet att planera och införa en samordnad varudistribution. Kommunen kan påverka miljöeffekterna genom miljökrav i det förfrågningsmaterial som tas fram vid en upphandling. Det är viktigt att kraven är rimliga baserade på de förutsättningar som finns hos de olika intressenterna. För närvarande pågår ett arbete med att införa ett e-handelssystem för samtliga kommuner i Värmland, i nuläget befinner man sig i utredningsprocessen. Ett elektronisk inköps- och beställningssystem underlättar driften av en samdistribution. Det uppstår en mellanhand vilket ställer krav på fungerande system vid hantering av information för: beställning, orderbekräftelse, leveransmottagning och fakturahantering. Ett e-handelssystem bör implementeras innan eller i samband med en samordning.

6 Dnr KS sid 6 (55) 2 Inledning 2.1 Uppdraget Karlstads kommunstyrelse gav ( ) kommunledningskontoret uppdraget att utreda i vilken omfattning kommunens olika verksamheter kan använda sig av samordnad varudistribution. Ambitionen med initiativet är att samla alla kommunens inleveranser till ett och samma ställe, för att sedan samordna godsen och leverera dem till samtliga beställande leveranspunkter. I utredningen har information samlats in från kommuner med erfarenhet av liknande projekt. Halmstad och Växjö är kommuner som lyckats väl med en samordning och är samtidigt av liknande storlek som Karlstads kommun, dessa har därmed bidragit med relevant underlag till förstudien. I Halmstad och Växjö har en samordning bidragit till miljövinster, ökad trafiksäkerhet, högre service hos beställarenheterna samt att det uppmuntrat till ett ökat deltagande av lokala leverantörer vid upphandlingar. Genom att transporterna upphandlas separat kan kommunen ställa miljökrav på fordon och bränsle, vilket tillsammans med minskat antal transporter bidrar med miljövinster. Det finns ett intresse hos Karlstads kommun att undersöka hur en samordning skulle kunna implementeras och i vilken utsträckning den kan genomföras. En samordnad varudistribution ligger i linje med den strategiska plan som är framtagen för , och finns även med som ett åtagande i planen under I den strategiska planen finns det mål för att göra Karlstad till en miljövänligare kommun. 2.2 Syfte och avgränsningar Syftet med utredningen är att ta fram förslag på hur Karlstad kan samordna varudistributionen på ett sätt som bidrar till ett minskat antal transporter. I rapporten beskrivs hur andra kommuner arbetat med att införa en samordnad varudistribution och hur dessa erfarenheter kan implementeras i Karlstads samordning. Förstudien utreder möjligheten till att samordna livsmedel samt övriga varor. En avgränsning har gjorts baserat på de nuvarande ramavtalen, det är inte alla varor som är lämpliga för en samordning. Data och information har samlats in för att lokalisera de leveranspunkter som finns inom kommunen för att få en bild av hur omfattande en samordning kan komma att bli. Jämförelsetal har sedan tagits fram från Halmstad och Växjö för att se hur en samordning skulle kunna se ut och vilka resultat den skulle kunna tänkas bidra med. Denna information har sedan använts

7 Dnr KS sid 7 (55) för att skapa en nulägesbild vilken använts som underlag till rekommendationer om samordnad varudistribution. 2.3 Mål Målet med underlaget är att analysera i vilken omfattning en samordnad varudistribution kan genomföras i Karlstads kommun, samt vilka effekter den kan förväntas bidra med. Förstudien skall kunna användas som beslutsunderlag för införandet av en ny transportlösning. 3 Metod Nedan beskrivs hur de olika avsnitten i förstudien har genomförts. Bakgrund samordnad varudistribution: Information har tagits fram kring de kommuner som redan infört samordnad varudistribution, genom rapporter och intervjuer, där kritiska framgångsfaktorer analyserats. Nulägesanalys Karlstads kommun: Nulägesanalysen omfattar en analys av hur varudistributionen ser ut i dagsläget. Fakta har tagit fram kring kommunens beställare, leverantörer samt hur leveranserna ser ut för de inkluderade varorna. Det har även tagits fram kartor för att ge en tydlig bild över hur leveranspunkterna är fördelade över kommunen. Denna information har sedan lagt grund till de rekommendationer som getts tillsammans med erfarenheter från övriga kommuner, i synnerhet Halmstad och Växjö. Förutsättningar för en samordnad varudistribution: Under denna del analyseras de förutsättningar som krävs för att införa en samordnad varudistribution, samt vad man bör ta hänsyn till vid beslut om införande. Här redovisas vilka ekonomiska effekter som en samordning kan tänkas medföra baserat på det förutsättningar som Karlstads kommun har i dagsläget. Rekommendationer: Slutligen ges rekommendationer till hur Karlstads kommun bör fortsätta arbetet med införandet av en ny transportlösning.

8 Dnr KS sid 8 (55) 4 Bakgrund 4.1 Transporter och samdistribution Transporter utgör en viktig del för ett fungerande samhälle som också bidrar till negativa miljöeffekter. Det finns idag ett starkt samhällsstöd för att minska våra miljöutsläpp varav transportbranschen ifrågasatts. Vägtransportsektorn ansvarar för 30 % av alla koldioxidutsläpp som görs i Sverige. Det som främst påverkar utsläppen är att de flesta fordon idag drivs med fossila bränslen. 1 Trafa (2012) visar siffror på att godstransportarbetet ökat från 42 till 98 miljarder tonkilometer mellan åren Den svenska offentliga sektorn gör varje år stora inköp av varor och tjänster, där det är stora volymer som transporteras ut till beställare över hela Sverige. Detta innebär att varje enskild kommun har möjligheten att utnyttja sin ställning för att påverka sina leveranser och göra dem så miljömässigt hållbara som möjligt. Det finns begränsningar som försvårar det för kommuner att ställa krav på hur leveranserna skall ske. Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillåter inte att omfattande krav ställs på leveransen av en vara om denna ingår i varans pris (fri leverans), vilket är vanligt förekommande i ett ramavtal. Kommuner behöver därför upphandla leveranserna separat tillsammans med att krav ställs på samordning av transporterna. Samordning av transporter sker genom en samlastningscentral, där ansvaret för distributionen övergår till en upphandlad transportör om inte kommunen själva väljer att driva verksamheten. 4.2 Kommunalt samordnad varudistribution Vid en samordnad varudistribution har kommunen förutsättningen att minska antalet transporter. Dessutom ger det möjligheten att ställa krav på de fordon som används av distributören, samt påverka antalet körda kilometer genom transportplanering. Sammantaget kan en samordnad varudistribution medföra miljövinster vilka delvis bestäms av de krav som kommunen ställer på distributören. Figuren (figur 1) nedan visar hur leveranser kan ske utan samordning, för att kunna ge ett tydligt exempel visar figuren endast 2 leverantörer samt 5 beställare, vilka i verkligheten är betydligt fler. Exemplet nedan visar hur de olika leveranspunkterna beställer varor efter behov som sedan efter beställning levereras av leverantören. Detta resulterar i att en enhet kan få flera leveranser per dag, samt att det försvårar en ruttplanering för leverantören då man inte i förväg vet när leveranserna skall ske. Personalen får ta emot många varuleveranser som kan störa den ordinarie arbetssysslan

9 Dnr KS sid 9 (55) Leveranspunkt 3 Leveranspunkt 2 Leveranspunkt 4 Leveranspunkt 1 Leveranspunkt 5 Leverantör 1 Leverantör 2 Figur 1 Kommunen kan genom en samordnad varudistribution minska antalet transporter. Första steget är en upphandling av en samordningscentral, och enligt erfarenheter från andra kommuner lönar det sig att anlita en distributör som står för samordningen till skillnad mot om kommunen själva väljer att driva den. Den upphandlade distributören tar sedan emot de beställda godsen från leverantörerna, samordnar dessa efter en ruttplanering och kör ut till de beställande enheterna. Ruttplaneringen kan göras efter ett tidsschema vilket innebär att enheterna får sina varor på specifika dagar och tider. Tidsschemat kan se olika ut beroende på hur väl utvecklade verktyg man har för att göra en ruttoptimering. Dessa scheman kan vara specificerade till bestämda intervaller, exempelvis en förskola får leveranser varje onsdag mellan kl Istället för att enheten får flera leveranser per vecka kan dessa minskas till några enstaka tillfällen. Det blir färre utkörningar och samtidigt högre fyllnadsgrad i lastbilarna. Figur 2 nedan illustrerar hur en samordning med optimerad ruttplanering kan se ut. Inte nog med att antalet transporter minskar, kvalitén hos beställarenheterna ökar då man kan planera godsmottagningen, vilket sparar tid för personalen att lägga på sitt ordinarie arbete.

10 Dnr KS sid 10 (55) Figur Effekter av samordnad varudistribution Det finns ett antal effekter i samband med samordnad varudistribution som är återkommande. Det är även dessa som varit de generella drivkrafterna bakom besluten hos kommuner som infört en samdistribution Miljöpåverkan Ett samdistributionsprojekt möjliggör en minskning av transporter, vilket har goda effekter på miljön. I ett första steg kan man säkra att fordonen som används är bäst anpassade för miljön. I ett andra steg bidrar en effektiv transportplanering till att fyllnadsgraden ökar vilket innebär att samma antal gods körs ut i ett mindre antal transporter. Sedan kan en ruttoptimering också bidra till minskade körsträckor, då optimal rutt tas fram för varje körning. Det finns därför ett allmänt hållbarhetsperspektiv ur miljösynpunkt som talar för en samdistribution. Halmstad beräknar ha halverat sina utsläppt efter införandet av en samdistribution, och Växjö har minskat sina utsläpp med ca 70 %. Vägverkets idéskrift för samordnad varudistribution (2010:008) visar att körsträckan för distributionen minskar mellan % vid en samordning, när man jämfört flera projekt.

11 Dnr KS sid 11 (55) Ekonomiska effekter Vid en samordnad varudistribution separeras leveranskostnaden från varans pris och därmed bör den kostnaden minska och priset sjunka. Vid samdistribution levereras varorna till en central istället för att de körs ut till kommunens samtliga enheter. Kostnaden som kvarstår är sträckan från leverantör till samlastningscentralen, vilken kan variera kraftigt och kan även påverka hur mycket man kan sänka leveranskostnaden med. Enligt Naturvårdsverket (2006) refererat i Ystad (2011) förväntas varupriset sjunka med 8-12 % som en effekt av en samordnad varudistribution. Det kan ta lång tid innan marknaden mognat för denna form av transportlösning. Teoretiskt borde prissänkningar med 8-12 % vara rimligt att förvänta sig, men i praktiken kan det komma att se annorlunda ut beroende på hur man lyckas med sina förhandlingar. Hänsyn bör tas till att priserna inte kommer sjunka direkt, det är ett långsiktigt arbete som krävs. Upphandlingsenheten har ett ansvar att se till att nya avtal görs efter det utgångsläget som en samordning ger. Initialt är det dock en ökad konkurrens som skall bidra med att varupriserna sänks. Besparingar görs inte bara genom minskavarupriser utan även genom den tid personal hos beställarenheterna sparar genom att ta emot färre leveranser Trafiksäkerhet Ökad trafiksäkerhet är ytterligare ett argument att ta upp vid ett samordningsprojekt. En samlastningscentral som är strategiskt placerad bidrar till att färre fordon vistas i tätorten och i trafikmiljön som helhet. Leveranstider kan även anpassas till tillfällen då exempelvis barn inte vistas ute på skolgårdar, vilket kan bidra med en säkrare miljö ute bland skolor och äldreboende. Det blir inte bara en säkrare miljö utan det bidrar även till ett minskat buller, vilket kan göra skillnader i tätorten. Förutom färre leveranstillfällen kan krav ställas på säkrare transportfordon i ett förfrågningsmaterial Utveckling av det lokala näringslivet Vid upphandling av en samordningscentral minskar antalet leveranspunkter från samtliga beställare till en leveranspunkt. Detta medför att fler verksamheter har möjlighet att delta i upphandlingar då leveransen inte längre utgör ett hinder för dem som inte tidigare haft resurserna till detta. Ansvaret ligger således hos kommunen att framföra detta och uppmuntra de lokala leverantörerna till att mer aktivt delta i kommunens upphandlingar. 4.4 Andra kommuner Det är flera kommuner som valt att tillämpa en samordnad varudistribution, där Borlänge är den kommun med längst erfarenhet. Det är allt fler som inför liknande projekt och i dagsläget är det ca 50 kommuner som utreder möjligheterna till en samordning (enligt källor från Halmstad och Växjö).

12 Dnr KS sid 12 (55) Erfarenheter visar att minskningar av transporter kunnat göras vilket medfört goda effekter. Det är svårt att påvisa den ekonomiska lönsamheten med en samordnad varudistribution. Detta är sällan den enda drivkraften utan det är viktigt att ta hänsyn till de totala effekterna som helhet Halmstad - Antal invånare: Landareal: 1 014,1 km² Halmstad har drivit en samordnad varudistribution sedan 2008 och är inne på sitt andra upphandlade avtal som gjordes med Delivery under andra halvan av Från början ingick enbart torra varor som sedan kom att inkludera livsmedel 1 år efter driftstart. Halmstad anlitade två externa konsulter som gjorde en nulägesanalys, där simuleringar genomfördes för att få en bild över samtliga leveranser. Detta ifrågasattes något i efterhand då mycket resurser lades ner på data som sedan avvek något från den verkliga bilden. I dagsläget har man ca 40,000 inleveranser till samordningscentralen vilket ger 20,000 utleveranser till kommunens beställare varje år. Halmstad har 320 enheter med kontinuerligt behov av varuinflöde. Leveranserna kom först på bestämda dagar, men detta har nu utvecklats till att rymmas inom bestämda tidsfönster. Livsmedel levereras till varje enhet under specifika dagar och inom ett tidsfönster på min, t.ex. en förskola med leverans måndag kommer få den mellan och Övriga varor som inte ingår i livsmedelsflödet har ett tidsfönster på +- 1 h, med samma exempel mellan och Målet är att varje kök skall ha så lite leveranser per vecka som möjligt där maxantalet är 3 ggr/vecka för de stora köken ner till 1 ggr/vecka, här har det krävts noga planering för att lyckas minimera leveranserna. En viktig framgångsfaktor för ruttplaneringen har varit användningen av ruttoptimeringssystemet DPS Logix, vilket har möjliggjort de fasta tidsfönstren. Den totala kostnaden för att driva samordningscentralen uppgår till ca 5,5 miljoner kr per år. I samordningen ingår totalt ca 15 avtalsområden, vilket motsvarar ca 30 leverantörer. Varor som ingår i samordningen är: papper och plast, järnhandelsvaror, sjukvårds- och förbrukningsmaterial, livsmedel, köksutensilier, städutrustning, ljuskällor och batterier, böcker och ljudböcker, el-material, nutritionsartiklar, bryggerivaror, kaffe, städutrustning, kemikalier, skol- och lekmaterial, arbetskläder tvätt samt entrémattor. Halmstad hade inget e-handelssystem när man startade utan då skedde beställningarna via kundnummer manuellt. I dagsläget har man ett e-handelssystem (Doris), dock används inte detta fullt ut av alla enheterna utan man håller fortfarande på med att implementera det.

13 Dnr KS sid 13 (55) Några tips för införandet av samordnad varudistribution 2 : - Det bör finnas en ansvarig som driver projektet (ex. projektledare). - Var noggrann med att kommunicera och informera leverantörer och beställare om nya rutiner och syftet med dessa, intern förankring är en förutsättning för att projektet skall fungera. - Det är viktigt att arbeta succesivt med införandet av samordningen, det kan vara klokt att inte involvera alla varugrupper på en gång, och att man inför beställarsystem antingen innan eller efter en samordning för att undvika driftstopp. - Vid upphandling av distributionscentral är det viktigt att ha minst 6 månaders utsatt tid för planeringsprocessen, det är många detaljer som skall fungera. Vid en första upphandling är det nytt för både kommunen och distributören varav noggrann planering är ett måste för att säkra driftstarten Växjö - Antal invånare: ca Landareal: 1169, 1 km² Växjö upphandlade en samordningscentral inklusive transportör (Alwex) under våren 2009 vilken kom i drift under oktober Avtalet tecknades på 4 år med möjligheten att förlänga avtalet med ytterligare 2 stycken 4 års perioder (2022). Man valde här att införa ett e-handelssystem (Proceedo) med inköpsstöd samtidigt som införandet av samordnad varudistribution. Växjö startade även dem med förbrukningsmaterial för att sedan inkludera livsmedel (april 2011). Det tog 2,5 år att införa en samordning från beslut till att inkludera alla varor. I likhet med Halmstad anlitades en extern konsult för att göra en nulägesanalys, vilket även här ansågs både tids- och kostnadskrävande då data visade sig avvika från verkligheten. Det krävdes omfattande intern utbildning för att förankra den nya tekniken samt det nya arbetssättet som samordningen och det nya e- handelssystemet innebar. Växjö har 450 kommunala enheter som är i behov av ett kontinuerligt varuinflöde. I nuläget är det ca 18 leverantörer som ingår i samordningen, där varor som kontorsmaterial, städ- och diskkemikalier, plast- och pappersprodukter samt livsmedel levereras via samordningscentralen. Hittills har man lyckats minska utleveranserna från /år ner till /år, vilket är en minskning av transporterna med hela 82 %. Miljöutsläppen har minskat med % som en effekt av samordningen vilket är över förväntan. Det kostar ungefär 5 miljoner kr 2 Intervju med Michael Elofsson , Halmstad kommun

14 Dnr KS sid 14 (55) att driva samordningscentralen per år. Det är svårt att beräkna de ekonomiska besparingarna som gjorts men det kan konstateras att det inte gått med förlust. Målet är att samordningen på sikt skall bidra med en prissänkning kring 8-12 % där man redan kommit en bit på vägen. Det är svårt att få ner priserna hos de större aktörerna. Växjö har lyckats få ner priserna med 2 % hos de större leverantörerna, sedan med upp till 10 % hos de mindre leverantörerna. De största besparingarna har gjorts i form av miljövinster, ökad trafiksäkerhet samt i den tid som personalen besparat genom att ta emot färre leveranser. En samordning tillsammans med ett e- handelssystem besparar arbetstid samt att inköpen sker efter avtalen i större utsträckning och att det är underlättar en jämförelse av priser på olika varor. Några tips för införandet av samordnad varudistribution 3 : - En samordning ställer krav på att rutinerna för märkning av gods förbättras. Växjö har arbetat hårt med detta, men har fortfarande en lång bit kvar med att få leverantörerna att ändra/förbättra sina rutiner. Godset skall märkas med: o GLN kod (identifierings kod som används som stöd till e- handelssystemet) o Mottagareadress o Ordernummer o Avsändare - De flesta köken stänger vid 14, detta kräver en förändring i ordinarie leveranstider som normalt ligger fram till på eftermiddagen. - Implementera ett e-handelssystem ca 6 månader innan samordningen, då hinner organisationen lära sig hantera det nya inköpssystemet, samtidigt som man får ett bra underlag av vilka inköp som görs, varav man tydligare kan se vilka resultat som medförs i samband med samordningen. - Bröd är mindre lämpligt att samordna då det bakas på natten samtidigt som varorna på samlastningscentralen packas. Alla varor skall helst kunna levereras före midnatt dagen innan leverans Borlänge, Gagnef, Säter och Smedjebacken - Antal invånare (alla kommuner): Landareal (alla kommuner): 3130, 45 km 2 Borlänge-initiativet var de första i Sverige med att införa samordnad varudistribution (1999) vilket omfattar livsmedel och pappersvaror. Främsta drivkraften bakom införandet var att minska miljöpåverkan, minska de totala 3 Intervju med Ulrika Nord , Växjö kommun

15 Dnr KS sid 15 (55) kostnaderna, öka trafiksäkerheten, öka konkurrensen samt förbättra arbetsmiljön. Införandet gjordes utan något webbaserat inköpsstöd och är något som inte införts förrän nyligen (2012). Transportör inkl. samordningscentral upphandlas externt på samma sätt som övriga nämnda kommuner. De kommunala enheterna har alla en bestämd huvudleveransdag, dock finns möjligheten till att få extra leveranser ytterligare två fasta dagar. Borlänge kan genom en samordning ställa miljökrav på de fordon som används av transportören vilket bidragit med stora miljövinster. Ansvaret för transportplanering och terminalhantering ligger hos den upphandlade distributören och inga krav ställs på att leveranserna ska bestå av rena kommunalflöden. Det anmärkningsvärda med Borlänge-initiativet är att man lyckats driva en samordning med framgång under en lång period, samtidigt som man först 2010 kunnat se andra kommuner lyckas med liknande projekt (Halmstad och Växjö) Värnamo - Antal invånare: ca Landareal: 1 382,44 km² Värnamo valde att införa en samordning där en upphandling av samlastningscentral gjordes under februari Drivkrafterna för projektet var samma som för övriga nämnda kommuner, där miljö, trafiksäkerhet, kostnadsbesparingar, ökad konkurrens legat i fokus. Den största skillnaden man sett är färre fordon hos mottagaren, bättre fyllnadsgrad i fordonen och att leveranserna blivit mer välplanerad, något som ökat både trafiksäkerhet och bidragit med en förbättrad arbetsmiljö. Man hade ett e-handelssystem vid införandet av samordningen, dock var det enbart ca 20 % av beställningarna som gjordes genom systemet då, vilket har varit under ständig utveckling. Man startade med alla gods (städ-, kontorsmaterial, kopieringspapper osv) förutom livsmedel som implementerades senare. En viktig del i processen var att få fram en bra transportplanering, vilket krävt mycket planering och kommunikation med alla parter. Innan samordningen infördes kunde vissa skolor ha upp mot 7 leveranser per dag, som man sedan lyckats minskat till 1-2 leveranser per vecka. Värnamo har lyckats bra med sin transportplanering och leveranserna sker enligt ett tidsschema med -+15 minuter på specifika dagar. Detta har medfört besparingar i tid för personal som slipper hantera flera leveranser per dag i tid och otid. Man har även konstaterat att inga prishöjningar skett under tiden, varav inga förluster gjorts på samordningen, dock är det oklart i vilken utsträckning besparingar gjorts i pengar, något som kräver mer tid och utredning.

16 Dnr KS sid 16 (55) Några tips för införandet av samordnad varudistribution 4 : - Försök lägga upp planeringen så att man succesivt kan ta in olika varugrupper i samordningen. - Viktigt att ha en bra intern kommunikation med de olika beställarenheterna, en samordning innebär nya rutiner och det underlättar att få med organisationen från början. - Det är svårt att göra alla nöjda och många enheter har inte alltid fått sina önskemål igenom gällande leveransdagar, man måste ha klara riktlinjer då det är svårt att ta hänsyn till alla önskemål. - Tänk på att undersöka hur förutsättningarna för förvaring ser ut hos de olika enheterna, minskat antal leveranser innebär att enheterna får större volymer varor samtidigt. Ett tips är därför att besöka alla enheter innan en samordning för att se hur avlastnings-, förvarnings- samt utrymmesmöjligheterna ser ut. 4 Telefonintervju med Christer Johansson , Värnamo kommun

17 Dnr KS sid 17 (55) 5 Nulägesbeskrivning 5.1 Allmänt - Antal invånare: ca Landareal: 1517, 74 km 2 Karlstads kommun har 5 större vägar för transporter: E18 Riksvägarna 61, 62 och 63 Länsvägen 236 Kommunen består av de olika kommundelarna Vålberg, Skattkärr, Skåre, Molkom, Väse, Vallargärdet samt Karlstad tätort. 5.2 Kommunens beställare Kommunen har ca 260 enheter (som hittills kartlagts) som är i behov av regelbundna varuleveranser. De enheter som är i störst behov av kontinuerligt varuinflöde är kommunens skolor och äldreboende, som är fördelade enligt nedan: - 74 Förskolor o 6 tillagningskök o 68 mottagningskök - 29 Grundskolor o 21 tillagningskök o 8 mottagningskök - 18 Äldreboenden o 1 tillagningskök o 17 köksmottagningar - 5 Gymnasier (Hammarö, Nobel, Sundsta, Tingvalla, Älvkullen) o 5 tillagningskök Listan ovan visar även fördelningen mellan tillagning- samt mottagningskök. Tillagningsköken lagar huvudkomponenterna som sedan transporteras varm till mottagningsköken, där potatis, ris och sallad förbereds. Det är tillagningsköken som tar emot flest och störst leveranser. En lista över kommunens alla enheter som hittills kartlagts finns i Bilaga 1, det krävs dock vidare kartläggning för att säkerställa hur många beställare som finns på varje enhet, och om det finns fler enheter som inte ingår i bilagan. Nedan visar en översiktskarta (figur 3) vart de olika kommunala enheterna är placerade över kommunen. I bilaga 2 finns kartor

18 Dnr KS sid 18 (55) över Karlstads tätort, Skattkärr, Skåre, Vålberg, Väse, Molkom och Vallargärdet. Dessa kartor ger en tydligare bild över vart enheterna är placerade på respektive område. De allra flesta enheter är placerade kring Karlstads tätort, vilket innebär att det finns stora möjligheter att minska trafiken just här. Figur Leverantörer I kommunen ingår i nuläget 52 ramavtal se (bilaga 3) som representerar de varugrupper som är avgränsade till nulägesrapporten. I dessa ramavtal ingår transporter som en del av varans pris. Leverantören ansvarar därmed att varan kommer fram till slutdestinationen i välbehållet skick, transporten kan aldrig påverka varans pris i efterhand oavsett leveranssträcka. Om en skada sker under transporten är det leverantören som ansvarar för detta och krav ställs på att den skall kunna leverera till alla kommunens enheter.

19 Dnr KS sid 19 (55) Det finns vissa undantag för småleveranser vad gäller livsmedel, där leverantören har möjlighet att ta extra betalt för leveranser som understiger ett visst belopp. Detta gäller främst de största livsmedelsleverantörerna Menigo Foodservice AB samt Arla AB. I leveransvillkoren för Menigo Foodservice AB står det specificerat följande: Leveransavgift 300 SEK på order understigande 700: -(mejerivaror, färsk frukt/grönt/potatis och kryddor).( Om inte leveranser samordnas). I avtalet med Arla AB står det följande i leveransvillkoren: Leveransavgift 100 SEK på order understigande 300: - (mejerivaror - om inte leveranser samordnas). 5.4 Varugrupper och leveranser Karlstad har för närvarande 400 ramavtal för varor och tjänster. Alla varor är inte lämpliga för en samordning, varav ett urval har gjorts baserat på erfarenheter från andra kommuner. Nulägesanalysen har därmed avgränsats till följande varuslag enligt figur 4 nedan. Cirkeldiagrammet visar även fördelningen mellan de olika varugrupperna, baserat på kostnaden för de samlade inköpen inom de olika grupperna, siffrorna är tagna från Inköp/år 10% 5% 12% 5% 4% 11% 47% Böcker Livsmedel Elmaterial Sjukvårdsmaterial Kontorsmaterial och papper Verktyg Förbrukningsmaterial Städ och Kemikalier 6% Figur 4

20 Dnr KS sid 20 (55) Dessa varugrupper fungerar bra för en samordning, även om man kan behöva två varuflöden då exempelvis vissa städkemikalier kan vara olämpligt att samköra med livsmedel. Förbrukningsmaterial består av skol- och lekmaterial, arbetskläder samt slöjd- och textilmaterial. Livsmedel är den varugrupp som utgör den främsta andel inköp som görs per år med en andel på 47 %. Tabell 1 nedan visar en tydligare kostnadsfördelning mellan de olika varugrupperna, där den totala summan uppgår till ca 126 miljoner kronor för samtliga inköp år Varje år levereras kring 3000 ton livsmedel ut till kommunens enheter vilket uppgår till en kostnad av ca 60 miljoner kr. Livsmedel är därför en viktig varugrupp att ha med i samordningen. Livsmedel är även den mest komplexa varugrupp att transportera då det krävs kyl- och frysutrymme samt att temperaturer skall hållas på vissa nivåer för att råvarorna inte skall förstöras. Tabell 1 Varugrupp Kostnad/år Leveranser/år 5 Andel Böcker % Livsmedel % El-material % Sjukvårdsmaterial % Kontorsmaterial och papper % Verktyg % Förbrukningsmaterial % Städ och Kemikalier % Total summa per år ca Statistiken är tagen från ekonomisystemet Agresso, där de totala inköpen samt antalet fakturor räknats från respektive leverantör under 1 år (2012), som sammanställts enligt tabell 1. I nulägesrapporten har ingen loggning av transporter gjorts hos de olika beställande enheterna. Antalet leveranser är baserade på ett antagande av att varje faktura resulterar i en leverans varav det genomförts ca leveranser år Fakturorna får inte samordnas utan varje beställning kräver en unik faktura, då det för varje beställning ingår leverans kan detta ge en viss anvisning för hur många leveranser som gjorts till respektive enhet. För varugruppen livsmedel har leveranserna beräknats annorlunda då det finns avtal om att dessa kan samordnas per månad eller med 14 dagars mellanrum, beroende på leveransfrekvensen för 5 En faktura motsvara som regel en leverans, därav har antalet fakturor använts som underlag för beräkningen av antalet leveranser.

21 Dnr KS sid 21 (55) enheten. Här har istället samtal förts med Menigo och Arla som är huvudleverantörerna av livsmedel inom kommunen. För livsmedel sker leveranserna olika ofta beroende på kökets storlek. Normalt sett sker antalet leveranser av livsmedel till förskolor, grundskolor, gymnasium och äldreboende enligt listan nedan. 6 Menigo Foodservice AB 1-3 ggr/ vecka Arla AB- 1-3 ggr/vecka Greeks Handelsträdgård 1 ggr/vecka till ca 20 kommunens kök. Sixbackens Hembageri- 1 ggr/vecka till enbart ett fåtal av köken. Unilever Sverige AB GB Glace Beställs och levereras via Menigo Värmlandspotatis AB Beställs och levereras via Menigo. Kils slakteri - Ca 1 ggr per vecka, ca hälften av tillagningsköken som beställer från dessa. Baserat på dessa fakta har beräkningar gjorts för att få fram en ungefärlig bild över hur många leveranser som totalt görs per år från ovanstående livsmedelsleverantörer. Leveranserna för livsmedel har beräknats baserat på följande antaganden: Förskolor: - Tar emot leveranser under ca 45 veckor/ år. - Varje mottagningskök tar emot 2 leveranser/vecka - Varje tillagningskök tar emot 3 leveranser/vecka Skolor: - Tar emot leveranser under ca 40 veckor/år - Varje mottagningskök tar emot 2 leveranser/vecka - Varje tillagningskök tar emot 4,5 leveranser/vecka (tar emot 4-5 ggr vecka, varav 4,5 blir används som ett medeltal). Äldreboenden: - Tar emot leveranser under alla 52 veckorna/år. - Tillagningsköket tar emot ca 4 leveranser per vecka. - Köksmottagningarna tar emot 1 leverans per vecka. Baserat på dessa antagande görs totalt ca leveranser av livsmedel ut till kommunens förskolor, skolor samt äldreboenden per år. Dessa siffror är grovt räknade och för att få en verklig bild bör man logga eller intervjua alla enheter som tar emot leveranser av livsmedel. Utöver leveranser av livsmedel skall sedan 6 Samtal med Anders Djupfeldt, Menigo samt Mats Eliasson koststrateg Karlstads kommun.

22 Dnr KS sid 22 (55) leveranser av övriga varor räknas till dessa enheter, där inga exakta siffror har tagits fram utan dem är räknande totalt sett över alla enheter. Förskolor, skolor samt äldreboenden utgör totalt 126 enheter av de 260 som kartlagts. Övriga enheter består av de olika förvaltningarna, bibliotek och gruppboenden med flera, dessa beställer i huvudsak av de övriga varugrupperna som inte tillhör livsmedel. Leveranserna av övriga varorna är svårare att beräkna och det kräver samtal med samtliga kommunala enheter som gör kontinuerliga beställningar. Figur 5 nedan visar hur fördelningen ser ut vad gäller det totala antalet leveranser som görs per år. Livsmedel utgör även här den största andelen på 38 %, i andra hand är det förbrukningsmaterial som levereras med störst frekvens. Leveranser/år 11% 4% Böcker Livsmedel 17% 38% Elmaterial Sjukvårdsmaterial Kontorsmaterial och papper 7% Verktyg Förbrukningsmaterial 9% 6% 8% Städ och Kemikalier Figur IT-stöd Kommunen har för närvarande inget elektroniskt inköps- och beställarsystem, detta är dock något man för närvarande utreder och som kan bli aktuellt framöver. Det kan därför behöva tas beslut för hur dessa två skall implementeras med hänsyn till bådas framgång. Antingen införs ett beställarstöd innan en samordning, eller så samordnar man varudistributionen först, det går även att införa dem båda parallellt. Halmstad rekommenderar dock inte att införa de två nya rutinerna samtidigt då det krävs mycket planering och utbildning för båda och det kan försvåra arbetet. Karlstads kommun använder sig av ekonomisystemet Agresso, där kan information hittas kring de nuvarande leverantörerna och inköpen som görs.

23 Dnr KS sid 23 (55) 5.6 Kommunens miljömål relaterat till transporter Det övergripande miljömålet hos Karlstads kommun är att minska utsläppen av växthusgaser. Transportsektorn bidrar med 25 % av den totala klimatpåverkan i kommunen. Nedan listas de lokala miljömålen som berör transporter direkt eller indirekt. En samordnad varudistribution kan vara en del i att uppnå dessa mål. Målen är tagna från Karlstads kommuns egna Miljö- och Klimatstrategi, vilken ingår i den strategiska planen Klimatpåverkan från transporter skall minska Målet är att klimatpåverkan skall minska med 25 % från transport- och energisektorn (övergripande mål 2020). Det är dessa två sektorer som står för den främsta klimatpåverkan i kommunen. Frisk luft Målet är att luften i Karlstad vara så ren att människor hälsa samt djur, växter och kulturvärden inte skadas. Man vill minska utsläppen av svaveldioxid, kväveoxid, partiklar PM 10 och marknära ozon. Bara naturlig försurning Man vill minska utsläppt från svavel och kväve i mark och vatten. God bebyggd miljö Man strävar efter en hållbar samhällsplanering med hänsyn till natur- och kulturvärden. Det innebär bland annat att bullernivåerna i bostäder och utomhus skall hålla rimliga nivåer, varav man arbetar för att minska trafiken i tätorten bland annat.

24 Dnr KS sid 24 (55) 6 Förutsättningar Under detta avsnitt utvärderas de olika förutsättningar som krävs för ett samdistributionssystem till Karlstads kommuns enheter. 6.1 Kritiska framgångsfaktorer Att införa samdistribution medför krav på noga planering och tydlig kommunikation. Det finns ett antal kritiska framgångsfaktorer som bör beaktas för att säkra projektets framgång. Dessa kritiska faktorer baseras på kommuners rapporterade ställningstagande. Intern kommunikation: Det är viktigt att få med sig organisationen, om någon motsätter sig kan det utgöra hinder. Det krävs ett ständigt informationsflöde och engagemang för att hålla alla parter uppdaterade. Uppstartskostnaden: En samordning av varudistributionen har relativt höga initiala kostnader, beroende på vilka prissänkningar samordningen medför. Budget över en samordnad varudistribution finns beskriven i avsnitt 6.2 Ekonomi (sid ), vilken är framtagen för år 1 6. Övriga parter: Det är viktigt att även kommunicera med övriga parter som leverantörer, distributören och andra som eventuellt ingår i samordningen. Det gäller att ha klara riktlinjer men också ta in förslag och åsikter då deras kunskap inom logistik kan vara bidragande till projektets framgång. Beställarsystem: I nuläget pågår ett arbete med att ta fram ett e- handelssystem, vilket omfattar Värmlands samtliga kommuner. Att ha ett fungerande beställarsystem kan vara avgörande för att administrera och koppla samman informationen från samtliga parter vid en samordnad varudistribution.

25 Dnr KS sid 25 (55) Ansvar/Tidsplan Projektgrupp - Baserat på erfarenheter från andra kommuner som infört samdistribution har en viktig framgångsfaktor varit att ha en ansvarig person som driver projektet. I vissa fall har man satt samman en projektgrupp för att få perspektiv från de olika aktörerna, där personer inom upphandling, logistik, kommunala enheter har deltagit för att säkra kommunikation och planering av projektet. Det är viktigt att ansvaret är tydligt fördelat, då det ställs höga krav på kommunikation och planering kan projektet stanna upp om inte någon leder frågan. När projektet genomförts återstår fortfarande arbete med att driva och utvärdera samordningen. Det krävs kommunikation mellan terminal, leverantörer och beställare för att flödet skall fungera. I Halmstad och Växjö finns en ansvarig person (varusamordnare) som arbetar med dessa frågor och arbetar med att utveckla och utvärdera verksamheten. Tidsplan - Uppbyggnaden av ett nytt transportsystem beräknas ta 2-3 år för önskad effekt, och bestäms främst av möjligheten till omförhandling av avtal. Tiden för annonsering och anbudstid vad gäller en upphandling beräknas ta ca 6 månader sammanlagt. Rekommenderad planeringstid från färdig upphandling till driftstart är minst 6 månader Distributionsmodell Det finns ett antal olika möjliga distributionsmodeller att utgå ifrån vid en samordnad varudistribution. Den vanligaste modellen är den där kommunen upphandlar en samordningscentral inklusive en transportör som sedan samordnar och levererar ut alla varor till kommunens enheter. Det finns 3 parametrar man bör ta hänsyn till vid val av distributionsmodell: 1. Transportör: En viktig fråga att utreda är hur många transportörer som skall vara inblandade. Det vanligaste är att ha en transportör, då samordningsmöjligheterna blir större. 2. Terminal: Det finns vissa kommuner som haft möjligheten att driva egen terminal, där man haft tillgång till passande lokaler. Det är dock sällan kommuner besitter lokaler av denna karaktär som är tillgängliga. Nackdelen att själv driva en samlastningscentral är att kostnaderna ofta blir högre i jämförelse med kostnaderna för en upphandlad terminal med tillhörande transportör. 3. Kommunalflöden: Vissa föredrar att ha kontrollen över hela kedjan medan andra anser att distributören innehar störst kunskap varav kontrollen bör ligga hos dem. Ystad är ett exempel där man även ställt krav på att leveranserna skall bestå av rena kommunalflöden, vilket innebär att varor från andra beställare (ej kommunala) inte får

26 Dnr KS sid 26 (55) samlastas med de egna leveranserna. Fördelen med att ha rena kommunalflöden är att man lättare kan kontrollera kostnaden för leveranserna. Nackdelen är att det kan försvåra arbetet, det kan leda till lägre fyllnadsgrad och fler utkörningar för distributören. Det finns både för- och nackdelar med en distributionsmodell där kommunens varor separeras från övriga mottagares varor. Det är viktigt är att se vad som är viktigast ur ett ekonomiskt och miljömässigt perspektiv. Nedan visar tabellen de olika distributionslösningarna som alternativ, samt för- och nackdelar med de olika lösningarna. Tabellen är hämtad från Vägverkets Idéskrift för samordnad varudistribution (publikation 2010:008). Visualiserade modeller över de olika distributionslösningarna demonstreras i bilaga 4. Tabell 2 Distributionslösningar För-och nackdelar Endast en transportör Transportörens terminal Exklusivitetsavtal, t.ex. endast beställarorganisationens transporter Endast en transportör Transportörens terminal Samlastning får ske med transportörens övriga transportuppdrag. Endast en transportör + Endast en förhandlingspart + Inga kostnader för terminaler + Möjlighet att ställa krav på leverantörstider - I händerna på en transportör - Problem med trovärdighet - Transportören får inte optimera hela flödet + Endast en förhandlingspart + Inga kostnader för terminaler + Optimeringen inkluderar allt gods till området - I händerna på en transportör - Problem med trovärdighet - Svårare att ställa krav på optimering 3. Terminalen ägs av kommunen eller fristående aktör Exklusivitetsavtal, t.ex. endast beställarorganisationens transporter +Endast en förhandlingspart + Möjlighet till att ställa krav på leveranstider + Acceptans från övriga transportörer - I händerna på en transportör - Merkostnader för terminalhantering - Transportören får inte optimera hela flödet

27 Dnr KS sid 27 (55) 4. Flera transportörer involverade, uppdelning efter zoner Terminalen ägs av kommunen eller fristående aktör Samlastning får ske med transportörens övriga transportuppdrag. + Möjlighet till alternativa leverantörer (transp.) + Acceptans från övriga transportörer - Merkostnader för terminalhantering - fler förhandlingsparter 5. Utveckling av post och bud som sköter en större del av leveranserna till kommunens enheter Egen terminal som drivs av kommunen eller fristående aktör + Möjlighet att utveckla egna tjänster + Möjlighet att eliminera ineffektiva transporter - Svårt att nå lönsamhet - Höga initiala och driftkostnader - Ingen lika omfattande verksamhet idag Upphandling Upphandlingsenheten har ett ansvar för att samordningen skall kunna medföra önskade resultat. I dagens avtal ingår leveranser i varans pris, något som vid en samordning kommer separeras, med hjälp av marknaden skall priserna kunna sänkas i samband med att kostnaden för företagen att leverera varor till kommunen minskar. Det finns inga regelverk att åberopa för att priserna skall sjunka i och med att fri leverans försvinner. Kommunen kan påverka detta genom informationsinsatser där man försöker få fler leverantörer att lämna anbud, på detta vis kan man öka antalet deltagandet av lokala och stora grossister, vilket gör att priserna kan pressas nedåt. Vid en samordnad varudistribution görs upphandling av en samordningscentral inklusive transportör (beroende på vilken distributionslösning man väljer), här har också upphandlingsenheten en viktig roll. Förfrågningsunderlaget kan ha betydelse för vilka anbud som kommer in och kvaliteten på anbuden, det gäller att ställa tydliga riktlinjer för vad avtalet innebär. Kraven som ställs i avtalet bör noga övervägas, man har möjligheten att påverka vad gäller transportörens fordon m.m. Om orimliga krav ställs kan detta resultera i att inga anbud kommer in. För att säkerställa att kraven är rimliga kan samtal krävas med de intresserade distributörerna för att se vad som kan förväntas utav dem. Det kan krävas stora investeringar från distributörens sida, beroende på vilka krav man ställer, det är därmed rimligt att avtalet sträcker sig över en 4 års period som minimum.

28 Dnr KS sid 28 (55) SKL tog nyligen fram en rapport (varutransporter på gles- och landsbygd 2013) där man diskuterar samordnad varudistribution. I rapporten finns förslag på vilka miljökrav man kan ställa i förfrågningsunderlaget. Man föreslår bland att fordonen skall tillhöra miljöklass 4, bränslet skall vara diesel av miljöklass 1 samt att CO 2 - utsläppen ska minska med 5 % Intern kommunikation Vid en samordnad varudistribution sker en förändring av de nuvarande rutinerna hos de olika kommunala enheterna. Samordningen syftar till att förbättra arbetsmiljön, då personal spenderar mindre tid med att ta emot leveranser. Det är dock inte sagt att alla upplever denna förändring som något positivt då det kräver en förändring i beställarrutinerna och det kräver även planering av leveranserna som sker mindre kontinuerligt. Det kan vara av stor vikt att föra en kontinuerlig dialog med alla berörda enheter och förklara nyttan med de förändringar som sker. Det kräver även tydliga riktlinjer då en optimerad ruttplanering inte kan ta hänsyn till allas viljor utan utgår från den mest optimala körsträckan. Många kommuner nämner att man fått jobbat mycket här då många är vana med sina rutiner och är inte alltid medgörliga. Informationsmöten och utbildningar kan vara verktyg för att göra personalen trygg i de nya rutiner som införs, speciellt vid implementeringen av ett e-handelssystem E-handelssystem Samtidigt som flödet av transporter minskar ökar kraven på den interna kommunikationen, då en tredje part (mellanhand) ansvarar för att varorna från leverantör når beställare inom den tidsram som är avtalad. Stora krav ställs på system som hanterar beställare leverantör varudistribution-ekonomisystem. Dessa måste fungera tillsammans, vilket kräver hög kompetens hos samordnare/projektledare för planering och uppstart av projekt där dessa system skall arbeta ihop. Utan samordningen sker beställning och leverans direkt till och från leverantör enbart. Detta kan vara en utav anledningarna till att en samordnad varudistribution inte implementerats i fler kommuner än vad som gjorts hittills. Samordningen ställer krav på ett väl fungerande beställarsystem, och att information samt utbildning ges till alla de beställare som finns inom den kommunala verksamheten, vilket är ett tidskrävande arbete. Ett beställarstöd underlättar samt effektiviserar hela beställningsprocessen då allt sker i ett flöde, något som kräver mindre administrativt arbete från alla parter. Det är viktigt att motivera personalen hos de beställande enheterna att se vinningarna med de nya rutinerna som införs i samband med en samordning. Det finns flera exempel där man lyckats införa samdistribution utan beställarsystem, där Halmstad och Borlänge är två goda exempel. Det krävs noga planering för att införa ett e-handelssystem och om man inför detta tillsammans med en samdistribution kan det lättare bli stopp i flödet då man inte har rutinerna inne för något av systemen. Det kan därför vara till fördel att inte införa dem samtidigt utan att man succesivt inför en i taget.

29 Dnr KS sid 29 (55) Nedan visar figur 6 flödet från beställning till leverans vid ett samordningsförhållande. Flödet sker i 5 steg till skillnad från figur 7 (utan samordning) där flödet sker i 4 steg. Det betyder att samordning skapar 1 extra steg att ta hänsyn till, samt att leveransaviseringen skall skickas till både beställare och samordningscentral. Samordningscentralen sammanställer sedan leveransaviseringarna och planerar inför samordningen. Detta ställer högre krav på ett fungerande beställarsystem/ beställarstöd, då kommunikationen skall fungera mellan alla parter. 1. Beställning Beställare 2. Bekräftelse 3. Leveransavisering Leverantör 5. Gods levereras till beställande enhet 3. Leveransavisering 4. Gods levereras och samordnas (etiketter på alla kolli och pall) Samordningscentral Figur 6 Beställare 1. Beställning 2. Bekräftelse 3. Leveransavisering Leverantör 4. Gods levereras till beställande enhet Figur Ruttplanering En effektiv ruttplanering kan förbättra miljövinsterna ytterligare genom att man planerar den kortaste sträckan för att leverera varor på. Halmstad använder verktyget DPS Logix som är ett IT-baserat verktyg som utifrån givna parametrar räknar ut den mest effektiva körvägen för varje rutt. Detta har gjort att Halmstad kunnat leverera mot fasta tidsfönster, något som förutom miljövinster förbättrar arbetsmiljön ytterligare. Det går även att ruttplanera utan verktyg vilket kräver erfarenhet och kunskap inom logistik, sedan beror det på kommunens storlek, en

30 Dnr KS sid 30 (55) mindre kommun till ytan kanske inte tjänar på att använda ett ruttoptimeringsverktyg. Halmstad hade med ruttoptimeringsverktyg som en bedömningspunkt i deras senaste upphandling, vilket medförde att distributören valde att investera i ett sådant verktyg. Nedan visas ett exempel (figur 8) där den svarta punkten skall föreställa en fiktiv samordningscentral. En ruttoptimering skulle här innebära att man ser vilka vägar som är bäst, samt vilka tider man ankommer till de olika leveranspunkterna. Rutterna är här uppdelade efter 3 olika slingor (blå, grön och orange rutt) där man förslagsvis skulle köra en rutt per dag. Fördelningen enligt kartan tar ingen hänsyn till hur de olika storköken är placerade som kan tänkas behöva fler än en leverans per vecka. Figur 8 Den verkliga samlastningscentralens placering kan påverkas genom krav i upphandlingen. Placeringen kan ha stor inverkan på de miljövinster man åstadkommer med samordningen, en central placerad i Molkom ger längre körsträckor i jämförelse med en central placerad i enligt kartan exempelvis. De flesta leveranspunkterna ligger i Karlstad tätort, trots det kan en samlastningscentral med fördel placeras utanför tätorten, för att minska trafiken från leverantörernas inleveranser Livsmedel Livsmedel utgör den största varugruppen som är lämpad för att samordnas. Det är också den varugrupp som kräver väl fungerande rutiner då varorna är känsliga för temperaturförändringar. Transporterna bör innehålla både kyl- och frysskåp för att kunna transportera alla livsmedel i ett leveransflöde. Vid införandet av samordnad varudistribution bör man lägga upp en succesiv plan för att säkra leveranserna av livsmedel då konsekvenserna av förstörda och uteblivna leveranser kan innebära

31 Dnr KS sid 31 (55) utebliven mat för de olika köken. Antingen kan man börja med att införa livsmedel eller också införa det efter en samordning av övriga varor som är mindre känsliga. 6.2 Ekonomi I dagsläget handlar man för ca 126 miljoner kr per år (2012), en prissänkning med ca 7,25 % skulle täcka kostnaderna för driften av samlastningscentralen samt uppstartningskostnaderna. Det skall tilläggas att resultatet av prissänkningarna först kan utläsas efter ca 4 år från driftstart då man lyckats förhandla om nya avtal och kunnat få genomslag med den nya transportlösningen. Det har visat sig vara svårare att pressa ned varupriserna hos de större leverantörerna, det är därför viktigt att de ekonomiska effekterna inte utgör den enda drivkraften för en samordning. Det kan ta lång tid innan marknaden mognat för denna form av transportlösning. Teoretiskt borde prissänkningar med 8-12 % vara rimligt att förvänta sig, men i praktiken kan det komma att se annorlunda ut beroende på hur man lyckas med sina förhandlingar. En annan besparing förutom prissänkningar görs i tid hos de beställande verksamheterna, då de genom samordningen tar emot färre leveranser som är tidsbestämda. Denna tid kan istället läggas på ordinarie arbetssysslor vilket kan öka kvalitén hos kommunens enheter. Det är dock svårt att beräkna hur mycket tid man kan spara in något som kräver en tydligare bild över alla leveranser i nuläget. Utöver driftkostnaden för en upphandlad samordningscentral bör också kostnaden för tiden innan driftstart räknas in. Hit hör framförallt kostnaderna för att driva projektet, samt kostnaden som uppkommer i och med en upphandling. Projektet kan ta upp till 3 år. Kostnaderna för att driva projektet består främst av lön för den projektansvarige. Nedan har 3 scenarion tagits fram vilka visar olika budgetförslag beroende på hur mycket varupriserna sjunker. Budgeten sträcker sig över 6 år, de 3 första åren består av planeringsfasen varav dem är rödmarkerade. En samlastningscentral beräknas kunna startas någon i början av år 3. Budgeten är beräknad enligt antagandena nedan, ingen hänsyn har tagits till konsumentprisindex. - Budgeten utgår från att det tar 4 år innan alla avtal omförhandlats och samtliga priser gått ner. Detta innebär att år 3 är det 25 % av 126 miljoner kr (totala inköpen per år) där priset sjunker. År 6 har det skett en prissänkning på 100 % av alla varor. Det antas att varuinköpen hålls på en konstant nivå alla 6 åren (ca 126 miljoner kr innan prissänkningar). - Budgeten är beräknad enligt 3 olika scenarion, vilka visar genomsnittliga prissänkningar med 5 %, 7,5 % samt 10 %. - Lönen för projektledare är beräknad till kr/år, inklusive sociala avgifter. Efter 3 år övergår tjänsten som projektledare till att innefatta en varusamordnare, denne är beräknad på samma lönenivå. - Kostnaden för en upphandling finns med i budgeten år 2 och beräknas uppgå till ca kr.

32 Dnr KS sid 32 (55) - Driften av en samordningscentral beräknas kosta ca 5 miljoner kr/år, vilket är baserat på Halmstads och Växjös kostnader för att driva en samordning. - En sammanställning görs sedan över alla 6 åren, där man ser den totala ekonomiska effekten av en samordning vid de olika scenarierna. Scenario 1 Budget samordnad varudistribution År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 Andel omförhandlade avtal 0,25 0,5 0,75 1 Prissänkning 5 % Projektledare Lön Varusamordnare lön Upphandling Drift av samordningscentral Total summa: Sammanställning år Scenario 1 visar en genomsnittlig prissänkning med 5 % vilket ligger under den förväntade minskningen med 8 % vid en samordning (Naturvårdsverket 2006 refererat i Ystad 2011). Budgeten visar en vinst först år 6, vilket resulterar i en total förlust med ca 6,8 miljoner kronor över perioden. Det skulle vid ett sådant scenario behövas fler år innan man kan se en positiv ekonomisk effekt.

33 Dnr KS sid 33 (55) Scenario 2 Budget samordnad varudistribution År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 Andel omförhandlade avtal 0,25 0,5 0,75 1 Prissänkning 7,25 % Projektledare Lön Varusamordnare lön Upphandling Drift av samordningscentral Total summa: Sammanställning år Scenario 2 visar en genomsnittlig prissänkning med 7,25 %, här görs en vinst först år 5 och 6. En samordnad varudistribution innebär här en ekonomisk effekt av kr för hela perioden. Scenario 3 Budget samordnad varudistribution År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 Andel omförhandlade avtal 0,25 0,5 0,75 1 Prissänkning 10 % Projektledare Lön Varusamordnare lön Upphandling Drift av samordningscentral Total summa: Sammanställning år Scenario 3 visar en genomsnittlig prissänkning med 10 %, vilket resulterar i en ekonomi med ca 8,8 miljoner kr för hela perioden.

34 Dnr KS sid 34 (55) 7 Rekommendationer Det finns goda möjligheter för Karlstads kommun att införa en samordnad varudistribution. Kommuner som Halmstad och Växjö är nöjda med effekterna som deras samordning resulterat i. Den tydligaste effekten som dessa kommuner påvisat är en minskning av antalet transporter, vilket medfört miljövinster, ökad trafiksäkerhet samt tidsbesparingar hos beställarna. Andra effekter som utlästs är ett ökat deltagande av lokala leverantörer vid upphandlingar samt ekonomiska besparingar, det har dock varit svårare att visa konkreta resultat för dessa. Tiden för införandet av en samordning kan beräknas ta 2-3 år som tidigare nämnts. Rekommendationen är att tillsätta ett projekt med uppdraget att upphandla, planera samt genomföra den nya transportlösningen. Projektet bör ha en ansvarig drivkraft som ser till att samordningen verkställs, tillsammans med personer som har erfarenhet kring upphandling, kommunikation, ekonomi och logistik. När projektet är verkställt bör det fortfarande finnas en varusamordnare som ansvarar för frågor och utvärdering berörande samdistributionen. Baserat på erfarenheter från andra kommuner tillsammans med Karlstads kommuns förutsättningar är en upphandling av en samlastningscentral inklusive transportör det mest lämpliga för samdistribution. I samband med projektstart ser aktiviteterna ut enligt följande: 1. Sammansättning av projektgrupp och rekrytering av projektledare. 2. Ta fram förfrågningsmaterial inför en upphandling 3. Annonsering tillsammans med anbudstid 4. Utvärdera de anbud som kommit in 5. Tilldelning samt avtal 6. Planering och förberedelse av införandet 7. Driftstart av samordnad varudistribution 8. Uppföljning, utvärdering av resultat. Integrerat i dessa aktiviteter skall också räknas det omfattande arbete som krävs för att informera och utbilda alla berörda parter vid en samordnad varudistribution. De berörda parterna består främst av kommunens beställande enheter, leverantörer som skall transportera varor till samlastningscentralen, samt den upphandlade distributören som står för terminalen och dess hantering. Nedan listas ett antal konkreta rekommendationer för projektets framgång. 7.1 Kommunikation & Planering - Informationsmöten där de olika kommunala enheterna bjuds in för ta del av syftet med projektet samt hur man kommer att påverkas av förändringen. De olika enheterna får då möjlighet att komma med frågor och funderingar som kan få dem att känna sig mer delaktiga. - Separera leverantörskostnaden från varupriserna genom upphandling eller omförhandling av ramavtal. Det är viktigt att tidigt klargöra för

35 Dnr KS sid 35 (55) leverantörerna att transportkostnaden inte längre skall utgöra en del av varans pris. - Ett upphandlingsstöd bör upprättas där nyckeltal används för att påvisa hur priserna bör sjunka för varje upphandlad varukategori. - Inled samtal med lokala leverantörer för att marknadsföra den nya transportlösningen och därmed uppmuntra till ett ökat deltagande vid upphandlingar. Samtal bör även hållas med leverantörerna som blir påverkade av samdistributionen. Informationen bör beskriva syftet, samt vilka mål som finns för projektet. - Inför ett inköps- och beställningssystem innan eller samtidigt som driftstarten av samordningen, helst 6 månader innan för att minska risken att det uppstår fel/problem vid beställningar/leverans på grund av nya rutiner. - Vid upphandling av samlastningscentral inklusive transportör kan fördel dras av att hålla möte med intresserade leverantörer. Mötet har som syfte att ta in åsikter och tips från de olika leverantörerna för att underlätta en upphandling och säkerställa att anbud av kvalité lämnas in. - Utnyttja mycket tid för planeringen av driftstarten tillsammans med den upphandlade leverantören, planeringstiden bör vara minst 6 månader varav det är fördelaktigt att sätta av längre tid. - Planera och ta fram underlag för upphandlingen av samlastningscentral och transportör. Man bör se över vart en samlastningscentral med fördel kan vara placerad. Vilka krav skall man ställa på transportören, och hur skall ansvar fördelas? Desto tydligare man är i sitt förfrågningsmaterial, desto bättre kvalité kan man förvänta sig av de anbud som lämnas. 7.2 Vidare nulägesanalys - En vidare kartläggning av antalet beställare i kommunen bör göras för att kunna nå ut till alla enheter som kommer bli berörda av en samordning. - Utvärdera de lagringsutrymmena hos de olika kommunala enheterna, i första hand köken. En samordnad varudistribution innebär ett minskat antal leveranser men också att leveranserna blir större. Det är därför viktigt att säkerställa att alla enheter har kapacitet att ta emot den nya mängden varor som levereras. - Karlstads kommun bör vidare undersöka hur många leveranser/beställningar de olika kommunala enheterna tar emot/ beställer per vecka, för att i efterhand kunna mäta vinsterna/förlusterna av en samordning. Färre leveranser och större beställningar skapar bra förutsättningar för ett kostnadseffektivt transportsystem.

36 Dnr KS sid 36 (55) 8 Referenser 8.1 Intervjuer Personlig kontakt Mikael Elofsson , Halmstad kommun Ulrika Nord , Växjö kommun Jerker Bäckström, , Upphandlingschef Karlstads kommun Telefon kontakt Christer Johansson , Värnamo kommun Kristian Davstedt , Kristianstad kommun Christina Persson , Ystad kommun Mats Eliasson, samt , koststrateg barn & ungdom, Karlstads kommun. Eva-Lena Nilsson, , kostchef gymnasieförvaltningen, Karlstads kommun Anders Djupfeldt, , Menigo foodservice AB, kontaktperson avtal, Karlstad 8.2 Skriftliga källor Borlänge kommun (2001) Samordnad Livsmedelsdistribution, informations broschyr Eskilstuna (2010) Förberedelse för genomförande av samordnade varuleveranser inom Eskilstuna kommun, förstudie november 2010 (JH management AB) Halmstad kommun (2007) Projektrapport Samordnad varudistribution Halmstad kommun (2011) förfrågningsunderlag , ref.nr: KS 2011/0479 Huddinge kommun (2012) Förstudie avseende samordnad varudistribution, förstudie (JH management AB)

37 Dnr KS sid 37 (55) Karlstads kommun (2012), Miljö- och klimatstrategi en av tre hållbarhetsstrategier i kommunens strategiska plan Kristianstads kommun (2011) Samordnad varudistribution inom Kristianstads kommun förstudie Kristianstads kommun (2011) Kristianstads kommun inbjuder Er till anbudsgivning avseende: upphandling av Samordnad varudistribution diarie nr 2011/53 Logivia (2007) Förbättrad kommunlogistik genom samordning, simulering Halmstad Logivia (2009) Samordnad kommunlogistik i Växjö kommun, simulering Växjö Miljöresurs Linné (2010) Goda exempel på logistiklösningar med fokus på livsmedel i kommuner Miljöstyrningsrådet (2008) Utredning: samordnade leveranser inom kommuner och landsting rapport 2008: E2 Miljöstyrningsrådet (2009) Vägledning för samordnade leveranser rapport Södertörn (2012) Förstudie avseende samordnad varudistribution på Södertörn, fördjupningsmaterial (JH management AB) SKL (2013) Varutransporter på gles- och landsbygd, exempel på genomförda projekt och förslag för fortsatt arbete Rapport: svenska kommuner och landsting. Vägverket (2006) Den goda staden: Varudistribution i staden, exempel på arbetssätt, Vägverkets publikation 2006:98, Borlänge Vägverket (2008) Samordnade varuleveranser inom Stockholms stad, Vägverkets publikation 2008:71, Borlänge Vägverket (2010) Idéskrift för samordnad varudistribution, Vägverkets publikation 2010:008, Borlänge Ystad (2011) Samordnad varudistribution Simrishamns, Tomelilla och Ystads kommuner, förstudie (Olof Moen) WSP (2009) Analys och sammanställning av projekt inom samordnad distribution, rapport WSP (2010) Samordnad varudistribution i Umeå, rapport

38 Dnr KS sid 38 (55) 8.3 Webbaserade källor Trafa. (2012). Godsflöden i Sverige 2012:8. ( )

39 Dnr KS sid 39 (55) Bilaga 1 Lista över kommunens alla enheter, varje enhet kan bestå av flera beställare. Kundnamn Fakt.postnr Levadress Lev.Postnr ARBETSGIVARENHETEN KLK KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD ARBETSMARKNAD & SOCIALFÖRV.ADM.AVD KARLSTAD KUNGSGATAN 18, VÅN KARLSTAD ARBETSMARKNADS & SOCFÖRV IFA KARLSTAD HANDELSGATAN1 REF. CESE KARLSTAD ARBETSMARKNADS & SOCFÖRV IFA KARLSTAD KÖPMANNAGATAN 2, REF IRTN KARLSTAD ASF/SOLARETUREN KARLSTAD NYA DEPÅVÄGEN KARLSTAD ASPHÖJDEN BUF KARLSTAD TRUMPETGATAN KARLSTAD BARN & UNGDOMSFÖRV / SKOLMUSEET KARLSTAD KUNGSGATAN KARLSTAD BARN & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN KARLSTAD BARN & UNGDOMSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD SKAGERVIKSGATAN KARLSTAD BERGSHÖJDEN KARLSTAD ÄLVDALSGATAN KARSTAD BEROENDECENTRUM KARLSTAD ROSENBERGSGATAN KARLSTAD BISTÅNDSKONTORET VÅRD & OMS.FÖRV KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD BOENDEENHETEN KARLSTAD NORRA KYRKOGATAN KARLSTAD BRATTSKA GÅRDEN KARLSTAD BRATTGÅRDSGATAN VÅLBERG BUF KARLSTAD Trumpetgatan 70-72, Karlstad BULLERBYNS FÖRSKOLA KARLSTAD VÄSTERDALSVÄGEN VÅLBERG CENTRALSJUKHUSET I KARLSTAD KARLSTAD JÄRNVÄGSGATAN KARLSTAD DAGGKÅPANS FÖRSKOLA EKORREN KARLSTAD SKOGSVALLVSVÄGEN SKATTKÄRR DAGGKÅPANS FÖRSKOLA IGELKOTTEN KARLSTAD Skogsvallsvägen Skattkärr DIRIGENTENS FÖRSKOLA KARLSTAD FLÖJTGATAN KARLSTAD EDSVALLA SKOLA KARLSTAD Åslidsgatan 4b Vålberg EHAT KARLSTAD ILANDAVÄGEN KARLSTAD EHAT KARLSTAD KARLSGRUNDSVÄGEN KARLSTAD EHAT KARLSTAD BRAKVEDSVÄGEN KARLSTAD EHAT KARLSTAD ANISVÄGEN KARLSTAD ENHET 4 VÅRD & OMSORG KARLSTAD NORRA KYRKOGATAN 4, VÅN KARLSTAD ENHET:VIKEN ARB.MARKN.OCH SOCIALFÖRV KARLSTAD NORRA ALLÉN 24A KARLSTAD ENTREPRENAD AVD KARLSTAD STADIONVÄGEN KARLSTAD FAMILJE AVDELNINGEN ASYLBOENDET KARLSTAD RINGVÄGEN MOLKOM FAMILJE AVDELNINGEN, MOTTAGNINGSENH KARLSTAD NORRA KYRKOGATAN KARLSTAD FAMILJEAVD, BOENDEENHETEN VÄSTBY KARLSTAD RINGVÄGEN 13 A MOLKOM FAMILJEAVD, BOENDEENHETEN VÄSTBY KARLSTAD N:a Kyrkogatan Karlstad FAMILJEAVD, BOENDEENHETEN VÄSTBY KARLSTAD Mariedalsgatan 4 A Karlstad FAMILJEAVDELNINGEN/BOENDEENH. ATLAS KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN 8 4TR KARLSTAD FAMILJEHUSET FENIX KARLSTAD HERRHAGSGATAN KARLSTAD FLÖJTEN AKUT-OCH UTREDNINGS HEM KARLSTAD MORKARINSVÄG KARLSTAD FOGDEMYRENSFÖRSKOLAN ÄLGEN KARLSTAD FOGDEMYRSGATAN KARLSTAD FREDRIKELUNDSKOLAN KARLSTAD TALLÅSVÄGEN KARLSTAD

40 Dnr KS sid 40 (55) FRYKENS VÅRDBOENDE KARLSTAD MOSSGATAN KARLSTAD FRÖDINGSKOLAN KARLSTAD POSTHORNSGATAN KARLSTAD FRÖDINGSKOLAN-BIBLIOTEKET KARLSTAD POSTHORNSGATAN KARLSTAD FÄRJESTADSSKOLAN AIHN KARLSTAD FALKGATAN KARLSTAD FÖRSKOLAN GOMORRONSOL KARLSTAD RÅTORPS PARKGATA KARLSTAD GJUTAREN DV KARLSTAD BABORDSGATAN KARLSTAD GLÄNTAN TALLEN KARLSTAD TRUMPETGATAN KARLSTAD GRINDSTUGANS FÖRSKOLA KARLSTAD BRAKVEDSVÄGEN KARLSTAD GRUPPBOENDET GRANHULT KARLSTAD SLÅNBÄRSLIDEN KARLSTAD GRUPPBOSTADEN ÖSTRÖMSVÄG KARLSTAD ÖSTRÖMSVÄG VÅLBERG GRUVLYCKESKOLAN KARLSTAD GRUVGÅNGEN KARLSTAD GUSTAVA GRUPPBOENDE KARLSTAD FRU GUSTAVAS VÄG KARLSTAD GYMNASIEFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN KARLSTAD GYMNASIEFÖRVALTNINGEN KARLSTAD SÄVEGATAN KARLSTAD GYMNASIEFÖRVALTNINGEN KARLSTAD SUNDSTAVÄGEN KARLSTAD GYMNASIEFÖRVALTNINGEN KARLSTAD/HAMNA KARLSTAD TINGVALLSGATAN KARLSTAD HAGABORGS FÖRSKOLA KARLSTAD HAGABORGSGATAN KARLSTAD HAGABORGSSKOLAN KARLSTAD LÄNSMANSGATAN KARLSTAD HANDIKAPPOMSORGEN KARLSTAD ÅTTKANTSGATAN KARLSTAD HANDIKAPPOMSORGEN KARLSTAD KARMGATAN KARLSTAD HANDIKAPPOMSORGEN KARLSTAD KARMGATAN KARLSTAD HANDIKAPPOMSORGEN KARLSTAD JAKTHORNSGATAN KARLSTAD HANDIKAPPOMSORGEN KARLSTAD NORRA KYRKOGATAN KARLSTAD HANDIKAPPOMSORGEN VÅRD & OMSORG KARLSTAD STAGNELLSGATAN 19 VÅN KARLSTAD HEMTJÄNSTEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN KARLSTAD HEMTJÄNSTEN KARLSTAD TINGVALLAGATAN 1 C KARLSTAD HEMTJÄNSTEN KARLSTAD TEKNIKVÄGEN VÅLBERG HEMTJÄNSTEN KARLSTAD RUDSGÅRDSVÄGEN KARLSTAD HEMTJÄNSTEN KARLSTAD STORGATAN VÄSE HEMTJÄNSTEN KARLSTAD SKOLGATAN 3A MOLKOM HEMTJÄNSTEN KARLSTAD JAKTHORNSGATAN KARLSTAD HEMTJÄNSTEN KARLSTAD CENTRUMVÄGEN KARLSTAD HEMTJÄNSTEN KARLSTAD Andstigen Skattkärr HEMTJÄNSTEN ZON VÄST, VOF KARLSTAD NORRA KYRKOGATAN 4, VÅN KARLSTAD HENSTA FÖRSKOLA KARLSTAD STYVERVÄGEN KARLSTAD HERRHAGSENS SKOLAN KARLSTAD KARLAGATAN KARLSTAD HERRHAGSENS SKOLAN FÖRSKOLE EXP KARLSTAD KARLAGATAN KARLSTAD HJÄLPMEDEL KARLSTAD RAMGATAN KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN ADM KARLSTAD NILS HOLGERSSON KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN ALFA-BETA KARLSTAD NILS HOLGERSSONSVÄG KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN ASKEDALA KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN FÖRSKOLAN KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN MÅRBACKA KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD

41 Dnr KS sid 41 (55) HULTBERGSSKOLAN SKOLKÖK KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN SKROLYCKAN KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN VAKTMÄST KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD HULTBERGSSKOLAN VILDGÅSEN KARLSTAD NILS HOLGERSSONS VÄG KARLSTAD HULTSBERG/VÅXNÄS SKOLOMRÅDE KARLSTAD GRUVLYCKEVÄGEN KARLSTAD HULTSBERG/VÅXNÄS SKOLOMRÅDE KARLSTAD TALLÅSVÄGEN KARLSTAD HULTSBERG/VÅXNÄS SKOLOMRÅDE KARLSTAD TALLÅSVÄGEN KARLSTAD HULTSBERG/VÅXNÄS SKOLOMRÅDE KARLSTAD PLINTGÅNGEN KARLSTAD HULTSBERGSSKOLAN SOLBERGA KARLSTAD NILS HOLGERSSONSVÄG KARLSTAD HÄLSO OCH SJUKVÅRD VÅRD & OMS. FÖRV KARLSTAD HAMNTORGET KARLSTAD ILANDASKOLAN KARLSTAD ILANDAVÄGEN KARLSTAD INTRESSESKOLAN KARLSTAD FLYGFÄLTSGATAN KARLSTAD IT-ENHETEN KARLSTAD ÄLVGATAN KARLSTAD IT-ENHETEN KARLSTAD ÄLVGATAN Karlstad IT-ENHETEN KOMMUNLEDNINGSKONTORET KARLSTAD NYGATAN KARLSTAD JACOBSBERGSSKOGENS FÖRSKOLA KARLSTAD KNUD DAHLSVÄG KARLSTAD KARLSTAD-HAMMARÖ GYMNASIEFÖRVALTNING KARLSTAD DROTTNINGGATAN KARLSTAD KARLSTADSBUSS KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD KARLSTADS-HAMMARÖ GYMNASIEFÖRVALTNIN KARLSTAD AXEL JOHNSONS VÄG KARLSTAD KAROLINEN DAGLIG VERKSAMHET KARLSTAD VÅXNÄSGATAN KARLSTAD KLARABORGS SPD BERGSHÖJDEN KARLSTAD GELINSGATAN KARLSTAD KLARABORGS SPO BARN & UNGDOMSFÖRV KARLSTAD KÅRGRÄND 2 A KARLSTAD KLASMOSSENS FÖRSKOLA KARLSTAD KLASMOSSEVÄGEN KARLSTAD KOMMUNLEDNINGSKONTORET KARLSTAD TAGE ERLANDERGATAN 8A KARLSTAD KONTAKTCENTER KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD KRONOPARKEN 1 SOLEN KARLSTAD POSTHORNSGATAN KARLSTAD KRONOPARKEN 1 REGNBÅGEN KARLSTAD POSTHORNSGATAN KARLSTAD KRONOPARKEN PARKLEK KARLSTAD JAKTHORNSGATAN KARLSTAD KRONOPARKEN PARKLEK KARLSTAD SKALDENS GATA KARLSTAD KRONOPARKENS FRITIDSGÅRD KARLSTAD SIGNALHORNSGATAN KARLSTAD KRONOPARKSSKOLAN KARLSTAD FLÖJTGATAN KARLSTAD KROONOPARKEN 1 MÅNEN KARLSTAD POSTHORNSGATAN KARLSTAD KROPPKÄRRS FÖRSKOLA KARLSTAD KROPPKÄRRS ALLÉ KARLSTAD KROPPKÄRRSSKOLAN KARLSTAD INKÖRSVÄGEN KARLSTAD KROPPKÄRRSSKOLAN / SLOTTSBACKEN KARLSTAD INKÖRSVÄGEN KARLSTAD KULTUR OCH FRITIDSFÖRV. TURISTBYRYRÅ KARLSTAD Långatan VÅLBERG KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALT SUNDSTABAD KARLSTAD DROTTNING KRISTINASVÄG KARLSTAD KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGATAN KARLSTAD KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD VÄSTARA TORGGATAN KARLSTAD KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD PARKLEKEN RUD KARLSTAD

42 Dnr KS sid 42 (55) KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD VÅLBERG SIM OCH SPORTHALL VÅLBERG KULTUR&FRITIDSFÖRVALTNINGEN UNGDOM KARLSTAD BIBLIOTEKSHUSET KARLSTAD KULTURSKOLAN KARLSTAD KÅRGRÄND 2 B KARLSTAD KVARNBERGETS FÖRSKOLA KARLSTAD ÄLVDALSGATAN KARLSTAD KVARNBERGSSKOLAN KARLSTAD ÖLMEGATAN KARLSTAD KVARNHÖJDEN KARLSTAD ÖLMEGATAN KARLSTAD KVARNHÖJDEN KARLSTAD ÄLVDALSGATAN KARLSTAD KÄLLANS GRUPPBOENDE KARLSTAD Centrumvägen Karlstad KÄLLANS VÅRDBOENDE KARLSTAD CENTRUMVÄGEN KARLSTAD LARMPATRULLEN VÅRD & OMSORG KARLSTAD RAMGATAN KARLSTAD LORENSBERGS FÖRSKOLA HJORTRONET KARLSTAD KRONOSKOGSGATAN KARLSTAD LORENSBERGS FÖRSKOLA SALTKRÅKAN KARLSTAD KRONOSKOGSGATAN KARLSTAD LÄRKKÄNGENS FÖRSKOLA KARLSTAD HOLMVÄGEN VÅLBERG MAAN KARLSTAD TREFFENBERGSVÄGEN KARLSTAD MARIEBERGSSKOLAN KARLSTAD ORRHOLMSGATAN KARLSTAD MEDBORGARKONTORET KARLSTAD SIGNALHORNSGATAN KARLSTAD MEDIACENTER VÄRMLAND KARLSTAD LAGERGRENSGATA KARLSTAD MEDN KARLSTAD NORRA STRANDGATAN KARLSTAD MENN KARLSTAD RÄDDNINGS CENTER SANDBÄCKEN KARLSTAD MILJÖFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN 32, BAKSIDAN KARLSTAD MILJÖFÖRVALTNINGEN/RÅDRUMMET KARLSTAD KUNGSGATAN KARLSTAD MILJÖFÖRVALTNINGEN/RÅDRUMMET KARLSTAD Västra Torggatan Karlstad MJÖLNARTORPETS FÖRSKOLA KARLSTAD SKALDENS GATA KARLSTAD MOLKOMS FOLKHÖGSKOLA KARLSTAD MEJERIVÄGEN MOLKOM MOLKOMS SKOLOMRÅDE/EXP KARLSTAD SKOLGATAN MOLKOM MOLKOMS SKOLVÅRDSOMRÅDE/NYED KARLSTAD SKOLGATAN MOLKOM MOLKOMS SKOLVÅRDSOMRÅDE/NYED KARLSTAD Skolgatan Molkom MORKULLANS FÖRSKOLA BJÖRKDUNGEN KARLSTAD ANNELUNDSVÄGEN SKATTKÄRR NOBELGYMNASIET KARLSTAD NOKIAGATAN KARLSTAD NORRSTRANDSSKOLAN KARLSTAD ORRHOLMSGATAN KARLSTAD NYEDS SKOLA KARLSTAD SKOLGATAN 3, MOLKOM ODLINGSBERGS DAGLIG VERKSAMHET KARLSTAD BJÖRKÅS KARLSTAD ORRHOLMSSKOLAN KARLSTAD TULLHUSGATAN KARLSTAD PARKLEKEN ORRLEKEN KARLSTAD TULLHUSGATAN KARLSTAD PERLARGÅRDENS VÅRDBOENDE KARLSTAD VENTILGATAN KARLSTAD PERSONLIGASSISTANS ENHETEN KARLSTAD NOKIAGATAN KARLSTAD PERSONLIGT OMBUD KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN 11 2 TR KARLSTAD REF IRSE KARLSTAD SIGNALSHORNSGATAN KARLSTAD REF: AENN KARLSTAD SÄVEGATAN KARLSTAD REF: MAHT KARLSTAD KÖPMANNAGATAN 2 HUS B KARLSTAD REF:SANN KARLSTAD LAGERGRENSGATAN KARLSTAD REFKOD: SAMR KARLSTAD FALKGATAN KARLSTAD REFKOD: SAMR KARLSTAD Falkgatan Karlstad REGNBÅGEN FÖRSKOLA/MOLKOMS SKOLOMR KARLSTAD STATIONSGATAN MOLKOM

43 Dnr KS sid 43 (55) RESURSCENTRUM KARLSTAD ROSENBADSGATAN KARLSTAD ROSENBORGSSKOLAN KARLSTAD ROSENBORGSGATAN KARLSTAD RUD KARLSTAD VÄNORTSGATAN KARLSTAD RUDSDALENS FÖRSKOLA /RUDS SKOLOMR KARLSTAD MOSSGATAN 225 A KARLSTAD RÅTORPS FÖRSKOLA KARLSTAD KASERNHÖJDEN 17A KARLSTAD RÅTORPSSKOLAN KARLSTAD FAGERSTAGATAN KARLSTAD RÄDDNINGSCENTER SANDBÄCKEN KARLSTAD RÄDDNINGSCENTER SANDBÄCKEN KARLSTAD SANN KARLSTAD LAGERGRENSGATAN KARLSTAD SERVICEAVD / POSTSERVICE KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD SERVICEBOENDE KARMGATAN KARLSTAD KARMAGATAN KARLSTAD SERVICEBOENDET AVENYN KARLSTAD DROTTNINGGATAN 3 D, VÅN KARLSTAD SERVICEBOSTAD JAKTHORNSGATAN KARLSTAD JAKTHORNSGATAN KARLSTAD SERVICEBOSTAD KARMGATAN KARLSTAD KARMGATAN KARLSTAD SERVICEBOSTAD KARMGATAN KARLSTAD KARMGATAN KARLSTAD SERVICEBOSTADEN FRÖJDINGSHÖJD KARLSTAD FRÖDINGSHÖJD KARLSTAD SERVICEBOSTADEN HANTVERKARGATAN KARLSTAD HANTVERKARGATAN 1 1TR KARLSTAD SJÖSTAD BACKSTUGA KARLSTAD VÄSTRA SJÖSTADSGATAN KARLSTAD SKATTKÄRRSSKOLAN KARLSTAD SKATTKÄRRSVÄGEN SKATTKÄRR SKATTKÄRRSSKOLAN BJÖRKNÄS KARLSTAD SKATTKÄRRSVÄGEN SKATTKÄRR SKATTKÄRRSSKOLAN MELLANSTADIET KARLSTAD SKATTKÄRRSVÄGEN SKATTKÄRR SKATTKÄRRSSKOLAN SÅLLAREN KARLSTAD SKATTKÄRRSVÄGEN SKATTKÄRR SKOGSBACKESKOLAN KARLSTAD MOSSGATAN KARLSTAD SKÅRE FÖRSKOLA KARLSTAD KARLSGRUNDSVÄGEN KARLSTAD SKÅRE HEMTJÄNST ENHET KARLSTAD CENTRUMVÄGEN KARLSTAD SKÅRE HERRGÅRDS FÖRSKOLA KARLSTAD TUGGELITEVÄGEN KARLSTAD SKÅRE HERRGÅRDS FÖRSKOLA KARLSTAD ILANDAVÄGEN KARLSTAD SKÅRE SKOLAN KARLSTAD ILANDAVÄGEN KARLSTAD SLALOMVÄGENS GRUPPBOSTAD KARLSTAD SLALOMVÄGEN KARLSTAD SOCIALFÖRVALTNINGEN KARLSTAD SANDBÄCKSGATAN KARLSTAD SOCIALFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN 41 B VÅN KARLSTAD SOCIALFÖRVALTNINGEN KARLSTAD KÖPMANNAGATAN KARLSTAD SOCIALFÖRVALTNINGEN KARLSTAD GRUPPBOSTADEN KARLSTAD SOCIALFÖRVALTNINGEN KARLSTAD Tingvallagatan 1 D Karlstad SOCIALFÖRVALTNINGEN KARLSTAD Östra Infarten Karlstad STADSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN 32,BAKSIDAN KARLSTAD STJÄRNHUSET ADM KARLSTAD STAGNELLSGATAN 14 B KARLSTAD STOCKAFALLETS FÖRSKOLA KARLSTAD KRÅKMYRSGATAN KARLSTAD STOCKAFALLETS FÖRSKOLA/SKOLA FRITIDS KARLSTAD KRÅKMYRSGATAN KARLSTAD STODENESKOLAN KARLSTAD INGEFÄRSVÄGEN KARLSTAD STUVARGATAN KARLSTAD STUVARGATAN KARLSTAD SUNDSTA GYMNASIESKOLA KARLSTAD SÄVEGATAN KARLSTAD SUNDSTAGYMNASIET BIBLIOTEK BAER KARLSTAD SÄVEVÄGEN KARLSTAD SÅNGTRASTENS FÖRSKOLA KARLSTAD SVALGÅNGEN KARLSTAD SÖDRA RÅTORPS SKOLA KARLSTAD RÅTORPS PARKGATA KARLSTAD

44 Dnr KS sid 44 (55) SÖDRA RÅTORPSFÖRSKOLA/SKOLA KARLSTAD SANNAGATAN KARLSTAD SÖDRA RÅTORPSFÖRSKOLA/SKOLA KARLSTAD FAGERSTAGATAN KARLSTAD SÖRMO VERKET KARLSTAD SJÖSTADVERKET KARLSTAD TEKNIK & FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD DROTTNINGGATAN 32/BAKSIDAN KARLSTAD TEKNIK & FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD TINGVALLAGATAN KARLSTAD TEKNIK & FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD TRÄDGÅRDSGATAN KARLSTAD TEKNIK & FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD SJÖSTAVERKEN KARLSTAD TEKNIK & FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD TEKNIK & FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD Stormgatan KARLSTAD TINGVALLA GYMNASIET KARLSTAD TULLHUSGATAN KARLSTAD TINGVALLA GYMNASIET SALUHALLEN REST KARLSTAD TINGVALLAGATAN 2 BRYGGAN KARLSTAD TRYCKSERVICE AERM KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD TUGGELITESKOLAN KARLSTAD BÄRNSTENSVÄGEN KARLSTAD TUMMEN FÖRSKOLETEAM KARLSTAD POSTHORNSGATAN KARLSSTAD TURISTBYRÅ KARLSTAD-HAMMARÖ KARLSTAD VÄSTRA TORGGATAN KARLSTAD ULVSBY SKOLOMRÅDE / KARLSTAD DIAMANTVÄGEN KARLSTAD ULVSBY SKOLOMRÅDE /EXP KARLSTAD DIAMANTVÄGEN KARLSTAD ULVSBY SKOLOMRÅDE /F KARLSTAD DIAMANTVÄGEN KARLSTAD ULVSBY SKOLOMRÅDE /VAKTMÄSTERI KARLSTAD DIAMANTVÄGEN KARLSTAD UPPHANDLINGSENHETEN KARLSTAD Drottninggatan Karlstad VÅLBERGSSKOLAN KARLSTAD ÅSLIDSGATAN 4B VÅLBERG VÅLBERGSSKOLAN EXPEDITIONEN KARLSTAD ÅSLIDSGATAN 4B VÅLBERG VÅRD & OMSORGSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD GRÄSDALSGATAN KARLSTAD VÅRD & OMSORGFÖRV ADMINISTRATION KARLSTAD HAMNTORGET KARLSTAD VÅRD & OMSORGFÖRV ADMINISTRATION KARLSTAD LARMPATRULLEN MOLKOM VÅRD & OMSORGFÖRV ADMINISTRATION KARLSTAD VENTILGATAN KARLSTAD VÅRD & OMSORGFÖRV ADMINISTRATION KARLSTAD RUDSGÅRDSVÄGEN KARLSTAD VÅRD & OMSORGFÖRV ADMINISTRATION KARLSTAD Rosenbadsgatan Karlstad VÅRD OCH OMSORG KARLSTAD NYGATAN KARLSTAD VÅRD OCH OMSORG KARLSTAD GYLLENIUSGATAN KARLSTAD VÅRD OCH OMSORG VÅRDBOENDETS KONTOR KARLSTAD ÅTTKANTSGATAN KARLSTAD VÅRD OCH OMSORGVÅRDBOENDETS KONTOR KARLSTAD HANTVERKAREGATAN KARLSTAD VÅRD OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN KARLSTAD STORGATAN VÄSE VÅRDBOENDE GRUVAN KARLSTAD KUNGSGATAN KARLSTAD VÅXNÄS SERVICEHUS KARLSTAD VENTILGATAN KARLSTAD VÄNERVIKEN KARLSTAD ANDSTIGEN SKATTKÄRR VÄNERVIKEN ADM KARLSTAD Andstigen Skattkärr/Karlstad VÄRMLANDS ARKIV KARLSTAD HÖÖKSGATAN KARLSTAD VÄSE SKOLA/FÖRSKOLA FÖRSKOLA KARLSTAD GUSTÅSGATAN VÄSE VÄSTERSTRANDSSKOLAN KARLSTAD SOLVIKSGATAN KARLSTAD ZAKRISDALS VÅRDBOENDE KARLSTAD STORKULLAGATAN KARLSTAD ÄLVKULLEGYMNASIET SVJN KARLSTAD SUNDSTAVÄGEN KARLSTAD ÄLVKULLENS CAFETERIA KARLSTAD SUNDSTAVÄGEN KARLSTAD

45 Dnr KS sid 45 (55) Bilaga 2 Nedan visar de kartorna vart leveranspunkterna är placerade i kommunens olika delar. Karlstad tätort

46 Molkom Dnr KS sid 46 (55)

47 Skåre Dnr KS sid 47 (55)

48 Skattkärr Dnr KS sid 48 (55)

49 Vålberg Dnr KS sid 49 (55)

50 Vallargärdet Dnr KS sid 50 (55)

51 Väse Dnr KS sid 51 (55)

52 Dnr KS sid 52 (55) Bilaga 3 Leverantörer som i nuläget ingår i ramavtal med Karlstads kommun gällande varugrupper aktuella för en samordning. Leverantör Varugrupp Ansvarig upphandlare Specificerat Avtal Grolls AB Arbetskläder Anders Lindsten gatu-, teknik-, fastighetspersonal, vård, hemtjänst Puvab AB Arbetskläder Anders Lindsten gatu-, teknik-, fastighetspersonal Rekal Svenska Ab Städ Anders Lindsten KJ papper emballage Städ Anders Lindsten JA kemi AB Kemikalier Per-Åke Andersson AGA gas AB Kemikalier Börje Hällström Akzo Nobel industrial chemicals by Kemikalier Börje Hällström Brenntag Nordic AB Kemikalier Börje Hällström SMA mineral AB Kemikalier Börje Hällström Yara AB Kemikalier Börje Hällström Puvab AB Verktyg Anders Lindsten Unilever GB Glass Börje Hällström Alere toxicology Sjukvård Börje Hällström drogstickor Maskin miljöteknik i Karlstad Nilfisk Advanc AB Danmark filial Städ Börje Hällström Städ Börje Hällström Staples AB Blöjor, städ Jeanette Karlsson blöjor, underlägg, tvättlappar Sixbackens AB hembageri Filmbiblioteket/filmdata AB Bröd Jeanette Karlsson Böcker Jeanette Karlsson dvd, pc-spel, Bokus AB Böcker Jeanette Karlsson Böcker, ljudböcker BTJ Sverige AB Böcker Jeanette Karlsson Böcker, ljudböcker Swet information service AB Läromedia Örebro bokhandel Böcker Jeanette Karlsson Tryckta tidningar, tidsskrifter Böcker / Läromedel Jeanette Karlsson Böcker, läromedel Ikea Diverse Jeanette Karlsson Lekolar AB Förbrukningsmaterial Jeanette Karlsson Bild och småslöjd Office Depot AB Förbrukningsmaterial Jeanette Karlsson Skolmaterial, kontorsmaterial Värmlandspotatis grönsaker Jeanette Karlsson Bong Sverige AB Kuvert Jeanette Karlsson

53 Dnr KS sid 53 (55) Kils slakteri kött Jeanette Karlsson ABA Skol Ab Lekmaterial Jeanette Karlsson Wesco Lekmaterial Jeanette Karlsson Menigo foodservice Livsmedel Jeanette Karlsson Arla AB Livsmedel Jeanette Karlsson Greeks handelsträdgård Livsmedel Jeanette Karlsson Lyreco Sverige AB Papper Jeanette Karlsson Nestlé Sjukvård Jeanette Karlsson nutrition Fresenius Kabi Sjukvård Jeanette Karlsson nutrition Nutricia nordiea Sjukvård Jeanette Karlsson nutrition Onemed Sjukvård Jeanette Karlsson nutrition Textilhuset swelogent Slöjd / Hobby Jeanette Karlsson Slöjddetaljer Slöjd / Hobby Jeanette Karlsson SAXI Sports AB gymnastik, sport Jerker Bäckström Ahlsell AB El-material Per-Åke Andersson Elektroscandia AB El-material Per-Åke Andersson Selga AB El-material Per-Åke Andersson JA Kemi AB Kemikalier Per-Åke Andersson Storköksinnovationer Allingsås i Köksutrustning Per-Åke Andersson BBM AB Mattläggning Per-Åke Andersson Golvcenter Mattläggning Per-Åke Andersson Lebe Golv Mattläggning Per-Åke Andersson AB Byggbeslag Verktyg Per-Åke Andersson Biltema Verktyg Per-Åke Andersson Bygg & Fritid Verktyg Per-Åke Andersson Joisab svets & maskin Verktyg Per-Åke Andersson Karl Åke Kronlund AB Verktyg Per-Åke Andersson Österbergs industrihandel Verktyg Per-Åke Andersson

54 Dnr KS sid 54 (55) Bilaga 4 Olika distributionsmodeller Modell 1: En transportör där centralen ägs av antingen transportör eller kommun, leveransflödet består enbart av kommunala leveranser.

55 Dnr KS sid 55 (55) Modell 2: En transportör där centralen ägs av antingen transportör eller kommun, leveransflödet består av både kommunala och leveranser till transportörens övriga beställare. Modell 3 Flera transportörer inblandade där samlastningscentralen ägs av kommunen, man delar upp kommunen i olika zoner, där transportörerna får ansvar för olika zoner.